Los grandes proyectos son complicados. Con múltiples partes móviles, llevar un seguimiento de las tareas, las responsabilidades y los plazos puede convertirse rápidamente en un caos.
Ahí es donde entra en juego el sistema de colaboración empresarial, no solo como otra palabra de moda en el mundo de las empresas, sino como la diferencia entre el caos y el éxito coordinado. Cuando se hace bien, transforma los esfuerzos dispersos en flujos de trabajo optimizados, convirtiendo el «¿Dónde está ese archivo?» en «Aquí tienes lo que necesitas». ✨
Exploremos la colaboración de corporación, por qué es ahora más importante que nunca y cómo implementarla de manera eficaz.
⏰Resumen de 60 segundos
- La colaboración de la corporación optimiza el trabajo en equipo con herramientas de comunicación, gestión de tareas y uso compartido de documentos.
- La colaboración interna mejora la comunicación dentro de la organización; la colaboración externa establece conexiones con proveedores, clientes y socios.
- La colaboración permite tomar decisiones más rápidamente, agilizar los flujos de trabajo y reducir la sobrecarga de comunicación.
- Entre los retos más comunes se encuentran la falta de estrategia, la resistencia al cambio y la mala gobernanza.
- El éxito requiere metas claras, las herramientas adecuadas, formación del equipo y seguimiento del progreso.
- Elija plataformas como ClickUp que se integren con los sistemas existentes y ofrezcan funciones esenciales.
- Forme a los equipos en habilidades técnicas y uso práctico para garantizar la confianza.
- Mida el progreso mediante el seguimiento de la finalización de tareas y la recopilación de comentarios.
- Crear una cultura colaborativa implica abordar problemas de confianza, establecer metas claras y guiar a los equipos a través de las distintas fases.
Comprender la colaboración empresarial
La colaboración empresarial agiliza el trabajo en equipo. Crea un marco sólido para el uso compartido de conocimientos entre equipos locales y remotos, lo que permite completar tareas y alcanzar hitos de forma rápida y eficiente.
¿Qué es la colaboración empresarial?
La colaboración de la corporación tiene como objetivo alinear equipos, proveedores y clientes para que trabajen de forma fluida, mejorando la comunicación interna y externa. No se trata solo de herramientas, sino de crear una cultura en la que la comunicación fluya, las ideas prosperen y todos trabajen por las mismas metas.
Con las herramientas adecuadas y unos procesos empresariales optimizados, la colaboración del equipo se vuelve fluida, lo que facilita el intercambio de información y aumenta la productividad.
¿Tienes curiosidad por conocer las mejores herramientas para la colaboración en equipo? Echa un vistazo a nuestro resumen en vídeo:
Tipos de colaboración empresarial
1. Colaboración interna en la corporación
Se centra en mejorar la comunicación organizativa, la gestión de tareas y el uso compartido de información para fomentar el trabajo en equipo y la gestión eficiente de proyectos. La colaboración interna en la corporación aprovecha herramientas como el software de comunicación empresarial, los tableros de acción y los portales de documentos centralizados.
2. Colaboración empresarial externa
Garantiza espacios seguros y dedicados para compartir cronogramas, realizar el seguimiento de los informes de estado y gestionar activos con entidades externas, como clientes, proveedores y socios. La meta de la colaboración empresarial externa es evitar retrasos o malentendidos.
| Aspect | Colaboración interna en la corporación | Colaboración empresarial externa |
| Enfoque principal | Impulsar el trabajo en equipo y el uso compartido de conocimientos dentro de la organización. | Coordinación con entidades externas para alcanzar metas comunes. |
| Participaciones | Empleados y equipos internos | Clientes, proveedores, socios y otras partes interesadas externas. |
| Herramientas utilizadas | Software de comunicación empresarial, tableros de acción, portales de documentos. | Plataformas de uso compartido seguro, portales de clientes, suites de colaboración. |
| Propiedad de los datos | Controlado íntegramente dentro de la organización. | Usado de manera compartida o negociada entre las partes interesadas internas y externas. |
| Ventajas | Reduce los silos y promueve la transparencia en los flujos de trabajo. | Evite malentendidos y garantice actualizaciones oportunas. |
Ventajas de la colaboración de la corporación
Una colaboración eficaz no solo mejora la dinámica del equipo, sino que también aumenta la productividad y la toma de decisiones.
Veamos cómo marca la diferencia.
- Manténgase informado: mantenga a todos al tanto con la colaboración en tiempo real, para que siempre sepa qué está pasando, quién está haciendo el trabajo y en qué punto se encuentran las cosas.
- Mejora del trabajo en equipo: Despídase de las interminables reuniones para mantener a su equipo altamente funcional conectado y seguro de sí mismo.
- Menos sobrecarga de comunicación: Evite la fatiga de Zoom y la sobrecarga de la bandeja de entrada: las herramientas de colaboración eliminan el desorden y garantizan que no tenga que buscar información constantemente.
- Haga las cosas más rápido: detecte los problemas a tiempo para poder reasignar recursos y que todo siga funcionando sin problemas.
Más información: Las 10 mejores herramientas de colaboración de corporación
Principales retos en la implementación de la colaboración de la corporación
Incluso con las mejores intenciones, las estrategias de colaboración de la corporación se enfrentan a obstáculos. A continuación le mostramos cómo superarlos.
1. No existe una estrategia para toda la empresa
Los equipos suelen adoptar herramientas tecnológicas sobre la marcha, empezando por una aplicación de tareas pendientes, luego añadiendo una plataforma para tomar notas, y así sucesivamente. Con el tiempo, esto crea una mezcla de herramientas de colaboración con IA que pueden solaparse pero que no se integran bien, lo que da lugar a ineficiencias y datos aislados.
Solución: Audite su infraestructura tecnológica actual, elimine redundancias y estandarice los procesos de colaboración.
2. Resistencia al cambio
¿Alguna vez ha oído decir «no tengo tiempo para probar algo nuevo»? Los empleados que no ven el valor de adoptar una nueva herramienta o método se resistirán a ello.
Solución: Identifique los puntos débiles e introduzca herramientas que se integren fácilmente en los flujos de trabajo existentes.
3. Falta de gobernanza
Uno de los retos más difíciles a la hora de implementar una colaboración eficaz es encontrar el equilibrio entre la flexibilidad y la gobernanza, la seguridad y el cumplimiento normativo. Por ejemplo, permitir el uso compartido de archivos sin restricciones y sin los controles adecuados puede dar lugar a violaciones de la seguridad de los datos.
Solución: Cree un equipo formado por responsables de TI, cumplimiento normativo y jefes de equipo para evaluar previamente las herramientas. Proporcione una lista de software aprobado con directrices de personalización y programe auditorías periódicas para garantizar el cumplimiento normativo.
Cómo implementar con éxito una estrategia de colaboración empresarial
El éxito de la colaboración depende de algo más que la simple elección de herramientas: requiere la alineación de metas, procesos estructurados y la aceptación del equipo.
Analicemos los pasos para lograrlo.
1. Establezca metas organizativas claras.
Antes de lanzarse a utilizar herramientas o procesos, pregúntese:
- ¿Qué problemas está tratando de resolver?
- ¿Quiere reducir los tiempos de respuesta del soporte al cliente o acelerar las entregas de productos?
- ¿Es una prioridad mejorar la eficiencia entre equipos durante los periodos de mayor actividad?
Base su estrategia en metas claras y viables. Por ejemplo, si la meta es mejorar la incorporación de los empleados, propóngase algo como «Reducir el tiempo de incorporación de los nuevos empleados de 3 a 2 semanas en el próximo trimestre».
Utilice ClickUp Metas para completar esta tarea.
Con funciones como «Objetivos de tareas», puede vincular tareas o listas a una meta, lo que permite que el progreso se actualice automáticamente a medida que los miembros de su equipo completan las tareas.
Del mismo modo, los «objetivos numéricos» y los «objetivos monetarios» le permiten realizar el seguimiento de metas como «Crear 5 correos electrónicos de promoción de productos en una semana» o «Alcanzar 50 000 dólares en ventas este mes».
Para tareas más sencillas, como comprobar si las acciones clave han sido terminadas, los «objetivos verdadero/falso» garantizan que no se olvide nada. Puede realizar breves encuestas o entrevistas con sus equipos o clientes para descubrir los puntos débiles comunes y definir las metas en consecuencia.
Necesitábamos asegurarnos de que nuestros procesos internos estuvieran preparados para el éxito. Nos recomendaron ClickUp: el precio era excelente, la recopilación de información era exactamente lo que necesitábamos y parecía una plataforma que podía crecer con la empresa.
Necesitábamos asegurarnos de que nuestros procesos internos estuvieran preparados para el éxito. Nos recomendaron ClickUp: el precio era excelente, la recopilación de información era exactamente lo que necesitábamos y parecía una plataforma que podía crecer con la empresa.
2. Elija el software de colaboración empresarial adecuado
La tecnología que elijas puede determinar el éxito o el fracaso de tu estrategia de colaboración de la corporación.
Siga estos consejos para alcanzar el intento correcto: 🎯
✅ Elija una plataforma de colaboración empresarial que se adapte a las metas, los flujos de trabajo y la escalabilidad de su organización para prepararse para el éxito.
✅ Busque herramientas que se integren fácilmente con los sistemas existentes, ofrezcan acceso móvil e incluyan funciones clave como control de tiempo, sincronización del calendario y almacenamiento en la nube.
✅ Cambie a alternativas avanzadas de correo electrónico para la comunicación empresarial, como herramientas de videoconferencia y uso compartido de pantalla, para que la comunicación sea más clara y eficaz.
✅ Utilice las pizarras de ClickUp para crear, organizar y ejecutar ideas en un solo espacio. Se conectan directamente a sus tareas, documentos y chats. Puede incrustar documentos en la pizarra para obtener actualizaciones en tiempo real, vincular tareas para realizar el seguimiento del progreso o debatir ideas sobre el rendimiento del equipo a través de chats integrados.
Bonificación: una vez completado su trabajo, puede compartir la pizarra: incrustarla en ClickUp, exportarla como PDF o convertirla en un proyecto totalmente viable con solo un clic.
✅ Optimice el proceso de revisión de imágenes, vídeos y archivos PDF con ClickUp Revisión. Puede añadir anotaciones directamente en estos archivos, proporcionando comentarios claros y prácticos. Esto resulta especialmente útil para las actualizaciones de contratos legales o las aprobaciones de contenido de marketing, donde es fundamental una colaboración precisa de la corporación.
✅ Utilice la plantilla de pizarra para planes de comunicación de ClickUp para especificar los mensajes que necesita difundir, a quién debe dirigirse y qué canal utilizar. Puede definir la frecuencia con la que debe producirse la comunicación y si es necesario realizar un seguimiento para mantener a todos informados.
Esta plantilla de plan de comunicación mejora la visibilidad entre equipos y departamentos, lo que garantiza que todos trabajen juntos para alcanzar las metas del proyecto y de la organización.
✅ Defina los roles y responsabilidades de cada proyecto, establezca directrices para reuniones de puesta al día periódicas y cree un cronograma para los próximos proyectos con la plantilla de comunicación en equipo y matriz de reuniones de ClickUp.
💡 Consejo profesional: Evite elegir herramientas basándose únicamente en su popularidad. En su lugar, evalúe los retos de los equipos presenciales o virtuales y seleccione las herramientas que mejor se adapten a sus necesidades. Cree una matriz comparativa con las funciones, los costes, las integraciones y la facilidad de uso para tomar una decisión rápida.
3. Eduque y forme a su equipo
Según un informe de PwC, el 90 % de los ejecutivos de alto nivel cree que su organización presta atención a las necesidades de las personas cuando introduce nuevas tecnologías.
Sin embargo, solo el 53 % de los empleados está de acuerdo. Por lo tanto, para ayudar a su equipo a sentirse seguro, céntrese en la formación más allá de los aspectos técnicos.
¿Alguna vez ha sentido la frustración de implementar una nueva herramienta y que su equipo tenga dificultades para utilizarla?
Ha invertido tiempo y dinero, pero sin la formación adecuada, la herramienta parece más un obstáculo que una solución. Ahí es donde ClickUp Brain puede ayudarle, creando talleres de formación estructurados. Puede configurar tareas para cada módulo de formación, realizar el seguimiento del progreso y asignar objetivos de aprendizaje específicos a los miembros del equipo.
💡Indicaciones para probar:
✅ Establezca tareas para cada módulo de formación y asigne plazos para mantener el rumbo.
✅ Establezca metas de aprendizaje claras para cada miembro del equipo y realice el seguimiento de su progreso.
✅ Cree cuestionarios o tareas rápidas para comprobar la comprensión después de cada fase.
✅ Cree un espacio para debates en equipo para que todos puedan compartir preguntas e ideas.
Tanto si está creando talleres como si está informando a su equipo sobre pruebas de funciones innovadoras, le ayudará a crear contenido fácilmente. También puede utilizar plantillas para crear rápidamente sesiones de formación repetibles y organizarlas en un entorno de trabajo específico.
Bonificación: si su equipo está repartido por todo el mundo, ClickUp Brain también traduce los materiales de formación a varios idiomas para que sean fácilmente accesibles a equipos diversos.
4. Realice un seguimiento y evalúe su colaboración
La implementación de herramientas es solo la punta del iceberg en la colaboración empresarial. Necesita saber si están marcando la diferencia. ¿Las personas las están adoptando? ¿Las tareas se completan más rápido? Utilice las funciones de análisis integradas en sus herramientas para medir el progreso. A continuación, combine los números con los comentarios de los empleados.
Utilice la vista de formularios de ClickUp para recopilar rápidamente los comentarios de su equipo. Con la misma plataforma, puede crear formularios personalizados para realizar el seguimiento del progreso u obtener información sobre su formación.
Creación de una cultura colaborativa: marcos para guiar a su corporación
Crear una cultura colaborativa requiere algo más que buenas intenciones; requiere un enfoque estructurado.
Exploremos algunos marcos que pueden resultar útiles.
1. Las 5 disfunciones de un equipo
Según el libro Las cinco disfunciones de un equipo, de Patrick Lencioni, la falta de confianza, el miedo al conflicto, el compromiso deficiente, la evasión de responsabilidades y la falta de atención son obstáculos comunes que obligan a los equipos a trabajar de forma aislada, fragmentando los procesos de toda la corporación.
Entonces, ¿cómo se habilita la gestión colaborativa del trabajo?
➡️ Evaluando la dinámica actual de su equipo y aprovechando las tecnologías adecuadas para salvar las diferencias. Por ejemplo, si falta confianza en su equipo, introduzca herramientas de comunicación como los comentarios anónimos, que permiten que las ideas fluyan libremente.
⚠️ Qué evitar: Evite ignorar las causas fundamentales de la descoordinación. Mejorar la coordinación de los equipos remotos resulta casi imposible si no se abordan cuestiones como la confianza, la comunicación y la responsabilidad.
2. Metas, roles, procesos, modelo de interacciones
La colaboración comienza con la claridad: definir metas, asignar tareas, optimizar los flujos de trabajo y garantizar una comunicación fluida. Esa es la esencia del modelo GRPI.
Por lo tanto, al lanzar un proyecto, cree un plan de acción con estos cuatro pilares.
➡️ Comience con una sesión de alineación del equipo para definir claramente sus metas.
Por ejemplo, si su meta es «aumentar la retención de clientes en un 15 % en seis meses», divídala en tareas viables:
- Éxito de los clientes: lanza programas de fidelización para clientes a largo plazo.
- Responsable de producto: Realizar una actualización importante en un plazo de tres meses.
- Marketing: Cree y ejecute campañas de correo electrónico personalizadas.
➡️ Defina los roles y responsabilidades en función de la experiencia y los conocimientos de cada persona.
Cree repositorios estructurados y fáciles de navegar para compartir conocimientos, como wikis o documentación anidada con ClickUp Docs. Utilice opciones de formato avanzadas, como marcadores, tablas y widgets, para facilitar la comprensión visual.
➡️ Recopile información sobre los procesos para aportar coherencia y accesibilidad a la toma de decisiones, los flujos de trabajo y la escalada de problemas.
Utilice la colaboración instantánea y en directo de ClickUp para recibir alertas cuando un miembro del equipo esté viendo una tarea o añadiendo un comentario al documento. Comparta comentarios, asigne tareas y realice el seguimiento de las ideas sin problemas.
➡️ Fomente la cohesión del equipo más allá del trabajo. Entrene para la resolución constructiva de conflictos a través de discusiones abiertas y reuniones periódicas fuera del trabajo.
3. Formación, conflicto, normalización y rendimiento
Para promover la colaboración empresarial, guíe a su equipo a través de las fases de desarrollo grupal de Tuckman: formación, conflicto, normalización y rendimiento.
Formación: incorpore a miembros del equipo de diferentes departamentos y aclare su propósito. Por ejemplo, coordine los departamentos de TI, operaciones y marketing en un proyecto de transformación digital centrado en el cliente. Utilice una plataforma de entorno de trabajo compartido para centralizar la comunicación.
Debate: fomente los debates estructurados mediante herramientas de reunión colaborativas como ClickUp Chat. Las notificaciones y los seguimientos personalizables le permiten mantenerse al día solo de las conversaciones que le interesan. Fije los chats importantes, organice las conversaciones en secciones y utilice mensajes directos para los debates individuales.
ClickUp Chat también sincroniza toda la información entre dispositivos y funciona a la perfección, incluso sin conexión. Además, reduce la «pérdida de productividad» causada por cambiar entre plataformas al alojar llamadas de audio y videollamadas (con hasta 200 participantes) directamente en ClickUp Chat.
Normalización: céntrese en estandarizar los flujos de trabajo y crear una lista de buenas prácticas para la colaboración interfuncional.
Rendimiento: Reconozca y celebre los hitos del equipo para reforzar el sentido de logro compartido.
📮ClickUp Insight: Casi el 60 % de los trabajadores responden a los mensajes instantáneos en menos de 10 minutos.
Aunque estas respuestas rápidas suelen equipararse a la eficiencia, perturban la concentración y dificultan el trabajo profundo. Centralice los proyectos, las tareas y los hilos de chat en ClickUp para agilizar sus interacciones y reducir los cambios de contexto. Obtenga la información que necesita sin sacrificar la concentración.
4. Los 8 pasos para liderar el cambio
El cambio comienza con los líderes que marcan la pauta. Para romper los silos y fomentar la colaboración, siga el modelo de cambio de 8 pasos de Kotter.
En primer lugar, cree un sentido de urgencia. Muestre los costes reales de una mala coordinación, como los retrasos en el lanzamiento de productos, para destacar por qué el cambio es crucial.
A continuación, cree una coalición de líderes de todos los departamentos que puedan impulsar la colaboración. Equípelos con herramientas como paneles compartidos o redes sociales internas para aumentar la transparencia.
Por último, fomente los talleres conjuntos en los que equipos como I+D y marketing colaboren sin perder de vista los cronogramas y las necesidades. Marque el camino y su equipo le seguirá.
Antes dedicábamos horas extra a realizar tareas rutinarias de forma manual, como entregar proyectos a nuestro equipo, crear tareas y pegar enlaces. Ahora, utilizamos ese tiempo para planificar y trasladar más flujos de trabajo del equipo a ClickUp.
Antes dedicábamos horas extra a realizar tareas rutinarias de forma manual, como entregar proyectos a nuestro equipo, crear tareas y pegar enlaces. Ahora, utilizamos ese tiempo para planificar y trasladar más flujos de trabajo del equipo a ClickUp.
Mejora la colaboración empresarial con ClickUp.
La colaboración empresarial es como dirigir un equipo deportivo de élite. El talento puede bastar durante un tiempo, pero el rendimiento disminuirá sin una práctica y una coordinación regulares.
Lo mismo se aplica a las empresas. Sin una colaboración optimizada, los proyectos se estancan y la calidad disminuye. Ahí es donde entra en juego ClickUp, que simplifica sin esfuerzo la colaboración de la corporación. Tanto si desea intercambiar ideas, asignar responsabilidades o facilitar los ciclos de retroalimentación, dispone de todas las funciones que necesita para seguir avanzando.
¿Listo para empezar? Regístrese en ClickUp gratis y vea la colaboración en acción.