«La comunicación es clave» es algo que todos hemos oído en nuestra vida. Si bien la comunicación eficaz es la piedra angular de cualquier relación personal, es igual de importante, si no más, en un entorno profesional.
Un lugar de trabajo exitoso prospera con una comunicación horizontal ideal. Por lo tanto, ya sea que esté hablando con un colega sobre una tarea o enviando un correo electrónico, debe practicar los principios de la comunicación horizontal eficiente.
Pero antes de entrar en detalles sobre este concepto, veamos qué es la comunicación horizontal y cómo influye en las interacciones en el lugar de trabajo.
¿Qué es la comunicación horizontal?
La comunicación horizontal comprende las interacciones entre personas o departamentos que trabajan al mismo nivel en una organización. También se conoce como comunicación lateral y es tan importante para la empresa como la comunicación externa.
En el libro Organizational Communication (Comunicación organizativa), de Michael J. Papa, la comunicación horizontal se define como el «flujo de mensajes entre áreas funcionales» en un nivel concreto de una organización. Cuando las personas se comunican de forma directa y eficaz con sus compañeros, resulta más fácil «resolver problemas, compartir información entre diferentes grupos de trabajo y coordinar tareas entre departamentos o equipos de proyectos»
Tanto si trabajas en una empresa pequeña como en una grande, los flujos de comunicación interna marcan esencialmente el tono del ambiente en la oficina y ayudan a construir relaciones interpersonales en el lugar de trabajo.
Esta comunicación puede tener lugar en persona o por teléfono y correo electrónico. Pero sea cual sea la vía que se utilice, afecta directamente a la productividad y al rendimiento de la empresa. Por eso debemos comprender y practicar la comunicación eficaz en el trabajo.
Comprender la comunicación horizontal o lateral
Todo lugar de trabajo necesita una comunicación regular para funcionar correctamente.
Si bien las interacciones personales informales ayudan a construir relaciones interpersonales con tus compañeros de trabajo, la comunicación eficaz en el trabajo es clave para el crecimiento de cualquier organización.
El flujo de comunicación oficial puede incluir instrucciones para tareas, correos electrónicos con actualizaciones de proyectos, solicitudes de ayuda, etc. En el contexto estrictamente laboral, todo esto se engloba dentro de la comunicación horizontal.
Por ejemplo, el departamento de diseño gráfico de tu agencia necesita informar al departamento de redacción sobre los cambios en los iconos y temas de la próxima campaña publicitaria. Pueden celebrar una reunión para discutir este tema y también enviar un correo electrónico destacando las nuevas normas.
Básicamente, una interacción se considera comunicación horizontal si:
- Ocurre con personas o unidades del mismo nivel jerárquico
- Es algo informal y menos estructurado
- Tiene como objetivo lograr la colaboración y la resolución de problemas
- Facilita la coordinación, el uso compartido de la información y la resolución de conflictos
La cadena de comunicación en estos casos puede ser larga, consumir mucho tiempo y distraer. Antes de que te des cuenta, habrás pasado la mitad de tu jornada laboral enviando y recibiendo correos electrónicos, memorandos, etc.
Consejo profesional: Utiliza las funciones de gestión y revisión de correos electrónicos de ClickUp para garantizar que tu comunicación se mantenga organizada y fácilmente accesible. Actúa como un hub central para mantener todo optimizado y en un solo lugar, sustituyendo la necesidad de saltar entre tu bandeja de entrada y varias herramientas de revisión. Incluso puedes utilizarlo para convertir correos electrónicos específicos en tareas en ClickUp.
Características clave de una comunicación horizontal eficaz
La comunicación horizontal eficaz tiene algunas características distintivas:
- Claridad: La comunicación es clara y está basada en metas, en un formato que el receptor entiende e interpreta
- Escucha activa: El objetivo es escuchar bien y discutir cualquier duda u obstáculo desde el principio
- Transparencia: El modo, el contenido y la intención de la comunicación fomentan la confianza, la transparencia y la responsabilidad
- Colaboración: La comunicación horizontal tiene como objetivo optimizar los esfuerzos de colaboración y eliminar los silos del flujo de trabajo para que las operaciones de la empresa se desarrollen sin problemas
- Impulsar la innovación: al facilitar el uso compartido de ideas entre los equipos, se promueve la innovación y los enfoques creativos
- Seguimiento: Las personas implicadas extraen conclusiones de la comunicación y realizan un seguimiento con debates o acciones según sea necesario
- Soporte: Los equipos que gestionan eficazmente la comunicación horizontal proporcionan un espacio seguro para que los miembros compartan sus pensamientos e ideas con confianza
En el mejor de los casos, la comunicación horizontal fomenta el trabajo en equipo, aumenta la responsabilidad y crea visibilidad entre los compañeros. Refuerza la sensación de trabajar por un objetivo común en una organización, lo que resulta más fácil con las herramientas de comunicación adecuadas.
Las herramientas de comunicación en el lugar de trabajo te ayudan a centralizar todas las interacciones y a mantener a los equipos alineados, centrándose en las características clave de una comunicación eficaz.
En primer lugar, la comunicación horizontal se diferencia de los otros dos tipos de comunicación en el lugar de trabajo: la comunicación diagonal y la comunicación vertical.
Comunicación horizontal frente a comunicación diagonal
Mientras que la comunicación horizontal se produce entre personas o departamentos del mismo nivel, la comunicación diagonal es más híbrida.
Implica tanto la comunicación descendente (con los empleados de los niveles inferiores de la jerarquía) como la ascendente (con los de los niveles superiores), independientemente de su departamento.
Supongamos que eres un director de ventas encargado de llevar a cabo una campaña de temporada. Necesitas colaborar con profesionales y directores de marketing para crear anuncios y boletines informativos periódicos para la misma. Todos tus flujos de comunicación relacionados con esto se considerarían diagonales.
Las prácticas de comunicación diagonal eficaz pueden mejorar la productividad de una empresa y la satisfacción de los empleados. Lo mismo puede decirse de la comunicación vertical.
Comunicación horizontal frente a comunicación vertical
la comunicación vertical se produce entre personas que pertenecen a dos niveles de la jerarquía organizativa. Este formulario de comunicación puede ser ascendente o descendente.
Por ejemplo, la alta dirección de su empresa celebra una reunión con todo el personal para discutir el presupuesto y los planes de la empresa para el próximo ejercicio financiero. Comparten su visión y sus decisiones con todos los empleados, hasta los de menor rango en la jerarquía.
Lo contrario sería cuando un empleado informa a su superior sobre el progreso de un proyecto. Este informe se comunica luego al vicepresidente del departamento para una mejor toma de decisiones.
Ambos son ejemplos claros de comunicación vertical.
A diferencia de las estructuras de comunicación horizontal, la comunicación vertical tiene un canal de retroalimentación más fuerte y claro, con menos margen para discutir sobre el mismo problema.
Sin embargo, la comunicación horizontal está ganando impulso en el panorama empresarial moderno debido a su naturaleza transparente y flexible y a su impacto positivo en la cultura del lugar de trabajo.
Importancia y finalidad de la comunicación horizontal
A riesgo de parecer repetitivos, la comunicación horizontal es clave para fomentar un entorno de trabajo saludable y colaborativo. Refuerza los cuatro pilares fundamentales de una cultura laboral positiva: el trabajo en equipo, la eficiencia, la resolución de problemas y la satisfacción laboral.
Veamos más información sobre el propósito y las ventajas de la comunicación horizontal:
Fomenta la colaboración y el trabajo en equipo
El éxito de cualquier proyecto depende de la colaboración en tiempo real entre los empleados y los departamentos. Los problemas se resuelven más fácilmente y la información se comparte con mayor facilidad. Puede reducir los cuellos de botella y obtener resultados más rápidos para una mayor productividad.
Por ejemplo, si varias personas están trabajando en un archivo simultáneamente, lo mejor es que haya una versión en línea del archivo con permisos de acceso, donde puedan colaborar cuando sea necesario y terminar la tarea rápidamente de forma colectiva.
Permite un flujo de información rápido y eficiente
El flujo de información no solo significa compartir información a través de chats o correos electrónicos, sino que también incluye el uso compartido de datos entre procesos y herramientas de la organización. Las herramientas inteligentes de gestión de la comunicación fomentan la colaboración eficaz y el intercambio de información, al tiempo que mantienen las jerarquías de elaboración de informes e involucran a todas las partes interesadas.
Puedes realizar un seguimiento de tus canales de información y recurrir a cualquier hilo cuando lo necesites.
Mejora la resolución de problemas y conflictos
Los conflictos y los obstáculos en el flujo de trabajo son inevitables en cualquier organización. Mantener un canal de comunicación lateral organizado facilita el manejo de este tipo de situaciones.
Puedes mantener informadas a diferentes personas y equipos y comunicarte entre grupos de trabajo. También puedes encontrar formas más transparentes de resolver conflictos con un proceso de toma de decisiones justo e informado basado en una comunicación eficaz.
Con una comunicación lateral eficaz, puedes fomentar la apertura en las interacciones e invitar a las personas a compartir sus ideas y perspectivas. Esto da lugar a un ambiente de trabajo más acogedor y mejora en gran medida la relación entre los trabajadores y la empresa.
ClickUp Whiteboards es el lugar perfecto para que tú y los miembros de tu equipo ideéis, visualicéis y planifiquéis juntos. Todos los miembros de tu equipo pueden trabajar juntos en la pizarra simultáneamente, sin importar dónde se encuentren.
La comunicación horizontal en organizaciones planas
La estructura de tu organización suele determinar la eficacia con la que se comunica entre departamentos. Puede crear y afectar a bloqueos de información, silos de comunicación, retrasos corporativos, etc.
Se puede afirmar con seguridad que una estructura organizativa estrictamente compartimentada impide una comunicación eficaz. La otra alternativa es una organización plana, en la que las empresas eliminan la jerarquía departamental. De este modo, toda la comunicación en una organización plana es horizontal.
Algunos ejemplos populares de organizaciones planas son Amazon, Netflix y Spotify. Estas empresas han intentado eliminar el nivel intermedio de gestión para agilizar la innovación y la toma de decisiones, lo que se traduce en resoluciones más rápidas.
En pocas palabras, el trabajo interfuncional consiste en saltarse las jerarquías. En lugar de esperar a que los jefes se pongan en contacto, puedes dirigirte directamente a otros departamentos y colaborar para resolver el problema más rápidamente.
En estos casos, la minimización de la jerarquía promueve la comunicación colaborativa, la ambición de los empleados, el aprendizaje lateral y un pensamiento más innovador. Los empleados toman decisiones independientes, lo que aumenta la propiedad y fortalece el acervo de conocimientos de la empresa.
Como todo en la vida, la comunicación horizontal no es todo miel sobre hojuelas, sino que tiene sus pros y sus contras.
Ventajas e inconvenientes de la comunicación horizontal
Si se practica bien, la comunicación horizontal fomenta el trabajo en equipo eficaz, la mejora de la productividad y la reducción de los costes operativos. También infunde un espíritu de unidad en los trabajadores, haciéndoles sentir que trabajan por una meta común.
Si no se gestiona correctamente, la comunicación horizontal puede crear cuellos de botella en la empresa. Los empleados se ven atrapados en las trampas de la comunicación multicanal, pierden de vista sus objetivos y provocan retrasos en el flujo de trabajo.
Imagina cuánto tiempo llevaría leer y responder a cientos de correos electrónicos, hacer una lista de tareas importantes, conectarse para obtener comentarios e implementar cambios en un proyecto. Cuanto mayor es el volumen de comunicación ineficaz, más difícil es lograr resultados positivos.
Ventajas
En el mejor de los casos, la comunicación horizontal tiene múltiples beneficios:
- Mayor satisfacción laboral: los empleados se sienten más motivados en una cultura de trabajo flexible en la que tienen libertad para comunicarse entre sí sobre un proyecto
- Menores tiempos de resolución: la comunicación directa con las personas implicadas reduce considerablemente los tiempos de resolución de los problemas
- Toma de decisiones más rápida: al reducir los niveles jerárquicos, se toman decisiones más rápidas y se abordan los problemas en tiempo real
- Mejora de la comunicación: La comunicación lateral mejora las relaciones laborales y facilita una colaboración más fluida
- Reducción de los malentendidos: cuando todas las partes interesadas se comunican abiertamente, las posibilidades de que se produzcan malentendidos se reducen considerablemente
Cons
Las desventajas de la comunicación horizontal surgen cuando no se utiliza o no se organiza de forma sistemática, lo que da lugar a lo siguiente:
- Falta de control: los gerentes y supervisores tienen menos control sobre las decisiones en un enfoque horizontal
- Mayor probabilidad de conflictos: La probabilidad de que surjan conflictos aumenta cuando la comunicación se produce entre unidades del mismo nivel jerárquico
- Pérdida de tiempo: si la comunicación horizontal no se organiza y supervisa de manera eficiente, puede dar lugar a una mayor pérdida de tiempo en problemas menores
- Mayor confusión: cuando hay que mantener múltiples canales de comunicación, un empleado puede sentirse confundido a diario
- Silos de información: No hay nada que garantice que toda la información relevante se haya compartido con las partes interesadas, lo que puede provocar una pérdida de conocimientos y crear silos
- Enfoque informal: La comunicación horizontal suele ser informal y, en algunos casos, puede no cumplir con las políticas corporativas
Cómo mitigar los retos
Las desventajas parecen preocupantes, pero hay medidas sencillas que puedes tomar para mitigar los riesgos de la comunicación horizontal.
Mantén informados a los gerentes y supervisores
La mejor manera de regular la comunicación lateral es mantener informados a los supervisores. Esto garantiza que tus superiores estén al tanto del estado de las tareas y tengan acceso al intercambio de información. Esto también puede ayudarte en situaciones difíciles en las que puedas necesitar la intervención de un supervisor. Además, permite a los supervisores crear informes sobre un proyecto y comunicarse con otros equipos si es necesario.
Reduzca el exceso de correos electrónicos adoptando canales de mensajería
Un software de comunicación centralizado evita la sobrecarga de comunicaciones al sustituir la mayor parte de la comunicación por correo electrónico por chats en tiempo real a través de plataformas de mensajería. Es más eficaz y ahorra tiempo, ya que las personas tienden a responder más rápido a los mensajes cortos de chat que a los correos electrónicos. Así, si necesitas ayuda rápida de un experto en un concepto, no tienes que esperar a que te responda por correo electrónico. La mensajería es más inteligente y rápida.
La vista Chat de ClickUp ofrece una solución optimizada para las necesidades de comunicación de tu lugar de trabajo con funciones avanzadas como asignar comentarios y etiquetar personas. Crea salas de chat para proyectos, equipos o temas específicos, manteniendo las conversaciones organizadas y evitando la sobrecarga de información
Determina tu horario de disponibilidad
Es importante mantener un horario estricto cuando se depende principalmente de la comunicación horizontal. Tus compañeros pueden pensar que estás disponible las 24 horas del día y ponerse en contacto contigo a horas intempestivas con consultas y solicitudes. Evítalo estableciendo límites estrictos en tu disponibilidad y configurando un horario de notificaciones para que solo recibas mensajes durante el horario laboral.
La mayoría de las plataformas de mensajería tienen una función «No molestar» que te permite pausar las notificaciones durante un periodo determinado cada día. Úsala y activa las opciones de silencio y vibración para lograr un mejor equilibrio entre tu vida laboral y personal.
Establece metas de comunicación
Tus metas de comunicación deben ser SMART:
- Específico
- Medible
- Alcanzable
- Relevante
- Limitado en el tiempo
Utiliza las Metas de ClickUp para establecer objetivos claros para tus comunicaciones y asegurarte de que sigues por el buen camino, completas las tareas a tiempo y optimizas tu productividad. Las metas más amplias se pueden dividir fácilmente en tareas de ClickUp para obtener mejores resultados. Estas tareas pueden resaltar las necesidades de comunicación, como la creación de informes o el intercambio de actualizaciones con las partes interesadas.
Para ello, se necesitan algunas estrategias bien informadas que mejoren la colaboración en general.
Estrategias para mejorar la comunicación horizontal
Adopta una herramienta de gestión de proyectos
Un software inteligente de gestión de proyectos cuenta con múltiples canales de comunicación para la colaboración, como chat o mensajería instantánea, documentación, videollamadas y bandejas de entrada. Te ayuda a reunir la comunicación multiplataforma bajo un mismo paraguas y también automatiza tareas como los recordatorios de reuniones y las notificaciones de ausencia de la oficina.
Utiliza ClickUp, con tecnología de IA, para encontrar una solución integral para todas tus necesidades de comunicación y colaboración en el lugar de trabajo.
Organiza tu trabajo, chatea con los miembros del equipo, asigna elementos de acción a tus compañeros, incrusta y comparte enlaces, comparte documentos y perfecciona tus mensajes con funciones de edición avanzadas. Estas funciones pueden mejorar la comunicación del equipo para optimizar la gestión del rendimiento.
Aprovecha el poder de la IA con ClickUp Brain para mejorar tu comunicación escrita. ClickUp Brain puede resumir automáticamente documentos largos, correos electrónicos o discusiones dentro de las tareas de ClickUp. Esto puede ayudar a los compañeros de trabajo de diferentes departamentos a comprender rápidamente los puntos clave del trabajo de los demás, mejorando la comprensión y el flujo de información.
Utiliza plantillas de planes de comunicación
Las plantillas de comunicación son un recurso sólido para planificar las interacciones empresariales. Cuentan con campos personalizados, vistas y funciones de gestión de proyectos que te ayudan a crear mensajes personalizados y coordinar conversaciones con las partes interesadas.
Un plan de comunicación te ayuda a:
- Mejora la calidad de la comunicación
- Organice las interacciones en función de las metas, los cronogramas y los departamentos de la organización
- Estandariza tu mensaje
- Céntrate en las métricas clave con plazos de entrega rápidos
Las plantillas de planes de comunicación pueden desempeñar un rol clave en la mejora de la colaboración entre los miembros de un equipo. Una plantilla te ayuda a crear un mensaje eficaz eliminando lo superfluo y dirigiéndote de forma eficaz a tu público objetivo.
El uso de plantillas personalizables para tu plan de comunicación también te permite centrarte en los canales y la forma de comunicación adecuados para tu público, crear llamadas a la acción útiles, planificar y organizar tu estrategia de comunicación en torno a la empresa y mantener un estilo y un tono coherentes.
Mejora la colaboración y realiza un seguimiento de tus esfuerzos con la plantilla de plan de comunicación de ClickUp. Adapta el plan a las necesidades específicas de tu empresa añadiendo campos personalizados, estados y vistas. Funciones como fechas de vencimiento, comentarios sobre tareas, automatización, IA y mucho más te ayudan a utilizar esta plantilla de forma eficaz tanto para la comunicación interna como externa.
Consejo profesional: Utiliza ClickUp Brain para generar tus propias plantillas únicas para agendas de reuniones o planes de colaboración
Colabora con RR. HH.
El departamento de recursos humanos de tu empresa puede ser un aliado útil para garantizar que se produzca la comunicación horizontal. Puede animar oficialmente a los diferentes departamentos a interactuar más, compartir ideas, innovar, colaborar y resolver conflictos de forma constructiva.
Cada empresa tiene sus propias políticas para gestionar los problemas de comunicación, pero hay algunas medidas estándar que pueden ayudar a que todo funcione correctamente en cualquier estructura organizativa:
- Establecer canales de comunicación estándar, como plataformas digitales y reuniones periódicas
- Animando a todas las partes interesadas a realizar y asistir a reuniones y presentaciones
- Ponerse en contacto con los empleados para identificar sus puntos débiles e introducir medidas para solucionarlos
- Analizar los silos y trabajar para eliminarlos mediante una mejor colaboración
Las plantillas de ClickUp para RR. HH. y selección de personal son ideales para facilitar la comunicación lateral y crear contenido para múltiples escenarios, como informes, metas anuales, formularios de solicitud, un wiki de la empresa, etc.
Audita la comunicación interna
Si no realiza un seguimiento y análisis de las comunicaciones, ¿cómo va a saber qué está fallando y por qué?
Todas las organizaciones se benefician de las auditorías internas. Estas deben centrarse principalmente en identificar las áreas del flujo de trabajo con bajo rendimiento y optimizarlas para obtener mejores resultados. El análisis periódico y la implementación de comentarios pueden ayudar a maximizar la productividad y eliminar los canales de comunicación ineficaces.
Elabora una estrategia de comunicación horizontal eficaz
Las estrategias de comunicación son altamente personalizables, dependiendo de los requisitos y metas de su organización.
Crear una estrategia de comunicación horizontal eficaz tiene importantes ventajas para el lugar de trabajo, ya que:
- Ayuda a mejorar la distribución del conocimiento mediante la estandarización de reuniones programadas, boletines informativos, evaluaciones de rendimiento, etc
- Ayuda a los empleados a pulir sus habilidades y les proporciona las herramientas necesarias para realizar su trabajo de manera eficiente
- Garantiza que tu organización alcance los KPI importantes con regularidad
- Fomenta la colaboración en la resolución de problemas
- Disminuye el número de reuniones largas y redundantes
- Promueve la alineación entre diferentes departamentos y equipos situados en diferentes ubicaciones y zonas horarias
Destaca en la comunicación horizontal con ClickUp
Ahora que ya tienes una idea clara de lo que es la comunicación horizontal y de cómo beneficia a tu cultura de trabajo, el siguiente paso es decidir cuál es la plataforma de colaboración más adecuada para tu organización. La plataforma adecuada refuerza todas las ventajas de la comunicación lateral, como la transparencia, la flexibilidad, el trabajo en equipo y la productividad en las interacciones.
Todo lo que necesitas es ClickUp para que todos estén en la misma página y eliminar los problemas de comunicación. Súbete a bordo y revoluciona tu jornada laboral mejorando la colaboración, aumentando la visibilidad, automatizando las tareas rutinarias y entregando siempre los proyectos a tiempo.
¡Regístrate gratis en la plataforma ClickUp y empieza a disfrutar de la comunicación de última generación en cuestión de segundos!