Elegir la herramienta de documentos adecuada es como escoger la mezcla de café perfecta: necesitas algo que se adapte a tu flujo de trabajo, mantenga a tu equipo con energía y no deje un sabor amargo.
Para los usuarios de Almanac Docs, es como si su mezcla favorita fuera retirada de los estantes. Dado que Almanac Docs cerrará el 31 de enero de 2025, muchos usuarios buscan una herramienta de documentación nueva y sólida.
Una alternativa popular para ello es Notion. Notion es excelente por su flexibilidad e intervalo de funciones, lo que la convierte en una opción tentadora para los que se han quedado en la estacada con la salida de Almanac.
Veamos en qué se diferencian Almanac y Notion.
En este artículo, compararemos Almanac frente a Notion, sus funciones avanzadas, su facilidad de uso y su diversidad, y también presentaremos una alternativa ideal a Almanac frente a Notion (es ClickUp ). Empecemos.
¿Qué es el almanaque?
Vía: Almanaque Almanac es una plataforma colaborativa de gestión de documentos diseñada para consolidar los documentos profesionales y agilizar los flujos de trabajo de aprobación en equipo.
Entre las funciones clave de Almanac se incluyen:
- Edición colaborativa de documentos
- Espacios de trabajo y carpetas dedicados para la gestión de documentos
- Una galería de plantillas personalizables para varios tipos de documentos
- Comentarios, opiniones y aprobación de documentos desde la aplicación
Sin embargo, dado que Almanac Docs cerrará pronto, sus usuarios más avanzados están buscando alternativas fiables. Así que, antes de profundizar en la comparación, vamos a evaluar las mejores funciones de Almanac.
Las mejores funciones de Almanac
Las funciones de Almanac se adaptan a los equipos que mantienen un estricto control de versiones sobre cada documento compartido. Estas son algunas de las funciones que han destacado hasta ahora:
Función #1: Seguimiento de hitos
Almanac sustituye las marcas de tiempo por hitos para ayudarte a navegar por tu historial de trabajo con facilidad.
El seguimiento de hitos permite a los equipos establecer hitos clave dentro de los documentos, desde la definición de metas específicas hasta el establecimiento de plazos y el seguimiento del progreso directamente dentro de los archivos. Además, permite enlazar los procesos de aprobación de documentos a hitos específicos y mejora la supervisión y la rendición de cuentas del proyecto.
**Funciona mejor en proyectos que requieren un seguimiento y una coordinación minuciosos, especialmente en lanzamientos de productos, campañas de marketing o casos legales complejos
Función nº 2: edición colaborativa en tiempo real
El editor de documentos de Almanac permite a tu equipo trabajar simultáneamente en un documento. Es decir, puede:
- Ver los cambios a medida que se producen las ediciones en tiempo real
- Identificar quién lo ha editado mediante etiquetas de nombre para todas las personas activas en el documento
- Resaltar y anotar determinados puntos
- Etiquetar a las personas y dejarles comentarios en el documento
No obstante, es útil para equipos que necesitan ser coautores de documentos. Algunos ejemplos son los equipos de marketing de contenidos, los equipos jurídicos que redactan contratos o los equipos de productos que elaboran guías de usuario.
Lectura de bonificación: Descubra cómo crear plantillas de documentos eficaces.
Función nº 3: Gestión del flujo de trabajo de documentos
La herramienta de gestión del flujo de trabajo de Almanac ayuda a agilizar el proceso de creación de documentos. Puede ajustar un proceso de aprobación, asignar tareas a departamentos específicos (y miembros del equipo) y supervisar el progreso de la documentación a lo largo de las fases del proyecto.
Junto con las integraciones de Almanac con herramientas populares de terceros, este enfoque de gestión del flujo de trabajo reduce los cuellos de botella y garantiza que sus documentos se revisen y aprueben a tiempo.
Precios del almanaque
- Free Forever (gratis para siempre)
- Equipo (para equipos pequeños): $59/mes
- Pro (para equipos en crecimiento): 149 $/mes
- Enterprise (para equipos personalizados): Precios personalizados
¿Sabías que? Almanac fue fundada en 2019 por el CEO Adam Nathan en San Francisco.
¿Qué es Notion?##
Fuente: Notion Notion es un espacio de trabajo digital que combina las funciones de toma de notas, gestión de proyectos, seguimiento de tareas, creación de bases de conocimientos, organización de datos y operaciones generales de equipo en una sola plataforma.
Como una software wiki interno de la empresa notion le ayuda a organizar el trabajo, gestionar tareas, crear listas de tareas pendientes y colaborar en tiempo real para una mejor gestión de proyectos.
Esta flexibilidad hace que Notion sea ideal para mejorar la gestión del conocimiento y eliminar los silos de datos dentro de la organización.
Pero hay más en Notion. 👇
Las mejores funciones de Notion
La clave de Notion reside en su arquitectura. Un espacio de trabajo sencillo, limpio y multifuncional que puede ajustarse a las diversas necesidades de los proyectos en todas las organizaciones.
Estas son algunas de las funciones clave de este entorno de trabajo unificado:
Característica nº 1: Bases de datos de Notion
Las bases de datos de Notion son una colección de páginas Notion interconectadas que permiten organizar los datos de múltiples maneras.
Puede personalizar estas bases de datos con varios tipos de campos y propiedades, que van desde texto y números hasta fechas y casillas de selección.
Mediante Relaciones y Rollups, puede enlazar propiedades o bases de datos entre páginas y definir relaciones entre elementos para una gestión dinámica de los datos.
Por ejemplo, una base de datos de tareas puede enlazarse con el calendario de un proyecto, actualizando automáticamente los cronogramas a medida que se añaden o completan tareas.
Función nº 2: Capacidad de IA integrada
Notion integra IA en su plataforma para facilitar el trabajo. Por ejemplo, puede:
- Utilizar IA para autocompletar campos de datos y propiedades con el contenido/datos correctos de su base de datos
- Crear, editar y dar formato al contenido utilizando Notion IA writer
- Preguntas y respuestas para responder a preguntas sobre equipos específicos, proyectos y más, buscando en todo el espacio de trabajo
Característica nº 3: Potente personalización y plantillas
Notion alberga miles de plantillas prediseñadas para la planificación personal y el seguimiento de la productividad (incluso en una cuenta gratuita) para ayudar a su equipo a ser consciente de su carga de trabajo y sus obligaciones.
Ya sean Tableros de proyectos para diferentes nichos o notas de reuniones para interacciones de audio y vídeo con equipos remotos, la interfaz de arrastrar y soltar le permite reorganizar el contenido libremente y adaptarse a prácticamente cualquier flujo de trabajo.
Característica nº 4: opciones multivista y listas contraíbles
Visualizar información de bases de datos es fácil con Notion, ya que es compatible con la representación de datos en múltiples vistas. Elija entre tablas, tableros Kanban y otros medios de representación de datos para hacerse una mejor idea de lo que requieren sus productos, clientes y servicios.
Del mismo modo, las listas conmutables y las secciones plegables permiten ocultar y mostrar el contenido relevante, manteniendo las páginas limpias y centradas en las métricas en cuestión.
Esta función le resultará muy útil en situaciones de gestión de proyectos en las que distintos miembros del equipo pueden necesitar distintas vistas del mismo conjunto de datos.
Precios de la Noción
- Gratis Forever
- Plus: $12/mes
- Empresa: 18 $/mes
- Empresa: Precios personalizados
Bonus Leer:
/ref/ https://clickup.com/es-ES/blog/126328/como-utilizar-notion-ai/ Aprende a utilizar Notion IA /%href/
Almanac vs. Notion: Comparación de funciones
Mientras que Almanac es más adecuado para organizaciones que necesitan un control estricto de los documentos y una colaboración estructurada, Notion ofrece un espacio de trabajo consolidado flexible y potenciado por IA para tareas que van más allá de la gestión de documentos.
He aquí una rápida evaluación comparativa de las funciones de cada plataforma:
Característica nº 1: Funciones de gestión de documentos y colaboración
Almanac destaca en la gestión de documentos gracias a su edición colaborativa en tiempo real y a su potente extensión de control de versiones. También permite que varios miembros del equipo trabajen simultáneamente en un documento.
Aunque Notion ofrece lo mismo, integra estas funciones en varios formatos de contenido, desde notas y tareas hasta bases de datos. En definitiva, Notion es una plataforma versátil y todo en uno para gestionar wikis de conocimiento, documentos y datos.
🏆Ganador: En Almanac vs. Notion, Notion se lleva la corona ya que puede colaborar y gestionar un gran repositorio de documentos, actuando casi como un hub de datos.
Función #2: Capacidades de gestión de tareas y proyectos
Los equipos de desarrollo de software utilizan Notion para realizar el seguimiento de informes de errores y programar sprints en una vista de tablero Kanban. Este nivel de integración permite una gestión ágil de proyectos, donde los cambios se reflejan en las bases de datos dependientes.
La capacidad de Notion para ver los datos en forma de listas, calendarios o tableros significa que varias partes interesadas, como desarrolladores, vendedores y gestores de proyectos, pueden permanecer conectados a los mismos datos subyacentes a través de diferentes vistas.
Por otro lado, las funciones de gestión de proyectos de Almanac están estrechamente unidas para proyectos con un uso intensivo de documentos. Los equipos de desarrollo de productos podrían utilizar esta función para hacer un seguimiento de los documentos junto con fases como la conceptualización inicial y la elaboración de informes de cumplimiento normativo.
🏆Ganador: Entre Notion y Almanac, Notion se lleva la palma en gestión de proyectos, ya que crea y enlaza bases de datos para la gestión de tareas, la planificación de sprints y la asignación de recursos complejos.
Característica #3: Ecosistema de personalización e integración de plantillas
Los usuarios de Notion pueden crear documentos rápidamente utilizando plantillas personalizables para flujos de trabajo como la incorporación de clientes y la canalización de contenidos. En lugar de formularios estáticos, las plantillas de Notion acompañan a bloques de construcción dinámicos como rastreadores de progreso, casillas de selección e incluso vídeos incrustados.
Aún mejor, Notion funciona rápidamente con herramientas de terceros como Slack, Trello, Google Drive, Microsoft Office, etc. De este modo, los equipos pueden extraer datos de otras plataformas y mantener todas sus herramientas interconectadas.
Por ejemplo, tu equipo de producto puede integrar su hoja de ruta en Notion con un tablero de Trello Y si estás intentando aprender cómo hacer un wiki de empresa notion también hace un trabajo bastante decente.
🏆Ganador: Teniendo en cuenta la utilidad limitada de Almanac a tareas relacionadas con la documentación, Notion lo supera en estos factores.
Almanac vs. Notion en Reddit
Muchos Redditors se decantan por Notion por su versatilidad en la gestión de documentos y bases de datos. Mejora la productividad gracias a sus opciones de personalización de plantillas y facilita las tareas de gestión de proyectos.
Mi panel personal sólo muestra las tareas que vencen hoy, clasificadas por proyecto (o área). Puedo alternar para ver un cronograma de lo que está por venir en ese proyecto (o área). Utilizo esta vista del panel para organizarme por las mañanas, clasificar las tareas a lo largo del día y, cuando termino el trabajo, ajustar las fechas según sea necesario
Por muy atractivo que resulte Notion, muchos Usuarios del almanaque siguen encantados con el "versionado tipo Git" de la herramienta El enfoque de la herramienta en la documentación permite a los usuarios planificar y documentar hasta el más mínimo detalle del proyecto.
_Almanac tiene algunas vibraciones de GitHub con el control de ramas, lo que podría ser realmente útil, pero me preocupa la curva de aprendizaje de esa forma de trabajar cuando tengo que traer a personas no acostumbradas a la planificación de procesos y a la documentación a lo largo del viaje
Lee también: 15 mejores alternativas y competidores de Notion en 2024
Conozca ClickUp-La Mejor Alternativa a Almanac vs. Notion
Con el cierre de Almanac y las limitaciones de Notion, es importante buscar herramientas de gestión del entorno de trabajo digital que puedan hacerlo todo. Y ClickUp se las arregla para brillar como una plataforma de ventanilla única para todas sus necesidades de productividad.
Una herramienta de gestión de proyectos con multitud de funciones como ClickUp le ayudará a adquirir esa potente mezcla de flexibilidad de gestión, personalización de alto nivel y más de 1.000 integraciones.
Desde la colaboración documental hasta el aprovechamiento de la IA para reducir su carga de trabajo manual, debe probar cómo esta herramienta de documentación de proyectos puede ser tu compañera de trabajo. Créanos, realmente destaca entre otras aplicaciones.
ClickUp's One Up #1: Gestión avanzada de documentos
Elija ClickUp Docs para centralizar toda la información sobre proyectos y tareas para los propietarios de las mismas
/ref/ https://clickup.com/features/docs ClickUp Docs /%href/
las funciones de creación de documentos están diseñadas para transformar la forma en que sus equipos colaboran en archivos digitales. Incorpore múltiples formatos de contenidos enlazados con tareas y convierta los comentarios en equipos procesables, todo ello mientras da formato a sus documentos con tablas, títulos, índices y mucho más.
Aún mejor, puede crear páginas y subpáginas anidadas dentro de los documentos para reflejar las intenciones de control de versiones. Sus equipos también pueden editar estos documentos en todas las plataformas simultáneamente y trabajar con funciones avanzadas de comentarios en secciones específicas.
ClickUp's One Up #2: funciones basadas en IA
Utilice ClickUp AI para recuperar rápidamente puntos de datos textuales y basados en archivos sin largos periodos de espera durante la búsqueda Cerebro ClickUp ofrece respuestas instantáneas a las consultas espontáneas sobre documentos y proyectos que se registran. Además, los recordatorios controlados por IA mantienen su proyecto en seguimiento sin intervenciones manuales diarias.
Sin olvidar que el escritor IA actúa como una máquina de creación de contenidos, ayudándole a generar informes, correos electrónicos e incluso boletines internos en cuestión de segundos.
ClickUp's One Up #3: Plantilla wiki completa
La plantilla wiki de ClickUp está diseñada para ayudarle a crear una completa biblioteca de conocimientos para su equipo.
Lo más importante, Plantilla wiki de ClickUp ofrece a sus equipos una ventanilla única para los datos del proyecto reunidos a partir de fuentes internas y externas. Este hub central de datos permite a todos los departamentos acceder a la información cuando la necesiten, eliminando la necesidad de largas conversaciones para encontrar los documentos adecuados.
Adáptelo al estilo de marca que desee, asigne propietarios y colaboradores a cada archivo y cree una lista completa del estado de los procedimientos (POE), todo dentro de ClickUp.
Archivo de plantillas: También, echa un vistazo a estas impresionantes plantillas wiki para más formatos que se adapten a tus necesidades.
¿Qué es mejor para la gestión del entorno de trabajo: Almanac frente a Notion frente a ClickUp?
Puede que Almanac haya dominado durante mucho tiempo el espacio de gestión de documentos. Pero desde su cierre, las miradas se centran en Notion y ClickUp.
La verdad es que, cuando se trata de productividad en un mercado tan competitivo, sus equipos no pueden permitirse hacer concesiones.
Las funciones de ClickUp, fáciles de realizar, y las constantes actualizaciones de sus funciones han animado a las organizaciones a incorporar una herramienta versátil. ¿A qué espera? Regístrese gratis, gratuito/a en ClickUp hoy.