Dicen que la comunicación es la base del intento correcto. Es el pegamento que une a los equipos exitosos.
Cuando todo tu equipo está en sintonía, todo funciona a la perfección. Se cumplen los plazos, los resultados cumplen con los estándares, todos están al tanto del estado del proyecto y nadie se siente agotado.
¿Y si te dijéramos que puedes conseguir todo esto y mucho más? ¡Pues eso es el poder de la sobrecomunicación en el trabajo!
En esta entrada del blog, exploramos cómo aprovechar la sobrecomunicación para crear un entorno de trabajo altamente productivo, colaborativo y sin complicaciones.
¿Qué es la sobrecomunicación en el trabajo?
En un entorno laboral, la sobrecomunicación es la práctica de proporcionar instrucciones o información claras, frecuentes y detalladas para transmitir un mensaje. El objetivo es que todos los miembros del equipo estén en la misma página. Esto elimina cualquier ida y vuelta innecesaria o falta de comunicación y facilita la colaboración fluida en el lugar de trabajo.
Por supuesto, comunicar más de lo necesario puede parecer excesivo para algunos, lo entendemos. Por eso, aquí tienes un desglose de lo que es y lo que no es la sobrecomunicación en el trabajo:
¿Qué es la sobrecomunicación?
- Uso compartido de actualizaciones frecuentes para mantener a todos informados sobre el progreso o los cambios del proyecto
- Transmitir y reforzar mensajes clave de forma clara, concisa y coherente
- Ofrecer contexto y explicar el «porqué» de las decisiones críticas para que los miembros del equipo vean el panorama general
- Aprovechar diferentes canales de comunicación, como correos electrónicos, mensajes de chat, reuniones individuales, etc., para llegar a todos
- Crear y seguir un plan de comunicación para garantizar que la comunicación sea valiosa, intencionada y contextual
Veamos un ejemplo de buena comunicación excesiva. Supongamos que diriges el equipo de marketing que está trabajando en una nueva campaña en redes sociales para lanzar un dispositivo de seguimiento de actividad física. En este caso, una buena estrategia de comunicación sería la siguiente:
- Organizar una reunión inicial para comunicar las metas de la campaña, el público objetivo y los mensajes de la marca
- Preparar un calendario de contenidos para documentar los calendarios de publicación, los tipos de contenido, los propietarios de las tareas, etc.
- Realizar reuniones semanales para discutir el progreso del contenido, intercambiar ideas creativas y debatir los retos
- Realizar análisis posteriores al lanzamiento, intercambiar ideas y documentar conclusiones clave
Se trata de un sistema estructurado para mantener a todos informados, establecer expectativas claras y fomentar un ecosistema de comunicación abierta. Con él, el equipo de marketing se asegura de que todo el contenido se ajuste a la meta general y a las directrices de la marca, identifica y aborda los problemas de forma proactiva y crea un entorno colaborativo en el que todos participan.
Qué no es la sobrecomunicación
- Microgestión de la plantilla o supervisión constante de la ejecución de las tareas
- Bombardear a todo el mundo con detalles irrelevantes o muy específicos que dificultan el rendimiento y la productividad
- Repetir el mismo mensaje una y otra vez sin añadir ningún valor
Siguiendo con el ejemplo anterior de un equipo de marketing en redes sociales que planea lanzar un monitor de actividad física, una mala comunicación se vería así:
- Asignar tareas y plazos sin explicar los objetivos de marketing ni preparar un calendario de contenidos
- No asignar propietarios a las tareas
- Seguir con silencio total: sin comunicarse ni dar información
- Abordar los problemas de forma retroactiva, es decir, después de un lanzamiento y cuando el rendimiento de la campaña disminuye
Por otro lado, la sobrecomunicación negativa también puede adoptar la forma de un exceso de comunicación, como en los siguientes casos:
- Programar reuniones diarias que duran horas y afectan a la productividad
- Enviar spam a los miembros del equipo con correos electrónicos o mensajes demasiado detallados y sin valor significativo
- Obsesionarse con los detalles más insignificantes
- Preocuparse por los más mínimos cambios en las métricas de la campaña
En cualquier caso, no logrará sus metas de comunicación, mientras que su equipo entregará contenidos descoordinados, incumplirá los plazos y experimentará confusión o frustración.
Sobrecarga de comunicación frente a falta de comunicación frente a exceso de información: diferencias clave
La sobrecomunicación es una línea muy fina entre la falta de comunicación y la sobrecarga de información. A continuación, se muestra una tabla que destaca las diferencias entre ambas para evitar que se entre en cualquiera de estos dos territorios:
| Comunicación excesiva | Falta de comunicación | Sobrecarga de información | |
| Formulario de comunicación | Frecuente, clara y concisa | Limitado y ambiguo | Excesivo y demasiado detallado |
| Enfoque | Mantener la transparencia y que todos estén en la misma página | Ofrecer autonomía y autogobierno | Consumir información con un detalle exagerado |
| Proceso de toma de decisiones | Explica los motivos o la justificación de las decisiones clave | Delega toda la toma de decisiones a las partes interesadas | El desorden informativo dificulta la toma de decisiones eficaz |
| Ventajas | Reduce los malentendidos, fomenta la colaboración y mejora la eficiencia del equipo | Permite empezar de inmediato y agiliza los flujos de trabajo (al menos al principio) | Comparte información detallada con todas las partes interesadas |
| Limitaciones | Puede convertirse en falta de comunicación o sobrecarga de información si no se gestiona adecuadamente | Falta de claridad en los roles y responsabilidades, lo que da lugar a lagunas de información o comunicación | Desvía la atención de las metas principales y provoca incumplimientos de plazos o pérdida de información |
| Canales de comunicación | Uso estratégico de múltiples canales | Canal de comunicación único | Difundir indiscriminadamente a través de múltiples canales |
¿Cuándo se debe comunicar en exceso?
Dado que la sobrecomunicación es un acto de equilibrio delicado, hay que tener muy claro cuándo y dónde se debe sobrecomunicar. A continuación se presentan algunas situaciones en las que la sobrecomunicación podría resultar fundamental para el éxito:
- Iniciar un nuevo proyecto o iniciativa: La comunicación excesiva en el trabajo puede ser útil al iniciar nuevos proyectos o lanzar iniciativas a nivel de la organización. Esto garantiza que todos comprendan la meta general, la fuerza impulsora, los cronogramas, los roles y las expectativas desde el principio. También reduce cualquier confusión y sienta las bases para una implementación eficaz
- Conectar lugares de trabajo híbridos o remotos: Una plantilla dispersa plantea retos de comunicación únicos en el lugar de trabajo. Ya sea en cuanto a la accesibilidad a la información, la navegación entre zonas horarias o la gestión de equipos multilingües o multiculturales, las videoconferencias y las herramientas de gestión de proyectos acortan las distancias mediante una comunicación excesiva, manteniendo a todos conectados, implicados e informados
- Gestionar el cambio en entornos muy dinámicos: En entornos que cambian rápidamente, la comunicación excesiva ayuda a impulsar a los equipos hacia adelante. Esto implica situaciones sin precedentes, como la introducción de nuevas normativas, el lanzamiento de productos, los cambios en las tendencias del sector o la gestión de crisis
- Manejo de tareas o procesos complejos: La comunicación excesiva ayuda a los miembros del equipo a lidiar con las complejidades y los desafíos de los procesos y tareas complejos. Los líderes sénior pueden proporcionar instrucciones detalladas, desglosar las complejidades, preparar hojas de ruta detalladas, involucrar a las partes interesadas, etc., para garantizar que todos trabajen juntos para obtener los resultados deseados
- Fomentar la confianza y la transparencia: La comunicación excesiva convierte la comunicación en una vía de doble sentido, lo que desarrolla un sentido de confianza y transparencia dentro de los equipos. Estas cualidades son especialmente útiles cuando se forma un nuevo equipo o se incorpora a un nuevo empleado. También demuestra tu compromiso con la transparencia y la participación del equipo, al tiempo que se toman decisiones informadas
¿Por qué es imprescindible la sobrecomunicación en el teletrabajo?
Como se ha visto anteriormente, la sobrecomunicación resulta útil en diversos ajustes. Sin embargo, es en un entorno de teletrabajo o híbrido donde realmente destaca.
He aquí por qué la sobrecomunicación puede ser excelente para un equipo híbrido o remoto:
- Unir equipos: Los empleados que trabajan en la misma ubicación hablan de manera informal o participan en interacciones espontáneas que los unen. Sin embargo, la distancia física actúa como una barrera natural para la comunicación cuando se trabaja de forma remota. La sobrecomunicación salva esta brecha al mantener el compromiso y el uso compartido de la información a través de múltiples canales
- Prevenir la falta de comunicación: Las reuniones cara a cara implican señales no verbales, como el lenguaje corporal y las expresiones faciales. Sin embargo, estas señales no están presentes cuando se intercambian correos electrónicos o mensajes. Por supuesto, existen las videollamadas, pero una pantalla granulada tiene sus limitaciones. Con una comunicación excesiva, puedes minimizar los malentendidos y las interpretaciones erróneas
- Crear una cultura de trabajo positiva: Desarrollar un sentido de pertenencia y un espíritu de equipo puede ser complicado en un entorno de teletrabajo. Sin embargo, cuando los altos directivos se comunican en exceso, se cultiva una cultura de apertura, confianza y transparencia, incluso en los detalles, como los motivos que hay detrás de ciertas decisiones. Esto hace que los miembros del equipo se sientan valorados e involucrados
- Mejorar la colaboración: La sobrecomunicación es sinónimo de comunicación colaborativa, especialmente cuando se trata de teletrabajo. Da prioridad al uso compartido de la información, la resolución colectiva de problemas y los bucles de retroalimentación para impulsar la colaboración y la responsabilidad. Esto, a su vez, establece un ciclo de retroalimentación positiva que impulsa la sobrecomunicación y, en consecuencia, la colaboración
- Mejorar la satisfacción de los empleados: El teletrabajo puede provocar rápidamente desmotivación o resultar en agotamiento. Sin embargo, la comunicación excesiva hace que tus empleados remotos se sientan valorados, involucrados y reconocidos, lo que mejora la satisfacción laboral. Al mismo tiempo, frena la microgestión y promueve la responsabilidad y la autogestión, lo que permite que florezca la creatividad sin una supervisión constante
- Estandarizar la comunicación: La confirmación de la sobrecomunicación requiere la estandarización de las directrices de comunicación. Como resultado, su equipo seguirá un plan de comunicación estándar, aprovechará un software de comunicación interna o herramientas de colaboración prescritas, compartirá recursos útiles, identificará diferentes canales de comunicación y definirá una cadencia para la comunicación regular. Estas buenas prácticas para una buena comunicación hacen que el teletrabajo sea más adaptable, atractivo y escalable
Cómo comunicarse de forma eficaz: consejos, trucos y técnicas
La sobrecomunicación no tiene por qué ser abrumadora. De hecho, tu equipo puede dominar la comunicación eficaz utilizando las estrategias adecuadas.
¿Qué es esto?, se preguntará. Aquí tiene nuestra mega lista de consejos, trucos y técnicas para una comunicación excesiva exitosa:
Mantén la sencillez (y la viabilidad)
Céntrate en transmitir un mensaje claro y conciso que sea comprensible para todos. Al fin y al cabo, lo último que quieres es ocultar mensajes importantes entre jerga o términos técnicos. Enmarca la información para que sea fácil de entender. Pregúntate: ¿esta información es clara y viable? ¿Entendería el destinatario lo que intentas decir? Haz clic en «Enviar» solo cuando la respuesta sea un sí rotundo
Céntrate en la frecuencia, no en el volumen
Considera la posibilidad de enviar mensajes cortos y frecuentes en lugar de un gran muro de texto. Las comunicaciones breves y concisas mantienen la regularidad en la comunicación, promueven la participación activa y la implicación, e informan a todo el mundo sin ocupar todo su tiempo. Encontrarás varias herramientas de comunicación para el lugar de trabajo que ofrecen una combinación de mensajes sincrónicos y asincrónicos para difusiones o reuniones individuales.
Experimentar con diferentes modos de comunicación
Identifica y prioriza los canales adecuados para comunicarte de forma eficaz. Descubre qué funciona mejor para tu equipo (correo electrónico, mensajería instantánea, videoconferencias, colaboración en documentos, etc.) y utilízalos para establecer unas directrices de comunicación. Por ejemplo, la mensajería instantánea puede ser útil para compartir actualizaciones puntuales, mientras que las videollamadas pueden reservarse para reuniones online complejas. Opta por una herramienta de gestión de proyectos para centralizar las comunicaciones de tu equipo.
Comunicar los problemas de forma proactiva
En lugar de esperar a dar la noticia en el último momento, acostúmbrate a comunicarla con antelación. Informar a tu equipo sobre los contratiempos o retos, por pequeños que sean, puede prepararlos incluso para lo peor. Compartir las novedades también fomenta la confianza y la transparencia, al tiempo que permite corregir el rumbo de forma proactiva, si es necesario.
Mantén una actitud abierta a los comentarios
No todo el mundo es un experto en comunicación excesiva desde el principio. Por lo tanto, anima a los miembros del equipo a compartir sus experiencias, opiniones y comentarios sobre los estilos, modos y eficacia de la comunicación actual. Escucha activamente sus aportaciones y preocupaciones y utiliza sus conocimientos para optimizar tu plan de comunicación en consecuencia.
Documentar los momentos clave
Documenta todo, desde el razonamiento detrás de una decisión importante hasta las conclusiones clave de un proyecto completado. Este hábito fomenta el espíritu de apertura y transparencia. Al mismo tiempo, constituye la base de recursos inestimables a los que se puede recurrir para alcanzar metas específicas de un proyecto o de toda la empresa. ¡Los futuros gestores de proyectos te lo agradecerán!
Afrontar los retos de la sobrecomunicación
No nos cansaremos de repetirlo: la sobrecomunicación es como caminar por la cuerda floja. Un paso en falso puede llevarte a la falta de comunicación o a la sobrecarga de información. Por lo tanto, ten en cuenta los posibles retos para mantener el equilibrio. A continuación, te presentamos algunos de los escollos (junto con posibles soluciones):
- Sobrecarga de información: El flujo continuo de información puede convertirse rápidamente en una avalancha de información. Para evitarlo, los gestores de proyectos deben priorizar la información sin piedad y centrarse en transmitir información clara, concisa y procesable
- Pérdida de tiempo y productividad: La comunicación constante puede interrumpir los flujos de trabajo y obstaculizar la productividad. Dedique tiempo específico a la comunicación y fomente la comunicación asíncrona para los problemas que no sean urgentes
- Microgestión camuflada: La comunicación excesiva puede convertirse rápidamente en microgestión. Evite caer en esa trampa centrándose en los resultados en lugar de en los procesos y fomentando la propiedad de las tareas para apoyar la autonomía y la creatividad
- Fatiga por reuniones: Todos nos hemos quejado alguna vez de una reunión que se podría haber solucionado con un correo electrónico. La sobrecomunicación no es inmune a este efecto. Establezca agendas para las reuniones y fije límites de tiempo para maximizar la eficiencia de las reuniones
- Interrupción del trabajo profundo: El aluvión constante de comunicaciones a lo largo del día dificulta el trabajo profundo. Reserve un pequeño espacio en la jornada laboral de sus empleados para comprobaciones y seguimientos, y dedique tiempo a minimizar las distracciones
ClickUp: el campeón de la comunicación coherente
Con ClickUp, ya no sentirás la presión de tener que hacer malabarismos con la comunicación para evitar la falta de comunicación y la sobrecarga de información.
ClickUp centraliza la conversación y la información de tu equipo en una plataforma unificada, lo que fomenta una colaboración fluida. Estas son algunas de las formas en que ClickUp ayuda a los equipos a alcanzar el equilibrio perfecto:
- Mensajería instantánea: mantén conversaciones en tiempo real junto con las tareas y los documentos. Utiliza el chat de ClickUp para compartir actualizaciones instantáneas, hacer preguntas aclaratorias y mantener interacciones contextuales para una comunicación centrada
- Bandeja de entrada unificada: consolida todos los canales de comunicación en una única bandeja de entrada de ClickUp optimizada para acceder a la información de forma rápida y sencilla. Una bandeja de entrada unificada mantiene todos tus mensajes organizados y te evita tener que buscar en correos electrónicos o hacer seguimiento de chats
- Grabación de pantalla: comparte grabaciones de pantalla y capturas de pantalla directamente en las tareas y discusiones para mantener conversaciones específicas y contextuales. Los clips de ClickUp siguen un enfoque visual para el uso compartido de información y hacen que la comunicación sea eficiente
- Pizarras colaborativas: ilustra ideas, planifica flujos de trabajo, dibuja planes de proyectos y haz lluvias de ideas de forma creativa en tiempo real con las pizarras de ClickUp. Estas pizarras interactivas son intuitivas, con funciones de arrastrar y soltar y diseños visualmente atractivos
- Documentación: Crea, edita y comparte documentos a través de ClickUp Docs. Docs es un editor de documentos colaborativo en línea que incluye control de acceso y de versiones. Crea wikis o hubs de conocimiento con facilidad utilizando ClickUp Docs y compártelos de forma segura con permisos personalizables y control de versiones
- Comentarios y menciones: Comparte comentarios específicos con los comentarios asignados y las @menciones en ClickUp. Mantiene a los miembros del equipo informados mediante comentarios en hilos y notificaciones oportunas para que nunca te pierdas nada
Además de estas funciones integradas, las integraciones de ClickUp te permiten conectarte con tus herramientas y plataformas de comunicación preferidas: canales de Slack, Gmail, Google Drive, Loom... lo que se te ocurra.
Además, ClickUp cuenta con una amplia biblioteca de plantillas listas para usar que puedes personalizar para cumplir con las metas de comunicación de tu empresa. Aquí tienes algunas para empezar:
- Plantilla de plan de comunicación en ClickUp: utiliza esta plantilla de lista para optimizar la comunicación en tu equipo. Define los públicos objetivo, los canales de comunicación y las estrategias de mensajería en una ubicación centralizada para que todos estén en sintonía. Haz una lluvia de ideas, crea tareas para cada una y realiza un seguimiento de su progreso hasta su finalización
- Plantilla de comunicaciones internas de ClickUp: Desarrolla una cultura de transparencia con esta plantilla. Desde anuncios internos hasta actualizaciones y noticias del equipo, esta plantilla pone a todo el equipo en sintonía para lograr un entorno de trabajo más cohesionado. La plantilla personalizable garantiza que todas las comunicaciones internas sean coherentes con la marca, y puedes realizar un seguimiento del progreso de cada comunicación con la vista Tablero de estado
Equilibra el exceso de comunicación en el trabajo con ClickUp
Una comunicación clara, concisa y coherente es imprescindible en cualquier proyecto u organización. Cuando se comunica de forma eficaz, se transmite la información clave en el momento adecuado y al público adecuado utilizando las herramientas adecuadas. Esto permite a los empleados prosperar en una cultura de transparencia, autonomía y colaboración, lo que cataliza el éxito.
Hemos compartido algunas formas prácticas de adoptar la sobrecomunicación en el trabajo. Compleméntalas con ClickUp para potenciar a tu equipo y optimizar las comunicaciones. Reúne un montón de funciones en una sola plataforma para ayudarte a liberar el verdadero potencial de la comunicación intencional.
¿Estás listo para descubrir cómo la comunicación excesiva puede mejorar el rendimiento de tu empresa? ¡Regístrate hoy mismo para obtener una cuenta gratuita de ClickUp y compruébalo por ti mismo!