Los grandes proyectos son complicados. Con múltiples partes en movimiento, realizar un seguimiento de las tareas, las responsabilidades y los plazos puede convertirse rápidamente en un caos.
Ahí es donde entra en juego el sistema de colaboración empresarial, no como otra palabra de moda en el mundo de los negocios, sino como la diferencia entre actuar a ciegas y tener intentos correctos. Cuando se hace bien, transforma los esfuerzos dispersos en flujos de trabajo optimizados, convirtiendo el «¿Dónde está ese archivo?» en «Aquí está lo que necesitas». ✨
Exploremos la colaboración empresarial, por qué es más importante que nunca y cómo implementarla de manera eficaz.
⏰Resumen de 60 segundos
- La colaboración empresarial agiliza el trabajo en equipo con herramientas de comunicación, gestión de tareas y uso compartido de documentos
- La colaboración interna mejora la comunicación dentro de la organización; la colaboración externa conecta con proveedores, clientes y socios
- La colaboración conduce a una toma de decisiones más rápida, flujos de trabajo más fluidos y una reducción de la sobrecarga de comunicación
- Entre los retos más comunes se incluyen la falta de estrategia, la resistencia al cambio y la mala gobernanza
- Los intentos correctos requieren metas claras, las herramientas adecuadas, formación del equipo y seguimiento del progreso
- Elija plataformas como ClickUp que se integren con los sistemas existentes y ofrezcan funciones esenciales
- Forme a los equipos en habilidades técnicas y uso práctico para garantizar la confianza
- Mida el progreso mediante el seguimiento de la finalización de las tareas y la recopilación de comentarios
- Crear una cultura colaborativa implica abordar problemas de confianza, establecer metas claras y guiar a los equipos a través de las diferentes fases
Comprender la colaboración en la corporación
La colaboración empresarial agiliza el trabajo en equipo. Crea un marco sólido para el uso compartido de conocimientos entre equipos locales y remotos, lo que permite completar tareas y alcanzar hitos de forma rápida y eficiente.
¿Qué es la colaboración empresarial?
La colaboración empresarial tiene como objetivo alinear equipos, proveedores y clientes para trabajar sin problemas, mejorando la comunicación interna y externa. No se trata solo de herramientas, se trata de crear una cultura en la que fluya la comunicación, prosperen las ideas y todos trabajen hacia las mismas metas.
Con las herramientas adecuadas y unos procesos empresariales optimizados, la colaboración en equipo se vuelve fluida, lo que ayuda a compartir información y aumenta la productividad.
¿Tienes curiosidad por conocer las mejores herramientas para la colaboración en equipo? Echa un vistazo a nuestro resumen en vídeo:
Tipos de colaboración empresarial
1. Colaboración interna en la corporación
Se centra en mejorar la comunicación organizativa, la gestión de tareas y el uso compartido de la información para fomentar el trabajo en equipo y la gestión eficiente de proyectos. La colaboración interna en la empresa aprovecha herramientas como el software de comunicación empresarial, los tableros de acciones y los portales de documentos centralizados.
2. Colaboración corporativa externa
Garantiza espacios seguros y dedicados para el uso compartido de cronogramas, el seguimiento de informes de estado y la gestión de activos con entidades externas, como clientes, proveedores y socios. La meta de la colaboración empresarial externa es evitar retrasos o malentendidos.
| Aspect | Colaboración interna en la corporación | Colaboración empresarial externa |
| Enfoque principal | Impulsa el trabajo en equipo y el uso compartido de conocimientos dentro de la organización | Coordinación con entidades externas para alcanzar metas compartidas |
| Participaciones | Empleados y equipos internos | Clientes, proveedores, socios y otras partes interesadas externas |
| Herramientas utilizadas | Software de comunicación empresarial, tableros de acción, portales de documentos | Plataformas de uso compartido seguro, portales para clientes, suites de colaboración |
| Propiedad de los datos | Controlado íntegramente dentro de la organización | Compartido o negociado entre partes interesadas internas y externas |
| Ventajas | Reduce los silos y promueve la transparencia en los flujos de trabajo | Evite malentendidos y garantice actualizaciones puntuales |
Ventajas de la colaboración empresarial
Una colaboración eficaz no solo mejora la dinámica del equipo, sino que también impulsa la productividad y la toma de decisiones.
Descubra cómo puede marcar la diferencia.
- Manténgase informado: Mantenga a todos en la misma página con la colaboración en tiempo real, para que siempre sepa qué está pasando, quién está trabajando en qué y en qué punto se encuentran las cosas
- Mejora del trabajo en equipo: Diga adiós a las reuniones interminables para mantener a su equipo de alto rendimiento conectado y seguro
- Menos sobrecarga de comunicación: Evite la fatiga de Zoom y la sobrecarga de la bandeja de entrada: las herramientas de colaboración eliminan el desorden y garantizan que no tenga que buscar información constantemente
- Haga las cosas más rápido: Detecte los problemas rápidamente para poder reasignar recursos y mantener el buen funcionamiento
Más información: Las 10 mejores herramientas de colaboración para corporaciones
Principales retos en la implementación de la colaboración en la corporación
Incluso con las mejores intenciones, las estrategias de colaboración corporativa se enfrentan a obstáculos. A continuación le mostramos cómo superarlos.
1. Sin estrategia para toda la empresa
Los equipos suelen adoptar herramientas tecnológicas sobre la marcha, empezando por una app de tareas pendientes, luego añaden una plataforma para tomar notas, y así sucesivamente. Con el tiempo, esto crea una mezcla de herramientas de colaboración de IA que pueden solaparse pero no se integran bien, lo que da lugar a ineficiencias y datos aislados.
Solución: Audite su infraestructura tecnológica actual, elimine redundancias y estandarice los procesos de colaboración.
2. Resistencia al cambio
¿Alguna vez ha oído decir «no tengo tiempo para probar algo nuevo»? Los empleados que no ven el valor de adoptar una nueva herramienta o método se resistirán a ello.
Solución: Identifique los puntos débiles e introduzca herramientas que se integren fácilmente en los flujos de trabajo existentes.
3. Falta de gobernanza
Uno de los retos más difíciles a la hora de implementar una colaboración eficaz es equilibrar la flexibilidad con la gobernanza, la seguridad y el cumplimiento normativo. Por ejemplo, permitir el uso compartido de archivos sin restricciones y sin los controles adecuados puede dar lugar a violaciones de la seguridad de los datos.
Solución: Cree un equipo de TI, cumplimiento normativo y jefes de equipo para evaluar previamente las herramientas. Proporcione una lista de software aprobado con directrices de personalización y programe auditorías periódicas para garantizar el cumplimiento.
Cómo implementar correctamente una estrategia de colaboración empresarial
El intento correcto de colaboración depende de algo más que la elección de herramientas: requiere la alineación de metas, procesos estructurados y la aceptación del equipo.
Analicemos los pasos para hacerlo realidad.
1. Establezca metas organizativas claras
Antes de lanzarse a utilizar herramientas o procesos, pregúntese:
- ¿Qué problemas está tratando de resolver?
- ¿Desea reducir los tiempos de respuesta del soporte al cliente o acelerar las entregas de productos?
- ¿Es prioritario mejorar la eficiencia entre equipos durante los periodos de mayor actividad?
Base su estrategia en metas claras y viables. Por ejemplo, si la meta es mejorar la incorporación de los empleados, propóngase algo como «Reducir el tiempo de incorporación de los nuevos empleados de 3 semanas a 2 semanas en el próximo trimestre»
Utilice las metas de ClickUp para completar esta tarea.
Con funciones como «Objetivos de tareas», puede enlazar tareas o listas a una meta, lo que permite que el progreso se actualice automáticamente a medida que los miembros de su equipo completan las tareas.
Del mismo modo, los «objetivos numéricos» y los «objetivos monetarios» le permiten realizar un seguimiento de metas como «Crear 5 correos electrónicos de promoción de productos en una semana» o «Alcanzar 50 000 $ en ventas este mes»
Para tareas más sencillas, como comprobar si se han completado acciones clave, los «Objetivos verdadero/falso» garantizan que no se olvide nada. Puede realizar encuestas breves o entrevistas con sus equipos o clientes para descubrir puntos débiles comunes y definir metas en consecuencia.
Necesitábamos asegurarnos de que nuestros procesos internos estuvieran equipados para tener éxito. Nos recomendaron ClickUp: el precio era excelente, la recopilación de información era exactamente lo que necesitábamos y parecía una plataforma que podía crecer con la empresa.
Necesitábamos asegurarnos de que nuestros procesos internos estuvieran equipados para tener éxito. Nos recomendaron ClickUp: el precio era excelente, la recopilación de información era exactamente lo que necesitábamos y parecía una plataforma que podía crecer con la empresa.
2. Elija el software de colaboración empresarial adecuado
La pila tecnológica que elija puede determinar el éxito o el fracaso de su estrategia de colaboración corporativa.
Siga estos consejos para que sus intentos sean correctos: 🎯
✅ Elija una plataforma de colaboración empresarial que se adapte a las metas, los flujos de trabajo y la escalabilidad de su organización para prepararse para el intento correcto.
✅ Busque herramientas que se integren fácilmente con los sistemas existentes, ofrezcan acceso móvil e incluyan funciones clave como control de tiempo, sincronización de calendarios y almacenamiento en la nube.
✅ Cambie a alternativas avanzadas de correo electrónico para la comunicación empresarial, como videoconferencias y herramientas para compartir pantalla, para que la comunicación sea más clara y eficaz
✅ Utiliza las pizarras de ClickUp para crear, organizar y ejecutar ideas en un solo espacio. Se conectan directamente a tus tareas, documentos y chats. Puedes incrustar documentos en la pizarra para obtener actualizaciones en tiempo real, enlazar tareas para realizar un seguimiento del progreso o debatir ideas sobre el rendimiento del equipo a través de chats integrados.
Bonificación: Una vez completado tu trabajo, puedes compartir la Pizarra: incrustarla en ClickUp, exportarla como PDF o convertirla en un proyecto totalmente viable con un solo clic.
✅ Optimice el proceso de revisión de imágenes, vídeos y archivos PDF con ClickUp Proofing. Puede añadir anotaciones directamente en estos archivos, proporcionando comentarios claros y prácticos. Esto resulta especialmente útil para actualizaciones de contratos legales o aprobaciones de contenido de marketing, donde es fundamental una colaboración precisa entre las distintas empresas.
✅ Utilice la plantilla de pizarra del plan de comunicaciones de ClickUp para especificar los mensajes que necesita difundir, a quién debe dirigirlos y qué canal debe utilizar. Puede definir la frecuencia con la que debe producirse la comunicación y si se requiere algún seguimiento para mantener a todos informados.
Esta plantilla de plan de comunicación mejora la visibilidad entre equipos y departamentos, lo que garantiza que todos trabajen juntos para alcanzar las metas del proyecto y los objetivos de la organización.
✅ Defina los roles y responsabilidades de cada proyecto, establezca pautas para las reuniones periódicas de puesta al día y cree un cronograma para los próximos proyectos con la plantilla de comunicación y matriz de reuniones para equipos de ClickUp.
💡 Consejo profesional: Evite elegir herramientas basándose únicamente en su popularidad. En su lugar, evalúe los retos de los equipos presenciales o virtuales y seleccione unas cuantas herramientas que podrían funcionar mejor. Cree una matriz comparativa con las funciones, los costes, las integraciones y la facilidad de uso para tomar una decisión rápida.
3. Forme y capacite a su equipo
Según un informe de PwC, el 90 % de los ejecutivos de alto nivel cree que su organización presta atención a las necesidades de las personas al introducir nuevas tecnologías.
Sin embargo, solo el 53 % de los empleados está de acuerdo. Por lo tanto, para ayudar a su equipo a sentirse seguro, céntrese en la formación más allá de los aspectos técnicos.
¿Alguna vez ha sentido la dificultad de implementar una nueva herramienta y que su equipo tenga problemas para utilizarla?
Ha invertido tiempo y dinero, pero sin la formación adecuada, la herramienta parece más un obstáculo que una solución. Ahí es donde ClickUp Brain puede ayudar creando talleres de formación estructurados. Puede configurar tareas para cada módulo de formación, realizar un seguimiento del progreso y asignar objetivos de aprendizaje específicos a los miembros del equipo.
💡Indicaciones para probar:
✅ Establezca tareas para cada módulo de formación y asigne plazos para mantener todo bajo control
✅ Establezca metas de aprendizaje claras para cada miembro del equipo y realice un seguimiento de su progreso
✅ Cree cuestionarios o tareas rápidas para comprobar la comprensión después de cada fase
✅ Cree un espacio para debates en equipo para que todos puedan compartir preguntas e ideas
Tanto si está creando talleres como informando a su equipo sobre pruebas de funciones innovadoras, le ayuda a crear contenido fácilmente. También puede utilizar plantillas para crear rápidamente sesiones de formación repetibles y organizarlas en un entorno de trabajo específico.
Bonus: Si tu equipo está repartido por todo el mundo, ClickUp Brain también traduce los materiales de formación a varios idiomas para que sean fácilmente accesibles a equipos diversos.
4. Realice un seguimiento y mida su colaboración
La implementación de herramientas es solo la punta del iceberg en la colaboración empresarial. Necesita saber si están marcando la diferencia. ¿Las personas las están adoptando? ¿Se completan las tareas más rápido? Utilice los análisis integrados en sus herramientas para medir el progreso. A continuación, combine los números con los comentarios de los empleados.
Utilice la vista Formulario de ClickUp para recopilar rápidamente los comentarios de su equipo. Con la misma plataforma, puede crear formularios personalizados para realizar un seguimiento del progreso u obtener información sobre su formación.
Creación de una cultura colaborativa: marcos para guiar a su corporación
Crear una cultura colaborativa requiere algo más que buenas intenciones; requiere un enfoque estructurado.
Exploremos algunos marcos que pueden ayudarle.
1. Las 5 disfunciones de un equipo
Según Las cinco disfunciones de un equipo, de Patrick Lencioni, la falta de confianza, el miedo al conflicto, la falta de compromiso, la evasión de la responsabilidad y la falta de atención son barreras comunes que obligan a los equipos a trabajar de forma aislada, fragmentando los procesos de toda la corporación.
¿Cómo se habilita la gestión colaborativa del trabajo?
➡️ Evaluando la dinámica actual de su equipo y aprovechando las tecnologías adecuadas para salvar las diferencias. Por ejemplo, si falta confianza en su equipo, introduzca herramientas de comunicación como los comentarios anónimos, que permiten que las ideas fluyan libremente.
⚠️ Qué evitar: Evite ignorar las causas fundamentales de la descoordinación. Mejorar la coordinación de los equipos remotos es casi imposible si no se abordan la confianza, la comunicación y la responsabilidad.
2. Metas, roles, procesos, modelo de interacciones
La colaboración comienza con claridad: definir metas, asignar tareas, optimizar los flujos de trabajo y garantizar una comunicación fluida. Esa es la esencia del modelo GRPI.
Por lo tanto, cuando lance un proyecto, cree un plan de acción con estos cuatro pilares.
➡️ Comience con una sesión de alineación de equipos para definir claramente sus metas.
Por ejemplo, si su meta es «aumentar la retención de clientes en un 15 % en seis meses», divídala en tareas viables:
- Intento correcto de los clientes: Lanzamiento de recompensas por fidelidad para clientes a largo plazo
- Producto principal: Ofrezca una actualización importante en un plazo de tres meses
- Marketing: Cree y ejecute campañas de correo electrónico personalizadas
➡️ Defina los roles y las responsabilidades en función de la experiencia y los conocimientos de cada persona.
Cree repositorios estructurados y fáciles de navegar para compartir conocimientos, como wikis o documentación anidada con ClickUp Docs. Utilice opciones de formato avanzadas, como marcadores, tablas y widgets, para facilitar la comprensión visual.
➡️ Recopile información sobre procesos para aportar coherencia y accesibilidad a la toma de decisiones, los flujos de trabajo y la escalada de problemas.
Utilice la colaboración instantánea y en vivo de ClickUp para recibir alertas cuando un miembro del equipo esté viendo una tarea o añadiendo un comentario al documento al mismo tiempo. Comparta comentarios, asigne tareas y realice un seguimiento de las ideas sin problemas.
➡️ Fomente la cohesión del equipo más allá del trabajo. Entrene para la resolución constructiva de conflictos a través de debates abiertos y reuniones informales periódicas fuera del trabajo.
3. Formulario, tormenta, normalización y rendimiento
Para promover la colaboración en la corporación, guíe a su equipo a través de las fases de desarrollo de grupos de Tuckman: formación, conflicto, normalización y rendimiento.
Formulario: Incorpora a miembros del equipo de diferentes departamentos y aclara su propósito. Por ejemplo, alinea los departamentos de TI, operaciones y marketing en un proyecto de transformación digital centrado en el cliente. Utiliza una plataforma de entorno de trabajo compartido para centralizar la comunicación.
Tormenta de ideas: fomente debates estructurados a través de herramientas de reunión colaborativas como ClickUp Chat. Las notificaciones y los seguimientos personalizables le permiten mantenerse al día solo de las conversaciones que le interesan. Fije chats clave, organice conversaciones en secciones y utilice mensajes directos para debates individuales.
ClickUp Chat también sincroniza toda la información entre dispositivos y funciona a la perfección, incluso sin conexión. Además, reduce la «tasa del interruptor», es decir, la pérdida de productividad causada por el cambio entre plataformas, al alojar videollamadas y llamadas de audio (con hasta 200 participantes) directamente en ClickUp Chat.
Normalización: céntrese en estandarizar los flujos de trabajo y en listar las buenas prácticas para la colaboración entre funciones.
Rendimiento: Reconozca y celebre los hitos del equipo para reforzar el sentido de logro compartido.
📮ClickUp Insight: Casi el 60 % de los trabajadores responde a los mensajes instantáneos en menos de 10 minutos.
Aunque estas respuestas rápidas suelen equipararse a la eficiencia, interrumpen la concentración y dificultan el trabajo en profundidad. Centralice los proyectos, las tareas y los hilos de chat en ClickUp para optimizar sus interacciones y reducir los cambios de contexto. Obtenga la información que necesita sin sacrificar la concentración
4. Los 8 pasos para liderar el cambio
El cambio comienza con los líderes que marcan la pauta. Para romper los silos y fomentar la colaboración, siga el modelo de cambio de 8 pasos de Kotter.
En primer lugar, cree un sentido de urgencia. Muestre los costes reales de una mala coordinación, como los retrasos en el lanzamiento de productos, para destacar por qué es crucial el cambio.
A continuación, cree una coalición de líderes de todos los departamentos que puedan impulsar la colaboración. Equípelos con herramientas como paneles compartidos o redes sociales internas para aumentar la transparencia.
Por último, fomente talleres conjuntos en los que equipos como I+D y marketing colaboren sin perder de vista los cronogramas y las necesidades. Marque el camino y su equipo le seguirá.
Solíamos dedicar horas extra a tareas rutinarias manuales, como entregar proyectos a nuestro equipo, crear tareas y pegar enlaces. Ahora, utilizamos ese tiempo para planificar y trasladar más flujos de trabajo del equipo a ClickUp.
Solíamos dedicar horas extra a tareas rutinarias manuales, como entregar proyectos a nuestro equipo, crear tareas y pegar enlaces. Ahora, utilizamos ese tiempo para planificar y trasladar más flujos de trabajo del equipo a ClickUp.
Mejore la colaboración en la corporación con ClickUp
La colaboración empresarial es como dirigir un equipo deportivo de élite. El talento puede servir durante un tiempo, pero el rendimiento bajará sin una práctica y una alineación regulares.
Lo mismo ocurre con las empresas. Sin una colaboración optimizada, los proyectos se estancan y la calidad disminuye. Ahí es donde entra en juego ClickUp, que simplifica sin esfuerzo la colaboración en la corporación. Tanto si desea intercambiar ideas, asignar responsabilidades o facilitar los bucles de retroalimentación, dispone de todas las funciones que necesita para seguir progresando.
¿Listo para empezar? Regístrese en ClickUp gratis y vea la colaboración en acción.