Pourquoi une entreprise existe-t-elle ? Pour répondre à la demande du marché en produisant et en vendant un produit/service en échange d'un prix.
Si la demande dépasse la production, vous passez à côté d'opportunités de revenus. Si la production dépasse la demande, vous ne pourrez pas vendre vos produits, ce qui entraînera du gaspillage et des pertes.
En substance, la réussite réside dans la capacité de l'entreprise à réaliser des prévisions de demande précises et à gérer de manière appropriée sa capacité de production. La stratégie opérationnelle et la gestion des ressources s'appuient sur un outil essentiel pour y parvenir : la planification agrégée.
Qu'est-ce que la planification agrégée ?
La planification agrégée consiste à concevoir une formule permettant d'assurer une production ininterrompue dans une usine de fabrication afin de répondre à la demande des clients pour les produits.
Les équipes opérationnelles effectuent une prévision de la demande future, généralement pour les 3 à 18 prochains mois, puis effectuent une planification globale afin de gérer la capacité nécessaire pour y répondre.
Prenons l'exemple d'un constructeur automobile dont les prévisions de demande globale s'élèvent à 150 000 unités de trois types de voitures au cours des 18 prochains mois. Le plan global permet de concevoir une planification de production adaptée, incluant la main-d'œuvre, les machines, la logistique et les ressources financières, afin de répondre à cette demande.
En règle générale, la planification globale de la production est effectuée pour toutes les activités d'un site de production, et pas seulement pour des cycles ou des produits individuels. Dans l'exemple ci-dessus, la planification globale n'est pas effectuée pour chaque type de voiture individuellement. Elle est toujours effectuée de manière globale pour tous les produits et sites de l'entreprise.
Bien qu'elle soit principalement utilisée dans la fabrication et la gestion de la chaîne d'approvisionnement, la planification globale peut également s'appliquer aux entreprises de services.
Par exemple, si votre équipe commerciale poursuit un projet de développement logiciel qui nécessite 20 développeurs au cours de l'année à venir, votre plan global décrirait l'acquisition, la formation et l'utilisation de ces ressources.
Quels sont les objectifs de la planification globale ?
- Planification des capacités pour répondre à la demande de production : la planification agrégée garantit que les capacités de l'organisation sont prêtes à répondre à la demande à long terme du marché.
- Gestion optimale des ressources : la planification agrégée permet d'utiliser de manière optimale les ressources existantes, qu'il s'agisse de main-d'œuvre, de matières premières, de machines ou de taux de production.
- Stabilité de la main-d'œuvre : la planification globale fournit l'assistance nécessaire au recrutement stratégique et échelonné, garantissant une productivité maximale et la satisfaction des employés.
- Éliminer les frais généraux inutiles : l'achat et le stockage de matières premières inutilisées ou la maintenance de machines inutilisées ajoutent des frais généraux inutiles qu'une bonne planification des agrégats permet d'éviter.
Avantages de la planification globale
La planification agrégée est un outil opérationnel essentiel et très répandu dans le secteur de la fabrication et de la chaîne d'approvisionnement, qui offre plusieurs avantages.
Réduction des coûts
Avec un bon plan global, vous pouvez éviter deux scénarios indésirables : une capacité inutilisée et une demande non satisfaite. La planification globale permet de réaliser une prévision précise des ressources nécessaires, évitant ainsi le gaspillage ou les dépenses liées au stockage. Elle empêche les niveaux de stocks excédentaires qui pourraient rester invendus ou être vendus à des réductions importantes.
Meilleure gestion des stocks
Le principal avantage de la planification agrégée est qu'elle rend la gestion des stocks efficace à plusieurs niveaux.
- Évite l'achat de matières premières supplémentaires
- Planifiez l'achat/la livraison des matières premières juste à temps pour la production.
- Garantit une utilisation optimale de la chaîne de montage.
- Élimine le besoin de stocker des stocks inutiles.
Amélioration de la productivité des employés
Les employés peuvent mieux planifier et organiser leur vie grâce à une vision claire de ce qui les attend. Les responsables peuvent recruter les ressources dont ils ont besoin et les former de manière adéquate. Les membres de l'équipe peuvent se recycler/se perfectionner pour répondre à la demande future. Les différentes équipes/départements peuvent collaborer plus efficacement.
Plus important encore, les organisations peuvent éviter les licenciements grâce à une planification globale efficace.
Une meilleure prise de décision
Les plans globaux donnent une vue d'ensemble de la capacité de production d'une organisation, facilitant ainsi plusieurs décisions d'entreprise.
Par exemple, la planification globale équilibre la demande du marché et la capacité d'approvisionnement de l'organisation. Grâce à ces indicateurs, vous pouvez facilement prendre des décisions en matière de tarification. Si le plan global montre que vous risquez d'avoir plus de stocks que la prévision de la demande, vous pouvez intensifier vos promotions pour influencer les clients.
Plus important encore, la planification globale clarifie vos décisions d'investissement. Elle aide à répondre à la question suivante : « Devons-nous investir dans des équipements ou du personnel supplémentaires ? »
En fonction de la demande, la planification agrégée montre comment optimiser le plan de production sans investissement supplémentaire en capital.
Amélioration des résultats financiers
La planification agrégée permet de contrôler les coûts variables tout en augmentant l'efficacité de la chaîne de montage. Cela contribue directement à la rentabilité de l'organisation.
De plus, cela renforce la capacité de l'organisation à effectuer des livraisons dans les délais et dans leur intégralité (OTIF), un indicateur essentiel dans les chaînes d'approvisionnement du commerce de détail.
Malgré ses avantages significatifs, la planification agrégée n'est pas facile. Elle comporte plusieurs défis, que nous allons explorer ci-après.
Défis courants en matière de planification globale
Dans sa forme la plus simple, la planification globale consiste en une prévision de la demande future et en le développement des capacités nécessaires pour y répondre. Pour qu'un plan global soit efficace, il nécessite des données précises sur la demande et l'offre provenant des équipes commerciales, opérationnelles, d'approvisionnement, des ressources humaines et financières.
Pour la plupart des organisations, la collecte de ces données est le plus grand défi de la planification agrégée. Mais ce n'est pas tout.
Fluctuations de la demande : la demande n'est pas facile à prévoir. Elle fluctue en fonction de l'économie, du marché, des prix, de la concurrence et des progrès technologiques, ce qui a une incidence sur la planification globale.
Horizon de planification : les organisations planifient généralement sur une période de trois à 18 mois. Beaucoup de choses peuvent se produire pendant cette période. Une pandémie mondiale ou une élection décisive peuvent rapidement changer la donne.
Perturbations de la chaîne d'approvisionnement : une chaîne d'approvisionnement est un réseau complexe à travers lequel le produit circule. Une guerre ou une catastrophe naturelle dans n'importe quelle partie du monde peut affecter même les plans les mieux conçus.
Goulots d'étranglement : une planification trop rigoureuse peut créer des goulots d'étranglement dans la chaîne de montage, entraînant ainsi les inefficacités que la planification agrégée vise justement à éviter.
Lissage : les changements fréquents dans la production, les ressources, etc. entraînent des coûts de lissage qui sont souvent négligés.
Si ces défis peuvent compromettre les initiatives de planification globale, un bon outil de gestion de projet et des processus bien pensés peuvent vous aider. Voici comment.
Comment mettre en œuvre une planification agrégée efficace
Collectez des données
Pour une planification efficace des agrégats, vous avez besoin de données sur la demande et la capacité, que tout outil de gestion des ressources peut vous aider à consolider.
Par exemple, du côté de la demande, collectez des données sur :
- Combien de produits avez-vous vendus au cours des cinq dernières années ?
- Quel est le taux de croissance des ventes ?
- Quels sont les facteurs internes/externes qui influencent les ventes ?
En matière de capacité, découvrez :
- Quelles sont les quantités de matières premières, de machines et de ressources nécessaires pour fabriquer le produit ?
- Quel est le coût marginal de production de chaque produit ?
- Quelle est votre capacité actuelle ?
- Quel est votre niveau actuel de stocks ?
Lorsque vous utilisez un logiciel de gestion de projet tel que ClickUp, la plupart de ces données peuvent être accessibles instantanément. Certains clients de ClickUp utilisent cet outil comme solution de gestion de la relation client (CRM) pour suivre leurs ventes.
Les organisations de services utilisent la vue Charge de travail pour gérer les capacités des ressources humaines. Les rapports ClickUp offrent des informations détaillées sur qui fait quoi, combien de temps cela prend, comment l'équipe fonctionne, etc.
Mappez votre demande à la capacité prévue.
Maintenant que vous disposez des données des deux côtés, il est temps de visualiser comment elles s'articulent entre elles. Cette étape est essentielle pour attribuer la capacité appropriée aux différentes étapes du processus.
Par exemple, un constructeur automobile n'aura besoin de housses de siège ou de personnel pour les installer qu'à la fin du processus. Une carte mentale claire du processus permet d'identifier ce flux.
ClickUp cartes mentales est un excellent moyen de tracer la courbe de la demande et les besoins en capacité correspondants. Il sert d'outil de planification des capacités pour aligner les ressources sur la demande.
Si vos processus actuels sont trop dispersés, utilisez ces modèles de planification par incréments de projet (PI) ClickUp. Ils vous aideront à rationaliser la communication autour des projets, à améliorer la collaboration et à définir une vision commune.
Estimez les coûts
Une bonne planification globale tient compte de tous les coûts liés à l'ensemble du cycle de vie du produit. Cela vous aide à répartir votre capacité existante et à établir un budget pour vos besoins futurs.
Vous ne savez pas par où commencer ? Pas de problème. Les modèles d'estimation de ClickUp vous offrent un excellent point de départ. Téléchargez l'un des modèles et personnalisez-le en fonction de vos besoins.
Choisissez votre méthodologie de planification globale
Une fois que vous disposez de toutes les informations nécessaires, il est temps de choisir comment vous allez élaborer votre plan global. Il existe trois stratégies de planification globale couramment utilisées.
Stratégie de niveau : cette méthode vise à maintenir la production et l'emploi à un niveau stable sans investissements soudains dans la capacité de production. Si elle permet de maintenir une charge de travail constante, elle comporte toutefois le risque de toujours fonctionner à pleine capacité ou de créer des stocks inutiles malgré une faible demande.
Stratégie de poursuite : dans cette méthode, la capacité poursuit la demande. En conséquence, vous pouvez externaliser la production vers une autre installation, acheter/louer du matériel ou embaucher/licencier des ressources. Cette approche peut perturber les équipes et comporte un risque de problèmes de qualité.
Stratégie hybride : cette méthode combine le meilleur des deux mondes. Elle permet de conserver une capacité stable tout en offrant un espace pour une production supplémentaire disponible à court terme.
D'autre part, vous pouvez également gérer le côté demande de cette équation en :
- Prise de commandes en attente : acceptez les commandes, mais honorez-les plus tard en fonction de votre capacité.
- Retarder la livraison : prolongez l’échéancier de livraison ou choisissez de livrer pendant les périodes de faible demande.
- Créez une demande complémentaire : proposez des ventes croisées/incitatives de produits complémentaires à vos clients afin de compenser une forte demande.
Planifiez et programmez le projet
En fonction de votre vision du flux de travail de production, décomposez-le en tâches et sous-tâches. Les tâches ClickUp vous permettent de fixer des délais, d'indiquer des dépendances et même d'ajouter des checklists pour un meilleur contrôle de la qualité.
Allouer les ressources
Utilisez la méthodologie de planification agrégée de votre choix pour allouer les ressources à chaque projet ou cycle de production.
Le logiciel de gestion des ressources ClickUp est une excellente solution pour la planification des ressources. Utilisez la vue Charge de travail pour planifier les capacités. Utilisez la vue Calendrier pour visualiser les jalons importants. Créez des feuilles de route visuelles avec la vue Échéancier et collaborez sur les priorités.
Identifiez les risques potentiels.
Quelle que soit la minutie de votre plan, des menaces et des risques liés à des facteurs externes surgiront toujours. Un bon plan global comprend des prévisions de projet afin d'identifier les risques et de concevoir des moyens de les atténuer.
Gérez le projet et ajustez le plan global.
Pour relever les défis de la planification globale, il est essentiel de faire preuve d'agilité. Les fonctionnalités de ClickUp permettent une gestion efficace des ressources tout au long du cycle de vie du projet.
Cela vous donne la visibilité nécessaire pour ajuster l'allocation des ressources tout au long du projet en cas de retards ou de perturbations imprévus.
Tirez le meilleur parti de vos ressources avec ClickUp
Que vous soyez une entreprise de produits ou de services, la rentabilité dépend de la satisfaction de la demande, de l'optimisation de l'utilisation des ressources et de la réduction des gaspillages. La planification agrégée est un outil éprouvé qui aide les organisations à optimiser leurs opérations de manière cohérente.
Pour être efficace, la planification globale nécessite plusieurs outils commerciaux permettant de collecter des données, de gérer les tâches, d'affecter les ressources, de suivre le temps, de gérer les ventes/achats, de collaborer entre les membres de l'équipe, de documenter les processus, etc.
Les organisations utilisent souvent un outil différent pour chacune de ces activités, ce qui leur fait perdre un temps et des ressources précieux dans la consolidation des informations. Ce qu'elles perdent dans ce processus, c'est le contexte.
Le logiciel de gestion de projet tout-en-un ClickUp est conçu pour être votre outil le plus puissant pour réaliser toutes ces activités et bien plus encore. Il rassemble toutes vos informations commerciales en un seul endroit, vous permettant ainsi de réaliser la réussite de vos projets. Essayez ClickUp gratuitement dès aujourd'hui!