Wenn Sie berufstätig sind, haben Sie wahrscheinlich schon von Zoom gehört. Heute ist es fast schon ein Synonym für virtuelle Meetings, nachdem es während der Pandemie immense Popularität erlangt hat. Der Erfolg von Zoom ist zum Teil auf den kostenlosen Zugang, die intuitiven Features und die einfache Benutzeroberfläche zurückzuführen.
Ganz gleich, ob Sie mit Ihrem Remote- oder verstreuten Team zusammenarbeiten, eine Synchronisierung mit Clients in Übersee durchführen oder sich einfach nur mit einem Freund in einem persönlichen Meeting austauschen möchten – Zoom kann Ihnen dabei helfen. Der erste Schritt für all diese Unterhaltungen ist jedoch die Planung eines Meetings über Ihr Zoom-Konto.
In diesem Blogbeitrag zeigen wir Ihnen genau, was zu erledigen ist – in schnellen, einfachen Schritten.
Grundlagen der Planung eines Zoom-Anrufs
Stellen Sie sich ein kleines Meeting mit vielleicht zwei oder drei Ihrer Kollegen vor. Um dieses Meeting zu planen, könnten Sie einfach die Desktop-App von Zoom öffnen, einen Link für ein Sofort-Meeting erstellen, diesen in den WhatsApp-Chat Ihrer Kollegen einfügen und ihnen die Uhrzeit mitteilen.
⭐ Empfohlene Vorlage
Bevor Sie die Zoom-Einladung versenden, organisieren Sie alles mit der kostenlosen Meetings-Vorlage von ClickUp. Damit können Sie eine klare Agenda erstellen, Notizen machen und die nächsten Schritte im Blick behalten – alles an einem Ort.
Diese Methode ist zwar recht einfach, kann aber abschreckend und nicht nachhaltig sein. Was würden Sie zu erledigen haben, wenn Sie ein unternehmens- oder abteilungsweites Meeting organisieren müssten?
Sie können nicht einfach auftauchen und erwarten, dass alle sofort mitmachen. Sie müssen die Verfügbarkeit der Teilnehmer überprüfen, sicherstellen, dass es eine klare Tagesordnung für das Meeting gibt, und bereit sein, die wichtigsten Diskussionen und Ergebnisse zu dokumentieren, damit alle auf dem gleichen Stand sind.
Hier ist die Terminplanung besonders hilfreich.
Mit Zoom können Sie Einladungen zu Meetings versenden, um Termine in den Kalendern aller Teilnehmer zu blockieren, und den Benutzern Optionen zur Festlegung der Tagesordnung für das Meeting (neben anderen Features) anbieten, damit die Teilnehmer genügend Zeit haben, sich darauf vorzubereiten.
Mit diesen Grundlagen sind Sie bereit, Zoom-Meetings wie ein Profi zu planen.
Verschiedene Möglichkeiten, ein Zoom-Meeting zu planen
Sie können ein Zoom-Meeting auf verschiedene Arten planen, je nachdem, wo Sie Ihr Zoom-Konto verwenden. Es gibt drei Optionen: die Zoom-Desktop-App, die Zoom-Website (auch bekannt als Zoom im Browser) und die Zoom-App für Mobilgeräte.
Alle Methoden eignen sich sowohl für einmalige als auch für wiederkehrende Meetings. Sehen wir uns Schritt für Schritt an, wie Sie Zoom-Meetings auf den einzelnen Plattformen planen können.
Ein Zoom-Meeting über die Zoom-Desktop-App planen
- Sobald Sie die Desktop-App von Zoom starten, sehen Sie den folgenden Bildschirm
- Um ein neues Meeting zu planen, klicken Sie auf „Planen“. Daraufhin erscheint eine Registerkarte, auf der Sie Ihr geplantes Meeting benutzerdefiniert anpassen können.
- Legen Sie ein Thema für das Meeting fest, zum Beispiel „Leistungsbewertung“ oder „Diskussion der Einzelziele“. Geben Sie anschließend die Details zu Datum und Uhrzeit Ihres Meetings ein. Die kostenlose Version von Zoom erlaubt nur Meetings von bis zu 40 Minuten Dauer. Mit der kostenpflichtigen Version können Ihre Meetings jedoch so lange dauern, wie Sie möchten.
- Um Teilnehmer hinzuzufügen, geben Sie deren E-Mail-Adressen ein. Daraufhin wird ein Link mit den Meeting-Details an den Posteingang Ihrer Teilnehmer gesendet. Wenn Sie die Chat-Nachrichten während des Meetings aufbewahren möchten, können Sie neben „Kontinuierlicher Besprechungs-Chat“ umschalten. Dies ist besonders nützlich bei Sitzungen mit Frage-und-Antwort-Runden oder wenn Sie nach der Sitzung Notizen machen möchten.
- Als Nächstes folgt die Option Warteraum, mit der der Gastgeber den Teilnehmern den Zugang gewähren oder den Eintrag beschränken kann. Deaktivieren Sie diese Option, wenn Sie nicht an dem Meeting teilnehmen möchten, damit die Teilnehmer direkt beitreten können, ohne eine Genehmigung zu benötigen.
- Wählen Sie darunter eine Auswahl aus, um die Details zum Meeting zu den Kalendern der Empfänger hinzuzufügen. Die verfügbaren Optionen sind Google Kalender, iOS iCal und der Kalender von Outlook.
- Die Registerkarte „Erweiterte Optionen“ bietet weitere benutzerdefinierte Anpassungsmöglichkeiten, wie z. B. die Zulassung automatischer Einträge, das Blockieren bestimmter Teilnehmer usw.
Die Zoom-App ist eine der schnellsten und bequemsten Möglichkeiten, ein Zoom-Meeting zu planen. Wenn Sie die Zoom-App jedoch nicht installiert haben, können Sie ein Meeting über Ihren Browser planen – über die Zoom-Website.
Planen eines Zoom-Meetings über das Zoom-Webportal
Das Planen eines Meetings auf der Zoom-Website ähnelt der Desktop-App, mit einigen wenigen Ausnahmen. Nachdem Sie sich angemeldet oder registriert haben, wird dieser Bildschirm angezeigt:
- Nachdem Sie auf „Meeting planen“ geklickt haben, erscheint eine Registerkarte ähnlich wie in der Desktop-App, in der Sie die Einstellungen für Ihr Meeting anpassen können. Darüber hinaus können Sie die Zoom-Website als Chrome-Erweiterung oder Microsoft Outlook-Plugin hinzufügen, indem Sie auf die Optionen im unteren Teil des Bildschirms klicken. Diese erleichtern es Ihnen, ein Zoom-Meeting in Ihrem Browser zu starten.
- Sie können Teilnehmer zu einem laufenden Meeting hinzufügen. Klicken Sie auf die Option „Einladen“ in der Liste der Teilnehmer unterhalb Ihres Desktop-Bildschirms. Dadurch wird der Link zum Meeting in Ihre Zwischenablage kopiert, den Sie dann an weitere Teilnehmer senden können.
Wenn Sie weniger mit dem Browser und mehr mit Ihrem Smartphone arbeiten, ist es einfacher, ein Zoom-Meeting über die mobile App zu planen.
Planen eines Zoom-Meetings mit der Zoom-App für Mobilgeräte (iOS/Android)
Sobald Sie die Zoom-App auf Ihrem Android- oder iOS-Gerät installiert haben, können Sie über den Bildschirm Ihre Meetings in Verbindung mit dem Kalender Ihres Geräts planen.
Dieses Feature fügt die Details zum Meeting automatisch zu Ihrem Kalender hinzu und aktiviert eine Push-Benachrichtigung. Sie erhalten 10 Minuten vor Beginn des Meetings eine Erinnerung.
(Hoffen wir, dass unsere Kollegen, die immer zu spät kommen, sich daran ein Beispiel nehmen) 🤞
Wiederkehrende Meetings in Zoom
Angenommen, Sie planen ein Meeting, das regelmäßig stattfindet, z. B. Ihre tägliche Besprechung/Teambesprechung, wöchentliche Reviews oder monatliche Check-ins mit Ihrem Vorgesetzten. Aktivieren Sie die Option Wiederkehrendes Meeting, wodurch das Meeting automatisch geplant und vor jeder Sitzung eine Erinnerung versendet wird.
Sobald Sie diese Box angekreuzt haben, erhalten Sie weitere Optionen zu den Details des Meetings, der Wiederholung und dem Zeitraum.
Erweiterte Optionen für die Zoom-Planung
Mit Zoom können Sie aus verschiedenen erweiterten Features wählen, um Ihre Online-Meetings durchzuführen, zu schützen und zu streamen. Dazu gehören Features wie zusätzliche Maßnahmen zur Sicherheit und das Web-SDK von Zoom. Als Abkürzung für „Web Software Development Kit“ (SDK) können Sie damit in der Regel zusätzliche Funktionen zu derselben Software hinzufügen, die über die Web- oder Desktop-Apps möglicherweise nicht verfügbar sind.
Entdecken Sie die erweiterten Optionen von Zoom
Legen Sie in Zoom Passwörter für Meetings fest, um die Sicherheit zu erhöhen und unbefugten Zugriff zu verhindern. Erstellen Sie ein Passwort Ihrer Wahl oder verwenden Sie das von Zoom generierte voreingestellte Passwort. Nutzen Sie erweiterte Planungsoptionen, um das geplante Meeting in andere Seiten, wie beispielsweise Ihre persönliche Website, einzubetten.
Hinzufügen eines Passworts zu Zoom-Meetings für mehr Sicherheit
Ihre Eingeladenen können am Meeting teilnehmen, ohne dieses Passwort einzugeben, wenn sie auf den Link klicken, den Sie ihnen gesendet haben. Beschränken Sie außerdem den Zugriff auf Eingeladene, die sich mit unbekannten Domänen angemeldet haben, z. B. mit einer anderen E-Mail-Adresse als Ihrer institutionellen E-Mail-Adresse.
Es stehen auch Verschlüsselungsoptionen zur Verfügung, darunter eine End-to-End-Verschlüsselung, bei der Ihre Daten auf dem lokalen Gerät gespeichert werden. 🔑
Notiz: Wenn Ihnen der folgende Abschnitt zu technisch oder zu anspruchsvoll ist, empfehlen wir Ihnen, sich von einem technisch versierten Kollegen oder Freund helfen zu lassen.
Verwendung des Zoom-Web-SDK für die Planung innerhalb einer Website
Sie können die vertraute Zoom-Meeting- und Webinar-Erfahrung direkt in Ihre App oder Website einbetten. Benutzer erhalten Zugriff auf die wichtigsten Zoom-Features wie die Teilnahme an Anrufen, das Stummschalten von Mikrofonen, das Freigeben von Bildschirmen und das Chatten – alles innerhalb Ihrer benutzerdefinierten Oberfläche.
Dies ist auf zwei Arten erledigt:
- Client-Ansicht: Bietet das vollständige eigenständige Zoom-Meeting-Erlebnis innerhalb Ihrer Anwendung.
- Komponentenansicht: Bettet die Meeting-Funktionen als eigenen Bereich in das bestehende Layout Ihrer App ein.
Das Zoom-Web-SDK unterstützt die Planung von Meetings innerhalb Ihrer Website nicht direkt. Sie können diese Funktion jedoch realisieren, indem Sie das SDK mit der Zoom-API (Application Programming Interface) kombinieren – einer Infrastruktur, die die Verbindung verschiedener Softwareprogramme miteinander ermöglicht.
Verwenden Sie den Endpunkt „Create Meeting“ der Zoom-API, um ein Meeting zu planen. Dieser Endpunkt erfordert eine Authentifizierung über OAuth oder die JWT Marketplace Apps von Zoom. OAuth (kurz für „Open Authorization“) ist ein offener Standard für die Zugriffsdelegierung, der häufig von Benutzern verwendet wird, um Websites oder Anwendungen Zugriff auf ihre Informationen auf anderen Websites zu gewähren, ohne ihnen die Passwörter mitzuteilen. Geben Sie als Nächstes Datum, Uhrzeit, Dauer, Themen und andere Meeting-Optionen an. Die API gibt ein Meeting-Objekt zurück, das wichtige Informationen enthält, darunter die Meeting-ID und die URL zum Beitreten.
Nachdem Sie ein Meeting über die API geplant haben, verwenden Sie das SDK, um eine Schaltfläche „Beitreten“ oder eine entsprechende Funktion auf Ihrer Website bereitzustellen. Wenn Benutzer auf „Beitreten“ klicken, verwenden Sie die Funktion „Meeting beitreten“ des SDK mit der abgerufenen Meeting-ID, um das Zoom-Meeting nahtlos auf Ihrer Website zu starten.
Zusätzlich zu diesen Features können Sie mit den Telefonanruf-Einstellungen von Zoom sogar unterwegs an Meetings teilnehmen, wodurch Ihr Meeting im Wesentlichen in einen Telefonanruf umgewandelt wird. Weitere Features sind Sprachdolmetschen, Hinzufügen alternativer Gastgeber, Hinzufügen von Anhängen zu Ihrem Meeting und Erstellen von Wasserzeichen für präsentierte Bildschirme.
Integration von Zoom mit anderen Plattformen
Die Integration Ihrer geschäftlichen Anrufe in die Software, die Sie täglich verwenden, hilft Ihnen, schneller zu arbeiten und Kontextwechsel zu reduzieren.
So geht's.
Zoom mit ClickUp integrieren
Wenn Sie es leid sind, während der Arbeit zwischen verschiedenen Apps hin und her zu wechseln, um Meetings zu verwalten, ist ClickUp genau das richtige Tool für Sie! ClickUp bietet Ihnen einen zentralen Workspace, in dem Sie alle Ihre Aufgaben und Projekte verwalten können – egal, ob es sich um Einzel- oder Gemeinschaftsprojekte handelt.
Und das Beste daran? Sie können sogar alle Ihre Zoom-Meetings direkt in ClickUp verwalten. Die Zoom-Integration von ClickUp ist praktisch, um Ihre Meetings zu verwalten, ohne den Kontext wechseln zu müssen.
Die Zoom-Integration ist für alle ClickUp-Pläne verfügbar. Wenn Sie Workspace-Eigentümer und -Administrator sind, aktivieren Sie die Zoom ClickApp und melden Sie sich mit Zoom bei ClickUp an. Dies ist ein einmaliger Schritt, den Sie ausführen müssen. Danach wird das Zoom-Symbol dauerhaft in Ihrem App-Center angezeigt.
Klicken Sie darauf oder geben Sie den Befehl „/zoom” in Ihrem Dashboard ein, um sofort ein Meeting zu planen und es automatisch zu Ihrem ClickUp-Kalender hinzuzufügen . 🗓️
Durch die Integration von Zoom in ClickUp können Sie Ihre Meeting-Notizen und -Details in bestimmten ClickUp-Ordnern organisieren. Innerhalb dieser Ordner können Sie Kommentare in ClickUp zuweisen und wiederholende ClickUp-Aufgaben für Meetings einrichten, die regelmäßig stattfinden.
Sie können den Notepad von ClickUp verwenden, um während des Meetings Notizen zu machen, und die Chat-Ansicht in ClickUp, um in Echtzeit mit Ihren Kollegen und Meeting-Teilnehmern zu kommunizieren.
ClickUp erleichtert nicht nur die Planung von Meetings, sondern hilft Ihnen auch dabei, Ihre Produktivität zu steigern.
Nutzen Sie die zahlreichen ClickUp-Meeting-Tools und -Vorlagen, um Ihre Meetings mühelos zu planen, durchzuführen, zu verwalten und nachzubereiten. Mit Whiteboard-Vorlagen können Sie beispielsweise effektive Brainstorming-Sitzungen während Teambesprechungen durchführen und die visuelle Zusammenarbeit bei Aufgaben verbessern.
Zoom verfügt zwar über ein Whiteboard-Feature, doch diese hochgradig anpassbaren und übersichtlich gestalteten Optionen sind das Alleinstellungsmerkmal von ClickUp.
Wenn lange und intensive Zoom-Meetings bei den Teilnehmern Verwirrung darüber stiften, was von ihnen erwartet wird, können Sie sich auf ClickUp-Aufgaben verlassen, um die während des Meetings besprochenen Aufgaben zu erstellen und zuzuweisen.
Sie können auch den AI Writer for Work von ClickUp in Verbindung mit ClickUp Notepad und ClickUp Docs verwenden, um Notizen zum Meeting zu machen und das Protokoll des Meetings zu verwalten. 📝
Der KI-Schreiber für die Arbeit ist außerdem sehr intuitiv und passt seine Vorschläge an Ihre Rolle im Unternehmen und Ihr Unternehmensprofil an. Er bietet nicht nur Komfort und verbessert die Schreibqualität, sondern hilft Ihnen auch dabei, Grammatik- und Rechtschreibfehler zu korrigieren, Ihre Notizen in mehrere Sprachen zu übersetzen und Ihre Inhalte prägnant zu gestalten.
Zoom-Meetings in Outlook planen
Zoom bietet zwei Integrationsoptionen für Outlook: das Add-in und das Plugin.
Das Plugin ist eine Anwendungsinstallation, und das Add-in bietet eine native Integration in Outlook. Zoom empfiehlt das Plugin für eine bessere Benutzererfahrung. Sehen wir uns also an, wie Sie mit dieser Option ein Meeting starten können.
Nachdem Sie das Plugin aus dem Download-Center von Zoom heruntergeladen haben, melden Sie sich bei Ihrer Zoom-Desktop-App an. In Ihrer Outlook-Umgebung finden Sie eine Option zum Planen eines Zoom-Meetings.
Einrichten von Zoom-Meetings über Google Kalender
Um Ihr Zoom-Konto mit Ihrem Google Kalender zu verknüpfen, installieren Sie das Add-On „Zoom for Google Workspace“. Sobald Sie dies getan haben und sich mit dem Google-Konto angemeldet haben, das Sie mit Zoom integrieren möchten, akzeptieren Sie alle Berechtigungen und schließen Sie diese Registerkarte.
Gehen Sie dann zu Ihrem Google Kalender. Sie werden feststellen, dass Sie jetzt beim Erstellen eines Ereignisses ein Zoom-Meeting auswählen können.
Vorteile der Zoom-Integration in CRM-Systeme
Durch die Synchronisierung von Zoom mit Ihrem CRM-System, wie z. B. ClickUp CRM, Salesforce, Zendesk oder Zoho, können Sie lästiges Hin- und Herwechseln zwischen verschiedenen Arbeitsanwendungen vermeiden.
Dies ist besonders nützlich, wenn Sie ein Webinar oder eine Sitzung durchführen und Personen außerhalb Ihrer Organisation zur Teilnahme einladen.
Die CRM-Integration hilft Ihnen dabei, allen Teilnehmern Details und Links zum Webinar zu senden. So werden alle wichtigen Daten wie Namen, E-Mail-Adressen, Kommentare und Feedback Ihrer Teilnehmer an einem Ort gespeichert.
Dieses Feature ist hilfreich, wenn Sie nach dem Webinar Kontakt zu den Teilnehmern aufnehmen oder deren Daten für weitere Marketinginitiativen speichern möchten.
Kombinieren Sie Zoom mit ClickUp für maximale Effizienz bei Ihren Meetings.
Zusammenfassend lässt sich sagen, dass eine gute Verwaltung Ihrer Zoom-Meetings viele positive Auswirkungen auf Ihren Workflow haben kann. Wenn Sie es richtig machen, sorgen Sie für positive Ergebnisse der Meetings, wie z. B. definierte Aktionspunkte, eine klare Aufgabenteilung, die Abstimmung zwischen den Beteiligten und vieles mehr.
Die frühzeitige Planung eines Meetings verstärkt die positiven Ergebnisse, da alle wissen, was sie erwartet und was von ihnen erwartet wird. Und es ist viel besser organisiert als eine leicht zu übersehende WhatsApp-Nachricht oder eine Einladung in letzter Minute.
Ergänzen Sie diese Vorgehensweise mit ClickUp Meetings, um Ihre Meeting-Workflows zu vereinfachen – von der Planung über das Erstellen von Notizen bis hin zur Nachbereitung.
Entdecken Sie die Zoom-Integration von ClickUp im Detail und erfahren Sie mehr über die integrierten KI-Meeting-Tools, die Erstellung von Aufgaben, das Erstellen von Notizen und andere Features von ClickUp, die Ihre Meetings effizienter und produktiver machen. 🚀
Melden Sie sich bei ClickUp an, um loszulegen!
Häufig gestellte Fragen
1. Wie plane ich ein Zoom-Meeting und lade jemanden dazu ein?
Sie können ein Zoom-Meeting planen, indem Sie auf der Startseite der App auf die Schaltfläche „Planen“ klicken. Geben Sie anschließend die Details Ihres Meetings ein, darunter Thema, Uhrzeit, Dauer usw.
Um andere Personen einzuladen, können Sie deren E-Mail-Adressen in dieser Registerkarte eingeben, um ihnen den Link zum Meeting direkt zu senden. Wenn Sie ClickUp für Zoom-Meetings verwenden, können Sie dies mit einem Klick oder durch Eingabe des Befehls /zoom in Ihr Suchfeld tun.
2. Wie plane ich ein Zoom-Meeting so, dass es automatisch startet?
Es gibt einige Voraussetzungen für das automatische Starten/Beenden von Zoom Room-Meetings.
- Integration von Zoom Rooms in einen Google Kalender oder einen Microsoft-Kalender
- Zoom Rooms globale Mindestversion oder höher
- Zoom Rooms Controller globale Mindestversion oder höher
Um ein Zoom-Meeting automatisch zu planen, wählen Sie zunächst das Meeting oder den Raum aus, für den Sie diese Einstellung anwenden möchten. Klicken Sie dann auf die Registerkarte „Meeting“ und schalten Sie die Option „Geplante Meetings automatisch starten“ ein. Klicken Sie auf „Aktivieren“, um die Änderung zu bestätigen.
Zoom ermöglicht es Benutzern auch, diese Einstellung auf das gesamte Konto anzuwenden, indem sie auf das Vorhängeschloss-Symbol 🔒 klicken.
3. Wie plane ich ein Zoom-Meeting und lade jemanden in Gmail dazu ein?
Sie müssen das Add-On „Zoom für Google Workspace“ herunterladen, um eine Einladung zu einem Zoom-Meeting über Gmail oder Google Kalender zu versenden. Anschließend sollten Sie ein Ereignis in Ihrem Google Kalender erstellen. Fügen Sie hier das Thema und die Details zu Ihren Gästen hinzu. Hier müssen deren E-Mail-Adressen oder Namen angegeben werden. Klicken Sie dann auf „Als Zoom-Meeting erstellen“ und Ihre Teilnehmer erhalten den Link zum Meeting in ihrem Gmail-Posteingang.