¿Alguna vez se ha sentido atrapado en un bucle, recreando la misma hoja de cálculo una y otra vez? O ¿tal vez está intentando hacer las cosas rápidamente, pero se siente frustrado al tener que empezar desde cero cada vez?
Si eso le suena familiar, es hora de familiarizarse con las plantillas. Proporcionan una estructura ya preparada que le ahorra tiempo y le ayuda a completar sus tareas sin complicaciones.
Ya sea para elaborar presupuestos, realizar el seguimiento de las tareas u organizar su trabajo, las plantillas de hojas de cálculo eliminan la necesidad de recrear el mismo diseño cada vez, lo que facilita mucho las cosas.
En este blog, le mostraremos cómo crear plantillas en Excel para que pueda realizar su trabajo de forma más inteligente, sin esforzarse más.
¿Listo para optimizar sus tareas?
¿Cómo crear una plantilla en Excel?
Crear una plantilla personalizada de Excel es muy sencillo. Puede seleccionar plantillas existentes y convertirlas en plantillas personalizadas o empezar desde cero. Veamos cómo se puede crear una plantilla en Excel.
Paso 1: Abra un nuevo libro de trabajo.
Para empezar, abra Excel para crear un nuevo libro de trabajo o utilice una de sus hojas de cálculo de Excel que desee convertir en una plantilla personalizada. Este libro de trabajo servirá como base para su archivo de plantilla de Excel.
a través de Microsoft Excel
💡Consejo profesional: Piensa para qué vas a utilizar la plantilla de Excel. Ya sea para un seguimiento de proyectos, facturas o hojas de presupuesto, es importante que el diseño de tu plantilla de Excel se adapte al trabajo que vas a realizar.
Paso 2: Personalice su plantilla de Excel
La personalización de sus plantillas de Excel es donde ocurre la magia. Comience a introducir los detalles con todos los elementos necesarios en su plantilla de Excel. Añada encabezados, tablas y cálculos, y no olvide aplicar formato condicional, filtros y fórmulas para que sus plantillas de Excel sean dinámicas.
Por ejemplo, si se trata de una plantilla de presupuesto mensual, configura categorías como «Ingresos» y «Gastos» y añade fórmulas para calcular los totales.
💡Consejo profesional: una plantilla estándar de Excel debe tener una pestaña «Acerca de la plantilla» para ayudar a otros usuarios a acceder a la plantilla sin problemas.
Paso 3: Bloquea y protege tu plantilla
Si le preocupa que alguien pueda alterar sus fórmulas, bloquee celdas específicas de su archivo de Excel para que otros puedan introducir datos en áreas designadas sin alterar la estructura de su plantilla de Excel.
Para ello, resalte las celdas que desea bloquear, luego vaya a la pestaña «Revisar» y haga clic en «Proteger hoja». Incluso puede añadir una contraseña si es necesario.
Recuerde dejar desbloqueadas las celdas de entrada (como nombres o números) en sus plantillas de Excel, al tiempo que protege los campos de cálculo o los datos fijos.
Paso 4: Guardar como plantilla
Una vez que haya finalizado su libro de trabajo, guárdelo como plantilla. Vaya a la pestaña «Archivo» y haga clic en el botón «Guardar como». Elija una ubicación y, en el menú desplegable de formato de archivo, seleccione «Plantilla de Excel» (*. xltx). Esto garantiza que cada vez que abra la plantilla, comenzará con una versión limpia.
💡Consejo rápido: Si vas a guardar un libro de trabajo como plantilla de Excel por primera vez, establece una ubicación predeterminada para las plantillas personales.
También puede optar por guardarla como una plantilla con macros habilitadas para automatizar tareas repetitivas y optimizar los procesos para nuevos libros de trabajo. Ahorra tiempo y mejora la eficiencia al reducir el trabajo manual.
Paso 5: Utiliza y realiza el uso compartido de tu plantilla de Excel.
Para reutilizar las plantillas de Excel que ha creado, vaya al menú «Archivo», haga clic en «Nuevo» y, a continuación, seleccione las plantillas de Excel guardadas en la sección «Plantillas personales».
Si necesita realizar el uso compartido de su plantilla de Excel con otras personas, simplemente descargue la plantilla y envíela por correo electrónico o guárdela en un servicio de nube donde todos puedan acceder a la misma plantilla.
💡Consejo profesional: el uso compartido de plantillas de Excel a través de un servicio en la nube permite la colaboración en tiempo real, lo que garantiza que todos trabajen con la misma versión.
Cómo seleccionar una plantilla estándar en Excel
En lugar de crear una nueva plantilla de Excel desde cero, puede utilizar las plantillas prediseñadas disponibles en la biblioteca de plantillas de Excel de Microsoft Office Online. A continuación le explicamos cómo hacerlo:
Paso 1: Abra un nuevo libro de trabajo.
Para seleccionar una plantilla estándar de Excel, primero abra un libro de Excel y haga clic en «Nuevo». Aquí encontrará algunas plantillas estándar de Excel.
Paso 2: Seleccione una plantilla predefinida.
Ahora, elija una plantilla que se adapte a sus necesidades y haga doble clic en ella para utilizarla. Por ejemplo, si desea crear un presupuesto para la empresa, seleccione la plantilla «Presupuesto mensual de la empresa».
Paso 3: Personalizar la plantilla existente
Una vez que se abra la plantilla de Excel seleccionada, encontrará el resumen del presupuesto y hojas separadas para introducir sus ingresos y gastos. Si es necesario, puede añadir otros elementos al resumen y enlazarlo con una fórmula de otras hojas.
En la pestaña «Ingresos», puede introducir sus valores reales y estimados, y añadir o eliminar elementos según sus fuentes de ingresos.
Del mismo modo, puede realizar la edición en la hoja de gastos.
Paso 4: Guardar como plantilla
Para guardar su plantilla de Excel, vaya a la pestaña Archivo y haga clic en el botón «Guardar como». Elija una ubicación y, en el menú desplegable de formatos de archivo, seleccione Plantilla de Excel (*. xltx).
También puede optar por guardarla como una plantilla habilitada para macros para automatizar tareas repetitivas. Esto ahorra tiempo y mejora la eficiencia al reducir el trabajo manual.
a través de Microsoft Excel
Limitaciones de la creación de plantillas en Excel
Aunque MS Excel es una herramienta versátil, tiene varios límites relacionados con la creación y el uso de plantillas.
Las investigaciones sugieren que los errores en las hojas de cálculo de Excel pueden tener repercusiones financieras, lo que da lugar a gastos inesperados y afecta negativamente a los resultados de los proyectos de empresa.
Estas son algunas de las desventajas más comunes de crear plantillas de Excel:
1. Colaboración limitada
Para colaborar en una plantilla de Excel, es necesario descargarla y realizar un uso compartido, lo que puede dar lugar a múltiples versiones de archivos de Excel y crear confusión sobre cuál es la hoja de cálculo más actualizada.
Para colaborar en tiempo real con varios usuarios en un archivo de Excel, es necesario utilizar servicios en la nube como OneDrive o SharePoint, que tienen un coste adicional.
2. Formato rígido
Una vez creadas las plantillas de Microsoft Excel, modificar su estructura, como añadir nuevas funciones o columnas, puede resultar engorroso. Los cambios suelen requerir un esfuerzo manual y pueden alterar el formato existente.
🔍Ejemplo
Añadir nuevas columnas o filas requiere ajustar las fórmulas y los diseños: si estás creando una plantilla de presupuesto para realizar el seguimiento de los gastos y deseas añadir una nueva categoría de gastos, esto podría cambiar la alineación de toda la plantilla.
3. Falta de automatización
Las plantillas de Microsoft Excel son estáticas por naturaleza y no ofrecen automatización integrada para tareas repetitivas. Los usuarios deben introducir datos manualmente, ejecutar fórmulas o actualizar tablas, lo que puede llevar mucho tiempo.
Si gestiona una plantilla de informe financiero mensual, actualizar los datos y recalcular los números cada mes es un proceso manual. Automatizar estas tareas en Excel requeriría macros complejas, que a muchos usuarios les resulta difícil configurar.
4. Problemas de integridad de los datos
Dado que los usuarios suelen modificar los archivos de plantilla de MS Excel sin restricciones, pueden producirse errores de introducción de datos con frecuencia. Bloquear las celdas ayuda, pero limita la flexibilidad de otros usuarios.
🔍Ejemplo
En una plantilla de gestión de proyectos de Excel, una persona podría introducir fechas en un formato incorrecto, lo que provocaría conflictos de programación o retrasos en el seguimiento de las tareas.
5. Tamaño del archivo y rendimiento
Las plantillas de Excel de gran tamaño con datos extensos, varias hojas o fórmulas complejas pueden ralentizar el rendimiento, especialmente en sistemas antiguos. Una plantilla con miles de filas y varias pestañas puede hacer que Excel tarde mucho en cargarse o, lo que es peor, que se bloquee con frecuencia.
6. Sin gestión de tareas
Las plantillas de Microsoft Excel carecen de herramientas de gestión de proyectos integradas. Si utiliza una plantilla de Excel para realizar el seguimiento de las tareas o los cronogramas, resulta difícil supervisar el progreso o establecer recordatorios para las fechas límite.
Si utiliza plantillas personalizadas de Office para realizar el seguimiento del cronograma de un proyecto, tendrá que actualizar manualmente el estado de las tareas y no hay forma de recibir recordatorios automáticos de los plazos.
7. Capacidades de elaboración de informes limitadas
Aunque Excel puede crear tablas y gráficos, carece de la capacidad de generar informes dinámicos y personalizables o paneles de control de Excel basados en datos en tiempo real. La elaboración de informes debe realizarse manualmente.
🔍Ejemplo
En una plantilla de seguimiento de ventas, actualizar los gráficos para reflejar las últimas cifras de ventas requiere introducir los datos manualmente y volver a formatearlos.
Estas limitaciones ponen de manifiesto las restricciones de Excel, especialmente en flujos de trabajo complejos que requieren flexibilidad, colaboración y automatización.
Crear una plantilla con ClickUp
Las plantillas de Excel son un excelente punto de partida para la gestión de proyectos o presupuestos, pero a medida que crece, se vuelve difícil gestionarlas. Si también encuentra limitaciones en Excel, debe explorar ClickUp, una de las herramientas de productividad mejor valoradas, que ofrece una potente alternativa para ayudar a su equipo a trabajar de forma más inteligente. Las plantillas dinámicas de ClickUp pueden eliminar los procesos manuales y proporcionar funciones de las que carece Excel.
ClickUp proporciona plantillas gratuitas prediseñadas para todo, desde la gestión de proyectos hasta la gestión de tareas y la gestión de inventario, lo que le ahorra la molestia de empezar desde cero. También puede crear sus propias plantillas en la plataforma.
Estas son algunas de las ventajas más importantes de utilizar las plantillas de ClickUp:
- Colaboración en tiempo real: colabora con varios usuarios para trabajar en el mismo proyecto simultáneamente, con un seguimiento claro de los cambios y control de versiones.
- Funciones de gestión de tareas: Asigne tareas, establezca fechas límite y realice el seguimiento del progreso del proyecto.
- Automatización: automatice las tareas repetitivas con las funciones de automatización de ClickUp, lo que hace que los flujos de trabajo sean más eficientes.
- Integración: Integra numerosas herramientas para que todos sus datos permanezcan sincronizados.
- Escalabilidad: gestione con facilidad flujos de trabajo complejos y equipos grandes utilizando las funciones avanzadas de ClickUp, como los diagramas de Gantt y las dependencias entre tareas.
Ahora, aprendamos a crear y utilizar plantillas de ClickUp.
Paso 1: Acceda al Centro de plantillas de ClickUp.
El Centro de plantillas de ClickUp es una biblioteca que contiene tanto plantillas prediseñadas como plantillas que tú mismo has guardado. También puedes encontrar plantillas gratuitas creadas por personas de tu entorno de trabajo o de la comunidad ClickUp.
Para crear una plantilla:
- Abre el entorno de trabajo.
- Haga clic en los tres puntos suspensivos … para abrir el menú de ajustes.
- Seleccionar plantillas
- Haga clic en «Guardar como plantilla».
- En la sección «Guardar como nueva plantilla», escriba un nombre para crear una nueva plantilla. Opcional: añada una descripción, etiquetas y seleccione las opciones de uso compartido.
- Opcional: añada una descripción, etiquetas y seleccione las opciones de uso compartido.
- Haga clic en Guardar.
- Opcional: añada una descripción, etiquetas y seleccione las opciones de uso compartido.
Paso 2: Personalice su plantilla
Una vez que seleccione o cree una nueva plantilla, podrá transformarla en plantillas personalizadas según las necesidades de su empresa. Para personalizar una plantilla existente:
- Haga clic en los tres puntos junto al elemento o desde una tarea abierta Se puede acceder a las plantillas de documento de diferentes maneras
- Se puede acceder a las plantillas de documentos de diferentes maneras.
- Seleccione Centro de plantillas y, a continuación, actualice la plantilla existente.
- Actualice los ajustes según sus necesidades. Utilice la vista Tabla de ClickUp para disfrutar de una experiencia similar a la de una hoja de cálculo con funcionalidades añadidas, como dependencias de tareas, comentarios y control de tiempo.
- Utilice la vista Tabla de ClickUp para disfrutar de una experiencia similar a la de una hoja de cálculo con funcionalidades añadidas, como dependencias de tareas, comentarios y control de tiempo.
- Se puede acceder a las plantillas de documentos de diferentes maneras.
- Utilice la vista Tabla de ClickUp para disfrutar de una experiencia similar a la de una hoja de cálculo con funciones añadidas, como dependencias de tareas, comentarios y control de tiempo.
Paso 3: Guarde y reutilice su plantilla
Después de finalizar su plantilla:
- Vaya a Acciones de plantilla y haga clic en «Guardar como plantilla».
- Asigna la plantilla a un entorno de trabajo para que todos los miembros del equipo puedan acceder a ella.
💡Consejo profesional: Para obtener más detalles sobre este proceso, consulte la guía oficial de ClickUp sobre cómo crear plantillas.
Cree plantillas fácilmente con ClickUp
Con ClickUp, la colaboración es fluida; todos los miembros del equipo trabajan desde una única plantilla actualizada. Además, las herramientas de automatización de ClickUp eliminan las actualizaciones manuales, y la flexibilidad de la plataforma permite una mayor personalización para satisfacer las necesidades de su proyecto.
Con ClickUp, obtienes una solución más sólida y escalable que elimina la necesidad de procesos manuales y reúne a tu equipo en una plataforma unificada.
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