New Reach Marketing: Wie ClickUp unserer Agentur half, auf einen ARR von 800.000 US-Dollar zu skalieren

Lindsey Rossi ist Operations Manager bei New Reach Marketing. Sie ist auf den Aufbau von Systemen und die Optimierung der Betriebsabläufe des Unternehmens spezialisiert. In ihrer Freizeit komponiert Lindsey gerne Musik, singt, gibt Gesangsunterricht und ist gerne in der Natur unterwegs.

Wenn man ein Geschäft gründet, ist es leicht, ein System zum Projektmanagement zusammenzubasteln, ohne dabei an Skalierbarkeit zu denken. Vielleicht nutzen Sie Tools wie Google Tabellen und Text-Apps und sind mittlerweile über Ihr aktuelles System hinausgewachsen.

Wenn Sie das Gefühl haben, unorganisiert zu sein und Zeit zu verschwenden, könnte der Einsatz eines effektiven Projektmanagement-Tools die Lösung sein, um das Wachstum und die Skalierbarkeit Ihres Unternehmens zu unterstützen.

New Reach Marketing startete 2020 als kleines Geschäft und wurde damals vollständig über Google Tabellen verwaltet.

Als unser Unternehmen an Fahrt gewann und immer mehr Clients hinzukamen, war uns klar, dass unser bestehendes System weder skalierbar noch überschaubar sein würde.

Wir haben über einen Zeitraum von sechs Monaten verschiedene Tools für das Projektmanagement (PM-Tools) getestet und uns für ClickUp entschieden, da es benutzerfreundlich ist, Zeit spart und an unsere individuellen Geschäftsabläufe angepasst werden kann.

Hier erfahren Sie, warum der Wechsel zu einer anderen Plattform für Projektmanagement sich als eine der besten Entscheidungen erwiesen hat, die wir als Agentur getroffen haben.

Das Problem: Unorganisierte Workflows, Schwierigkeiten beim Projektmanagement und Missverständnisse

Stellen Sie sich vor, Sie kommen zur Arbeit und werden sofort mit Text-Nachrichten, Slack-Nachrichten und einer Liste von Aufgaben bombardiert, ohne dass Klarheit über die Aufgaben oder eine hierarchische Dringlichkeitsreihenfolge herrscht.

Sie verbringen jeden Morgen eine Stunde oder mehr damit, sich zu organisieren, wissen aber immer noch nicht, wie Sie Ihren Tag beginnen sollen.

Sie öffnen Google Drive, um die richtige Google Tabelle zu finden, und durchsuchen Nachrichten, um sicherzustellen, dass nichts übersehen wird.

Sie scrollen durch unzählige Datenzeilen, um das zu finden, was Sie brauchen – das System funktioniert zwar, aber nur gerade so.

So sah die Realität bei New Reach Marketing aus, bevor wir auf ClickUp umgestiegen sind.

Unsere Tabellen wurden mit der Zeit immer schwieriger zu verwalten. Allein unsere Tabelle mit Inhalt umfasste mittlerweile 648 Zeilen, und wir hatten mehrere Registerkarten innerhalb einer einzigen Tabelle, um verschiedene Projekte für alle unsere Clients zu verwalten! 😱

Es war fast unmöglich, die Nachverfolgung durchzuführen, und ständig fielen Dinge durch die Maschen.

Unser Projektmanagement war nicht auf das von uns erwartete Wachstum ausgelegt.

Ich zeige Ihnen ein paar Screenshots unserer alten Google Tabellen und später unser neues System, damit Sie sehen können, wie wir vor und nach der Einführung von ClickUp gearbeitet haben.

Doch zunächst einmal ein paar Hintergrundinformationen dazu, was für ein Unternehmen wir sind und wie wir ClickUp an unsere Geschäftsabläufe anpassen konnten.

Was wir als Agentur zu erledigen haben: Ein Einblick in unser altes System

Um Ihnen einen Einblick darin zu geben, wie ClickUp uns dabei geholfen hat, auf einen ARR von 800.000 US-Dollar zu skalieren, benötigen Sie ein allgemeines Verständnis dafür, was wir als Unternehmen tun.

New Reach Marketing ist auf SEO und Content-Marketing spezialisiert. Wir betreuen mehrere Clients aus unterschiedlichen Nischen mit unterschiedlichen Zielen und arbeiten mit drei verschiedenen Kundentypen, darunter unsere Linkbuilding-Kunden und unsere Content-Kunden.

Wenn ein Client seine allgemeinen Platzierungen in Suchmaschinen verbessern möchte, beauftragt er uns mit dem Linkaufbau. Hier sind die sieben Marketingkampagnen, aus denen wir wählen, wenn wir einen Plan für unsere Linkaufbau-Clients erstellen:

Jede Kampagne durchläuft drei verschiedene Phasen, ganz gleich, um welche Kampagne es sich handelt.

Unsere beliebteste Kampagne ist das Verfassen von Gastbeiträgen – hier ein kurzer Überblick darüber, wie das funktioniert:

Schritt 1: Neukundenakquise

Wir suchen Websites mit Blogs, die sich auf die Einzelziele des Clients beziehen, und erfassen deren E-Mail-Adressen.

Schritt 2: Personalisierung

Wir schauen uns den Blog des potenziellen Kunden an, finden etwas, das uns daran gefällt, und passen die E-Mail-Vorlage individuell an. Außerdem hinterlassen wir einen Kommentar im Blog, um den Kontakt aufzubauen. Das verbessert die Antwortrate, da wir Kaltakquise-E-Mails versenden.

Schritt 3: Kundenansprache

Wir versenden E-Mails an potenzielle Kunden, und sobald wir eine Antwort erhalten, schlagen wir Themenideen für deren Blog vor. Sobald sich das Medium für ein Thema entschieden hat, leiten wir die Anfrage zum Inhalt an unseren Editor weiter und fügen in diesen Gastbeiträgen Links zur Website unseres Clients ein.

Für unsere Content-Clienten erledigen wir umfassende Keyword-Recherchen, erstellen benutzerdefinierte Grafiken, um organische Verknüpfungen zu fördern, und gestalten den Artikel so, dass er die Konkurrenzartikel übertrifft, die für das von uns angestrebte Keyword ranken.

Früher haben wir all das in Google Tabellen erledigt, und da es nicht als separate Projekte verwaltet wurde, konnten wir weder skalieren noch die Abläufe einfach verwalten.

Werfen Sie einen Blick auf unsere alte Tabelle mit Inhalten ⬇️

Ein bisschen überwältigend, oder? Und das ist noch nicht einmal der vollständige Überblick über alle Informationen, die wir in Google Tabellen gespeichert haben.

Es war für uns wirklich schwierig, den Überblick darüber zu behalten, wie viele Artikel wir für unsere Clients in Arbeit hatten und wie lange diese bereits in den einzelnen Statusphasen verharrten! Es ging immer wieder etwas verloren, und es dauerte sehr lange, einen Bericht für einen Client zu erstellen.

So haben wir die Status der laufenden Kampagnen unserer Clients verwaltet. Dort haben wir auch die Kampagnen-Dumps (alle Details zu jeder von uns durchgeführten Kampagne) und das Client-Arbeitsblatt gespeichert ⬇️

Und dies ist ein vollständiger Überblick über unsere Clients, ihre Ziele und den prozentualen Fortschritt im Vergleich zum Stand des Vormonats. Dies gilt insbesondere für unsere Clients im Bereich Linkaufbau, da wir vor der Einführung von ClickUp noch nicht einmal über ein System für die Nachverfolgung von Onsite-Clients verfügten.

Wie Sie sehen können, hatten wir zwar ein System, aber es war definitiv nicht skalierbar. 😬

Unser erster Manager im Bereich Projektmanagement entschied sich für Asana als Lösung, doch das Problem wurde damit nicht im Geringsten gelöst – es hat die Situation sogar noch verschlimmert.

Das erste Problem bestand darin, dass man versuchte, schrittweise von Google Tabellen auf Asana umzusteigen, anstatt einen sauberen Übergang zu vollziehen. Dies führte zu noch mehr Kommunikationsproblemen, da dieselben Projekte an mehreren Stellen verwaltet wurden.

Aus diesem Grund verschwendete unser Team mehr Zeit als zu der Zeit, als wir ausschließlich Google Tabellen nutzten, und ehrlich gesagt nutzten die Mitarbeiter die Plattform nicht einmal besonders intensiv.

Außerdem fiel es dem Team sehr schwer, sich in den Flow einzufinden, und das Tool war nicht anpassbar genug, um den Anforderungen unserer Agentur gerecht zu werden. Wir haben viel Zeit damit verbracht, Asana zu verstehen – und Zeit ist Geld, also haben wir auch viel Geld verschwendet.

Aber hey, das liegt in der Natur eines Start-ups – viele Wachstumsschmerzen und Lernkurven.

Die Lösung: Umstellung auf eine All-in-One-Plattform für Projektmanagement

Letztendlich bot ClickUp alles, was wir für eine schnelle Skalierung brauchten. Wir konnten das System, das wir in Google Tabellen hatten, eins zu eins in ClickUp abbilden, was dem Team den Übergang erheblich erleichtert hat. Wir haben keine Prozesse geändert, sondern lediglich die Abläufe verbessert.

ClickUp ist benutzerfreundlich, verfügt über ein hervorragendes Hierarchiesystem und ermöglicht Teamzusammenarbeit, benutzerdefinierte Anpassungen und Automatisierung – das war alles, wonach wir gesucht haben.

Wir konnten unser Team in etwas mehr als einem Monat nahtlos auf ClickUp umstellen. Das zeigt, wie benutzerfreundlich und intuitiv ClickUp ist und wie viele Ressourcen den Einsteigern zur Verfügung gestellt werden. Wenn Sie also Bedenken wegen des Wechsels haben, machen Sie sich keine Sorgen. Wenn ich das schaffe, schaffen Sie es auch. 😊

Wie wir ClickUp als Agentur nutzen: Ein Einblick in unser neues System

Nachdem Sie nun die alte Vorgehensweise kennengelernt haben, möchte ich Ihnen zeigen, wie wir ClickUp heute als Agentur nutzen.

Beginnen wir mit unserem Bereich für den Inhalt!

Unten sehen Sie eine Board-Ansicht, die den Status jedes Artikels zeigt, an dem wir derzeit arbeiten. Wenn Sie sich unsere alte Tabelle ansehen, werden Sie feststellen, dass es keine Möglichkeit gab, zu sehen, wie oft wir Artikel nachverfolgt haben, oder zu erkennen, wie viele Artikel sich in welcher Phase befanden. Außerdem hatten wir keine Fälligkeitsdaten und keine echte Struktur.

Bonus: Software für Marketingagenturen

Seit wir ClickUp nutzen, können wir durch Filtern der Ansichten sehen, an wie vielen Artikeln für einen Client gerade gearbeitet wird. Mit nur einem Klick erhalten wir einen vollständigen Überblick über den aktuellen Stand. Außerdem behalten wir den Überblick über Fälligkeitsdaten und können unser Team viel einfacher leiten.

Wir haben viele benutzerdefinierte Status, aber das funktioniert für uns gut, da wir mit vielen verschiedenen Szenarien im Zusammenhang mit unterschiedlichen Websites konfrontiert sind. Wir haben für jeden Status eine Automatisierung eingerichtet, damit das korrekte Fälligkeitsdatum angezeigt wird, während der Vorgang die Pipeline durchläuft, und wir arbeiten daran, unseren Inhalt-Flow im Zuge unserer Skalierung noch weiter zu verbessern.

Hier erhalten Sie einen Einblick, wie wir unsere Website-Inhalte in ClickUp verwalten ⬇️

Hier ist ein kurzer Überblick darüber, wie wir Client-Kampagnen mit ClickUp verwalten ⬇️

Die Kampagnen durchlaufen immer wieder diese drei Status, bis sie enden – was in der Regel nur dann geschieht, wenn wir uns für einen anderen Weg entscheiden oder der Client den Vertrag kündigt. Mit ClickUp lässt sich das ganz einfach verwalten.

Werfen wir nun einen Blick auf unsere neue und erweiterte Liste der Clients ⬇️

Ist das nicht großartig? Hier finden wir alles, was wir über unsere Clients wissen müssen, und wir haben aktive Kampagnen mit jedem Client verknüpft. Außerdem können wir Clients ganz einfach in verschiedene Status verschieben.

Wir haben mehrere Automatisierungen eingerichtet, um den Verwaltungsaufwand zu reduzieren. Wenn beispielsweise die wöchentlichen Kundenstunden steigen, schreibt ClickBot einen Kommentar, in dem das für die Zeiteinteilung der einzelnen Projekte (Akquise, Personalisierung, Kundenansprache) zuständige Teammitglied erwähnt und benachrichtigt wird.

Vor der Einführung von ClickUp wurde der Wunsch eines Clients, die Arbeit vorübergehend auszusetzen, über Slack kommuniziert, was manchmal zu großer Verwirrung führte. Jetzt genügt ein Klick, und das gesamte Team ist über den Status eines Clients informiert.

Außerdem haben wir für jede der zuvor erwähnten Kundengruppen eine eigene Liste. Langfristig planen wir, noch weiter zu expandieren, und wir wissen, dass wir dies dank der unbegrenzten Möglichkeiten, die ClickUp bietet, auch schaffen können.

Die 5 bevorzugten Vorteile von ClickUp

1. Benutzerfreundlich

Was wir an ClickUp besonders bevorzugen, ist seine Benutzerfreundlichkeit. Die Bedienung ist extrem einfach und sehr intuitiv. Hier sind vier Aspekte, die den Umstieg auf ClickUp reibungslos gestaltet haben:

2. Bietet eine klare Hierarchie

Uns gefällt die Hierarchie von ClickUp sehr gut, da man damit alles ganz einfach organisieren kann. Mit ClickUp können Sie:

Sie können Ansichten außerdem nach Mitarbeitern, Tags, Benutzerdefinierten Feldern und vielem mehr filtern!

Hier ist ein Beispiel dafür, wie wir die Hierarchie von ClickUp nutzen:

Hier sehen Sie eine Ansicht der verschiedenen Spaces. Wenn Sie auf „Alles“ klicken, sehen Sie buchstäblich alles, was in ClickUp für Ihr Geschäft geschieht. Von dort aus können Sie Ihre einzelnen Spaces aufrufen.

Wenn Sie beispielsweise auf den Bereich „Content“ klicken, können Sie alles sehen, was in diesem Bereich vor sich geht. Ich habe ihn farblich gekennzeichnet, sodass alle unsere Inhalte in der Listenansicht nach Farben sortiert angezeigt werden.

Wenn Sie auf den Ordner „Guest Post Content“ klicken, sehen Sie den gesamten Inhalt dieses Ordners.

Sobald Sie den Ordner öffnen, können Sie alle Ihre Listen innerhalb dieses Ordners einsehen. Wie Sie sehen können, sind unsere Inhalte in zwei Ordner unterteilt, und jeder enthält Listen, die uns helfen, den Überblick zu behalten. Wir können auch sehen, wie viele Aufgaben sich auf jeder Liste befinden. Nachdem ich den Einführungskurs zu ClickUp an der ClickUp University absolviert hatte, konnte ich die Hierarchie von ClickUp wirklich verstehen.

3. Unterstützt die Zusammenarbeit im Team

ClickUp fördert die Zusammenarbeit im Team. Wir schätzen besonders die folgenden Funktionen:

4. Hochgradig anpassbar

Eine Plattform mit zahlreichen benutzerdefinierten Optionen zu finden, war für unser Geschäft entscheidend. Mit ClickUp können Sie Ihr Setup wie folgt anpassen:

5. Nützliche Features der Automatisierung

ClickUp verfügt über verschiedene Automatisierungsfunktionen, die Sie auf jeder Ebene – Space, Ordner oder Listen – implementieren können. Automatisierungen:

Lösung unserer Probleme und Skalierung mit ClickUp

ClickUp hat unserem Unternehmen beim Wachstum geholfen und uns die Möglichkeit gegeben, mehr Clients zu gewinnen und mehr Arbeit anzunehmen.

Durch die Umstellung auf ClickUp konnten wir die meisten unserer Probleme als Unternehmen lösen. Dies eröffnete uns mehr Möglichkeiten, das Geschäft auszubauen und weiter zu skalieren. Bevor wir auf ClickUp umgestiegen sind, haben wir unseren Clients nur ein Paket angeboten, jetzt sind es drei.

Außerdem konnten wir dadurch neue Clients gewinnen und neue Mitarbeiter einstellen. Wir haben unsere Abläufe systematisiert und führen an einem zentralen Ort ein Protokoll über alle laufenden Projekte in jedem Bereich des Unternehmens.

Wenn Sie sich also in unserer Geschichte wiedererkennen oder einfach nur planen, Ihr Geschäft zu skalieren, dann empfehlen wir Ihnen wärmstens, ClickUp zu nutzen, um alle Ihre Aufgaben an einem Ort zu bündeln, Ihre Workflows organisiert, konsistent und überschaubar zu halten und gleichzeitig unnötige Reibungsverluste durch die Nutzung mehrerer Apps zu vermeiden. 🙏