La mayoría de los equipos no tienen problemas de comunicación.
Tienen un problema de desorganización en la comunicación.
Las actualizaciones están en Slack. Las decisiones están en los mensajes directos. Los archivos están en el correo electrónico. El estado está en la cabeza de alguien. Y, de alguna manera, lo único que siempre no puedes encontrar es el mensaje que realmente necesitas.
Los equipos dedican el 60 % de su tiempo a «trabajar sobre el trabajo»: comprobar el estado, buscar contexto, cambiar de herramienta y realizar seguimientos repetidos. La dispersión de la comunicación es lo que hace que ese número se convierta silenciosamente en lo normal.
Acerca de mí: ClickUp Verified Consultant y experto en arquitectura de soluciones.
Soy Christopher Day, fundador y arquitecto jefe de Upicent , una agencia de arquitectura de soluciones especializada en crear entornos de trabajo de ClickUp para empresas de todos los tamaños.
En un reciente seminario web de la comunidad ClickUp, compartí cómo mi equipo utiliza ClickUp Chat para solucionar la dispersión de la comunicación.
Esta perspectiva proviene de años de experiencia creando entornos de trabajo y plantillas de ClickUp para equipos reales, no solo de la teoría, por lo que nuestro enfoque del chat se basa en el diseño del flujo de trabajo.
El problema: dispersión de las comunicaciones entre herramientas y canales
Como muchos equipos, nuestra agencia comenzó utilizando Slack. Los mensajes, las actualizaciones y las decisiones iban y venían entre los hilos de chat, mientras que el trabajo real se realizaba en otro lugar.
Esto significó:
- El contexto crítico se encontraba disperso en múltiples herramientas (y nos enfrentábamos a una proliferación de tareas de trabajo ).
- Las conversaciones no tenían una conexión fiable con las tareas y plantillas a las que afectaban.
- Los miembros del equipo remoto, ubicados en diferentes zonas horarias, tenían dificultades para saber quién estaba disponible y cuándo.
El enfoque: migrar a una plataforma unificada de comunicación y colaboración para equipos.
Cuando se lanzó ClickUp Chat, lo analicé en profundidad y rápidamente vi el potencial de reunir la comunicación en la misma plataforma que las tareas, los documentos y las plantillas. Migramos de forma preventiva de Slack a ClickUp Chat, y no nos hemos arrepentido.
Si tienes curiosidad, aquí tienes un resumen rápido de cómo funciona ClickUp Chat:
Ahora bien, la verdadera ventaja para nosotros no fue simplemente chatear «dentro de ClickUp». No, fue mucho más que eso.
ClickUp nos ofreció un entorno de trabajo con IA convergente , donde las conversaciones, el trabajo y el contexto están conectados de forma predeterminada.
En un sistema como ese, un mensaje no es solo un mensaje. Puede apuntar directamente a una tarea, abrir un documento, desencadenar una automatización o convertirse en el inicio de un trabajo real. Nadie tiene que perder tiempo copiando enlaces entre herramientas o repitiendo el mismo contexto cinco veces diferentes.
Y con la IA contextual de ClickUp, ClickUp Brain, añadida a la mezcla, tu entorno de trabajo ya no es solo un lugar para almacenar comunicaciones. Es un lugar donde la IA realmente las entiende, las resume y ayuda a tu equipo a actuar sobre ellas más rápidamente.
Esa es la diferencia entre una simple aplicación para chatear y una diseñada para cortar de raíz la dispersión de la comunicación.
Hacerlo bien: empezar por la arquitectura del entorno de trabajo, no por los canales de chat
La arquitectura del entorno de trabajo es tanto el principio como el final de tu experiencia con ClickUp.
La arquitectura del entorno de trabajo es tanto el principio como el final de tu experiencia con ClickUp.
Mi mantra principal es sencillo: la arquitectura de tu entorno de trabajo debe impulsar tu estrategia de chat.
Si aún no eres un ClickUp Power User, esta es la forma más sencilla de entender la arquitectura de ClickUp (o jerarquía de proyectos ):
- Un espacio es como un departamento o una función principal (marketing, entrega, producto, trabajo con clientes).
- Una carpeta es como un programa o flujo de trabajo dentro de ese espacio (campañas, Sprints, incorporación).
- Una lista es donde se organiza el trabajo real (tareas pendientes, solicitudes, tareas, incidencias).
La mayoría de los equipos hacen lo contrario. Empiezan primero con el chat. Crean una larga lista de canales como #anuncios, #incidencias, #aleatorio, #solicitudes-de-clientes... y solo más tarde intentan conectar esas conversaciones con el trabajo.
Así es como comienza la dispersión de la comunicación.
Combina la jerarquía de proyectos integrada de ClickUp con Chat.
En ClickUp, la jerarquía y ClickUp Chat conviven en una barra lateral.
Cada espacio, carpeta y lista puede tener su propio canal de chat dedicado.
De forma predeterminada, está «inactivo», pero está ahí cuando lo necesitas. Sin embargo, en el momento en que haces clic en Añadir canal, esa ubicación concreta recibe un flujo de conversación centrado y vinculado al trabajo real.
He aquí por qué es importante:
- Los canales heredan automáticamente los permisos y el uso compartido. Si alguien no tiene acceso al trabajo, no ve el canal. No hay invitaciones separadas. No hay que controlar nada manualmente.
- Las personas adecuadas reciben las actualizaciones adecuadas por diseño. Sigues el espacio/carpeta/lista en el que realmente trabajas, y los miembros del canal coinciden naturalmente con las personas que pueden tomar medidas.
- El chat refleja finalmente cómo está estructurado el trabajo. La comunicación pasa a formar parte del entorno de trabajo, en lugar de ser un universo paralelo en el que se toman decisiones que luego se olvidan.
Cuando se crea un chat en torno a la forma del trabajo, los equipos dedican menos tiempo a clasificar mensajes y más tiempo a avanzar en los proyectos.
Convierte las ubicaciones importantes en canales específicos.
En el seminario web, hicimos una demostración utilizando el área Productos digitales de nuestro entorno de trabajo, que es básicamente el lugar donde el equipo crea y mantiene nuestras plantillas de ClickUp.
Normalmente, los equipos solucionan este problema creando un canal amplio llamado #product-announcements en Slack (o cualquier otra herramienta de chat que utilicen). El problema es que el canal está alejado del trabajo real. Se convierte en otra fuente de actualizaciones que la gente ojea, pasa por alto u olvida relacionar con las tareas.
Así que, en su lugar, hicimos algo más sencillo dentro de ClickUp:
- Creamos una lista específica de Anuncios dentro de nuestra área de Productos Digitales.
- Hizo clic en Añadir canal en esa lista para crear al instante un canal de chat vinculado a ella.
- Añadió a las personas adecuadas como seguidores, de modo que solo el equipo responsable de ese trabajo lo ve.
Ahora, todos los anuncios sobre nuestros productos digitales aparecen en el mismo lugar donde se estructura el trabajo real del producto.
Haz que los miembros del canal sean aquellos que pueden actuar sobre los mensajes.
Dado que los canales están vinculados a ubicaciones, las personas que pueden ver y seguir un canal ya están definidas por los ajustes de uso compartido del entorno de trabajo. Utilizamos esto para mantener las comunicaciones dirigidas y localizables:
- Cualquier persona con acceso al espacio, la carpeta o la lista puede seguir el canal.
- Una vez añadidos como seguidores, ven todas las actualizaciones sin necesidad de un canal de Slack independiente al que solo se puede acceder por invitación.
- Los nuevos miembros del equipo obtienen un contexto histórico instantáneo al navegar por el canal conectado a la ubicación a la que acaban de acceder.
💡 Consejo profesional: cuando se incorporen nuevas personas a un canal, no les hagas desplazarse por semanas de mensajes para intentar ponerse al día. Utiliza AI CatchUp en ClickUp Chat para resumir al instante lo que se han perdido (decisiones clave, prioridades actuales y hilos abiertos), de modo que puedan ponerse al día rápidamente y empezar a contribuir sin tener que pedir un resumen al equipo.
Cómo mantener las conversaciones vinculadas al trabajo con las relaciones entre tareas en ClickUp
Nos basamos en las relaciones entre tareas para asegurarnos de que el chat siga conectado con el trabajo al que se refiere.
Si eres nuevo en ClickUp, aquí tienes una versión simplificada: una relación entre tareas es simplemente una forma de vincular dos trabajos para que el contexto permanezca conectado. En lugar de mantener una conversación aislada dentro de una herramienta de chat, ClickUp te permite vincular esa conversación a la tarea a la que afecta, de modo que el mensaje no se pierda en el momento en que el hilo se silencia.
En el seminario web, me verás entrar en un entorno de trabajo en fase alfa donde mi equipo está creando plantillas avanzadas para nuestro próximo mercado, desde entornos ágiles Scrum con hojas de ruta y ceremonias hasta sistemas internos de tickets y hubs de asistencia.
Cuando un compañero de equipo graba un vídeo con novedades sobre una plantilla (por ejemplo, una guía detallada de introducción a una plantilla de proyecto ágil Scrum), nosotros:
- Comparte la actualización del vídeo en el canal de chat correspondiente.
- Utiliza Relaciones para vincular ese mensaje directamente a la tarea específica (por ejemplo, la tarea Guía de inicio).
- Deja que ClickUp consolide esos mensajes en el flujo de actividades de la tarea.
Esto significa que cualquiera que abra la tarea más tarde verá:
- Los detalles y campos de las tareas
- Mensajes relacionados y actualizaciones en vídeo en un mismo lugar.
- Un registro claro de lo que se discutió, lo que cambió y por qué.
Esta es una de las formas más sencillas de reducir la dispersión de las comunicaciones a largo plazo. Convierte el chat de una conversación desechable en un contexto duradero que acompaña al trabajo.
📮ClickUp Insight: El 75 % de las personas afirma que chatear cada mañana les ayuda a empezar el día de trabajo con más tranquilidad. El resto lo describe como un segundo trabajo.
¿La paradoja? Chatear parece tener una alta productividad hasta que te das cuenta de que pasas la mitad del día desplazándote, buscando o releyendo hilos largos y dispersos.
Hemos hecho que el chat sea demasiado rápido para el contexto y demasiado fragmentado para un seguimiento claro. ClickUp Chat devuelve el enfoque. Ancla las conversaciones al trabajo real, donde un mensaje puede convertirse instantáneamente en una tarea, un seguimiento o un punto de decisión. ClickUp Brain también los resume porque tu trabajo y el chat finalmente están conectados.
Cómo utilizar las automatizaciones y la IA para dejar de repetirte en ClickUp Chat
⚡️ Aquí va uno de mis mejores consejos profesionales (¡aunque sea un poco tramposo!): Deja que las automatizaciones y la IA de ClickUp se encarguen de resumir, notificar y responder siempre que sea posible en tus canales de chat. De esta forma, tu equipo podrá centrarse en tomar decisiones, en lugar de buscar información.
Destacan dos patrones:
Documentos basados en IA a partir de menciones.
Podemos crear pequeños «equipos de IA» o reglas que vigilen si hay una mención de un documento de IA específico en una tarea. Cuando eso ocurre, ClickUp genera un documento de resumen de esa tarea, recopilando los detalles clave y la actividad realizada hasta ese momento.
Esto resulta especialmente útil cuando una tarea requiere muchas idas y venidas. En lugar de tener que desplazarse por las actualizaciones y los comentarios, se obtiene un documento limpio que recoge lo que realmente importa.
Agentes de piloto automático en canales
En determinados canales (por ejemplo, un canal de desarrollo web), podemos habilitar los agentes de piloto automático para que, cuando se publique un mensaje, el agente responda automáticamente.
Esa respuesta podría:
- Descubre lo que está pasando en tareas relacionadas.
- Responde a preguntas frecuentes.
- Dirige a alguien al documento adecuado o al siguiente paso.
Así, la gente recibe ayuda en el momento, sin que nadie del equipo tenga que dejar lo que está haciendo para responder.
📚 Más información: Estos patrones se alinean con la visión más amplia de ClickUp para la gestión del trabajo impulsada por la IA, donde funciones como ClickUp Super Agents y ClickUp Brain ayudan a los equipos a trabajar de forma más productiva y a mantenerse al día de las conversaciones que se desarrollan rápidamente.
Si estás explorando esta dirección, estos análisis en profundidad te serán de gran ayuda:
Cómo utilizar ClickUp para solucionar la dispersión de la comunicación en equipos remotos: el ritual de los registros diarios.
Nuestra agencia trabaja totalmente a distancia, con miembros del equipo repartidos por varias zonas horarias. Y en una configuración distribuida, la dispersión de las comunicaciones se hace patente rápidamente. Para reducir los mensajes de ida y vuelta y los mensajes del tipo «¿estás ahí?», creamos un sistema de registros diarios en ClickUp.
Así es como funciona:
- En nuestro espacio de Recursos Humanos, creamos una lista de Registros diarios dentro de la carpeta Equipo.
- Cada miembro del equipo tiene una tarea específica de la que es responsable de actualizar.
- Esa tarea incluye estados personalizados como En línea, Trabajo intensivo, Viajando, Ausente y Descanso.
- Las automatizaciones supervisan los cambios de estado y envían un mensaje a un canal de chat de registros diarios específico.
Así, si ajusto mi estado como «Descanso» durante treinta minutos, la automatización publica una actualización amistosa en el canal «Registros diarios» con el nombre de la tarea, el estado y la duración, diciendo esencialmente: «Ahora mismo estoy descansando, por favor, no me interrumpáis».
📌 El resultado: todos los miembros del equipo pueden ver al instante quién está disponible para llamadas rápidas, quién está concentrado en su trabajo y quién está desconectado, sin saturar canales aleatorios con actualizaciones de estado.
Por qué funciona tan bien para los equipos remotos
Este modelo ofrece a equipos remotos como el nuestro una forma sencilla de:
- Respetar el tiempo de concentración y los límites personales de cada uno.
- Evita tener que adivinar si alguien está libre para una llamada.
- Mantén las actualizaciones de estado en un lugar predecible en lugar de mensajes directos dispersos.
Incluso utilizamos estos estados cuando programamos seguimientos en otros canales. Si alguien está en un descanso o fuera de la oficina, podemos programar un mensaje para cuando vuelva. Esto mantiene la comunicación esencial en lugar de constante.
De mensajes dispersos a un sistema de comunicación interna intencional: copia esta configuración de ClickUp Chat.
Nuestro enfoque de ClickUp Chat no se centra tanto en «otra herramienta de mensajería más», sino en crear un sistema de comunicación intencionado que refleje la estructura de nuestro trabajo. ¡Y tú también puedes copiarlo!
- Diseña primero un entorno de trabajo claro.
- Convierte las ubicaciones clave en canales específicos.
- Utiliza una lista de registros diarios para la presencia remota.
- Vincula los mensajes clave a las tareas utilizando Relaciones.
- Convierte las preguntas repetitivas en un flujo de trabajo wiki respaldado por IA.
Este sistema nos ayudó a pasar de la dispersión al estilo Slack a la claridad que ofrece ClickUp.
Pero no te preocupes, no es necesario que adoptes todos los patrones a la vez. Empieza por preguntarte:
- ¿Dónde ya tenemos una jerarquía sólida (espacios, carpetas, listas) que merece su propio canal?
- ¿Cómo podría una lista de registros diarios ayudar a nuestro equipo remoto a respetar el tiempo de concentración y la disponibilidad?
- ¿Qué canales de alto tráfico se beneficiarían de las relaciones entre tareas o los agentes de piloto automático para que no tengamos que repetirnos constantemente?
A partir de ahí, repite el proceso.
¡Empieza con una cuenta gratuita de ClickUp y ponte manos a la obra!
Christopher es el fundador de Upficient, un proveedor independiente de soluciones ClickUp que ofrece potentes soluciones ClickUp a empresas grandes y pequeñas de todo el mundo. También cuentan con un mercado de plantillas ClickUp, desde sistemas operativos OKR y EOS hasta entornos de proyectos ágiles y centros de soporte interno, orientados a usuarios Business Plus y Enterprise.