El almacenamiento en la nube ha transformado la forma en que las empresas gestionan y realizan el uso compartido de la información. Pero hay un problema: no basta con almacenar bien los datos. Para que la comunicación sea eficaz, es necesario transmitir la información relevante a su público.
Para ello, una herramienta muy popular que debes dominar es Google Drive. ¿Por qué? A finales de 2023, Google Drive dominaba el mercado del software para el uso compartido de archivos con una cuota considerable del 31,19 %. Es muy probable que tu empresa también lo utilice.
Copiar carpetas en Google Drive puede parecer sencillo, pero hacerlo correctamente requiere orientación. Al fin y al cabo, un solo paso en falso, como enviar registros internos de precios a un cliente, puede alterar instantáneamente los mensajes, el impacto y la confianza.
En este artículo se explica cómo copiar una carpeta en Google Drive en siete sencillos pasos. También incluiremos tres consejos adicionales de nivel experto y presentaremos ClickUp, una potente alternativa para la gestión de proyectos.
⏰ Resumen de 60 segundos
A continuación te explicamos cómo copiar una carpeta en Google Drive:
- En primer lugar, inicia sesión en Google Drive y determina la ubicación de la carpeta que necesitas copiar.
- Utilice la barra de búsqueda y los filtros para identificar la carpeta que desea duplicar.
- Abra la carpeta, realice la selección de los archivos específicos y excluya los que no sean necesarios utilizando los atajos de teclado Ctrl/Comando.
- Crea copias de los archivos seleccionados utilizando la opción «Hacer una copia» del menú.
- Crea una nueva carpeta, asígnale un nombre adecuado y colócala en el mismo directorio para facilitar el acceso.
- Mueva los archivos copiados a la nueva carpeta utilizando las opciones Organizar y Mover.
- Cambie el nombre de los archivos copiados para eliminar el prefijo predeterminado «Copia de» y organizar mejor sus archivos.
- Actualice los permisos de la nueva carpeta ajustando los ajustes de uso compartido, los niveles de acceso y la visibilidad de las partes interesadas.
- Añada una descripción de la carpeta para contextualizarla y revise periódicamente los registros de actividad para garantizar la responsabilidad y las actualizaciones.
- Las limitaciones de Google Drive incluyen la imposibilidad de duplicar carpetas de forma nativa, la pérdida de metadatos, las integraciones limitadas, la falta de gestión de tareas y la ausencia de automatización basada en IA.
- ClickUp ofrece herramientas de IA avanzadas, automatización e integraciones con más de 1000 aplicaciones, lo que mejora la gestión de carpetas y la eficiencia del flujo de trabajo.
- ClickUp simplifica la duplicación de carpetas con un solo clic, conservando los metadatos, incluidas las tareas, el historial de archivos y las descripciones.
Cómo copiar una carpeta en Google Drive
Estos son los siete pasos para copiar una carpeta en Google Drive.
Situación: Supongamos que te han pedido que compartas una carpeta de proyecto con tu cliente. Los archivos están listos; solo tienes que copiarlos y compartirlos.
Paso n.º 1: acceda a su cuenta de Google Drive
En primer lugar, acceda a su cuenta de Google Drive e inicie sesión. Aquí es donde gestionará todos sus archivos y carpetas de Google Drive.
💡 Consejo profesional: Acceder a Google Drive desde tu página de Gmail es un truco estupendo para ahorrar tiempo. ¿Cómo? Solo tienes que hacer clic en el cuadrado con los nueve puntos situado en la esquina superior derecha.
Paso n.º 2: localiza la carpeta que necesitas copiar
A continuación, veamos los archivos que necesita copiar.
- Vaya a la barra de búsqueda y escriba el nombre del proyecto.
- Elige el tipo de archivo que estás buscando. Encuentra esta opción debajo de la barra de búsqueda.
- Busque la carpeta en la lista de resultados y haga doble clic para abrirla.
Paso n.º 3: Seleccione los archivos dentro de la carpeta original
Al abrir la carpeta, es posible que se dé cuenta de que algunos archivos deben permanecer internos. Esto significa que debe realizar una selección de un número específico de archivos.
- Mantenga pulsada la tecla Ctrl (o Comando ⌘, si utiliza MacOS).
- Haga clic en los archivos que necesite.
💡 Consejo profesional: si tienes un gran número de archivos y algunos que deseas excluir: mantén pulsadas las teclas Ctrl/Comando ⌘ y A. Esto realizará la selección de todos los archivos. A continuación, vuelve a mantener pulsadas las teclas Ctrl/Comando ⌘ y haz clic en los archivos que no necesitas.
➡️ Más información: Cómo organizar archivos en Mac
Paso n.º 4: haz copias de los archivos de la selección
Por último, creamos las copias. A continuación te explicamos cómo hacerlo:
- Haz clic en los tres puntos situados justo debajo del nombre de la carpeta.
- Haga clic en «Hacer una copia».
Nota: Todos los archivos copiados aparecerán en el mismo espacio, comenzando por Copia de...
Paso n.º 5: crear una nueva carpeta
Una vez realizada la copia, organicemos los archivos copiados. El primer paso es crear una carpeta para los archivos.
- Realice la selección de la opción +Nuevo en la esquina superior izquierda.
- En la lista desplegable que aparecerá, realiza la selección de Nueva carpeta (será la primera opción de la lista).
- Asigne un nombre a la carpeta (llamémosla Proyecto Augustus: Espacio del cliente) y haga clic en Crear.
💡 Consejo profesional: De forma predeterminada, por defecto, la nueva carpeta que ha creado aparecerá en la carpeta existente. Es mejor dejarla aquí para facilitar el acceso y controlar mejor la información.
Paso n.º 6: Mueva los archivos copiados
Ahora ya está listo para mover los archivos copiados a la nueva carpeta. Para ello, es pendiente:
- Seleccione los archivos de nuevo, haga clic en el menú vertical de tres puntos, vaya a Organizar y seleccione Mover.
- Se abrirá un cuadro de diálogo para que elijas la ubicación. Elige la nueva carpeta y confirma.
💡 Consejo profesional: busca el nombre de la carpeta en la sección de sugerencias. Aquí es donde suelen aparecer las carpetas y los espacios más recientes.
🧠 Recuerda: ahora hay que cambiar el nombre de los archivos copiados. Todos ellos comienzan con «Copia de», una frase que se conservó durante la selección de archivos por comodidad.
Paso n.º 7: Verifica y actualiza los permisos de la nueva carpeta
El último paso es revisar y actualizar los ajustes de uso compartido de la carpeta. Para encontrarla:
- Vaya a la flecha hacia abajo situada junto al nombre de la carpeta, haga clic en Compartir en el menú desplegable y vuelva a hacerlo en el segundo conjunto de opciones.
Al igual que la opción Mover, esto abre un cuadro de diálogo. Esto es para:
- Revise quién tiene acceso y elimine a cualquier parte interesada que no sea relevante.
- Añade las direcciones de correo electrónico de las personas que deben tener acceso.
- Elige el nivel de acceso (lector, editor o comentarista).
- Controle el acceso general. Esto actualiza los ajustes para un acceso más amplio (por ejemplo, restringido, para toda la organización o público).
- Haz clic en Terminada y, si necesitas compartir el enlace en un correo electrónico o mensaje, selecciona Copiar enlace.
Habrá copiado correctamente una carpeta a Google Drive. Ahora que ya lo ha terminado, aquí tiene dos consejos adicionales para mejorar la estructura de archivos y jerarquías.
Consejo adicional n.º 1: añade una descripción a la carpeta
Añadir una descripción a la carpeta crea un contexto para las partes interesadas. También ayuda a todos a comprender lo que están viendo y cómo utilizar mejor la carpeta.
A continuación te explicamos cómo añadir una descripción a una carpeta:
- Haz clic en la «i» situada en la esquina superior derecha, junto al nombre de la carpeta.
- Seleccione la pestaña Detalles y desplácese hacia abajo hasta encontrar la Box Descripción.
- Añade una descripción relevante a la carpeta copiada.
Consejo adicional n.º 2: revisa la actividad con regularidad
Comprender qué cambios se han realizado facilita la rendición de cuentas. También resulta útil en el análisis de las causas fundamentales y el plan de acción de un proyecto o evento.
Estos son los pasos que hay que seguir para revisar la actividad de una carpeta:
- Haz clic en la «i» situada en la esquina superior derecha, junto al nombre de la carpeta.
- Seleccione la pestaña Actividad y revise los cambios realizados en la carpeta.
➡️ Más información: Cómo organizar Documentos de Google
Límites al copiar carpetas en Google Drive
Aunque Google Drive es una opción muy popular para el almacenamiento, tiene algunos límites. Aquí tienes cinco que debes tener en cuenta antes de adoptar Drive como solución de gestión de archivos:
- Solo copia archivos: Google Drive no ofrece una opción nativa para copiar carpetas completas. Eso significa que tienes que realizar una selección de todos los archivos, copiarlos y crear carpetas manualmente. Aunque la interfaz es limpia, la personalización limitada de Google Drive hace que su uso sea muy frustrante.
- Pérdida de metadatos durante la duplicación: al copiar archivos, no se transfieren datos clave como descripciones, comentarios e historial de archivos. Esto también incluye la pérdida de la estructura de carpetas. Por lo tanto, si maneja jerarquías de archivos extensas, Google Drive no es la herramienta perfecta.
- Sin integración adecuada con la plataforma: pocas herramientas tienen compatibilidad completa con Google Drive, y a menudo solo tienen compatibilidad con la sincronización unidireccional. Esto añade pasos adicionales y reduce la eficiencia en los flujos de trabajo con múltiples herramientas. La única forma de crear integraciones suele requerir una codificación compleja con Google Apps Script.
- Carece de gestión de tareas: esta herramienta no cuenta con una función integrada de gestión de tareas. Las carpetas de Google Drive terminan aislando los datos de las acciones relacionadas con los proyectos. Esta carencia obliga a depender de herramientas externas, lo que complica los flujos de trabajo.
- No ofrece IA para la recuperación o el análisis de datos: Google Drive carece de automatización avanzada o IA para clasificar, recuperar o analizar datos. Más allá de los resúmenes de archivos de Gemini de Google, los usuarios tienen que examinar la información manualmente, lo que supone una pérdida de tiempo.
Crea y organiza carpetas con ClickUp
Con todos los límites a la vista, quizá te plantees buscar una alternativa a Google Drive. Al fin y al cabo, no tiene compatibilidad con la gestión de información orientada a la acción.
Los archivos y carpetas organizados deben poder contribuir a los proyectos y a la obtención de información. Por eso ClickUp, la aplicación que lo tiene todo para el trabajo, es el experto perfecto en el sector para usted. Le proporciona todo lo que necesita para realizar un trabajo, desde centralizar sus documentos, tareas y comunicaciones en una sola aplicación hasta ayudarle a visualizar sus flujos de trabajo, dependencias y resultados de proyectos con amplias herramientas de gestión de proyectos.
¿Necesita algo más para convencerse? Aquí tiene un resumen de las diferencias entre Google Drive y ClickUp:
| Función | Google Drive | ClickUp |
|---|---|---|
| Duplicación nativa de carpetas | ❌Requiere un artículo que le guíe a través de sus siete pasos. | 🏆✅Solo se necesitan unos pocos clics para copiar una carpeta completa. |
| Conservación de metadatos | ❌Toda la información se pierde durante la duplicación. | 🏆✅Conserva todos los datos, incluidas las tareas integradas, los comentarios, el historial de archivos, la descripción y mucho más. |
| Automatización | ❌Inexistente | 🏆✅Tiene compatibilidad con integraciones avanzadas y automatización, desde la recuperación de datos en tiempo real hasta tareas basadas en lógica condicional y actualizaciones de datos. |
| IA para la recuperación y el análisis de datos | ➖Ofrece Gemini, una herramienta de IA que genera resúmenes sencillos. Busca carpetas y archivos. | 🏆✅ ClickUp Brain, el asistente de IA nativo de ClickUp, genera resúmenes, información, hojas de ruta e incluso estrategias para utilizar los datos de las carpetas de forma eficaz. Los paneles de ClickUp ofrecen visualizaciones e información en tiempo real para ayudarte a canalizar los datos de tus proyectos hacia decisiones rentables. |
| Gestión de tareas | ❌No ofrece funciones de gestión de tareas. | 🏆✅Creación y delegación instantánea de tareas dentro de la carpeta y el archivo. Vinculación sin esfuerzo de documentos como adjuntos a tareas para facilitar el acceso. Seguimiento del progreso y las dependencias de las tareas. |
| Plataforma centralizada para la colaboración | ❌Diseñado principalmente para añadir y actualizar datos en la plataforma. | 🏆✅Diseñado para centralizar el manejo, el análisis, la acción y la ejecución de datos con la máxima productividad. |
| Potente búsqueda de archivos | ➖ Funciones básicas de búsqueda mediante nombres de archivo o palabras clave. Búsqueda contextual y basada en filtros con límite. | 🏆✅Incluye la función avanzada de búsqueda conectada para localizar archivos, tareas y carpetas rápidamente utilizando el contexto, las etiquetas y los metadatos. |
| Flujos de trabajo personalizables | ➖ Permite una personalización mínima. Requiere scripts complejos para flujos de trabajo avanzados. | 🏆✅Flujos de trabajo totalmente personalizables con la simplicidad de arrastrar y soltar. Automatiza procesos sin necesidad de escribir código (mediante sencillas secuencias «si... entonces»). |
Incluso una rápida comparación muestra cómo ClickUp supera a Google Drive. Dicho esto, echemos un vistazo más de cerca a cuatro funciones específicas que ofrece ClickUp para una gestión de carpetas sin esfuerzo.
Búsqueda de archivos
👀 ¿Sabías que...? Los trabajadores del conocimiento dedican aproximadamente el 60 % de su tiempo al uso compartido, la búsqueda y la actualización de información en diferentes herramientas.
Una gestión eficaz de las carpetas te ayuda a encontrar rápidamente el archivo adecuado. Más aún, te ayuda a encontrar la información que necesitas para hacer bien tu trabajo y hacerlo más rápido.
Esta búsqueda de la información adecuada a menudo va más allá de los recursos de almacenamiento en la nube existentes cuando se trata de bases de datos de gran tamaño. Piénselo. El mundo en el que trabajamos difícilmente funciona con una sola aplicación.
Es posible que tenga una presentación para un cliente en una herramienta, una propuesta de contrato en otra, una grabación de llamada en una tercera y un registro de correos electrónicos en una cuarta herramienta.
La búsqueda dentro de la aplicación no es suficiente.
Aquí es donde entra en juego la búsqueda conectada de ClickUp.
Se trata de una potente función que le permite buscar archivos, tareas y carpetas en su entorno de trabajo, en las aplicaciones conectadas e incluso en su unidad local. Combina la búsqueda contextual basada en IA con filtros avanzados, lo que le permite localizar lo que necesita sin tener que buscar en múltiples plataformas. Puede utilizar etiquetas, metadatos y atajos personalizados para refinar los resultados y almacenar texto para más adelante, lo que le ahorrará tiempo y esfuerzo.
Accesible desde varios puntos, como el centro de comandos o la Barra de acciones global, en ClickUp garantiza una rápida recuperación desde cualquier lugar. Esta capacidad de búsqueda centralizada hace que la gestión de grandes bases de datos o flujos de trabajo integrados sea fluida y altamente eficiente.
Busca cualquier cosa, en cualquier lugar, con la IA conectada con solo un clic o una pulsación. Ya ha superado a Google Drive, ¿verdad?
📮 Información de ClickUp: El 30 % de nuestros encuestados confía en herramientas de IA para la investigación y la recopilación de información. Pero, ¿existe alguna IA que te ayude a encontrar ese archivo perdido en el trabajo o ese hilo importante de Slack que olvidaste guardar?
¡Sí! La búsqueda conectada con tecnología de IA de ClickUp puede buscar instantáneamente en todo el contenido de tu entorno de trabajo, incluidas las aplicaciones integradas de terceros, y obtener información, recursos y respuestas. ¡Ahorra hasta 5 horas a la semana con la búsqueda avanzada de ClickUp!
Duplicación con un solo clic
La duplicación de carpetas, aunque es fundamental, sigue siendo una tarea administrativa que no debería llevar mucho tiempo. ClickUp no necesita siete pasos detallados para copiar carpetas, solo un clic y unas pocas líneas de entrada.
A continuación le explicamos cómo hacerlo:
- Inicie sesión en su cuenta de ClickUp, vaya al nombre de la carpeta y haga clic en el menú de tres puntos situado junto a ella.
- Seleccione Duplicar en el menú desplegable. Se abrirá un cuadro de diálogo.
- Actualiza el nombre, la ubicación y todo lo que quieras duplicar de tu nueva carpeta.
Ahora, toda la carpeta, desde las tareas hasta las descripciones y los documentos, se ha copiado.
💡 Consejo profesional: ClickUp también te permite transferir metadatos como etiquetas y Campos personalizados. Esto ayuda a mantener el flujo de información sin interrupciones, por ejemplo, cuando filtras o revisas los archivos.
IA y automatización
ClickUp también está diseñado para reducir el esfuerzo manual en todo lo que haces, desde gestionar tus tareas diarias hasta analizar los datos de rendimiento de los proyectos. En lo que respecta a la gestión de carpetas, su herramienta de IA, ClickUp Brain, puede recuperar la ubicación de las carpetas, los enlaces de origen, los resúmenes, la información de los datos y mucho más, utilizando comandos sencillos y en lenguaje natural.
Todo lo que tienes que hacer es buscar Ask IA en la esquina superior derecha y escribir tu pregunta.
ClickUp también te ayuda a automatizar acciones y flujos de trabajo. Sus potentes funciones te permiten incluso crear lógica condicional personalizada.
A continuación le indicamos cómo hacerlo:
- Haz clic en el menú de puntos suspensivos situado junto a tu carpeta.
- Ve a los ajustes de Carpeta y haz clic en Automatización.
- Configura el desencadenante, la lógica y el resultado deseado (qué sucede y cuándo) y haz clic en Crear.
Esto creará una secuencia de automatización sin código que ejecutará tareas repetitivas y predecibles por sí sola, sin que usted tenga que mover un dedo.
Cuando la meta es ahorrar tiempo en búsquedas y tareas pendientes, ¡ClickUp Automatizaciones te ayuda!
💡 Consejo profesional: un ejemplo sencillo de automatización es cuando cambia el estado de una tarea, esta se mueve a una carpeta específica y se asigna al compañero de equipo «x» para que tome medidas adicionales.
Integración de herramientas y funciones
Como aplicación integral para el trabajo, ClickUp integra los materiales y recursos de tus proyectos (tareas, documentos, hojas de cálculo, presentaciones, notas, tablas y gráficos, tableros Kanban e incluso hilos de chat, etc.) en un solo lugar. También te permite actualizar al instante los ajustes de uso compartido de estos recursos para impulsar una colaboración eficiente.
A continuación le indicamos cómo hacerlo:
- Haga clic en el menú de tres puntos situado junto al nombre de la carpeta.
- Seleccione Uso compartido y permisos.
- Aquí puedes añadir ID de correo electrónico, copiar el enlace para compartir y incluso actualizar los ajustes de la carpeta compartida.
➡️ Más información: Integromat + ClickUp: integra las herramientas que más utilizas
Además, todas las carpetas de ClickUp te permiten importar archivos desde numerosas aplicaciones externas. Esto incluye una integración con Google Drive, muchos formatos de archivo e incluso aplicaciones de productividad.
A continuación te explicamos cómo hacerlo:
- Haz clic en los tres puntos situados junto al nombre de la carpeta.
- Seleccione +Crear nuevo y, a continuación, Importar.
- Seleccione el archivo que desea importar o la herramienta empresarial que desea conectar en el menú desplegable.
💡 Consejo profesional: Las ClickApps, ubicadas en el menú cuadrado con nueve puntos junto a tu foto de perfil, te permiten integrar más de 1000 herramientas en tu entorno de trabajo.
Más allá de sus integraciones, herramientas y creación de archivos sin esfuerzo, ClickUp te permite convertir cualquier contenido de cualquier lugar en una lista de tareas. Esta función te garantiza que puedas organizar tus acciones de forma eficaz y mantenerlas directamente alineadas con tu carpeta central, conservando la relevancia y el enfoque.
Optimice la organización de la información con ClickUp
Organizar la información de su empresa requiere un enfoque reflexivo y transparente. Al realizar el uso compartido de archivos y carpetas esenciales, duplicarlos es una medida inteligente.
Aunque esta guía le ayuda a hacerlo de forma sencilla y rápida, ¿es Google Drive la opción adecuada? Al fin y al cabo, se queda corto en cuanto a la gestión de datos, el seguimiento de tareas y la automatización.
ClickUp llena sin esfuerzo estos vacíos. Ofrece duplicación de carpetas con un solo clic, flujos de trabajo optimizados, visualizaciones detalladas y potentes análisis. Además, sus funciones totalmente personalizables aumentan la productividad y simplifican la gestión de carpetas.
Suena impresionante, ¿verdad? ¡Regístrese hoy mismo en ClickUp y experimente la diferencia!