Cómo es realmente la dispersión del trabajo
He dedicado mi carrera a ayudar a las organizaciones a desenredar el caos de la expansión del trabajo. No se trata de un problema teórico, sino de la realidad cotidiana de equipos que se ahogan en procesos manuales, sistemas heredados/a y un mosaico de herramientas inconexas. Veo el dolor en sus ojos cuando describen otro día perdido en actualizaciones de estado, otro proyecto descarrilado por la falta de comunicación, otra oportunidad perdida porque la información quedó atrapada en un silo.
El coste de la dispersión del trabajo
Pongámosle un número: 2,5 billones de dólares en pérdida de productividad cada año. Pero detrás de ese número hay personas reales, equipos que quieren hacer un trabajo significativo, pero se ven atrapados en la gestión del caos.
Mi asiento en primera fila: historias desde el campo
El momento «ajá» de VaynerMedia
Una historia que siempre me viene a la mente es una demostración que hice con VaynerMedia. Estaban evaluando ClickUp y yo estaba allí para hablar sobre la gestión de recursos, un área complicada, sinceramente, porque todavía estamos desarrollando algunas funciones. Pero mientras les explicaba cómo su equipo podía realmente hacer el trabajo dentro de ClickUp, no solo registrando horas o actualizando estados, sino colaborando, creando y ejecutando, algo hizo clic.
Su campeona, Mika, me detuvo:
«Espera, ¿la gente realmente hace el trabajo aquí?»
Esa pausa, esa toma de conciencia, es lo que me impulsa. Es el momento en el que alguien se da cuenta de que la convergencia no solo es posible, sino que ya está ocurriendo.
Clientes divididos: abrumados o construyendo en exceso
Hablo con dos tipos de clientes todos los días.
El primer grupo se ve abrumado por los procesos manuales. Saben que algo no funciona, pero no saben por dónde empezar. Están atrapados en la vieja forma de hacer las cosas, aferrándose a las funciones de las herramientas PMO heredadas porque «así es como siempre lo hemos hecho»
El segundo grupo se encuentra en el extremo opuesto: quieren crear sus propias soluciones de IA desde cero. Cuentan con ingenieros, ambición y un verdadero impulso innovador, pero lo que comienza como un progreso se convierte rápidamente en una maraña de herramientas que no se comunican entre sí. Ya no se trata solo de una expansión del trabajo, sino de una expansión de la IA. Modelos diferentes, resultados inconexos y ausencia de contexto de uso compartido. He visto cómo esto frena el impulso.
A ambos grupos les falta lo mismo: la convergencia.
El poder de reunir todo (contexto, comunicación, ejecución) en un entorno de trabajo y una plataforma unificados.
El arte de lo posible: por qué la convergencia de la IA tiene que ver con enseñar, no con vender
Cuando me reúno con líderes por primera vez, les digo que mi trabajo no es vender software. Es enseñar el arte de lo posible. Quiero que vean que una plataforma de productividad no es solo una herramienta de gestión de proyectos con IA incorporada. Es una nueva forma de trabajar, un cambio de hacer malabarismos a construir algo que perdure.
Convergencia: el antídoto contra la dispersión del trabajo
Por qué cuantas más herramientas, peor
He visto cómo las organizaciones intentan resolver la expansión del trabajo comprando más herramientas. Creen que la próxima app, aplicación o función de IA será la solución milagrosa. Pero cada nueva solución puntual es solo otra tarea más que añadir a la lista, otro ejemplo de expansión de herramientas que conduce a la pérdida de contexto y a una ejecución fragmentada.
La convergencia tiene un significado diferente: se trata de derribar esos silos, conectar los puntos y permitir que los equipos vivan y hagan trabajo en un solo lugar. Cuando se logra la convergencia, no solo se obtiene eficiencia, sino también claridad, impulso y espacio para la innovación real.
La convergencia no consiste en añadir más herramientas. Se trata de hacer que Mi trabajo, tus datos y tus conversaciones convivan por fin.
La convergencia no consiste en añadir más herramientas. Se trata de hacer que Mi trabajo, tus datos y tus conversaciones convivan por fin.
Cómo es la integración real de la IA
Te pondré un ejemplo concreto. Recientemente trabajé en el trabajo con un cliente que utilizaba tres herramientas diferentes para gestionar las llamadas de ventas, realizar un seguimiento de los comentarios de los clientes y asignar seguimientos. Copiaban manualmente las notas de Gong, actualizaban Gainsight y luego enviaban las tareas por correo electrónico.
Cuando lo trasladamos todo a ClickUp, las automatizaciones basadas en IA comenzaron a transcribir llamadas, etiquetar elementos y asignar seguimientos, todo en un solo lugar.
Se acabó el copiar y pegar. Se acabó la pérdida de contexto entre sistemas. ✅
El equipo podía ver todo el recorrido del cliente, colaborar en tiempo real y centrarse realmente en establecer relaciones en lugar de gestionar la logística.
Cómo los entornos de trabajo convergentes impulsados por la IA resuelven la dispersión del trabajo
He aprendido que no se puede solucionar la dispersión del trabajo añadiendo más herramientas. Se soluciona creando menos lugares donde se pueda esconder el trabajo.
Eso es lo que estamos creando con ClickUp, y lo que utilizo cada día. Con ClickUp Brain , no tengo que estar saltando entre una app para tomar notas, un gestor de tareas y un editor de documentos. Puedo resumir una reunión, convertirla en elementos y realmente avanzar, sin salir nunca del lugar donde se desarrolla el trabajo. Como la IA entiende el contexto en el que trabajo, parece menos una herramienta y más un compañero de equipo. Esa es la diferencia que marca la IA contextual: no solo genera, sino que colabora.
Una de las cosas que me ha parecido sorprendentemente valiosa es la capacidad de cambiar entre grandes modelos de lenguaje dentro de ClickUp Brain. Algunos días necesito velocidad. Otros días, el tono o la profundidad son más importantes. Ese tipo de flexibilidad, sin tener que saltar de una plataforma a otra, ha hecho que la IA se sienta menos como un complemento y más como un verdadero colaborador.
Y luego está Talk to Text. Esto me sorprendió. Solía perder ideas entre reuniones, grandes pensamientos a los que nunca volvía. Ahora solo tengo que decirlas en voz alta y se convierten en tareas o documentos directamente en ClickUp. Sin escribir. Sin perseguir. Simplemente... ahí. Con ClickUp Brain Max en el escritorio, esa experiencia se vuelve aún más nítida: cada idea expresada verbalmente aterriza instantáneamente en el lugar adecuado, lista para seguir adelante.
Esta es la parte que más resuena cuando hablo con otros líderes. Todos luchan con demasiadas herramientas y poco tiempo. Pero cuando ven lo que es posible con la convergencia, cuando el trabajo, el contexto y la IA se muestran en un solo lugar, algo cambia. Dejan de preguntarse «¿cómo solucionamos el caos?» y comienzan a preguntarse «¿qué podríamos construir si no fuera un obstáculo?»
Ahí es cuando sé que lo han visto.
El reto de la gestión del cambio detrás de la dispersión del trabajo
Por qué es tan difícil dejar atrás los sistemas heredados/a
La gestión del cambio es la parte más difícil de mi trabajo. Entiendo por qué las organizaciones se aferran a los sistemas heredados/a: les resultan familiares, incluso reconfortantes. Pero la comodidad es enemiga del progreso.
He visto cómo los equipos se transforman cuando finalmente se liberan. Recuperan horas, reducen las fricciones y desbloquean la creatividad, eliminando una importante pérdida de productividad en todos los equipos. Pero se necesita valor para cuestionar el estado, para admitir que lo que te ha llevado hasta aquí no te llevará a donde quieres llegar.
*una lista de control práctica para liderar el cambio
Escucha y adáptate: solicita opiniones y muéstrate dispuesto a ajustar tu enfoque. Empieza con un proceso: no intentes cambiarlo todo de golpe. Elige un punto débil y resuélvelo. Muestra, no cuentes: demuestra el impacto de la convergencia con ejemplos reales de tu propio equipo. Celebra las pequeñas victorias: el cambio es difícil, reconoce el progreso y comparte las historias de éxito
Adopción por fases: reunión con las personas allí donde están
Una cosa que he aprendido es que no se puede forzar el cambio.
Hay que encontrarse con la gente donde está. A veces eso significa empezar poco a poco: sustituir una herramienta heredada, automatizar un proceso, mostrar a un equipo lo que es posible.
Pero cada paso hacia la convergencia es un paso que nos aleja de la dispersión del trabajo. Y una vez que las personas ven la diferencia, no quieren volver atrás.
📮 Información de ClickUp: 1 de cada 4 empleados utiliza cuatro o más herramientas solo para crear contexto en el trabajo. Un detalle clave puede estar oculto en un correo electrónico, ampliado en un hilo de Slack y documentado en una herramienta independiente, lo que obliga a los equipos a perder tiempo buscando información en lugar de terminar su trabajo.
ClickUp converge todo su flujo de trabajo en una plataforma unificada. Con funciones como ClickUp Email Project Management, ClickUp Chat, ClickUp Docs y ClickUp Brain, todo permanece en conexión (a internet), sincronizado y accesible al instante. Diga adiós al «trabajo sobre el trabajo» y recupere su tiempo de productividad.
💫 Resultados reales: Los equipos pueden recuperar más de 5 horas cada semana utilizando ClickUp, lo que supone más de 250 horas al año por persona, al eliminar los procesos obsoletos de gestión del conocimiento. ¡Imagina lo que tu equipo podría crear con una semana extra de productividad cada trimestre!
Consejo para líderes: no se conforme con menos
El coste de la inacción
Si eres un líder, este es mi reto para ti: no te conformes. No dejes que la inercia dicte tu futuro. La dispersión laboral no es inevitable. La convergencia está al alcance de la mano, pero tienes que quererla.
Pregúntese: ¿Está construyendo para el futuro o simplemente manteniendo el pasado? ¿Está empoderando a sus equipos o haciéndoles hacer trabajo en torno a sus sistemas?
Creación de una cultura de mejora continua
Los mejores líderes que conozco fomentan una cultura de mejora continua. Alientan la experimentación, recompensan la curiosidad y no temen abandonar lo que les resulta cómodo.
La IA y la convergencia no son solo tecnología, sino también una forma de pensar. Se trata de creer que el trabajo puede mejorar y luego esforzarse para que así sea.
Mirando hacia el futuro: el futuro del trabajo es convergente
Cómo evolucionarán los rols y los equipos
A medida que la dispersión laboral desaparece, veo cómo evolucionan los rols. Necesitaremos más «gestores de agentes», personas que puedan coordinar la IA y la colaboración humana. La ingeniería de indicaciones se convertirá en una habilidad fundamental. Los equipos serán más pequeños, más ágiles y se centrarán en los resultados, no solo en los productos.
👉 Mi llamada a la acción
Si estás leyendo esto, es que ya estás pensando en lo que vendrá después. Mi consejo: da el primer paso. Desafía tus suposiciones. Prueba algo nuevo.
La dispersión del trabajo es un problema que podemos resolver juntos. La convergencia es la forma de hacerlo.