Gantt-Diagramme sind einfache, aber leistungsstarke visuelle Tools, mit denen Sie Ihre Projekte im Blick behalten können.
Heute sind Gantt-Diagramme das bevorzugte tool für 85 % der Projektmanager, die mehrere Projekte gleichzeitig verwalten.
Sie helfen Ihnen dabei, Aufgabenabhängigkeiten zu verfolgen, den Fortschritt des Projekts zu überwachen und alle Ihre Termine im Blick zu behalten.
Mit beliebten Tools für das Projektmanagement wie Jira können Sie Gantt-Diagramme ganz einfach in Ihre Prozesse integrieren.
Ganz gleich, ob Sie Abhängigkeiten zwischen Aufgaben überwachen oder Zeitleisten für Projekte auf täglicher, wöchentlicher oder monatlicher Basis visualisieren möchten – mit Ihrem Jira-Gantt-Diagramm sind Sie bestens gerüstet.
In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie ein Gantt-Diagramm für das Projektmanagement in Jira erstellen (und eine coole Alternative dazu!).
So erstellen Sie ein Gantt-Diagramm in Jira
Bevor wir beginnen, sollten Sie wissen, dass Jira keine integrierten Gantt-Diagramme enthält.
Die gute Nachricht ist, dass Sie die Funktionen von Jira durch Hinzufügen von Plugins erweitern können, um Gantt-Diagramme effektiv zu erstellen und zu verwenden. Das ist zwar ein zusätzlicher Schritt, aber es funktioniert!
Schritt 1: Erstellen Sie ein Gantt-Diagramm
Der erste Schritt besteht darin, ein geeignetes Plug-in auszuwählen. Hierfür können Sie das Add-On „WBS Gantt Chart“ oder ein ähnliches Plug-in verwenden. Sobald Sie dies erledigt haben, gehen Sie zum obersten Menü „Apps“. Dort stehen Ihnen zwei Optionen zur Auswahl:
- Registerkarte „Projekt“: Öffnen Sie Ihr aktuelles Projekt in der Gantt-Ansicht – ganz ohne Aufwand und zusätzliche Konfigurationen, sodass Sie den Projektfortschritt sofort auf einen Blick sehen können!
- Registerkarte „Gantt“: Verwenden Sie diese Option, um ein neues Gantt-Diagramm aus mehreren Projekten zu erstellen und Filter zu speichern.
Wenn Sie ein neues Gantt-Diagramm erstellen, werden Sie aufgefordert, Probleme aus Jira-Projekten oder bereits eingerichtete Filter zu übernehmen. Sie können eine umfassende Roadmap für das Projekt erstellen oder mithilfe von Filtern bestimmte Aufgaben herausgreifen.
Herzlichen Glückwunsch! Sie haben soeben ein neues Gantt-Diagramm in Jira erstellt.
Auf der linken Seite sehen Sie die Projektstrukturplanung (PSP) und auf der rechten Seite die Zeitleiste – eine Ansicht über Ihre Aufgaben, ihre Dauer und Abhängigkeiten.
➡️ Lesen Sie auch: So erstellen Sie eine Zeitleiste für ein Projekt in Excel (mit Vorlagen!)
Schritt 2: Richten Sie Ihr Gantt-Diagramm ein
Nachdem Sie Ihr Gantt-Diagramm in Jira erstellt haben, ist es nun an der Zeit, es einzurichten.
Sie können es an die Anforderungen Ihres Projektzeitplans anpassen, indem Sie den Arbeitskalender bearbeiten oder die Zeitleiste an Ihr Geschäftsjahr anpassen.
Um die Visualisierung Ihres Projekts zu verbessern, können Sie Fortschrittsleisten und Anzeigen der Priorität mit verschiedenen Farben benutzerdefiniert anpassen.
Wenn Ihr Projekt mehrere Dateien umfasst, hilft Ihnen die Schnellfilter-Funktion weiter! Ähnlich wie bei Ihrem Jira-Board können Sie bestimmte Probleme mit JQL suchen und filtern, um Ihre Projektplanung zu vereinfachen.
Schritt 3: Planen Sie Aufgaben in Ihrem Gantt-Diagramm
Haben Sie jemals das Gefühl gehabt, dass Ihr Projekt im Chaos versinkt? Die intuitive Drag-and-Drop-Oberfläche von Jira für die Terminplanung könnte genau das sein, was Sie brauchen.
Möchten Sie Abhängigkeiten hinzufügen? Ziehen Sie einfach den Anfang oder das Ende einer Aufgabenleiste auf die entsprechende Aufgabe. Das ist kinderleicht.
Sobald Sie das Startdatum und die Dauer einer Aufgabe eingestellt haben, berechnet die App automatisch das Enddatum entsprechend Ihrem Kalender für die Arbeit.
Wenn Sie die Daten manuell anpassen möchten, können Sie die Aufgabenleisten ganz einfach ziehen, strecken oder verkleinern.
Das Tüpfelchen auf dem i? Wenn Sie den Zeitplan einer Aufgabe anpassen, werden alle Abhängigkeiten der Aufgaben entsprechend angepasst, sodass die Synchronisierung Ihres Projekts wie am Schnürchen funktioniert.
➡️ Lesen Sie auch: 5 Schritte zu einem effizienten Projektmanagement
Schritt 4: Ressourcen und Workflow zuweisen
Jetzt, da Ihr Projekt seine Form annimmt, ist es an der Zeit, die Workload Ihres Teams zu verwalten.
Work in Bearbeitung (WIPs) in Jira ist praktisch, um zu messen, wie viel Arbeit jede Person bewältigt – berechnet in „Einheiten“. Diese Funktion begrenzt die maximale Arbeitsmenge, die in jedem Status eines Workflows vorhanden sein kann.
Sie können damit sogar die Workload jeder einzelnen Person direkt im Gantt-Diagramm feinabstimmen.
Und hier kommt das Coole daran: Wenn jemand mit zu viel Arbeit belastet ist (nennen wir es das Szenario „Bob hat zu viele Aufgaben“), wird seine Taskleiste rot. Das ist Ihr Stichwort, um einzugreifen und die Aufgaben neu zu verteilen, bevor es zum Burnout kommt.
Das ist Ressourcenmanagement, das erledigt ist, Leute!
Befolgen Sie diese Schritte, um die Workload Ihres Teams in Ihrem Gantt-Diagramm in Jira effektiv zu verwalten:
Schritt 1: Öffnen Sie die Jira-Einstellungen für Benutzerdefinierte Felder.
- Gehen Sie zu den Jira-Einstellungen und wählen Sie „Issues“ aus der Auswahl aus.
- Klicken Sie auf die Registerkarte „Benutzerdefinierte Felder“ und wählen Sie „Neues benutzerdefiniertes Feld erstellen“ aus.
- Wählen Sie „Erweiterte Felder“ und dann „Multi-User-Auswahl“, um mehrere Mitarbeiter zuzulassen (falls dies für Zwecke der Nachverfolgung erforderlich ist).
Schritt 2: Erstellen Sie benutzerdefinierte Einheiten für das Workload-Management
- Definieren Sie Ihr benutzerdefiniertes Feld beim Einrichten als Maßeinheit für die Workload (z. B. „Stunden pro Aufgabe“ oder „Einheiten pro Tag“), um besser die Nachverfolgung der Arbeit jedes Teammitglieds zu ermöglichen.
Schritt 3: Probleme automatisch zuweisen
- Verwenden Sie das Feld „Mitarbeiter” mit der Option „Automatisch”. Dadurch werden Aufgaben dem Standard-Mitarbeiter für eine Komponente oder ein Projekt zugewiesen, was den Prozess der Zuweisung neuer Probleme optimiert.
Schritt 4: Ändern Sie die Mitarbeiter für Aufgaben mithilfe der Befehlspalette
- Drücken Sie die Verknüpfung für die Befehlspalette auf Ihrer Tastatur und geben Sie „Assign issue” (Problem zuweisen) ein.
- Suchen Sie nach dem gewünschten Mitglied des Teams, wählen Sie dessen Namen aus und drücken Sie die Eingabetaste, um ihm das Problem zuzuweisen.
Schritt 5: Passen Sie die Workload im Gantt-Diagramm an
- Im Gantt-Diagramm können Sie die Workload anhand von Taskleisten visuell verfolgen. Wenn die Workload eines Teammitglieds einen festgelegten Schwellenwert überschreitet (z. B. mehr als 8 Stunden pro Tag), wird dessen Taskleiste rot angezeigt, was darauf hinweist, dass Sie möglicherweise Aufgaben neu verteilen müssen.
➡️ Lesen Sie auch: Wie man ein Gantt-Diagramm in Google Tabellen erstellt (mit Vorlagen)
Schritt 5: Überwachen und führen Sie die Nachverfolgung Ihres Projekts durch
Ihre Reise im Bereich des Projektmanagements endet nicht mit dem Planen. Die eigentliche Arbeit beginnt mit der Nachverfolgung des Fortschritts.
Auf diese Weise können Sie Ihren Fortschritt ganz einfach mit dem ursprünglichen Plan vergleichen. Die Basislinien-Nachverfolgung mit hellgrauen Leisten unter jeder Aufgabe gibt Ihnen eine klare Ansicht darüber, ob Sie dem Zeitplan voraus oder hinterher sind.
Behalten Sie den kritischen Pfad im Auge. Dies sind Ihre entscheidenden Aufgaben; wenn deren Fristen nicht eingehalten werden, könnte dies die gesamte Zeitleiste des Projekts zum Scheitern bringen.
💡Profi-Tipp: Speichern Sie das Gantt-Diagramm als Basislinie.
Limitationen beim Erstellen eines Gantt-Diagramms in Jira
Jira ist zwar zweifellos bei Projektmanagern für das Projektmanagement sehr beliebt, aber die Plattform hat einige Limite bei der Erstellung von Gantt-Diagrammen.
- Keine integrierte Gantt-Diagramm-Funktion: Das offensichtlichste Limit ist, dass Jira keine integrierte Gantt-Diagramm-Funktion bietet. Im Gegensatz zu anderen Tools für Projektmanagement müssen Sie Plugins installieren, um ein Gantt-Diagramm zu simulieren, was zusätzliche Schritte und potenzielle Kosten bedeutet.
- Eingeschränkte Projektvisualisierung: Jira eignet sich zwar hervorragend für die Verwaltung von Aufgaben, bietet jedoch keine Übersicht über das gesamte Projekt. Ohne integriertes Gantt-Diagramm ist es viel schwieriger, Zeitleisten, Aufgabenabhängigkeiten und Meilensteine klar und umfassend zu visualisieren.
- Komplexität bei der Ressourcenzuweisung: Auch im Bereich Ressourcenmanagement glänzt Jira nicht gerade. Es bietet zwar einige Berichte zur Workload, zeigt jedoch nur Daten für einzelne Teammitglieder gleichzeitig an. Das macht es mühsam, die Kapazität Ihres gesamten Teams zu beurteilen, insbesondere wenn Sie mehrere agile Projekte verwalten.
- Manuelle Aufgabenplanung: Das Jira-Plugin für Gantt-Diagramme ermöglicht zwar die Verwaltung von Aufgaben per Drag & Drop, aber die Automatisierung von Abhängigkeiten und die Planung können umständlich sein. Die Anpassung einer Aufgabe führt nicht immer zu einer reibungslosen Aktualisierung der übrigen Aufgaben.
- Eingeschränkte Features für die Berichterstellung: Die Agile-Boards von Jira eignen sich zwar hervorragend für Agile-Teams, bieten jedoch keine robusten Features für die Berichterstellung, insbesondere für Benutzer von Gantt-Diagrammen. So gibt es beispielsweise keine einfache Möglichkeit für die Nachverfolgung kritischer Pfade oder die Zusammenfassung der Gesamt-Workload für das gesamte Team an einem Ort.
➡️ Lesen Sie auch: Die 15 besten Jira-Alternativen und -Konkurrenten für agile Teams
Erstellen Sie Gantt-Diagramme mit ClickUp
Was wäre, wenn Sie ein Tool für das Projektmanagement mit integrierter Gantt-Diagramm-Funktion verwenden könnten?
ClickUp kombiniert native Gantt-Diagramme mit integrierter Automatisierung und umfassenden Features für die Berichterstellung – ganz ohne zusätzliche Plugins. ✨
⚡️ Wussten Sie schon? Unternehmen wie QubicaAMF berichteten von einer Zeitersparnis von 40 % bei der Berichterstellung und Erstellung von Diagrammen und einer 80-prozentigen Verbesserung der Projektorganisation nach der Umstellung auf ClickUp. 📈
Die Gantt-Chat-Ansicht von ClickUp bietet leistungsstarke Drag-and-Drop-Features, mit denen Sie Workflows vereinfachen, Aufgabenabhängigkeiten verwalten und den Projektfortschritt in Echtzeit überwachen können.
Im Gegensatz zu Jira, wo Plugins erforderlich sind, sind diese Features in ClickUp bereits integriert, sodass Sie Zeit und Geld sparen.
Sehen wir uns ein Beispiel an, wie Jacob, ein Projektmanager, der an einem Sprint arbeitet, die Gantt-Diagramme von ClickUp nutzt, um sein Projektmanagement zu optimieren.
Schritt 1: Skizzieren Sie das Projekt
Jacob beginnt damit, den Umfang seines Projekts in ClickUp zu definieren. Um spätere Verwechslungen zu vermeiden, nutzt er ClickUp Goals, um messbare Einzelziele festzulegen, kleinere Aufgaben unter jedem übergeordneten Ziel zu skizzieren und eine realistische Zeitleiste zu erstellen, um den Fortschritt seines Projekts zu verfolgen.
Mit ClickUp kann er diese Ziele in Ordnern organisieren und so sicherstellen, dass verschiedene Initiativen und damit verbundene Aufgaben übersichtlich gegliedert sind.
Schritt 2: Liste aller Aufgaben erstellen
Als Nächstes notiert Jacob alle Aufgaben, die er abschließen muss. Anstatt sich Gedanken über die Reihenfolge zu machen, konzentriert er sich darauf, große Aufgaben in überschaubare Teilaufgaben zu unterteilen.
Die ClickUp-Listenansicht hilft Jacob dabei, alle seine Aufgaben übersichtlich zu organisieren, sodass sie für das Gantt-Diagramm bereit sind. Er erstellt sogar Unteraufgaben, um sicherzustellen, dass alles nach Plan verläuft.
Schritt 3: Geben Sie die Details zur Aufgabe an
Jacob nutzt die benutzerdefinierten Felder von ClickUp, um Aufgaben zuzuweisen, Fälligkeitsdaten festzulegen und Prioritäten zu setzen. Er schätzt es besonders, wie einfach es ist, Spalten per Drag & Drop zu verschieben, um seine Aufgaben zu organisieren und das Team auf dem Laufenden zu halten.
Schritt 4: Erstellen Sie Ihr Gantt-Diagramm
Jetzt geht's ans Eingemachte. Jacob klickt in seinem Projektbereich auf die Gantt-Ansicht und schon zeigt ClickUp seine Aufgaben wie von Zauberhand auf einer Zeitleiste an.
Sie benötigen keine zusätzlichen Plugins oder manuellen Konfigurationen – ClickUp generiert das Gantt-Diagramm sofort.
Schritt 5: Passen Sie Ihr Gantt-Diagramm benutzerdefiniert an
Jacob passt sein Gantt-Diagramm benutzerdefiniert an, indem er Wochenenden ausblendet (Jacob ist ein guter Manager, der an die Work-Life-Balance glaubt) und das Feature „Abhängigkeiten neu planen“ aktiviert, sodass bei Verschiebung einer Aufgabe alle damit verbundenen Aufgaben automatisch angepasst werden.
Er kann sogar zwischen verschiedenen Zeiträumen wechseln, z. B. Tages-, Wochen- oder Monatsansichten.
➡️ Lesen Sie auch: Die 15 besten kostenlosen Gantt-Diagramm-Vorlagen in Excel und ClickUp
Schritt 6: Abhängigkeiten erstellen
Mit ClickUp ist das Erstellen von Aufgabenabhängigkeiten ein Kinderspiel. Jacob zieht einfach eine Linie von einer Aufgabe zur nächsten und visualisiert so, wie eine Aufgabe von einer anderen abhängt.
Keine manuellen Planungsalpträume mehr! So behält er den Überblick über die kritischen Aufgaben, die sich auf das gesamte Projekt auswirken könnten.
Schritt 7: Meilensteine erstellen
Meilensteine sind für die Nachverfolgung des Projektfortschritts von entscheidender Bedeutung, und Jacob nutzt sie, um wichtige Erfolge in seinem Sprint zu markieren.
Meilensteine werden in ClickUp durch leuchtend gelbe Rauten dargestellt, sodass wichtige Momente in der Zeitleiste des Projekts leicht zu erkennen sind.
Schritt 8: Überwachen und aktualisieren Sie Ihr Gantt-Diagramm
Jacob verschiebt Aufgaben im Laufe des Projekts, verkürzt Fristen und verlängert Zeitleisten mit wenigen Klicks.
Er schätzt es sehr, dass ClickUp verbundene Aufgaben bei Bedarf automatisch neu plant. Und dank Echtzeit-Updates behalten Jacob und sein Team den Überblick über jede Änderung.
➡️ Lesen Sie auch: Die 10 besten kostenlosen Gantt-Diagramm-Programme: Ein Leitfaden für Projektmanager im Bereich des Projektmanagements
Lesen Sie die Anleitung von ClickUp zur Gantt-Ansicht, um zu erfahren, wie einfach Sie Aufgaben und Abhängigkeiten aus Sicht des Wasserfall-Projektmanagements verwalten können.
Einfache Gantt-Vorlage für ClickUp
Um Ihnen den Einstieg in Gantt-Diagramme so einfach wie möglich zu machen, bietet ClickUp eine anfängerfreundliche Lösung: die ClickUp Simple Gantt Vorlage.
Diese Vorlage bietet eine schnelle und einfache Möglichkeit, Gantt-Diagramme zu verwenden, selbst wenn Sie neu auf der Plattform sind.
Hier erfahren Sie, was daran so toll ist.
Die einfache Gantt-Vorlage ist vollständig anpassbar, sodass Sie sie an die Anforderungen Ihres Projekts anpassen können. Sie können alles von den Statusen der Aufgaben bis hin zu den benutzerdefinierten Feldern an Ihren Workflow anpassen.
Mit dieser Vorlage erhalten Sie außerdem Zugriff auf drei verschiedene Ansichten:
- Gantt-Ansicht zur Visualisierung von Zeitleisten und Abhängigkeiten
- Listenansicht für eine übersichtliche Übersicht über die Aufgaben
- Dokumentansicht, um alle Ihre Projektunterlagen an einem Ort zu organisieren
Ohne ClickUp geht es nicht bei Gantt
Andere Tools für das Projektmanagement (wie Jira 👀) bieten zwar einige großartige Features, aber keines ist so vielseitig wie ClickUp.
Mit ClickUp erhalten Sie nicht nur ein Gantt-Diagramm, sondern eine ganze Reihe von Tools, mit denen Sie in Echtzeit planen, verfolgen und mit Ihrem Team zusammenarbeiten können.
Von Zielen und Dokumenten bis hin zu Dashboards und benutzerdefinierten Ansichten bietet ClickUp alles, was Sie benötigen, um Ihre Projekte organisiert und termingerecht zu halten.
Außerdem müssen Sie nicht bei Null anfangen! ClickUp bietet gebrauchsfertige Gantt-Diagramm-Vorlagen für jede Branche, die Ihnen das Leben erheblich erleichtern.
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