Aunque casi todo el mundo se encuentra en un rol de liderazgo en algún momento, ser gestor de proyectos conlleva responsabilidades únicas y, a veces, impredecibles.
Como gestor de proyectos y líder de equipo, debe cumplir con los procedimientos y operaciones aceptados por su empresa, pero también debe estar abierto a los comentarios y adaptar su flujo de trabajo según sea necesario.
¡Ahí es donde las plantillas de gestión de proyectos resultan útiles!
En este artículo, analizaremos algunas metodologías y consejos de gestión de proyectos que te ayudarán a superar cualquier reto que se te presente. Y te proporcionaremos una increíble plantilla de gestión de proyectos en ClickUp para que puedas hacerlo.
1. Define tus responsabilidades
Es lunes por la mañana y tienes tres entrevistas con posibles nuevos empleados.
Además, tiene 13 reuniones con empleados actuales y el número de correos electrónicos en su bandeja de entrada está aumentando hasta un punto sin retorno.
¿Cómo lo mantiene todo en orden?
En primer lugar, visualice sus puntos centrales como gerente. Desglose sistemáticamente su rol general en partes más pequeñas y manejables.
La jerarquía de ClickUp simplifica este proceso. Puedes crear proyectos para cada grupo que gestiones dentro de un espacio central. A continuación, utiliza las listas de cada proyecto para desglosar los diferentes componentes del proyecto. Aquí tienes un ejemplo:
Espacio: Gestión > Proyecto: Personal > Listas: Empleado 1, Empleado 2, etc.
La plataforma incluso cuenta con plantillas de proyectos ya preparadas que puedes añadir directamente a tu equipo para empezar a trabajar:
2. Supervisa tu progreso en tiempo real
A veces, establecer una fecha límite para un proyecto o una tarea no es suficiente. Cuando tienes que gestionar múltiples tareas delegadas a grandes grupos de personas, puede resultar muy difícil saber en qué punto se encuentra todo.
¿La solución? Encuentre una forma de obtener actualizaciones instantáneas de todo su equipo a medida que se producen los cambios.
En ClickUp, puedes configurarlo fácilmente con campos personalizados.
Genere columnas de tareas únicas para gestionar la información de contacto, el estado de progreso, los enlaces a documentos importantes y mucho más.
A medida que las personas asignadas a las tareas actualizan las entradas de estos campos, podrás obtener una panorámica general de los flujos de trabajo de todos en un solo lugar:
Incluso puedes crear flujos de trabajo de estado personalizados para cada uno de tus proyectos. Los compañeros de equipo pueden mover las tareas de una fase a otra para que siempre sepas si las cosas van por buen camino:
Otra función importante de ClickUp que debes conocer es la elaboración de informes.
Los informes facilitan el seguimiento del progreso de tus compañeros de equipo desde diversos puntos de vista, dentro de un periodo de tiempo específico. Consulta en qué tareas se ha trabajado, quién tiene elementos de acción pendientes y mucho más:
Por último, no dejes de echar un vistazo a la función Portfolios de ClickUp. Portfolios te permite reunir todos estos magníficos planes en una panorámica definitiva de alto nivel, para que puedas supervisar fácilmente el progreso y el estado de todo lo que hace tu equipo.
3. Planifique siempre con antelación
Parte de ser gerente implica lidiar con muchas solicitudes dispares. Ya sea que seas responsable de reclutar y capacitar a nuevos empleados, supervisar un equipo de ventas o planificar un evento importante, es probable que te encuentres en una posición en la que muchos de tus compañeros de trabajo te miren para que tomes medidas.
Entonces, ¿cómo atender todas estas solicitudes de manera oportuna, sin dejar de proporcionar la claridad y la decisión que necesitan sus compañeros de equipo?
Debe pensar con antelación y dedicar el tiempo necesario para hacer las cosas. Determine cuándo debe comenzar y terminar un proyecto, y todo lo que hay que hacer entre medias.
Con la vista de tiempo de ClickUp, puedes arrastrar y soltar tareas no programadas para añadir fechas de inicio y de vencimiento directamente en tu calendario.
También puede codificarlos por colores según su estado o filtrar el calendario por persona asignada para ver quién está trabajando en qué.
¿No está seguro de cuándo debe programar una tarea determinada?
Intenta añadir una duración estimada para indicar cuánto tiempo crees que tardarás en completarla. Esto te ayudará a colocar mejor la tarea en tu calendario cuando estés listo.
Conclusión
Independientemente del alcance de tus responsabilidades de gestión, siempre hay herramientas que puedes implementar para ayudarte a hacer más y más rápido. En lugar de intentar llevar un registro de todas las tareas y reuniones en notas adhesivas (o peor aún, en tu cabeza), ¿por qué no sincronizas tus flujos de trabajo en una plataforma cohesionada?