Las herramientas de IA como ChatGPT están revolucionando el sector, convirtiendo los largos borradores de correo electrónico y las maratones de creación de contenidos en sprints rápidos.
Y no es solo por aparentar: los profesionales del marketing que utilizan la IA para personalizar los correos electrónicos han registrado un aumento del 41 % en sus ingresos. Desde reducir los errores tipográficos y dar con el asunto perfecto hasta redactar correos electrónicos que suenan humanos, ChatGPT está aquí para ahorrarte tiempo.
Tanto si eres creador de contenidos, autor o emprendedor de aplicaciones web, dominar ChatGPT significa conquistar el caos de tu bandeja de entrada.
Sigue esta guía para aprender a escribir un correo electrónico comercial conciso, ¡sin sacrificar tu cordura!
Como bonus, prueba la mejor alternativa a ChatGPT para tus flujos de trabajo de comunicación, ClickUp Brain.
⏰ Resumen de 60 segundos
Así es como puede utilizar ChatGPT para escribir sus correos electrónicos:
- Optimice su correo electrónico para lograr una mayor participación centrándose en la personalización, la orientación al público y el contenido relevante 📩
- Utilice ChatGPT para redactar borradores rápidos, pero tenga en cuenta sus limitaciones para necesidades empresariales específicas
- Proporcione contexto (tono, estructura, detalles) para obtener el mejor borrador
- Regenera o edita borradores para mayor claridad y personalización
- Comprueba dos veces la precisión y la coherencia con tu estilo
- Cambia a ClickUp . Empieza a utilizar la IA para los correos electrónicos con ClickUp Brain y optimiza la toma de notas, el análisis de datos, la redacción de correos electrónicos y la comunicación
- Gestiona todos tus correos electrónicos y tu trabajo desde un solo lugar con la gestión de proyectos por correo electrónico de ClickUp
Cómo utilizar ChatGPT para escribir correos electrónicos
Si le das a ChatGPT suficiente contexto, puede crear contenido que sea un punto de partida perfecto para tus correos electrónicos. Solo tienes que compartir unas instrucciones claras y, ¡voilà!, tú también podrás utilizar la IA para escribir correos electrónicos que se adapten a tu tono y mensaje, a la vez que ahorras un tiempo precioso.
¿Listo? Así es como puede aprovechar ChatGPT de manera eficaz para escribir correos electrónicos:
Paso 1: Establezca el contexto y el propósito
Antes incluso de empezar a comprender los entresijos de ChatGPT, tenga claro cuál es el objetivo de su correo electrónico.
Después de todo, como escribió Shakespeare, «La brevedad es el alma del ingenio». Por lo tanto, averigüe qué quiere conseguir con el correo sin andarse con rodeos.
Cuanto mejor instruyas a ChatGPT, mejor comprenderá el tono, el propósito y la estructura de tus correos electrónicos. Puedes enviar un recordatorio, responder a una consulta o hacer un seguimiento de una tarea, pero es fundamental establecer el contexto.
Supongamos que estás solicitando una actualización a un compañero de trabajo o a un cliente. Probablemente, tu meta sea impulsar la acción u obtener más detalles. Si estás programando una reunión, querrás que el correo electrónico sea cortés y claro, para que al destinatario le resulte fácil dar el siguiente paso.
Aquí, ChatGPT entiende que la meta es pedir comentarios sobre una actualización, por lo que adapta el correo electrónico para centrarse en solicitar el estado actual y lo que viene a continuación. Se asegura de que el mensaje sea claro, educado y conciso, lo que facilita al destinatario responder con la información necesaria.
🧠Dato curioso: ChatGPT alcanzó el millón de usuarios en solo cinco días tras su lanzamiento en 2022.
Paso 2: Abre una cuenta en ChatGPT
Para empezar a utilizar ChatGPT, dirígete a chat.openai.com y crea una cuenta. Puedes registrarte con tu dirección de correo electrónico o a través de Google. Una vez verificada tu cuenta (recibirás un código de seis dígitos en tu teléfono), ya estarás listo para empezar
Tendrás acceso a la versión gratuita de GPT-3. 5, o si buscas una experiencia más avanzada, puedes pasarte a GPT-4 por 20 $ al mes.
GPT-4 ofrece respuestas más rápidas y funciones avanzadas como navegación e interpretación de códigos, lo que lo convierte en una opción sólida para quienes se enfrentan a correos electrónicos urgentes o buscan un impulso adicional en la productividad.
Si trabaja con correos electrónicos urgentes y desea respuestas más rápidas y personalizadas, GPT-4 puede merecer la inversión.
👀 ¿Sabías que...? Solo la mitad de los estadounidenses están familiarizados en cierta medida con ChatGPT, y dos tercios de ellos tienen un título de posgrado. Curiosamente, el 54 % de los encuestados afirmaron no haber oído «nada en absoluto» sobre ChatGPT.
Paso 3: Proporcione a ChatGPT instrucciones personalizadas
¿Ya te has registrado? Es hora de configurar ChatGPT para que haga lo que le pidas. Pero antes de empezar a generar respuestas y correos electrónicos, debes proporcionarle cierta información básica. Especifica cómo te gustaría que la herramienta generara las respuestas.
Para que ChatGPT se convierta realmente en tu asistente, sigue estos pasos: Haz clic en tu nombre de usuario o imagen para abrir el menú desplegable. A continuación, haz clic en Personalizar ChatGPT.
Se le harán dos preguntas clave para adaptar las respuestas de la IA:
- ¿Qué le gustaría que ChatGPT supiera sobre usted para ofrecerle mejores respuestas?
Puedes compartir detalles sobre tu trabajo, tu estilo de comunicación por correo electrónico, el tono y otras preferencias relevantes. Esto podría incluir tu profesión, si prefieres un tono formal o informal y cuántos detalles te gustaría incluir en tus correos electrónicos.
- ¿Cómo te gustaría que respondiera ChatGPT?
Aquí puedes definir el tono y la estructura de los correos electrónicos que generará ChatGPT. Especifica si prefieres formatos concisos o detallados, elige el nivel de formalidad (amistoso, formal o intermedio) y decide si deseas que la IA exprese opiniones o mantenga una postura neutral.
También puedes enviar tu presentación y tus instrucciones a través del chat Box para que ChatGPT te entienda mejor.
Este es un ejemplo de introducción que podría proporcionar:
🧠Dato curioso: Alrededor del 25 % de las empresas estadounidenses han ahorrado entre 50 000 y 70 000 dólares gracias a ChatGPT.
Paso 4: Indique a ChatGPT que escriba el correo electrónico
Una vez que hayas compartido tus datos, preferencias y el tono deseado, puedes indicar a ChatGPT que cree el correo electrónico que necesitas. Si el primer borrador no es del todo correcto, pídele que vuelva a generar la respuesta.
🤖 Por ejemplo, si estás escribiendo un correo electrónico de renuncia, ChatGPT puede ayudarte a redactar un mensaje que logre el equilibrio adecuado, tanto si te vas por nuevas oportunidades como por insatisfacción. El objetivo es irse en buenos términos y asegurarse de separarse profesionalmente sin quemar puentes.
Aquí tienes un ejemplo de lo que ChatGPT podría generar:
🤖Otro escenario podría ser rechazar la asignación de un proyecto.
Una respuesta bien pensada es clave si estás desbordado y no puedes asumir una nueva responsabilidad. Aunque puede ser tentador expresar tu frustración, es esencial mantener la calma, ser considerado y profesional. ChatGPT puede ayudarte a redactar un mensaje diplomático que comunique tus límites sin parecer despectivo.
Aquí tienes un ejemplo de cómo rechazar un nuevo proyecto de forma educada y profesional:
Paso 5: Revisa y edita el correo electrónico
Después de que ChatGPT genere el correo electrónico, revísalo cuidadosamente. Puedes ajustar el tono, añadir detalles que falten o cambiar la estructura para que se adapte mejor a tus intenciones. Comprueba si es necesario corregir errores gramaticales o ortográficos en tu correo electrónico.
Antes de pulsar «Enviar», comprueba que tu respuesta sea clara y esté en consonancia con las políticas de la empresa. De este modo, te asegurarás de que tu mensaje sea profesional y esté en línea con las expectativas, lo que te ayudará a evitar errores.
Aunque ChatGPT es muy capaz, el contenido generado puede no ser siempre perfecto. La personalización es fundamental para garantizar que se ajuste completamente a tu voz y al contexto específico de tu mensaje.
👀 ¿Sabías que...? ChatGPT puede experimentar en ocasiones «alucinaciones», en las que genera información que parece plausible, pero que es totalmente inventada. Esto puede incluir hechos inventados, estudios inexistentes o detalles inexactos. Aunque los modelos de IA están entrenados para ofrecer respuestas útiles y precisas, no pueden verificar la veracidad de su información en tiempo real.
Por eso es esencial verificar dos veces los datos críticos cuando se utiliza la IA para investigar o tomar decisiones
Para tus necesidades específicas, asegúrate de:
- Asegúrate de incluir toda la información necesaria
- Asegúrate de que el tono se ajusta a tu estilo
- Comprueba dos veces que las fechas, los nombres y los detalles importantes sean correctos
¡Un poco de atención extra vale mucho!
Paso 6: Envía el correo electrónico
Una vez que hayas revisado y editado tu correo electrónico, es hora de pulsar «enviar»
Antes de hacerlo, tómate un momento para comprobar que todo está bien en tu cuadro de redacción. Asegúrate de que el correo electrónico sigue tus estrategias de gestión del correo electrónico y es profesional, claro y conciso.
Supongamos que envías correos electrónicos sobre temas esenciales como los que hemos comentado. En ese caso, es aún más importante dar con el tono adecuado. ¡Envíalos cuando estés seguro de que el mensaje está pulido y alineado con tus objetivos!
No te preocupes demasiado por la reacción: confía en que la IA te ha ayudado a crear una respuesta bien elaborada y reflexiva.
💡Consejo profesional: La etiqueta del correo electrónico es clave para que tu mensaje sea percibido y respondido adecuadamente. Desde revisar la claridad hasta establecer un tono respetuoso, estos pequeños ajustes pueden marcar una gran diferencia a la hora de garantizar que tus correos electrónicos sean profesionales y eficaces.
Limitaciones del uso de ChatGPT para escribir correos electrónicos
El uso de IA para escribir correos electrónicos puede ser conveniente, pero conlleva una serie de retos. Aquí hay algunos que debes tener en cuenta:
- Comprensión limitada del contexto: la IA puede tener dificultades para comprender los detalles de tu mensaje o las necesidades de tu público. Esto puede dar lugar a contenidos genéricos o desalineados (alucinaciones), especialmente en situaciones complejas o delicadas ❌
- Dificultad con la personalización: aunque ChatGPT puede generar un mensaje básico, es posible que le falte el toque personal que conecta con tu público. Por ejemplo, en la gestión de campañas por correo electrónico, la herramienta podría pasar por alto detalles personalizados importantes, como nombres o preferencias, lo que afectaría a la eficacia del mensaje ❌
- Problemas de precisión: a pesar de su amplia base de conocimientos, la IA no siempre proporciona información precisa. Deberá comprobar dos veces los detalles esenciales, como fechas, nombres o cifras, especialmente cuando haga referencia a los KPI del marketing por correo electrónico ❌
- Recuento de palabras inconsistente: si especificas un límite de palabras en la indicación, ChatGPT puede seguirlo ocasionalmente. Muchas veces es impredecible y puede que no cumpla con tu solicitud. Como en el ejemplo siguiente, ChatGPT responde con 39 palabras, en lugar de 42. ❌
- Uso excesivo de frases genéricas: ChatGPT suele recurrir a frases y clichés muy utilizados, especialmente en correos electrónicos profesionales. Aunque pueden parecer seguros, pueden dar una impresión de falta de sinceridad o repetitivos, lo que hace que tu mensaje resulte menos atractivo ❌
- Dificultad con instrucciones complejas de varios pasos: ChatGPT puede no funcionar demasiado bien con instrucciones de varios pasos. Por ejemplo, un correo electrónico que combine recordatorios, aprobaciones y seguimientos en un solo borrador podría resultar inconexo o poco claro ❌
Lea también: Las mejores herramientas de divulgación por correo electrónico (reseñas y precios)
Uso de ClickUp Brain para escribir y gestionar tus correos electrónicos
Imagine tener un asistente de IA que pueda redactar correos electrónicos atractivos, generar asuntos convincentes, personalizar mensajes para cada público y automatizar los correos electrónicos de seguimiento.
Pues bien, aquí lo tienes, en ClickUp, la app para todo el trabajo.
ClickUp Brain es una IA de red neuronal avanzada integrada en la plataforma de gestión de proyectos por correo electrónico de ClickUp. Te ayuda a crear textos de marketing, responder a correos electrónicos y gestionar tareas de forma eficiente, ¡todo en un solo lugar!
ClickUp Brain
A diferencia de ChatGPT, que a veces genera información inexacta u obsoleta, ClickUp Brain se integra directamente con la base de conocimientos de tu equipo y las tareas actuales del proyecto.
Esto le garantiza que siempre tendrá acceso a la información más actualizada y relevante, lo que reduce el riesgo de errores gramaticales y hace que sus respuestas por correo electrónico sean más precisas y fiables.
Con AI Writer for Work de ClickUp Brain, obtendrás:
- Un asistente de redacción para gestionar todas tus necesidades de redacción publicitaria
- Respuestas rápidas y automatizadas a tareas, comentarios y correos electrónicos
- Un transcribidor automático de voz a texto para tomar notas y actualizaciones sin usar las manos
- La capacidad de transcribir tus reuniones y grabaciones de pantalla, respondiendo a cualquier pregunta de seguimiento directamente desde ClickUp Clips
- Plantillas fáciles de crear para todas tus necesidades: campañas de correo electrónico, anuncios, campañas por goteo o reclutamiento
Así es como puedes hacerlo con ClickUp:
Para redactar un nuevo correo electrónico con ClickUp Brain, simplemente localice una tarea abierta y vaya a la sección de comentarios.
A continuación, haz clic en el icono de correo electrónico y escribe el comando de barra inclinada «/Escribir correo electrónico», seguido de Return o Enter. Aparecerá un cuadro de diálogo/ventana modal de ClickUp Brain, que te permitirá introducir un punto de conversación conciso que resuma el propósito del correo electrónico.
Así es como quedaría:
ClickUp Brain analizará la información introducida y generará un borrador de correo electrónico basado en tu descripción.
Puedes personalizar el borrador generado para que se adapte a tu estilo o tono. La plataforma también ofrece opciones adicionales para mayor flexibilidad: puedes copiar el texto del correo electrónico generado directamente al portapapeles.
Si el borrador no da en el clavo, haz clic en «Intentar de nuevo» para que ClickUp Brain genere una versión diferente basada en los mismos puntos clave. ¡Así te asegurarás de enviar siempre el correo electrónico perfecto con el mínimo esfuerzo!
¡El correo electrónico ha pasado de moda, ahora está de moda ClickUp! ClickUp nos ha permitido reducir el número de correos electrónicos que enviamos y recibimos como equipo, lo que supone un gran cambio. También significa que no se pierden los hilos de correo electrónico, que nadie se queda sin comunicaciones, etc., ya que toda la información está en ClickUp.
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ClickUp para equipos de marketing
Lo mejor de ClickUp es que te permite utilizar sus herramientas de IA para redactar textos convincentes y mantener todos tus documentos en una ubicación centralizada.
Con ClickUp para marketing, puedes redactar, organizar y almacenar rápidamente plantillas de correo electrónico directamente en ClickUp Docs. En lugar de cambiar entre varias plataformas, todo lo que necesitas está en un solo lugar
Documentos de ClickUp
Los documentos de ClickUp también se integran con los flujos de trabajo, por lo que cualquier tarea creada a partir de un correo electrónico generado permanece conectada al panorama general.
Para la colaboración en equipo, puedes asignar secciones específicas de documentos a los miembros del equipo. Esto facilita el uso compartido y la colaboración en documentos en tiempo real. Tanto si estás perfeccionando guiones de correo electrónico como gestionando una campaña de marketing, tu equipo puede contribuir, comentar y actualizar el documento simultáneamente.
Plantillas de ClickUp
Además de ser una potente herramienta de escritura con IA, ClickUp ofrece una variedad de plantillas personalizables diseñadas para mejorar tus flujos de trabajo de gestión de correo electrónico. ChatGPT carece de esto, ya que no cuenta con integraciones para gestionar todo tu flujo de trabajo de marketing.
Plantilla de marketing por correo electrónico de ClickUp
Por ejemplo, la plantilla de marketing por correo electrónico de ClickUp te permite mantenerte organizado y eficiente mientras planificas campañas, escribes una línea de asunto, programas mensajes y realizas un seguimiento de las métricas clave de intentos correctos.
También puede automatizar los correos electrónicos en función del comportamiento de los usuarios, asegurándose de que acciones específicas desencadenen sus mensajes. Esto facilita el envío de correos electrónicos específicos a los clientes adecuados en el momento adecuado.
ClickUp Brain no solo sirve para escribir correos electrónicos, sino que también te ayuda a organizar, personalizar y colaborar con tu equipo. Supera los límites habituales de las herramientas de IA, lo que hace que la redacción de correos electrónicos y el marketing sean más eficaces y sencillos.
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Optimice su correo electrónico para mejorar la interacción con ClickUp Brain
Optimizar tu correo electrónico para generar engagement es más que escribir el mensaje perfecto: se trata de personalizar, dirigirse al público adecuado y asegurarse de que el contenido conecta con el lector.
Aunque ChatGPT puede ser de ayuda, es posible que no siempre satisfaga las necesidades específicas de tu empresa. Si escribir correos electrónicos o empezar desde cero te resulta una tarea tediosa, ClickUp te ayuda.
Con ClickUp Brain, puedes tomar notas, analizar datos y redactar correos electrónicos más rápido, ahorrando tiempo. Solo tienes que habilitar ClickApp Correo electrónico en tu entorno de trabajo para desbloquear todas las funciones de correo electrónico. Di adiós al bloqueo del escritor y a las tareas repetitivas, y mantén tus correos electrónicos auténticos y personalizados.
ClickUp no se limita a los correos electrónicos: gestiona tareas, colabora y realiza un control de tiempo para aumentar la productividad de tu equipo. ¿Estás listo para mejorar tus comunicaciones por correo electrónico? ¡Regístrate hoy mismo para obtener una cuenta gratuita de ClickUp!