Las herramientas de IA como ChatGPT están revolucionando el sector, convirtiendo esos largos borradores de correo electrónico y maratones de creación de contenido en sprints rápidos.
Y no es solo por aparentar: los profesionales del marketing que utilizan la IA para personalizar los correos electrónicos han registrado un aumento del 41 % en sus ingresos. Desde reducir los errores ortográficos y dar con el asunto perfecto hasta redactar correos electrónicos que suenen humanos, ChatGPT está aquí para ahorrarte tiempo.
Tanto si eres creador de contenidos, autor o emprendedor de aplicaciones web, dominar ChatGPT significa conquistar el caos de tu bandeja de entrada.
Sigue esta guía para aprender a redactar correos electrónicos comerciales concisos, ¡sin sacrificar tu cordura!
Como bonus, prueba la mejor alternativa a ChatGPT para tus flujos de trabajo de comunicación, ClickUp Brain.
⏰ Resumen de 60 segundos
A continuación te explicamos cómo puedes utilizar ChatGPT para redactar tus correos electrónicos:
- Optimice su correo electrónico para generar interés centrándose en la personalización, la orientación al público y el contenido atractivo 📩.
- Utilice ChatGPT para redactar borradores rápidos, pero tenga en cuenta sus límites para necesidades empresariales específicas.
- Provea contexto (tono, estructura, detalles) para obtener el mejor borrador.
- Regenera o realiza la edición de borradores para mayor claridad y personalización.
- Comprueba dos veces la precisión y la coherencia con tu estilo.
- Cambia a ClickUp . Empieza a utilizar la IA para los correos electrónicos con ClickUp Brain y optimiza la toma de notas, el análisis de datos, la redacción de correos electrónicos y la comunicación.
- Gestiona todos tus correos electrónicos y tu trabajo desde un solo lugar con ClickUp Gestión de Proyectos de Correo Electrónico.
Cómo utilizar ChatGPT para escribir correos electrónicos de correo electrónico
Si le proporcionas a ChatGPT suficiente contexto, puede crear contenido que sea un punto de partida perfecto para tus correos electrónicos. Solo tienes que compartir algunas instrucciones claras y, voilà, tú también podrás utilizar la IA para redactar correos electrónicos que se ajusten a tu tono y mensaje, a la vez que ahorras un tiempo precioso.
¿Listo? A continuación te explicamos cómo puedes aprovechar ChatGPT de forma eficaz para escribir correos electrónicos:
Paso 1: Establece el contexto y el propósito
Antes incluso de empezar a comprender los entresijos de ChatGPT, tenga claro cuál va a ser el tema de su correo electrónico.
Después de todo, como escribió Shakespeare, «La brevedad es el ingenio del alma». Por lo tanto, piensa en lo que quieres conseguir con el correo sin andarte con rodeos.
Cuanto mejor instruyas a ChatGPT, mejor comprenderá tu tono de redacción, tu propósito y la estructura de tus correos electrónicos. Puedes enviar un recordatorio, responder a una consulta o hacer un seguimiento de una tarea, pero es fundamental realizar el ajuste de contexto.
Supongamos que solicita información actualizada a un compañero de trabajo o a un cliente. Probablemente, su meta sea impulsar la acción u obtener más detalles. Si está programando una reunión, querrá que el correo electrónico sea educado y claro, para que al destinatario le resulte fácil dar el siguiente paso.
En este caso, ChatGPT entiende que la meta es solicitar comentarios sobre una actualización, por lo que adapta el correo electrónico para centrarse en solicitar el estado actual y lo que vendrá después. Se asegura de que el mensaje sea claro, educado y conciso, lo que facilita que el destinatario responda con la información necesaria.
🧠Dato curioso: ChatGPT alcanzó el millón de usuarios en solo cinco días tras su lanzamiento en 2022.
Paso 2: Abre una cuenta en ChatGPT.
Para empezar a utilizar ChatGPT, dirígete a chat.openai.com y crea una cuenta. Puedes registrarte con tu dirección de correo electrónico o a través de Google. Una vez verificada tu cuenta (recibirás un código de seis dígitos en tu teléfono), ¡ya estarás listo para empezar!
Tendrás acceso a la versión gratuita de GPT-3. 5, o si buscas una experiencia más avanzada, puedes actualizar a GPT-4 por 20 $ al mes.
GPT-4 ofrece respuestas más rápidas y funciones avanzadas como navegación e interpretación de código, lo que lo convierte en una opción sólida para aquellos que se enfrentan a correos electrónicos urgentes o buscan ese impulso extra en productividad.
Si trabajas con correos electrónicos urgentes y deseas respuestas más rápidas y personalizadas, GPT-4 puede ser una inversión que valga la pena.
👀 ¿Sabías que...? Solo la mitad de los estadounidenses están familiarizados con ChatGPT en cierta medida, y dos tercios de ellos tienen un título de posgrado. Curiosamente, el 54 % de los encuestados afirmó no haber oído «absolutamente nada» sobre ChatGPT.
Paso 3: Proporciona a ChatGPT instrucciones personalizadas.
¿Ya te has registrado? Es hora de configurar ChatGPT para que haga lo que tú quieras. Pero antes de empezar a generar respuestas y correos electrónicos, debes proporcionarle cierta información básica. Especifica cómo quieres que la herramienta genere las respuestas.
Para que ChatGPT se convierta realmente en tu asistente, sigue estos pasos: Haz clic en tu nombre de usuario o imagen para abrir el menú desplegable. A continuación, haz clic en Personalizar ChatGPT.
Se le harán dos preguntas clave para adaptar las respuestas de la IA:
- ¿Qué le gustaría que ChatGPT supiera sobre usted para ofrecerle mejores respuestas?
Puede compartir detalles sobre su trabajo, estilo de comunicación por correo electrónico, tono y otras preferencias relevantes. Esto podría incluir su profesión, si prefiere un tono formal o informal y cuántos detalles le gustaría incluir en sus correos electrónicos.
- ¿Cómo le gustaría que respondiera ChatGPT?
Aquí puedes definir el tono y la estructura de los correos electrónicos que generará ChatGPT. Especifica si prefieres formatos concisos o detallados, elige el nivel de formalidad (amistoso, formal o intermedio) y decide si deseas que la IA exprese opiniones o mantenga una postura neutral.
También puedes enviar tu presentación e instrucciones a través del chat para ayudar a ChatGPT a entenderte mejor.
Este es un ejemplo de introducción que podría proporcionar:
🧠Dato curioso: alrededor del 25 % de las empresas estadounidenses han ahorrado entre 50 000 y 70 000 dólares gracias al uso de ChatGPT.
Paso 4: Provea a ChatGPT una indicación para que redacte el correo electrónico.
Una vez que hayas compartido tus datos, preferencias y el tono deseado, puedes dar una indicación a ChatGPT para que cree el correo electrónico que necesitas. Si el primer borrador no es del todo correcto, pídele que vuelva a generar la respuesta.
🤖 Por ejemplo, si estás redactando un correo electrónico de renuncia, ChatGPT puede ayudarte a crear un mensaje que logre el equilibrio adecuado, tanto si te vas en busca de nuevas oportunidades como si lo haces por insatisfacción. El objetivo es marcharse en buenos términos y asegurarse de separarse de forma profesional sin quemar puentes.
Aquí tienes un ejemplo de lo que ChatGPT podría generar:
🤖Otro escenario podría ser rechazar la asignación de un proyecto.
Una respuesta reflexiva es clave si estás desbordado y no puedes asumir una nueva responsabilidad. Aunque puede ser tentador expresar tu frustración, es esencial mantener la calma, ser considerado y profesional. ChatGPT puede ayudarte a redactar un mensaje diplomático que comunique tus límites sin parecer despectivo.
Aquí tienes un ejemplo de cómo rechazar un nuevo proyecto de forma educada y profesional:
Paso 5: Revisa y realiza la edición del correo electrónico.
Una vez que ChatGPT haya generado el correo electrónico, revísalo detenidamente. Puedes ajustar el tono, añadir detalles que falten o cambiar la estructura para que se adapte mejor a tus intenciones. Comprueba si es necesario corregir errores gramaticales o ortográficos en tu correo electrónico.
Antes de pulsar «Enviar», comprueba que tu respuesta sea clara y esté en consonancia con las políticas de la empresa. De este modo, te asegurarás de que tu mensaje sea profesional y cumpla con las expectativas, lo que te ayudará a evitar errores.
Aunque ChatGPT es muy eficaz, el contenido generado puede no ser siempre perfecto. La personalización es fundamental para garantizar que se adapte completamente a tu voz y al contexto específico de tu mensaje.
👀 ¿Sabías que...? ChatGPT a veces puede experimentar «alucinaciones», en las que genera información que parece plausible, pero que es totalmente inventada. Esto podría incluir hechos inventados, estudios inexistentes o detalles inexactos. Aunque los modelos de IA están entrenados para ofrecer respuestas útiles y precisas, no pueden verificar la veracidad de su información en tiempo real.
Por eso es esencial verificar dos veces los datos críticos cuando se utiliza la IA para la investigación o la toma de decisiones.
Para tus necesidades específicas, asegúrate de:
- Asegúrate de incluir toda la información necesaria.
- Asegúrate de que el tono se ajusta a tu estilo.
- Comprueba dos veces que las fechas, los nombres y los detalles importantes sean correctos.
¡Un poco de atención extra puede marcar una gran diferencia!
Paso 6: Envía el correo electrónico
Una vez que hayas revisado y realizado la edición de tu correo electrónico, es hora de pulsar «enviar».
Antes de hacerlo, tómese un momento para comprobar que todo está bien en su cuadro de redacción. Asegúrese de que el correo electrónico sigue sus estrategias de gestión del correo electrónico y es profesional, claro y conciso.
Supongamos que envías correos electrónicos sobre temas esenciales como los que hemos comentado. En ese caso, es aún más importante encontrar el tono adecuado. ¡Envíalo cuando estés seguro de que el mensaje está pulido y se ajusta a tus objetivos!
No se preocupe demasiado por la reacción: confíe en que la IA le ha ayudado a crear una respuesta bien elaborada y reflexiva.
💡Consejo profesional: La etiqueta del correo electrónico es clave para cómo se percibe y se responde a tu mensaje. Desde revisar la claridad hasta establecer un tono respetuoso, estos pequeños ajustes pueden marcar una gran diferencia a la hora de garantizar que tus correos electrónicos sean profesionales y eficaces.
Limitaciones del uso de ChatGPT para redactar correos electrónicos
El uso de la IA para redactar correos electrónicos puede resultar muy práctico, pero también plantea una serie de retos. A continuación, le indicamos algunos aspectos que debe tener en cuenta:
- Comprensión limitada del contexto: la IA puede tener dificultades para comprender los detalles de su mensaje o las necesidades de su público. Esto puede dar lugar a contenidos genéricos o desajustados (alucinaciones), especialmente en situaciones complejas o delicadas ❌.
- Dificultad con la personalización: aunque ChatGPT puede generar un mensaje básico, es posible que le falte el toque personal que conecta con tu público. Por ejemplo, en la gestión de campañas por correo electrónico, la herramienta podría pasar por alto detalles personalizados importantes, como nombres o preferencias, lo que afectaría a la eficacia del mensaje ❌.
- Problemas de precisión: a pesar de su amplia base de conocimientos, la IA no siempre proporciona información precisa. Tendrás que comprobar dos veces los detalles esenciales, como fechas, nombres o cifras, especialmente cuando hagas referencia a los KPI del marketing por correo electrónico ❌.
- Recuento de palabras inconsistente: si especificas un límite de palabras en tu indicación, ChatGPT puede seguirlo ocasionalmente. Muchas veces es impredecible y puede que no cumpla con tu indicación. Como en el ejemplo siguiente, ChatGPT responde con 39 palabras, en lugar de 42. ❌
- Uso excesivo de frases genéricas: ChatGPT suele recurrir a frases y clichés muy utilizados, especialmente en correos electrónicos profesionales. Aunque pueden parecer seguros, pueden dar una impresión de falta de sinceridad o repetitivos, lo que hace que tu mensaje resulte menos atractivo ❌.
- Dificultades con instrucciones complejas de varios pasos: ChatGPT puede no funcionar demasiado bien con instrucciones de varios pasos. Por ejemplo, un correo electrónico que combine recordatorios, aprobaciones y seguimientos en un solo borrador podría resultar inconexo o poco claro ❌.
Usa ClickUp Brain para redactar y gestionar tus correos electrónicos.
Imagina tener un asistente de IA que pueda redactar correos electrónicos atractivos, generar asuntos interesantes, personalizar mensajes para cada público y realizar la automatización de los correos electrónicos de seguimiento.
Pues bien, aquí está, en ClickUp, la aplicación que lo tiene todo para el trabajo.
ClickUp Brain es una red neuronal avanzada de IA integrada en la plataforma de gestión de proyectos por correo electrónico de ClickUp. Te ayuda a crear textos de marketing, responder a correos electrónicos y gestionar tareas de forma eficiente, ¡todo en un solo lugar!
ClickUp Brain
A diferencia de ChatGPT, que a veces genera información inexacta u obsoleta, ClickUp Brain se integra directamente con la base de conocimientos de su equipo y las tareas actuales del proyecto.
Esto le garantiza que siempre tendrá acceso a la información más actualizada y relevante, lo que reduce el riesgo de cometer errores gramaticales y hace que sus respuestas por correo electrónico sean más precisas y fiables.
Con AI Writer for Work de ClickUp Brain, obtendrás:
- Un asistente de redacción para satisfacer todas sus necesidades de redacción publicitaria.
- Respuestas automáticas rápidas a tareas, comentarios y correos electrónicos.
- Un transcritor automático de voz a texto para tomar notas y realizar actualizaciones sin necesidad de usar las manos.
- La capacidad de transcribir sus reuniones y grabaciones de pantalla, respondiendo a cualquier pregunta de seguimiento directamente desde ClickUp Clips.
- Plantillas fáciles de crear para todas sus necesidades: campañas de correo electrónico, anuncios, campañas de goteo o reclutamiento.
A continuación te explicamos cómo hacerlo con ClickUp:
Para redactar un nuevo correo electrónico con ClickUp Brain, simplemente localiza una tarea abierta y ve a su sección de comentarios.
A continuación, haz clic en el icono del correo electrónico y escribe el comando de barra inclinada «/Write email», seguido de la tecla Retorno o Intro. Aparecerá un cuadro de diálogo/ventana modal de ClickUp Brain, que te permitirá resumir concisamente el propósito del correo electrónico.
Así es como quedaría:
ClickUp Brain analizará la información introducida y generará un borrador de correo electrónico basado en tu descripción.
Puede personalizar el borrador generado para que se adapte a su estilo o tono. La plataforma también ofrece opciones adicionales para mayor flexibilidad: puede copiar el texto del correo electrónico generado directamente en su portapapeles.
Si el borrador no te convence, haz clic en «Intentar de nuevo» para que ClickUp Brain genere una versión diferente basada en los mismos puntos clave. ¡Así te asegurarás de obtener el correo electrónico perfecto cada vez con el mínimo esfuerzo!
¡El correo electrónico ha pasado de moda, ahora se lleva ClickUp! ClickUp nos ha permitido reducir el número de correos electrónicos que enviamos y recibimos como equipo, lo que supone un gran cambio. También significa que no se pierden los hilos de correo electrónico, que la gente no ha dejado de comunicarse, etc., ya que toda la información está en ClickUp.
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ClickUp para equipos de marketing
Lo mejor de ClickUp es que te permite utilizar sus herramientas de IA para redactar textos atractivos y, al mismo tiempo, mantener todos tus documentos en una ubicación centralizada.
Con ClickUp for Marketing, puedes redactar, organizar y almacenar rápidamente plantillas de correo electrónico directamente en ClickUp Documentos. En lugar de cambiar entre varias plataformas, todo lo que necesitas está en un solo lugar.
ClickUp Docs
ClickUp Docs también se integra con los flujos de trabajo, por lo que cualquier tarea creada a partir de un correo electrónico generado permanece conectada al panorama general.
Para la colaboración en equipo, puede asignar secciones específicas del documento a los miembros del equipo. Esto facilita el uso compartido y la colaboración en Docs en tiempo real. Ya sea que esté perfeccionando guiones de correo electrónico o gestionando una campaña de marketing, su equipo puede contribuir, comentar y actualizar el documento simultáneamente.
Plantillas de ClickUp
Además de ser una potente herramienta de escritura con IA, ClickUp ofrece una variedad de plantillas personalizables diseñadas para mejorar tus flujos de trabajo de gestión de correo electrónico. ChatGPT carece de esto, ya que no tiene integraciones de este tipo para gestionar todo tu flujo de trabajo de marketing.
Plantilla de marketing por correo electrónico de ClickUp
Por ejemplo, la plantilla de marketing por correo electrónico de ClickUp te permite mantenerte organizado y ser eficiente mientras planificas campañas, redactas el asunto, programas mensajes y realizas el seguimiento de las métricas clave de éxito.
También puede realizar la automatización de los correos electrónicos en función del comportamiento de los usuarios, asegurándose de que determinadas acciones sean desencadenantes de sus mensajes. Esto facilita el envío de correos electrónicos personalizados a los clientes adecuados en el momento oportuno.
ClickUp Brain no solo sirve para redactar correos electrónicos, sino que también te ayuda a organizar, personalizar y colaborar con tu equipo. Supera los límites habituales de las herramientas de IA, lo que hace que la redacción de correos electrónicos y el marketing sean más eficaces y sencillos.
Optimice su correo electrónico para mejorar la interacción con ClickUp Brain.
Optimizar tu correo electrónico para generar interés es más que escribir el mensaje perfecto: se trata de personalizarlo, dirigirlo al público adecuado y asegurarte de que tu contenido conecte con el lector.
Aunque ChatGPT puede ser de ayuda, es posible que no siempre satisfaga las necesidades específicas de su empresa. Si redactar correos electrónicos o empezar desde cero le resulta una tarea tediosa, ClickUp le ofrece su apoyo.
Con ClickUp Brain, puedes tomar notas, analizar datos y redactar correos electrónicos más rápido, ahorrando tiempo. Solo tienes que habilitar la ClickApp Correo electrónico en tu entorno de trabajo para desbloquear todas las funciones de correo electrónico. Despídete del bloqueo del escritor y las tareas repetitivas, manteniendo tus correos electrónicos auténticos y personalizados.
ClickUp no se limita a los correos electrónicos: gestiona tareas, colabora y realiza el seguimiento del tiempo para aumentar la productividad del equipo. ¿Listo para mejorar tus comunicaciones por correo electrónico? ¡Regístrate hoy mismo para obtener una cuenta gratuita de ClickUp!