Optimizar sus flujos de trabajo documentales es la clave para que sus operaciones funcionen bien. No se trata de un ejercicio puntual, sino de algo que debes llevar a cabo con regularidad para garantizar la máxima eficiencia.
Tiene que seguir preguntándose si sus flujos de trabajo son eficientes y están bien organizados. ¿Garantizan aprobaciones rápidas e indican responsabilidades claras? ¿O los encuentra lentos y desorganizados, con retrasos y confusión que obstaculizan el progreso?
Piense en los flujos de trabajo de su empresa relacionados con los documentos. Considere las siguientes situaciones para evaluar la situación de su empresa:
- ¿Las aprobaciones se realizan con prontitud, las solicitudes de proyectos se registran con precisión y los roles están muy claros?
- ¿O se enfrenta a retrasos en las aprobaciones, solicitudes de proyectos estancadas en el limbo y confusión generalizada sobre quién hace qué?
Si su experiencia se inclina hacia lo segundo, es señal de que sus flujos de trabajo de procesos necesitan una transformación. El software de flujo de trabajo documental es una solución garantizada para agilizar las operaciones cotidianas. Estas herramientas mejorarán la eficiencia agilizando los procesos de su empresa.
Elegir el software de flujo de trabajo documental adecuado es crucial para perfeccionar y optimizar su maquinaria organizativa.
¿Qué es el software de flujo de trabajo documental?
El software de flujo de trabajo documental le ayuda a gestionar todo el ciclo de vida de los documentos. Agiliza la creación de documentos, empezando por la ideación, e incluye el control de versiones, el seguimiento de aprobaciones, el uso compartido y el almacenamiento de contenidos.
Exploremos cómo las mejores herramientas de flujo de trabajo de documentos de 2024 pueden revolucionar las operaciones de su empresa.
¿Qué debe buscar en un software de flujo de trabajo documental?
Cuando busque el mejor software de flujo de trabajo de documentos, debe centrarse en funciones que mejoren la eficiencia, agilicen las operaciones y protejan sus datos. Los elementos clave que debe buscar incluyen:
- Automatización del flujo de trabajo: Elija un software de flujo de trabajo de documentos que pueda automatizar tareas repetitivas, desde el enrutamiento de documentos hasta los procesos de aprobación, liberando a su equipo de tareas manuales
- Gestión de documentos en la nube: Acceda a los documentos desde cualquier lugar y en cualquier momento, garantizando que su equipo se mantiene en la misma página, ya sea trabajando a distancia o en la oficina
- Flujo de trabajo de gestión documental integral: Busque soluciones que ofrezcan un sólido sistema de gestión documental -desde la creación, digitalización y archivo hasta la recuperación y eliminación- que mejore la gestión del ciclo de vida de los documentos
- Funciones de seguridad avanzadas: Asegúrese de que el software de flujo de trabajo documental cuenta con protocolos de seguridad sólidos, incluidos permisos de acceso y registros de auditoría, para proteger la información confidencial
- Capacidades de integración: Seleccione un software de flujo de trabajo documental que se integre a la perfección con sus herramientas y sistemas existentes, permitiendo un flujo de trabajo unificado
- Personalización y escalabilidad: Opte por plataformas que ofrezcan plantillas personalizadas, procesamiento de formularios y una interfaz de arrastrar y soltar, lo que le permite adaptar los flujos de trabajo a los procesos únicos de su empresa
- Gestión avanzada de usuarios: Busque funciones clave que le permitan gestionar los roles y responsabilidades de los usuarios, garantizando que sólo el personal autorizado pueda acceder, editar o compartir documentos
Los 10 mejores software de flujo de trabajo de documentos para usar en 2024
El software de flujo de trabajo documental adecuado debe gestionar flujos de trabajo documentales complejos con delicadeza y proporcionar un software de flujo de trabajo documental escalable, seguro e integrador para satisfacer las necesidades cambiantes de su empresa. Veamos los 10 mejores software de flujo de trabajo de documentos en 2024.
1. ClickUp
Además de ser una herramienta integral de gestión de proyectos, ClickUp es una herramienta completa para agilizar la creación, gestión y colaboración de documentos. Es un hub central para gestionar cómo se comparten, editan, revisan e intercambian los documentos entre los miembros del equipo, fomentando un mayor control y organización.
La versatilidad de ClickUp queda patente en su amplia capacidad de integración, que permite conectar con más de 1.000 herramientas. Las integraciones nativas se sincronizan con el flujo de trabajo existente y proporcionan una plataforma unificada para tareas y proyectos.
Las mejores funciones de ClickUp
- Documentos de ClickUp : Cree documentos adaptados a cualquier tipo de trabajo y colabore en tiempo real. Etiqueta a los miembros del equipo para obtener comentarios, asigna elementos de acción y transforma el texto en tareas procesables. ClickUp Docs revoluciona la forma en que los equipos crean, gestionan y colaboran en la documentación de los proyectos
facilite sus tareas de gestión documental conectando ClickUp Docs a sus flujos de trabajo_
- Plantillas ClickUp : Maximice su productividad con ClickUp aprovechando las plantillas para agilizar sus procesos de forma eficiente. Plantillas ClickUp, como plantillas de documentación de procesos,plantillas de documentos de diseño,*Plantillas de POE*etc., proporcionan una base para la configuración rápida de la documentación para diversas necesidades
Estandarice y documente sus procesos con la plantilla de pizarra de flujo de procesos de ClickUp
- Metas de ClickUp: Ajuste y realice un seguimiento del progreso con objetivos precisos y medibles, integrando los logros de las tareas para una visualización precisa del progreso. Organice las metas en carpetas para agilizar la gestión, garantizando la alineación con los objetivos más amplios de la organización
ejecute y revise sus metas utilizando el panel de control de metas de ClickUp
- Cerebro ClickUp: Transforme su flujo de trabajo de gestión de proyectos y documentos con ClickUp Brain. Utilice AI Knowledge Manager para obtener información instantánea y contextual de sus documentos, tareas y proyectos. Además, utilice AI Project Manager para automatizar la creación de documentos, las actualizaciones de tareas y los informes de progreso, aumentando su eficiencia
Utiliza IA para crear requisitos de producto en documentos ClickUp
Limitaciones de ClickUp
- Los usuarios han encontrado dificultades con las opciones de filtrado
- La visibilidad constante de los campos de filtro, búsqueda y otros en los paneles puede saturar la vista
Precios de ClickUp
- Free Forever (Gratis para siempre)
- Unlimited: $7/mes por usuario
- Business: 12 $/mes por usuario
- Empresa: Contactar para precios
- ClickUp Brain: Disponible en todos los planes de pago por 5 $ al mes por cada miembro del entorno de trabajo de ClickUp
Valoraciones de ClickUp
- G2: 4,7/5 (más de 2.000 opiniones)
- Capterra: 4.7/5 (2,000+ opiniones)
2. DocuWare
www.docuWare.com docuWare DocuWare permite a las organizaciones agilizar las operaciones en varios departamentos, como ventas, RR.HH. y finanzas. Mediante el diseño y la automatización de procesos adaptados a sus necesidades específicas, DocuWare impulsa a su equipo hacia mayores niveles de productividad.
Las mejores funciones de DocuWare
- Automatice flujos de trabajo documentales personalizados de forma eficaz con el software de gestión de flujos de trabajo documentales de DocuWare mediante una interfaz de arrastrar y soltar
- Garantice un manejo preciso de los documentos y la toma de decisiones con un profundo control y transparencia
- Acceda a las tareas del flujo de trabajo documental en cualquier lugar con compatibilidad móvil y gestione las tareas de forma eficaz con actualizaciones automáticas, asignaciones claras, escalaciones y reglas de sustitución
Limitaciones de DocuWare
- Trabajar con documentos sin conexión puede plantear problemas, lo que puede dificultar la productividad en instancias sin acceso a Internet
- La amplia funcionalidad de DocuWare conlleva una curva de aprendizaje que puede resultar empinada para algunos, especialmente para los que carecen de formación técnica
Precios de DocuWare
- Precios personalizados
Valoraciones DocuWare
- G2: 4.5/5 (220 votos)
- Capterra: 4.6/5 (88 votos)
3. Fluix
vía Fluix Fluix transforma los engorrosos procesos en papel en flujos de trabajo documentales digitales racionalizados. La adopción de Fluix permite a su organización adoptar un entorno sin papel, automatizar las tareas rutinarias y eliminar los cuellos de botella que obstaculizan la productividad.
Tanto si es un líder del mercado como una corporación en crecimiento, el conjunto de herramientas de Fluix está diseñado para fortalecer su marco operativo con documentos digitales y automatización del flujo de trabajo documental.
Las mejores funciones de Fluix
- Centralice el software de gestión de documentos con Fluix para aumentar la precisión, la seguridad y el cumplimiento normativo
- Obtenga el control de los procesos para agilizar las aprobaciones y mejorar el cumplimiento con Fluix
- Convierta los datos en información estratégica para una toma de decisiones informada y una mejora operativa con Fluix
- Acceda a información oportuna y precisa desde una fuente unificada, lo que permite la toma de decisiones basada en datos
Limitaciones de Fluix
- Las funciones de creación de formularios de Fluix pueden ser complejas y suponer un reto para los usuarios habituales
- Los usuarios experimentan molestias al tener que alternar entre distintas barras de herramientas para resaltar y marcar, y el proceso de añadir marcadores es engorroso
Precios de Fluix
- Paquete básico: 50 dólares al mes por usuario, con un mínimo de 10 usuarios
Valoraciones de Fluix
- G2: 4.8/5 (18 votos)
- Capterra: 4.8/5 (45 votos)
4. DocuSign
vía firma del documento DocuSign ofrece soluciones de software de flujo de trabajo de documentos para agilizar el proceso de acuerdos en diversas funciones de la empresa. Es útil para firmas electrónicas y ayuda a transformar todo el ciclo de vida de los acuerdos, desde su creación hasta su ejecución y gestión.
Funciones principales de DocuSign
- Envíe, firme y apruebe documentos digitalmente con la función de firma electrónica segura y legalmente vinculante de DocuSign, accesible desde cualquier dispositivo en todo el mundo
- Automatice todo el proceso de gestión de contratos con el CLM de DocuSign, desde la redacción hasta las renovaciones, para mejorar la eficacia y reducir los riesgos
- Genere documentos precisos y coherentes de forma automática y utilice los análisis de DocuSign para obtener información sobre los procesos contractuales y optimizar el flujo de trabajo documental
Limitaciones de DocuSign
- En ocasiones, las capacidades offline de DocuSign pueden ser limitadas, lo que supone un reto para los usuarios que necesitan trabajar con documentos sin acceso a Internet
Precios de DocuSign
- Personal: 15 $/mes para necesidades básicas de firma electrónica
- Estándar: 45 $/mes por usuario para equipos
- Business Pro: 65 $/mes por usuario
- Enterprise: Precios personalizados
Valoraciones de DocuSign
- G2: 4,5/5 (2.327 opiniones)
- Capterra: 4.8/5 (517 opiniones)
5. Avokaado
/%img/ Avokaado Avokaado CLM es un software de flujo de trabajo documental todo en uno diseñado para capacitar a equipos de diferentes departamentos para automatizar, negociar, firmar electrónicamente y gestionar contratos de forma fácil y eficaz. Su objetivo es eliminar el trabajo manual, permitiendo a las organizaciones centrarse en tareas estratégicas aprovechando el poder de la automatización del flujo de trabajo en sus procesos de contratación.
Avokaado mejores funciones
- Automatice la creación, negociación y gestión de contratos con Avokaado CLM para acelerar el ciclo de vida y garantizar el cumplimiento y la precisión
- Mejore la colaboración del equipo en los contratos con Avokaado, permitiendo una comunicación fluida y un flujo de documentos con todas las partes interesadas
- Agilice los procesos de aprobación con las funciones de firma electrónica segura de Avokaado CLM, que permiten la firma electrónica desde cualquier lugar y en cualquier momento
Limitaciones de Avokaado
- A los usuarios que trabajan con ordenadores portátiles pequeños les puede resultar difícil leer el texto en el proceso de creación de borradores, especialmente cuando las opciones aparecen en el lado derecho, ocultando la vista del cuadro de texto principal
Precios de Avokaado
- Cuenta gratuita: Usuarios ilimitados, hasta cinco documentos/mes
- Espacio de trabajo privado: Precios personalizados
- Solución on-prem: Precios personalizados
Valoraciones obtenidas
- G2: No hay suficientes opiniones
- Capterra: No hay suficientes opiniones
6. FileHold
vía G2 FileHold está diseñado para agilizar y automatizar los flujos de trabajo documentales, garantizando un acceso seguro y controlado a los documentos en toda la organización. Diseñado para empresas que buscan eficiencia flujo de trabajo de gestión de documentos fileHold ofrece varias funciones para mejorar la seguridad, accesibilidad y conformidad de los documentos.
Las mejores funciones de FileHold
- Mejore la seguridad y el cumplimiento de los documentos con el acceso seguro y controlado de FileHold sólo para usuarios autorizados
- Agilice las operaciones con flujos de trabajo de documentos personalizables para la revisión y aprobación de documentos, automatizando los procesos de la empresa
- Mantenga la productividad con el acceso a documentos en cualquier momento y lugar desde cualquier dispositivo con FileHold
Limitaciones de FileHold
- Las capacidades de la aplicación móvil de FileHold son limitadas
- La complejidad de la configuración de los roles de seguridad y permisos puede ser desalentador, lo que puede conducir a riesgos de seguridad de datos si no se gestionan adecuadamente
Precios de FileHold
- Precios personalizados
Valoraciones de FileHold
- G2: No hay suficientes opiniones
- Capterra: 4.7/5 (45 opiniones)
7. CFlow
vía CFlow CFlow es una plataforma de flujo de trabajo de documentos sin código que revoluciona la forma en que las empresas gestionan los procesos operativos. Elimina los tradicionales formularios en papel, correos electrónicos y hojas de cálculo introduciendo una automatización del flujo de trabajo que promete eficiencia y productividad.
Las mejores funciones de CFlow
- Ponga en marcha la automatización del flujo de trabajo con la biblioteca de Cflow de plantillas de flujo de trabajo de documentos listas para usar para varios departamentos
- Integre a la perfección con herramientas de terceros a través de la sencilla integración API de Cflow con G Suite, Office 365, etc
- Garantice la seguridad de los datos con un cifrado sólido y copias de seguridad automatizadas en centros de datos de AWS a prueba de balas
- Habilite aprobaciones flexibles, permitiendo que usuarios ajenos a Cflow aprueben solicitudes, mejorando la utilidad
Limitaciones de Cflow
- Ha habido instancias de rendimiento lento durante transferencias de datos de gran volumen,
Precios del flujo de datos
- Plan Feliz: $12/mes por usuario para un mínimo de 10 usuarios
- Plan Joy: 16 $/mes por usuario para un mínimo de 10 usuarios
- Plan Bliss: $22/mes por usuario con un mínimo de 10 usuarios
Valoraciones de CFlow
- G2: 5.0/5 (53 opiniones)
- Capterra: No hay suficientes opiniones
8. Docsumo
vía docsumo_ Docsumo es un software de flujo de trabajo documental diseñado para extraer datos de forma eficiente y precisa de documentos no estructurados.
Destinado a transformar el flujo de trabajo de procesamiento de documentos para sectores como el financiero, seguros, inmobiliario y préstamos, Docsumo ofrece un intervalo de funciones diseñadas para minimizar el esfuerzo manual y maximizar la precisión de los datos.
Funciones de Docsumo
- Utiliza las API preentrenadas de Docsumo para una implementación inmediata en documentos como facturas e ID
- Mejora la precisión de la extracción de datos con el aprendizaje automático de Docsumo, que aprende de cada documento
- Extraiga datos eficientemente de tablas de documentos complejos con Tabla Vision
- Evalúe la fiabilidad de los datos con las puntuaciones de confianza de precisión de datos de Docsumo
Limitaciones de Docsumo
- La configuración inicial y el entrenamiento de los modelos pueden llevar más tiempo de lo esperado, especialmente para documentos con variaciones significativas
Precios deocusumo
- Plan de crecimiento: A partir de 500 $/mes
- Plan Business: Precios personalizados
- Plan Enterprise: Precios personalizados
Valoraciones de Docusumo
- G2: 4.7/5 (46 opiniones)
- Capterra: No hay suficientes opiniones
9. Document Logistix
vía documentos Logistix Document Logistix ofrece soluciones de gestión de documentos para agilizar y automatizar los procesos de flujo de trabajo documental en diversos sectores, como cuentas por pagar, recursos humanos, compras, etc. Las soluciones son flexibles y pueden implantarse in situ, en la nube o como SaaS para adaptarse a las necesidades específicas de las distintas empresas.
Las mejores funciones de Document Logistix
- Automatice las operaciones de front-office y back-office con soluciones integrales de flujo de trabajo documental para la transformación digital de documentos
- Acceda a aplicaciones específicas del sector de la logística, la educación, la fabricación, etc., para hacer frente a los retos exclusivos del sector
- Mejore la eficiencia con capacidades de integración para sistemas heredados/a y soluciones líderes de flujo de trabajo documental sin interrumpir el flujo de trabajo documental existente
Limitaciones de Document Logistix
- Document Logistix carece de servicios integrales de compatibilidad técnica y formación, lo que pone de relieve la falta de satisfacción del cliente y de aprendizaje continuo
Precios de Document Logistix
- Precios personalizados
Documento Logistix valoraciones
- G2: No hay suficientes opiniones
- Capterra: No hay suficientes opiniones
10. Revver
vía Business Review Revver, anteriormente eFileCabinet, transforma los sistemas de gestión de documentos de una tarea compleja a una actividad fácil para el crecimiento y el impacto positivo. Esta innovadora plataforma ofrece un completo conjunto de herramientas para digitalizar, automatizar y optimizar los procesos que dependen de los documentos, fomentando mejores prácticas de trabajo y agilizando las operaciones de las empresas en diversos sectores.
Revver las mejores funciones
- Automatice el almacenamiento y la organización de documentos para acabar con el caos de contenidos con Revver
- Garantice la recuperación instantánea de documentos, reduciendo significativamente el tiempo de búsqueda
- Acelere su flujo de trabajo documental con la firma electrónica y herramientas de colaboración para un uso compartido de documentos sin interrupciones
- Impulse la eficiencia y minimice los errores humanos automatizando los procesos de empresa y las tareas repetitivas
- Garantice la protección de los documentos con seguridad de nivel bancario y amplias funciones de gobernanza
Limitaciones de revisión
- Algunos usuarios han expresado la necesidad de disponer de recursos de formación más accesibles para aprovechar plenamente sus funciones
Precios de Revver
- Precios personalizados
Revver valoraciones
- G2: 4.3/5 (355 opiniones)
- Capterra: No hay suficientes opiniones
Potencie sus documentos, eleve su empresa con ClickUp
Explorar las opciones de software de flujo de trabajo documental revela la importancia de elegir una solución que:
- Gestione los documentos de la empresa con eficacia
- Agilice las operaciones mediante flujos de trabajo documentales automatizados
Elegir el software de flujo de trabajo documental adecuado puede transformar las operaciones de su empresa del caos a la eficiencia. Aunque cada plataforma ofrece funciones únicas, ClickUp destaca como el mejor software de flujo de trabajo documental, distinguiéndose por su capacidad para transformar los documentos en papel en un formato digitalizado y fácil de gestionar.
Con su versátil ClikUp Docs, sus plantillas personalizables y sus sólidas integraciones, ClickUp simplifica el sistema de gestión de documentos y mejora la colaboración y la productividad. Sus herramientas basadas en IA agilizan aún más el flujo de trabajo documental, garantizando que su equipo complete las tareas con precisión y rapidez.
Para las empresas preparadas para elevar su flujo de trabajo documental, adoptar la innovadora plataforma de ClickUp es el siguiente paso para impulsar la innovación y el crecimiento. Regístrese gratis, gratuito/a hoy mismo y comience su viaje hacia la excelencia operativa.