Tienes prisa. Has realizado las últimas ediciones en tu vídeo y estás listo para enviarlo por correo electrónico a tu equipo. Pero tan pronto como pulsas enviar, aparece un mensaje de error.
«El tamaño del archivo es demasiado grande». ¿Le suena familiar?
Teniendo en cuenta que los vídeos representan más del 80 % de todo el tráfico web en el mundo, resulta desconcertante que los correos electrónicos sigan teniendo un límite de tamaño de archivo tan poco razonable. Ahora es más fácil que nunca crear vídeos, pero enviarlos... No es tan sencillo, ¿verdad? ¡Tiene que haber una solución más inteligente!
Los vídeos se utilizan en lugares de trabajo de todo el mundo por muchas razones: formación de empleados, demostraciones o tutoriales de productos, grabaciones de reuniones, presentaciones, herramienta de divulgación para los profesionales del marketing, soporte informático... La lista es interminable.
No poder añadir vídeos a los correos electrónicos puede ser un fastidio. Pero aquí está el truco: solo puedes enviar archivos de vídeo de gran tamaño por correo electrónico si sabes cómo hacerlo.
Dificultades para enviar vídeos por correo electrónico
La calidad de los vídeos y las grabaciones de pantalla mejora cada año, y su tamaño aumenta como consecuencia. Crear un vídeo es una cosa, pero no poder enviarlo puede resultar frustrante.
«¿Por qué no puedo enviar un vídeo por correo electrónico?» puede ser muy molesto, especialmente cuando se tiene prisa. El mayor problema es el límite de tamaño de los adjuntos impuesto por las diferentes plataformas de correo electrónico. En Gmail y Yahoo Mail, el límite es de 25 MB. El límite de archivos permitido para Microsoft Outlook e iCloud Mail es de solo 20 MB.
No puede enviar vídeos de gran tamaño por correo electrónico porque los proveedores de servicios de correo electrónico restringen el tamaño máximo de los archivos por motivos de seguridad.
Sin embargo, hay varias formas de evitarlo. Las plataformas de vídeo suelen pedirle que aloje el vídeo en su plataforma e incruste una URL en su mensaje. Otra forma es comprimir los vídeos y luego hacerlos adjuntos en los correos electrónicos.
Comprimir vídeos para enviarlos por correo electrónico
Veamos cómo se puede comprimir un vídeo para enviarlo por correo electrónico. La compresión consiste en reducir el tamaño del archivo conservando los datos originales. Esta es una de las formas más sencillas de enviar vídeos de gran tamaño por correo electrónico.
Puede hacerlo de dos maneras: compresión con pérdida y compresión sin pérdida.
- La compresión con pérdida compromete la calidad del vídeo, pero puede ser una buena opción cuando no se trata de la versión final del vídeo.
- La compresión sin pérdidas reduce el tamaño del vídeo en un límite, pero sin comprometer la calidad.
Hay dos formas de hacerlo. La primera es utilizar una herramienta gratuita de compresión de vídeos en línea. Sube el vídeo a la herramienta, selecciona el tamaño del archivo y los requisitos de calidad, comprime el vídeo y descárgalo.
Otra forma es crear un archivo ZIP comprimido. Para crear archivos comprimidos:
- Seleccione el archivo de vídeo que desea comprimir y haga clic con el botón derecho del ratón.
- Se abrirá un menú desplegable, coloque el cursor sobre «Enviar a».
- Seleccione «Carpeta ZIP comprimida».
- Envíe el archivo comprimido y guardado localmente como adjunto en su correo electrónico.
Cómo adjuntar vídeos a un correo electrónico
Ahora que ya tiene un archivo comprimido, surge la siguiente pregunta: «¿Cómo se añade un vídeo a un correo electrónico?». A continuación le explicamos cómo hacerlo:
- Redacta un nuevo correo electrónico y haz clic en la opción de adjuntar archivos (normalmente un icono con forma de clip).
- Se le redirigirá a los archivos de su unidad local para subirlos al correo electrónico. Seleccione el vídeo que desea subir.
- Espere a que el archivo se adjunte completamente en la parte inferior del correo electrónico.
Aquí tienes una guía paso a paso para añadir adjuntos en Gmail.
Consejo profesional: también puede utilizar su teléfono para enviar correos electrónicos con vídeos. Solo tiene que realizar la selección del vídeo de su galería o unidad mientras redacta el correo electrónico. Es posible que no pueda comprimir el tamaño del archivo de vídeo, pero debería poder enviar un enlace para compartir desde su proveedor de almacenamiento en la nube, como Dropbox, Google Drive o Apple.
Al añadir el vídeo como adjunto, envía los archivos de vídeo como parte del correo electrónico, y el destinatario puede ver el vídeo sin ser redirigido.
Pero, ¿cómo enviar un correo electrónico si el archivo es demasiado grande? Si el tamaño del archivo es demasiado grande, incluso después de comprimirlo, es posible que no pueda enviar el vídeo como adjunto. En su lugar, aquí tiene algunas formas de enviar el archivo por correo electrónico sin adjuntarlo.
Envío de vídeos de gran tamaño por correo electrónico
¡La nube es la solución! La forma más cómoda de enviar un archivo de vídeo grande sin adjuntarlo al correo electrónico es subirlo primero a un almacenamiento en la nube y, a continuación, enviar un enlace compartible por correo electrónico.
Veamos algunas formas de hacerlo.
Cómo enviar un archivo de vídeo de gran tamaño por correo electrónico
No es obligatorio adjuntar archivos al correo electrónico. Los servicios de almacenamiento en la nube te permiten subir vídeos y compartir el enlace con tus espectadores. El espectador solo tiene que acceder al enlace y descargar el vídeo.
Aquí tienes algunos servicios de almacenamiento en la nube que puedes explorar:
1. Google Drive
Google Drive es un servicio de almacenamiento en la nube que Google ofrece a sus usuarios. Permite a los usuarios subir archivos grandes y compartirlos como enlaces. Para ello, abre Gmail:
- En la parte superior izquierda, haz clic en Redactar.
- En la parte inferior del mensaje, haz clic en Insertar archivos usando Drive.
- Seleccione los archivos que desea añadir como adjuntos.
- En la parte inferior de la página, decide cómo quieres enviar el archivo:
- Enlace de Drive: esto funciona para cualquier archivo almacenado en Drive, incluidos los archivos creados con Documentos de Google, Hojas de cálculo de Google, Slides o Formularios.
- Archivo adjunto: esto solo funciona con archivos que no se hayan creado con Documentos de Google, Hojas de cálculo de Google, Slides o Formularios.
- Haga clic en Insertar.
Para aquellos que utilizan Gmail, aquí hay un truco: hay opciones específicas para subir enlaces desde Google Drive. También puede utilizar la extensión de Google Drive para Chrome o Google Fotos para subir fotos y simplificar el uso compartido.
2. MailDrop
Para los fieles a Apple, MailDrop ofrece una oportunidad similar para el uso compartido de archivos grandes al subirlos a iCloud. Puede enviar el enlace al vídeo desde iCloud, al que el usuario podrá acceder y descargar.
3. OneDrive
El servicio en la nube ofrecido por Microsoft, OneDrive, proporciona acceso gratuito a 5 GB por usuario para cargar vídeos y otros archivos y compartirlos con otras personas.
¿Pero hay alguna forma de enviar un vídeo por correo electrónico con tu iPhone, o hay alguna forma de enviar un vídeo a través de Gmail?
Los usuarios de Android y Apple tienen la misma preocupación: mientras que una cuenta de Gmail permite un tamaño máximo de archivo de 25 MB, Apple solo permite 20 MB. Puede superar este reto utilizando Google Drive y MailDrop y compartir vídeos por correo electrónico.
Uso compartido de vídeos a través de redes sociales o plataformas de vídeo en línea
Los correos electrónicos no son la única forma de comunicarse con sus clientes, miembros del equipo o amigos. Si bien el correo electrónico y las herramientas asociadas facilitan enormemente la comunicación, las redes sociales no se quedan atrás.
Redes sociales
Las redes sociales son una excelente solución para intercambiar información rápidamente y difundirla a un público amplio. Puede compartir vídeos y realizar campañas de vídeo en canales de redes sociales como Facebook, Instagram, LinkedIn y Snapchat.
El uso compartido de vídeos en las redes sociales tiene sus ventajas. Entre ellas se incluyen:
- Las empresas y los particulares pueden comunicar fácilmente sus ideas, mensajes y experiencias.
- El alcance de las redes sociales permite generar un mayor compromiso.
- Herramientas analíticas para evaluar el rendimiento del vídeo, el número de vistas y la interacción.
Sin embargo, junto con estas ventajas, también hay que tener en cuenta ciertas desventajas:
- Los algoritmos de las redes sociales, en constante cambio, pueden afectar a la visibilidad y el alcance de tus vídeos.
- Medir el impacto de un vídeo puede resultar difícil una vez que se hace uso compartido en las redes sociales.
YouTube
YouTube es sinónimo de uso compartido de vídeos. La plataforma ofrece vídeos de prácticamente todos los géneros, duraciones y formatos. Los usuarios pueden acceder (e incluso subir) los vídeos compartidos en esta plataforma de alojamiento de vídeos en cuestión de segundos a través de sus ordenadores, teléfonos móviles o cualquier dispositivo con conexión a Internet.
Además de YouTube, existen varias alternativas a los servicios de correo electrónico para el uso compartido de vídeos. Estas son algunas de ellas:
- Vimeo: una plataforma de experiencia de vídeo fácil de usar, utilizada principalmente por creativos, profesionales del marketing y artistas. La plataforma está diseñada para profesionales y se centra en contenidos de alta calidad y un alojamiento de vídeo refinado, con diferentes límites de carga y opciones de uso compartido.
- LinkedIn: imprescindible para empresas y profesionales, LinkedIn permite el uso compartido de contenido de vídeo para amplificar su mensaje y fomentar las conexiones.
- Facebook: ofrece un alcance de audiencia inmenso, pero con límites de carga específicos y opciones de monetización. Es una plataforma excelente para el marketing de vídeos.
- Wistia: ideal para empresas centradas en la generación de clientes potenciales, ya que ofrece servicios de análisis de vídeo y alojamiento de primera categoría.
- Vidyard y sus alternativas: una plataforma de alojamiento y análisis de vídeos que permite a los usuarios crear, alojar, compartir y realizar el seguimiento de las visualizaciones de sus vídeos.
Uso compartido de vídeos con ClickUp
¿Buscas una herramienta para facilitar el uso compartido de vídeos de gran tamaño con el mínimo esfuerzo? ClickUp es la solución que necesitas.
Las grabaciones de pantalla ayudan a las personas a comunicarse más rápido, explicar mejor y realizar el trabajo con mayor agilidad. ¿No nos cree? Forbes descubrió que los espectadores retienen el 95 % de un mensaje cuando ven un vídeo, en comparación con el 10 % cuando leen un texto.
ClickUp Clips te ayuda a grabar y enviar vídeos al instante sin preocuparte por la calidad o la duración. Ya sea para dar tu opinión, explicar contratos, comunicarte, informar de incidencias, dar la bienvenida a clientes, hacer demostraciones de productos o compartir novedades sobre proyectos, ¡esta es la única aplicación que lo hace todo!
Tomemos como ejemplo los vídeos explicativos de productos: ya no es necesario escribir largas guías explicando cada paso. Basta con grabar la función y compartir el vídeo con un solo clic.
ClickUp Clips, la herramienta de grabación de pantalla de ClickUp, te permite:
- Comuníquese de forma eficaz con vídeos de alta calidad.
- Transcribe vídeos con ClickUp Brain, copia fragmentos y utiliza marcas de tiempo para desplazarte por el vídeo.
- Descarga el vídeo, realiza el uso compartido de un enlace de acceso público o utiliza el vídeo dentro de la herramienta.
- Comente los clips para proporcionar feedback a su equipo y mostrar el cronograma de todos los comentarios.
- Incruste clips en las descripciones de las tareas para que formen parte integral de su flujo de trabajo.
- Visualiza, busca y ordena clips en un solo lugar con el hub de clips.
Con un software para compartir archivos como ClickUp Clips, puede olvidarse de cualquier preocupación relacionada con el envío de archivos de vídeo pesados por correo electrónico y, en su lugar, compartir un enlace que permita a los espectadores acceder a ellos al instante.
Además, puede integrar su correo electrónico en ClickUp para simplificar aún más el proceso y ejecutar todas sus acciones desde un solo lugar con esta herramienta.
ClickUp te permite enviar y recibir correos electrónicos directamente desde una tarea y cambiar entre enviar correos electrónicos a alguien fuera del equipo y enviarlos internamente. Es compatible con múltiples proveedores y clientes de correo electrónico, incluidos Outlook, IMAP, Gmail y Microsoft 365.
Con la integración de ClickUp para correo electrónico, puedes:
- Envíe correos electrónicos desde una tarea y cree automáticamente un embudo de correo electrónico.
- Establece firmas de correo electrónico predeterminadas y crea plantillas de correo electrónico.
- Automatice los flujos de trabajo de correo electrónico para transacciones en sitios web, incidencias y mucho más.
Buenas prácticas para enviar vídeos por correo electrónico
Al igual que con el correo electrónico y las videoconferencias, es importante seguir ciertas normas de etiqueta y buenas prácticas. Ten esto en cuenta cuando envíes vídeos por correo electrónico:
- La brevedad es una virtud: mantenga el vídeo lo más breve posible para garantizar el máximo interés. La duración ideal es de dos a tres minutos. Si tiene un vídeo más detallado o un vídeo instructivo, puede alargarlo hasta cinco minutos.
- Redacta también el correo electrónico: escribe un texto relevante. Aunque el vídeo contiene la mayor parte de la información, es fundamental ofrecer a los destinatarios un resumen del contenido en el correo electrónico y explicarles por qué deben verlo.
- Escriba un buen asunto: asegúrese de que la palabra «vídeo» aparezca obligatoriamente en el asunto del correo electrónico. Esto aumenta las posibilidades de que los destinatarios abran el correo electrónico y el vídeo en sí.
- Céntrate en el contenido: ningún usuario seguirá viendo un vídeo que no le aporte valor. Envía siempre vídeos cuidadosamente estructurados a tus espectadores.
- Céntrate en la calidad: asegúrate de que el interés no disminuya debido a la falta de calidad del vídeo o del audio. Mira el vídeo tú mismo y, si te estás grabando, toma una posición en un lugar bien iluminado.
- Prueba el correo electrónico: si es la primera vez que adjuntas un vídeo a un correo electrónico, envíalo primero a ti mismo o a otra persona que trabaje en el mismo proyecto, para evaluar si el vídeo es accesible o no.
Estos factores se centran principalmente en ofrecer una experiencia positiva al usuario, lo que garantiza que se cumplan las metas del envío del vídeo.
Supere los retos de los archivos de vídeo con ClickUp.
Los vídeos se han convertido en una parte fundamental de la comunicación, ya sea para el trabajo o el ocio.
Sin embargo, enviar vídeos de gran tamaño por correo electrónico es casi imposible sin comprimirlos o subirlos a un servicio en la nube.
ClickUp Clips es una excelente herramienta que le permite grabar su pantalla, crear tareas a partir de vídeos y adjuntar archivos de vídeo en sus interacciones por correo electrónico. Con una herramienta como ClickUp, grabar, gestionar y realizar el uso compartido de vídeos es muy fácil, al igual que ser productivo y eficiente. ¡Regístrese hoy mismo en ClickUp!