Ein Tag im Leben der Arbeit-Flut
Es ist Monday, 9 Uhr morgens. Sie klappen Ihren Laptop auf und werden sofort von einer Flut von Benachrichtigungen begrüßt – Slack, Outlook, Jira, Salesforce, Google Docs und ein Dutzend anderer Apps.
Die ersten 30 Minuten verbringen Sie damit, zusammenzufassen, was letzte Woche passiert ist. Bis zum Mittag haben Sie zwischen 15 verschiedenen tools umgeschaltet, drei Personen wegen Status-Updates verfolgt und Daten manuell von einem System in ein anderes kopiert. Am Ende des Tages stellen Sie fest, dass Sie mehr Zeit damit verbracht haben, fragmentierte Workflows zu jonglieren und mit Kontextwechseln zu kämpfen, als tatsächlich sinnvolle Arbeit zu leisten.
Das ist Work Sprawl im Geschäft. Und es ist nicht nur eine Unannehmlichkeit, sondern auch eine Belastung in Milliardenhöhe für die Produktivität, die digitale Transformation und die Arbeitsmoral der Mitarbeiter. Ich habe es erlebt, ich habe dagegen gekämpft, und jetzt helfe ich bei ClickUp Unternehmen dabei, es endgültig zu überwinden.
Aktuelle Forschungsergebnisse bestätigen dies: Eine Studie von Forrester Total Economic Impact™ ergab, dass Unternehmen, die ClickUp einsetzen, über einen Zeitraum von drei Jahren eine Kapitalrendite von 384 % erzielten und ihren Teams Tausende von Stunden einsparen konnten, die zuvor durch fragmentierte Workflows und manuelle Prozesse verloren gingen.
Aber diese Nummern sind nicht nur Statistiken – sie spiegeln eine Realität wider, die ich selbst erlebt habe.
Aktuelle Forschungsergebnisse bestätigen dies: Eine Studie von Forrester Total Economic Impact™ ergab, dass Unternehmen, die ClickUp einsetzen, über einen Zeitraum von drei Jahren eine Kapitalrendite von 384 % erzielten und ihren Teams Tausende von Stunden einsparen konnten, die zuvor durch fragmentierte Workflows und manuelle Prozesse verloren gingen.
Aber diese Nummern sind nicht nur Statistiken – sie spiegeln eine Realität wider, die ich selbst erlebt habe.
Die Anfänge: Arbeit-Sprawl war die Norm
Bevor ich zu ClickUp kam, leitete ich ein Business-Systems-Team bei einem großen Gesundheits- und Investmentunternehmen. Wir besaßen jedes nur erdenkliche SaaS-Tool – für Buchhaltung, Personalwesen, Investmentmanagement, Technik, Marketing, was auch immer. Jede Abteilung hatte ihre bevorzugte Plattform, und keine kommunizierte mit den anderen.
Das Ergebnis? Überall Silos.
Ich habe beobachtet, wie Support- oder Marketingteams zu den Entwicklern gingen und deren Arbeitsfluss unterbrachen, nur um nach dem aktuellen Stand zu fragen. Wir haben versucht, dieses Problem zu „beheben“, indem wir Jira für das Marketingteam eingeführt haben. Die Mitarbeiter nutzten es für Schulungen und kehrten dann umgehend zu ihrem Whiteboard zurück. Warum? Weil das Tool nicht zu ihrem Workflow und ihrer Sprache passte. Es war ein klassischer Fall, in dem die IT eine Lösung vorschrieb, die das eigentliche Problem vor Ort nicht löste.
Diese Erfahrung hat mir zwei Dinge gelehrt:
- fragmentierung betrifft nicht nur tools, sondern auch den Kontext und die Kultur*
- teams zu zwingen, sich an ein tool anzupassen (anstatt umgekehrt), führt zu Widerstand und verschwendeter Mühe*
Der Aha-Moment: Die Entdeckung der Kraft der Konvergenz
Als ich ClickUp zum ersten Mal sah, war es, als wäre mir ein Licht aufgegangen.
Hier gab es eine Plattform, die flexibel genug war, um die Anforderungen jedes Teams zu erfüllen, aber auch einheitlich genug, um Silos aufzubrechen. Zum ersten Mal konnte ich mir eine Welt vorstellen, in der eine Aufgabe sowohl im Marketing als auch in der Technik angesiedelt war, in der der Kontext nicht verloren ging und in der Teams in ihrer eigenen Sprache arbeiten konnten, ohne den Überblick zu verlieren.
Aber das Besondere daran waren nicht nur die Features. Es war die Philosophie dahinter: Einen Workspace schaffen, der sich an die Menschen anpasst, nicht umgekehrt. Nur so lassen sich echte, dauerhafte Veränderungen bewirken.
Warum die Zersplitterung fortbesteht: Die menschliche Seite der Fragmentierung
Seien wir ehrlich: Teams wollen die Kontrolle über ihre tools nicht aufgeben. Das ist ganz natürlich. Bei der Auswahl von tools geht es ebenso sehr um Identität und Autonomie wie um Funktionalität – insbesondere in Unternehmen, in denen die Einführung von Software Auswirkungen auf digitale Workflows hat. Deshalb scheitern so viele Projekte zur „digitalen Transformation“ – sie ignorieren den menschlichen Faktor.
Der Zyklus wiederholt sich immer wieder: Die IT versucht zu standardisieren, die Geschäftsbereiche widersetzen sich, und neue Punktlösungen werden hinzugefügt. Das Ergebnis? Mehr Silos, mehr Reibungsverluste und mehr manuelle Workarounds.
Die Herausforderung wird immer größer. Laut einer Studie aus dem Jahr 2025 über die Nebenwirkungen der Digitalisierung sehen sich Unternehmen mit einer „Rollenüberlastung” konfrontiert, bei der die Belastung durch die Verwaltung fragmentierter Arbeitsabläufe und die zunehmende Verbreitung von Tools die Ausführung und das Wohlbefinden der Mitarbeiter beeinträchtigt. Mit der zunehmenden Verbreitung digitaler Tools steigen auch die Anforderungen an die Aufmerksamkeit und Energie der Mitarbeiter, sodass einheitliche, kontextreiche Arbeitsbereiche wichtiger denn je sind.
Der einzige Ausweg besteht darin, die Teams dort abzuholen, wo sie stehen, ihnen zu helfen, ihre Möglichkeiten zu erkennen, und sie dann Schritt für Schritt zu einer einheitlicheren Art der Arbeit zu führen.
es geht nicht nur darum, dass man zu viele tools hat – es geht um den ständigen Kontextwechsel. Der durchschnittliche Mitarbeiter schaltet 1.200 Mal am Tag zwischen verschiedenen Apps um und verliert dadurch fast 4 Stunden pro Woche, nur um sich wieder zu konzentrieren. *
Die neue Herausforderung: Beseitigung von KI-Wildwuchs und die entscheidende Rolle des Kontexts
Gerade als wir begannen, die App-Flut in den Griff zu bekommen, kam die KI ins Spiel. Plötzlich wollte jedes Team sein eigenes KI-Tool. Aber hier ist der Haken: KI ist nur so gut wie ihr Zugang zum Kontext.
Wenn Ihre KI nicht über die neuesten Projektaktualisierungen, Kundengespräche oder strategischen Prioritäten informiert ist, ist sie nur ein weiteres isoliertes Tool – eines, das die KI-Zersplitterung verschlimmert und die Verwirrung und den manuellen Aufwand erhöht.
kI ist nur so gut wie der Kontext, auf den sie Zugriff hat. Wenn Ihre KI nicht weiß, was in Ihrem Geschäft vor sich geht, ist sie nur ein weiteres glänzendes Objekt.
kI ist nur so gut wie der Kontext, auf den sie Zugriff hat. Wenn Ihre KI nicht weiß, was in Ihrem Geschäft vor sich geht, ist sie nur ein weiteres glänzendes Objekt.
Der eigentliche Durchbruch kommt, wenn KI tief in Ihren Workspace integriert ist und automatisch Kontexte in Echtzeit lädt und aktualisiert. Dann wird KI nicht mehr nur als „glänzendes Objekt“ betrachtet, sondern als „echter Partner bei der Arbeit“
Was dafür nötig ist: Die technischen und organisatorischen Voraussetzungen für die KI-Transformation
Um jedoch eine echte KI-Konvergenz zu erreichen, reicht es nicht aus, einfach ein neues tool einzuführen. Dazu ist Folgendes erforderlich:
- Einheitliche Datenarchitektur: Alle Ihre Arbeit, Ihre Kommunikation und Ihr Wissen müssen auf einer einzigen, leicht zugänglichen Plattform zusammengefasst sein
- Live-Kontext-Feeds: KI muss Zugriff auf Echtzeit-Updates haben – keine veralteten Daten oder manuellen Uploads mehr
- prozessabbildung:* Sie müssen Ihre Workflows verstehen und dokumentieren, damit KI sie ergänzen und nicht stören kann
- Veränderungsbereite Kultur: Teams müssen offen für Experimente, Lernen und Iterationen sein, da KI Teil der täglichen Arbeit wird
Bei ClickUp haben wir viel in den Aufbau einer Plattform investiert, auf der der Kontext immer live und umsetzbar ist. Unsere KI-Agenten beantworten nicht nur Fragen, sondern liefern proaktiv Erkenntnisse, automatisieren Routineaufgaben und passen sich an die Entwicklung Ihres Geschäfts an.
Hier finden Sie eine visuelle Zusammenfassung der Voraussetzungen für eine erfolgreiche Transformation von KI:
Fallstudie: Von der Zersplitterung zur Konvergenz – ein Vorher-Nachher-Vergleich
Um die Kosten von Work Sprawl und die Leistungsfähigkeit von Convergence wirklich zu verstehen, muss man sie in Aktion sehen. Hier erfahren Sie, wie ein globales Marketingteam von fragmentierten Workflows und verstreuten tools zu einem einheitlichen, KI-gestützten Workspace gelangte, der die Ausführung rationalisierte und den Erstellern Zeit zurückgab.
Vorher:
Ein globales Marketingteam verwaltete Kampagnen über sechs verschiedene Tools hinweg. Projektaktualisierungen gingen in E-Mail-Threads unter, kreative Assets wurden in Dropbox gespeichert und die Berichterstellung war ein manueller Albtraum. KI-Tools wurden getestet, aber jedes erforderte manuelles Hochladen von Kontexten und wurde schnell wieder ausgemustert.
Nachher:
Das Team ist zu ClickUp gewechselt und hat Projekte, Dokumente und Kommunikation konsolidiert. KI-Agenten überwachen nun den Kampagnenfortschritt, erstellen wöchentliche Statusberichte und entwerfen sogar kreative Briefings auf der Grundlage von Live-Projektdaten. Status-Meetings sind kürzer, die Berichterstellung ist automatisiert, und das Team verbringt mehr Zeit mit der Erstellung und weniger Zeit mit der Suche nach Informationen.
Die Auswirkungen einer echten KI-Konvergenz sind dramatisch. Unternehmen, die KI in ihren Workflow integrieren, verzeichnen einen deutlichen Anstieg der individuellen Leistung um bis zu 40 %!
Veränderungen vorantreiben: Die Kraft kleiner Erfolge
Einer der größten Fehler, den ich beobachte, ist der Versuch, mit der KI-Transformation „das Meer zu kochen“. Stattdessen plädiere ich für inkrementelle Erfolge: die Suche nach spezifischen Workflows, in denen KI einen unmittelbaren, greifbaren Wert bieten kann.
Ich werde nie ein Secret Supper-Event in Mexiko-Stadt vergessen. Ich habe einen Agenten vorgeführt, der Verkaufsgespräche anhand einer benutzerdefinierten Rubrik automatisch bewertete. Innerhalb weniger Stunden hatte ich einen Proof of Concept erstellt, der stundenlange manuelle Überprüfungen ersetzte. Die Reaktion? Alle waren sprachlos. Plötzlich war KI nicht mehr abstrakt, sondern wurde angewendet. Die Menschen konnten sehen, wie sie ihre tägliche Arbeit verändern würde.
Diese „Aha“-Momente sind der Schlüssel zur Überwindung von Widerständen. Zeigen, nicht erzählen.
Machen Sie es realistisch, relevant und einfach umsetzbar.
Change Management: Rahmenbedingungen für eine nachhaltige Transformation
Die KI-Transformation ist nicht nur ein technisches Projekt, sondern auch ein kulturelles. Der Erfolg erfordert sowohl Bottom-up-Engagement als auch Top-down-Sponsoring.
Unser Leitfaden zum Change Management:
- *stakeholder-Mapping: Identifizieren Sie Befürworter, Skeptiker und Einflussnehmer in allen Teams
- kommunikationsplan:* Geben Sie in jeder Phase das „Warum“, das „Wie“ und das „Was habe ich davon?“ frei
- Pilotprogramme: Fangen Sie klein an, messen Sie die Auswirkungen und feiern Sie Erfolge
- metriken für die Einführung:* Verfolgen Sie die Nutzung, Zufriedenheit und Geschäftsergebnisse – nicht nur die Anmeldungen
- Kontinuierliches Feedback: Richten Sie Kanäle ein, über die Teams freigeben können, was funktioniert und was nicht
Vor allem geht es darum, Menschen dabei zu helfen, sich selbst in der Zukunft zu sehen, die Sie gestalten.
Das Geheimnis: einheitlicher Kontext
Die wahre Stärke von ClickUp – und die Zukunft der Arbeit – liegt im konvergierten Kontext. Wenn all Ihre Arbeit, Ihr Wissen und Ihre Kommunikation an einem Ort zusammenlaufen, kann KI endlich ihr Versprechen einlösen. Das ist nicht nur Theorie – KI-Konvergenz erweist sich bereits jetzt als Gegenmittel gegen verstreute Arbeitsabläufe, hilft Teams, ihre kognitive Belastung zu reduzieren, die Ausführung zu beschleunigen und Kreativität freizusetzen.
Dabei geht es nicht nur um Effizienz. Es geht darum, die kognitive Belastung zu reduzieren, Silos aufzubrechen und Teams in die Lage zu versetzen, schneller und intelligenter zu arbeiten. Es geht darum, einen Workspace zu schaffen, in dem Innovation gedeihen kann – weil alle nach dem gleichen Spielbuch arbeiten.
das ist heute das fehlende Puzzleteil. * In einer Welt, die von unzusammenhängenden Tools und KI-Wildwuchs überschwemmt wird, bringt ClickUp alles zusammen: den weltweit ersten konvergenten KI-Workspace. Diese KI unterstützt nicht nur, sondern konvergiert.
Das ist das Versprechen von ClickUp Brain .
ClickUp Brain: Kontextbezogene KI in Aktion
Im Gegensatz zu zusätzlichen Copiloten ist ClickUp Brain in Ihren ClickUp-Workspace integriert. Es versteht Ihre Projekte, weil es in ihnen lebt – es fasst Meeting-Notizen zusammen, generiert Updates, automatisiert Aufgaben und deckt Hindernisse auf, ohne den Kontext zu verändern. Und wenn es die Situation erfordert, können Sie zwischen führenden KI-Modellen – ChatGPT, Claude, Gemini und anderen – wechseln und dabei zwischen Geschwindigkeit, Nuancen oder Tiefe wählen, ohne jemals Ihren Workflow verlassen zu müssen.
Und mit ClickUp Brain MAX erschließen Sie noch mehr Möglichkeiten:
Talk to Text erfasst Ideen, während Sie sie aussprechen, und wandelt sie sofort in Aufgaben, Notizen oder Dokumente um – ganz ohne Tippen.
Kontextbewusstsein, Modellflexibilität, Talk to Text und ein einheitlicher Arbeitsbereich – so verwandeln Sie KI von einem Zusatztool in einen Hebel für die KI-Transformation Ihres Unternehmens.
Visualisierung des Weges: Von der Zersplitterung zur Konvergenz
Stellen Sie sich ein einfaches Diagramm vor:
- Links: Ein Wirrwarr aus unverbundenen Apps, jede mit ihren eigenen Daten und Arbeitsabläufen
- Mitte: Ein Trichter, der die Migration von Arbeit, Wissen und Kommunikation auf eine einheitliche Plattform darstellt
- Rechts: Ein einziger, integrierter Arbeitsbereich, in dem KI-Agenten im Live-Kontext arbeiten, automatisieren, beraten und die Arbeit beschleunigen
Häufige Fallstricke (und wie man sie vermeidet)
Bei der Einführung neuer Technologien geht es nicht nur darum, ein tool zu aktivieren, sondern auch darum, wie man es einführt, integriert und bewertet. Führungskräfte stolpern oft auf drei vorhersehbare Arten:
| Fallstrick | Besserer Ansatz |
|---|---|
| Ein neues tool ohne Zustimmung des Teams vorschreiben | Beziehen Sie die Benutzer frühzeitig ein, erstellen Sie gemeinsam Workflows und führen Sie Pilotprojekte durch, bevor Sie skalieren |
| KI als Zusatzfunktion statt als Kernkompetenz betrachten | Integrieren Sie KI in Ihren täglichen Workflow und stellen Sie sicher, dass sie Zugriff auf den Live-Kontext hat |
| Erfolg anhand von Logins statt anhand von Ergebnissen messen | Verfolgen Sie die Auswirkungen auf Ihr Geschäft – Zeitersparnis, weniger Fehler, mehr Innovation |
Blick in die Zukunft: Meine Vision für die Zukunft der Arbeit
Ich glaube, wir stehen an der Schwelle zu einer neuen Ära. In den nächsten zwei bis drei Jahren werden KI-Agenten zu festen Mitgliedern unserer Teams werden – immer einsatzbereit, kontextsensitiv und kontinuierlich lernend.
Aber hier ist der Haken: Die Organisationen, die gewinnen, werden diejenigen sein, die die Konvergenz meistern.
Sie werden ihre tools, Workflow und ihr Wissen vereinheitlichen und so einen fruchtbaren Boden für den Einsatz von KI schaffen.
Die größten Chancen liegen darin, neue Ebenen der Kreativität, Geschwindigkeit und Zusammenarbeit zu erschließen. Das größte Risiko besteht darin, in die Falle des „KI-Wildwuchses” zu tappen und weitere tools hinzuzufügen, ohne die zugrunde liegende Fragmentierung zu lösen.
📮 ClickUp Insight: 33 % der Menschen glauben immer noch, dass Multitasking gleichbedeutend mit Effizienz ist. In Wirklichkeit erhöht Multitasking nur die Kosten für den Kontextwechsel. Wenn Ihr Gehirn zwischen Registerkarten, Chatten und Checklisten hin und her springt, leidet die Konzentration am meisten darunter.
ClickUp hilft Ihnen dabei, sich bewusst auf eine Aufgabe zu konzentrieren, indem es alles, was Sie brauchen, an einem Ort zusammenführt!
Sie arbeiten an einer Aufgabe, müssen aber etwas im Internet nachschlagen? Verwenden Sie einfach Ihre Stimme und bitten Sie ClickUp Brain MAX, eine Websuche im selben Fenster durchzuführen. Möchten Sie mit Claude chatten und den Entwurf, an dem Sie gerade arbeiten, überarbeiten? Auch das ist möglich, ohne Ihren Workspace zu verlassen!
Alles, was Sie brauchen – chatten, Dokumente, Aufgaben, Dashboard, mehrere LLMs, Websuche und mehr – befindet sich in einem einzigen konvergenten KI-Workspace und ist sofort einsatzbereit!
Ratschläge für Führungskräfte: Schritt-für-Schritt-Empfehlungen
Um Strategien in echte Veränderungen umzusetzen, sind tägliche Maßnahmen erforderlich, die Vertrauen und Dynamik schaffen. Hier sind einige praktische Schritte, mit denen Führungskräfte ihre Teams bei der Umsetzung begleiten können:
- Beginnen Sie mit Empathie. Verstehen Sie die tatsächlichen Probleme Ihrer Teams. Erzwingen Sie keine Veränderungen – gestalten Sie sie gemeinsam
- erfassen Sie Ihre Workflows. * Identifizieren Sie, wo der Kontext verloren geht und wo KI einen Wert schaffen könnte
- Testen, messen, wiederholen. Starten Sie kleine Experimente, führen Sie Nachverfolgung der Ergebnisse durch und optimieren Sie sie, bevor Sie sie skalieren
- Investieren Sie in Kontext. Stellen Sie sicher, dass Ihre KI Zugriff auf integrierte Live-Daten hat. Andernfalls verursachen Sie nur unnötige Unruhe
- machen Sie es zu einem Team-Aufwand. * Kombinieren Sie Bottom-up-Experimente mit Top-down-Führung und -Unterstützung.
- Feiern Sie Erfolge. Freigeben Sie Geschichten von Erfolg, um Dynamik und Vertrauen aufzubauen
- Hören Sie nie auf zu lernen. Die Landschaft verändert sich schnell. Bleiben Sie neugierig, bleiben Sie bescheiden und wiederholen Sie immer wieder
Wenn ich zurückgehen und eine Sache anders zu erledigen könnte, würde ich noch früher in den Aufbau einer Kultur des Experimentierens und Lernens investieren. Die Zukunft gehört denen, die sich anpassen können – und ihren Teams dabei helfen, dasselbe zu tun.
Fazit: Der Weg in die Zukunft
Work Sprawl ist ein Problem, das Billionen Dollar kostet, aber auch die größte Chance unserer Generation darstellt. Durch die Vereinheitlichung unserer Tools, Workflows und Kontexte – und durch den Einsatz von KI als echtem Partner – können wir Organisationen aufbauen, die nicht nur eine höhere Produktivität aufweisen, sondern auch menschlicher sind.
Der Weg dorthin ist nicht einfach, aber er lohnt sich. Und wenn mich meine Erfahrung eines gelehrt hat, dann ist es Folgendes: Die Zukunft der Arbeit wird von denen gestaltet werden, die den Mut zur Konvergenz haben.
Devin Stoker ist Leiter der Lösungsarchitektur bei ClickUp. Schließen Sie eine Verbindung mit ihm auf LinkedIn, um die Unterhaltung fortzusetzen.