Optimizar sus flujos de trabajo documentales es la clave para gestionar bien sus operaciones. No se trata de una tarea puntual, sino de algo que debe realizar con regularidad para garantizar la máxima eficiencia.
Debe preguntarse constantemente si sus flujos de trabajo son eficientes y están bien organizados. ¿Garantizan aprobaciones rápidas e indican responsabilidades claras? ¿O le parecen lentos y desorganizados, con retrasos y confusión que dificultan el progreso?
Piense en los flujos de trabajo de su empresa relacionados con los documentos. Considere los siguientes escenarios para evaluar la situación de su organización:
- ¿Se cumplen puntualmente las aprobaciones, se registran con precisión las solicitudes de proyectos y los roles están claramente definidos?
- ¿O se enfrenta a retrasos en las aprobaciones, solicitudes de proyectos estancadas y una confusión generalizada sobre quién hace qué?
Si su experiencia se inclina hacia lo segundo, es señal de que sus flujos de trabajo necesitan una transformación. Adquiera un software de flujo de trabajo documental, una solución garantizada para optimizar las operaciones diarias. Estas herramientas mejorarán la eficiencia al optimizar sus procesos empresariales.
Elegir el software de flujo de trabajo documental adecuado es fundamental para perfeccionar y optimizar su maquinaria organizativa.
¿Qué es el software de flujo de trabajo documental?
El software de flujo de trabajo documental le ayuda a gestionar todo el ciclo de vida de los documentos. Optimiza la creación de documentos, desde la concepción de la idea, e incluye el control de versiones, el seguimiento de las aprobaciones, el uso compartido y el almacenamiento de contenido.
Exploremos cómo las mejores herramientas de flujo de trabajo documental de 2024 pueden revolucionar las operaciones de su empresa.
Qué debe buscar en un software de flujo de trabajo documental
A la hora de buscar el mejor software de flujo de trabajo documental, debe centrarse en las funciones que mejoran la eficiencia, agilizan las operaciones y protegen sus datos. Los elementos clave que debe buscar son:
- Automatización del flujo de trabajo: elija un software de flujo de trabajo documental que pueda automatizar las tareas repetitivas, desde el envío de documentos hasta los procesos de aprobación, liberando a su equipo de las tareas manuales.
- Gestión de documentos basada en la nube: acceda a los documentos en cualquier momento y lugar, lo que garantiza que su equipo esté siempre en sintonía, tanto si trabaja de forma remota como en la oficina.
- Flujo de trabajo integral para la gestión de documentos: busque soluciones que ofrezcan un sistema de gestión de documentos robusto, desde la creación, el escaneo y el archivo hasta la recuperación y la eliminación, mejorando la gestión del ciclo de vida de los documentos.
- Funciones de seguridad avanzadas: Asegúrese de que el software de flujo de trabajo documental cuente con protocolos de seguridad robustos, incluyendo permisos de acceso y registros de auditoría, para proteger la información confidencial.
- Capacidades de integración: Seleccione un software de flujo de trabajo documental que se integre a la perfección con sus herramientas y sistemas existentes, lo que le permitirá un flujo de trabajo unificado.
- Personalización y escalabilidad: opte por plataformas que ofrezcan plantillas personalizadas, procesamiento de formularios y una interfaz de arrastrar y soltar, lo que le permitirá adaptar los flujos de trabajo a sus procesos empresariales únicos.
- Gestión avanzada de usuarios: Busque funciones clave que le permitan gestionar los roles y responsabilidades de los usuarios, garantizando que solo el personal autorizado pueda acceder, realizar edición o realizar el uso compartido de documentos.
Los 10 mejores programas de software de flujo de trabajo documental para usar en 2024
El software de flujo de trabajo documental adecuado debe gestionar flujos de trabajo complejos con delicadeza y proporcionar un software escalable, seguro e integrador para satisfacer las necesidades cambiantes de su empresa. Veamos los 10 mejores programas de flujo de trabajo documental de 2024.
1. ClickUp
Además de ser una herramienta integral de gestión de proyectos, ClickUp es una herramienta completa para optimizar la creación, la gestión y la colaboración de documentos. Es un hub central para gestionar cómo se realizan el uso compartido, la edición, la revisión y el intercambio de documentos entre los miembros del equipo, lo que fomenta un mayor control y organización.
La versatilidad de ClickUp queda patente en sus amplias capacidades de integración, que conectan con más de 1000 herramientas. Las integraciones nativas se sincronizan con su flujo de trabajo existente y proporcionan una plataforma unificada para tareas y proyectos.
Las mejores funciones de ClickUp
- ClickUp Docs: cree documentos adaptados a cualquier tipo de trabajo y colabore en tiempo real. Etiquete a los miembros del equipo para obtener comentarios, asigne acciones y transforme el texto en tareas prácticas. ClickUp Docs revoluciona la forma en que los equipos crean, gestionan y colaboran en la documentación de los proyectos.
- Plantillas de ClickUp: Maximice su productividad con ClickUp aprovechando las plantillas para optimizar sus procesos de manera eficiente. Las plantillas de ClickUp, como las plantillas de documentación de procesos, las plantillas de documentos de diseño, las plantillas de POE, etc., proporcionan una base para la configuración rápida de la documentación para diversas necesidades.
- ClickUp Metas: establezca y realice el seguimiento del progreso con objetivos precisos y medibles, integrando la realización de tareas para una visualización precisa del progreso. Organice las metas en carpetas para una gestión optimizada, asegurando la alineación con los objetivos generales de la organización.
- ClickUp Brain: Transforme su flujo de trabajo de gestión de proyectos y documentos con ClickUp Brain. Utilice el AI Knowledge Manager para obtener información instantánea y contextualizada de sus documentos, tareas y proyectos. Además, utilice el AI Project Manager para automatizar la creación de documentos, las actualizaciones de tareas y los informes de progreso, lo que aumentará su eficiencia.
Limitaciones de ClickUp
- Los usuarios han encontrado dificultades con las opciones de filtrado.
- La visibilidad constante de los filtros, las búsquedas y otros campos en los paneles puede saturar la vista.
Precios de ClickUp
- Free Forever
- Ilimitado: 7 $ al mes por usuario
- Empresa: 12 $ al mes por usuario
- Enterprise: Póngase en contacto con nosotros para conocer los precios.
- ClickUp Brain: Disponible en todos los planes de pago por 5 $ al mes por miembro del entorno de trabajo de ClickUp.
Valoraciones de ClickUp
- G2: 4,7/5 (más de 2000 opiniones)
- Capterra: 4,7/5 (más de 2000 opiniones)
2. DocuWare
DocuWare permite a las organizaciones optimizar las operaciones en diversos departamentos, como equipo de ventas, recursos humanos y finanzas. Al diseñar y automatizar procesos adaptados a sus necesidades específicas, DocuWare impulsa a su equipo hacia mayores niveles de productividad.
Las mejores funciones de DocuWare
- Automatice de forma eficiente los flujos de trabajo de documentos personalizados con el software de gestión de flujos de trabajo de documentos de DocuWare mediante una interfaz de arrastrar y soltar.
- Garantice un manejo preciso de los documentos y una toma de decisiones con un control profundo y transparencia.
- Acceda a las tareas del flujo de trabajo documental desde cualquier lugar gracias al soporte para dispositivos móviles y gestione las tareas de forma eficiente con actualizaciones automáticas, asignaciones claras, escalamientos y reglas de sustitución.
Limitaciones de DocuWare
- Trabajar con documentos sin conexión puede plantear retos que pueden obstaculizar la productividad en instancias en las que no se dispone de acceso a Internet.
- La amplia funcionalidad de DocuWare conlleva una curva de aprendizaje que puede resultar difícil para algunos, especialmente para aquellos que no tienen conocimientos técnicos.
Precios de DocuWare
- Precios personalizados
Valoraciones de DocuWare
- G2: 4,5/5 (220 opiniones)
- Capterra: 4,6/5 (88 votos)
3. Fluix
Fluix transforma los engorrosos procesos en papel en flujos de trabajo digitales optimizados. La adopción de Fluix permite a su organización adoptar un entorno sin papel, automatizar las tareas rutinarias y eliminar los cuellos de botella que obstaculizan la productividad.
Tanto si es líder del mercado como si es una corporación en crecimiento, el conjunto de herramientas de Fluix está diseñado para fortalecer su marco operativo con documentos digitales y la automatización del flujo de trabajo documental.
Las mejores funciones de Fluix
- Centralice el software de gestión documental con Fluix para aumentar la precisión, la seguridad y el cumplimiento normativo.
- Obtenga control sobre los procesos para acelerar las aprobaciones y mejorar el cumplimiento normativo con Fluix.
- Convierta los datos en información estratégica para tomar decisiones informadas y mejorar las operaciones con Fluix.
- Acceda a información oportuna y precisa desde una fuente unificada, lo que permite la toma de decisiones basada en datos.
Limitaciones de Fluix
- Las funciones de creación de formularios de Fluix pueden ser complejas y suponer un reto para los usuarios habituales.
- Los usuarios experimentan inconvenientes al tener que cambiar entre diferentes barras de herramientas para resaltar y marcar, y el proceso de añadir marcadores es engorroso.
Precios de Fluix
- Paquete básico: 50 $ por usuario al mes, con un requisito mínimo de 10 usuarios.
Valoraciones de Fluix
- G2: 4,8/5 (18 opiniones)
- Capterra: 4,8/5 (45 votos)
4. DocuSign
DocuSign ofrece soluciones de software de flujo de trabajo documental para agilizar el proceso de acuerdos en diversas funciones empresariales. Es útil para las firmas electrónicas y ayuda a transformar todo el ciclo de vida de los acuerdos, desde su creación hasta su ejecución y gestión.
Funciones principales de DocuSign
- Envíe, firme y apruebe documentos digitalmente con la función de firma electrónica de seguridad y legalmente vinculante de DocuSign, accesible desde cualquier dispositivo en todo el mundo.
- Realice la automatización completa del proceso de gestión de contratos con CLM de DocuSign, desde la redacción hasta las renovaciones, para mejorar la eficiencia y reducir los riesgos.
- Genere documentos precisos y coherentes de forma automática y utilice las funciones de análisis de DocuSign para obtener información sobre los procesos de los acuerdos y optimizar el flujo de trabajo documental.
Limitaciones de DocuSign
- Las capacidades sin conexión de DocuSign pueden ser limitadas en ocasiones, lo que supone un reto para los usuarios que necesitan trabajar con documentos sin acceso a Internet.
Precios de DocuSign
- Personal: 15 $ al mes para necesidades básicas de firma electrónica.
- Estándar: 45 $ al mes por usuario para equipos.
- Business Pro: 65 $ al mes por usuario
- Corporación: Precios personalizados
Valoraciones de DocuSign
- G2: 4,5/5 (2327 opiniones)
- Capterra: 4,8/5 (517 opiniones)
5. Avokaado
Avokaado CLM es un software de flujo de trabajo documental todo en uno diseñado para permitir a los equipos de diferentes departamentos automatizar, negociar, firmar electrónicamente y gestionar contratos de forma fácil y eficiente. Su objetivo es eliminar el trabajo manual, permitiendo a las organizaciones centrarse en tareas estratégicas al aprovechar el poder de la automatización del flujo de trabajo en sus procesos de contratación.
Las mejores funciones de Avokaado
- Automatice la creación, negociación y gestión de contratos con Avokaado CLM para acelerar el ciclo de vida y garantizar el cumplimiento y la precisión.
- Mejore la colaboración del equipo en los contratos con Avokaado, lo que permite una comunicación fluida y un flujo de trabajo documental con todas las partes interesadas.
- Acelere los procesos de aprobación con las funciones de seguridad en la firma electrónica de Avokaado CLM, que permiten firmar electrónicamente desde cualquier lugar y en cualquier momento.
Límites de Avokaado
- Los usuarios que trabajan en pantallas de portátiles pequeñas pueden tener dificultades para leer el texto durante el proceso de creación del borrador, especialmente cuando las opciones aparecen en el lado derecho, ocultando la vista del cuadro de texto principal.
Precios de Avokaado
- Cuenta gratuita: usuarios ilimitados, hasta cinco documentos al mes.
- Entorno de trabajo privado: Precios personalizados
- Solución local: Precios personalizados
Valoraciones de Avokaado
- G2: No hay suficientes reseñas.
- Capterra: No hay suficientes reseñas.
6. FileHold
FileHold está diseñado para optimizar y automatizar los flujos de trabajo de documentos, garantizando un acceso seguro y controlado a los documentos en toda la organización. Adaptado a las empresas que buscan un flujo de trabajo de gestión de documentos eficiente, FileHold ofrece diversas funciones para mejorar la seguridad, la accesibilidad y el cumplimiento normativo de los documentos.
Las mejores funciones de FileHold
- Mejore la seguridad y el cumplimiento normativo de los documentos con el acceso seguro y controlado de FileHold, solo para usuarios autorizados.
- Optimice las operaciones con flujos de trabajo personalizables para la revisión y aprobación de documentos, mediante la automatización de los procesos empresariales.
- Mantenga la productividad con acceso a los documentos en cualquier momento y lugar desde cualquier dispositivo con FileHold.
Límites de FileHold
- Las capacidades de la aplicación móvil de FileHold son limitadas.
- La complejidad de configurar roles y permisos de seguridad puede resultar abrumadora y, si no se gestiona adecuadamente, puede suponer un riesgo para la seguridad de los datos.
Precios de FileHold
- Precios personalizados
Valoraciones de FileHold
- G2: No hay suficientes reseñas.
- Capterra: 4,7/5 (45 opiniones)
7. CFlow
CFlow es una plataforma de flujo de trabajo documental sin código que revoluciona la forma en que las empresas gestionan los procesos operativos. Elimina los formularios en papel, los correos electrónicos y las hojas de cálculo tradicionales mediante la introducción de la automatización del flujo de trabajo, que promete eficiencia y productividad.
Las mejores funciones de CFlow
- Impulse la automatización del flujo de trabajo con la biblioteca de plantillas de flujo de trabajo de documentos listas para usar de Cflow para diversos departamentos.
- Integración perfecta con herramientas de terceros gracias a la sencilla integración de la API de Cflow con G Suite, Office 365 y mucho más.
- Garantice la seguridad de los datos con un cifrado robusto y copias de seguridad automatizadas en centros de datos AWS a prueba de fallos.
- Permita aprobaciones flexibles, permitiendo a los usuarios que no utilizan Cflow aprobar solicitudes, lo que mejora la utilidad.
Limitaciones de CFlow
- Se han producido instancias de rendimiento lento durante transferencias de datos de gran volumen.
Precios de CFlow
- Plan Happy: 12 $ al mes por usuario, con un mínimo de 10 usuarios.
- Plan Joy: 16 $ al mes por usuario, con un mínimo de 10 usuarios.
- Plan Bliss: 22 $ al mes por usuario, con un mínimo de 10 usuarios.
Valoraciones de CFlow
- G2: 5,0/5 (53 opiniones)
- Capterra: No hay suficientes reseñas.
8. Docsumo
Docsumo es un software de flujo de trabajo documental diseñado para extraer datos de documentos no estructurados de forma eficiente y precisa.
Con el objetivo de transformar el flujo de trabajo de procesamiento de documentos para sectores como el financiero, el de seguros, el inmobiliario y el crediticio, Docsumo ofrece una serie de funciones diseñadas para minimizar el esfuerzo manual y maximizar la precisión de los datos.
Funciones de Docusumo
- Utilice las API preentrenadas de Docsumo para su implementación inmediata en documentos como facturas e ID’s.
- Mejore la precisión de la extracción de datos con el aprendizaje automático de Docsumo, que aprende de cada documento.
- Extraiga datos de forma eficiente de tablas de documentos complejas con Table Vision.
- Evalúe la fiabilidad de los datos con las puntuaciones de confianza en la precisión de los datos de Docsumo.
Limitaciones de Docusumo
- La configuración inicial y el entrenamiento de los modelos pueden llevar más tiempo del esperado, especialmente en el caso de documentos con una variabilidad significativa.
Precios de Docusumo
- Plan de crecimiento: A partir de 500 $ al mes.
- Plan Business: precios personalizados
- Plan Enterprise: Precio personalizado
Valoraciones de Docusumo
- G2: 4,7/5 (46 opiniones)
- Capterra: No hay suficientes reseñas.
9. Document Logistix
Document Logistix ofrece soluciones de gestión documental para optimizar y automatizar los procesos de flujo de trabajo documental en diversos sectores, incluyendo cuentas por pagar, recursos humanos, adquisiciones y más. Las soluciones son flexibles y pueden implementarse en las instalaciones, en la nube o como SaaS para adaptarse a las necesidades únicas de diferentes empresas.
Las mejores funciones de Document Logistix
- Automatice las operaciones de front y back office con soluciones integrales de flujo de trabajo documental para la transformación digital de documentos.
- Acceda a aplicaciones específicas para los sectores de la logística, la educación, la fabricación y muchos más, con el fin de hacer frente a los retos únicos de cada industria.
- Mejore la eficiencia con capacidades de integración para sistemas heredados/as y la solución líder en flujo de trabajo documental sin interrumpir el flujo de trabajo documental existente.
Límites de Document Logistix
- Document Logistix carece de servicios completos de soporte técnico y formación, lo que pone de manifiesto una falta de satisfacción del cliente y de aprendizaje continuo.
Precios de Document Logistix
- Precios personalizados
Valoraciones de Document Logistix
- G2: No hay suficientes reseñas.
- Capterra: No hay suficientes reseñas.
10. Revver
Revver, anteriormente eFileCabinet, transforma los sistemas de gestión de documentos de una tarea compleja en una actividad sencilla que favorece el crecimiento y tiene un impacto positivo. Esta innovadora plataforma ofrece un conjunto completo de herramientas para digitalizar, automatizar y optimizar los procesos que dependen de documentos, lo que fomenta mejores prácticas de trabajo y agiliza las operaciones de las empresas en diversos sectores.
Las mejores funciones de Revver
- Automatice el almacenamiento y la organización de documentos para acabar con el caos de contenidos con Revver.
- Garantice la recuperación instantánea de documentos, reduciendo significativamente el tiempo de búsqueda.
- Acelere su flujo de trabajo documental con la firma electrónica y las herramientas colaborativas para el uso compartido de documentos sin problemas.
- Impulse la eficiencia y minimice los errores humanos mediante la automatización de los procesos empresariales y las tareas repetitivas.
- Garantice la protección de los documentos con seguridad de nivel bancario y funciones de gobernanza integrales.
Límites de Revver
- Algunos usuarios han expresado la necesidad de contar con recursos de formación más accesibles para aprovechar al máximo sus funciones.
Precios de Revver
- Precios personalizados
Valoraciones de Revver
- G2: 4,3/5 (355 opiniones)
- Capterra: No hay suficientes reseñas.
Potencia tus documentos y mejora tu empresa con ClickUp
Al explorar las opciones de software de flujo de trabajo documental, se pone de manifiesto la importancia de elegir una solución que:
- Gestiona los documentos empresariales de forma eficiente.
- Optimiza las operaciones mediante flujos de trabajo documentales automatizados.
Elegir el software de flujo de trabajo documental adecuado puede transformar las operaciones de su empresa, pasando del caos a la eficiencia. Aunque cada plataforma ofrece funciones únicas, ClickUp destaca como el mejor software de flujo de trabajo documental, distinguiéndose por su capacidad para transformar los documentos en papel en un formato digitalizado y fácilmente gestionable.
Con su versátil ClikUp Docs, plantillas personalizables e integraciones robustas, ClickUp simplifica el sistema de gestión de documentos y mejora la colaboración y la productividad. Sus herramientas basadas en IA agilizan aún más el flujo de trabajo documental, lo que garantiza que su equipo complete las tareas con precisión y rapidez.
Para las empresas que están listas para mejorar su flujo de trabajo documental, adoptar la innovadora plataforma de ClickUp es el siguiente paso para impulsar la innovación y el crecimiento.
Regístrese gratis hoy mismo y comience su camino hacia la excelencia operativa.