Lindsey Rossi es la directora de operaciones de New Reach Marketing. Está especializada en crear sistemas y mejorar las operaciones de la empresa. En su tiempo libre, a Lindsey le gusta componer música, cantar, dar clases de canto y disfrutar del aire libre.
Al poner en marcha una empresa, es fácil improvisar un sistema para gestionar los proyectos sin tener en cuenta la escalabilidad. Quizás estés utilizando herramientas como Hojas de cálculo de Google y aplicaciones de mensajería, y tu sistema actual ya no te alcance.
Si te sientes desorganizado y pierdes tiempo, utilizar una herramienta eficaz de gestión de proyectos podría ser la solución para impulsar el crecimiento y la escalabilidad de tu empresa.
New Reach Marketing comenzó como una pequeña empresa en 2020 y, en aquel momento, se gestionaba íntegramente a través de Hojas de cálculo de Google.
A medida que nuestra empresa ganaba impulso y clientes, sabíamos que el sistema con el que contábamos no sería escalable ni fácil de gestionar.
Probamos varias herramientas de gestión de proyectos (PM) a lo largo de seis meses y elegimos ClickUp porque es fácil de usar, ahorra tiempo y se puede personalizar para adaptarla a nuestra empresa específica.
Así es como el cambio a una plataforma alternativa de gestión de proyectos resultó ser una de las mejores decisiones que hemos tomado como agencia.
El problema: flujos de trabajo desorganizados, dificultades para gestionar proyectos y problemas de comunicación.
Imagina que llegas al trabajo y, de inmediato, te ves bombardeado con mensajes de texto, mensajes de Slack y una lista de tareas pendientes sin claridad ni un orden de prioridad.
Cada mañana dedicas una hora o más a intentar organizarte, pero sigues sin tener ni idea de cómo empezar el día.
Abres Google Drive para buscar la hoja de cálculo de Google adecuada y revisas los mensajes para asegurarte de que no se te escapa nada.
Tienes que desplazarte por innumerables filas de datos para encontrar lo que necesitas: el sistema funciona, pero a duras penas.
Esta era nuestra realidad en New Reach Marketing antes de pasarnos a ClickUp.
Nuestras hojas de cálculo se estaban volviendo cada vez más difíciles de gestionar a medida que pasaba el tiempo. ¡Solo en nuestra hoja de cálculo de contenido llegamos a las 648 filas, y teníamos varias pestañas dentro de una misma hoja de cálculo para gestionar los diferentes proyectos de todos nuestros clientes! 😱
Era casi imposible llevar a cabo el seguimiento y constantemente se nos pasaban cosas por alto.
Nuestra gestión de proyectos no estaba optimizada para el tipo de crecimiento que esperábamos.
Te mostraré algunas capturas de pantalla de nuestras antiguas Hojas de cálculo de Google y, más adelante, te enseñaré nuestro nuevo sistema para que puedas ver cómo funcionábamos antes y después de ClickUp.
Pero primero, te ofrecemos algunos datos sobre el tipo de empresa que somos y cómo hemos conseguido adaptar ClickUp a nuestra empresa.
Qué hacemos como agencia: una visión detallada de nuestro antiguo sistema
Para que puedas conocer de primera mano cómo ClickUp nos ha ayudado a alcanzar los 800 000 dólares de ingresos recurrentes anuales (ARR), es necesario que tengas una idea general de a qué nos dedicamos como empresa.
New Reach Marketing se especializa en SEO y marketing de contenidos. Contamos con varios clientes de distintos nichos y con metas diversas, y gestionamos tres tipos diferentes de clientes, entre los que se incluyen nuestros clientes de creación de enlaces y nuestros clientes de contenidos.
Cuando un cliente quiere mejorar su posicionamiento general en los motores de búsqueda, nos encarga la creación de enlaces. Estas son las siete campañas de marketing entre las que elegimos a la hora de elaborar un plan para nuestros clientes de creación de enlaces:
- Artículo de autor invitado
- Infografías
- Listas de divulgación (lo que puede implicar la compra de enlaces externos si estos generan tráfico de referencia)
- La técnica del rascacielos
- Seguimiento de menciones
- Páginas de recursos
Cada campaña pasa por tres fases diferentes, independientemente del tipo de campaña que estemos llevando a cabo.
- Búsqueda de clientes potenciales
- Personalización
- Divulgación
Nuestra campaña más popular es la de artículos de invitados; a continuación te ofrecemos un breve resumen de cómo funciona:
Paso 1: Búsqueda de clientes potenciales
Buscamos sitios web que tengan blogs relacionados con los nichos de mercado objetivo del cliente y recopilamos sus direcciones de correo electrónico.
Paso 2: Personalización
Echamos un vistazo al blog del cliente potencial, buscamos algo que nos guste y personalizamos la plantilla de correo electrónico. También dejamos un comentario en el blog para calentar el contacto. Esto ayuda a mejorar la tasa de respuesta, ya que estamos enviando correos electrónicos en frío.
Paso 3: Captación de clientes
Enviamos correos electrónicos a los clientes potenciales y, cuando recibimos una respuesta, les proponemos ideas de temas para su blog. Una vez que el medio elige un tema, enviamos la solicitud de contenido a nuestro editor e incluimos enlaces a la página web de nuestro cliente en esas entradas de invitados.
Para nuestros clientes de contenido, realizamos un análisis exhaustivo de palabras clave, creamos gráficos personalizados para fomentar los enlaces orgánicos y redactamos el artículo de forma que supere en posicionamiento a los artículos de la competencia que aparecen en los primeros puestos para la palabra clave que buscamos.
Antes hacíamos todo esto en Hojas de cálculo de Google, y como no se gestionaba como proyectos independientes, no podíamos escalar ni gestionar las cosas con facilidad.
Echa un vistazo a nuestra antigua hoja de cálculo de contenido ⬇️
Un poco abrumador, ¿verdad? Y esto ni siquiera es una visión completa de toda la información que almacenamos en las Hojas de cálculo de Google.
¡Nos resultaba muy difícil saber cuántos artículos teníamos en proceso para nuestros clientes y cuánto tiempo llevaban en cada estado! Se perdían cosas y nos llevaba mucho tiempo preparar un informe para un cliente.
Así es como gestionábamos el estado de las campañas activas de nuestros clientes. También es donde almacenábamos los archivos de las campañas (todos los detalles sobre cada campaña que estábamos llevando a cabo) y la hoja de cálculo del cliente ⬇️
Y esta es una visión general completa de nuestros clientes, sus metas y el porcentaje de progreso en comparación con el punto en el que nos encontrábamos a lo largo del mes. Esto es específico para nuestros clientes de creación de enlaces, ya que antes de ClickUp ni siquiera contábamos con un sistema de seguimiento para los clientes presenciales.
Como puedes ver, teníamos un sistema, pero desde luego no era escalable. 😬
Nuestro primer gestor de proyectos eligió Asana como solución, pero ni siquiera se acercó a resolver el problema: solo empeoró las cosas.
El primer problema fue que intentaron abandonar progresivamente las Hojas de cálculo de Google para pasar a Asana, en lugar de realizar una transición clara y definida. Esto generó aún más problemas de comunicación, ya que los mismos proyectos se gestionaban en varios sitios a la vez.
Debido a esto, nuestro equipo perdía más tiempo que cuando utilizábamos exclusivamente las Hojas de cálculo de Google y, sinceramente, la gente ni siquiera utilizaba mucho la plataforma.
Además, al equipo le costaba mucho familiarizarse con el flujo de la herramienta, y no era lo suficientemente personalizable como para satisfacer las necesidades de nuestra agencia. Dedicamos mucho tiempo a intentar entender cómo funcionaba Asana, y como el tiempo es dinero, también desperdiciamos mucho dinero.
Pero bueno, así es la naturaleza de una startup: muchos problemas de crecimiento y curvas de aprendizaje.
La solución: la transición a una plataforma de gestión de proyectos «todo en uno»
En definitiva, ClickUp tenía todo lo que necesitábamos para crecer rápidamente. Pudimos trasladar el sistema que teníamos en las Hojas de cálculo de Google a ClickUp, lo que facilitó enormemente la transición para el equipo. No estábamos cambiando los procesos, solo mejorando las operaciones.
ClickUp es fácil de usar, cuenta con una jerarquía increíble y permite la colaboración en equipo, la personalización y la automatización: era todo lo que estábamos buscando.
Logramos que nuestro equipo se adaptara a ClickUp sin problemas en poco más de un mes. Esto demuestra lo fácil de usar e intuitivo que es ClickUp, y la gran cantidad de recursos que pone a disposición de los principiantes. Así que, si te da miedo dar el salto, no te preocupes. Si yo puedo hacerlo, tú también. 😊
Cómo utilizamos ClickUp como agencia: una visión desde dentro de nuestro nuevo sistema
Ahora que ya has visto cómo se hacía antes, déjame mostrarte cómo utilizamos ClickUp hoy en día en nuestra agencia.
¡Empecemos por nuestro espacio de contenidos!
A continuación se muestra una vista del Tablero que refleja el estado de cada artículo en el que estamos trabajando actualmente. Si consultas nuestra antigua hoja de cálculo, verás que no había forma de saber el número de veces que habíamos realizado un seguimiento de los artículos ni de saber cuántos artículos había en cada fase. Tampoco teníamos fechas límite ni una organización real.
Extra: Software para agencias de marketing
Ahora que utilizamos ClickUp, podemos ver en cuántos artículos se está trabajando para cada cliente filtrando las vistas. Con un solo clic, tenemos una visión general completa de cómo van las cosas. También podemos estar al tanto de las fechas límite y gestionar a nuestro equipo con mucha más facilidad.
Tenemos muchos estados personalizados, pero esto nos funciona bien porque nos enfrentamos a muchas situaciones relacionadas con diferentes sitios web. Hemos configurado una automatización en cada estado para que refleje la fecha límite correcta a medida que avanza por el proceso, y estamos trabajando para mejorar aún más nuestro flujo de contenido a medida que crecemos.
Aquí tienes una visión detallada de cómo gestionamos nuestro contenido web en ClickUp ⬇️
Aquí tienes un resumen de cómo gestionamos las campañas de nuestros clientes con ClickUp ⬇️
Las campañas pasan por estos tres estados una y otra vez hasta que finalizan, lo que normalmente solo ocurre si decidimos tomar un rumbo diferente o si el cliente rescinde el contrato. Gestionar esto a través de ClickUp es realmente sencillo.
Ahora echemos un vistazo a nuestra nueva y mejorada lista de clientes ⬇️
¿No es una maravilla? Aquí tenemos toda la información que necesitamos sobre nuestros clientes y hemos enlazado las campañas activas con cada uno de ellos. Además, podemos cambiar fácilmente el estado de los clientes.
Hemos configurado varias automatizaciones para reducir las tareas administrativas. Por ejemplo, cuando aumentan las horas semanales dedicadas a un cliente, ClickBot escribe un comentario en el que menciona y notifica al miembro del equipo responsable de asignar el tiempo a cada proyecto (captación de clientes potenciales, personalización, divulgación).
Antes de usar ClickUp, cuando un cliente quería pausar el trabajo, se comunicaba a través de Slack y, a veces, resultaba muy confuso. Ahora basta con un clic y todo el equipo conoce el estado de un cliente.
También disponemos de una lista para cada tipo de cliente que he mencionado anteriormente. A largo plazo, tenemos planificado expandirnos aún más y sabemos que podemos hacerlo gracias a las infinitas posibilidades que ofrece ClickUp.
Las 5 ventajas favoritas de ClickUp
1. Fácil para los usuarios
Una de las cosas que más nos gusta de ClickUp es lo fácil que es de usar. Es extremadamente sencillo y muy intuitivo. Estas son las cuatro cosas que hicieron que la transición a ClickUp fuera muy fluida:
- Posibilidad de ponerlo todo en marcha en un mes sin necesidad de experiencia previa
- La transferencia de datos de las Hojas de cálculo de Google a ClickUp fue muy sencilla; incluso integramos nuestra antigua hoja de Google Sheets con los clientes de creación de enlaces hasta que el equipo se sintió más cómodo con ClickUp. Una vez que todos se familiarizaron con la herramienta, creamos la vista Lista. Esto facilitó la transición para todos.
- Hay varios recursos disponibles a través de ClickUp University y el blog de ClickUp.
- Respuestas rápidas del soporte al cliente si detectas una incidencia o necesitas ayuda
2. Ofrece una jerarquía clara
Nos gusta mucho la jerarquía de ClickUp porque facilita mucho la organización. Con ClickUp puedes:
- Véalo todo de un vistazo
- Ver todo el espacio
- Desglosa los espacios y visualiza las carpetas
- Desglosa las carpetas y consulta las listas
¡También puedes filtrar las vistas por persona asignada, etiquetas, campos personalizados y mucho más!
A continuación te mostramos un ejemplo de cómo aprovechamos la jerarquía de ClickUp:
Aquí tienes una vista general de nuestros diferentes espacios; si haces clic en «Todo», verás, literalmente, todo lo que ocurre en ClickUp para tu empresa. Desde allí podrás acceder a tus espacios individuales.
Si haces clic en el espacio «Contenido», por ejemplo, podrás ver todo lo que ocurre dentro de ese espacio. Lo tengo organizado por colores, así que si miro todo nuestro contenido en la vista Lista, aparecerá desglosado por colores.
Si haces clic en la carpeta «Guest Post Contenido», verás todo el contenido que hay dentro de esa carpeta.
Una vez que abras la carpeta, podrás ver todas tus listas dentro de ella. Como puedes ver, nuestro contenido está dividido en dos carpetas y cada una contiene listas que nos ayudan a mantenernos organizados. También podemos ver cuántas tareas hay en cada lista. Pude comprender realmente la jerarquía de ClickUp después de realizar el curso de introducción a ClickUp en ClickUp University.
3. Facilita la colaboración en equipo
ClickUp fomenta la colaboración en equipo. Nos encanta poder:
- Asigna varias personas asignadas a una misma tarea. Esto resulta útil cuando varias personas deben intervenir en una tarea o supervisar su progreso. Por ejemplo, si un redactor tiene que realizar un cambio en un artículo y nuestro editor debe revisar dicho cambio
- Crea subtareas y listas de control para los miembros del equipo. También puedes asignar subtareas y elementos de la lista de control dentro de la tarea para asegurarte de que todo el mundo esté capacitado para realizar su trabajo.
- Enviar enlaces a tareas. Esto resulta útil cuando hay solicitudes más urgentes. De vez en cuando enviamos tareas por Slack para asegurarnos de que todo el mundo esté al tanto. Otros casos de uso podrían ser el envío de tareas a los clientes. También puedes configurar una integración entre ClickUp y Slack para enviar mensajes automáticos si así lo prefieres.
- Invitar a colaboradores. Utilizamos esta función a menudo con escritores invitados y autónomos que forman parte de nuestro equipo. Nos permite invitar a nuestros escritores exclusivamente a nuestro espacio de contenido, de modo que no tengan acceso a información confidencial de los clientes.
4. Altamente personalizable
Encontrar una plataforma con numerosas opciones personalizadas fue fundamental para nuestra empresa. ClickUp te permite personalizar tu configuración mediante:
- Crear espacios e implementar procesos operativos según las necesidades de tu empresa. Incluso puedes activar ClickApps como el control de tiempo, la duración estimada, los Sprints y los campos personalizados, en función de tus necesidades.
- Creación de vistas personalizadas según las necesidades. Entre ellas se incluyen opciones como la vista Tablero, la vista Lista, la integración de Hojas de cálculo de Google, la vista Documento, la vista Calendario y muchas más. También puedes fijar vistas y protegerlas.
- Campos personalizados para almacenar información importante. Esto es fundamental para nuestra empresa y una valiosa ClickApp que utilizamos en todos los espacios. Utilizamos los campos personalizados para almacenar información de los clientes e información sobre el contenido, entre otras cosas. Hay varias opciones entre las que puedes elegir.
- Crea estados personalizados. ¡Puedes nombrar y organizar los estados como quieras! Nos encanta poder actualizarlos y cambiarlos de lugar en cualquier momento.
5. Funciones de automatización útiles
ClickUp cuenta con varias funciones de automatización que puedes implementar en cualquier nivel: espacio, carpeta o listas. Automatizaciones:
- Ahorra tiempo
- Intuitivo y fácil de configurar
- Ayuda a garantizar que ninguna tarea se quede en el tintero
- Reducimos las tareas administrativas, lo que nos permite ahorrar dinero
Resolver nuestros puntos débiles y crecer con ClickUp
ClickUp ayudó a nuestra empresa a crecer y nos permitió aceptar más clientes y más trabajo.
Gracias a la transición a ClickUp, hemos podido resolver la mayoría de los problemas a los que nos enfrentábamos como empresa. Esto nos ha abierto más oportunidades para expandir el negocio y seguir creciendo. Antes de dar el salto a ClickUp, solo ofrecíamos un paquete a nuestros clientes; ahora contamos con tres.
Además, nos ha permitido aceptar nuevos clientes y contratar a más personal. Hemos sistematizado los procesos y disponemos de un registro de todo en lo que estamos trabajando para cada rama de la empresa en un único lugar.
Así que, si te identificas con nuestra historia o simplemente estás planificando hacer crecer tu empresa, te recomendamos encarecidamente que utilices ClickUp para reunir todo tu trabajo en un solo lugar, mantener tu flujo de trabajo organizado, coherente y gestionable, al tiempo que eliminas las fricciones innecesarias que supone el uso de múltiples aplicaciones. 🙏