Neue Umfragedaten zeigen, dass die Hälfte der Wissensarbeiter Stunden damit verbringt, zu chatten, anstatt ihre eigentliche Arbeit zu erledigen.
Chat wurde als Verknüpfung eingeführt. Als schnellere Möglichkeit, sich abzustimmen, Fragen zu stellen, Dinge zu klären und Entscheidungen zu treffen.
Stattdessen ist es für viele Teams zu einer unsichtbaren Arbeitsschicht geworden, die die eigentliche Arbeit umgibt.
Sie öffnen morgens den Chat, um sich einzufinden, überfliegen ein paar Threads, antworten auf Updates und suchen nach einem Link, der Ihnen bekannt vorkommt. Bis Sie Ihre eigentlichen Prioritäten aus den Threads herausgefiltert haben, ist fast eine Stunde vergangen.
Unsere aktuelle Umfrage zeigt ein Muster, das kaum zu übersehen ist: Die Verwaltung von Chats wird zunehmend zu einer Aufgabe für sich.
Hier sind die Ergebnisse der Daten.
Was ist Chat-Überlastung am Arbeitsplatz?
Chat-Überlastung am Arbeitsplatz bezieht sich auf die Zeit und den Aufwand, der für die Verwaltung von Nachrichten am Arbeitsplatz aufgewendet wird, anstatt die Kernaufgaben zu erledigen.
💬 Wie viel Zeit verbringen Arbeitnehmer mit der Verwaltung von Chats?
75 % der Befragten geben an, dass das Öffnen des Chats jeden Morgen das Gefühl vermittelt, langsam in den Arbeitstag hineinzufinden. Es fühlt sich produktiv an. Mit Verbindung und in Bewegung.
Aber hinter diesem Gefühl der Dynamik verbergen sich tiefere Kosten.
Die Hälfte der Wissensarbeiter gibt an, täglich zwei oder mehr Stunden mit der Verwaltung von Chats zu verbringen, um die Unterhaltungen in ihrem Umfeld zu sortieren.
14 % gehen sogar noch weiter. Sie beschreiben Chatten als eine zusätzliche Belastung, die zu ihrer eigentlichen Rolle hinzukommt.
🧵 Der Aufstieg der „Thread-Archäologie”
Wenn Aufgaben im Chat erwähnt werden, werden sie nicht immer in die Tat umgesetzt.
- 41 % geben an, dass sie Threads durchsuchen, um verlorene Aufgaben wiederzufinden.
- 22 % geben zu, dass diese Aufgaben nie erledigt werden.
- 19 % versuchen, diese später aus dem Gedächtnis wiederherzustellen.
- 20 % lesen regelmäßig Threads erneut durch, um die eigentlichen Aktionselemente zu finden.
- 18 % bitten jemanden, Informationen erneut zu senden.
Einige Befragte gaben sich sogar selbst Titel. 37 % bezeichneten sich als „Thread-Archäologen”, während 23 % sich als „Chaos-Koordinatoren” bezeichneten.
Der Humor spiegelt eine ernste Realität wider: Chats sind oft der Ort, an dem Entscheidungen getroffen werden, aber nicht der Ort, an dem die Arbeit nachverfolgt wird. Wenn die Verantwortlichkeit außerhalb der Unterhaltung liegt, verblasst der Kontext in dem Moment, in dem der Thread weitergeht.
🔁 Die Kosten der Produktivität bei Chat-Überlastung
Fast die Hälfte der Befragten gibt an, dass der größte zusätzliche Schritt beim Chatten darin besteht, Aufgaben manuell in ein anderes tool zu verschieben.
Weitere 20 % verbringen Zeit damit, lange Threads erneut zu lesen, nur um zu klären, was als Nächstes zu tun ist.
Jeder Transfer ist klein. Eine Nachricht kopieren → Eine Aufgabe erstellen → Einen Eigentümer zuweisen → Erneut Kontext hinzufügen.
Aber über Teams und Wochen hinweg summieren sich diese kleinen Übergaben. Die größte Diskrepanz? Chats fühlen sich unmittelbar an, aber die Ausführung findet immer noch woanders statt. Und genau in dieser Lücke verschwindet die Zeit.
🔔 Warum Chat-Benachrichtigungen Ihrem Geschäftsergebnis schaden
26 % der Arbeitnehmer sagen, dass sie beim Chatten weniger Belastung empfinden würden, wenn die Benachrichtigungen an ihre Prioritäten angepasst würden, anstatt sie mit einer Flut von Nachrichten zu überschütten.
Das klingt vielleicht nach einem Problem der Benutzerfreundlichkeit. Das ist es aber nicht.
Wenn jede Nachricht als gleich dringlich behandelt wird, arbeiten Teams in einem ständigen Zustand der Unterbrechung. Die Aufmerksamkeit wechselt Dutzende Male pro Stunde.
Jede Benachrichtigung erfordert eine kognitive Umstellung. Jeder Kontextwechsel verlängert die Zeitleiste. Multiplizieren Sie dies über Teams, Wochen und Gehaltsstufen hinweg, und die Kosten summieren sich schnell. Hochwertige Mitwirkende verbringen ihre Zeit damit, zu reagieren, anstatt sinnvolle Arbeit voranzutreiben.
Es ist wichtig zu notieren, dass die Menschen nicht weniger Nachrichten wünschen, sondern nur eine bessere Unterscheidung zwischen wichtigen und unwichtigen Nachrichten. Schließlich ist Relevanz ein operativer Vorteil.
🎤 Chatten geht schnell. Aber es bringt uns nicht weiter!
Oberflächlich betrachtet beschleunigt Chatten Alles. Nachrichten werden sofort übertragen.
Die Daten zeigen jedoch ein komplexeres Bild. Mehr als jeder Fünfte gibt an, dass die im Chat erwähnten Aufgaben nie erledigt werden.
Die Geschwindigkeit ist kein Problem. Die Reibung entsteht durch das, was nach dem Senden der Nachricht passiert.
Wenn Aktionselemente in Threads vergraben sind, hängt die Klarheit davon ab, dass sich jemand daran erinnert, sie erneut liest oder den Kontext rekonstruiert.
Chat bietet Unmittelbarkeit. Er bietet jedoch nicht automatisch Struktur. Und ohne Struktur wird Geschwindigkeit zu Lärm. So wird ein tool, das eigentlich die Zusammenarbeit optimieren soll, langsam zu einer zweiten Arbeitsebene.
📖 Weiterlesen: Wie wir ClickUp Chat nutzen, um die Kommunikationsflut in unserem Remote-Team in den Griff zu bekommen
Überdenken Sie, wie Chat in die Arbeit passt
Solange Chats für die Zusammenarbeit von zentraler Bedeutung sind, müssen sie als Teil des Ausführungssystems und nicht nur als Kommunikationsschicht behandelt werden. Hier sind drei praktische Änderungen, die Teams vornehmen können.
1. Verwandeln Sie jede Entscheidung in ein nachverfolgbares Ergebnis
Wenn ein Thread das Ergebnis einer Aktion ist, lassen Sie ihn nicht im Scroll stehen.
Bevor die Unterhaltung weitergeht, klären Sie:
- Was genau muss geschehen?
- Wem gehört es?
- Wann ist die Frist?
Wenn diese Informationen nicht direkt in der Chat-Umgebung erfasst werden können, sollten sie sofort in das System übertragen werden, in dem die Nachverfolgung der Arbeit erfolgt. Je länger die Verzögerung, desto höher die Wahrscheinlichkeit, dass sie verloren geht.
Eine einfache Regel hilft: Keine Entscheidung ohne Eigentümer, kein Eigentümer ohne Frist.
2. Schließen Sie die Lücke zwischen Diskussion und Umsetzung
Fast die Hälfte der Arbeitnehmer gibt an, Aufgaben manuell aus dem Chat in ein anderes Tool zu verschieben. Bei diesem zusätzlichen Schritt beginnt der Kontext zu zerfallen.
Überprüfen Sie Ihren Workflow:
- Wie viele Schritte sind erforderlich, um eine Nachricht in eine Aufgabe umzuwandeln?
- Wie oft werden Aktionselemente manuell umgeschrieben oder zusammengefasst?
- Wie oft wechseln die Leute zwischen tools, um etwas nachzuverfolgen?
Das Ziel ist es, diese Staffel zu verkürzen. Je weniger Weiterleitungen erforderlich sind, desto geringer ist die kognitive Belastung für das Team.
3. Gestalten Sie Benachrichtigungen nach Priorität, nicht nach Volumen
Wenn jede Nachricht dringend erscheint, gibt es keine wirklichen Prioritäten. Legen Sie klare Normen fest:
- Was erfordert eine sofortige Antwort?
- Was kann warten?
- Welche Kanäle sind für wichtige Updates reserviert?
Konfigurieren Sie die Einstellungen für Benachrichtigungen nach Möglichkeit anhand der Rolle, der Projektverantwortung oder der Priorität anstelle der Standard-Einstellungen für die Lautstärke.
Das Ziel ist nicht, die Zusammenarbeit zu unterbinden. Vielmehr verhindern wir, dass die Aufmerksamkeit als Standard fragmentiert wird. Das Ergebnis ist ein vernetzter Chat!
Wie ClickUp den Chat wieder in den Arbeitsablauf integriert
Was die Daten letztendlich zeigen, ist kein Problem der Nachrichtenübermittlung. Es ist ein strukturelles Problem.
Wenn Chats, Aufgaben und Dokumentationen in separaten Systemen verwaltet werden, schaffen Teams eine unsichtbare Koordinationsschicht, nur um die Arbeit aufeinander abzustimmen. Entscheidungen müssen in Aufgaben umgesetzt werden. Der Kontext muss erneut kopiert werden. Die Eigentümerschaft muss neu festgelegt werden. Bei dieser Übersetzungsarbeit gehen Zeit und Klarheit verloren.
Das ist Work Sprawl in Aktion: nicht einfach zu viele Tools, sondern zu viel Abstand zwischen Unterhaltung und Ausführung.
Ein konvergierter KI-Workspace überwindet diese Distanz.
In ClickUp ist der Chat keine zusätzliche Ebene neben der Arbeit. Er ist Teil desselben Betriebssystems.
💬 Unterhaltungen, die sofort zur Arbeit werden
Mit ClickUp Chat sind Nachrichten keine isolierten Textströme. Eine Unterhaltung kann in Echtzeit zu einer Aufgabe werden, wobei Eigentümerschaft, Fälligkeitsdaten und Kontext automatisch beibehalten werden.
Es ist nicht notwendig, einen Thread manuell zusammenzufassen oder Details an anderer Stelle neu zu erstellen. Die Diskussion und das Ergebnis basieren auf derselben Grundlage innerhalb eines einzigen Workspaces.
🧠 KI, die den Kontext versteht
Denken Sie daran, was typischerweise in einem langen Projekt-Thread passiert. In der Mitte wird eine Entscheidung getroffen. Eine Frist wird beiläufig erwähnt. Jemand meldet sich freiwillig, sich darum zu kümmern. Die Unterhaltung geht weiter. Zwei Tage später ist niemand mehr ganz sicher, was vereinbart wurde oder ob es jemals formalisiert wurde.
Anstatt diesen Thread manuell zu rekonstruieren, kann ein Teamkollege ClickUp Brain direkt im Chat taggen.
Brain liest die gesamte Unterhaltung im Kontext und erstellt eine strukturierte Zusammenfassung der getroffenen Entscheidungen. Es hebt Verpflichtungen hervor, die impliziert, aber nie zugewiesen wurden, und zeigt Aktionselemente auf, die möglicherweise noch nicht als Aufgaben existieren. Bei Bedarf kann es diese Aufgaben sofort entwerfen und dabei den Diskussionsverlauf übernehmen, damit der Kontext nicht verloren geht.
Der Workflow hört nicht bei der Zusammenfassung auf. Wenn jemand ein Update benötigt, kann er einen Super-Agenten direkt im selben Thread erwähnen.
Anstatt einen Kollegen zu bitten, einen Link erneut zu senden oder eine Statusübersicht zu erstellen, ruft der Agent die relevante Aufgabe, das Dokument oder den Meilenstein aus dem Workspace ab und antwortet im Kontext. Da Chats, Aufgaben und Dokumente innerhalb desselben Systems miteinander verknüpft sind, basiert die Antwort auf Live-Projektdaten und nicht auf Vermutungen.
📅 Intelligentere Priorisierung statt mehr Lärm
Benachrichtigungen werden zu einer Überlastung, wenn sie keinen Bezug zu der Arbeit haben, die tatsächlich zu Ergebnissen führt.
In ClickUp sind Prioritäten nicht nur Beschreibungen. Aufgaben können Prioritätsstufen, Fälligkeitsdaten, Zeitschätzungen und Status zugewiesen werden. Der ClickUp-Kalender spiegelt diese zugrunde liegenden Aufgabendaten wider und gibt Ihnen Sichtbarkeit darüber, was dringend ist, was ansteht und was bereits geplant ist.
Mit KI-gestützter Terminplanung können Aufgaben basierend auf Verfügbarkeit, Fristen und Workload automatisch in Ihren Kalender eingefügt werden. Anstatt jede Aufgabe manuell in einen Zeitblock zu ziehen, hilft Ihnen das System dabei, Ihren Tag entsprechend Ihren Verpflichtungen zu strukturieren. Wenn sich Fristen verschieben oder neue Aufgaben mit hoher Priorität hinzukommen, kann Ihr Kalender entsprechend angepasst werden.
Das ist wichtig, weil Chat-Updates nicht mehr isolierte Signale sind. Wenn eine Aufgabe mit hoher Priorität im Chat besprochen wird, ist sie bereits mit einem geplanten Zeitblock in Ihrem Kalender verknüpft. Die Unterhaltung ist mit einer Aufgabe verbunden, und die Aufgabe ist mit Ihrer Zeitleiste verbunden.
📖 Weiterlesen: Wie Sie asynchrone Kommunikation für eine bessere Zusammenarbeit im Team nutzen können
Zusammenarbeit sollte kein Zweitjob sein
Die Daten zeigen eines ganz deutlich: Wir haben die Geschwindigkeit der Nachrichtenübermittlung optimiert, aber nicht die Kontinuität der Arbeit.
Chatten sollte eigentlich die Koordination vereinfachen. Stattdessen erfordern sie oft selbst Koordination.
Die Lösung besteht nicht darin, weniger zu kommunizieren, sondern in einer engeren Verknüpfung von Unterhaltungen und Verantwortlichkeit.
Wenn Dialoge, Entscheidungen und Ergebnisse in derselben Umgebung stattfinden, kehrt der Chat zu seinem ursprünglichen Zweck zurück: Er ermöglicht die Arbeit, statt sie zu ersetzen. Sind Sie bereit, diese Lücke zu schließen? Probieren Sie ClickUp Chat aus!