Mindestens einmal pro Woche führe ich eine Unterhaltung, die ungefähr so verläuft: Eine Führungskraft auf C-Level sagt mir: „Oh, wir haben bereits KI – wir haben ChatGPT, Copilot, vielleicht auch Glean. “
Dann kommt der Clou: „Aber ehrlich gesagt nutzt das niemand wirklich. “
Das ist keine KI-Transformation, sondern eine gescheiterte KI-Einführung.
Eine echte KI-Transformation findet statt, wenn ein gesamtes Unternehmen, von der Führungsetage bis hin zu den einzelnen Mitwirkenden, die Art und Weise, wie Arbeit erledigt wird, grundlegend neu definiert hat. Das ist der Fall, wenn jeder in der Organisation gesehen hat, was KI leisten kann, und sie aktiv nutzt, um manuelle, zeitaufwändige und ineffiziente Prozesse zu eliminieren.
Und hier liegt der eigentliche Wendepunkt: Es geht nicht darum, alte Gewohnheiten zu automatisieren, sondern sie zu hinterfragen und einen schnelleren, smarteren und intelligenteren Weg zu finden, um bessere Ergebnisse zu erzielen.
Das Playbook für die digitale Transformation funktioniert hier nicht
Führungskräfte lieben es, Parallelen zur digitalen Transformation zu ziehen. Ich selbst verwende diese Analogie auch. Erinnern Sie sich noch daran, wie Gartner-Konferenzen jahrelang genau diese Botschaft vermittelt haben?
CIOs mussten Technologien nutzen, um ihre Geschäftsmodelle weiterzuentwickeln. Zu den Gewinnern gehörten Unternehmen wie Netflix, die Technologien zur Modernisierung einsetzten, während Blockbuster ins Hintertreffen geriet.
Aber hier unterscheidet sich die KI-Transformation dramatisch von ihrem Vorgänger:
- Die digitale Transformation bedeutete große, kapitalintensive Projekte, die über starre Systeme und PMOs verwaltet wurden.
- Die KI-Transformation hingegen ist fließend und schnelllebig – sie findet in allen Funktionen statt und wird davon bestimmt, wie schnell Menschen ihre Problemlösungsstrategien neu erfinden können.
Denken Sie einen Moment darüber nach. Die digitale Transformation wirkte sich auf bestimmte Projekte und Initiativen aus. Die KI-Transformation wirkt sich auf jeden einzelnen Mitarbeiter in Ihrem Unternehmen aus. Der kumulative Effekt, wenn alle smarter, schneller und effizienter arbeiten?
Hier geschieht das Wunder. Das wirkt sich direkt auf Ihren Gewinn aus.
Die meisten Unternehmen glauben, dass sie KI eingeführt haben, weil sie einen Chatbot eingeführt oder einige KI-Tools lizenziert haben. Die eigentliche Lücke besteht jedoch nicht im Zugang zu KI, sondern im Fehlen eines Systems, das KI mit Kontext, Ausführung und Ergebnissen verbindet.
Unternehmen, die bedeutende Veränderungen erzielen, nutzen KI nicht nur – sie haben sie in die Arbeit selbst integriert.
Trotz des rasanten Wachstums der KI stehen viele Teams bei der Einführung noch immer vor erheblichen Hindernissen. Eine kürzlich durchgeführte ClickUp-Umfrage ergab, dass 23 % der Befragten unsicher sind, wo sie mit KI beginnen sollen, während 27 % der Meinung sind, dass sie zusätzliche Schulungen benötigen, um KI effektiv nutzen zu können. Diese Herausforderungen können den Fortschritt behindern und Unternehmen daran hindern, die Vorteile der KI voll auszuschöpfen. (Quelle: ClickUp Insights)
Die Ära der KI-Einführung ist vorbei. Leiten Sie Ihre KI-Transformation mit ClickUp Brain.
Es ist technisch, funktional und kulturell – aber nicht gleichermaßen
Wenn Führungskräfte mich fragen, ob die KI-Transformation in erster Linie technischer, funktionaler oder kultureller Natur ist, lautet meine Antwort: alles drei, aber mit sehr unterschiedlichen Schwierigkeitsgraden.
Der technische Wandel? Das ist der einfache Teil.
Wenn Sie eine Plattform wie ClickUp Brain nutzen, haben wir die Tools, die Sie benötigen, direkt dort integriert, wo die Arbeit bereits stattfindet. Unsere KI ist nicht nur ein Chat-Tool, um Fragen zu stellen und Daten zusammenzufassen, sondern auch ein leistungsstarkes Werkzeug zur Analyse und Interpretation komplexer Daten. Sie führt Arbeiten aus, ist in Workflows eingebettet und verfügt über Umgebungsagenten, die die Arbeit vorantreiben, ohne dass die Benutzer überhaupt merken, dass sie einen Auslöser ausgelöst haben.
Die eigentliche Herausforderung liegt in den funktionalen und kulturellen Veränderungen. Sie überdenken, wie Arbeit von der Erfassung über die Ausführung bis hin zur Berichterstellung abläuft – und wie Menschen dabei mit Systemen und untereinander interagieren.
Hier stolpern die meisten Unternehmen: beim Change Management.
In der Ära der digitalen Transformation bestimmten Projektmanager und PMOs über Erfolg oder Misserfolg von Initiativen. Alle anderen folgten lediglich den zugewiesenen Aufgaben und aktualisierten den Plan. Die KI-Transformation demokratisiert diese Kontrolle und macht sie allen Mitarbeitern im Unternehmen zugänglich. Jeder kann nun seine eigenen Workflows verwalten und optimieren – egal, ob es sich um projektbezogene oder um reguläre Abteilungsaufgaben handelt.
Das bedeutet, dass die Transformation alle Funktionen des Geschäfts betrifft. Und solche tiefgreifenden Veränderungen müssen von oben nach unten erfolgen.
📮 ClickUp Insight: 47 % der Befragten unserer Umfrage haben noch nie versucht, KI für manuelle Aufgaben einzusetzen, doch 23 % derjenigen, die KI bereits nutzen, geben an, dass sich ihre Workload dadurch erheblich verringert hat. Dieser Kontrast könnte mehr als nur eine technologische Lücke sein. Während Early Adopters messbare Vorteile erzielen, unterschätzt die Mehrheit möglicherweise das transformative Potenzial von KI, wenn es darum geht, die kognitive Belastung zu reduzieren und Zeit zurückzugewinnen. 🔥
ClickUp Brain schließt diese Lücke, indem es KI nahtlos in Ihren Workflow integriert. Von der Zusammenfassung von Threads und dem Entwerfen von Inhalten bis hin zur Aufteilung komplexer Projekte und der Generierung von Unteraufgaben – unsere KI kann all das. Sie müssen nicht zwischen Tools wechseln oder von vorne beginnen.
💫 Echte Ergebnisse: STANLEY Security reduzierte den Zeitaufwand für die Berichterstellung mit den anpassbaren Tools für die Berichterstellung von ClickUp um 50 % oder mehr – so konnten sich die Teams weniger auf die Formatierung und mehr auf die Prognosen konzentrieren.
🔍 Fazit: Der Erfolg von KI hängt weniger von Experimenten als vielmehr von der Integration ab. Die Unternehmen, die mit KI erfolgreich sind, sind diejenigen, die Tools, Teams und Kontext vereinen.
Die wahre Kraft liegt in der teamübergreifenden Transformation der Teams
Es gab einen Moment, der meine Sichtweise auf das Potenzial von KI grundlegend verändert hat.
Unser CEO Zeb hat etwas gesagt, das mir im Gedächtnis geblieben ist:
Die zukünftigen ICs werden alle Manager von KI-Agenten sein.
Die zukünftigen ICs werden alle Manager von KI-Agenten sein.
Das hat Alles neu definiert. Wir sprechen ständig von „Human in the Loop”, aber dies geht noch einen Schritt weiter.
KI unterstützt nicht nur – sie verleiht jedem Mitarbeiter Superkräfte. Mit KI-Assistenten werden Mitarbeiter auf allen Ebenen smarter, können fundiertere Entscheidungen treffen und ihre Arbeit schneller erledigen. Da KI immer noch als Such- und Antwortfunktion wahrgenommen wird, geht es nicht nur um Entscheidungsfindung, sondern darum, tatsächlich Arbeit für die Benutzer zu erledigen und alltägliche, manuelle Schritte wie Statusänderungen, Kopieren und Einfügen sowie das Verschieben von Aufgaben von einem Ort zum anderen zu übernehmen.
Das ist eine Erinnerung daran, wie viel schlauer die Generation meiner Kinder ist als wir in ihrem Alter waren, da sie über das Internet und YouTube sofortigen Zugang zu hochwertigen Bildungsmaterialien haben. KI bringt dies auf die nächste Stufe, indem sie diese Intelligenz in jeden Aspekt unserer Arbeit einbettet und jeden Arbeitnehmer, der in die Arbeitswelt eintritt, sowie diejenigen, die bereits im Beruf stehen, auf ein höheres Niveau bringt, da sie nun Antworten darauf haben, wie sie ihre Arbeit schneller erledigen können, und über die entsprechenden tools verfügen.
Aber hier ist der Schlüssel: Die wahre Stärke eines AI-nativen Unternehmens zeigt sich, wenn der Flow der Zusammenarbeit nicht nur innerhalb der Teams, sondern auch zwischen den Teams besteht. Hier wird Konvergenz entscheidend – denn isolierte KI-Tools können keine echte Transformation bewirken. Sie vervielfachen die Arbeitslast, anstatt sie zu reduzieren.
Die Lösung ist ein konvergenter KI-Arbeitsbereich, in dem Tools, Teams und Daten synchronisiert arbeiten – unterstützt durch ClickUp Brain –, sodass die Arbeit nahtlos über alle Funktionen hinweg abläuft.
Warum eigenständige KI-Tools zum Scheitern verurteilt sind
Das ist es, was mich begeistert, denn ich beobachte dieses Muster jede Woche aufs Neue.
Unternehmen berichten mir, dass sie „KI ausprobiert” haben, und zwar mit eigenständigen Tools wie ChatGPT, Gemini oder sogar Copilot. Diese Tools bieten einfache Features des Projektmanagements, da man erkannt hat, dass kein Wert darin besteht, KI Fragen zu stellen, wenn man den Inhalt dann nicht für die eigentliche Arbeit – Aufgaben, Projekte oder Dokumente – nutzen kann.
Allerdings machen es diese Tools den Benutzern grundsätzlich schwer zu verstehen, wie sie KI effektiv nutzen können, und sie haben nur eine begrenzte Kapazität, ihre Arbeit wirklich zu transformieren.
Die Art und Weise, wie ClickUp Brain aufgebaut ist, verändert die Spielregeln grundlegend. Unsere KI ist in eine Arbeitsmanagement-Plattform integriert – dort, wo Sie bereits planen, arbeiten und über die Arbeit sprechen. Sie können sie in Workflows einbetten. Ambient Agents können Fragen beantworten, doppelte Aufgaben identifizieren, verwandte Arbeiten vorschlagen, neue Aufgaben erstellen und Workflows vorantreiben – und das alles, ohne dass die Benutzer überhaupt merken, dass sie einen Agenten ausgelöst haben.
Dank der tiefgreifenden Integration von ClickUp in verschiedene Systeme werden diese Effekte noch verstärkt – so entsteht eine einzige Quelle der Wahrheit und Automatisierung für Ihre gesamte Technologieumgebung. Wir optimieren die Workflows zwischen den Plattformen, sodass Benutzer nicht zwischen verschiedenen Orten umschalten müssen. Dadurch werden Fehler und Nacharbeiten vermieden, die durch die manuelle Verknüpfung getrennter Systeme entstehen können.
Eine echte KI-Transformation bedeutet nicht, dass „wir einen Chatbot hinzugefügt haben”. Sie bedeutet, dass die Arbeit selbst intelligent wird – Entscheidungen, Aktualisierungen, Antworten und nächste Schritte finden innerhalb des Workflows statt, nicht in separaten tools.
Das bietet Ihnen die KI-Plattform von ClickUp:
- ClickUp Brain → analysiert die Arbeit, generiert nächste Schritte und fasst diese sofort zusammen.
- ClickUp Brain MAX (Talk to Text) → wandelt Text in Aufgaben, Dokumente und Aktionspunkte um
- ClickUp Enterprise Search → ruft Antworten aus ClickUp und verbundenen Tools wie Notion, GitHub und Google Drive ab.
Zusammen beseitigen sie die Lücke zwischen Denken, Erfassen und Ausführen. Kein Kontextwechsel, kein manuelles Zusammenfügen.
Dies ist der Wandel von KI als tool zu KI als Betriebssystem für die Arbeit.
Der mutige Schritt ist, den Schritt zu wagen
Erst heute Morgen habe ich ein Meeting mit einem CIO gehabt, der über die Notwendigkeit einer „digitalen Transformation” seines Unternehmens sprach. Sie hatten noch nicht einmal über KI nachgedacht. Ich habe ihn sofort herausgefordert: „Sie müssen jetzt darüber nachdenken.”
Er hat ein jahrzehntealtes Sammelsurium an Apps, die über das gesamte Geschäft verstreut sind, und Mitglieder des Teams, die nur eine einzige Art der Durchführung von Projekten kennen.
Ich habe ihm direkt gesagt: „Wir werden sie mit unseren Ideen zur Umgestaltung ihrer Arbeitsweise begeistern. Ihre Aufgabe in den ersten drei Monaten in dieser Rolle ist es, diesen Wandel voranzutreiben. Denken Sie nicht nur an die Konsolidierung von Tools, sondern an die Transformation des Geschäfts. “
Am Ende unserer 30-minütigen Unterhaltung hatte ich einen Leiter aus unserem Account-Team, der zuvor nicht an einem Meeting teilnehmen konnte, der mehr sehen wollte.
Warum? Weil er erkannt hat, was auf dem Spiel steht.
🧩 Das sage ich jedem Führungskräften
Scheuen Sie sich nicht, auf eine konvergente Plattform wie ClickUp umzusteigen. Scheuen Sie sich vielmehr, diesen Sprung NICHT zu wagen. Ihre Konkurrenten transformieren sich gerade mit KI. Wenn Sie das nicht tun, sind Sie bereits im Rückstand.
Was „KI-nativ” wirklich bedeutet
Ein KI-natives Unternehmen ist kein Unternehmen, in dem die Führungskräfte groß angekündigt haben, „KI einzuführen”. Es ist ein Unternehmen, in dem die gesamte Organisation – von der Führungsebene bis hin zu den Mitarbeitern – ihre Herangehensweise an die Arbeit grundlegend geändert hat.
Intelligente Führungskräfte und Unternehmen sind diejenigen, die eine Kultur begrüßen und fördern, in der hinterfragt wird, warum Dinge in der Vergangenheit auf eine bestimmte Art und Weise erledigt wurden. Sie schlagen neue Vorgehensweisen vor. Sie befähigen Menschen, selbst Akteure des Wandels zu sein.
Das Spiel wurde für alle verbessert. So wie jede Generation von Kindern intelligenter wird, wird auch jede Generation von Arbeitnehmern erwarten, KI von Anfang an als Partner zu nutzen. Unternehmen sollten davon ausgehen, dass jeder über KI-Kenntnisse verfügt und stets darüber nachdenkt, wie man Dinge besser erledigen kann.
Ich garantiere Ihnen, dass jedes Team, unabhängig von seinen Workflows, in irgendeiner Form von ClickUp AI profitieren wird. Selbst wenn Sie ein Ein-Mann-Team sind, das persönliche To-dos, Einzelgespräche, Meeting-Protokolle oder Arbeiten verwaltet, die über Tabellen, Dokumente und E-Mails verstreut sind – wir können Ihre Produktivität verbessern. Geben Sie mir ein Team und dessen Workflows, und der gewonnene Wert wird exponentiell. Dort diskutieren wir, wie Unternehmen mit ClickUp Brain zu Superkräften werden können.
📘 Weiterlesen: Wie man KI für das Wissensmanagement nutzt
Ihre Transformation beginnt mit dem Engagement der Führungskräfte
Der Erfolg oder Misserfolg der KI-Transformation hängt davon ab, ob die Führungskräfte ihr Priorität einräumen und die notwendigen kulturellen Veränderungen vorantreiben. Eine Transformation dieser Größenordnung lässt sich nicht durch Experimente an der Basis oder isolierte Pilotprojekte in einzelnen Abteilungen erreichen.
Der Auftrag der Geschäftsleitung ist klar:
- Legen Sie die Vision und die strategischen Vorgaben fest.
- Wählen Sie Technologien, die Konvergenz, Kontext und intelligente Automatisierung ermöglichen.
- Bringen Sie das Veränderungsmanagement über die Ziellinie.
- Modellieren Sie die Verhaltensweisen, die Sie von Ihren Teams erwarten.
- Feiern Sie Teams, die alte Arbeitsweisen durch neue, KI-gestützte Ansätze transformieren.
Die Organisationen, die im KI-Zeitalter erfolgreich sein werden, sind diejenigen, in denen Führungskräfte den Wandel zu einem einheitlichen, KI-gesteuerten Workspace vorantreiben und deutlich machen, dass es sich hierbei nicht nur um ein IT-Projekt handelt. Es ist ein zentraler Treiber für Wettbewerbsvorteile und langfristiges Wachstum.
Die Uhr tickt. Die Transformation findet statt. Die Frage ist nur, ob Sie sie anführen oder von ihr überholt werden.
Sind Sie bereit, Ihre KI-Transformation voranzutreiben?
Entdecken Sie ClickUp Brain – Erfahren Sie, wie KI in Ihre Workflows integriert werden kann, um die Arbeitsweise Ihres gesamten Unternehmens zu transformieren.
Lesen Sie mehr über die versteckten Kosten der Arbeitsausbreitung – Entdecken Sie, warum Konvergenz die Grundlage für einen erfolgreichen Wandel zur KI ist.
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Angela Bunner ist Field CTO bei ClickUp, wo sie gemeinsam mit Führungskräften aus der Wirtschaft KI-gestützte Transformationen der Arbeitswelt konzipiert. Mit ihrer jahrzehntelangen Erfahrung in der Begleitung von Unternehmen bei technologiegetriebenen Veränderungen berät sie Führungskräfte dabei, wie sie von fragmentierten Tools zu konvergenten, intelligenten Workspaces gelangen, die exponentielle Steigerungen der Produktivität ermöglichen.
Häufig gestellte Fragen zur KI-Transformation
Die KI-Transformation ist der Prozess, bei dem die Arbeitsweise neu gedacht wird, indem künstliche Intelligenz direkt in die Workflows eingebettet wird. Es geht nicht darum, neue Tools hinzuzufügen, sondern darum, KI in alle Ebenen des Geschäfts zu integrieren, damit Menschen, Daten und Systeme intelligenter und schneller zusammenarbeiten können.
Die digitale Transformation konzentriert sich auf die Einführung neuer Technologien zur Modernisierung der Betriebsabläufe. Die KI-Transformation geht noch weiter – sie automatisiert die Entscheidungsfindung, schafft Verbindungen zwischen Daten über Systeme hinweg und optimiert kontinuierlich die Workflows im Team. Sie betrifft jeden Mitarbeiter, nicht nur IT-geführte Projekte.
Ein konvergenter KI-Workspace vereint Tools, Teams und Daten auf einer einzigen Plattform, sodass die KI nahtlos über alle Bereiche hinweg agieren kann. In ClickUp bedeutet dies, dass die KI die Planung, Ausführung und Berichterstellung an einem Ort übernimmt, wodurch Arbeitsaufwand reduziert und Automatisierung zu echten Geschäftsergebnissen führt.
Die KI-Transformation ist dann erfolgreich, wenn die Unternehmensführung sie zu einer strategischen Priorität macht. Führungskräfte müssen eine klare Vision festlegen, KI-gesteuertes Verhalten vorleben, in konvergente Technologien wie ClickUp Brain investieren und kulturelle Veränderungen vorantreiben, damit jedes Team KI nutzt, um Ineffizienzen zu beseitigen und Ergebnisse zu beschleunigen.
Zu den gängigen Indikatoren gehören: – Reduzierung manueller oder sich wiederholender Aufgaben – Weniger Kontextwechsel zwischen tools – Kürzere Projektzyklen und schnellere Entscheidungsfindung – Höhere Mitarbeiterzufriedenheit mit der Geschwindigkeit und Klarheit des Workflows
ClickUp Brain integriert Intelligenz dort, wo gearbeitet wird. Features wie ClickUp Brain MAX, Enterprise Search und AI Agents bilden Verbindungen, automatisieren Aktualisierungen und führen Aktionen innerhalb desselben Arbeitsbereichs aus. So können Unternehmen von einer verstreuten KI-Nutzung zu einem einheitlichen, KI-gestützten Betriebssystem für die Arbeit übergehen.