Gestionar varios equipos significa estar atento a los retrasos o a que alguien se quede rezagado.
Si eres gestor de proyectos, es probable que tengas que lidiar con esto a diario, supervisando a varios equipos en sus tareas, cronogramas y dependencias.
Rápidamente te darás cuenta de lo abrumador que resulta asignar recursos sin las herramientas y estrategias adecuadas. Es entonces cuando se recurre a herramientas como Notion para crear diagramas de Gantt. Notion ofrece a los gestores una vista de pájaro de las tareas, ayudándoles a ajustar cronogramas e hitos con flujos de trabajo visuales.
Un (diagrama de) Gantt de Notion combina la gestión de proyectos y el seguimiento de tareas en un solo panel. Permite visualizar las tareas y evitar cuellos de botella. Con plantillas personalizables y colaboración en tiempo real, merece la pena probarlo para una gestión eficaz de los recursos.
En este artículo, vamos a entender cómo crear un gráfico de Notion Gantt y gestionar mejor las tareas.
Cómo crear un (diagrama de) Gantt en Notion
Siga estos sencillos pasos en cómo crear un (diagrama de) Gantt en Notion:
Paso 1: Configura tu entorno de trabajo en Notion y crea una nueva página
Organiza tu entorno de trabajo en Notion para crear y gestionar varias páginas. Esto ayuda a mantener la claridad y el enfoque.
- Considera la posibilidad de mantener un espacio de trabajo dedicado a la gestión de proyectos para agilizar el proceso
- Abre Notion y navega hasta las páginas y entornos de trabajo actuales en la barra lateral izquierda
- Haz clic en el signo "+" junto al botón Private. Esto creará una nueva página en blanco, que podrá utilizar como espacio de trabajo para el gráfico de Gantt
- Dé a esta página un título relevante, como 'Diagrama de Gantt práctico en Notion'
Notion te permite configurar múltiples proyectos para que puedas ver todo tu trabajo de un vistazo
- Notion ofrece múltiples plantillas para estas páginas. Seleccione la opción Vacío para empezar con una pizarra en blanco. Ahora puede crear un gráfico de Notion Gantt sin formatos preexistentes
Paso 2: Configure su base de datos y añada columnas
A continuación, necesitará una base de datos con los puntos y tipos de datos que poblarán su gráfico de Gantt.
- Utilice su nueva página para escribir '/table' en la región de contenido
- Notion mostrará un menú desplegable con tres opciones
- Elija 'Vista de tabla' en la pestaña de base de datos
La vista Tabla de Notion ofrece personalización para representar diversos parámetros de su proyecto
Tenga en cuenta que la tabla viene con columnas predeterminadas/a. Debe personalizarlas para adaptarlas a las necesidades de su proyecto y evaluación. Un buen comienzo sería hacer clic en el encabezado de cada columna y cambiarle el nombre con una etiqueta única según sea necesario.
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La personalización incorporada de Notion adapta su tabla para capturar los datos específicos requeridos para su (diagrama de) Gantt.
Las propiedades en Notion también le permiten mejorar su base de datos con estructura, categorización y organización. Ahora puede completar su build-
- Haga clic en el encabezado de la primera columna y cámbiele el nombre a 'Nombre de la tarea'. Puede utilizar esta columna para introducir manualmente los nombres de cada tarea implicada en su proyecto. Haz que estos nombres sean descriptivos para comprender mejor cómo se emplean tus recursos en tareas concretas
- Pulsa el icono "+" situado a la derecha de la tabla para añadir una nueva columna. Seleccione 'Fecha' como tipo de propiedad en el menú desplegable. Rótulo esta columna como 'Fecha de inicio' y utilízala para especificar cuándo está previsto que comience cada tarea
- Añada una columna llamada 'Fecha de finalización'. Estas dos columnas le permiten visualizar la duración de las tareas
- Añada otra columna y elija 'Select' como tipo de propiedad. Cambie el nombre de la columna por 'Estado' y continúe definiendo los diferentes estados que le gustaría añadir para el seguimiento de cada tarea. Considera opciones como 'Pendiente de inicio', 'En curso', 'Completada' y 'Publicada'
Las opciones de seguimiento le ayudan a controlar el progreso de cada tarea dentro de su proyecto
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Paso 3: Crear el gráfico de Notion Gantt añadiendo una vista cronograma
Sabías que cronogramas y (diagramas de) Gantt son diferentes herramientas de seguimiento del progreso? Es hora de transformar esta tabla en un (diagrama de) Gantt añadiendo una vista cronograma.
- Haga clic en el botón "+" situado bajo el nombre de su tabla y desplácese hacia abajo para elegir 'Vista de línea de tiempo'. Esta vista representa visualmente qué tareas llevan cuánto tiempo según las fechas
Un vistazo a la vista cronograma de Notion para gráficos Gantt
- También se le indicará que nombre esta vista de cronograma. Haga clic en el cuadro de título que dice 'Sin título' y cámbiele el nombre a 'Diagrama de Gantt' para indicar su propósito
- Recuerde seleccionar las propiedades de fecha para el cronograma de su proyecto. Las columnas 'Fecha de inicio' y 'Fecha de finalización' suelen ser suficientes
💡Pro Tip: Puede comprobar estas plantillas de proyecto de (diagrama de) Gantt-gantt-para-proyectos//) para comprobar si va por buen camino.
La vista de cronograma de Notion refleja con precisión el calendario del proyecto.
Paso 4: Introducir tareas, fechas y estados
A continuación, añada las tareas y subtareas de su proyecto con sus respectivas fechas de inicio y vencimiento.
- Utilice la columna "Nombre de la tarea" para introducir los nombres de todas las tareas del proyecto. Su intención aquí es la precisión y la claridad
- A continuación, comience a rellenar las fechas de inicio y finalización para definir el cronograma de cada tarea y su aparición en el diagrama de Gantt
- Además, actualice la columna de estado para categorizar en qué punto del proceso de desarrollo se encuentra cada tarea
Una muestra de la vista Tabla en la plantilla del (diagrama de) Gantt de Notion
Paso 5: Personalizar su (diagrama de) Gantt ajustando dependencias
El ajuste de las dependencias entre las tareas facilita la comprensión de la secuencia y la relación de las actividades del proyecto.
Estas dependencias indican qué tareas deben completarse antes de que puedan comenzar otras.
- Para abrir las propiedades de las tareas, haga clic en la tarea correspondiente en la vista de cronograma
- Haga clic en 'Añadir una nueva propiedad' y elija 'Relación' entre los tipos de propiedades
- Tenga en cuenta que la relación debe estar enlazada a la misma tabla, lo que le permite crear dependencias dentro de su (diagrama de) Gantt
- Por último, en la propiedad de dependencia, seleccione las tareas que deben completarse antes de que la tarea actual pueda comenzar. Esto ofrece un enlace visual entre las tareas en la vista cronograma, ayudándole a gestionar las secuencias de tareas
Ajuste de dependencias añadiendo propiedades de Relación
Paso 6: Asignar Tareas
Asigne tareas a miembros específicos del equipo para supervisar la rendición de cuentas y hacer que todos sean conscientes de sus responsabilidades.
Vuelva a hacer clic en el botón "+", seleccione 'Persona' como propiedad y añada una columna con el rótulo 'Asignado a'. Ahora puede añadir uno o varios miembros del equipo responsables de cada tarea en esta columna. Su pantalla ahora muestra un ejemplo clásico de un (diagrama de) Gantt Notion que puede utilizarse para la gestión de proyectos
Utilice la sección de comentarios de cada tarea para comunicar el resumen exacto de la tarea a los respectivos miembros del equipo.
Un gráfico de Gantt completo en Notion
Pruebe los 8 pasos anteriores para crear (diagramas de) Gantt con diferentes propiedades.
lea también 10 alternativas al diagrama de Gantt para gestionar el trabajo y aumentar el éxito de los proyectos
Notion vs ClickUp - ¿Qué herramienta es mejor para crear (diagramas de) Gantt?
He aquí una breve tabla comparativa sobre usando Notion vs ClickUp :
| Función Notion ClickUp | |||||||||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Facilidad de uso | Intuitivo pero requiere configuración manual | Fácil de usar con plantillas prediseñadas | Fácil de usar con plantillas prediseñadas | Fácil de usar con plantillas prediseñadas | |||||||
| Escalabilidad | Escalabilidad limitada para proyectos grandes | Altamente escalable para proyectos complejos | Gestión de dependencias | Básica pero requiere configuración manual | |||||||
| Gestión de dependencias | Básico, enlazado manual | Avanzado, gestión de dependencias automatizada | Automatización | ||||||||
| Automatización: Capacidades mínimas de automatización: Automatiza la gestión de tareas, recordatorios, cambios de estado, ajustes de dependencia, etc | |||||||||||
| Capacidades de integración | Se integra con varias herramientas, pero la configuración es engorrosa y requiere esfuerzo manual | Se integra perfectamente con herramientas como Slack, Drive, Trello, etc., a través de una compatibilidad mínima y mejora la eficiencia del flujo de trabajo | Personalización | Altamente compatibilidad | |||||||
| Personalización | Altamente personalizable, pero requiere un esfuerzo manual significativo para su configuración y mantenimiento | Personalizable con herramientas avanzadas de gestión de proyectos, plantillas y vistas | |||||||||
| Colaboración en tiempo real | Buena, pero carece de funciones avanzadas | Excelente con actualizaciones, comentarios, menciones y notificaciones en tiempo real | Excelente con actualizaciones, comentarios, menciones y notificaciones en tiempo real | Excelente con actualizaciones, comentarios, menciones y notificaciones en tiempo real | Excelente con actualizaciones, comentarios, menciones y notificaciones en tiempo real | Excelente con actualizaciones, comentarios, menciones y notificaciones en tiempo real | Excelente con actualizaciones, comentarios, menciones y notificaciones en tiempo real |
He aquí una vista ampliada de cómo ClickUp ayuda a sus equipos a terminar más trabajo .
Funciones exclusivas de ClickUp para los gráficos de Gantt
A diferencia de Notion, la gestión avanzada de dependencias de ClickUp permite realizar ajustes automatizados cuando cambian los cronogramas de las tareas, lo que garantiza que todas las tareas dependientes se actualicen en consecuencia. Esto reduce el esfuerzo manual y el riesgo de errores.
Las sólidas herramientas de programación de ClickUp, incluidos los bloques de tiempo y las integraciones de calendario, alinean a los miembros de su equipo en el mismo horario. Los recordatorios y notificaciones automatizados garantizan que no se incumplan los plazos.
La escalabilidad y versatilidad del software de gestión de proyectos se dan por supuestas cuando se utiliza ClickUp para los gráficos de Gantt. Estas son algunas funciones exclusivas de ClickUp.
Control de tiempo de ClickUp
Actualice su tiempo desde cualquier lugar integrando todos los dispositivos y aplicaciones con la función de control de tiempo de ClickUp Función de control de tiempo de ClickUp permite el seguimiento de múltiples dispositivos desde cualquier ubicación y ofrece una amplia elaboración de informes sobre la actividad de los empleados. También permite sincronizar apps de control de tiempo en su interfaz, al tiempo que ayuda a filtrar, ordenar y etiquetar los resultados.
Metas de ClickUp
Ajuste y seguimiento de metas en función del rendimiento de su equipo
Otra función es Metas de ClickUp que le permite establecer objetivos cuantificables y supervisar el progreso con hitos específicos de tareas y proyectos. Incluso puede establecer objetivos monetarios y de otro tipo con las descripciones y los KPI mencionados.
Tareas periódicas de ClickUp
Utilice las tareas para asignar tareas a los miembros del equipo y permitir la colaboración entre tareas
También, Función de tareas periódicas de ClickUp le permite evitar tener que rellenar los resúmenes de tareas repetidamente y automatizar las tareas cotidianas para ahorrar tiempo.
Mejore sus diagramas de Gantt con ClickUp
Crear un (diagrama de) Gantt con Notion es extremadamente sencillo; lo difícil es gestionarlo y desarrollarlo. Puedes aprovechar Notion como un excelente punto de partida para ajustar y organizar proyectos.
Pero a medida que crecen sus necesidades de gestión de proyectos, ClickUp puede dar cabida a aspectos más esenciales, como la programación de tareas, la gestión de plazos y la revelación de cuellos de botella.
Lo mejor es que puede utilizar una simple acción de hover para determinar la ruta crítica y ver dinámicamente el porcentaje del proyecto o tarea. A partir de ahí, puede priorizar las tareas cruciales para completar su proyecto.
¿Está preparado para mejorar sus habilidades de gestión de proyectos con ClickUp?
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