«La comunicación es clave» es algo que todos hemos oído alguna vez. Si bien la comunicación eficaz es la piedra angular de cualquier relación personal, es igual de importante, si no más, en el ámbito profesional.
Un lugar de trabajo exitoso prospera gracias a la comunicación horizontal. Así que, tanto si hablas con un compañero sobre una tarea como si envías un correo electrónico, debes poner en práctica los principios de una comunicación horizontal eficaz.
Pero antes de profundizar en los entresijos de este concepto, veamos qué es la comunicación horizontal y cómo influye en las interacciones en el lugar de trabajo.
¿Qué es la comunicación horizontal?
La comunicación horizontal abarca las interacciones entre personas o departamentos que trabajan al mismo nivel dentro de una organización. También se conoce como comunicación lateral y es tan importante para la empresa como la comunicación externa.
En el libro Organizational Communication de Michael J. Papa, la comunicación horizontal se define como el «flujo de mensajes entre áreas funcionales» en un nivel concreto de una organización. Cuando las personas se comunican de forma directa y eficaz con sus compañeros, resulta más fácil lograr «la resolución de problemas, el intercambio de información entre diferentes grupos de trabajo y la coordinación de tareas entre departamentos o equipos de proyecto».
Tanto si trabajas en una empresa pequeña como en una grande, los flujos de comunicación interna marcan en gran medida el ambiente de la oficina y ayudan a forjar relaciones interpersonales en el lugar de trabajo.
Esta comunicación puede tener lugar en persona o por teléfono y correo electrónico. Pero sea cual sea la vía que se utilice, afecta directamente a la productividad y al rendimiento de la empresa. Por eso debemos comprender y practicar una comunicación eficaz en el trabajo.
Comprender la comunicación horizontal o lateral
Todo lugar de trabajo necesita una comunicación regular para funcionar sin problemas.
Si bien las interacciones personales informales ayudan a forjar relaciones interpersonales con tus compañeros de trabajo, una comunicación efectiva en el trabajo es clave para el crecimiento de cualquier organización.
El flujo de comunicación oficial puede incluir instrucciones de tareas, correos electrónicos con actualizaciones de proyectos, solicitudes de ayuda, etc. Estrictamente en el contexto del entorno de trabajo, todo esto se engloba dentro de la comunicación horizontal.
Por ejemplo, el departamento de diseño gráfico de su agencia necesita informar al departamento de redacción sobre los cambios en los iconos y los temas para la próxima campaña publicitaria. Pueden celebrar una reunión para debatir este tema y también enviar un correo electrónico en el que se destaquen las nuevas normas.
Básicamente, una interacción se considera comunicación horizontal si:
- Se da entre personas o unidades que se encuentran en el mismo nivel jerárquico
- Es algo informal y menos estructurada
- Tiene como objetivo fomentar la colaboración y la resolución de problemas
- Facilita la coordinación, el uso compartido de información y la resolución de conflictos
En estos casos, la cadena de comunicación puede ser larga, llevar mucho tiempo y distraer la atención. Antes de que te des cuenta, habrás pasado la mitad de tu jornada laboral enviando y recibiendo correos electrónicos, notas, etc.
Consejo profesional: Utiliza las funciones de gestión y revisión de correos electrónicos de ClickUp para garantizar que tu comunicación se mantenga organizada y sea fácilmente accesible. Actúa como un hub para mantener todo optimizado y en un solo lugar, eliminando la necesidad de alternar entre tu bandeja de entrada y diversas herramientas de revisión. Incluso puedes utilizarlo para convertir correos electrónicos específicos en tareas en ClickUp.
Características clave de una comunicación horizontal eficaz
Una comunicación horizontal eficaz tiene algunas características distintivas:
- Claridad: La comunicación es clara y está orientada a metas, en un formato que el receptor comprende e interpreta.
- Escucha activa: La meta es escuchar atentamente y abordar desde el principio cualquier duda o obstáculo.
- Transparencia: La forma, el contenido y la intención de la comunicación fomentan la confianza, la transparencia y la responsabilidad.
- Colaboración: La comunicación horizontal tiene como objetivo optimizar los esfuerzos de colaboración y eliminar los silos del flujo de trabajo para garantizar el buen funcionamiento de las operaciones de la empresa.
- Impulsar la innovación: Al facilitar el uso compartido de ideas por parte de los equipos, se contribuye a promover la innovación y los enfoques creativos.
- Seguimiento: Las personas implicadas extraen conclusiones de la comunicación y dan seguimiento con debates o acciones según sea necesario.
- Apoyo: Los equipos que gestionan eficazmente la comunicación horizontal proporcionan un espacio seguro para que los miembros compartan sus opiniones e ideas con confianza.
En el mejor de los casos, la comunicación horizontal fomenta el trabajo en equipo, potencia la responsabilidad y crea visibilidad entre compañeros. Refuerza la sensación de trabajar por una meta común en una organización, lo cual resulta más fácil con las herramientas de comunicación adecuadas.
Las herramientas de comunicación en el lugar de trabajo basadas en IA te ayudan a centralizar todas las interacciones y a mantener a los equipos alineados, centrándose en las características clave de una comunicación eficaz.
En primer lugar, la comunicación horizontal se diferencia de los otros dos tipos de comunicación en el lugar de trabajo: la comunicación diagonal y la vertical.
Comunicación horizontal frente a comunicación diagonal
Mientras que la comunicación horizontal se produce entre personas o departamentos del mismo nivel, la comunicación diagonal es más híbrida.
Esto implica tanto la comunicación descendente (con los empleados de los niveles inferiores de la jerarquía) como la comunicación ascendente (con los de los niveles superiores de la jerarquía), independientemente de su departamento.
Imaginemos que eres un director del equipo de ventas encargado de dirigir una campaña de temporada. Necesitas colaborar con profesionales y responsables de marketing para crear textos publicitarios y boletines informativos periódicos para dicha campaña. Todos tus flujos de comunicación relacionados con esto se considerarían diagonales.
Las prácticas eficaces de comunicación diagonal pueden mejorar la productividad de una empresa y la satisfacción de los empleados. Lo mismo puede decirse de la comunicación vertical.
Comunicación horizontal frente a comunicación vertical
La comunicación vertical se produce entre personas que pertenecen a dos niveles de la jerarquía organizativa. Esta forma de comunicación puede ser ascendente o descendente.
Por ejemplo, la alta dirección de su empresa celebra una reunión con todo el personal para debatir el presupuesto y los planes de la empresa para el próximo ejercicio fiscal. Comparten su visión y sus decisiones con todos los trabajadores, incluidos los empleados de los niveles más bajos de la jerarquía.
Lo contrario sería cuando un empleado informa a su superior sobre el progreso de un proyecto. Este informe se transmite luego al vicepresidente del departamento para facilitar la toma de decisiones.
Ambos son ejemplos claros de comunicación vertical.
A diferencia de las estructuras de comunicación horizontal, la comunicación vertical cuenta con un canal de retroalimentación más sólido y claro, con menos margen para discutir sobre el mismo problema.
Sin embargo, la comunicación horizontal está cobrando impulso en el panorama empresarial moderno debido a su naturaleza transparente y flexible y a su impacto positivo en la cultura del lugar de trabajo.
Importancia y finalidad de la comunicación horizontal
A riesgo de parecer repetitivo, la comunicación horizontal es clave para fomentar un entorno de trabajo saludable y colaborativo. Refuerza los cuatro pilares fundamentales de una cultura laboral positiva: el trabajo en equipo, la eficiencia, la resolución de problemas y la satisfacción laboral.
Veamos más información sobre el propósito y las ventajas de la comunicación horizontal:
Fomenta la colaboración y el trabajo en equipo
El éxito de cualquier proyecto depende de la colaboración en tiempo real entre empleados y departamentos. Los problemas se vuelven más fáciles de resolver y la información, más fácil de compartir. Puedes reducir los cuellos de botella y lograr resultados más rápidos para aumentar la productividad.
Por ejemplo, si varias personas están trabajando en un archivo al mismo tiempo, lo mejor es disponer de una versión en línea del archivo con permisos de acceso, donde puedan colaborar cuando sea necesario y terminar la tarea de forma conjunta y rápida.
Permite un flujo de información rápido y eficiente
El flujo de información no se limita al uso compartido de información a través de chats o correos electrónicos; también incluye el uso compartido de datos entre procesos y herramientas dentro de la organización. Las herramientas inteligentes de gestión de la comunicación fomentan la colaboración eficaz y el uso compartido de información, al tiempo que mantienen las jerarquías de información e involucran a todas las partes interesadas.
Podrás llevar un seguimiento de tus canales de información y recurrir a cualquier hilo cuando lo necesites.
Mejora la resolución de problemas y la gestión de conflictos
Los conflictos y los obstáculos en el flujo de trabajo son una parte inevitable de cualquier organización. Mantener un canal de comunicación lateral bien organizado facilita el manejo de este tipo de situaciones.
Podrás mantener informadas a diferentes personas y equipos, y comunicarte entre grupos de trabajo. También podrás encontrar formas más transparentes de resolver conflictos mediante un proceso de toma de decisiones justo y fundamentado, basado en una comunicación eficaz.
Con una comunicación lateral eficaz, puedes fomentar la franqueza en las interacciones e invitar a las personas a compartir sus ideas y puntos de vista. Esto da lugar a un ambiente de trabajo más acogedor y mejora en gran medida la relación entre los trabajadores y la empresa.
ClickUp Whiteboards es el lugar perfecto para que tú y los miembros de tu equipo generen ideas, visualicen y planifiquen juntos. Todos los miembros de tu equipo pueden trabajar juntos en la Pizarra de forma simultánea, sin importar dónde se encuentren.
La comunicación horizontal en las organizaciones planas
La estructura de su organización suele determinar la eficacia con la que se puede comunicar entre departamentos. Puede generar y afectar a bloqueos de información, silos de comunicación, retrasos corporativos, etc.
Se puede afirmar con seguridad que una estructura organizativa estrictamente compartimentada impide una comunicación eficaz. La otra alternativa es una organización plana, que es cuando las empresas eliminan la jerarquía departamental. De este modo, toda comunicación en una organización plana es horizontal.
Algunos ejemplos populares de organizaciones planas son Amazon, Netflix y Spotify. Estas empresas han intentado eliminar el nivel directivo intermedio para agilizar la innovación y la toma de decisiones, lo que ha permitido alcanzar soluciones más rápidas.
En pocas palabras, el trabajo interfuncional consiste en saltarse las jerarquías. En lugar de esperar a que los jefes se pongan en contacto, puedes dirigirte directamente a los otros departamentos y colaborar para resolver el problema más rápidamente.
En estos casos, una jerarquía reducida fomenta la comunicación colaborativa, la ambición de los empleados, el aprendizaje lateral y un pensamiento más innovador. Los empleados toman decisiones de forma independiente, lo que potencia la propiedad y refuerza el acervo de conocimientos de la empresa.
Como todo lo demás, la comunicación horizontal no es todo miel sobre hojuelas; tiene sus pros y sus contras.
Ventajas e inconvenientes de la comunicación horizontal
Si se practica correctamente, la comunicación horizontal fomenta el trabajo en equipo eficaz, la mejora de la productividad y la reducción de los costes operativos. Además, infunde un espíritu de unidad entre los trabajadores, haciéndoles sentir que trabajan por una meta común.
Si no se gestiona correctamente, la comunicación horizontal puede crear cuellos de botella en la empresa. Los empleados se ven atrapados en las dificultades de la comunicación multicanal, pierden de vista sus objetivos y provocan retrasos en el flujo de trabajo.
Imagina cuánto tiempo llevaría leer y responder a cientos de correos electrónicos, crear una lista de tareas importantes, establecer una conexión para recabar opiniones e implementar cambios en un proyecto. Cuanto mayor es el volumen de comunicación ineficaz, más difícil resulta obtener resultados positivos.
Ventajas
En el mejor de los casos, la comunicación horizontal tiene múltiples beneficios:
- Mayor satisfacción laboral: los empleados se sienten más motivados en una cultura de trabajo flexible en la que tienen libertad para comunicarse entre sí en un proyecto
- Reducción de los tiempos de resolución: La comunicación directa con las personas implicadas reduce considerablemente los tiempos de resolución de los problemas.
- Toma de decisiones más rápida: al reducir el número de niveles jerárquicos, se toman decisiones más rápidamente y se abordan los problemas en tiempo real
- Mejora de la comunicación: La comunicación lateral mejora las relaciones laborales y facilita una colaboración más fluida.
- Menos malentendidos: cuando todas las partes interesadas se comunican abiertamente, las posibilidades de que se produzcan malentendidos se reducen considerablemente.
Contras
Las desventajas de la comunicación horizontal surgen cuando no se utiliza o no se organiza de forma sistemática, lo que da lugar a lo siguiente:
- Falta de control: Los directivos y supervisores tienen menos control sobre las decisiones en un enfoque horizontal
- Mayor probabilidad de conflicto: La probabilidad de conflicto aumenta cuando la comunicación se produce entre unidades del mismo nivel jerárquico.
- Pérdida de tiempo: Si la comunicación horizontal no se organiza y realiza un seguimiento eficiente, puede dar lugar a una mayor pérdida de tiempo en problemas de poca importancia.
- Mayor confusión: cuando hay que gestionar múltiples canales de comunicación, un empleado puede sentirse confundido a diario
- Silos de información: No hay nada que garantice que toda la información relevante se haya compartido con las partes interesadas, lo que puede provocar una pérdida de conocimiento y crear silos.
- Enfoque informal: La comunicación horizontal suele ser informal y, en algunas instancias, puede no ajustarse a las políticas corporativas.
Cómo mitigar los retos
Los inconvenientes parecen preocupantes, pero hay medidas sencillas que puedes tomar para mitigar los riesgos de la comunicación horizontal.
Mantén informados a los gerentes y supervisores
La mejor manera de regular la comunicación lateral es mantener informados a los supervisores. Esto garantiza que tus superiores estén al tanto del estado de las tareas y al corriente del intercambio de información. Esto también puede ayudarte en situaciones delicadas en las que puedas necesitar la intervención de un supervisor. Además, permite a los supervisores elaborar informes sobre un proyecto y comunicarse con otros equipos si es necesario.
Reduzca el exceso de correos electrónicos utilizando canales de mensajería.
Un software de comunicación centralizado evita la sobrecarga de comunicación al sustituir la mayor parte de la comunicación por correo electrónico por chats en tiempo real a través de plataformas de mensajería. Es más eficaz y ahorra tiempo: las personas suelen responder más rápido a mensajes cortos de chat que a los correos electrónicos. Así pues, si necesitas ayuda rápida de un experto en un tema concreto, no tienes que esperar a que te responda por correo electrónico. La mensajería es más inteligente y rápida.
ClickUp Chat ofrece una solución optimizada para las necesidades de comunicación de tu lugar de trabajo con funciones avanzadas como la asignación de comentarios y el etiquetado de personas. Crea salas de chat para proyectos, equipos o temas específicos, manteniendo las conversaciones organizadas y evitando la sobrecarga de información.
Determina tu horario de disponibilidad
Es importante mantener un horario estricto cuando se depende principalmente de la comunicación horizontal. Tus compañeros pueden pensar que estás disponible las 24 horas del día y pueden ponerse en contacto contigo a horas intempestivas con consultas y peticiones. Evita eso estableciendo límites claros sobre tu disponibilidad y configurando un horario de notificaciones para que solo recibas mensajes durante el horario laboral.
La mayoría de las plataformas de mensajería cuentan con una función de «no molestar» que te permite pausar las notificaciones durante un periodo de tiempo determinado cada día. Úsala, junto con las opciones de silenciar y poner en modo silencioso, para lograr un mejor equilibrio entre el trabajo y la vida personal.
Establece metas de comunicación
Tus metas de comunicación deben ser SMART:
- Específico
- Cuantificable
- Alcanzable
- Relevante
- Con plazos definidos
Utiliza ClickUp Goals para establecer metas claras para tus comunicaciones y asegurarte de mantener el rumbo, completar las tareas a tiempo y optimizar tu productividad. Las metas más amplias se pueden desglosar fácilmente en tareas de ClickUp para obtener mejores resultados. Estas tareas pueden poner de relieve necesidades de comunicación, como la elaboración de informes o el uso compartido de actualizaciones con las partes interesadas.
Para ello, se necesitan algunas estrategias bien fundamentadas que permitan mejorar la colaboración en general.
Estrategias para mejorar la comunicación horizontal
Adopta una herramienta de gestión de proyectos
Un software inteligente de gestión de proyectos cuenta con múltiples canales de comunicación para la colaboración, como chat o mensajería instantánea, documentación, videollamadas y bandejas de entrada. Te ayuda a reunir la comunicación multiplataforma bajo un mismo paraguas y también automatiza tareas como recordatorios de reuniones y notificaciones de ausencia del oficina.
Utiliza ClickUp, con tecnología de IA, para encontrar una solución integral para todas tus necesidades de comunicación y colaboración en el lugar de trabajo.
Organiza tu trabajo, chatea con los miembros del equipo, asigna tareas a tus compañeros, incrusta y comparte enlaces, comparte documentos y perfecciona tu mensaje con funciones de edición avanzadas. Estas funciones pueden mejorar la comunicación del equipo para una mejor gestión del rendimiento.
Aprovecha el poder de la IA con ClickUp Brain para mejorar tu comunicación escrita. ClickUp Brain puede resumir automáticamente documentos extensos, correos electrónicos o debates dentro de las tareas de ClickUp. Esto puede ayudar a los compañeros de diferentes departamentos a captar rápidamente los puntos clave del trabajo de los demás, mejorando la comprensión y el flujo de información.
Utiliza plantillas de planes de comunicación
Las plantillas de comunicación son un valioso conjunto de recursos para planificar las interacciones empresariales. Cuentan con campos personalizados, vistas y funciones de gestión de proyectos que te ayudarán a crear mensajes personalizados y a coordinar las conversaciones con las partes interesadas.
Un plan de comunicación te ayuda a:
- Mejora la calidad de la comunicación
- Organiza las interacciones en función de las metas de la organización, los cronogramas y los departamentos
- Estandarice su mensaje
- Céntrate en métricas clave con resultados rápidos
Las plantillas de planes de comunicación pueden desempeñar un rol clave a la hora de mejorar la colaboración entre los miembros del equipo. Una plantilla te ayuda a crear un mensaje convincente al eliminar lo superfluo y dirigirte de forma eficaz a tu público objetivo.
El uso de plantillas personalizables para tu plan de comunicación también te permite centrarte en los canales y la forma de comunicación adecuados para tu público, crear llamadas a la acción útiles, planificar y organizar tu estrategia de comunicación en torno a la empresa, y mantener un estilo y un tono coherentes.
Mejora la colaboración y realiza un seguimiento de tus esfuerzos con la plantilla de plan de comunicación de ClickUp. Adapta el plan a las necesidades específicas de tu empresa añadiendo campos personalizados, estados y vistas. Funciones como fechas límite, comentarios en las tareas, automatización, IA y mucho más te ayudan a utilizar esta plantilla de forma eficaz tanto para la comunicación interna como externa.
Consejo profesional: Utiliza ClickUp Brain para crear tus propias plantillas personalizadas para agendas de reuniones o planes de colaboración
Colabora con RR. HH.
El departamento de recursos humanos de tu empresa puede ser un aliado valioso para garantizar que se produzca la comunicación horizontal. Puede animar oficialmente a los distintos departamentos a interactuar más, compartir ideas, innovar, colaborar y resolver conflictos de forma constructiva.
Cada empresa tiene sus propias políticas para gestionar los problemas de comunicación, pero hay algunas medidas estándar que pueden ayudar a que todo funcione sin problemas en cualquier estructura organizativa:
- Establecer canales de comunicación estándar, como plataformas digitales y reuniones periódicas de seguimiento
- Animar a todas las partes interesadas a organizar y asistir a reuniones y presentaciones
- Establecer contacto con los empleados para identificar sus puntos débiles e introducir medidas para abordarlos
- Analizar los silos y trabajar para eliminarlos mediante una mejor colaboración
Las plantillas de ClickUp para RR. HH. y selección de personal son ideales para facilitar la comunicación horizontal y crear contenido para múltiples situaciones, como informes, metas anuales, formularios de solicitud, una wiki de la empresa, etc.
Auditoría de la comunicación interna
Si no realizas un seguimiento y analizas las comunicaciones, ¿cómo vas a saber qué está fallando y por qué?
Todas las organizaciones se benefician de las auditorías internas. Estas deben centrarse principalmente en identificar las áreas del flujo de trabajo con bajo rendimiento y optimizarlas para obtener mejores resultados. El análisis periódico y la aplicación de los comentarios recibidos pueden ayudar a maximizar la productividad y eliminar los canales de comunicación ineficaces.
Elabora una estrategia eficaz de comunicación horizontal
Las estrategias de comunicación son altamente personalizables, dependiendo de los requisitos y metas de tu organización.
Crear una estrategia de comunicación horizontal eficaz tiene importantes beneficios para el lugar de trabajo, ya que:
- Contribuye a una mejor distribución del conocimiento mediante la estandarización de reuniones programadas, boletines informativos, evaluaciones de rendimiento, etc.
- Ayuda a los empleados a perfeccionar sus habilidades y les proporciona las herramientas necesarias para desempeñar su trabajo de manera eficiente
- Garantiza que su organización alcance los KPI importantes de forma regular
- Fomenta la colaboración en la resolución de problemas
- Reduce el número de reuniones largas y redundantes
- Fomenta la coordinación entre diferentes departamentos y equipos ubicados en distintas ubicaciones y zonas horarias
Destaca en la comunicación horizontal con ClickUp
Ahora que ya tienes una idea clara de lo que es la comunicación horizontal y de cómo beneficia a tu cultura de trabajo, el siguiente paso es elegir una plataforma de colaboración adecuada para tu organización. La plataforma adecuada refuerza todas las ventajas de la comunicación horizontal, como la transparencia, la flexibilidad, el trabajo en equipo y la productividad en las interacciones.
Todo lo que necesitas es ClickUp para que todos estén en sintonía y eliminar los problemas de comunicación. Únete y revoluciona tu jornada laboral mejorando la colaboración, aumentando la visibilidad, automatizando las tareas rutinarias y entregando siempre los proyectos a tiempo.
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