¿Alguna vez te has sentido atrapado en un bucle, recreando la misma hoja de cálculo una y otra vez? ¿O tal vez intenta hacer las cosas rápidamente, pero se frustra al tener que empezar de cero cada vez?
Si te suena familiar, es hora de familiarizarte con las plantillas. Proporcionan una estructura ya hecha que le ahorra tiempo y le ayuda a completar sus tareas sin complicaciones.
Ya sea para hacer un presupuesto, controlar tareas u organizar tu trabajo, las plantillas eliminan la necesidad de recrear el mismo diseño cada vez, haciendo la vida mucho más fácil.
En este blog, te mostraremos cómo crear plantillas en Excel para que puedas trabajar de forma más inteligente, no más dura.
¿Listo para agilizar tus tareas?
¿Cómo crear una plantilla en Excel?
Crear una plantilla personalizada de Excel es muy sencillo. Puede seleccionar plantillas existentes y convertirlas en plantillas personalizadas o empezar desde cero. Veamos cómo puede crear una plantilla en Excel.
Paso 1: Abrir un libro nuevo
Para empezar, inicie Excel para abrir un nuevo libro o utilice una de sus hojas de cálculo de Excel que desee convertir en una plantilla personalizada. Este libro servirá como base para su archivo de plantilla de Excel.
vía microsoft Excel Consejo profesional: Piense para qué va a utilizar la plantilla de Excel. Tanto si se trata de un rastreador de proyectos, una factura o una hoja de presupuesto, querrá que el diseño de su plantilla de Excel coincida con el trabajo.
Paso 2: Personaliza tu plantilla de Excel
La personalización de sus plantillas de Excel es donde se produce la magia. Comience a introducir detalles con todos los elementos necesarios en su plantilla de Excel. Añade encabezados, tablas y cálculos, y no olvides aplicar formato condicional, filtros y fórmulas para que tus plantillas de Excel sean dinámicas.
Por ejemplo, si se trata de una plantilla de presupuesto mensual, ajusta categorías como "Ingresos" y "Gastos" y añade fórmulas para calcular los totales.
💡Pro Tip: Una plantilla estándar de Excel debe tener una pestaña 'Acerca de la plantilla' para ayudar a otros usuarios a acceder a la plantilla sin problemas.
Paso 3: Bloquee y proteja su plantilla
Si te preocupa que alguien estropee tus fórmulas, bloquea celdas específicas de tu archivo de Excel para que otros puedan introducir datos en las áreas designadas sin alterar la estructura de tu plantilla de Excel.
Pendiente de ello, seleccione las celdas que desea bloquear, vaya a la pestaña "Revisar" y haga clic en "Proteger hoja" Incluso puedes añadir una contraseña si es necesario.
vía microsoft Excel Recuerde dejar las celdas de entrada (como nombres o números) desbloqueadas en sus plantillas de Excel mientras protege los campos de cálculo o los datos fijos.
Paso 4: Guardar como plantilla
Una vez finalizado el libro, guárdelo como plantilla. Vaya a la pestaña "Archivo" y haga clic en el botón "Guardar como". Elija una ubicación y, en el desplegable de formato de archivo, seleccione 'Plantilla Excel' (*.xltx)' Así te asegurarás de empezar con una versión limpia cada vez que abras la plantilla.
💡Consejo rápido: Si es la primera vez que guarda un libro como plantilla de Excel, ajuste la ubicación predeterminada/a de las plantillas personales.
vía microsoft Excel También puede optar por guardarla como plantilla habilitada para macros para automatizar las tareas repetitivas y agilizar los procesos para nuevos libros de trabajo. Ahorra tiempo y mejora la eficacia reduciendo el trabajo manual.
vía microsoft Excel
Paso 5: Utilizar y compartir su plantilla Excel
Para reutilizar las plantillas de Excel creadas, vaya al menú "Archivo", haga clic en "Nuevo" y, a continuación, seleccione las plantillas de Excel guardadas en la sección "Plantillas personales".
vía microsoft Excel Si necesita compartir su plantilla de Excel con otras personas, simplemente descárguela y envíela por correo electrónico o guárdela en un servicio en la nube donde todos puedan acceder a la misma plantilla.
💡Consejo profesional: Compartir plantillas de Excel a través de un servicio en la nube permite la colaboración en tiempo real, garantizando que todo el mundo trabaja con la misma versión.
Cómo seleccionar una plantilla estándar en Excel
En lugar de crear una nueva plantilla de Excel desde cero, puede utilizar plantillas prediseñadas disponibles en la biblioteca de plantillas de Excel de Microsoft Office Online. He aquí cómo hacerlo:
Paso 1: Abrir un libro nuevo
Para seleccionar una plantilla estándar de Excel, primero abra un libro de Excel y haga clic en "Nuevo" Aquí encontrará algunas plantillas estándar de Excel.
Paso 2: Seleccionar una plantilla predefinida
Ahora, elija una plantilla que se adapte a sus necesidades y haga doble clic sobre ella para utilizarla. Por ejemplo, si desea crear un presupuesto de empresa, seleccione la plantilla "Presupuesto mensual de empresa".
Paso 3: Personalizar la plantilla existente
Una vez que se abra la plantilla de Excel seleccionada, encontrará el resumen del presupuesto y hojas separadas para introducir sus ingresos y gastos. Si es necesario, puede añadir otros elementos al resumen y enlazarlo con una fórmula de otras hojas.
vía microsoft Excel En la pestaña "Ingresos", puede introducir sus valores reales y estimados y añadir o restar elementos de línea según sus flujos de ingresos.
Vía: Microsoft Excel Del mismo modo, puede editar la hoja de Gastos.
a través de microsoft Excel
Paso 4: Guardar como plantilla
Para guardar su plantilla de Excel, vaya a la pestaña Archivo y haga clic en el botón "Guardar como". Elija una ubicación y, en el desplegable de formato de archivo, seleccione Plantilla de Excel (*.xltx).
/%img/ microsoft Excel También puede optar por guardarla como plantilla habilitada para macros para automatizar tareas repetitivas. Ahorra tiempo y mejora la eficacia reduciendo el trabajo manual.
vía microsoft Excel
Limitaciones de la creación de una plantilla en Excel
Aunque MS Excel es una herramienta versátil, tiene varios límites relacionados con la creación y el uso de plantillas. Investigación sugiere que los errores en las hojas de cálculo de Excel pueden tener repercusiones financieras, provocar gastos inesperados y afectar negativamente a los resultados de los proyectos de empresa.
He aquí algunos de los inconvenientes más comunes de la creación de plantillas de Excel:
Colaboración limitada
Para colaborar en una plantilla de Excel, es necesario descargarla y compartirla, lo que puede dar lugar a múltiples versiones de los archivos de Excel y crear confusión sobre la hoja de cálculo más actualizada.
Para la colaboración multiusuario en tiempo real en un archivo de Excel, es necesario utilizar servicios en la nube como OneDrive o SharePoint, que tienen un coste adicional.
Formato rígido
Una vez creadas las plantillas de Microsoft Excel, modificar su estructura -como añadir nuevas funciones o columnas- puede resultar engorroso. Los cambios suelen requerir esfuerzo manual y pueden alterar el formato existente.
🔍Ejemplo
Añadir nuevas columnas o filas requiere ajustar fórmulas y diseños. Si está creando una plantilla de presupuesto para el seguimiento de gastos y desea añadir una nueva categoría de gastos, esto podría cambiar la alineación de toda la plantilla.
Falta de automatización
Las plantillas de Microsoft Excel son estáticas por naturaleza y no ofrecen automatización integrada para tareas repetitivas. Los usuarios deben introducir datos manualmente, ejecutar fórmulas o actualizar tablas, lo que puede consumir mucho tiempo.
Si gestionas una plantilla de informes financieros mensuales, actualizar los datos y recalcular los números cada mes es un proceso manual. La automatización de estas tareas en Excel requeriría macros complejas, que a muchos usuarios les resultan difíciles de ajustar.
Problemas de integridad de los datos
Dado que los usuarios suelen modificar las plantillas de MS Excel sin restricciones, es frecuente que se produzcan errores en la entrada de datos. Bloquear las celdas ayuda, pero esto limita la flexibilidad para otros usuarios.
🔍Ejemplo
En una plantilla de Excel para la gestión de proyectos, una persona puede introducir las fechas en un formato incorrecto, provocando conflictos de programación o retrasos en el seguimiento de las tareas.
Tamaño del archivo y rendimiento
Las plantillas de Excel de gran tamaño con muchos datos, varias hojas o fórmulas complejas pueden ralentizar el rendimiento, especialmente en sistemas antiguos. Una plantilla con miles de filas y múltiples pestañas puede hacer que Excel tarde mucho en cargarse o, peor aún, que se bloquee con frecuencia.
No hay gestión de tareas
Las plantillas de Microsoft Excel carecen de herramientas integradas de gestión de proyectos. Si utilizas una plantilla de Excel para el seguimiento de tareas o cronogramas, resulta difícil controlar el progreso o establecer recordatorios para las fechas límite.
Si utilizas plantillas personalizadas de Office para hacer el seguimiento del cronograma de un proyecto, tendrás que actualizar manualmente el estado de las tareas y no hay forma de obtener recordatorios automáticos de las fechas límite.
Capacidad (de) elaboración de informes limitada
Aunque Excel puede crear cuadros y gráficos, carece de la capacidad de generar informes dinámicos y personalizables o Paneles de Excel basados en datos en tiempo real. Cualquier (elaboración de) informes debe actualizarse manualmente.
🔍Ejemplo
En una plantilla de seguimiento de ventas, la actualización de los gráficos para reflejar las últimas cifras de ventas requiere la introducción y reformateo manual.
Estas limitaciones ponen de manifiesto las limitaciones de Excel, especialmente para flujos de trabajo complejos que requieren flexibilidad, colaboración y automatización.
Crear una plantilla con ClickUp
Las plantillas de Excel son un buen punto de partida para la gestión de proyectos o presupuestos, pero a medida que se amplía, se hace difícil gestionar con ellas. Si Excel también le parece limitante, debe explorar ClickUp uno de los herramientas de productividad mejor valoradas que ofrece una potente alternativa a ayude a su equipo a trabajar de forma más inteligente . Las plantillas dinámicas de ClickUp pueden eliminar los procesos manuales y proporcionar funciones de las que carece Excel.
ClickUp proporciona plantillas gratuitas/prefabricadas para Todo, desde gestión de proyectos a gestión de tareas y gestión de inventario de inventario, ahorrándole la molestia de empezar desde cero. Y no solo eso, también puedes crear tus propias plantillas en la plataforma.
Estas son algunas de las ventajas más significativas de utilizar plantillas ClickUp:
- Colaboración en tiempo real: Colabora con múltiples usuarios para trabajar en el mismo proyecto simultáneamente, con un claro seguimiento de cambios y control de versiones
- Funciones de gestión de proyectos: Asigne tareas, establezca fechas límite y realice un seguimiento del progreso del proyecto
- Automatización: Automatice las tareas repetitivas con las funciones de automatización de ClickUp, haciendo que los flujos de trabajo sean más eficientes
- Integración: Integra numerosas herramientas para que todos sus datos permanezcan sincronizados
- Escalabilidad: Gestione flujos de trabajo complejos y equipos grandes con facilidad, utilizando las funciones avanzadas de ClickUp como los gráficos de Gantt y las dependencias de tareas
Ahora vamos a aprender a crear y utilizar plantillas de ClickUp.
Paso 1: Acceda al Centro de plantillas de ClickUp
Centro de plantillas de ClickUp Centro de plantillas es una biblioteca de plantillas prediseñadas y de plantillas que has guardado También puedes encontrar plantillas gratuitas creadas por personas de tu entorno de trabajo o de la comunidad ClickUp.
consulte una selección de plantillas para espacios, carpetas, listas, tareas, documentos, vistas y listas de control en el Centro de plantillas
Para crear una plantilla:
- Abra el entorno de trabajo
- Haga clic en la elipsis ... para abrir el menú de ajustes
- Seleccione Plantillas
- Haga clic en "Guardar como plantilla
- En la sección 'Guardar como nueva plantilla', escriba un nombre de plantilla para crear una nueva plantilla
- Opcional: Añada la descripción, las etiquetas y seleccione las opciones de uso compartido
- Haz clic en Guardar
convierta un proyecto en una plantilla con cronogramas, personas asignadas e información importante_
Paso 2: Personaliza tu plantilla
Una vez seleccionada o creada una nueva plantilla, puede transformarla en plantillas personalizadas según los requisitos de su empresa. Para personalizar una plantilla existente:
- Haga clic en la elipsis situada junto al elemento o desde una tarea abierta
- Se puede acceder a las plantillas de documentos de distintas maneras
- Seleccione Centro de plantillas y, a continuación, actualice la plantilla existente
- Actualice los ajustes según sus necesidades
- Utilice ClickUp's Vista Tabla para una experiencia similar a la de una hoja de cálculo con funciones añadidas como dependencias de tareas, comentarios y control de tiempo
Paso 3: Guarde y reutilice su plantilla
Después de finalizar su plantilla:
- Vaya a Acciones de plantilla y haga clic en "Guardar como plantilla"
- Asigne la plantilla a un entorno de trabajo para que todos los miembros del equipo puedan acceder a ella
Para más detalles sobre este proceso, consulte la guía oficial de ClickUp en cómo crear plantillas .
Crear plantillas fácilmente con ClickUp
Con ClickUp, la colaboración es perfecta; cada miembro del equipo trabaja a partir de una única plantilla actualizada. Además, las herramientas de automatización de ClickUp eliminan las actualizaciones manuales, y la flexibilidad de la plataforma permite una mayor personalización para satisfacer las necesidades de su proyecto.
Con ClickUp, obtendrá una solución más sólida y escalable que elimina la necesidad de procesos manuales y reúne a su equipo en una plataforma unificada.
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