Haben Sie schon einmal die Titel SDE-1, SDE-2 in Stellenbeschreibungen gesehen? Oder Titel wie „Manager”, „Direktor” usw.? In der Business-Welt sind diese Titel ein Hinweis auf die Erfahrung, die Erwartungen und die Position einer bestimmten Rolle in der Organisationsstruktur.
Sie bezeichnen eine Position in der Organisationshierarchie und werden in der Regel in Form eines Diagramms dargestellt, das als Organigramm bezeichnet wird. Diese visuelle Darstellung von Organisationsstrukturen spielt eine entscheidende Rolle für die Organisationsgestaltung, Produktivität, Effizienz, Teamleistung und Kultur.
In diesem Blogbeitrag zeigen wir Ihnen, wie Sie Organigramme erstellen und optimieren können, um Erfolg im Business zu erzielen.
Organigramme verstehen
Ein Organigramm ist eine visuelle Darstellung der Struktur eines Unternehmens. Es umfasst in der Regel Folgendes:
- Individuelle Rollen innerhalb der Organisation
- Aufteilung der Abteilungen/Teams
- Hierarchien innerhalb jeder Abteilung/jedes Teams
- Beziehungen zwischen Einzelpersonen, Teams und Abteilungen
Das Organigramm, auch als Organisationsplan oder Organisationsstruktur bezeichnet, kann einfach sein und Teile der Organisation wie regionale Niederlassungen oder Abteilungen, Funktionen und deren Verbindungen untereinander darstellen. Es kann aber auch komplex sein und detaillierte Hierarchien, Abteilungen und Untereinheiten enthalten.
Verwendungszwecke eines Organigramms-Diagramms
Im Kern ist ein Organigramm eine visuelle Darstellung der verschiedenen Bereiche eines Unternehmens. Es hilft allen Mitarbeitern, sich einen Überblick über das Gesamtbild zu verschaffen. Darüber hinaus sind Organigramme auch hilfreich bei:
Organisationsdesign: Eine übersichtliche Darstellung der Organisation hilft Führungskräften dabei, sicherzustellen, dass jede Abteilung ausreichend besetzt ist. Wenn beispielsweise ein Leiter der Technik fehlt, wird dies bei Meetings anhand eines leeren Blocks im Diagramm deutlich. Wenn Ihr Leiter der Technik eine seitliche Versetzung zum CTO erhalten hat, sehen Sie das ebenfalls klar und deutlich!
Für Klarheit sorgen: Sie verdeutlichen die Strukturen der Berichterstellung innerhalb des Unternehmens und helfen den Mitarbeitern dabei, die richtigen Ansprechpartner für bestimmte Probleme oder Informationen zu finden.
Abgrenzung von Verantwortlichkeiten: Organigramme stellen sicher, dass alle Geschäftsbereiche angemessen abgedeckt sind, ohne dass es zu Überschneidungen bei den Zuständigkeiten kommt. Sie tragen dazu bei, die Arbeitsbelastung der Mitarbeiter, insbesondere der Führungskräfte, auszugleichen.
Onboarding: Ein Organigramm ist ein einfaches und leistungsstarkes tool, das neuen Mitarbeitern hilft, die gesamte Organisation zu verstehen. Es trägt dazu bei, schneller Vertrautheit und Zugehörigkeit zu schaffen.
Agilität: Eine visuelle Darstellung der Organisation – mit der Möglichkeit zum Zoom-In und Zoom-Out – ermöglicht die Zuweisung von Ressourcen, die Delegation von Aufgaben, die Zusammenarbeit und die Entscheidungsfindung.
Simulation und Planung: Wenn Sie eine Organisation umstrukturieren oder eine Fusion durchführen, müssen Sie möglicherweise verschiedene Versionen der neuen Organisationsstruktur visualisieren. Organigramme ermöglichen solche Simulationen, ohne die Dynamik vor Ort zu beeinträchtigen.
Organigramme sind letztendlich Kommunikationstools. Sie helfen Unternehmen dabei, aktuelle Strukturen, Zukunftspläne, Veränderungen und vieles mehr zu kommunizieren. Natürlich gibt es dafür mehr als nur einen Weg, um dies zu erledigen.
Arten von Organigrammen
Im Kern ist ein Organigramm eine grafische Darstellung mit Knoten und Verbindungen. Basierend auf der Struktur Ihrer Organisation kann es sein:
Hierarchisch
Dieses Organigramm ähnelt einer Pyramide, wobei die höchste Autorität an der Spitze steht, gefolgt vom mittleren Management und den Mitarbeitern.
Matrix
Dieses Diagramm visualisiert eine Struktur, in der Mitarbeiter mehr als einem Vorgesetzten unterstellt sind. Es wird häufig in Organisationen verwendet, die Flexibilität und Zusammenarbeit über verschiedene Projekte hinweg erfordern.
Flat
Diese Art von Organigramm eignet sich hervorragend für Organisationen mit einer flachen Struktur, wie sie vor allem in Start-ups und kleinen Geschäften zu finden sind.
Hier sind die wichtigsten Schlüssel zur Unterscheidung zwischen den verschiedenen Arten von Organigrammen:
| Aspekt | Hierarchisch | Matrix | Flach |
|---|---|---|---|
| Rollenebenen | Klare Befehlskette, in der jeder Mitarbeiter weiß, wem er unterstellt ist | Klare Hierarchien, obwohl es für jeden Mitarbeiter mehrere Vorgesetzte gibt | Jeder Mitarbeiter führt die Berichterstellung direkt an den Leiter durch, ohne Zwischenmanagement. |
| Geeignet für | Klar definierte Rollen und lineare Strukturen | Teams, die auf der Grundlage von Projekten gebildet und aufgelöst werden | Selbstverwaltete kleine Teams |
| Ziele, denen es dient | Klarheit und Stabilität | Flexibilität und Modularität | Einfachheit und Schnelligkeit |
| Vorteile | Abteilungsbezogene Spezialisierung, klar definierte Karrierewege | Funktionsübergreifende Zusammenarbeit, Verfügbarkeit vielfältiger Fähigkeiten | Eigentümerschaft und Rechenschaftspflicht, Sichtbarkeit und Anerkennung |
| Nachteile | Bürokratie und komplexe Genehmigungssysteme verzögerten die Entscheidungsfindung. | Unklarheiten bei den Aufgaben der Arbeit, unüberschaubarer Einflussbereich | Bürokratie und komplexe Genehmigungssysteme; verzögerte Entscheidungsfindung |
Je nach Art, Größe und Kultur kann eine Organisation auch eine Kombination dieser Strukturen aufweisen.
Beispielsweise kann die gesamte Organisation eine hierarchische Struktur verwenden, während ein funktionsübergreifendes Team innerhalb der Organisation ein flaches Organigramm verwendet.
Im nächsten Abschnitt sprechen wir darüber, wie Sie Ihre Organisationsstruktur auswählen und ein Organigramm dafür entwerfen können.
Schritte zum Erstellen eines Organigramms
Nehmen wir an, Sie sind ein Start-up-Unternehmen mit fünf Mitarbeitern. Nehmen Sie Stift und Papier zur Hand und skizzieren Sie, wie diese Mitglieder des Teams zusammenarbeiten. Rahmen Sie das Papier ein. Das ist Ihr erstes Organigramm.
Wäre doch jede Organisation so einfach. Mit steigender Anzahl von Mitarbeitern, Rollen, Abteilungen und Produkten/Dienstleistungen benötigen Sie ein komplexes Organigramm. Hier erfahren Sie, wie Sie mit einem kollaborativen Workspace-Tool wie ClickUp ein solches Diagramm erstellen können.
1. Verstehen Sie Ihre Organisationsstruktur
Strukturen bestimmen, wie Menschen miteinander in Verbindung stehen und welche Rollen sie in einer Organisation einnehmen. Eine schlechte Struktur kann zu widersprüchlichen Hierarchien, Rollenverwirrung, mangelnder Koordination, fehlendem Ideenaustausch und langsamen Entscheidungsprozessen führen.
Beginnen Sie Ihre Organigramm-Aktivität also damit, dass Sie sich einen Überblick über Ihre derzeitige Funktion verschaffen. Ermitteln Sie Folgendes:
- Alle Mitarbeiterrollen und -ebenen, die Sie haben (Entwickler, Designer, Tester usw.)
- Alle Rollen und Ebenen der Führung (Projektmanager, Teamleiter, Abteilungsleiter usw.)
- Berichterstellung für jede einzelne Person
- Seitliche Verbindungen, falls vorhanden
Der beste Weg, dies zu erledigen, ist, mit verschiedenen Interessengruppen zu sprechen, darunter die Personalabteilung und Abteilungsleiter. Möglicherweise finden Sie auch einige Informationen in Ihren Team-Charta-Vorlagen. Achten Sie darauf, das Wissen angemessen zu dokumentieren.
Mit ClickUp Forms können Sie Umfragen erstellen oder Einzel-Meetings vereinbaren und Notizen in ClickUp Docs festhalten. Sobald Sie Ihre Notizen dokumentiert haben, können Sie sie sicher mit den relevanten Stakeholdern freigeben, damit diese gegebenenfalls Kommentare abgeben können. Arbeiten Sie in Echtzeit zusammen und wandeln Sie Notizen mühelos in Aufgaben um.
2. Definieren Sie den Zweck und den Umfang
Für wen und warum erstellen Sie Ihr Organigramm? Dient es internen Zwecken, um die Struktur der Teams zu visualisieren, oder als Dokumentation für Investoren?
Wenn es für interne Zwecke bestimmt ist, können Sie bei Bedarf spezifische Codes für Rollen (wie SDE-1, Manager usw.) hinzufügen, einschließlich des Gehaltsbereichs oder sogar individueller Namen.
Wenn es für Investoren bestimmt ist, sollten Sie sich vielleicht auf Führungsqualitäten und Kompetenzen konzentrieren. Wenn Sie den Umfang klar definieren, können Sie besser entscheiden, welche Informationen in das Diagramm aufgenommen werden sollen.
3. Wählen Sie das Layout Ihres Organigramms
Wählen Sie basierend auf der aktuellen Struktur und dem Zweck Ihrer Organisation einen Organigrammstil aus, sei es ein hierarchisches, ein Matrix- oder ein flaches Layout. Wählen Sie das Layout, das Ihre Organisation am besten widerspiegelt. Bei Bedarf können Sie auch mehrere Layouts innerhalb desselben Diagramms verwenden.
Sehen Sie sich diese Beispiele für Matrix-Organisationsstrukturen an, um besser zu verstehen, wie Unternehmen aus verschiedenen Branchen diese nutzen.
4. Wählen Sie das richtige tool zum Erstellen von Organigrammen
Sobald Sie sich für eine Struktur entschieden haben, ist es Zeit, die Arbeit zu erledigen. Dazu können Sie ein Notizbuch, eine Glaswand oder sogar eine Tabellenkalkulation verwenden. Diese tools bieten jedoch nicht die Flexibilität und Anpassungsfähigkeit, die Sie möglicherweise benötigen.
Die beste Software für Organigramme, insbesondere für hybride Teams, ist ein kollaborativer Workspace wie ClickUp Whiteboards. Mit ClickUp können Sie Ihre Diagramme zeichnen, Knoten und Verbindungen hinzufügen, Bilder/Haftnotizen einfügen, Dokumente einbetten, Personen taggen und vieles mehr!
Boxen und Winkel sind nichts für Sie? Schauen Sie sich ClickUp Mindmaps für Ihre Organigramm-Software an. Fügen Sie Listen, Aufgaben und Checklisten hinzu und probieren Sie die Features aus, bis Sie das Diagramm erstellen können.
5. Entwerfen Sie Ihr Organigramm
Beginnen Sie ganz oben: Schaffen Sie eine klare Hierarchie, indem Sie mit der Führungsebene beginnen, gefolgt vom oberen Management (Vizepräsidenten, Direktoren). Arbeiten Sie sich dann nach unten durch jede Abteilung, jedes Team und jedes einzelne Team-Mitglied.
Fügen Sie Details hinzu: Geben Sie den Namen des Mitarbeiters, seinen Titel, seine Aufgaben, seine Social-Media-Konten, Websites, Fotos und andere interessante Fakten an. Entscheiden Sie je nach Anwendungsfall, welche Informationen relevant sind. Mitarbeiterprofile und -daten finden Sie in Ihrer Personalanalysesoftware oder Ihrer Mitarbeiterdatenbank.
Formatieren und präsentieren: Achten Sie auf ein einheitliches Design Ihres Organigramms. Beschränken Sie Form, Farbe, Formatierung, Schriftart und Größe der Schrift auf eine gemeinsame Designsprache. Wenn Sie es an Ihre Markensprache anpassen können, umso besser.
Wenn dies Ihr erstes Organigramm ist, müssen Sie nicht bei Null anfangen. Probieren Sie die Organigramm-Vorlage von ClickUp aus, um loszulegen. Diese Vorlage für Fortgeschrittene hilft Ihnen dabei, Ihr Unternehmen zu visualisieren, Rollen hinzuzufügen/zu entfernen, alle auf dem gleichen Stand zu halten und effektiv zu skalieren.
6. Machen Sie es dynamisch
Organigramme sind lebendige Dokumente, die sich gemeinsam mit Ihrem Unternehmen weiterentwickeln. Wenn Sie ein Organigramm erstellen, sorgen Sie dafür, dass es regelmäßig aktualisiert werden kann.
- Richten Sie die Arbeitsfläche ein, um später Abteilungen, Teams und Mitarbeiter hinzuzufügen.
- Richten Sie Kalender-Erinnerungen ein und überprüfen Sie Ihr Organigramm in regelmäßigen Zeiträumen, um sicherzustellen, dass es die Natur, die Bedürfnisse und die Veränderungen Ihres Geschäfts genau widerspiegelt.
- Dokumentieren Sie Änderungen und die entsprechenden Gründe für Audit-Zwecke.
- Informieren Sie die Beteiligten über Änderungen, liefern Sie Kontext und aktualisieren Sie die Informationen in allen Schulungsunterlagen.
ClickUp Automatisierungen können den Aktualisierungsprozess mit Auslösern und Aktionen optimieren, die Sie vor der Veröffentlichung bearbeiten können. Wenn Sie ClickUp Mindmaps verwenden, kann es automatisch auf dem neuesten Stand bleiben, wenn Sie die damit verbundenen Ressourcen aktualisieren.
7. Überprüfen und validieren
Bevor Sie das Organigramm fertigstellen, überprüfen Sie es noch einmal mit den wichtigsten Stakeholdern, um sicherzustellen, dass es korrekt und vollständig ist. So können Sie fehlende Informationen oder Ungenauigkeiten in der Struktur der Beziehungen identifizieren.
Nachdem Sie nun wissen, wie Sie ein Organigramm erstellen, sehen wir uns an, wie Sie es verwenden können.
Organigramme und Mitarbeiterengagement
Ein gutes Diagramm kann in vielerlei Hinsicht bei der Personalplanung und -bindung helfen. Hier sind einige der häufigsten Anwendungsfälle.
Onboarding: Organigramme erleichtern das Onboarding von Mitarbeitern und helfen neuen Mitarbeitern, die Rollen und Berichtswege schnell zu verstehen.
Mitarbeiter-Support: Jeder Mitarbeiter kann anhand eines Organigramms erkennen, an wen er sich mit seinen Anliegen wenden kann. Wer ist der Leiter des Ausschusses zur Prävention sexueller Belästigung? Wer ist für die Buchung von Reisen zuständig? Wer ist der Experte für die Programmiersprache Scala? Organigramme können all diese und weitere Fragen beantworten.
Zusammenarbeit: Selbst in scheinbar unübersichtlichen Strukturen können Organigramme für Klarheit sorgen.
In einer Matrixstruktur kann ein Organigramm beispielsweise Klarheit über die Schnittstellen verschiedener funktionsübergreifender Teams schaffen.
Transparenz: Ein Organigramm zeigt, wer wem gegenüber verantwortlich ist, und dient gleichzeitig als Matrix für die Eskalation. Dies schafft Transparenz und Offenheit.
Nachfolgeplanung: Organigramme sind von zentraler Bedeutung für die Identifizierung potenzieller Führungskräfte und wichtiger Rollen innerhalb des Unternehmens. Sie helfen Personalabteilungen dabei, die aktuelle Talentlandschaft zu visualisieren, Qualifikationslücken zu identifizieren und sich auf zukünftige Übergänge vorzubereiten.
Organisieren, erstellen Sie Diagramme und navigieren Sie Ihre Unternehmensstruktur mit ClickUp
Vielleicht haben Sie schon einmal gehört, dass Menschen das wichtigste Kapital eines Unternehmens sind. Das stimmt nur teilweise. Tatsächlich ist das wahre Kapital eines Unternehmens mehr als die Summe seiner Teile. Es umfasst die Verbindungen, die Zusammenarbeit und die kollektiven Stärken jedes Einzelnen.
Ein Organigramm ist wie eine Schatzkarte, mit der Sie verborgene Schätze entdecken können. Ob Sie nun ein traditionelles hierarchisches Modell abflachen oder den Umfang der Matrix-Struktur erweitern – Organigramme erleichtern es den Menschen, das große Ganze und die Details zu verstehen.
Mit einem Projektmanagement-Tool wie ClickUp können Sie all dies und noch viel mehr erreichen. Sie können Daten zu Projekten, Aufgaben und Personen zusammenführen, um dynamische Organigramme zu erstellen.
Melden Sie sich noch heute kostenlos an, um loszulegen!