Estás en una reunión virtual, intentando concentrarte en la discusión, pero la mitad de tu atención está ocupada en tomar notas, realizar el seguimiento de los elementos pendientes y asegurarte de no perderte ninguna decisión clave. Al final de la llamada, te quedas con un documento desordenado lleno de frases a medio escribir y la molesta sensación de que te has perdido algo.
Gemini ofrece transcripciones en tiempo real y resúmenes automáticos para ocuparse de estos detalles.
En este blog, exploraremos cómo utilizar Gemini en Google Meet para celebrar reuniones más eficientes y sin distracciones. 🤝
Como ventaja adicional, le presentaremos ClickUp AI Notetaker, una solución basada en IA que convierte automáticamente sus reuniones en resúmenes, conclusiones y elementos pendientes.
🧠 Dato curioso: Gemini se presentó por primera vez en 2023, y Google lo ha ido implementando en fases, mejorando sus capacidades y añadiendo más funciones con el tiempo, como una mejor comprensión del lenguaje natural y una generación de imágenes mejorada.
Cómo utilizar Gemini en Google Meet
Gemini, el asistente con tecnología de IA de Google integrado en Google Meet, mejora la productividad de sus reuniones. Captura notas detalladas, proporciona transcripciones en tiempo real y resume las reuniones para simplificar su flujo de trabajo.
Veamos paso a paso cómo utilizar Gemini en la plataforma de reuniones virtuales . ⚒️
Paso n.º 1: compruebe el acceso a Google Workspace
Antes de empezar, asegúrate de que tu cuenta de Google puede acceder a Gemini a través de Google Workspace Labs. Esta función suele estar incluida en planes específicos como Gemini Enterprise o Gemini Business.
Sin acceso, no podrás desbloquear las herramientas de productividad de Gemini.
💡 Consejo profesional: Cuando programes una reunión, añade un enlace de Google Meet y activa las funciones de Gemini con antelación. Así te asegurarás de que la toma de notas y la transcripción automáticas estén listas desde el principio.
Paso n.º 2: Inicie o únase a una sesión de Google Meet
Abra la aplicación Google Meet o visite meet.google.com en su navegador. Mediante un enlace o un código de reunión, puede iniciar una nueva reunión o unirse a una sesión en curso.
Una vez dentro de la herramienta de reuniones en línea, puede activar las funciones de Gemini.
💡 Consejo profesional: Si algunos participantes en la reunión tienen cámaras web de baja calidad, esto puede afectar a la profesionalidad general de la llamada. Anime a los participantes a utilizar entornos bien iluminados para mejorar la calidad del vídeo y aproveche las funciones de Google Meet, como el desenfoque del fondo. También puede generar imágenes de fondo que se adapten a su marca o al tema de la reunión, lo que garantizará un aspecto más pulido y coherente.
Paso n.º 3: activa la toma de notas automática
Abra el menú Actividades , que suele encontrarse en la esquina inferior derecha de la interfaz de la reunión. Aquí, seleccione Notas de la reunión para acceder a los ajustes de toma de notas y transcripción con IA de Gemini.
En los ajustes de Notas de la reunión, active Tomar notas por mí. Gemini capturará automáticamente las notas de la reunión, incluidos los puntos clave, las acciones pendientes y las decisiones a medida que avanza la conversación. Esto resulta especialmente útil para mantenerse concentrado durante los debates sin tener que preocuparse por tomar notas manualmente.
Si necesita un registro palabra por palabra de la reunión, active la función de transcripción. Gemini capturará cada palabra pronunciada en tiempo real, lo que resulta ideal para debates técnicos o cuando se desea un registro preciso de la reunión.
🧠 Dato curioso: Cuando Google Meet se lanzó por primera vez, solo estaba disponible para usuarios de corporaciones y se necesitaba una invitación para unirse. No fue hasta 2020 cuando Google hizo que Meet fuera gratis para todo el mundo durante la pandemia.
Paso n.º 4: Revise el resumen al final de la reunión
Cuando finaliza la reunión, Gemini compila automáticamente un resumen en el que se destacan los principales puntos de debate, las decisiones y las tareas asignadas. Revise el resumen inmediatamente para asegurarse de que recoge todo con precisión y añada cualquier contexto adicional si es necesario.
También puede comprobar de vez en cuando que las ideas clave se están registrando con precisión. Si falta algo, puede dirigir la conversación para aclararlo.
💡 Consejo profesional: Si llega tarde a una reunión, utilice la función resumen hasta el momento de Google Gemini para ponerse al día rápidamente con las discusiones anteriores.
🔍 ¿Sabías que...? Google Meet cuenta con múltiples capas de seguridad, incluido el cifrado de forma predeterminada para todas las reuniones, lo que garantiza la privacidad de tus conversaciones. Además, no requiere complementos ni plugins de terceros para funcionar, lo que minimiza los riesgos de seguridad.
Paso n.º 5: Organiza y realiza el uso compartido de tus notas
Gemini guarda todas las notas de las reuniones en tu Google Cloud, en Drive, en una carpeta llamada Notas de Meet. Puedes abrir las notas en Documentos de Google para perfeccionar el contenido y asegurarte de que los detalles sean claros y útiles para tu equipo.
Una vez finalizadas las notas, compártalas directamente desde Documentos de Google. Asigne acceso de solo lectura o de edición según sea necesario para agilizar la colaboración. Se puede acceder a las actas de las reuniones de Gemini y utilizarlas en otras aplicaciones de Google Workspace, como Gmail o Documentos de Google, lo que facilita el seguimiento de las acciones pendientes.
🧠 Dato curioso: Google Meet se lanzó como Hangouts Meet en 2017, como parte de G Suite de Google (ahora Google Workspace). Se diseñó para ser una versión más profesional y segura de Google Hangouts.
Limitaciones del uso de Gemini en Google Meet
Aunque Gemini en Google Meet ofrece funciones de toma de notas y transcripción basadas en IA, tiene muchos inconvenientes que afectan a su eficacia. A continuación, te presentamos algunas limitaciones que te harán plantearte buscar alternativas a Google Meet. 📃
- Transcripciones lentas e inexactas: Hay retrasos en la generación de transcripciones y resúmenes, lo que dificulta el seguimiento posterior a la reunión. Además, los resúmenes generados por IA simplifican en exceso los debates y omiten detalles cruciales.
- Gestión desorganizada de archivos: los resúmenes, las transcripciones y las grabaciones se almacenan por separado en Google Drive, lo que crea un sistema fragmentado que dificulta la búsqueda y la referencia cruzada de información rápidamente.
- Compatibilidad lingüística limitada: Actualmente, Gemini solo admite el inglés para la toma de notas y la transcripción, lo que impide el uso de subtítulos traducidos y limita su utilidad para equipos que trabajan en entornos multilingües o con clientes internacionales.
📮 ClickUp Insight: Según nuestra encuesta sobre la eficacia de las reuniones, casi el 40 % de los encuestados asiste a entre 4 y más de 8 reuniones a la semana, con una duración de hasta una hora cada una. Esto se traduce en una cantidad asombrosa de tiempo colectivo dedicado a reuniones en toda su organización. ¿Y si pudiera recuperar ese tiempo? El tomador de notas con IA integrado de ClickUp puede ayudarle a aumentar la productividad hasta en un 30 % mediante resúmenes instantáneos de las reuniones, mientras que ClickUp Brain le ayuda con la creación automatizada de tareas y la optimización de los flujos de trabajo, convirtiendo las horas de reuniones en información útil.
🔍 ¿Sabías que...? Google Gemini se presentó como sucesor de Bard IA de Google. Mientras que Bard se basaba en LaMDA (modelo de lenguaje para aplicaciones de diálogo), Gemini forma parte de una nueva generación de modelos que integra capacidades más avanzadas, como el procesamiento multimodal (texto, imágenes y mucho más).
Uso de la IA con ClickUp
ClickUp, la aplicación para todo lo relacionado con el trabajo, agiliza la colaboración, la gestión de proyectos y la automatización de tareas en un solo lugar. Y cuando se trata de reuniones, ClickUp no solo le ayuda a tomar notas, sino que se une a sus reuniones por usted.
Le permite mantenerse organizado y tomar medidas directamente desde su configuración de videoconferencia de para enlazar las agendas de las reuniones, las notas y las acciones pendientes con las tareas, lo que garantiza que los debates clave den lugar a pasos concretos a seguir.
ClickUp AI Notetaker: automatice sus notas de reuniones.
Con ClickUp AI Notetaker , puede grabar, transcribir y resumir automáticamente las conversaciones de las reuniones. Captura todo en tiempo real y conecta la información directamente a su entorno de trabajo, convirtiendo las discusiones en bruto en tareas viables, asignando propietarios y estableciendo los siguientes pasos a seguir sin mover un dedo.
Con funciones como transcripciones con función de búsqueda, puede encontrar fácilmente quién dijo qué durante cualquier reunión. El AI Notetaker también se integra a la perfección con ClickUp Docs, guardando transcripciones, archivos de audio y resúmenes en un documento privado. Esta integración le permite etiquetar otras notas de la reunión y mantener un registro completo de las discusiones.
Además, AI Notetaker conecta las conversaciones de sus reuniones con tareas y chats. Convierte automáticamente cada elemento de sus llamadas en tareas de ClickUp asignadas y rastreables. También puede pedirle a ClickUp AI que publique automáticamente resúmenes y acciones en sus canales de chat, para mantener a todos informados y alineados.
Al aprovechar ClickUp AI Notetaker, puede mantenerse concentrado en la conversación, sabiendo que la IA captura toda la información esencial por usted. Esto ahorra tiempo y mejora la productividad al garantizar que toda la información de la reunión quede documentada y sea útil.
ClickUp Syncups: colabore de forma individualizada dentro de ClickUp.
Con ClickUp SyncUps, puedes colaborar cara a cara con tus compañeros en cuestión de segundos. Mejora la comunicación, ahorra tiempo y coordina tus proyectos en ClickUp sin cambiar de aplicación.
Calendario ClickUp AI
Programa y únete a llamadas de Google Meet directamente desde tu entorno de trabajo con ClickUp AI Calendar. Utiliza la inteligencia artificial para planificar y organizar tu agenda en función de las reuniones, las tareas importantes, las prioridades e incluso nuestras preferencias de tiempo de concentración.
Listas de control de tareas de ClickUp
Las listas de control de ClickUp le ayudan a preparar una agenda previa a la reunión y a esbozar los puntos clave del debate, lo que garantiza que las reuniones se mantengan centradas y sean eficientes.
Por ejemplo, antes de su reunión semanal de marketing, puede crear una lista de control con puntos como revisiones del rendimiento de la campaña, próximos plazos y sesiones de lluvia de ideas. Asigne los elementos de la lista de control a los miembros del equipo pertinentes y márquelos durante las reuniones para mantener las discusiones estructuradas y eficientes.
🔍 ¿Sabías que...? Las organizaciones de muchos sectores tienden a gastar más del 5 % de su presupuesto digital en IA generativa que en soluciones de IA analítica no generativa.
ClickUp Brain
ClickUp Brain conecta tareas, proyectos y reuniones en todo su entorno de trabajo de ClickUp. Con potentes funciones de automatización e inteligencia, ayuda a los equipos a mantenerse organizados, informados y eficientes.
Su función Connect, que integra ClickUp con otras aplicaciones de trabajo, garantiza que se pueda acceder fácilmente a los documentos, tareas y recursos relevantes.
En lugar de tener que buscar a toda prisa los archivos adecuados durante una reunión, los equipos pueden acceder a todo lo que necesitan en un solo lugar, gracias a la búsqueda conectada de en ClickUp, que facilita la recuperación de información.
También puede pedirle al escritor de IA de Brain que redacte notas, resuma las decisiones clave y prepare correos electrónicos de seguimiento para una documentación eficiente. Esto significa que los equipos pueden pasar de la discusión a la ejecución sin perder el ritmo.
🔍 ¿Sabías que...? Actualmente, el 61 % de los trabajadores utiliza o tiene previsto utilizar la IA generativa en su rol. Un significativo 68 % cree que la IA generativa mejorará su capacidad para atender a los clientes de forma más eficaz. Además, el 67 % de los trabajadores considera que la IA generativa les ayudará a maximizar el valor de otras inversiones tecnológicas, incluidos los modelos de IA y aprendizaje automático.
¿Trabaja con clientes internacionales? Pida a Brain que traduzca fácilmente las notas y transcripciones de las reuniones a cualquier idioma para su uso compartido. De este modo, se asegurará de que todos sus equipos estén en sintonía sin barreras lingüísticas.
🔍 ¿Sabías que...? Se prevé que el mercado de la IA generativa crezca a una impresionante tasa anual del 41,53 % entre 2025 y 2030, hasta alcanzar un valor total de 356 100 millones de dólares en 2030. Se espera que Estados Unidos tenga el mayor tamaño de mercado a nivel mundial.
📖 Lea también: Cómo grabar una reunión de Google Meet en sencillos pasos
Conoce ClickUp: la solución definitiva para reuniones con IA
El uso de Gemini en Google Meet elimina las complicaciones de tomar notas, pero lo realmente importante es convertir esa información en acciones. Aunque ayuda a capturar puntos clave, decisiones y transcripciones, sigue siendo necesario un sistema para organizar, asignar y realizar el seguimiento de esos seguimientos.
ClickUp lleva las reuniones al siguiente nivel con su toma de notas basada en IA y su integración con Google Workspace. Con ClickUp AI Notetaker, puede capturar automáticamente conversaciones, crear elementos de acción, asignar tareas y establecer plazos, todo en tiempo real. Se acabaron las notas perdidas o los seguimientos olvidados: solo flujos de trabajo organizados y responsables que mantienen sus proyectos en marcha.
¿Está listo para convertir sus reuniones de debates pasivos en resultados de productividad? ¡Regístrese hoy mismo en ClickUp gratis! ✅