Während ich diesen Artikel schreibe, wechsle ich zwischen sieben Browser-Tabs, ClickUp für die Zeiterfassung, Slack für die Kommunikation und meinem Mobiltelefon, das auf einer Dockingstation vor mir geladen wird. Wenn das nach zu vielen gleichzeitig geöffneten Apps für eine einzige Aufgabe klingt, haben wir noch gar nicht angefangen.
"Um eine einzige Transaktion in der Lieferkette durchzuführen, wechselte jede beteiligte Person etwa 350 Mal zwischen 22 verschiedenen Anwendungen und einzelnen Websites schrieb forscher in der Harvard Business Review [HBR].
In ihrer Studie wechselte ein durchschnittlicher Nutzer etwa 1200 Mal pro Tag zwischen verschiedenen Apps und Websites hin und her. All diese Ablenkungen haben natürlich ihren Preis. In diesem Blogbeitrag erörtern wir die Kosten des ständigen Wechselns zwischen Apps [auch bekannt als Toggle-Tax] und wie Sie dies vermeiden können.
Was ist Toggle Tax?
Unter Toggle Tax versteht man den Produktivitätsverlust, der durch häufiges Wechseln von Aufgaben oder Anwendungen entsteht. Das Toggle-Element bezieht sich auf kontextwechsel bei der Arbeit. Und das Steuerelement bezieht sich auf den Preis, für den Sie zahlen:
- Physisches Umschalten zwischen Registerkarten, Anwendungen oder Geräten
- Zusätzliche Ladezeit für jede dieser Registerkarten, Apps oder Geräte
- Anpassung an die neue Anwendung, ihre Schnittstelle und ihren Zweck
- Sammeln der Informationen oder Ausführen der Aktion in der neuen App, bevor Sie zur nächsten im Arbeitsablauf übergehen
- Ablenkungen durch Anwendungen, die nicht Teil des Workflows sind, wie z. B. einebenachrichtigungsüberlastung auf einem persönlichen Mobiltelefon
Toggle Tax kann die Produktivität eines Unternehmens auf verschiedene Weise beeinträchtigen.
Wie wirkt sich die Toggle Tax auf die Produktivität aus?
Auf den ersten Blick scheint die Verwendung mehrerer Anwendungen/Registerkarten offensichtlich und sogar notwendig zu sein. Wie würde ein Autor ohne Recherche schreiben? Wie würde ein Entwickler ohne sein Toolkit programmieren? Wie könnte ein Kundendienstmitarbeiter auf alle benötigten Informationen zugreifen, ohne mehrere Apps zu verwenden?
Ein gewisser Wechsel zwischen den Anwendungen ist zwar unvermeidlich, aber die Umschaltsteuer kann exponentiell hoch sein, wenn sie zu hoch ist.
Stress und Verlust der Konzentration: Übermäßiges Hin- und Herschalten führt dazu, dass das Gehirn das Stresshormon Cortisol ausschüttet, was sich erheblich auf die Arbeit auswirkt. Es verringert die Konzentration, verzögert selbst die einfachsten Aufgaben und beeinträchtigt das Wohlbefinden des Mitarbeiters.
Ineffektivität: Der Wechsel zwischen Apps erfordert, dass man sich jedes Mal neu orientiert. Die Informationen, die im Kurzzeitgedächtnis gespeichert sind, nehmen ab, wodurch der Kontext verloren geht und der gesamte Prozess ineffektiv wird.
Ineffizienz: Die HBR-Studie ergab, dass Menschen bei jedem Kontextwechsel etwas mehr als zwei Sekunden verlieren. Das bedeutet, dass man bis zu vier Stunden pro Woche bzw. fünf Arbeitswochen pro Jahr damit verbringt, sich neu zu orientieren. Dies führt zu unnötigen Verzögerungen und allgemeiner Ineffizienz.
Höhere Fehlerquoten: Der ständige Wechsel des Schwerpunkts kann zu Fehlern und Versäumnissen führen, was die Kosten für deren Behebung in die Höhe treibt.
Geringere Qualität der Arbeit: Der Kontextwechsel beeinträchtigt fokus-Zeit . Zerstreute Aufmerksamkeit bedeutet, dass Büroangestellte mehr Stunden und kognitive Anstrengung aufwenden, um ihre Arbeit zu erledigen, und nicht den geistigen Freiraum haben, um die Qualität zu verbessern.
Erstickt die Kreativität: Wenn jemand für jeden Vorgang zwischen Dutzenden von Anwendungen wechseln muss, wird er eher von einer Checkliste als von seinem kreativen Geist geleitet. Das Wechseln zwischen Kontexten führt zu einer übermäßigen Umschaltsteuer, da die Aufmerksamkeit fragmentiert wird, was die Kreativität unterbricht tiefgehende Arbeit und erstickt Kreativität und Innovation.
Wenn Sie jemals mit Alt-Tab auf eine App zugegriffen und sich gefragt haben: "Moment, was habe ich da gemacht? Jemand, der 100.000 Dollar im Jahr verdient, könnte bis zu 9.000 Dollar [bis zu fünf Wochenlöhne] an Umschaltsteuer zahlen.
Dies kann je nach Branche sehr unterschiedlich sein. Und so geht's.
Wie sich die Toggle Tax auf verschiedene Branchen auswirkt
Die oben erläuterten allgemeinen Auswirkungen gelten für alle Branchen. Dennoch spüren einige die Toggle Tax anders als andere. Hier ist, wie.
Finanzen Finanz-Teams sind für komplexe Berechnungen, Berichte, Projektionen und die Einhaltung von Vorschriften zuständig. Für jede Aufgabe wechseln sie zwischen Software für ERP, Finanzplanung, Gehaltsabrechnung, Compliance usw., zusätzlich zu Projektmanagement, E-Mail und unzähligen Tabellenkalkulationen.
Die größte Belastung für Mitarbeiter in Finanzteams sind Fehler und Ungenauigkeiten, die durch die manuelle Übertragung von Daten zwischen Systemen entstehen. Eine fehlende Null in einer Berechnung kann zu unangemessenen Auswirkungen führen!
Marketing Marketing-Teams sind dafür bekannt, dass sie verschiedene Apps für die Planung, die Erstellung von Inhalten, die Gestaltung von Werbemitteln, die Veröffentlichung, die Verteilung, die Überwachung, die Datenanalyse, das Projektmanagement, das Kundenbeziehungsmanagement [CRM] und vieles mehr verwenden.
Obwohl die Marketingabteilung eine der kreativsten Abteilungen in einem Unternehmen ist, wird sie durch ihr Toolkit unendlich abgelenkt. Diese Ablenkung beeinträchtigt die Kreativität und führt zu Langeweile im Unternehmen.
Personalwesen
Die HR-Team der Tool-Stack des HR-Teams /%href/ umfasst Anwendungen für die Rekrutierung, das Onboarding, die Mitarbeiterverwaltung, die Verwaltung der Sozialleistungen, das Leistungsmanagement usw. Ein Spezialist für Talentakquise bearbeitet beispielsweise einen einzelnen Bewerber, indem er zwischen einem Applicant Tracking System [ATS], E-Mail, einem Tool zur Planung von Vorstellungsgesprächen, einem Dokumentenmanagementsystem, Microsoft Teams usw. wechselt.
Diese Fragmentierung kann die Rekrutierung verlangsamen und das Risiko erhöhen, Spitzenkräfte aufgrund von Verzögerungen zu verlieren.
Produkt Produkt-Teams sind für ihren Tech-Stack bekannt. Dokumente, Roadmaps, Ziele, Aufgaben, Bug-Tracking, DevOps-Integrationen, Standup-Notizen, Feedback und Retrospektiven, Demo-Präsentationen,
software für die Zeitabrechnung und so weiter und so fort. Nahezu alle diese business-Tools sind notwendig.
Ohne Konsolidierung und Integration dieses Werkzeugstapels kann der Wechsel zwischen ihnen die Zykluszeiten unnötig verlängern, die Qualität verringern und Innovationen verhindern.
Egal, ob Sie Vermarkter, Autor, Programmierer, Kundendienstmitarbeiter oder Künstler sind, die Umschaltsteuer ist unnötig. Ein gewisses Maß an Kontextwechsel ist zwar unvermeidlich, aber hier erfahren Sie, wie Sie die Zeit, die Sie mit dem Umschalten verbringen, durch einfache Änderungen an Ihren Arbeitsabläufen minimieren können.
So reduzieren Sie die Toggle-Steuer
Es ist wichtig, daran zu denken, dass das bloße Vorhandensein mehrerer Anwendungen nicht zu einer Umschaltsteuer führt. In der modernen Wissensarbeit ist ein ganzes Bündel von Apps notwendig, um die Arbeit zu erledigen. In vielen Fällen beschleunigen diese Apps auch die Aufgaben.
Eine Umschaltsteuer entsteht, wenn übermäßig oft zwischen diesen Apps gewechselt wird, was unnötig und kompliziert ist. Hier ist wie man mehrere Projekte verwaltet und Aufgaben gleichzeitig zu verwalten und dabei mühelos die Umschaltsteuer zu vermeiden.
Überdenken Sie Ihre Arbeitsabläufe
Nehmen Sie sich Zeit, um über Ihre aktuellen Arbeitsabläufe nachzudenken. Denken Sie zum Beispiel als Marketingteam über alle Aufgaben nach, die Sie erledigen, und wie die Arbeit von einem Schritt zum nächsten fließt.
Erfassen Sie die Tools, die Sie in diesem Prozess verwenden. ClickUp-Whiteboard bietet einen großartigen Raum für die Zusammenarbeit, um bestehende Arbeitsabläufe zu zeichnen.
Prozessabbildung mit ClickUp
Identifizieren Sie Duplikate und Redundanzen. Zum Beispiel könnten Sie Google Docs, Microsoft Word und Notepad für die Erstellung von Inhalten verwenden.
Entwerfen Sie Ihren Idealzustand. Verwenden Sie ClickUp Mind Maps um sich vorzustellen, wie Ihr effizientester Prozess aussehen könnte. Oder verwenden Sie ClickUp-Ansichten um Ihren Arbeitsablauf auf mehr als 15 anpassbare Arten zu visualisieren.
Verwenden Sie ClickUp Mind Maps, um Ihre Ideen visuell zu organisieren
Konsolidieren Sie Werkzeuge und Informationen
Um einen reibungslosen Arbeitsablauf zu gewährleisten, müssen Sie Informationen konsolidieren und allen Teammitgliedern den Zugriff darauf ermöglichen. Wenn Sie als Personalverantwortlicher beispielsweise Ihre Bewerberinformationen im ATS, das Angebotsschreiben in Google Docs und das Verhandlungsgespräch per E-Mail haben, ist die Umschaltgebühr, die Sie zwischen diesen drei Tools zahlen, unnötig.
Versuchen Sie, den gesamten Arbeitsablauf in einem einzigen Tool einzurichten. ClickUp-Formulare helfen dabei, Bewerberinformationen an einem Ort zu erfassen. Sie können das Angebotsschreiben als PDF in die Bewerbungsaufgabe hochladen und die Verhandlungsgespräche in den Kommentaren verwalten. Auf diese Weise können Sie den Lebenszyklus des Bewerbers verwalten, ohne zwischen mehreren Anwendungen hin- und herschalten zu müssen.
Erfassen Sie wichtige Informationen effizient über ClickUp-Formulare
Finden Sie Wege zur Integration Ihrer Tools. Wenn Sie verschiedene Software verwenden müssen, sorgen Sie dafür, dass die Informationen in Ihr primäres Tool hinein- und wieder herausfließen. ClickUp bietet mehr als 1000 Integrationen und wird so zu Ihrer zentralen Anlaufstelle für alle Arbeitsabläufe.
Berichtsfunktionen erstellen. Mit diesen Integrationen, ClickUp Dashboard ermöglicht es Ihnen, alle Berichte, die Sie benötigen, an einem Ort einzusehen. Sehen Sie sich Metriken zur Talentakquise an, wie z. B. Annahmequoten, Antwortzeiten, Erfahrungen der Bewerber usw. Nutzen Sie diese Informationen, um Ihre Arbeitsabläufe zu optimieren und die Zahlung von Wechselgebühren zu vermeiden.
Sehen Sie alle Ihre Berichte an einem Ort mit ClickUp Dashboards
Erstellen Sie einen All-in-One-Arbeitsplatz mit Suche
Die Konsolidierung von Informationen ermöglicht den Zugriff. Aber das allein ist nicht genug. Stellen Sie sich vor, Sie sind in einem Software-Entwicklungsteam und müssen Zeit mit der Suche nach den Akzeptanzkriterien für die Funktion verbringen, die Sie gerade programmieren.
Um effektiv arbeiten zu können, müssen die Teams in der Lage sein, Informationen zu finden, ohne dafür eine zusätzliche Steuer zahlen zu müssen. Die universelle Suche von ClickUp wurde entwickelt, um genau das zu verhindern.
- Finden Sie schnell jede Datei, egal ob sie sich in ClickUp, einer verbundenen App oder auf Ihrem lokalen Laufwerk befindet
- Fügen Sie benutzerdefinierte Suchbefehle hinzu, z. B. Verknüpfungen zu Links, Speichern von Text für später und vieles mehr, um an einem Ort nach allem zu suchen
- Erweitern Sie die Suche auf Ihre Lieblings-Apps und suchen Sie alles an einem Ort
- Suchen Sie von überall aus, z. B. in der Befehlszentrale, der globalen Aktionsleiste oder auf Ihrem Desktop
Plattform-, datei- und anwendungsübergreifende Suche mit ClickUp Universal Search
Automatisieren
Teams wechseln für kleine Aufgaben wie die Aktualisierung des Status oder das Abhaken einer Aufgabe zwischen verschiedenen Apps hin und her, von denen viele leicht automatisiert werden können. Die Automatisierung rationalisiert Arbeitsabläufe, erledigt sich wiederholende Aufgaben und minimiert den manuellen Aufwand.
KlickUp-Automatisierungen
Mit den über 100 ClickUp-Automatisierungen machen Arbeit überflüssig, z. B. das Zuweisen von Aufgaben, das Schreiben von Kommentaren, das Ändern von Statusmeldungen, das Melden von Verzögerungen usw.
Zum Beispiel können die Informationen eines Kunden, die in der software zur Auftragsverwaltung können automatisch in ClickUp aktualisiert werden, so dass ein einziger gemeinsamer Arbeitsablauf möglich ist und die Notwendigkeit entfällt, dieselben Daten an mehreren Stellen manuell einzugeben.
Automatisieren Sie die für Sie wichtigen Arbeitsabläufe mit ClickUp Automations
ClickUp Brain
Lassen Sie KI an Ihren Aufgaben arbeiten, um die Umschaltsteuer zu eliminieren. Von der Zusammenfassung von Besprechungsnotizen bis hin zu Ihren Antworten, ClickUp Gehirn kann Ihr persönlicher Assistent für Ihre individuellen Bedürfnisse sein.
Nutzen Sie die Kraft der KI mit ClickUp Brain
Sparen Sie mit ClickUp bei der Toggle Tax
Ein Großteil der Arbeit in der digitalen Welt hängt von Daten aus verschiedenen Quellen ab. Der Wert, den diese Daten liefern, ist oft das größte Unterscheidungsmerkmal eines Unternehmens. Doch der Preis, den Sie dafür zahlen - z.B. die Toggle Tax - kann oft zu hoch sein und keine zeitmanagement-Technik kann dies verhindern.
ClickUp ist hier, um zu helfen. Mit einer großen Anzahl von Funktionen, Ansichten, Integrationen und einer KI-gestützten Universalsuche ist ClickUp Ihr All-in-One-Arbeitsbereich.
Machen Sie Ihre Arbeit effizient. Testen Sie ClickUp noch heute kostenlos !