Aunque casi todo el mundo se encuentra en algún momento en un rol de liderazgo, la gestión de proyectos conlleva responsabilidades únicas y, a veces, impredecibles.
Como gestor de proyectos y líder de equipo, debes cumplir con los procedimientos y operaciones aceptados por tu empresa, pero también debes estar abierto a recibir comentarios y adaptar tu flujo de trabajo según sea necesario.
¡Ahí es donde las plantillas de gestión de proyectos resultan útiles!
En esta publicación, analizaremos algunas metodologías y consejos de gestión de proyectos que le ayudarán a afrontar cualquier reto que se le presente. Y le proporcionaremos una increíble plantilla de gestión de proyectos en ClickUp para hacerlo.
1. Define tus responsabilidades
Es Monday por la mañana y tienes tres entrevistas con posibles nuevos empleados.
Además, tienes 13 reuniones con los empleados actuales y el número de correos electrónicos en tu bandeja de entrada está aumentando hasta un punto sin retorno.
¿Cómo se mantiene la coherencia?
En primer lugar, visualiza tus puntos centrales como gestor. Desglosa sistemáticamente tu rol general en partes más pequeñas y manejables.
La jerarquía de ClickUp simplifica este proceso. Puedes crear proyectos para cada grupo que gestiones dentro de un espacio central. A continuación, utiliza tus listas dentro de cada proyecto para desglosar los diferentes componentes del proyecto. Aquí tienes un ejemplo:
Espacio: Gestión > Proyecto: Personal > Listas: Empleado 1, Empleado 2, etc.
La plataforma incluso cuenta con plantillas de proyectos ya preparadas que puedes incorporar directamente a tu equipo para empezar a trabajar:
2. Supervisa tu progreso en tiempo real
A veces, establecer una fecha límite para un proyecto o una tarea no es suficiente. Cuando tienes que gestionar múltiples tareas delegadas a grandes grupos de personas, puede resultar muy difícil saber en qué punto se encuentra cada cosa.
¿La solución? Encontrar una forma de obtener actualizaciones instantáneas de todo tu equipo a medida que se producen los cambios.
En ClickUp, puedes configurarlo fácilmente con campos personalizados.
Crea columnas de tareas únicas para gestionar la información de contacto, el estado de progreso, los enlaces a documentos importantes y mucho más.
A medida que las personas asignadas a las tareas actualicen estas entradas de campo, podrás obtener una panorámica de alto nivel de los flujos de trabajo de todos en un solo lugar:
Incluso puedes crear flujos de trabajo personalizados para cada uno de tus proyectos. Los compañeros de equipo pueden pasar las tareas de un estado a otro, de modo que siempre sabrás si todo va según lo previsto:
Otra función importante de ClickUp que debes conocer es la de elaboración de informes.
Los informes facilitan el seguimiento del progreso de tus compañeros de equipo desde diversos puntos de vista, dentro de un periodo de tiempo determinado. Consulta en qué tareas se ha realizado el trabajo, quién tiene tareas pendientes y mucho más:
Por último, no dejes de echar un vistazo a la función Portfolios de ClickUp. Los portafolios te permiten reunir todos estos magníficos planes en una panorámica definitiva y de alto nivel, para que puedas supervisar fácilmente el progreso y el estado de todo lo que ocurre en tu equipo.
3. Planifica siempre con antelación
Parte del trabajo de un gerente consiste en gestionar muchas solicitudes dispares. Tanto si eres responsable de contratar y formar a nuevos empleados, supervisar un equipo de ventas o planificar un gran evento, es probable que te encuentres en una posición en la que muchos de tus compañeros de trabajo esperen que tomes medidas.
Entonces, ¿cómo atender todas estas solicitudes de manera oportuna, sin dejar de proporcionar la claridad y la capacidad de decisión que necesitan tus compañeros de equipo?
Debes pensar con antelación y reservar el tiempo necesario para terminar las tareas pendientes. Determina cuándo debe comenzar y terminar un proyecto, y todo lo que hay entre medias.
Con la vista de tiempo de ClickUp, puedes arrastrar y soltar tareas no programadas para añadir fechas de inicio y fecha límite directamente en tu Calendario.
También puedes codificarlos por colores según su estado o filtrar el Calendario por la persona asignada para ver quién está trabajando en qué.
¿No estás seguro de cuándo debes programar una tarea determinada?
Intenta añadir la duración estimada que crees que te llevará completar la tarea. Esto te ayudará a colocar mejor la tarea en tu Calendario cuando estés listo.
Conclusión
Independientemente del alcance de tus responsabilidades de gestión, siempre hay herramientas que puedes implementar para ayudarte a hacer más cosas y más rápido. En lugar de intentar llevar un seguimiento de todas las tareas y reuniones en notas adhesivas (o peor aún, en tu cabeza), ¿por qué no sincronizas tus flujos de trabajo en una plataforma cohesionada?