Wie Sie KI für die interne Kommunikation nutzen können (Anwendungsfälle & Tools)

Mitarbeiterengagement ist oft leichter gesagt als getan.

Tatsächlich zeigt die Studie von Gartner HR auch, dass 70 % der Mitarbeiter sich nicht engagiert fühlen, weil ihr Feedback ignoriert wird. Diese fehlende Verbindung kann sich direkt auf die Produktivität, die Mitarbeiterbindung und den gesamten Erfolg des Unternehmens auswirken.

Die interne Kommunikation kann hier einen entscheidenden Unterschied machen, aber nicht ohne die richtigen Erkenntnisse, Daten und den richtigen Support.

Hier kommt KI in der internen Kommunikation ins Spiel. Von der Analyse von Mitarbeiterfeedback bis hin zur Bereitstellung wertvoller datengestützter Erkenntnisse – KI-Kommunikationstools helfen internen Kommunikatoren dabei, ansprechendere und reaktionsschnellere Kommunikationsstrategien zu entwickeln.

In diesem Blogbeitrag untersuchen wir Anwendungsfälle für KI und wie sie die interne Kommunikation verändert, praktische Anwendungsfälle zur Schließung von Kommunikationslücken und wichtige Herausforderungen, die es zu beachten gilt.

Wie KI die interne Kommunikation verbessert

Bei einer effektiven internen Kommunikation geht es darum, Ihre Mitarbeiter zu verbinden, zu informieren und zu motivieren. Um dies wirklich zu erreichen, müssen Sie jedoch über die täglichen Updates hinausblicken und sowohl die interne Dynamik Ihres Unternehmens als auch die allgemeinen Kommunikationstrends im Auge behalten.

Dazu müssen Sie die Stimmung Ihrer Mitarbeiter verstehen, Metriken zum Engagement nachverfolgen und Kommunikationsbedürfnisse vorausschauend erkennen. Das wirkt sich auf alles aus, von der Ausrichtung der Führungskräfte bis zur Zusammenarbeit im Team.

Der Schlüssel liegt darin, Daten zu sammeln, Muster zu erkennen und auf der Grundlage dieser Erkenntnisse intelligentere und effektivere Kommunikationsstrategien zu entwickeln. So verbessern Sie die Kommunikation, steigern das Engagement und treiben den Erfolg Ihres Unternehmens voran.

Was wäre, wenn Unternehmen Feedback in Maßnahmen umsetzen und diese schneller umsetzen könnten?

Künstliche Intelligenz kann hier als perfekter Assistent einspringen, um Aufgaben intelligenter und schneller auszuführen und eine klare und wirkungsvolle Kommunikation zu gewährleisten. So kann eine menschenzentrierte KI Sie unterstützen:

Wie Sie KI für die interne Kommunikation nutzen können

Auf die Frage, warum sie sich unmotiviert fühlten, gab ein Mitarbeiter zu: „Im Allgemeinen fehlen mir genaue und vollständige Informationen, und es ist unangenehm, wenn ich danach suchen muss, insbesondere wenn ich nicht weiß, wen ich fragen soll. ”

Um diese Herausforderung in der internen Kommunikation zu meistern und die Mitarbeitererfahrung zu verbessern, finden Sie hier einige praktische Anwendungsfälle für KI, die Sie umsetzen können:

1. Personalisierte Einarbeitung und Schulung

Ihr Team kann KI nicht nur zum Sammeln von Ressourcen nutzen, sondern auch für ein personalisierteres Lernerlebnis. KI kann Onboarding-Materialien und Schulungsmodule anpassen, indem sie die Profile neuer Mitarbeiter analysiert und sie ihren Rollen und Abteilungen zuordnet.

Das bedeutet, dass neue Mitarbeiter schneller die richtigen Informationen erhalten, sich schneller einarbeiten können, die Einarbeitungszeit verkürzt wird und sie sich vom ersten Tag an engagiert fühlen.

2. Automatisierte interne Nachrichten und Updates

Unternehmensankündigungen, Projekt-Updates und Branchennews können langweilig sein. Ein personalisierter Mitarbeiter-Feed hält alle auf dem Laufenden, ohne sie zu überfordern, und sorgt dafür, dass die Mitarbeiter verbunden und engagiert bleiben.

3. Stimmungsanalyse von Mitarbeiterfeedback

Verwenden Sie KI-Tools, um Mitarbeiterbefragungen, Feedback-Formulare und sogar Beiträge in internen sozialen Medien zu analysieren und die Stimmung Ihrer Mitarbeiter zu erfassen. KI kann wiederkehrende Themen, potenzielle Probleme und sogar den Tonfall des Feedbacks erkennen und Ihnen so helfen, zu verstehen, was Ihre Mitarbeiter wirklich beschäftigt.

Es ist das perfekte KI-Tool für die Personalabteilung. Es ermöglicht proaktive Interventionen und klärt die Stimmung der Mitarbeiter, bevor aus kleinen Problemen große Probleme werden.

4. KI-gestützte interne Chatbots für sofortigen Support

Interne Kommunikatoren können KI-Chatbots einsetzen, um häufig gestellte Fragen von Mitarbeitern zu beantworten. Diese Bots bieten sofortigen Support rund um die Uhr, entlasten die Support-Teams und sammeln alle Kommunikationsmaterialien an einem Ort.

Es hat höchste Priorität, herauszufinden, wie sich das Engagement der Mitarbeiter tatsächlich beeinflussen lässt, da es einen erheblichen Einfluss auf mehrere Schlüssel-Geschäftsergebnisse hat.

5. Gezielte Kommunikationskampagnen für das Change Management

Ein KI-Assistent kann Mitarbeiter nach Rolle, Abteilung und Kommunikationspräferenzen segmentieren und so sicherstellen, dass sie bei organisatorischen Veränderungen zielgerichtete Nachrichten erhalten. Er kann auch Metriken zum Engagement nachverfolgen, um die Nachrichtenübermittlung zu optimieren und die Effektivität von Kampagnen zu steigern.

6. Übersetzung von Inhalten und Barrierefreiheit

Unternehmen mit einer integrativen Kultur verzeichnen ein um 83 % höheres Mitarbeiterengagement. Um dies zu erreichen, verwenden Sie KI-gestützte Übersetzungstools, um Nachrichten zu übersetzen und automatisch Untertitel für Videos zu generieren. So bleiben alle auf dem Laufenden, unabhängig von Sprach- oder Barrierehindernissen.

7. Wissens- und Suchoptimierung

KI-Algorithmen mit maschinellem Lernen können die Wissensbasis des Unternehmens optimieren und den Mitarbeitern das Auffinden von Informationen erleichtern. Auf Grundlage der Suchanfragen der Mitarbeiter können sie auch relevante Inhalte und weiterführende Literatur vorschlagen.

Dieser Prozess verbessert den Wissensaustausch und reduziert den Zeitaufwand für die Suche nach Informationen.

8. Analyse und Bereitstellung von Leistungsfeedback

KI-Systeme können große Mengen an Leistungsbeurteilungen analysieren. Sie ermöglichen ein 360-Grad-Feedback und Beiträge zu Projekten, um Muster zu erkennen und Mitarbeitern personalisiertes Feedback zu geben. Dieses System kann auch Entwicklungsmöglichkeiten auf der Grundlage individueller Stärken und Schwächen vorschlagen.

Kombinieren Sie diese Maßnahmen, und Sie erhalten ein datengestütztes Leistungsmanagement und eine bessere Mitarbeiterentwicklung.

Einsatz von KI-Software für die interne Kommunikation

Fast 60 % der Führungskräfte auf C-Level empfinden die Anpassung ihrer Unternehmenskommunikationsstrategien als Herausforderung, während fast die Hälfte der Führungskräfte in Unternehmen zugibt, dass sie keinen Bezug zu den Anliegen ihrer Mitarbeiter haben.

Diese Diskrepanz kann kostspielig sein, aber KI-gestützte Datenanalyse und Stimmungsanalyse können durch die Nachverfolgung von Mitarbeiterfeedback und Engagement-Trends Abhilfe schaffen. Mit der richtigen internen Kommunikationssoftware können Unternehmen Probleme frühzeitig erkennen, Kommunikationsstrategien verfeinern und die allgemeine Verbindung verbessern.

Investieren Sie in eine vernetzte KI, die Ihren Workspace vereinheitlicht

Für Fachleute im Bereich interne Kommunikation können intelligente Assistenten wie ClickUp Brain bei sich wiederholenden Aufgaben eine entscheidende Rolle spielen, indem sie den Zugang zu Wissen verbessern und das Engagement steigern.

Das ist das Geheimnis einer effizienteren und effektiveren Kommunikationsstrategie am Arbeitsplatz.

Dieses vernetzte KI-System ist ein zentraler hub, der sich nahtlos in Workplace-Tools und Wissensdatenbanken integrieren lässt. Es bietet Features wie:

1. KI-gestützte Sofortantworten für Mitarbeiter

Anstatt auf Antworten von der Personal- oder IT-Abteilung zu warten, können Mitarbeiter ClickUp Brain nutzen, um schnelle Antworten zu Unternehmensrichtlinien, Urlaubsguthaben, Projektstatus und vielem mehr zu erhalten. Brain durchsucht Ihren Workspace und die auf der Plattform gespeicherten Unternehmens-Wikis, um relevante Antworten, Haftungsausschlüsse und sogar Dateien zu Ihren Fragen zu finden.

Fazit: Mit dem Feature „KI fragen” können Sie überall in Ihrem Workspace Fragen stellen. Sie müssen sich nie wieder fragen, was zu erledigen ist!

2. Automatisierte Notizen, Zusammenfassungen und Aktionselemente für Meetings

Die meisten unserer Meetings sind über mehrere Tools verteilt – Anrufe über Zoom, Notizen in Google Docs oder Notion und die Nachverfolgung von Aufgaben in Plattformen wie ClickUp oder Asana. Dieses ständige Hin- und Herwechseln führt zu Reibungsverlusten, versäumten Details und zusätzlicher Arbeit, nur um den Überblick zu behalten. ClickUp ändert das, indem es Meetings direkt in Ihren Workflow integriert. Dank der integrierten Audio- und Videoanrufe müssen Sie nicht mehr zwischen Plattformen umschalten.

Mit dem ClickUp AI Notetaker können Sie wichtige Diskussionspunkte in Echtzeit erfassen und zusammenfassen. Nach dem Meeting hilft ClickUp Brain dabei, diese Notizen mit nur einem Klick in umsetzbare Aufgaben umzuwandeln, sodass Sie ganz einfach von der Unterhaltung zur Umsetzung gelangen. Alles bleibt an einem Ort und ist direkt mit Ihren Projekten und Zeitleisten verbunden.

3. Intelligente Erstellung und Bearbeitung von Inhalten

Anstatt zwischen Schreibassistenten, Grammatikprüfungen und KI-Prompt-Tools hin und her zu springen, sparen Sie Zeit und sorgen für einen reibungslosen Workflow, wenn Sie alles an einem Ort haben. Mit Tools wie dem KI-Writer von ClickUp Brain können Teams mithilfe einfacher, natürlicher Sprachbefehle zielgerichtete Nachrichten, Betreffzeilen, Unternehmensaktualisierungen oder Richtlinienänderungen verfassen, ohne komplexe Eingabeaufforderungen beherrschen oder erst den Kontext recherchieren zu müssen.

Und da die KI in Ihren Workspace integriert ist, müssen Sie keine weitere Erweiterung installieren, um die Rechtschreibung zu überprüfen oder Ihre Texte zu optimieren. Dank der integrierten KI können alle Teammitglieder klar und sicher schreiben – direkt dort, wo die Arbeit stattfindet.

4. Vereinheitlichen Sie Ihre Unterhaltungen, Ankündigungen, Anrufe und Updates in einem einzigen Space

Sind Ihre internen Ankündigungen und Unterhaltungen über Apps, Plattformen und Hunderte von Chatrooms verstreut? Das kann das Auffinden relevanter Informationen erschweren.

Anstatt zwischen mehreren Apps zu jonglieren, können Mitarbeiter an einem Ort, dem ClickUp Chat, kommunizieren, zusammenarbeiten und ihre Arbeit verwalten, sodass Unterhaltungen auch zu Taten führen.

Die KI-Autopilot-Agenten von ClickUp Brain arbeiten mit ClickUp Chat zusammen, um die Kommunikation zu verbessern, ohne den Kontext zu verlieren. Beispielsweise scannt ClickUp Brain lange Chat-Threads und erstellt prägnante Zusammenfassungen, damit Mitarbeiter schnell die wichtigsten Punkte erfassen können.

Außerdem kann es Antworten vorschlagen und Nachrichten verfeinern, um Klarheit und Professionalität zu gewährleisten. Das Beste daran? Sie können Chat-Diskussionen in Aufgaben umwandeln, Eigentümer zuweisen und verwandte Dokumente verknüpfen, wodurch manuelle Nachverfolgungen reduziert werden.

ClickUp Chat vereinfacht außerdem alltägliche Aufgaben durch:

5. Integrieren Sie asynchrone Nachrichtenübermittlung in Ihre interne Kommunikationsstrategie

Asynchrone Video-Nachrichten sind eine hervorragende Möglichkeit, um Updates zu kommunizieren, Ankündigungen zu teilen oder Feedback zu geben, insbesondere bei der Arbeit mit Teams, die über verschiedene Zeitzonen verteilt sind. So kann jeder sich nach Belieben auf den neuesten Stand bringen, ohne wichtige Zusammenhänge zu verpassen.

Mit ClickUp Clips wird asynchrone Kommunikation noch leistungsfähiger. Das Tool transkribiert Ihre Videoclips automatisch und macht sie durchsuchbar nach Stichwörtern oder bestimmten Zeitpunkten, sodass Teammitglieder schnell die wichtigsten Stellen finden können.

Clips werden automatisch in einem zentralen Hub organisiert, und KI hilft bei der Benennung und Kategorisierung, damit sie leicht wiederzufinden sind. Ganz gleich, ob Sie einen Fehler melden oder ein Update freigeben möchten, Sie können einfach ein kurzes Video aufnehmen, und KI generiert daraus sogar eine Aufgabe.

So bleibt alles organisiert und Ihre Botschaften sind leicht auffindbar, ohne dass zusätzliche Meetings oder langwierige Nachfassaktionen erforderlich sind.

Samantha Dengate, Senior Project Manager bei Diggs, hat die Kommunikation mit ClickUp strukturiert:

Vor ClickUp führten Meetings und E-Mail-Kommunikation zu einem schwarzen Loch, in dem Elemente übersehen und unbeachtet blieben. Aus diesem Grund wurden Aufgaben nicht rechtzeitig überprüft und niemand wusste, wie die kreative Entwicklung voranschritt. Jetzt kann jeder im Team klar sehen, wann Maßnahmen fällig sind, chatten und innerhalb der Aufgaben zusammenarbeiten.

Herausforderungen und Überlegungen bei der Implementierung von KI in der internen Kommunikation

KI in der internen Kommunikation klingt, als würde sie alle Probleme im Zusammenhang mit der Kommunikation am Arbeitsplatz lösen. Allerdings bringt sie auch einige Herausforderungen mit sich.

Bevor Sie diese Prozesse implementieren, sollten Sie folgende Hindernisse beachten und Lösungen anpassen:

1. Datenschutz

Etwa 50 % der amerikanischen Arbeitnehmer sind besorgt über Ungenauigkeiten, und 40 % befürchten Verstöße gegen das geistige Eigentum bei der Implementierung generativer KI in der internen Kommunikation.

Um dieses Problem zu lösen, müssen Unternehmen:

2. Widerstand gegen die Einführung

Berichten zufolge benötigen 70 % der Mitarbeiter eine Weiterqualifizierung, um KI für ihre Arbeitsprozesse nutzen zu können. Diese Lücke weckt natürlich Ängste um die Sicherheit des Arbeitsplatzes, Zweifel an der Zuverlässigkeit und Unbehagen gegenüber der Automatisierung. Um den Übergang zu erleichtern, können Unternehmen Folgendes tun:

3. Integration in bestehende Tools

Eine der Hauptursachen für Kommunikationschaos sind verstreute Kommunikationskanäle über mehrere Tools hinweg. Um alle Informationen an einem Ort zu haben, wählen Sie eine einheitliche Plattform mit umfangreichen Integrationsmöglichkeiten.

Beispielsweise sind ClickUp-Integrationen mit über 1.000 Workplace-Tools kompatibel.

Für einen reibungslosen Übergang:

Zukünftige Trends in KI und interner Kommunikation

Mit der Weiterentwicklung der KI wird ihre Rolle in der internen Kommunikation über die Automatisierung hinausgehen. Erwarten Sie intelligentere Stimmungsanalysen, hyper-personalisierte Nachrichten und vorausschauende Erkenntnisse, mit denen Unternehmen das Engagement steigern, Bedenken ausräumen und stärkere Verbindungen am Arbeitsplatz schaffen können wie nie zuvor. Hier ein Blick in die Zukunft der KI-basierten internen Kommunikation:

Bewältigung der Informationsflut

Eine der größten Herausforderungen ist die schiere Menge an Nachrichten, mit denen Mitarbeiter konfrontiert sind. Mindestens 43 % der internen Kommunikatoren nannten Informationsüberflutung als größte Herausforderung.

Generative KI kann dabei helfen durch:

Ein Beispiel: Eine KI für Datenanalyse kann Ihren Posteingang und den internen Chat scannen und dann ein prägnantes morgendliches Briefing erstellen, in dem dringende Nachrichten, anstehende Meetings und wichtige Updates hervorgehoben werden, die auf Ihre Rolle zugeschnitten sind.

Experimentieren Sie mit neuen Medien

Dem Bericht zufolge wenden sich viele Unternehmen anderen Medien als E-Mails und Meeting-Planung zu. Kurze Videos, interaktive Podcasts und sogar immersive AR/VR-Erlebnisse entwickeln sich zu effektiven Alternativen.

Dieser Wandel kann unterschiedlichen Kommunikationspräferenzen gerecht werden, die Informationsflut reduzieren und letztendlich das Engagement Ihrer Mitarbeiter steigern.

23 % der Befragten beschreiben die aktuelle Rolle von KI in der internen Kommunikation als „neutral“, während 48 % zugeben, dass KI-Tools ihre Produktivität gesteigert haben. Unabhängig davon können Sie von KI Folgendes erwarten:

Verbessern Sie die Mitarbeitererfahrung mit ClickUp

Uneinheitliche Kommunikation kann dazu führen, dass sich Mitarbeiter verloren und isoliert fühlen. Deshalb ist eine klare Struktur der Schlüssel zum Erfolg – sie sorgt für einen einheitlichen Informationsstand im Team, reduziert die Informationsflut und steigert die Produktivität.

Eine einheitliche Plattform wie ClickUp kann die Art und Weise verändern, wie Kommunikation abläuft. Verwandeln Sie einen kurzen Chat in eine Aufgabe, transkribieren Sie Bildschirmaufzeichnungen automatisch oder fassen Sie wichtige Updates mit KI zusammen – alles an einem Ort.

Sind Sie bereit, Ihre interne Kommunikation zu vereinfachen? Melden Sie sich noch heute kostenlos bei ClickUp an!