Versinken Sie in Benachrichtigungen, verpassten Nachrichten und verstreuten Unterhaltungen auf mehreren Plattformen? Damit sind Sie nicht allein. Viele Eigentümer sind mit dem Chaos der „Chat-Flut” konfrontiert, der Verwirrung und Ineffizienz, die durch den Einsatz zu vieler Kommunikations- und Messaging-Tools entsteht.
Dieses Chaos beschränkt sich nicht nur auf Ihren Posteingang und Ihre Team-Chats. Es ist Teil eines viel größeren Problems, das als „Work Sprawl” bezeichnet wird. Work Sprawl entsteht, wenn Arbeitsaktivitäten, Unterhaltungen, Aufgaben und Tools über unverbundene Systeme verteilt sind, die nicht miteinander kommunizieren. Dadurch sind Teams gezwungen, ständig den Kontext zu wechseln und nach Informationen zu suchen.
Experten schätzen, dass Work Sprawl Unternehmen jedes Jahr etwa 2,5 Billionen Dollar an Verlusten an Produktivität kostet, da Teams Zeit damit verschwenden, zwischen Apps umzuschalten, nach Kontexten zu suchen und doppelten Aufwand zu leisten, anstatt ihre eigentliche Arbeit zu erledigen.
Was wäre, wenn Sie alle Ihre geschäftlichen Unterhaltungen, Updates und Workflows an einem Ort zentralisieren könnten?
Über mich: Ein ClickUp Verified Consultant und Effizienz-Experte
Ich bin Yvonne „Yvi“ Heimann, ClickUp Verified Consultant und Business Efficiency Coach, und ich kenne dieses Problem nur zu gut. In einem kürzlich abgehaltenen Webinar der ClickUp-Community habe ich meine Reise vom Kommunikationschaos zur Klarheit geschildert. Und all das geschah, als ich meinen ClickUp-Workspace in eine echte Business-Command-Center-Umgebung verwandelte!
Meine Herausforderung: Kommunikationsüberlastung und Wildwuchs beim Chatten
83 % der Wissensarbeiter verlassen sich bei der Teamkommunikation in erster Linie auf E-Mails und Chats. Allerdings verlieren sie fast 60 % ihres Arbeitstages damit, zwischen diesen tools zu wechseln und nach Informationen zu suchen.
Mein Team verlor aufgrund fragmentierter Kommunikation wertvolle Zeit und Informationen:
- Wichtige Updates gingen in Slack unter
- Client-Anfragen waren über E-Mails verstreut
- Projektdiskussionen fanden an zu vielen Orten statt, um die Nachverfolgung zu gewährleisten.
Diese Kommunikationsflut machte es schwierig, den Überblick zu behalten und schnell zu reagieren.
Die Lösung: Zentralisierung der Kommunikation in ClickUp Chat
Mein Durchbruch kam, als ich begann, ClickUp Chat als hub für unsere gesamte Geschäftskommunikation zu nutzen. Anstatt Unterhaltungen dort stattfinden zu lassen, wo sie gerade stattfanden, haben wir Chat bewusst so gestaltet, dass Arbeit, Updates und Entscheidungen an einem Ort zusammenlaufen.
So habe ich ClickUp Chat genutzt, um Chat-Wildwuchs ein für alle Mal zu beseitigen:
Weiterleitung von Benachrichtigungen an dedizierte ClickUp-Chat-Kanäle
Einer der größten Mitwirkenden an der Unübersichtlichkeit von Chats ist die Signalüberflutung. Wichtige Updates vermischen sich mit beiläufigen Nachrichten, und wichtige Nachrichten verschwinden in dem Moment, in dem etwas Lauteres auftaucht.
Wir haben dieses Problem gelöst, indem wir wichtige Benachrichtigungen – Aufgabenaktualisierungen, Änderungen von Fälligkeitsdaten, Kundenaktivitäten und Projektmeilensteine – an spezifische ClickUp-Chat-Kanäle weitergeleitet haben, die mit der tatsächlichen Arbeit verbunden sind. Jeder Kanal hatte einen klaren Zweck, sodass die Teammitglieder genau wussten, wo sie nach wichtigen Aktualisierungen suchen mussten.
Anstatt Slack-Threads oder E-Mail-Ketten zu durchsuchen, blieb alles sichtbar, durchsuchbar und mit der Arbeit selbst verbunden – wodurch versäumte Fristen und Nachfassaktionen drastisch reduziert wurden.
Automatisierung von Projekt- und Client-Updates in ClickUp Chat
Manuelle Statusaktualisierungen sind ein weiterer versteckter Treiber für Work Sprawl. Wenn Menschen daran denken müssen, andere zu aktualisieren, gehen Informationen unweigerlich verloren.
Mithilfe von ClickUp Automatisierungen konnte ich Workflows einrichten, die automatisch Updates im Chat posteten, sobald sich etwas änderte, sei es der Fortschritt einer Aufgabe, Genehmigungen, Übergaben oder kundenbezogene Aktivitäten. Die richtigen Personen wurden zum richtigen Zeitpunkt benachrichtigt, ohne dass jemand den Kontext nachverfolgen musste.
Dadurch wurde Chat zu einem Echtzeit-Aktivitätsfeed für das Geschäft, in dem die Arbeit sichtbar voranschritt.
📮 ClickUp Insight: 75 % der von uns befragten Personen geben an, dass das Chatten jeden Morgen wie ein sanfter Einstieg in den Arbeitstag ist. Der Rest beschreibt es als einen zweiten Job!
Das Paradoxe daran? Chatten fühlt sich produktiv an, bis man merkt, dass man die Hälfte des Tages damit verbringt, zu scrollen, zu suchen oder lange, ausschweifende Threads erneut zu lesen.
Wir haben den Chat zu schnell für den Kontext und zu fragmentiert für eine klare Weiterverfolgung gemacht. ClickUp Chat bringt den Fokus zurück. Es verankert Unterhaltungen in der realen Arbeit, wo eine Nachricht sofort zu einer Aufgabe, einer Nachverfolgung oder einem Entscheidungspunkt werden kann. ClickUp Brain fasst diese auch zusammen, da Ihre Arbeit und Ihr Chat endlich miteinander verbunden sind!
Verwendung von ClickUp Brain für Echtzeit-Berichterstellung und Einblicke
Bei Chat-Wildwuchs geht es nicht nur um zu viele Nachrichten, sondern auch um zu viele Orte, an denen man nach Antworten suchen muss. Berichte in einem tool, Unterhaltungen in einem anderen, Updates irgendwo anders versteckt.
Ich habe begonnen, ClickUp Brain, den nativen kontextbezogenen KI-Assistenten von ClickUp, zu verwenden, um diese Lücke zu schließen. Anstatt Berichte manuell zu erstellen oder zwischen Tools zu wechseln, konnte ich direkt aus dem Workspace heraus Echtzeit-Einblicke generieren – basierend auf Aufgaben, Zeitleisten und laufenden Unterhaltungen.
Diese klare Sichtbarkeit sorgte für schnellere Entscheidungen und weniger Nachrichten wie „Kannst du mir ein Update schicken?“, die den Chat verstopfen.
💡 Profi-Tipp: Wenn Kommunikation, Updates und Berichterstellung in einem einzigen vernetzten System zusammenlaufen, wird der Chat nicht mehr zu Lärm, sondern zu Kontext. Die Zentralisierung von Alles in ClickUp reduziert nicht nur Unterbrechungen, sondern schafft auch eine einzige Informationsquelle, auf die sich Ihr gesamtes Team verlassen kann.
💡 Profi-Tipp: Wenn Kommunikation, Updates und Berichterstellung in einem einzigen vernetzten System zusammenlaufen, wird der Chat nicht mehr zu Lärm, sondern zu Kontext. Die Zentralisierung aller Informationen in ClickUp reduziert nicht nur Unterbrechungen, sondern schafft auch eine einzige zuverlässige Informationsquelle, auf die sich Ihr gesamtes Team verlassen kann.
Das Ergebnis: Ein echtes Command-Center für Ihr Geschäft
Da die gesamte Kommunikation, alle Updates und die Berichterstellung in ClickUp zentralisiert sind, konnte mein Team die Verwirrung und Ineffizienz durch Chat-Wildwuchs beseitigen. Jetzt weiß jedes Teammitglied, einschließlich ClickUp Brain, genau, wo es Informationen finden, an Projekten zusammenarbeiten und sich an den Geschäftszielen ausrichten kann.
Meine Demo ansehen
Neugierig auf meinen Workflow? Sehen Sie sich diese Schritt-für-Schritt-Demo an, um zu erfahren, wie wir ClickUp Chat zu unserem Business-Command-Center gemacht haben, und sichern Sie sich meine kostenlose Ressource: ClickUp AI Prompt & Make Blueprint.
💡 Profi-Tipp: Das neue Modul „Chat-Nachricht senden” von Make macht dies noch einfacher. Da dieses Feature derzeit in der Beta-Phase ist, überprüfen Sie bitte Ihre Make-Instanz, um zu sehen, ob Sie Zugriff darauf haben.
Von zu vielen Nachrichten zu einem übersichtlichen Command-Center
Chat-Wildwuchs erscheint nicht als „Problem der Produktivität“, bis man feststellt, dass man überall Nachrichten hat, aber nirgendwo den Kontext.
Um dieses Problem zu beheben, muss nicht ein weiteres Tool hinzugefügt werden. Es geht darum, einen konvergenten KI-Arbeitsbereich zu wählen, in dem Arbeit, Unterhaltungen und Entscheidungen zusammenkommen – unterstützt durch KI. Durch die Zentralisierung der Kommunikation in ClickUp Chat, die Automatisierung von Updates und die Verwendung von Echtzeit-Berichterstellung können Sie auch eine Business-Command-Center aufbauen, die mit Ihnen arbeitet und nicht gegen Sie.
Wenn Ihre Tage laut und fragmentiert sind, nehmen Sie dies als Zeichen: Sie brauchen nicht mehr Apps – Sie brauchen weniger Orte, die Sie überprüfen müssen.
Sind Sie bereit, die Kontrolle über Ihre Geschäftskommunikation zu übernehmen? Errichten Sie Ihre eigene Command-Center-Zentrale in ClickUp und erleben Sie, wie viel leichter sich die Arbeit anfühlt, wenn endlich alles an einem Ort ist. ✨
Yvonne Heimann ist Gründerin von FemAuthority LLC, CEO von Ask Yvi und Ersteller der Boss Your Business Academy, wo sie Gründern hilft, durch einfache Systeme und KI-gestützte Workflows nachhaltige Unternehmen aufzubauen. Als ClickUp Experte und Spezialist für Automatisierung ist sie darauf spezialisiert, manuelle Arbeit zu reduzieren, die Ausführung zu verbessern und Wachstum mit menschenzentriertem Design zu fördern.