Trabajar con listas de control es una forma excelente de mejorar la productividad y la motivación. Las listas de control ayudan a realizar un trabajo sin defectos al dividir las tareas complejas en una serie de pasos secuenciales fáciles de seguir.
Las listas de control también ayudan a garantizar la coherencia y la exhaustividad de una tarea. Lo mejor es que se pueden compartir, lo que significa que cualquier persona que asuma la tarea después de usted dispone de la misma orientación para completarla.
Las listas de control son una forma estupenda de descargar la mente de tareas cruciales y ponerlas por escrito para acordarse de hacerlas.
Existen muchas herramientas, como apps de listas de control o Documentos de Google, apps de listas de tareas pendientes para crear listas de control personalizadas.
Opta por Documentos de Google si quieres una herramienta que te ayude a crear y compartir listas de control con todo tu equipo para agilizar el flujo de trabajo y aumentar la productividad.
Sigue leyendo para aprender a crear fácilmente listas de control en Documentos de Google.
Cómo hacer una lista de control en Documentos de Google
Crear listas de control en Documentos de Google ayudará a tu equipo a trabajar con información actualizada y coherente. Estos son los tipos de listas de control que puedes crear en esta plataforma.
- Listas de control interactivas: Estas listas de control te permiten insertar casillas de selección en los elementos. Las casillas de selección pueden "marcarse" cuando un elemento de la lista de control está completado. Este elemento aparece tachado en la página
- Creación de listas de control a partir de listas con viñetas: Si has importado una lista con viñetas de otra fuente, como Hojas de cálculo de Google o un documento de Word, a Documentos de Google, puedes convertirla directamente en una lista de control. Puede que no sea necesariamente interactiva y que, en su lugar, tenga iconos estáticos.
Aprendamos a crear una lista de control en Documentos de Google.
Cómo insertar casillas de selección en Documentos de Google
Aquí tienes una guía paso a paso sobre cómo insertar casillas de selección en una lista de elementos disponible en Documentos de Google para crear listas de control. Utilizando este método, los elementos de tu lista pueden parecer una lista de control, pero seguirán siendo estáticos.
Paso 1: Coloca el cursor donde quieras que aparezca tu nueva casilla de selección.
Paso 2: Selecciona "Insertar" en la barra de navegación de tus Documentos de Google.
Paso 3: Navega hasta el elemento de la barra de menú 'Caracteres especiales' y haz clic sobre él.
Paso 4: En el cuadro de diálogo abierto, introduce una palabra clave para el carácter especial que desees o dibújalo en el cuadro situado debajo del campo de texto.
Paso 4: En el cuadro de palabras clave, escriba 'check' También puedes dibujar una marca de verificación en el área de dibujo.
Paso 5: Una vez que la interfaz muestre casillas de selección y marcas de verificación, puedes seleccionar el carácter especial que quieres que aparezca en tu lista.
Recuerda que se trata de caracteres estáticos y que no puedes interactuar con ellos. Si quieres crear una lista de control dinámica y colaborativa, vamos a ver cómo crear una lista de control interactiva en Documentos de Google.
Lee también: 20 Plantillas Gratuitas de Listas de Tareas Pendientes por ClickUp
Crear una lista de control a partir de listas con viñetas
Los pasos para crear una lista con viñetas en Documentos de Google difieren ligeramente de los pasos para convertirla en una lista de control. A continuación te explicamos cómo crear una:
Paso 1: Escribe los elementos de tu lista de control uno tras otro, cada uno en una nueva línea (o si tienes creado una lista de control en Excel importarla desde allí).
Paso 2: Selecciona todo tu texto manteniendo pulsado el cursor.
Paso 3: Navega hasta el icono de lista con viñetas en la barra de herramientas situada en la esquina superior derecha de tu página y haz clic en él para convertir tu texto en una lista con viñetas ordenada.
Paso 4: Ahora, navega hasta el mismo icono de lista con viñetas de nuevo y haz clic en la flecha desplegable junto a él.
Paso 5: Verás otro menú desplegable llamado "Menú de lista de control": haz clic en la flecha que aparece junto a él.
Paso 6: Selecciona entre tachar los elementos marcados o no, según prefieras. Una vez terminada, su lista con viñetas se convertirá en una lista de control interactiva.
Paso 6: Puede marcar o desmarcar las casillas, y el tachado aparecerá si ha seleccionado esa opción de la lista de control del menú.
Crear una lista de control directamente en la página
En la página es un método de atajo rápido para convertir directa y rápidamente sus listas con viñetas en listas de control en la propia página. Este método funciona mejor cuando también tiene una lista larga de elementos con elementos anidados.
El atajo le permite hacer todo en ese momento sin tener que navegar por la barra de herramientas en busca de las opciones adecuadas. Siga las instrucciones a continuación:
Paso 1: Importa tu lista numerada o con viñetas a Documentos de Google y asegúrate de que el anidamiento y el orden de la lista numerada son correctos.
Paso 2: Una vez que hayas arreglado todo, posiciona tu cursor sobre la viñeta superior.
Paso 3: Ahora, haz doble clic en la viñeta para resaltar todas las viñetas simultáneamente.
Paso 4: Haga clic con el botón derecho en la viñeta superior una vez todas las viñetas están resaltadas. Se abrirá un menú en la página.
Paso 5: En esta barra de menú, verás una única casilla de selección justo debajo de las opciones con viñetas: haz clic en ella.
Paso 6: Observará que todos los elementos de lista debajo de las viñetas resaltadas están ahora en el nuevo formato de lista de control.
Paso 7: Repita el mismo proceso para todos los niveles de viñetas anidadas en su lista para convertir todo en la página en un elemento de (la) lista de control.
Este método te ayudará a crear una lista de control interactiva que se puede marcar o desmarcar desde la página.
Lea también: Las 10 mejores apps de listas de control diarias para ser productivo en 2024
Limitaciones de la creación de una lista de control de Documentos de Google
Documentos de Google es una excelente plataforma de colaboración para aquellos que utilizan el entorno de trabajo de Google. Sin embargo, tiene limitaciones en lo que respecta a las listas de control.
Las listas de control de Documentos de Google no alcanzan los estándares de eficacia cuando las tareas son complejas y varias personas trabajan simultáneamente en el documento. Aquí tienes cinco áreas clave en las que las listas de control de Documentos de Google se quedan cortas.
- Personalización limitada: La única opción real es si quieres tachar los elementos completados. Aparte de eso, los estilos de lista de control son todos iguales. Esto podría crear confusión si tienes varias listas de control en el mismo documento que necesitan un código de color para una mejor comprensión
- Sin asignaciones: No puede asignar elementos de (la) lista de control a los miembros de su equipo por separado. Puede escribir sus nombres junto a los elementos de los que son responsables o etiquetarlos utilizando sus ID de usuario, pero no es una forma eficaz de llamar la atención de un participante sobre un elemento de la lista de control. Especialmente en el caso de las listas de control más grandes, en las que varias personas trabajan juntas, se necesita un sistema de asignación de tareas más eficaz que pueda integrarse fácilmente en la propia lista de control
- Listas de control estáticas: Los elementos visuales inherentes a Documentos de Google son muy básicos. No son lo suficientemente interactivas (aparte de marcar o desmarcar las casillas) como para hacerlas atractivas para los usuarios. Es necesario ofrecer algún tipo de interacción con el usuario en la interfaz para mantenerlo motivado a revisar la lista de control, algo que puede resultar difícil de conseguir en Documentos de Google
- Proceso largo para compartir o exportar: El proceso inicial para compartir una lista de control con todo el equipo de miembros es largo. Esto se debe a que la interfaz requiere que escribas los ID de correo electrónico de cada miembro del equipo que deseas que trabaje en la lista de control. Imagínese tener que escribir 10 ó 20 ID de correo electrónico Además, tendría que ajustar el acceso y los roles de cada persona de la lista. Es un proceso que lleva mucho tiempo y no es ideal para listas de control
- Proceso largo para iniciar listas de control: Documentos de Google es una plataforma de documentos. No es un formato dedicado a listas de control. Hay un proceso particular cuando quieres crear listas de control, y se complica cuando creas una lista de control de varios niveles. No puedes empezar a utilizar listas de control en Documentos de Google inmediatamente, ya que hay un largo proceso de iniciación que puede costar tiempo
Por lo tanto, trabajar con plantillas de listas de control para agilizar la configuración y la colaboración es mejor.
Crear listas de control con ClickUp
Si desea una forma más eficaz y atractiva de trabajar con listas de control, ClickUp tiene la oferta adecuada.
ClickUp le proporciona un intervalo de plantillas de listas que puede utilizar para detallar sus tareas semanales, diarias, de proyecto o de tareas pendientes . Estas listas de control son de fácil colaboración y pueden ajustarse inmediatamente sin demora.
Echémosles un vistazo.
Lista de control semanal de ClickUp
Plantilla de lista de control semanal de ClickUp
Organice sus tareas semanales con eficacia utilizando la plantilla Plantilla de lista de control semanal de ClickUp . Esta plantilla le permite trazar sus tareas diarias y planificar su semana hasta la última actividad.
Esta lista de control es totalmente personalizable para ayudarle:
- Establecer estados personalizados para tareas como Cancelada, Completada, En progreso, etc.
- Utilizar campos personalizados como Tipo de tarea, Racha o Sentirse bien para ayudarle a visualizar correctamente el progreso de las tareas de su lista de control
- Aproveche las vistas personalizadas como Calendario Semanal, Tareas Completadas, Pendiente, y más para obtener una mejor comprensión de cómo sus tareas se encuentran en contra de un cronograma
- Utilice la personalización de la gestión de proyectos para integrar advertencias de dependencia, automatización de tareas, hilos de comentarios, etc. en su lista de control
Cómo utilizar esta plantilla
Es extremadamente fácil empezar a utilizar esta plantilla en ClickUp. A continuación le explicamos cómo:
- Haga una lista de las tareas que debe completar en una semana utilizandoDocumentos de ClickUp* Ajuste las prioridades para cada una de estas tareas utilizandoVista Tablero ClickUp para visualizar toda tu semana y asignar prioridades
- UtiliceClickUp Vista Tabla para crear una lista de control altamente personalizable en la que colaborar con su equipo
- Haga un seguimiento del progreso de las tareas creadas en la lista de control utilizandoVista del Calendario de ClickUp Esta lista de control es la mejor opción si quieres una lista de control personalizable que puedas visualizar y ajustar a tu gusto, lo que no es posible con Documentos de Google.
Listas de control de tareas de ClickUp
Cree listas de control de tareas fácilmente dentro de una tarea para facilitar las asignaciones con ClickUp Task Checklist Listas de control de tareas de ClickUp son listas de control especiales dentro de una tarea en ClickUp como una lista de tareas pendientes, lo que facilita la asignación de los elementos de la lista de control en la que se puede hacer clic a diferentes miembros del equipo.
Utilice estas listas de control para:
- Crear listas anidadas con tantos subelementos como sea necesario
- Arrastrar y soltar cada elemento de la lista de control en una nueva posición, lo que permite una edición más rápida (a diferencia de Documentos de Google, donde los elementos son estáticos y es necesario volver a modificarlos)
- Asigne los elementos de esta lista de control a los miembros de su equipo de forma individual para facilitar la colaboración, la rendición de cuentas y la responsabilidad de todos los miembros del equipo
- Convierta sus listas de control en plantillas que puedan utilizarse como formato estándar para futuras listas
Cómo utilizar esta lista de control
A continuación se explica cómo acceder a las listas de control de tareas desde una tarea de ClickUp:
- Abra la tarea en la que desea crear una lista de control
- Desplácese hacia abajo hasta la pestaña "Elementos de acción" y selecciónela
- Haga clic en el icono '+' para empezar a crear su lista de control
ClickUp Brain
aprovecha el poder de la IA en ClickUp para hacer las cosas a la perfección_
Lleve la potencia de la red neuronal pionera en el mundo a sus tareas, documentos y personas para conectarlo todo en su entorno de trabajo digital con Cerebro ClickUp . Esta herramienta te permite hacer preguntas sobre tu trabajo, wikis de empresa, planes y perspectivas, productos y mucho más.
ClickUp Brain le permite:
- Automatizar tus actualizaciones de progreso, tareas, puestas al día, elementos de acción, subtareas y sus datos de planificación y autorrelleno
- Escribir con su herramienta de escritura que se adapta a su estilo y crea borradores similares. Incluso tienes acceso a una herramienta de corrección ortográfica integrada y puedes generar respuestas rápidas
- Crea listas de control rápidamente y obtén ayuda para añadir elementos de acción, conectar las listas de control con otros implementos o personas y obtener actualizaciones automáticas del progreso. Esta función no está disponible en Documentos de Google, que sólo proporciona una lista de control básica con grandes limitaciones
ClickUp Brain puede ayudarte a hacer mucho más con tus listas de control habilidades de gestión de tareas que no puedes hacer con Documentos de Google.
Cómo utilizar ClickUp Brain para listas de control
ClickUp Brain le ayuda a crear tareas o documentos generados por IA con listas de control pre-rellenadas de acuerdo a las necesidades de su empresa. Hay dos formas de Pendiente con ClickUp Brain:
1. Desde el cuadro de diálogo/ventana modal de la barra de herramientas:
- Haga clic en el icono 'IA' de la barra de herramientas. Alternativamente, si tiene un sistema operativo Windows, pulse 'Alt + K', y si tiene un Mac, 'Opción + K'
- Introduzca una indicación y pulse 'Retorno' o 'Intro'
- Una vez terminado, edita el contenido a través de opciones como Copiar, Regenerar y Decirle a la IA qué hacer a continuación
- A continuación, haz clic en "+ Crear" y selecciona "Tarea" o "Documento" para abrir cualquiera de los dos cuadros de diálogo/ventana
- Introduce un nombre y otra información necesaria
2. Desde el cuadro de diálogo/ventana modal Crear elementos:
- Haga clic en el botón "+ Nuevo
- Elige 'Tarea' o 'Documento' en el cuadro de diálogo de crear elementos
- Seleccione la opción 'Escribir con IA'
- Introduzca la indicación en el cuadro de texto "Temas de conversación" y seleccione en los desplegables "Tono de voz" y "Creatividad"
- Haga clic en la pestaña "Generar"
- Una vez generado el texto, edítalo mediante Insertar, Copiar, Regenerar y Dile a la IA qué debe hacer a continuación
- Haz clic en la opción "Crear tarea" o "Crear documento
- Haz clic en el interruptor "Privado" para hacer pública tu tarea o documento
Accede a ClickUp Brain desde cualquier lugar de tu entorno de trabajo junto a tu trabajo actual.
Haga que las listas de control sean más dinámicas e interactivas
Las listas de control son una parte integral de la productividad y la motivación en el lugar de trabajo. Incluso fuera del lugar de trabajo, las listas de control ayudan a las personas a mantenerse organizadas en sus quehaceres diarios y a tener las cosas terminadas como parte de su software de gestión de tareas .
Utilice la gama de listas de control y herramientas que ClickUp proporciona para facilitar la asignación eficaz de tareas en forma de listas de control flexibles y versátiles. Puede explorar más soluciones de ClickUp directamente en el sitio web.
Si desea empezar hoy mismo con las listas de control, inscríbase gratis/a en ClickUp.