Wie viel Toggle Tax zahlen Sie?

Während ich diesen Artikel schreibe, umschalte ich zwischen sieben Registerkarten im Browser, ClickUp für die Nachverfolgung der Zeit, Slack für die Kommunikation und meinem Handy, das vor mir auf einer Ladestation liegt. Wenn Ihnen das nach zu vielen gleichzeitig geöffneten Apps für eine einzige Aufgabe erscheint, dann haben wir noch nicht einmal angefangen.

„Um eine einzige Transaktion in der Lieferkette durchzuführen, wechselten alle beteiligten Personen etwa 350 Mal zwischen 22 verschiedenen Anwendungen und individuellen Websites“, schrieben Forscher in der Harvard Business Review [HBR].

In ihrer Studie schaltete ein durchschnittlicher Benutzer etwa 1200 Mal pro Tag zwischen verschiedenen Apps und Websites um. All diese Ablenkungen haben natürlich ihren Preis. In diesem Blogbeitrag diskutieren wir die Kosten des ständigen Umschaltens zwischen Apps (auch bekannt als „Toggle Tax“) und wie Sie diese vermeiden können.

Was ist Toggle Tax?

Toggle Tax ist der Verlust an Produktivität, den Sie aufgrund häufiger Wechsel zwischen Aufgaben und Apps erleiden. Der Begriff „Toggle” bezieht sich auf den Kontextwechsel bei der Arbeit. Und der Begriff „Tax” bezieht sich auf den Preis, den Sie dafür zahlen:

Die Toggl-Steuer kann sich auf verschiedene Weise auf die Produktivität Ihres Unternehmens auswirken.

Wie wirkt sich die Toggle-Steuer auf die Produktivität aus?

Auf den ersten Blick scheint die Verwendung mehrerer Apps/Registerkarten naheliegend, ja sogar notwendig zu sein. Wie sollte ein Autor ohne Recherche schreiben? Wie sollte ein Entwickler ohne sein Toolkit Code schreiben? Wie sollte ein Kundendienstmitarbeiter auf alle benötigten Informationen zugreifen, ohne mehrere Apps zu nutzen?

Während ein gewisser Wechsel zwischen Apps unvermeidlich ist, kann das Umschalten bei übermäßigem Gebrauch exponentiell hoch sein.

Stress und Konzentrationsverlust: Übermäßiges Umschalten führt dazu, dass das Gehirn Cortisol, das Stresshormon, produziert, was sich erheblich auf die Arbeit auswirkt. Es verringert die Konzentration, verzögert selbst die einfachsten Aufgaben und beeinträchtigt das Wohlbefinden des Mitarbeiters.

Ineffizienz: Das Wechseln zwischen Apps erfordert jedes Mal eine Neuorientierung. Die im Kurzzeitgedächtnis gespeicherten Informationen schwinden, wodurch der Kontext verloren geht und der gesamte Prozess ineffizient wird.

Ineffizienz: Die HBR-Studie ergab, dass Menschen bei jedem Kontextwechsel etwas mehr als zwei Sekunden verlieren. Das bedeutet, dass Sie bis zu vier Stunden pro Woche und fünf Arbeitswochen pro Jahr damit verbringen, sich neu zu orientieren. Dies führt zu unnötigen Verzögerungen und allgemeiner Ineffizienz.

Höhere Fehlerquoten: Die ständige Umstellung des Fokus kann zu Fehlern und Versäumnissen führen, deren Behebung zusätzliche Kosten verursacht.

Geringere Arbeitsqualität: Kontextwechsel beeinträchtigen die Konzentrationsfähigkeit. Durch die zerstreute Aufmerksamkeit benötigen Büroangestellte mehr Zeit und kognitiven Aufwand, um ihre Arbeit abzuschließen, und haben keinen mentalen Freiraum, um die Qualität zu verbessern.

Einschränkung der Kreativität: Wenn jemand für jeden Prozess zwischen Dutzenden von Apps umschalten muss, wird er eher von einer Checkliste als von seiner Kreativität angetrieben. Kontextwechsel führen zu einer übermäßigen Umschaltsteuer, indem sie die Aufmerksamkeit fragmentieren, konzentriertes Arbeiten stören und Kreativität und Innovation einschränken.

Wenn Sie jemals mit Alt-Tab zu einer App gewechselt sind und sich gefragt haben: „Moment mal, was habe ich gerade gemacht?“, dann haben Sie Toggle Tax gezahlt. Jemand, der 100.000 Dollar im Jahr verdient, könnte bis zu 9.000 Dollar [bis zu fünf Wochenlöhne] an Toggle Tax zahlen.

Dies kann je nach Branche sehr unterschiedlich sein. Hier erfahren Sie, wie.

Wie sich das Umschalten der Steuer auf verschiedene Branchen auswirkt

Die oben beschriebenen Auswirkungen gelten für alle Branchen. Dennoch erleben einige Unternehmen die Umschaltsteuer anders als andere. Hier erfahren Sie, wie.

Finanzen

Finanzteams sind für komplexe Berechnungen, Berichterstellung, Prognosen und Compliance verantwortlich. Für jede Aufgabe wechseln sie zwischen Software für ERP, Finanzplanung, Gehaltsabrechnung, Compliance usw. sowie Projektmanagement, E-Mail und unzähligen Tabellenkalkulationen.

Die größte Umschaltsteuer für Mitarbeiter in Finanzteams sind Fehler und Ungenauigkeiten, die durch die manuelle Übertragung von Daten zwischen Systemen entstehen. Eine fehlende Null in einer Berechnung kann zu übermäßigen Zinseszinseffekten führen!

Marketing

Marketingteams nutzen bekanntermaßen verschiedene Apps für die Planung, Erstellung von Inhalten, Gestaltung von Werbematerialien, Veröffentlichung, Verteilung, Überwachung, Datenanalyse, Projektmanagement, Kundenbeziehungsmanagement [CRM] und vieles mehr.

Obwohl das Marketing eine der kreativsten Abteilungen in einem Unternehmen ist, wird es durch seine Tools unendlich abgelenkt. Diese Ablenkung beeinträchtigt die Kreativität und führt zu Langeweile innerhalb des Unternehmens.

Personalwesen

Das Tool-Set des HR-Teams umfasst Apps für die Personalbeschaffung, die Einarbeitung neuer Mitarbeiter, das Mitarbeitermanagement, die Verwaltung von Sozialleistungen, das Leistungsmanagement usw. Ein Talent Acquisition Specialist bearbeitet beispielsweise einen einzelnen Bewerber, indem er zwischen einem Applicant Tracking System (ATS), E-Mail, einem Tool zur Terminplanung für Vorstellungsgespräche, einem Dokumentenmanagementsystem, Microsoft Teams usw. wechselt.

Diese Fragmentierung kann die Personalbeschaffung verlangsamen und das Risiko erhöhen, dass Spitzenkräfte aufgrund von Verzögerungen verloren gehen.

Produkt

Produktteams sind bekannt für ihren Tech-Stack. Dokumente, Roadmaps, Ziele, Aufgaben, Bug-Tracking, DevOps-Integrationen, StandUp-Notizen, Feedback und Rückblicke, Demo-Präsentationen, Zeiterfassungssoftware und so weiter und so fort. Fast alle diese Business-Tools sind notwendig.

Ohne Konsolidierung und Integration dieser tools kann der Wechsel zwischen ihnen unnötig lange Zykluszeiten verursachen, die Qualität beeinträchtigen und Innovationen verhindern.

Ob Sie nun Marketingfachmann, Autor, Programmierer, Kundendienstleiter oder Künstler sind – Toggle Tax ist unnötig. Zwar lassen sich Kontextwechsel nicht immer vermeiden, doch mit einfachen Änderungen an Ihren Workflows können Sie den Zeitaufwand beim Umschalten minimieren.

So reduzieren Sie die Toggl-Umschaltsteuer

Es ist wichtig zu bedenken, dass allein die Tatsache, dass Sie mehrere Apps verwenden, noch nicht zu Toggle Tax führt. In der modernen Wissensarbeit ist eine ganze Reihe von Apps notwendig, um die Arbeit zu erledigen. In vielen Fällen beschleunigen diese Apps sogar die Aufgaben.

Toggle Tax entsteht, wenn unnötig und kompliziert zwischen diesen Apps hin- und hergewechselt wird. Hier erfahren Sie, wie Sie mehrere Projekte und Aufgaben gleichzeitig verwalten und dabei mühelos Toggle Tax vermeiden können.

Überdenken Sie Ihre Workflows

Nehmen Sie sich Zeit, um über Ihre aktuellen Workflows nachzudenken. Überlegen Sie beispielsweise als Marketingteam, welche Aufgaben Sie alle zu erledigen haben und wie die Arbeit von einem Schritt zum nächsten verläuft.

Erfassen Sie die Tools, die Sie in diesem Prozess verwenden. ClickUp Whiteboard bietet einen großartigen Raum für die Zusammenarbeit, um bestehende Workflows zu zeichnen.

Identifizieren Sie Duplikate und Redundanzen. Möglicherweise verwenden Sie beispielsweise Google Docs, Microsoft Word und Notepad zum Erstellen von Inhalten.

Entwerfen Sie Ihren Idealzustand. Verwenden Sie ClickUp Mindmaps, um sich vorzustellen, wie Ihr effizientester Prozess aussehen könnte. Oder nutzen Sie ClickUp-Ansichten, um Ihren Workflow auf über 15 anpassbare Arten zu visualisieren.

Konsolidieren Sie Tools und Informationen

Damit die Arbeit reibungslos abläuft, müssen Sie Informationen konsolidieren und allen Teammitgliedern Zugriff darauf gewähren. Wenn Sie beispielsweise als Personalverantwortlicher die Bewerberinformationen im ATS, das Angebotsschreiben in Google Docs und die Verhandlungsgespräche per E-Mail haben, ist die Toggle Tax, die Sie zwischen diesen drei Systemen zahlen, unnötig.

Versuchen Sie, den gesamten Workflow in einem Tool einzurichten. Mit ClickUp Forms können Sie Bewerberinformationen an einem Ort erfassen. Sie können das Angebotsschreiben als PDF-Datei in die Bewerbungsaufgabe hochladen und die Verhandlungsgespräche in den Kommentaren verwalten. So können Sie den gesamten Bewerberlebenszyklus verwalten, ohne zwischen mehreren Apps umzuschalten.

Finden Sie Wege, Ihre tools zu integrieren. Wenn Sie verschiedene Softwareprogramme verwenden müssen, sorgen Sie dafür, dass Informationen in Ihr primäres tool ein- und aus diesem herausfließen können. ClickUp bietet über 1000 Integrationen und wird so zu Ihrer zentralen Anlaufstelle für alle Workflows.

Bauen Sie Funktionen für die Berichterstellung auf. Mit diesen Integrationen können Sie mit ClickUp Dashboard alle benötigten Berichte an einem Ort einsehen. Sehen Sie sich Metriken zur Talentakquise an, wie z. B. Akzeptanzraten, Reaktionszeiten, Bewerbererfahrung usw. Nutzen Sie diese Informationen, um Workflows zu optimieren und die Toggle Tax zu vermeiden.

Schaffen Sie einen All-in-One-Arbeitsplatz mit Suchfunktion

Die Konsolidierung von Informationen ermöglicht den Zugriff. Aber das allein reicht nicht aus. Stellen Sie sich vor, Sie wären Teil eines Softwareentwicklungsteams, in dem Sie Zeit damit verbringen müssen, nach den Akzeptanzkriterien für das von Ihnen programmierte Feature zu suchen.

Um effektiv zu sein, müssen Teams in der Lage sein, Informationen zu finden, ohne zusätzliche Kosten beim Umschalten zu verursachen. Die Universal Search von ClickUp wurde entwickelt, um genau dies zu verhindern.

Automatisieren

Teams umschalten für kleine Aufgaben wie Statusaktualisierungen oder das Abhaken von Aufgaben zwischen verschiedenen Apps, von denen viele leicht automatisiert werden können. Automatisierung optimiert Workflows, übernimmt wiederholende Aufgaben und minimiert den manuellen Aufwand.

ClickUp-Automatisierungen

Mit den über 100 ClickUp-Automatisierungen können Sie zeitraubende Arbeiten wie das Zuweisen von Aufgaben, das Posten von Kommentaren, das Ändern von Statusmeldungen, das Benachrichtigen über Verzögerungen usw. eliminieren.

Beispielsweise können die in die Auftragsverwaltungssoftware eingegebenen Kundendaten automatisch in ClickUp aktualisiert werden, sodass ein einziger gemeinsamer Workflow entsteht und die manuelle Eingabe derselben Daten an mehreren Stellen entfällt.

ClickUp Brain

Setzen Sie KI für Ihre Aufgaben ein, um den Toggle Tax zu eliminieren. Von der Zusammenfassung von Meeting-Notizen bis hin zur Beantwortung Ihrer Fragen – ClickUp Brain kann Ihr persönlicher Assistent für Ihre individuellen Bedürfnisse sein.

Sparen Sie mit ClickUp bei der Toggl-Umschaltsteuer

Die meisten Arbeiten in der digitalen Welt basieren auf Daten aus verschiedenen Quellen. Der Wert dieser Daten ist oft das wichtigste Unterscheidungsmerkmal eines Unternehmens. Der Preis, den Sie dafür zahlen – d. h. die Toggl-Steuer – kann jedoch oft zu hoch sein, und keine Zeitmanagementtechnik kann dies verhindern.

ClickUp hilft Ihnen dabei. Mit einer Vielzahl von Features, Ansichten, Integrationen und einer KI-gestützten Universal Search ist ClickUp Ihr All-in-One-Workspace.

Machen Sie Ihre Arbeit effizienter. Probieren Sie ClickUp noch heute kostenlos aus!