¿Alguna vez has utilizado Microsoft Word y te has preguntado si podría escribir tus contenidos por ti? Puedes hacerlo con la herramienta de IA de Microsoft, Copilot
Las funciones de Microsoft Copilot realmente brillan cuando la herramienta se combina con Word. El asistente de IA, basado en grandes modelos lingüísticos, puede escribir tu contenido, ajustarlo, traducirlo, generar resúmenes e incluso convertir tu información en tablas y gráficos Pendiente de hacer todo esto con sólo unas pocas indicaciones de lenguaje natural. La herramienta puede ser realmente útil para agilizar tu proceso creativo.
Sin embargo, el emparejamiento de Microsoft Copilot y Word puede tener un poco de curva de aprendizaje que superar. Tenemos un par de maneras de empezar a utilizar Copilot en tus documentos de Word.
Uso de Microsoft Copilot en Word: Guía paso a paso
Hay tres formas de activar Copilot en Word, la más sencilla de las cuales es un simple atajo de teclado.
Método 1: Inicio rápido con el botón Copilot de la barra de herramientas
Paso 1: Para empezar a utilizar Microsoft Copilot en Word, inicia sesión en tu cuenta Microsoft y busca el icono de Copilot en la cinta de opciones o en la barra de herramientas, en la parte superior derecha de la ventana de Word
vía Copiloto de Microsoft Paso 2: Haga clic en este botón para activar Copilot Paso 3: Una vez activado, Copilot ofrece asistencia y sugerencias según sea necesario
a través de Microsoft Copilot
nota: Aunque este método es increíblemente sencillo y ahorra tiempo, es posible que no esté disponible con versiones anteriores de Microsoft Word
Método 2: Acceso a Copilot con el botón derecho del ratón
Paso 1: Empiece abriendo un documento Word Paso 2: Haga clic con el botón derecho en cualquier parte del documento para mostrar el menú Opciones Paso 3: Busca una opción de 'Sugerencias de Copilot' o similar dentro del menú Paso 4: Haz clic en la opción para empezar a utilizar Copilot
Método 3: Atajo de teclado para un acceso rápido
Paso 1: Active Copilot en un instante utilizando un atajo de teclado. Primero, comience con cualquier documento de Word Paso 2: Pulse simultáneamente las teclas Win + C en su teclado
a través de Microsoft Copilot
Paso 3: Tu
está listo para escribir
a través de Microsoft Copilot
Limitaciones del uso de Copilot en Word
Ahora ya sabe cómo utilizar Microsoft Copilot en Word.
Pero aquí está el problema: es posible que te falte el icono de Microsoft Copilot en Word. Si te preguntas por qué, tu licencia de Microsoft 365 podría ser la culpable.
Para acceder a Copilot en Word, necesitarás un plan con licencia asociado a tu cuenta Microsoft, como Microsoft 365 E5, Microsoft 365 Business Premium u otros. Si no estás seguro de tu plan o necesitas habilitar Copilot en Word, ponte en contacto con el departamento de TI de tu organización o con el administrador de Microsoft 365.
Pero hay un par de cosas más que pueden frenarte, incluso después de obtener luz verde para la licencia.
- Dependencia de datos: El mayor desafío con Copilot es este: tienes que alimentarlo manualmente con todo, ya que no puede acceder a documentos externos. Imagínese intentar redactar un informe sobre las tendencias del sector sin tener acceso a los últimos artículos de noticias o trabajos de investigación. Eso acaba consumiendo mucho tiempo y esfuerzo
- Problemas con documentos complejos: Copilot puede a veces perderse en la complejidad de los documentos. Por ejemplo, intentar que Copilot resuma un informe financiero complejo lleno de números, gráficos y elementos visuales complejos puede llevar mucho tiempo
- Barreras lingüísticas: Aunque Copilot está mejorando en la comprensión y respuesta en diferentes idiomas, todavía no es fluido en todos ellos
- Amnesia del historial de chats: El mejores herramientas de IA pueden seguir el ritmo de múltiples interacciones. Sin embargo, Copilot tiene poca memoria. No puede recordar conversaciones anteriores, lo que puede ser frustrante cuando tienes que repetir la misma información una y otra vez
- Errores y tiempos de carga: Cuanto más complejas son las tareas, más lenta es la respuesta y mayor la posibilidad de errores. Imagina que intentas resumir un largo documento legal y Copilot se queda sin tiempo de respuesta antes de terminar
Si estos problemas te resultan frustrantes, deberías utilizar
y Copilot.
ClickUp Brain: La alternativa avanzada a MS Copilot y Word
Copilot puede ser un paso en la dirección correcta para que tu equipo trabaje junto a la IA, especialmente si utilizas otras aplicaciones de Microsoft. Sin embargo, tiene sus límites.
Puedes plantearte utilizar herramientas de IA más eficaces como alternativa a Copilot. Existen soluciones fáciles de usar, repletas de funciones y que te ayudan a colaborar con tu equipo en tiempo real.
Conoce ClickUp Docs y
-las dos únicas herramientas que necesitará para
colaborar eficazmente en documentos
dentro de su equipo.
Documente y comparta archivos importantes con los miembros de su equipo con ClickUp Docs
Imagine un mundo en el que su equipo pueda crear, editar y compartir documentos en tiempo real sin tener que esperar a que otra persona complete sus ediciones.
hace realidad esta visión.
Gracias a funciones como la edición en tiempo real, la detección de colaboraciones y la atribución de autor, todos los miembros del equipo se mantienen al día.
Estas son las funciones clave de ClickUp Docs
- Edición en tiempo real: Acceda a un documento y edítelo en directo con los miembros de su equipo
- Detección de colaboración: Vea al instante quién está viendo, comentando o editando su documento
- Atribución de autor: Descubra fácilmente quién ha contribuido con qué a su documento
- Sincronización en tiempo real: Vea cómo sus actualizaciones aparecen al instante en todos sus dispositivos
- Anidación: Organiza el contenido de tus documentos con una jerarquía clara
- Relaciones: Enlaza documentos con tareas y otros contenidos relevantes a la perfección
- Anotaciones y Revisiones: Añada comentarios directamente a imágenes y PDF sin complicaciones
- Comentarios asignados: Añada comentarios en cualquier parte del documento y asígnelos a las personas pertinentes. Comparta imágenes, enlaces y vídeos directamente en sus comentarios
- Importar/Exportar: Transfiere documentos sin esfuerzo desde Evernote, Documentos de Google o Word
- Indexación en Google: Haz que tus documentos de uso compartido sean fácilmente localizables a través de la búsqueda de Google
- Asistente de escritura IA: Deje que IA le ayude a generar texto , resumir documentos , parafrasear y reformatear contenidos
- Creación de contenidos: Obtenga ayuda para redactar todo tipo de documentos, desde informes hasta textos de marketing, descripciones de productos y entradas de blog
- Plantillas personalizables: Ahorre tiempo y esfuerzo con un conjunto cada vez mayor de plantillas Docs prediseñadas para todo, desde contratos y revisiones de rendimiento hasta wikis y PRD
- Integración de la gestión de proyectos: Mantenga todo organizado conexión (a internet) de documentos con sus proyectos
Ahora, para que comprenda bien el peso de estas funciones, veamos cómo ClickUp Docs y Clickup Brain pueden ayudarle en determinadas situaciones.
Situación 1: Dominio de las notas de reuniones
Como gestor de proyectos con múltiples proyectos y reuniones consecutivas, se enfrenta al reto de realizar un seguimiento de todos los debates y elementos de acción de cada reunión.
¿La solución? La IA de ClickUp
funciones de toma de notas
.
Convierte las notas de tus reuniones a otros idiomas con ClickUp Brain
Así es como funciona.
Imagine que se encuentra en una reunión crucial de un proyecto con varias partes interesadas. Mientras todos discuten los puntos clave y las decisiones..
graba todo en tiempo real mientras ClickUp Brain genera una transcripción a partir de la grabación utilizando sus capacidades de Reconocimiento Automático del Habla (ASR).
Ya no tendrá que esforzarse por escribir notas ni preocuparse por si se le escapa información vital. ClickUp Brain distingue incluso entre oradores, garantizando la atribución precisa de las ideas.
Una vez finalizada la reunión, ClickUp Brain resume el debate, destaca los elementos de acción y proporciona un resumen conciso de la reunión, que puede exportar como documento de ClickUp.
Además, y añadiendo esto aquí, puede hacer todo esto por usted en múltiples idiomas
Escenario 2: Racionalizar la documentación técnica
Como desarrollador que trabaja en un proyecto de software complejo, tiene dificultades para crear y mantener una documentación técnica detallada. ClickUp Docs'
Capacidades de IA para la documentación técnica
pueden ser muy útiles en este caso.
Así es como funciona.
Supongamos que necesita documentar una nueva API que ha desarrollado. En lugar de pasar horas escribiendo y organizando manualmente los detalles técnicos, utilice ClickUp Docs.
ClickUp Brain, el asistente de IA integrado, analiza sus datos y genera un documento técnico detallado que incluye ejemplos de código y explicaciones.
ClickUp Brain garantiza la coherencia y elimina los errores, lo que hace que su documentación sea clara y profesional. También puede enlazar tareas relevantes y
detalles del proyecto dentro del documento
.
Esto facilita el uso compartido de los documentos con el equipo, con la opción de un enlace público o privado.
Además, el control de versiones de ClickUp para documentos ayuda a los equipos a realizar un seguimiento de los cambios y restaurar las versiones anteriores en caso de incoherencias, lo que añade una capa de seguridad a los documentos importantes.
Escenario 3: Creación de contenidos de marketing
Como parte de un equipo de marketing que lanza un nuevo producto, necesita ayuda para crear rápidamente materiales de marketing atractivos y persuasivos. El asistente de redacción con IA de ClickUp Docs es el aliado perfecto para estos casos.
Produzca contenidos de alta calidad de forma más rápida y sencilla con el asistente de redacción y edición IA de ClickUp.
Así es como funciona.
Supongamos que su equipo necesita crear una serie de entradas de blog, contenido para redes sociales y descripciones de productos para el próximo lanzamiento de un producto.
Con ClickUp Docs, usted comienza introduciendo la información básica del producto y los detalles del público objetivo. A continuación, el asistente de redacción IA genera borradores convincentes para cada contenido.
ClickUp Brain le sugiere frases alternativas, le ayuda a encontrar las palabras perfectas y se asegura de que su mensaje sea coherente y persuasivo. También puedes importar y exportar documentos fácilmente, lo que facilita la colaboración con otros miembros del equipo.
Implique a los miembros del equipo en los documentos de ClickUp asignándoles comentarios
Este
mejora el proceso de creación de contenidos
y garantiza la creación de materiales de marketing de alta calidad que resuenen entre su público.
Escenario 4: Mejora de las propuestas de proyectos
Como consultor que prepara una propuesta de proyecto para un cliente potencial, debe desarrollar una propuesta detallada y persuasiva que destaque. ClickUp Docs puede ayudarle a conseguirlo.
A continuación le explicamos cómo funciona.
Debe crear una propuesta de proyecto que describa los objetivos, el alcance y las ventajas de sus servicios.
En ClickUp Docs, empiece por redactar la propuesta. El proceso es más rápido con
Plantillas de indicaciones de ClickUp AI
. Además, ClickUp Brain ofrece 100+ indicaciones basadas en roles que cubren muchos casos de uso frecuente.
A continuación, se enlazan las tareas relacionadas, los cronogramas y los planes de recursos directamente dentro del documento, lo que proporciona una vista completa del proyecto. A medida que perfecciona la propuesta, el asistente de redacción de ClickUp AI le ayuda a mejorar su contenido, asegurándose de que sea pulido y profesional.
La función de colaboración en tiempo real le permite recibir comentarios de su equipo e incorporar cambios al instante. Cuando haya terminado, tendrá una propuesta detallada y persuasiva que comunica eficazmente su valor al cliente.
Escenario 5: Incorporación de nuevos miembros al equipo
Imagina que acabas de contratar a un nuevo miembro del equipo y quieres que se ponga al día rápidamente. Puede simplificar el proceso de incorporación con ClickUp Docs y Clips de ClickUp .
Capture y revise las grabaciones de pantalla con los asistentes a la reunión mediante ClickUp Clips
Así es como funciona.
Cree un documento de incorporación exhaustivo en ClickUp Docs, en el que se describa todo lo que el nuevo empleado debe saber. Este documento incluye las políticas de la empresa, la estructura del equipo, las expectativas de rol y los contactos importantes.
Con la edición en tiempo real de ClickUp, usted invita al nuevo miembro del equipo a leer el documento. A medida que lo lee, puede hacer preguntas directamente en el documento, y usted u otros miembros del equipo pueden responder de inmediato.
Esto elimina las idas y venidas de correos electrónicos y garantiza que reciban las respuestas rápidamente.
El documento de incorporación también enlaza con otros recursos importantes, como vídeos de formación, resúmenes de proyectos y notas de reuniones anteriores.
La función de anidamiento de ClickUp le ayuda a organizar estos enlaces jerárquicamente, facilitando al nuevo empleado la navegación por la información.
Para asegurarse de que no se pasa nada por alto, vincule las tareas al documento de incorporación. Por ejemplo, las primeras tareas del nuevo empleado, como configurar su correo electrónico o completar la formación obligatoria, se enumeran y enlazan dentro del documento.
Pueden marcar estas tareas como completadas directamente desde el documento, y usted puede seguir su progreso sin esfuerzo.
Por último, las herramientas de anotación y revisión de ClickUp permiten a los recién contratados dar su opinión sobre el proceso de incorporación. Pueden añadir comentarios o sugerencias de mejora, lo que le ayudará a perfeccionar la experiencia de incorporación para futuras contrataciones.
Elija una herramienta de IA que le ayude a trabajar de forma más inteligente
Microsoft Copilot y Word son herramientas excelentes (especialmente Word, que ha demostrado su eficacia) que cumplen bien sus funciones.
Pero pueden ser lentas para trabajar, especialmente en un ajuste de equipo donde usted querría evitar usar demasiadas herramientas para colaborar con su equipo.
También está el problema de muchos modelos de IA actuales, que suenan... robóticos (irónico, lo sabemos). Su falta de respuestas humanizadas puede dar lugar a contenidos repetitivos.
Pero no todas las herramientas de IA tienen que ser tan difíciles de usar.
Herramientas como ClickUp Docs y ClickUp Brain funcionan realmente bien en tándem con el resto de funciones de ClickUp y es una delicia utilizarlas junto a su equipo.
Pero no tiene por qué fiarse de nuestra palabra.
Consigue una cuenta ClickUp gratis
hoy mismo para comprobarlo.