Cómo hacer un seguimiento de los cambios en Word

¿Alguna vez te has encontrado sepultado bajo una montaña de ediciones, luchando por hacer un seguimiento de quién sugirió qué y cuándo?

Aunque la función Seguimiento de cambios de Microsoft Word es bastante sencilla, si trabajas en un proyecto en colaboración con varias personas o creas varias versiones del mismo documento, las cosas pueden volverse decididamente... desordenadas.

Sin embargo, con unas cuantas herramientas y trucos ingeniosos, pronto dominarás el arte del seguimiento de cambios.

Exploremos cómo puedes agilizar tu proceso de edición en Microsoft Word, mantener a todo el mundo en la misma página y asegurarte de que no se pierde ninguna gran idea.

Cómo usar el seguimiento de cambios en Word

Seguimiento de cambios es una función crucial cuando editas o colaboras en documentos de Microsoft Word. Te permite hacer un seguimiento de cada edición, comentario y revisión.

Aquí tienes una guía paso a paso sobre cómo realizar el seguimiento de cambios en Word:

Paso 1: Activar el seguimiento de cambios en Microsoft Word

En primer lugar, debe activar el seguimiento de cambios. Pendiente de hacer esto:

• Abra su documento en Microsoft Word
• Vaya a la pestaña Revisar de la barra de tareas de la parte superior
• Haga clic en el botón Seguimiento de cambios
  • Al activar Seguimiento de cambios, la sección aparece resaltada. Marca las supresiones con un tachado y subraya las adiciones. Los cambios realizados por diferentes autores se muestran en diferentes colores
• Active o desactive este icono para activar o desactivar Seguimiento de cambios
  • Cuando desactiva Seguimiento de cambios, la sección deja de estar resaltada y Word deja de seguir los nuevos cambios. Sin embargo, los subrayados y tachados de color existentes permanecen en el documento

vía

Microsoft

• Puede elegir seguir sólo sus propios cambios o los de varios revisores
  • Para hacer un seguimiento sólo de sus propios cambios, vaya a Revisar > Seguir cambios > Sólo míos
  • Para hacer un seguimiento de los cambios de todos, vaya a Revisión | Seguimiento de cambios | Para todos

💡Consejo profesional: Si te comparten un documento para revisarlo y no puedes desactivar el seguimiento de cambios, guarda una copia del documento o pide al remitente que vuelva a compartirlo con el modo de revisión desactivado. Esto le permitirá editar sin seguimiento de cambios.

Paso 2: Elija cómo desea ver los cambios en el documento

Una vez activada la función Seguimiento de cambios, puedes ajustar cómo se muestran estas revisiones en el documento. Esto es lo que puedes hacer para gestionar cómo se muestran los cambios:

• En la pestaña Revisión, haz clic en la flecha desplegable junto a Seguimiento de cambios
• Tendrás las siguientes opciones para personalizar las marcas de revisión:
  • Marca simple: Muestra los cambios seguidos con una línea roja en el margen
  • Todas las marcas: Muestra todos los cambios seguidos utilizando varios colores para el texto y las líneas
  • Sin marcas: Oculta los cambios, mostrando el documento como si se hubieran aplicado todas las ediciones
  • Original: Muestra el documento como estaba antes de activar el seguimiento de cambios, pero cualquier edición o comentario que no se haya resuelto sigue siendo visible en el documento original
• Seleccione la opción de marcado apropiada para decidir cómo ver las revisiones en su documento

Paso 3: Personalizar cómo aparecen los cambios en el documento

Puede decidir qué tipos de revisiones mostrar y cómo aparecen. Si opta por Globos, los cambios aparecerán en los márgenes del documento. Alternativamente, si elige mostrarlos en línea, las eliminaciones se mostrarán tachadas directamente dentro del texto en lugar de en globos.

• Puede personalizar aún más estas marcas haciendo clic en Mostrar marca en el menú desplegable

• Puede elegir los tipos de revisiones y la forma en que se muestran
• Si elige mostrar las revisiones como globos, seleccione Globos y, a continuación, seleccione el tipo de visualización que desee.
  
  • Mostrar revisiones en globos: Donde todos los cambios se muestran en globos
  • Mostrar todas las revisiones en línea: Donde puede ver las revisiones en línea en lugar de globos
  • Mostrar sólo formato en globos: Donde sólo los cambios de formato se muestran en globos, mientras que el resto están en línea
• Si desea mostrar los cambios por tipos de edición, puede seleccionar Inserciones y Supresiones o Formato
• Para seleccionar Personas concretas, desmarque todas las casillas excepto las situadas junto a los nombres de los revisores cuyos cambios desea mostrar

Paso 4: Añadir y eliminar comentarios

Los comentarios son un elemento básico de cualquier página web

software de colaboración documental

. Son una excelente forma de añadir contexto a las recomendaciones o sugerencias sin realizar ningún cambio en el texto real.

A continuación se explica cómo añadir comentarios:

• Seleccione el texto que desea comentar
• En la pestaña Revisión, haga clic en la opción Nuevo comentario

• Aparece una burbuja de comentarios en el margen del documento donde puede anotar sus pensamientos, ideas, opiniones o sugerencias
• Repita los pasos anteriores si desea añadir otro comentario nuevo

• Para borrar comentarios, haz clic con el botón derecho del ratón sobre la burbuja de comentarios y selecciona la opción Borrar comentario
• También encontrarás la opción Borrar en la cinta de opciones para borrar comentarios

• Puede alternar entre comentarios utilizando las opciones Anterior y Siguiente. Esto es muy útil cuando tienes varios comentarios
• Puedes responder, editar, borrar o resolver un hilo de comentarios desde el propio comentario

Paso 5: Aceptar o rechazar los cambios

Una vez que usted y sus colaboradores hayan realizado todos los cambios, puede aprobar o rechazar sus sugerencias. He aquí cómo hacerlo:

• Vaya al menú Revisar
• En la pestaña Cambios, encontrarás opciones para Aceptar o Rechazar los cambios. También tiene la opción de activar el Seguimiento de cambios mediante las opciones Anterior y Siguiente

• Puede hacerlo:
  
  • Aceptar/rechazar un cambio específico
  • Aceptar/rechazar un cambio y pasar a la siguiente recomendación
  • Aceptar/rechazar todos los cambios del documento

Bonus: Para obtener más información sobre la gestión de revisiones, lea nuestra

guía sobre el control de versiones de documentos

.

Paso 6: Utilizar el panel de revisión

Utilice el panel de revisión para obtener una visión general más detallada de los cambios y comentarios seguidos en el documento.

• Seleccione Revisar en la barra de herramientas y navegue hasta la sección Seguimiento de cambios
• Haga clic en Panel de revisión, y se abrirá una nueva ventana que mostrará todos los cambios realizados en el documento
• Tiene la opción de ver el Panel de Revisión horizontalmente (para ver una lista de todos los cambios debajo de su documento) o verticalmente (para ver una lista de todos los cambios al lado de su documento)

vía Erin Wright Esta función es útil si desea obtener un resumen y revisar cada cambio individualmente y en profundidad.

Paso 7: Bloquear cambios de seguimiento

Cuando envías un documento para su revisión o aprobación, es crucial capturar todos los cambios realizados por los revisores. Algunas personas pueden olvidar activar el Seguimiento de cambios. Aunque puede comparar las versiones original y revisada para detectar diferencias, Bloquear seguimiento es una forma más sencilla de evitar que se realicen ediciones sin hacer un seguimiento de las mismas.

• En la sección Seguimiento de cambios, haz clic en Bloqueo de seguimiento

vía Consejos sobre herramientas ofimáticas

• En el cuadro de diálogo Seguimiento de bloqueo, cree una contraseña

Nota: Cualquiera puede desbloquear el seguimiento de cambios con la contraseña adecuada. Esta función mejora la colaboración y la edición de documentos. Asegúrese de comunicarse con su equipo y gestionar sus contraseñas de forma eficaz para mantener un flujo de trabajo fluido.

Trucos y consejos para aprovechar al máximo el seguimiento de cambios en Microsoft Word

Dominar la función Seguimiento de cambios es uno de los muchos

Trucos de Microsoft Word

que pueden mejorar tus procesos de edición y colaboración.

Aquí tienes algunos consejos y trucos que pueden ayudarte a sacar el máximo partido a esta potente herramienta:

• Agilice sus flujos de trabajo mediante atajos de teclado para gestionar eficazmente los cambios de seguimiento

Por ejemplo, puedes activar Seguimiento de cambios pulsando Ctrl + Mayús + E o Comando + Mayús + E para Mac. La misma combinación también permite desactivarlo. Utiliza Alt + Mayús + C para recorrer los cambios; Alt + Mayús + A para aceptar ediciones, etc

• Filtra los cambios por un revisor específico para trabajar en las recomendaciones de una persona a la vez. Esto le ayuda a centrarse y evita el agobio. Para activarlo, vaya a Revisar > Mostrar marcas de revisión > Personas concretas y seleccione un revisor
• Cambie entre las vistas de marcado en función de sus necesidades. La vista Simple Markup muestra una versión limpia del documento con mínimas ediciones visibles. Puedes utilizarla si estás escribiendo en el documento. Por otro lado, la vista Todas las marcas es útil si está realizando una revisión en profundidad, ya que muestra todos los cambios seguidos
• Añade comentarios explicando la razón de ser de un cambio para dar más contexto a los cambios seguidos. Esto elimina la posibilidad de errores de comunicación y de idas y venidas innecesarias
• Convertir archivos de Microsoft Word a Documentos de Google si buscas colaboración y edición de documentos en la nube. Hacer este cambio es especialmente útil si ya estás trabajando en el ecosistema de Google Workspace. Como alternativa, puedes utilizar Microsoft 365 para ser coautor de un documento con alguien
• Utilizar las funciones Comparar y Combinar de Word para ver las diferencias entre dos documentos o combinar los cambios en un solo documento

Esta función es útil si recibes diferentes versiones del mismo documento de otros revisores y deseas ahorrar tiempo al tratar con varias versiones

Limitaciones del uso del seguimiento de cambios en Microsoft Word

Aunque la función Seguimiento de cambios es esencial para facilitar la colaboración en equipo, tiene algunas limitaciones que afectan a la eficacia del flujo de trabajo y a la seguridad de los documentos. He aquí una Panorámica de estos inconvenientes:

• Complejidad en la gestión de múltiples colaboradores: Cuando varios usuarios realizan ediciones, el documento puede saturarse rápidamente. Esto dificulta el seguimiento de las revisiones y la gestión de los cambios. Estos problemas son más pronunciados en las actividades de gestión de proyectos debido al número y variedad de partes interesadas

🧩 Mientras puedas usar Plantillas de gestión de proyectos de Microsoft Word para agilizar esto, sería mucho más eficaz una herramienta de gestión de proyectos específica

• Colaboración en tiempo real limitada: Aunque Microsoft 365 ofrece colaboración en línea a través de la nube, la versión de escritorio de Microsoft Word carece de una función de edición en tiempo real en la que varios colaboradores puedan trabajar en el mismo archivo. Esto puede dar lugar a problemas de control de versiones, ya que cada revisor tendrá una copia local del documento, que deberás consolidar

🧩 Para la colaboración en tiempo real, busca en otros software de colaboración documental

• Problemas de tamaño y rendimiento de los documentos: Activar Seguimiento de cambios en documentos grandes o de larga duración puede causar problemas de rendimiento. Notarás que el documento se queda rezagado y que abrirlo puede ser lento y doloroso, especialmente en distintos dispositivos. Esta experiencia frustrante sólo empeora cuando trabajas con un plazo de entrega ajustado

🧩 Busca un software potente que pueda gestionar múltiples revisores y versiones

• Posible pérdida o corrupción de datos: Si desactivas el seguimiento de cambios antes de finalizar el documento, corres el riesgo de perder decisiones importantes. Aparte de estos accidentes, la función podría dar lugar a la corrupción del documento, sobre todo si has aplicado un formato complejo o utilizas una versión antigua de Word

🧩 Necesitas una herramienta de documentación o tratamiento de textos que guarde todos los cambios en tiempo real y sea capaz de manejar documentos grandes y complejos con múltiples formatos dentro del,

• Riesgos de seguridad con metadatos ocultos: Incluso después de aceptar o rechazar los cambios, el documento puede seguir almacenando algunos metadatos. Esta información secreta puede plantear riesgos de seguridad y privacidad si no se gestiona adecuadamente

🧩

https://clickup.com/es-ES/blog/130624/software-de-control-de-versiones-de-documentos/_ herramientas de control de versiones de documentos /%href/

ofrecen un mayor control sobre dichos datos y poseen opciones avanzadas para mitigar los riesgos asociados

• Interfaz tosca y molesta: Aunque puede reducirse a preferencias personales, la función de seguimiento de cambios de Microsoft Word parece tosca y obsoleta. Claro que se pueden cambiar las opciones de marcado y mostrar u ocultar los cambios rastreados, pero la línea roja y la imposibilidad de responder a los comentarios son bastante anticuadas

🧩 Explora alternativas a Microsoft Word.

Descubre las 11 mejores opciones/tanto gratuitas, como de pago

.

Reunión ClickUp: Una forma más segura de seguir los cambios en los documentos

ClickUp

es una plataforma de productividad todo en uno que va más allá de la gestión de tareas y ofrece potentes funciones de colaboración documental a través de

Documentos ClickUp

.

ClickUp Docs es la función de gestión de documentos de la herramienta de gestión de proyectos. Ofrece una plataforma centralizada para que los equipos colaboren en tiempo real mientras crean o editan documentos, mantienen el historial de versiones y realizan un seguimiento seguro de los cambios.

ClickUp Docs destaca por lo siguiente:

**Colaboración en tiempo real

A diferencia de Microsoft Word, que ofrece una colaboración en tiempo real limitada, ClickUp Docs es una solución basada en la nube que permite a varios usuarios editar el mismo documento simultáneamente. Este tipo de colaboración y la capacidad de capturar una única fuente de verdad ayuda a minimizar los dolores de cabeza del control de versiones y garantiza que todo el mundo esté en la misma página, ¡literal y figuradamente!

experimente la edición colaborativa en tiempo real en ClickUp Docs_

Seguridad mejorada

ClickUp Docs equilibra a la perfección la posibilidad de compartir con la seguridad. Incorpora funciones de seguridad y privacidad que protegen tus documentos de accesos no autorizados. Usted tiene el control absoluto sobre quién ve, edita y comparte sus documentos, por lo que es más seguro que los procesadores de texto tradicionales que pueden pasar por alto ediciones o dejar metadatos ocultos.

controle lo que comparte y con quién con ClickUp Docs_

Historial completo de documentos

La función de historial de documentos de ClickUp Docs mantiene un registro de todos los cambios realizados en su documento, quién hizo este cambio y la marca de tiempo. Un historial de revisiones tan detallado elimina el riesgo de perder ediciones importantes y le permite volver a versiones anteriores con sólo unos clics.

Integraciones y notificaciones automatizadas

Como ClickUp Docs forma parte del ecosistema de ClickUp, no tiene por qué estar limitado.

ClickUp se integra con más de 1000 aplicaciones y sistemas, lo que le permite colaborar en Docs independientemente de la solución de software. Además, puede configurar notificaciones y recordatorios automatizados para que los colaboradores revisen los documentos.

integre ClickUp y ClickUp Docs con las herramientas y plataformas de su elección_

Accesibilidad móvil

La accesibilidad entre plataformas es sólo una faceta de la disponibilidad de ClickUp. Puede acceder a ClickUp Docs desde cualquier lugar y en cualquier momento a través de la intuitiva aplicación móvil. Colabore con su equipo incluso cuando esté de viaje.

ClickUp Docs elimina varios retos y límites que impiden una edición colaborativa eficaz con Microsoft Word.

Lo más importante es que puede conectar sin problemas elementos de acción de Docs a tareas, cronogramas, canales de comunicación o recursos de conocimiento en ClickUp. Esto mantiene sus documentos organizados y evita el cambio de contexto, al tiempo que garantiza que nada se escape.

convierta la información práctica de los documentos de ClickUp en tareas para simplificar la gestión de proyectos

Siga su camino hacia el intento correcto con ClickUp

La función Seguimiento de cambios de Microsoft Word es una herramienta inestimable para la edición y colaboración en documentos. Ayuda a los equipos a revisar, comentar y gestionar las revisiones de forma eficaz.

Sin embargo, las limitaciones de Microsoft Word, como los problemas de colaboración en tiempo real o de seguridad, pueden mermar la productividad, sobre todo cuando se trabaja con documentos confidenciales o con equipos grandes.

Aquí es donde ClickUp marca la diferencia. ClickUp Docs ofrece un entorno más integrado, seguro y colaborativo para sus equipos y documentos. Utilícelo para realizar un seguimiento de los cambios, gestionar las revisiones y trabajar en equipo sin problemas.

Con potentes funciones como la colaboración en tiempo real, el historial de documentos y la seguridad avanzada, ClickUp satisface todo lo que necesita de una herramienta de gestión documental.

Registrarse en ClickUp

y gestione sus documentos de forma más eficaz.