Mitarbeiter schätzen es, selbst entscheiden zu können, wo und wann sie arbeiten. Ein hybrides Arbeitsmodell macht dies möglich.
Laut einer Gallup-Umfrage sind 53 % der Arbeitsplätze in den USA hybrid. Dieses Modell wird zwar für die Verbesserung der Work-Life-Balance gelobt, stellt Teamleiter jedoch vor einige besondere Herausforderungen.
Sie fragen sich vielleicht, wie Sie eine perfekte Koordination zwischen Mitarbeitern vor Ort und Remote-Mitarbeitern sicherstellen, deren Leistungen bewerten oder klare Kommunikationswege etablieren können.
In diesem Artikel gehen wir auf einige der größten Herausforderungen bei der Führung hybrider Teams ein und zeigen, wie Sie diese bewältigen können. Außerdem geben wir Ihnen praktische Tipps, wie Sie Ihre Mitarbeiter in einer hybriden Umgebung motiviert und zufrieden halten können.
Das hybride Führungsmodell
Hybride Führung ist die Fähigkeit, Teams und Abteilungen, die in unterschiedlichen Arbeitsumgebungen zusammenarbeiten, effektiv zu leiten. Sie kombiniert Remote- und Präsenzkompetenzen. Funktionsübergreifende Führungsstrategien im Rahmen hybrider Arbeitsmodelle verfolgen einen flexiblen Ansatz, um Unklarheiten und mangelndes Engagement in solchen Arbeitsumgebungen zu vermeiden.
Hybride Teams gibt es zwar schon seit geraumer Zeit, doch seit der Pandemie hat dieser Bereich einen regelrechten Boom erlebt. Das bedeutet, dass viele Führungskräfte nun hybride und Remote-Teams leiten, ohne über entsprechende Erfahrung zu verfügen. Da ist es nur natürlich, dass Probleme auftreten.
Laut McKinsey sehen sich hybride Führungskräfte „mit einer Atmosphäre der Ungewissheit konfrontiert”, vor allem weil sie nur „begrenzte Sichtbarkeiten auf die Workloads und Prozesse” ihrer Mitarbeiter haben. Dies erfordert von Führungskräften, dass sie sich besonders engagieren, um ihren Mitarbeitern Folgendes zu versichern:
- Sie werden gehört
- Sie sind Teil eines Teams
- Ihre Ergebnisse zählen mehr als die persönlichen Prozesse, die sie zur Erledigung ihrer Arbeit eingerichtet haben.
Dies erfordert auch, dass Führungskräfte folgenden Aspekten mehr Bedeutung beimessen:
- Kultur: Pflegen Sie eine klare und transparente Kultur, die mit den Geschäftszielen im Einklang steht und Sichtbarkeit, Unterstützung und Empathie fördert.
- Mitarbeiter: Inklusivität und Flexibilität sind die Eckpfeiler hybrider Arbeit. Dazu müssen Sie sich auf die individuellen Bedürfnisse Ihrer Mitarbeiter konzentrieren und proaktive Maßnahmen zur Problemlösung ergreifen. Außerdem ist es wichtig, dass sich sowohl Hybrid- als auch Büroangestellte in jeder Hinsicht gleichberechtigt fühlen.
- Technologie: Die richtigen tools können über Erfolg oder Misserfolg entscheiden. Ihre Mitarbeiter müssen kommunizieren, zusammenarbeiten, Ideen freigeben und ihre Präsenz zeigen können. Investieren Sie in Software, die eine effektive und sinnvolle Zusammenarbeit ermöglicht.
- Prozesse: Überdenken Sie Ihre Offline-Prozesse, indem Sie offen für neue und innovative Ideen sind. Halten Sie die Prozesse flexibel und konzentrieren Sie sich gleichzeitig auf die Ergebnisse. Unterschätzen Sie niemals Transparenz, Eigentümerschaft und Disziplin.
- Kontinuierliches Lernen: Die Einführung hybrider Arbeitsmodelle erfordert eine kontinuierliche Anpassung auf der Grundlage dessen, was funktioniert und was nicht.
Die Herausforderungen der Führung in einer hybriden Arbeitsumgebung: Die 5 Cs
Hybride Arbeit ist keine Plug-and-Play-Lösung. Die Herausforderungen, denen ein Unternehmen gegenübersteht, sind möglicherweise nicht dieselben wie Ihre.
Martine Haas, Direktorin des Lauder Institute, schlägt die 5 Cs als hervorragende Methode vor, um die meisten Herausforderungen, die Sie daran hindern, einen florierenden hybriden Arbeitsplatz aufzubauen, zu bewerten, zu verstehen und zu überwinden. Sehen wir uns einmal an, was diese 5 C-Herausforderungen sind:
Kommunikation
Kommunikationsprobleme können aufgrund von hierarchischen Strukturen, unterschiedlichen Arbeitszeiten, Sprache oder kulturellen Unterschieden auftreten. Wenn diese Probleme auf eine hybride Arbeitsumgebung übertragen werden, verstärken sie sich in der Regel.
Laut einer Umfrage von Gallup unter mehr als 8.000 repräsentativen Mitarbeitern gaben 23 % der Mitarbeiter an, dass die eingeschränkte funktionsübergreifende Kommunikation eine große Herausforderung bei der hybriden Arbeit darstellt. Darüber hinaus finden es 21 % der Mitarbeiter schwieriger, Arbeitspläne, Aufgaben und Zeitleisten zu koordinieren.
Technologische Herausforderungen in Verbindung mit der mangelnden Erfahrung der Mitarbeiter mit Remote-Kommunikationstechnologien – und ihrem Unbehagen, über einen Bildschirm statt von Angesicht zu Angesicht zu sprechen – können Ihren Workflow behindern, wenn sie nicht angegangen werden.
Koordination
Eine hybride Arbeitsumgebung stellt deutlich größere Herausforderungen an die Koordination als eine Büroumgebung. Das Risiko dabei sind sogenannte „Bruchlinien“ – Risse, die schnell zwischen denjenigen entstehen können, die im Büro arbeiten, und denen, die bei der Remote-Arbeit arbeiten.
Betrachten Sie es einmal so: Der Aufwand, der erforderlich ist, um Remote-Teammitglieder einzubeziehen, führt dazu, dass diese oft kurze, spontane Chats und kleinere Entscheidungen der Mitarbeiter im Büro verpassen. Mit der Zeit wird dies zur Gewohnheit, und plötzlich finden sich Remote-Mitarbeiter möglicherweise außerhalb des Kreises derer wieder, die an größeren Unterhaltungen und wichtigeren Entscheidungen beteiligt sind.
Es ist, als würde man die übliche morgendliche Besprechung verpassen, bevor man Projekt-Updates freigibt.
Verbindung
Die Kommunikation mit Kollegen kann bei der Remote-Arbeit schwierig sein. Manche Mitarbeiter melden sich in virtuellen Meetings nur selten zu Wort, während es neuen Mitarbeitern schwerfallen kann, das Eis zu brechen.
Hybride Arbeitsplätze bergen auch das Risiko, dass ein „VIP-Club” aus denjenigen entsteht, die sich als zentral und Ihrem Unternehmen verpflichtet fühlen, und eine „Außenseitergruppe”, die sich von der Arbeit und dem sozialen Leben abgekoppelt fühlt.
Mangelnde Verbindung kann zu geringerer Produktivität und erhöhter Fluktuation führen. Dies wird durch die Tatsache unterstützt, dass 24 % der Mitarbeiter beeinträchtigte Arbeitsbeziehungen zu Kollegen als eine der größten Herausforderungen der hybriden Arbeit identifiziert haben.
Kreativität
Remote-Arbeit kann die Kreativität auf zwei Ebenen gefährden – die kollektive Kreativität und die individuelle Kreativität. Der Aspekt der kollektiven Kreativität ist ziemlich offensichtlich.
Zoom-Meetings können zumindest anfangs möglicherweise nicht die flüssigen Unterhaltungen, Seitenleisten und den freien Ideenfluss ersetzen, die entstehen, wenn Mitarbeiter persönlich miteinander interagieren.
Wochenlanges Alleinarbeiten kann auch die Kreativität des Einzelnen beeinträchtigen, da spontane Chats mit Kollegen fehlen – sei es über so triviale Themen wie ausgefallene Schreibtischdekorationen oder so wichtige Themen wie eine neue bahnbrechende Idee. Viele Arbeitnehmer vermissen vielleicht sogar den täglichen Weg zur Arbeit und die frische Luft.
Die meisten von uns brauchen eine Mischung aus Zeit für sich allein und sozialer Interaktion, um im Flow zu bleiben. Wenn der soziale Aspekt eines physischen Arbeitsplatzes wegfällt, kann es schwierig sein, seine kreative Seite zu entfalten.
Kultur
32 % der Mitarbeiter fühlen sich weniger mit der Kultur ihres Unternehmens verbunden, wenn sie hybrid arbeiten. Das liegt daran, dass die Arbeit von zu Hause aus isolierend sein kann, insbesondere für neue Mitarbeiter, die gerade erst in Ihr Unternehmen eingetreten sind.
- Möglicherweise fehlt ihnen einfach das Wissen darüber, was für Ihr Unternehmen und Ihre allgemeine Unternehmenskultur und -werte am besten funktioniert.
- Sie fühlen sich möglicherweise verloren und orientierungslos, insbesondere im Vergleich zu Kollegen, die von der Arbeit aus arbeiten.
Ohne die richtige Vermittlung dieser kulturellen Normen kann schon die Kommunikation schwierig sein, ganz zu schweigen von der Verbindung mit Kollegen aus anderen Abteilungen, Teams und Standorten.
Darüber hinaus stehen Remote-Teams vor vielen weiteren Herausforderungen. Es gibt viel weniger Möglichkeiten für Mitarbeiter, starke zwischenmenschliche Beziehungen aufzubauen, und es besteht ein hohes Risiko für Fehlinterpretationen und Unklarheiten.
Remote-Mitarbeiter können sich auch übersehen fühlen, was zu Unzufriedenheit führt und ihnen das Gefühl gibt, nicht so viel Wert zu haben oder „im Bilde“ zu sein wie ihre Kollegen im Büro.
Effektive Führung virtueller Teams in einem hybriden Modell
Angesichts der Herausforderungen, die mit hybriden Arbeitsmodellen verbunden sind, ist es unerlässlich, Strategien zur Vertrauensbildung neu zu überdenken. Hier sind einige Führungsstrategien, die Sie als Leiter eines hybriden Teams nutzen können.
Priorisieren Sie Ergebnisse statt Arbeitszeiten
Bei der Führung einer hybriden Belegschaft ist es ideal, eine ergebnisorientierte Denkweise anzunehmen, anstatt sich auf strenge, unflexible Arbeitszeiten zu konzentrieren.
Sie benötigen möglicherweise kein Zeiterfassungssystem, das die Zeit misst, die ein Mitarbeiter im Büro verbringt. Stattdessen sollten Sie sich auf die Ergebnisse konzentrieren, d. h. darauf, ob Ihre Teams ihre Ziele und Aufgaben innerhalb der Fristen erfüllen.
Dazu müssen Sie Koordination, Kommunikation und Transparenz statt strenger Arbeitszeiten priorisieren. Die Idee dahinter ist, Ihren hybriden Teams eindeutig klare Ziele zu setzen und proaktive Schritte zu deren Erreichung zu unternehmen.
Die beliebte Software für Projektmanagement, ClickUp, verfügt über die Features „ClickUp Goals” und „ClickUp Aufgaben”, die Sie bei der Zielsetzung und Nachverfolgung für hybride Mitarbeiter unterstützen. Mit diesen Features können Sie umsetzbare Ziele festlegen, ihren Fortschritt messen und genau im Blick behalten, wer wann welche Aufgaben erledigt.
Mit ClickUp Goals können Teams Ziele mit detaillierten Beschreibungen, Fälligkeitsterminen und messbaren Einzelzielen festlegen, wodurch es einfacher wird, die Verantwortlichkeiten in einem hybriden Team zu regeln. Sie können auch große Ziele in überschaubare Aufgaben unterteilen und spezifische Einzelziele festlegen, um sie leichter zu erreichen.
Fügen Sie einer Aufgabe mehrere Mitarbeiter und Beobachter hinzu, um einen klaren, linearen Workflow zu gewährleisten, der vollständige Transparenz und Verantwortlichkeit fördert.
Schaffen Sie eine positive hybride Arbeitskultur
Als Führungskraft in einer hybriden Arbeitsumgebung müssen Sie Schritte ergreifen, um eine positive hybride Kultur aufzubauen, die sich durch Offenheit für Ideen, Zusammenarbeit, Kommunikation und Respekt für die Individualität und Denkweise jedes Einzelnen auszeichnet.
Verwenden Sie Kollaborationssoftware wie ClickUp Docs, damit die Mitglieder ihre Ideen niederschreiben und festhalten, gemeinsam an Projektdokumentationen arbeiten und Notizen machen können – alles innerhalb der leistungsstarken Plattform für Aufgabenmanagement von ClickUp.
Mit ClickUp Whiteboards können Sie gemeinsam verschiedene Projektentwürfe und Ideen skizzieren – und Aufgaben direkt aus Ihren Brainstorming-Sitzungen heraus starten. Auf Whiteboards kann von überall aus zugegriffen werden, sodass Ihre Remote- und Büro-Teams bei Bedarf synchron zusammenarbeiten können.
Implementieren Sie zusätzlich die folgenden Strategien, um den Prozess zu unterstützen:
- Die richtigen Kommunikationstools einsetzen: Wählen Sie die richtigen Kommunikationstools, um alle miteinander zu verbinden und Kommunikationssilos aufzubrechen. Führen Sie gut geplante Pläne für Ereignisse und Meetings ein, damit alle Mitglieder Zeit für die Teilnahme finden und ihre Beiträge einbringen können.
- Aktion zur Förderung des Teamzusammenhalts und der Zusammenarbeit: Wenn Ihre Mitarbeiter nur arbeiten und keine Freizeit haben, wollen sie nicht bleiben. Fördern Sie den Teamzusammenhalt durch Formate wie virtuelle Sitzungen zum Austausch, unterhaltsame Spiele oder sogar Quizspiele mit Daten aus dem Arbeitsalltag. Beispiel: Wie viele Geschäfte haben wir letzten Monat abgeschlossen? Oder: Was war unser Ziel im letzten Quartal?
- Förderung von Inklusion und Gleichberechtigung: Stellen Sie sicher, dass alles, was im Büro passiert, gleichzeitig an Remote-Mitarbeiter kommuniziert wird. Dazu müssen Sie sicherstellen, dass Ihr Team klare und umfassende Dokumentationen oder Aufzeichnungen – von Meetings, Projektplänen, Jahres- und Quartalszielen oder anderen relevanten Informationen – in einem leicht zugänglichen Format erstellt und speichert. ClickUp ist das ideale Tool dafür.
Autonomie und Verantwortungsbewusstsein bewahren
Befähigen Sie Ihr Team, bessere Entscheidungen zu treffen. Seien Sie großzügig mit Verantwortung und Befugnissen in der hybriden Arbeitsumgebung. Dies fördert das Verantwortungsbewusstsein und verbessert automatisch die Produktivität.
Seien Sie offen für neue Ideen und denken Sie daran, Eigentümerschaft und Anerkennung dort zu geben, wo sie verdient sind. Wenn Sie Ihren Team-Mitgliedern die Freiheit geben, zu experimentieren und eigene Entscheidungen zu treffen, fördern Sie die Zusammenarbeit und kreative Problemlösungen.
Die Vorlage für den Team-Management-Plan von ClickUp ist eine hervorragende Möglichkeit, klare Rollen und Verantwortlichkeiten festzulegen und die Verantwortlichkeit für jede Maßnahme sicherzustellen.
Mit der Agenda-Ansicht in der Vorlage können Sie Meetings effizient planen und strukturieren. Für den Fokus auf einzelne Abteilungen nutzen Sie die Agenda nach Abteilungsansicht, um die Zeit aller Beteiligten optimal zu nutzen. Und schließlich behalten Sie mit der umfassenden Status nach Abteilungsansicht den Überblick über den Fortschritt und die Aufgaben jeder Abteilung.
Mit dieser Vorlage können Sie außerdem:
- Projekte klar planen und überwachen
- Kommunizieren Sie Aufgaben und Verantwortlichkeiten klar und deutlich an die Mitglieder des Teams.
- Sorgen Sie dafür, dass sich das Team auf die wichtigsten Prioritäten für den gemeinsamen Erfolg konzentriert.
Verwenden Sie Modelle wie das DAC
Die Führung von Remote- oder Hybrid-Teams erfordert einen etwas anderen Ansatz für eine effektive Entscheidungsfindung. Das DAC-Modell umfasst beispielsweise Richtung, Ausrichtung und Engagement. Schauen wir uns das genauer an:
- Anleitung: Stellen Sie sicher, dass Ihre Team-Mitglieder sich einig sind und die allgemeinen Ziele und Strategien des Teams kennen.
- Abstimmung: Stellen Sie sicher, dass Abteilungen, Teams und Mitglieder mit unterschiedlichen, aber miteinander verbundenen Aufgaben und Rollen sich bei wichtigen Aufgaben aktiv untereinander abstimmen. Nutzen Sie Tools wie die Chat-Ansicht von ClickUp, um direkt von Ihrem Workspace aus mit Teammitgliedern und Abteilungen zu kommunizieren.
- Engagement: Sind Ihre Team-Mitglieder stark engagiert und fühlen sie sich für den Erfolg des Unternehmens verantwortlich? Oder konzentrieren sie sich eher auf ihre persönliche Entwicklung? Im ersten Fall müssen Sie daran arbeiten, die Menschen zu motivieren und zu inspirieren, Vertrauen aufzubauen und ein Gefühl der Eigentümerschaft und Verantwortlichkeit zu schaffen.
Grenzen überwinden
Als Leiter eines hybriden Teams müssen Sie in der Lage sein, über Grenzen hinweg zusammenzuarbeiten. Sie sollten sich wohl dabei fühlen, verschiedene Abteilungen und Hierarchieebenen, externe Stakeholder und andere relevante Gruppen anzusprechen und sich mit ihnen über Entfernungen oder Zeitzonen hinweg abzustimmen, um die Arbeit zu erledigen.
Das bedeutet, dass Sie eine rund um die Uhr verfügbare Verbindung für externe und interne Teams, eine nahtlose Kommunikation zwischen Ihnen und anderen Teammitgliedern sowie ein effektives System einrichten und sicherstellen müssen, das Silos aufbricht und alle auf dem gleichen Stand hält.
Auch wenn dies nicht immer möglich ist, können Sie mit echtem Aufwand und den vielen Tipps in diesem Artikel eine nahezu perfekte Verbindung erreichen.
- Verstehen Sie, wie Wissen innerhalb Ihres Unternehmens fließt, und identifizieren Sie Lücken und Chancen sowohl in virtuellen als auch in persönlichen Einstellungen.
- Ermutigen Sie Ihre Mitarbeiter durch Schulungen, Anreize und Aktionen zu grenzüberschreitendem, kooperativem Verhalten, ohne dass dies als zusätzlicher Stress empfunden wird.
- Bauen Sie funktionsübergreifende Netzwerke innerhalb des Unternehmens auf, um sicherzustellen, dass Sie das Gesamtbild und die Verbindungen zwischen den Gruppen verstehen.
Probieren Sie „Lunch and Learn“-Sitzungen aus
Virtuelle oder persönliche „Lunch and Learn“-Sitzungen bieten eine entspannte und informelle Einstellung, in der Mitarbeiter aus verschiedenen Abteilungen miteinander interagieren und persönliche Verbindungen knüpfen können. Durch informative oder unterhaltsame Diskussionen können Kollegen Abteilungsgrenzen überwinden, gegenseitigen Respekt fördern und stärkere Arbeitsbeziehungen aufbauen. Diese Sitzungen fördern den Austausch von Ideen und führen zu einer verstärkten Zusammenarbeit und Innovation im gesamten Unternehmen.
Fördern Sie eine Mentalität des kontinuierlichen Lernens
Letztendlich geht es bei hybrider Führung darum, zu experimentieren und offen für Innovationen zu sein. Sie müssen ständig testen, welche Ansätze für Ihr Team am besten funktionieren und welche eindeutig nicht in Frage kommen. Es ist auch wichtig, offen für Feedback zu sein und zu akzeptieren, dass Sie Fehler machen können.
Betrachten Sie jedes gescheiterte „Experiment” als Chance zum Lernen. Probieren Sie jedes Quartal neue Ansätze für das Projektmanagement oder die Zusammenarbeit aus. Sammeln Sie anschließend Feedback von Ihren Mitarbeitern dazu. Behalten Sie die Modelle bei, die Ergebnisse liefern, und verwerfen Sie alles, was nicht funktioniert.
Leistungsbewertung in einem hybriden Arbeitsmodell
Ein hybrides Arbeitsmodell ist viel dynamischer als ein traditionelles. Als Teamleiter haben Sie beispielsweise relativ wenig Sichtbarkeit in Bezug auf die täglichen Aktivitäten Ihrer Mitarbeiter. Sie könnten in die Falle tappen, unbeabsichtigt einen Mitarbeiter zu bevorzugen, der häufiger ins Büro kommt. Auch wenn diese Bevorzugung unbeabsichtigt ist, kann sie sich stark negativ auf die Arbeitskultur und die Mitarbeitererfahrung auswirken.
Um unbewusste Vorurteile zu vermeiden, benötigen Sie ein umfassendes System, das Sie aufmerksam und wachsam hält. Hier kommt die Leistungsbewertungsvorlage von ClickUp ins Spiel. Sie gibt Ihnen eine kurze Beschreibung der Leistung eines Mitarbeiters am Ende eines Projekts, sodass Sie ihm in Echtzeit objektives und konstruktives Feedback geben können.
Darüber hinaus können Sie die tägliche Leistung Ihres Teams überwachen, indem Sie das visualisierte System der Nachverfolgung von ClickUp Goals und ClickUp Aufgaben nutzen.
Insgesamt müssen Sie sich über die aktuellen Entwicklungen im Klaren sein, aber auch vermeiden, Ihr Team zu sehr zu kontrollieren. Vertrauen Sie Ihren Mitarbeitern, geben Sie ihnen Autonomie und beobachten Sie ihre Leistung während des gesamten Projekts. So bewerten Sie die Leistung in einem hybriden Modell.
Optimieren Sie Ihre hybriden Arbeitsmodelle mit ClickUp
Da das hybride Arbeitsmodell sowohl bei Mitarbeitern als auch bei Unternehmen immer beliebter wird, müssen Sie darauf vorbereitet sein.
Die wichtigste Veränderung findet in Ihrer Denkweise statt. Verändern Sie Ihre Perspektive von einem arbeitszeitorientierten zu einem zielorientierten Ansatz. Verstehen Sie, wie Sie flexible Arbeitsräume und flexible Arbeitszeiten nutzen können, um die besten Talente zu gewinnen und die Produktivität Ihres Teams zu maximieren.
Probieren Sie dazu die Features von ClickUp zur Zielsetzung und Nachverfolgung von Aufgaben, die Kommunikations- und Kollaborationstools sowie Vorlagen aus. Diese schaffen das perfekte Ökosystem für eine zielgerichtete Führung in einer hybriden Arbeitsumgebung. Melden Sie sich bei ClickUp an und überbrücken Sie die Kommunikationslücke innerhalb hybrider Teams.