Erfolgreiche Projekte leben von starken Beziehungen zu den Projektbeteiligten, weshalb die Einbindung von Stakeholdern ein wichtiger Bestandteil jeder Strategie ist.
Untersuchungen von Alex Chernyi und Juha Outila zeigen, dass Unternehmen, die den Fokus auf Stakeholder legen, im Laufe der Zeit oft bessere finanzielle Ergebnisse erzielen.
Eine klare und effiziente Kommunikation innerhalb des Teams ist wichtiger denn je, um Stakeholder auf dem Laufenden zu halten, sie einzubinden und zufrieden zu stellen.
Die Erstellung eines effektiven Stakeholder-Engagement-Plans kann jedoch überwältigend sein, insbesondere wenn Sie mehrere Prioritäten gleichzeitig verfolgen müssen. Deshalb können gebrauchsfertige Vorlagen Zeit sparen und die Konsistenz Ihres Ansatzes gewährleisten.
Sehen Sie sich diese 10 kostenlosen Vorlagen für Stakeholder-Engagement-Pläne an, um Ihre Strategie zu stärken und die Zusammenarbeit zu verbessern.
Was sind Vorlagen für Pläne zum Stakeholder-Engagement?
Vorlagen für Stakeholder-Engagement-Pläne sind Tools, die die Verwaltung und Kommunikation mit Stakeholdern während einer Projektphase oder einer organisatorischen Initiative vereinfachen sollen.
Sie decken alle wichtigen Aspekte des Stakeholder-Managements ab, darunter:
- Identifizieren Sie Schlüssel-Stakeholder
- Ihre Bedürfnisse und Erwartungen verstehen
- Entwicklung von Kommunikationsmethoden für Stakeholder
- Entwicklung einer klaren Einbindungsstrategie
Eine gut strukturierte Vorlage beschreibt, wie eine effektive Kommunikation mit Stakeholdern aufrechterhalten werden kann, und enthält detaillierte Angaben zur Kommunikationshäufigkeit, den bevorzugten Kanälen und der Art der Informationen, die freigegeben werden.
👀Wussten Sie schon? Untersuchungen zeigen, dass die Einbindung von Stakeholdern zu einer durchschnittlichen Zufriedenheitsrate von 80 % unter den Projektbeteiligten führen kann.
Was macht eine gute Vorlage für einen Stakeholder-Engagement-Plan aus?
Eine solide Vorlage für einen Stakeholder-Engagement-Plan ist für eine effektive Zusammenarbeit und eine reibungslose Projektdurchführung unerlässlich.
Achten Sie auf folgende Features:
- Umfassende Stakeholder-Analyse: Enthält Tools zur Identifizierung und Kategorisierung von Projekt-Stakeholdern anhand ihres Einflusses und Interesses.
- Stakeholder-Mapping: Bietet visuelle Rahmenbedingungen, um Beziehungen abzubilden und Stakeholder-Analysen durchzuführen.
- Klarer Ansatz zur Einbindung: Bietet Leitlinien zur Anpassung der Interaktionen, um sicherzustellen, dass diese den Bedürfnissen und Erwartungen der Stakeholder entsprechen.
- Detaillierter Plan für die Kommunikation: Beschreibt die Methoden, Häufigkeit und Kanäle für eine konsistente und transparente Kommunikation.
- Definierter Stakeholder-Management-Prozess: Gewährleistet einen strukturierten Ansatz zur Behandlung von Bedenken und zur Förderung der Zusammenarbeit während des gesamten Projektlebenszyklus.
- Fokus auf Board-Mitglieder: Enthält Strategien zur effektiven Einbindung und Information wichtiger Entscheidungsträger.
- Flexibilität und Benutzerdefiniertheit: Ermöglicht die Anpassung an spezifische Projektanforderungen und Stakeholder-Dynamiken durch die Integration mit Führungstools.
🧠 Wissenswertes: Das Stakeholder-Management geht auf die 1980er Jahre zurück und hat seine Wurzeln in der Wirtschaftsethik und Organisationstheorie. Die ersten Anwender verfügten noch nicht über ausgefallene tools – nur über eine Tafel und viel Geduld!
Lesen Sie auch: Die beste Software für das Stakeholder-Management
10 kostenlose Vorlagen für Stakeholder-Engagement-Pläne
Diese 10 kostenlosen Vorlagen für Stakeholder-Engagement-Pläne bieten einen strukturierten Ansatz für die Stakeholder-Analyse, -Kartierung und -Kommunikationsplanung, um diesen wichtigen Prozess zu vereinfachen.
Was diese Vorlagen noch leistungsfähiger macht, ist ihre Integration mit ClickUp, der All-in-One-App für die Arbeit, die Projektmanagement, Dokumente und Teamkommunikation auf einer einzigen Plattform vereint – beschleunigt durch KI-Automatisierung und -Suche der nächsten Generation.
Philip Storry, ClickUp-Benutzer und Senior System Administrator bei SYZYGY, zitiert:
Vor der Einführung von ClickUp verwendeten verschiedene Teams unterschiedliche Tools, was die Koordination erschwerte und bedeutete, dass Mitarbeiter, die in ein anderes Team wechselten, sich sowohl in neue Produkte als auch in neue Workflows einarbeiten mussten. ClickUp hat diese Probleme für uns gelöst und dazu beigetragen, operative Silos aufzubrechen, indem es die teamübergreifende Zusammenarbeit vereinfacht hat. Unsere Stakeholder – ob Clients oder Management – können nun schnell und einfach und ohne zusätzliche Kosten den Fortschritt der Arbeit verfolgen.
Vor der Einführung von ClickUp verwendeten verschiedene Teams unterschiedliche Tools, was die Koordination erschwerte und dazu führte, dass Mitarbeiter, die in ein anderes Team wechselten, sich sowohl in neue Produkte als auch in neue Workflows einarbeiten mussten. ClickUp hat diese Probleme für uns gelöst und dazu beigetragen, operative Silos aufzubrechen, indem es die teamübergreifende Zusammenarbeit vereinfacht hat. Unsere Stakeholder – ob Clients oder Management – können nun schnell und einfach und ohne zusätzliche Kosten den Fortschritt der Arbeit verfolgen.
Sehen wir uns die Vorlagen einmal genauer an:
1. Die ClickUp-Vorlage zur Stakeholder-Analyse
Ohne ein klares Verständnis der Stakeholder-Dynamik können Projekte aufgrund von Missverständnissen und unerfüllten Erwartungen schnell scheitern.
Die ClickUp-Vorlage zur Stakeholder-Analyse vereinfacht das Stakeholder-Management und sichert den Erfolg des Projekts. Sie hilft Teams dabei, die Macht, den Einfluss und die Interessen der Stakeholder zu bewerten, und ebnet so den Weg für eine effektive Kommunikation und Zusammenarbeit.
Hier sind einige der wichtigsten Features der Vorlage:
- Stakeholder nach Einfluss in der Ansicht: Analysieren Sie die Macht und den Einfluss jedes Stakeholders auf das Projekt, um eine bessere Priorisierung zu erreichen.
- Stakeholder nach Maßnahmenansicht: Bewerten Sie, inwieweit interne Stakeholder Maßnahmen ergreifen können, um Ihr Projekt zu unterstützen oder zu beeinflussen.
- Stakeholder nach Unterstützung: Identifizieren Sie Stakeholder mit hohem Interesse, die wahrscheinlich die größte Unterstützung leisten werden.
- Ansicht der Stakeholder: Verschaffen Sie sich eine vollständige Übersicht über alle Stakeholder, einschließlich ihrer Rollen und Namen, um Klarheit zu schaffen.
- Projektmanagement: Organisieren Sie Aufgaben mit den Status „Offen“ und „Fertiggestellt“, um den Fortschritt zu verfolgen.
- Einführungsleitfaden: Befolgen Sie die Schritte für ein reibungsloses Setup.
Ideal für: Projekt-Teams, die bei der Identifizierung von Stakeholdern und der Bewertung ihrer Bedürfnisse auf dem gleichen Stand bleiben möchten.
💡Profi-Tipp: Nutzen Sie Stakeholder-Mapping, um deren Interesse und Einfluss zu verstehen, und passen Sie dann Ihren Kommunikationsansatz benutzerdefiniert an. Beispielsweise benötigen Stakeholder mit hohem Interesse und großem Einfluss möglicherweise regelmäßige Updates und detaillierte Berichte, während andere nur periodische Zusammenfassungen benötigen.
2. Die ClickUp-Vorlage für Protokolle von AktionärsMeetings
Protokolle von Aktionärs-Meetings sind für jedes Geschäft von entscheidender Bedeutung. Sie halten alle über die getroffenen Entscheidungen auf dem Laufenden und sorgen dafür, dass nichts vergessen wird.
Die ClickUp-Vorlage für Protokolle von Aktionärsmeetings eignet sich hervorragend, um Aktionärsmeetings genau und effizient zu dokumentieren.
Diese Vorlage sorgt für Klarheit, Abstimmung und Verantwortlichkeit, die für den Stakeholder-Engagement-Plan jedes Unternehmens unerlässlich sind.
So kann Ihnen diese Vorlage helfen:
- Projekterstellung: Richten Sie für jedes AktionärsMeeting ein eigenes Projekt ein, um alles übersichtlich zu organisieren.
- Zusammenarbeit mit Stakeholdern: Laden Sie Stakeholder ein, stimmen Sie Zeitpläne ab und nutzen Sie die Vorlage, um gemeinsam Schlüssel-Diskussionen festzuhalten.
- Meeting-Dokumentation: Halten Sie alle wichtigen Punkte, Entscheidungen und Ideen in einem leicht zugänglichen Format fest.
- Nachverfolgung von Aktionspunkten: Organisieren Sie Meeting-Protokolle, um Fortschritte, Entscheidungen und umsetzbare Aufgaben für die Nachverfolgung hervorzuheben.
- Echtzeit-Updates: Richten Sie Benachrichtigungen ein, um über den Fortschritt und die Ergebnisse von Meetings auf dem Laufenden zu bleiben.
Ideal für: Unternehmenssekretäre, um Entscheidungen zu protokollieren und Beschlüsse zu dokumentieren
Lesen Sie auch: Kostenlose Vorlagen für Stakeholder-Mapping in Excel und ClickUp
3. Die ClickUp-Vorlage für Berichte zum Projektfortschritt
Die ClickUp-Vorlage für Berichte über den Fortschritt eines Projekts dient dazu, Teams und andere Stakeholder über Projektaktualisierungen, Meilensteine und nächste Schritte zu informieren.
Diese Vorlage sorgt für Transparenz und Abstimmung mit den Erwartungen der Stakeholder und hilft Teams dabei, Projekte effizient zu verwalten.
Hier sind einige der wichtigsten Features der Vorlage:
- Benutzerdefinierte Status: Verfolgen Sie den Fortschritt bei jedem Schritt mit personalisierten Statusen für Aufgaben, sodass Sie Aktualisierungen ganz einfach überwachen können.
- Benutzerdefinierte Felder: Fügen Sie Aufgaben Attribute hinzu, um Stakeholder anhand ihrer Rollen oder ihrer Beteiligung am Projekt zu organisieren und zu kategorisieren.
- Benutzerdefinierte Ansichten: Verwenden Sie mehrere Ansichten, wie Liste, Gantt, Workload und Kalender, um Projektaktualisierungen übersichtlich darzustellen und Stakeholder mit visuellen Daten einzubinden.
- Projektmanagement-Tools: Optimieren Sie Workflows mit Tagging, geschichteten Unteraufgaben, Beschreibungen mit Priorität und der Möglichkeit, mehrere Teammitglieder zuzuweisen.
Ideal für: Projektmanager, die Meilensteine im Projekt verfolgen und Berichte über den Fortschritt erstellen möchten.
👀 Wussten Sie schon? Eine Studie des Drucker Institute, des Wall Street Journal und von S&P Global hat ergeben, dass die Fokussierung auf Kundenzufriedenheit den Gewinn steigert und allen Beteiligten zugute kommt, von den Mitarbeitern bis zu den Aktionären. Interessanterweise hat die Investition in lokale Gemeinschaften zwar eine wichtige Rolle, aber nur einen geringen und langsamen Einfluss auf unseren Gesamterfolg.
4. Die Vorlage für den monatlichen Statusbericht zum Projekt von ClickUp
Es ist entscheidend, alle Beteiligten über den Fortschritt eines Projekts auf dem Laufenden zu halten. Monatliche Statusberichte sind dafür eine hervorragende Möglichkeit. Aber seien wir ehrlich: Die Erstellung eines leicht verständlichen Berichts kann sehr mühsam sein.
Die Vorlage für den monatlichen Statusbericht für Projekte von ClickUp hilft Projektmanagern dabei, den Fortschritt zu verfolgen, Ressourcen zu verwalten und Stakeholder auf dem Laufenden zu halten. Sie erleichtert die Berichterstellung, indem sie wichtige Daten auf einer benutzerfreundlichen Plattform zusammenfasst.
Das können Sie mit dieser Vorlage erledigen:
- Verfolgen Sie Projekte in verschiedenen Phasen, von ausstehend bis fertiggestellt, und sorgen Sie so für genaue Aktualisierungen.
- Beziehen Sie wichtige Metriken wie fertiggestellte Aufgaben, ausstehende Aufgaben, Budget, Zeitleiste und identifizierte Risiken mit ein.
- Überwachen Sie wichtige Details wie Ausgaben, Fristen und Workload, um sie mit den Projektzielen in Einklang zu bringen.
- Verwenden Sie ClickUp Goals, um den Fortschritt anhand der Ziele des Projekts zu messen.
- Richten Sie automatische Erinnerungen ein, um Berichte monatlich zu überprüfen und zu aktualisieren, um Konsistenz zu gewährleisten.
Ideal für: Projektmanager im Bereich des Projektmanagements, die Stakeholder über den Projektfortschritt und Termine auf dem Laufenden halten möchten.
Lesen Sie auch: Kostenlose Vorlagen für Wirkungsberichte für Teams in ClickUp
5. Die ClickUp-Vorlage für einen Plan für die Kommunikation mit Stakeholdern
Die ClickUp-Vorlage für Stakeholder-Kommunikationspläne vereinfacht die Erstellung eines klaren und umsetzbaren Plans für Ihre Projekte.
Diese Vorlage stellt sicher, dass alle Stakeholder informiert, eingebunden und auf die Projektziele ausgerichtet bleiben.
Damit können Sie Folgendes erledigen:
- Gemeinsames Brainstorming: Verwenden Sie ClickUp-Dokument, um gemeinsam Kommunikationsziele und -strategien zu definieren.
- Aufgabenorganisation: Erstellen Sie Aufgaben, um Stakeholder zu organisieren, Rollen zuzuweisen und Verantwortlichkeiten festzulegen.
- Benutzerdefinierte Felder: Verfolgen Sie Kommunikationskanäle und -methoden, um sicherzustellen, dass jede Botschaft die richtige Zielgruppe effektiv erreicht.
- Nachverfolgung von Meilensteinen: Legen Sie Meilensteine fest und überwachen Sie diese, um den Erfolg Ihrer Kommunikationsmaßnahmen zu messen.
Ideal für: Projektmanager und Teamleiter, die die Kommunikation im Team organisieren und deren Nachverfolgung gewährleisten möchten.
6. Die ClickUp-Vorlage für interne Kommunikation
Möchten Sie eine starke Unternehmenskultur aufbauen und Ihr Team auf dem Laufenden halten? Diese ClickUp-Vorlage für die interne Kommunikation kann Ihnen dabei helfen! Sie erleichtert es, wichtige Neuigkeiten und Updates mit allen freizugeben, damit diese wissen, was gerade passiert, und ihre Arbeit effektiv erledigen können.
Außerdem sorgen sie für einen reibungslosen Informationsflow zwischen den Abteilungen und erleichtern so die Teamarbeit.
Diese Vorlage verbessert die Zusammenarbeit zwischen Abteilungen und Kollegen. Hier sind einige weitere Features der Vorlage:
- Benutzerdefinierte Status: Verfolgen Sie den Kommunikationsfortschritt mit Status wie „Genehmigt“, „Muss überarbeitet werden“, „Veröffentlicht“, „Geplant“ und „Zu erledigen“.
- Benutzerdefinierte Felder: Verwenden Sie Attribute wie „Typ“, „Verwandte Dateien“, „Verwandte Links“, „Abteilung“ und „Beschreibung“, um wichtige Kommunikationsdetails zu speichern und zu organisieren.
- Benutzerdefinierte Ansichten: Greifen Sie auf sechs verschiedene Ansichten zu, darunter Listenansicht für Kommunikation, Statusboard, Kalender, Ereignistyp und Aktivität, um eine umfassende Übersicht zu erhalten.
- Tools für die Projektzusammenarbeit: Verbessern Sie die Nachverfolgung mit Features wie Zeiterfassung, Tags, Warnungen bei Abhängigkeiten und E-Mail-Integration für nahtlose Updates.
Ideal für: Projektmanager und Teamleiter, die Informationen austauschen und in Kontakt bleiben möchten.
7. Die ClickUp-Vorlage für den Statusbericht zum Projekt der Geschäftsleitung
Wenn Sie in einer Führungsposition sind, sind Projektstatusberichte ein Muss. Sie verschaffen Ihnen einen Überblick über den Status Ihrer Projekte, sodass Sie fundierte Entscheidungen treffen, potenzielle Probleme oder Chancen frühzeitig erkennen und alle Beteiligten auf dem gleichen Stand halten können.
Die ClickUp-Vorlage für den Projektstatusbericht für Führungskräfte wurde entwickelt, um Stakeholder auf dem Laufenden zu halten und Projekte auf Kurs zu halten.
Das macht diese Vorlage zu einer idealen Projektcharta-Vorlage:
- Verfolgen Sie den Fortschritt mit benutzerdefinierten Feldern: Nutzen Sie 11 Attribute wie Projektphase, verbleibendes Budget, Umfang, Projektleiter und geplantes Budget, um wichtige Projektdetails zu erfassen.
- Visualisieren Sie mit benutzerdefinierten Ansichten: Greifen Sie auf sieben verschiedene Konfigurationen zu, darunter Budget, Zeitleiste, Einführungsleitfaden, Status des Projekts und Phase des Projekts, um einen umfassenden Überblick über den Fortschritt des Projekts zu erhalten.
- Vereinfachen Sie die Kommunikation: Nutzen Sie E-Mail oder andere Kanäle, um Berichte freizugeben und sicherzustellen, dass die Stakeholder auf dem Laufenden bleiben.
- Automatisieren Sie die Berichterstellung: Sparen Sie Zeit, indem Sie die Verteilung von Berichten an die richtigen Personen automatisieren und so eine konsistente Kommunikation gewährleisten.
Ideal für: Führungskräfte, die Projektaktualisierungen freigeben und kommunizieren sowie den Fortschritt in Echtzeit verfolgen möchten.
8. Die ClickUp-Prioritätsmatrix-Vorlage
Die ClickUp-Prioritätsmatrix-Vorlage hilft Teams dabei, den Einfluss von Stakeholdern auf Entscheidungen zu bewerten, Aufgaben zu priorisieren und den Aufwand für den Erfolg mit einer Matrix zur Bewertung der Stakeholder-Einbindung abzustimmen.
Diese Vorlage bietet eine übersichtliche, visuelle Möglichkeit, um anhand Ihrer gewünschten Ergebnisse zu bestimmen, welche Maßnahmen für Sie am wichtigsten sind.
Mit dieser Matrix zur Einbindung von Stakeholdern können Sie ganz einfach:
- Bewerten Sie Prioritäten anhand der Kriterien „hohe Bedeutung“ vs. „geringe Bedeutung“ und „hohe Priorität“ vs. „geringe Priorität“.
- Verwenden Sie Haftnotizen, um Aufgaben in vier Kategorien einzuteilen: Zuerst zu erledigen (hohe Wichtigkeit, hohe Priorität), Als nächstes zu erledigen (hohe Priorität, geringe Wichtigkeit), Zuletzt zu erledigen (geringe Priorität, geringe Wichtigkeit) und Später zu erledigen (geringe Priorität, hohe Wichtigkeit).
- Wandeln Sie Haftnotizen in umsetzbare Aufgaben um und weisen Sie diese direkt vom Whiteboard aus den Mitgliedern des Teams zu.
- Verwirklichen Sie Ihre Ideen mit einer Touch-Oberfläche, mit der Sie Konzepte mit intuitiven Gesten skizzieren, zeichnen und visualisieren können.
Ideal für: Fachleute, die Prioritäten von Projekten visualisieren und Aufgaben auf der Grundlage von Auswirkungen und Aufwand delegieren möchten.
9. Die ClickUp RACI-Planungsvorlage
RACI-Matrixen (Responsible, Accountable, Consulted und Informed) sind unverzichtbar, um Projekte voranzubringen. Sie sorgen dafür, dass jeder genau weiß, wer was tut, und helfen, Verwirrung und Terminüberschreitungen zu vermeiden.
Die ClickUp RACI-Planungsvorlage verdeutlicht die Rollen und Verantwortlichkeiten im Projektmanagement, sodass Ihr Team geschlossen auf gemeinsame Ziele hinarbeiten kann.
Diese Vorlage eignet sich gleichermaßen für das Stakeholder-Management und bietet Struktur und Klarheit.
Hier sind einige der wichtigsten Features:
- Integration von RACI-Diagrammen: Definieren Sie Rollen als „verantwortlich“, „rechenschaftspflichtig“, „konsultiert“ oder „informiert“ und optimieren Sie so die Aufgabenverteilung und Verantwortlichkeiten.
- Projektspezifische Planung: Erstellen Sie spezielle Projekte für jedes RACI-Ziel, um den Fokus und die Organisation aufrechtzuerhalten.
- Aufgabenzuweisung: Weisen Sie den Mitgliedern des Teams Aufgaben zu, legen Sie Zeitleisten fest und stellen Sie sicher, dass jeder seine Verantwortlichkeiten versteht.
- Zusammenarbeit mit Stakeholdern: Arbeiten Sie mit internen und externen Stakeholdern zusammen, um Rollen zuzuweisen und das Engagement auf die Ziele des Projekts abzustimmen.
- Nachverfolgung des Fortschritts: Organisieren Sie Aufgaben in Kategorien und verfolgen Sie deren Status effektiv.
Ideal für: Projektmanager, die Aufgaben gleichmäßig verteilen, Verantwortlichkeiten klar definieren und Transparenz schaffen möchten.
10. Die ClickUp-Vorlage für den Umfangsplan
Haben Sie mit Projekten zu kämpfen, die ständig über ihre ursprünglichen Grenzen hinauswachsen? Die ClickUp-Vorlage für den Umfangs-Plan ist von unschätzbarem Wert für die Definition, Nachverfolgung und Kontrolle des Projektumfangs während seines gesamten Lebenszyklus. Sie stellt sicher, dass Ihre Projektziele dokumentiert werden und gleichzeitig Änderungen kontrolliert werden.
Das können Sie mit dieser Vorlage erledigen:
- Nachverfolgung von Änderungen am Umfang: Überwachen Sie jede Änderung mit benutzerdefinierten Status, die auf Ihren Workflow zugeschnitten sind, z. B. „Ausstehend“, „Genehmigt“ oder „Abgelehnt“.
- Organisieren Sie wichtige Details: Verwenden Sie Benutzerdefinierte Felder, um Änderungen des Umfangs zu klassifizieren, die Nachverfolgung von Auswirkungen durchzuführen und wichtige Projektdaten zu visualisieren.
- Flexible Workflows: Nutzen Sie verschiedene Ansichten, darunter Liste, Gantt, Workload und Kalender, um sich an die Bedürfnisse Ihres Teams anzupassen und das Umfangsmanagement aus allen Blickwinkeln zu visualisieren.
- Verbesserte Projektkontrolle: Nutzen Sie Zeiterfassung, Tags, Warnungen vor Abhängigkeiten und E-Mail-Benachrichtigungen, um den Projektumfang mit den Gesamtzielen in Einklang zu halten.
Ideal für: Projektmanager im Bereich des Projektmanagements, die den Umfang ihrer Projekte verwalten und gleichzeitig die Stakeholder auf dem Laufenden halten möchten.
Stärken Sie Ihre Stakeholder mit ClickUp
Ein gut ausgearbeiteter Stakeholder-Engagement-Plan vereinfacht die Verwaltung Ihrer Beziehungen und fördert eine stärkere Zusammenarbeit.
Mit den anpassbaren Vorlagen, mehreren Ansichten und fortschrittlichen Automatisierungsfunktionen von ClickUp können Sie das Stakeholder-Management in einen nahtlosen Prozess verwandeln.
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