Wie man eine PTO-Richtlinie erstellt (mit Beispielen)

Werden Sie ständig mit zufälligen Urlaubsanträgen Ihrer Mitarbeiter bombardiert?

Oder bemerken Sie häufige Abwesenheit ohne vorherige Ankündigung?

Das ist ein Anzeichen dafür, dass Sie eine strukturierte PTO-Politik haben sollten. Sie hilft den Mitarbeitern, geplante Abwesenheiten von der Arbeit zu nehmen, fördert die Work-Life-Balance und erhöht die Arbeitszufriedenheit.

In diesem Blogbeitrag geben wir Ihnen anhand von Beispielen frei, wie Sie eine PTO-Richtlinie erstellen können. Fangen wir an!

Bezahlte Freizeit (PTO) verstehen

Bezahlte Freizeit (PTO) ist eine Leistung, die es Mitarbeitern ermöglicht, sich aus Urlaubs-, Krankheits- oder persönlichen Gründen freizunehmen, während sie weiterhin bezahlt werden. Die regelmäßigen Pausen geben den Mitarbeitern die Zeit, sich zu erholen und sich wieder zu konzentrieren, und fördern so das körperliche und geistige Wohlbefinden der Mitarbeiter.

Eine effiziente PTO-Politik ist jedoch wichtig, um ein Gleichgewicht zwischen den Verpflichtungen aus der Arbeit und den persönlichen Bedürfnissen der Mitarbeiter zu gewährleisten. Sie bietet eine strukturierte Möglichkeit für Unternehmen, die Abwesenheit von Mitarbeitern ohne Unterbrechung des Arbeitsablaufs zu handhaben.

Eine PTO-Richtlinie legt ein Standardverfahren für die Beantragung, Nachverfolgung und Verwaltung von Urlaub fest und reduziert den Verwaltungsaufwand. Wenn beispielsweise ein Mitarbeiter einen Urlaub beantragt, können Sie schnell die Gesamtzahl seiner Urlaubstage in Ihrem HR-System abrufen und sie entsprechend gewähren oder verweigern.

Außerdem fördert eine gut strukturierte PTO-Richtlinie das Vertrauen unter den Mitarbeitern, da sie ihre persönlichen Verpflichtungen frei handhaben können, ohne sich um Gehaltseinbußen sorgen zu müssen.

Je nach den Bedürfnissen Ihres Geschäfts können Sie unterschiedliche PTO-Richtlinien einführen. Wenn Ihre Belegschaft zum Beispiel hauptsächlich aus leitenden Angestellten besteht und Sie sich auf den Aufbau von Vertrauen konzentrieren wollen, können Sie unbegrenzte PTO anbieten.

Hier sind die verschiedenen Arten von bezahltem Urlaub, die Sie zu Ihrer PTO-Politik hinzufügen können:

Krankheitsurlaub

Bezahlte Krankheitsurlaube stehen Arbeitnehmern zur Verfügung, um sich um ihre Gesundheit zu kümmern oder sich von einer Verletzung zu erholen. In der Regel wird eine Stunde pro 30 bis 50 geleistete Arbeitsstunden angerechnet, abhängig von der jeweiligen Richtlinie.

Obwohl es in den USA kein Bundesgesetz für die Gewährung von Krankheitsurlaub an Arbeitnehmer gibt, haben viele Bundesstaaten, darunter Arizona, Kalifornien, New York und Massachusetts, lokale Gesetze erlassen, um die bezahlten Krankenstand für Arbeitnehmer obligatorisch. Sie müssen die staatlichen Gesetze prüfen, bevor Sie eine PTO-Richtlinie aufsetzen.

Feiertage

Sie können Ihren Mitarbeitern auch an religiösen, staatlichen oder nationalen Feiertagen bezahlten Urlaub anbieten. Die Liste der bezahlten Feiertage hängt von dem Land ab, in dem Sie sich befinden, und von der Arbeitskultur Ihres Unternehmens. Global tätige Unternehmen gewähren ihren Mitarbeitern in der Regel bis zu 10 freiwillige Feiertage im Jahr, je nach Speicherort.

Trauerurlaub

Trauerurlaub, auch bekannt als "compassionate leave" (Urlaub aus Mitgefühl), ermöglicht es Arbeitnehmern, eine Auszeit zu nehmen, um den Tod eines geliebten Menschen zu betrauern. Obwohl es keine Bundesgesetze für Trauerurlaub gibt, bieten Unternehmen ihn aus Mitgefühl an

Familienurlaub

Familienurlaub ist in der Regel ein bezahlter Elternurlaub von bis zu 12 Wochen bei der Geburt eines Neugeborenen oder der Adoption eines Kindes. Er umfasst auch Pflegeurlaub, bei dem Arbeitnehmer eine gewisse Zeit freinehmen, um ein Familienmitglied mit einer kritischen gesundheitlichen Bedingung zu pflegen.

Wahlzeit

Diese Art von bezahlter Freistellung erhalten Arbeitnehmer für Präsidentschafts- und Kommunalwahlen. In der Regel ist die Wahlzeit limitiert, da die Beschäftigten nur wenige Stunden für die Stimmabgabe benötigen.

Erkundigen Sie sich bei Ihrem Staat, ob Sie bezahlte oder unbezahlte Freistellung für die Stimmabgabe anbieten müssen. Beispiel: Die Gesetz des Staates Kalifornien erlaubt es Arbeitnehmern, bis zu zwei Stunden Urlaub zu nehmen, um zu wählen, ohne dass sie dafür Lohneinbußen hinnehmen müssen.

Urlaubstage

Diese Art von Urlaubstagen ist praktisch, wenn Mitarbeiter in den Urlaub fahren, Zeit mit der Familie verbringen oder einfach eine Pause von der Arbeit einlegen möchten. Urlaubstage werden nach einer bestimmten Betriebszugehörigkeit gewährt und erhöhen sich mit der Zahl der Jahre, die Ihre Mitarbeiter bei der Arbeit abgeschlossen haben.

A Umfrage des US Bureau of Labor Statistics besagt, dass 34 % der Arbeitnehmer in der Privatwirtschaft 10-15 Tage bezahlten Urlaub in einem Jahr erhalten, nachdem sie ein Jahr lang beschäftigt waren. 32 % der Arbeitnehmer erhalten 15-19 Tage bezahlten Urlaub, nachdem sie fünf Jahre lang beschäftigt waren.

Sabbatical Urlaub

Einige Unternehmen bieten ihren Mitarbeitern auch einen Sabbatical-Urlaub von in der Regel 4-6 Wochen an, um eine längere Auszeit von der Arbeit zu nehmen. Sie können sich um ihre geistige Gesundheit kümmern, ein Studium absolvieren oder sich auf ihre persönliche Entwicklung konzentrieren Berufsausbildung .

ClickUp bietet zum Beispiel einen fünfwöchigen Sabbatical-Urlaub für Mitarbeiter an, die mindestens vier Jahre bei uns gearbeitet haben.

Arten von bezahlten Freistellungsregelungen

Lassen Sie uns nun die verschiedenen Arten von PTO-Richtlinien besprechen, die Sie für Ihr Unternehmen in Betracht ziehen können.

Traditioneller Urlaub

Eine herkömmliche PTO-Politik bietet den Mitarbeitern einen bestimmten Betrag an bezahlter Freizeit in verschiedenen Urlaubsbereichen - Urlaub, Krankheit, persönliche Tage usw.

Sie können erwägen, die Zahl der Urlaubstage schrittweise zu erhöhen, nachdem der Mitarbeiter einen bestimmten Zeitraum im Unternehmen abgeschlossen hat.

Deloitte hat eine Traditionelle Urlaubspolitik . Es gibt 39 Tage PTO pro Jahr, die in verschiedene Bereiche unterteilt sind, wie z. B. Sonderurlaub, Krankheitsurlaub, Gelegenheitsurlaub und zusätzlicher medizinischer Urlaub.

Banked PTO

Banked PTOs sind den traditionellen PTOs ähnlich. Auch hier können Sie den Mitarbeitern eine bestimmte Anzahl bezahlter Urlaubstage zuweisen. Im Gegensatz zu mehreren Urlaubskörben werden jedoch alle Urlaubstage in einer "Bank" hinterlegt, und es gibt keine Trennungen

Die Mitarbeiter können die angesammelten Urlaubstage aus beliebigen Gründen aus ihrer Urlaubsbank nehmen und müssen sich nicht darum kümmern, wie viele Urlaubstage sie in welchem Bereich verbraucht haben. Diese Art von PTO-Richtlinie ist eine gute Option für ein schlankes Team.

Accenture bietet seinen Mitarbeitern Gesammelte PTOs für 13 bis 27 Tage pro Jahr, je nach Stufe und Betriebszugehörigkeit des Mitarbeiters.

Unlimited PTO

Bei dieser Regelung können die Mitarbeiter so viel Urlaub nehmen, wie sie benötigen. Es gibt keine festgelegte Zahl von Tagen. Der größte Vorteil der unbegrenzten PTO-Politik ist, dass sie den Mitarbeitern Folgendes bietet Flexibilität am Arbeitsplatz und erlaubt es ihnen, sich nach Belieben freizunehmen. Ob Arztbesuch oder Frühjahrsferien, die Mitarbeiter können sich frei von der Arbeit nehmen.

Laut einer Harris Poll Umfrage haben 60 % der Berufstätigen in Amerika mehr als 10 bezahlte freie Tage pro Jahr, und weitere 7 % der Beschäftigten haben unbegrenzten Urlaub.

Auch wenn es den Anschein hat, als gäbe man "unbegrenzt" frei, ist dies ein guter Weg, um das Vertrauen der Mitarbeiter zu gewinnen. Diese PTO-Politik funktioniert am besten, wenn Sie ein Startup-Unternehmen sind und Top-Talente anziehen wollen. Sie funktioniert auch gut, wenn Sie nicht über die nötige Bandbreite verfügen Mitarbeiterurlaub überwachen und Nachverfolgung der angesammelten Fehlzeiten Netflix bietet eine unbegrenzte PTO-Politik. Das Unternehmen erwähnt: "Wir legen keinen Urlaubs- und Ferienplan fest, damit Sie sich an das halten können, was Ihnen wichtig ist - auch wenn Ihr Geist und Ihr Körper eine Pause brauchen."

Akkumulierte PTO

Die angesammelten Urlaubstage werden erworben, nachdem die Mitarbeiter eine bestimmte Anzahl von Stunden im Unternehmen gearbeitet haben. Die Mitarbeiter können ihre angesammelten Urlaubstage für Urlaub, Gesundheitsvorsorge oder persönliche Zeit nutzen. Gesammelte PTO sind wie Geld, das auf der Bank liegt und bei Bedarf genutzt werden kann. Einige Unternehmen bieten ihren Mitarbeitern die Möglichkeit, ihre ungenutzten Urlaubstage in bar abzurechnen.

Flexible PTO

Flexible bezahlte Abwesenheit ermöglicht es den Mitarbeitern, Urlaub nach Bedarf zu nehmen, ohne ihn anzusammeln oder zu verdienen, und kann in einem Eimer gebündelt werden, der alle nutzbaren Abwesenheiten wie Trauerurlaub, persönliche Abwesenheit, Urlaub und Krankheitstage umfasst. Der größte Vorteil der flexiblen PTO ist, dass die Mitarbeiter im Gegensatz zu den traditionellen PTOs keinen Urlaub im Voraus beantragen müssen. Puffer hat für sein globales Remote-Team eine flexible Freistellungspolitik, die es den Mitarbeitern ermöglicht, sich bei Bedarf freizunehmen, damit sie sich am besten fühlen und erfolgreich sind. Das Unternehmen bietet mindestens drei Wochen bezahlte Freistellung.

Sogar Google bietet seinen Mitarbeitern flexible PTO an.

via Google

Wie erstellt man eine PTO-Richtlinie für Ihr Team?

Eine PTO-Richtlinie für Ihr Team zu erstellen, kann überwältigend sein, besonders wenn Sie es zum ersten Mal erledigen. Hier ist ein Leitfaden, der Ihnen bei der Erstellung einer PTO-Richtlinie hilft:

1. Verstehen Sie die rechtlichen Anforderungen

Da die arbeitsrechtlichen Bestimmungen für bezahlte Freistellungen je nach Speicherort variieren, sollten Sie sich bei der Ausarbeitung der PTO-Richtlinie über die lokalen Gesetze und Vorschriften für Freistellungen in Ihrem Land informieren.

Beispiel: Die Federal Family and Medical Leave Act oder FMLA in den USA schreibt Unternehmen mit mindestens 50 Mitarbeitern vor, dass sie Elternurlaub, Urlaub für persönliche medizinische Zwecke, Urlaub für pflegende Angehörige und Urlaub bei militärischen Erfordernissen gewähren müssen, um ihren Arbeitsplatz zu schützen.

In einigen Bundesstaaten sind die Arbeitgeber auch dazu verpflichtet Nachverfolgung des PTO-Saldos zu erledigen, prüfen Sie also die Gesetze Ihres Landes. Sobald Sie ein Programm vorschlagen, prüfen Sie den Branchenstandard, in dem Sie tätig sind. Zum Beispiel, New Yorks Programm für bezahlten Familienurlaub schreibt Unternehmen vor, bezahlte Pläne für Familien- und Krankenurlaub über einen privaten Versicherungsmarkt zu erwerben.

💡Pro-Tipp: Verwenden Sie ClickUp Dokumente um die Struktur der PTO-Richtlinie zu skizzieren und eine Liste der rechtlichen Anforderungen zu erstellen. Geben Sie sie für Ihr Team frei und erhalten Sie Echtzeit-Feedback.

verwenden Sie ClickUp Docs, um PTO-Richtlinien zu erstellen und mit Ihrem Team zusammenzuarbeiten

2. Bestimmen Sie die Berechtigung der Mitarbeiter für verschiedene PTO-Typen

Bestimmen Sie als Nächstes die Anspruchsberechtigung der Mitarbeiter und wie viel Urlaub ihnen zusteht. Klassifizieren Sie die Mitarbeiter auf der Grundlage ihrer Ebene, der Art ihrer Tätigkeit oder der Betriebszugehörigkeit, um die Anspruchsberechtigung festzulegen. Sie können die Mitarbeiter wie folgt kategorisieren

• Vollzeitangestellte haben Anspruch auf unbegrenzte PTO
• Teilzeitbeschäftigte, Saisonarbeiter oder Mitarbeiter auf Stundenbasis haben Anspruch auf herkömmliche PTOs oder keine PTOs
• Ein Vollzeitmitarbeiter muss 90 Tage abschließen, bevor er seine PTOs nutzen kann

💡Pro-Tipp: Wenn Sie ein größeres Team haben, das die Einstellung und Verwaltung von Berechtigungskategorien für Mitarbeiter erschwert, sollten Sie eine fortschrittliche HR-Software wie ClickUp verwenden. Die HR-Management-Plattform von ClickUp kann Ihnen helfen, alles im Blick zu behalten. Sie ermöglicht Ihnen die Nachverfolgung von Zeitraum, Leistung, Engagement und Entwicklung Ihrer Mitarbeiter auf einer einzigen Plattform.

3. Wählen Sie die richtige PTO-Richtlinie

Seien Sie vorsichtig bei der Auswahl der PTO-Richtlinie für Ihr Unternehmen. Sie können innerhalb der allgemeinen PTO-Richtlinie Flexibilität anbieten, wie die Auszahlung der PTOs bei der Trennung, die Möglichkeit, Zeit zu übertragen, oder unbegrenzte Urlaubszeit.

Sie können die PTO auch in Urlaub, persönliche Auszeiten, Tage für psychische Gesundheit, Krankheitstage usw. aufteilen, je nachdem, was die Mitarbeiter wünschen und was mit Ihrer allgemeinen Unternehmensvision übereinstimmt.

Wenn Sie sich zum Beispiel sehr auf das Wohlbefinden der Mitarbeiter konzentrieren, zeigt die Gewährung von Auszeiten für psychische Gesundheit, dass Sie sich wirklich darum kümmern.

Im Folgenden erfahren Sie, wie Sie die beste PTO-Politik für Ihr Unternehmen festlegen können:

4. Skizzieren Sie den Genehmigungsprozess und die Auszahlungsmodalitäten

Der nächste Schritt besteht darin, das Verfahren zur Genehmigung von PTO festzulegen, um PTO-Missbrauch und ungeplante Abwesenheiten zu verhindern. Beispiel: Wenn es sich nicht um einen Notfall handelt, müssen die Mitarbeiter PTO-Anträge einreichen, die von Vorgesetzten oder Managern und der Personalabteilung geprüft werden.

Legen Sie in Ihrer PTO-Richtlinie fest, wie der PTO-Genehmigungsprozess ablaufen soll:

• Wie viel Vorlaufzeit sollte ein Mitarbeiter in einer Nicht-Notfallsituation einhalten?
• Wie können PTO in Notfällen beantragt werden (definieren Sie ggf. die Notsituation wie Kinderbetreuung oder Krankheit)?
• Wer bewilligt die PTO?
• Was geschieht, wenn die PTO nicht innerhalb eines bestimmten Zeitrahmens genehmigt wird?

Beispiel: Wenn der Vorgesetzte den PTO innerhalb einer Woche nicht genehmigt, wird er automatisch genehmigt.

Sie können verwenden ClickUp's PTO Kalender Vorlage zur Nachverfolgung der Abwesenheiten der Mitarbeiter und zur Rationalisierung des Genehmigungsprozesses. Diese Vorlage macht es einfach zu verwalten und Nachverfolgung des Status der Abwesenheit von Mitarbeitern und visualisieren Sie ihre Auszeiten. Sie können die Verfügbarkeit von Mitarbeitern ansehen, das Risiko von Terminkonflikten verringern und Lücken in den Plänen für den Personalbedarf erkennen.

Diese Vorlage herunterladen

ClickUp's PTO Kalender Vorlage

Mit dieser Vorlage können Sie:

• Den Urlaubsplan für alle Teams an einem Ort organisieren
• Visualisieren Sie, wie viele Tage und Stunden jeder Mitarbeiter frei hat
• Personalbedarf planen

5. Entwerfen Sie die Politik

Nachdem Sie Ihre Nachforschungen erledigt und eine Struktur für die PTO-Richtlinie erstellt haben, ist es an der Zeit, die relevanten Details hinzuzufügen und einen Richtlinienentwurf zu erstellen.

Geben Sie den ersten Entwurf der Geschäftsleitung, dem juristischen Team und den relevanten Interessengruppen frei, um Feedback einzuholen. Nehmen Sie entsprechend den Rückmeldungen Verbesserungen vor und geben Sie die Richtlinie für die Mitarbeiter frei.

💡Pro-Tipp: Sie können auch Folgendes verwenden ClickUp Gehirn , dem KI-Assistenten von ClickUp, um eine PTO-Richtlinie zu erstellen. Hier ist ein Beispiel:

pTO-Richtlinien mit ClickUp Brain erstellen

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Pro und Kontra einer strukturierten PTO-Politik

PTO-Richtlinien Verbesserung der Produktivität der Mitarbeiter , das Wohlbefinden und die Arbeitszufriedenheit und tragen dazu bei, Mitarbeiter zu gewinnen und zu halten. Wenn Sie die Einführung einer PTO-Politik in Erwägung ziehen, können Sie von mehreren Vorteilen profitieren. Einige davon sind:

• Verbesserte Produktivität der Mitarbeiter: Eine aktuelleDeloitte-Umfrage zeigt, dass 45 % der Arbeitnehmer unter Burnout leiden. PTOs sorgen dafür, dass die Mitarbeiter Pausen machen können, ohne sich um die Finanzen sorgen zu müssen. Dies hilft den Mitarbeitern, ihre geistige und körperliche Gesundheit wieder aufzuladen und die Produktivität zu verbessern
• Bessere Mitarbeiterbindung: Laut Forbes,Obligatorische bezahlte Auszeiten einer der wichtigsten Vorteile, die sich Mitarbeiter von ihren Unternehmen wünschen. Eine strukturierte PTO-Politik kann zu einer besseren Mitarbeiterzufriedenheit und einer höheren Mitarbeiterbindung führen.
• Talente anziehen: Da Fachkräfte eine größere Flexibilität bei der Arbeit anstreben, kann eine großzügige PTO-Politik Ihnen helfen, gute Talente anzuziehen

Obwohl PTOs sehr erwünscht sind, kann es auch ein paar Nachteile geben.

• Hohe Arbeitskosten: Unternehmen, die PTO anbieten, haben möglicherweise hohe Arbeitskosten, insbesondere in der Hochsaison des Geschäfts
• Missbrauch des Systems: Einige Mitarbeiter können das PTO-System missbrauchen. Wenn ein Unternehmen zum Beispiel unbegrenzte PTO anbietet, können diese missbraucht werden und den Workflow und die Produktivität des Teams stören

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Ändern und Aktualisieren von PTO-Richtlinien

Sie können Ihre PTO-Richtlinien zur Jahresmitte oder wann immer es nötig ist ändern. Beispiel: Im Jahr 2020 änderten viele Organisationen ihre PTO-Richtlinien, da die Mitarbeiter ihre Urlaubspläne während des Lockdowns verschoben.

Beachten Sie jedoch bei der Neuausrichtung der PTO-Richtlinien Folgendes:

• Vergewissern Sie sich, dass sie nicht im Widerspruch zu den aktuellen und/oder aufgelaufenen PTO-Leistungen der Mitarbeiter stehen
• Vergewissern Sie sich, dass Ihre aktualisierten PTO-Richtlinien mit den örtlichen Gesetzen übereinstimmen
• Fügen Sie eine Klausel ein, die beschreibt, was im Falle einer Entlassung mit dem PTO-Guthaben eines Mitarbeiters geschieht. Viele Unternehmen bieten zum Beispiel eine Auszahlung der verbleibenden PTO-Tage an
• Berücksichtigen Sie die Auswirkungen auf die Produktivität und wie Manager den Produktivitätsverlust mit Zeitarbeitskräften ausgleichen können.

Sobald die PTO-Änderung in Kraft getreten ist, aktualisieren Sie alle Richtlinien auf einer zentralen Plattform (z. B. dem Richtlinienportal des Unternehmens) oder im Mitarbeiterhandbuch als einzige Anlaufstelle für die Wahrheit. Benennen Sie HR-Sprecher, an die sich die Mitarbeiter wenden können, wenn sie Fragen haben.

Bei jeder Änderung und Aktualisierung der PTO-Richtlinien muss die Personalabteilung über einen klaren Plan verfügen, um die Änderungen den Mitarbeitern wirksam zu vermitteln.

Um die Kommunikation von Richtlinienänderungen zu rationalisieren, können Sie Folgendes verwenden ClickUp's Policy Memo Vorlage . Sie hilft Ihnen, Änderungen der Richtlinien klar und übersichtlich zu kommunizieren. Sie können die Gründe für die Änderung der Richtlinie hinzufügen, Beiträge von Interessengruppen einholen und Richtlinien für die Einhaltung der aktualisierten Richtlinie festlegen.

Diese Vorlage herunterladen

ClickUp's Vorlage für ein Policy Memo

Die Vorlage hilft Ihnen:

• Organisieren Sie alle bestehenden und neuen Richtlinien an einem Ort zum schnellen Nachschlagen
• Hervorhebung von Richtlinienänderungen
• Einen umsetzbaren Plan zur Implementierung der neuen Richtlinie zu entwerfen

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Egal, ob Sie Ihre PTO-Richtlinie erstellen oder aktualisieren, Sie brauchen einen gut durchdachten Plan, um sie umzusetzen, ohne den Arbeitsablauf zu stören. Der obige Leitfaden hilft Ihnen bei der strategischen Ausarbeitung Ihrer PTO-Richtlinie. Verwenden Sie ClickUp, um den gesamten Prozess der Erstellung der PTO-Richtlinie in kleinere und leichter zu handhabende Abschnitte zu unterteilen. So können Sie den Fortschritt bei der Erstellung Ihrer PTO-Richtlinie nachverfolgen.

Sie können auch die Features und Vorlagen von ClickUp nutzen, um Ihr Urlaubsverwaltungssystem zu rationalisieren. So können Sie die Abwesenheiten Ihrer Mitarbeiter nachverfolgen, schnellere Genehmigungen sicherstellen und nichts Wichtiges mehr übersehen. Anmeldung bei ClickUp kostenlos an, um eine umfassende PTO-Richtlinie zu erstellen!