Verbringen Sie viel Zeit damit, Leute zu treffen? Dann wissen Sie, dass die Suche nach einem Platz für ein gemeinsames Meeting komplizierter ist, als es klingt.
Inmitten von Terminkonflikten, konkurrierenden Prioritäten und einem Übermaß an Meetings ist es üblich, Meetings zu verschieben.
Das kann frustrierend sein, ja. Vor allem, wenn Sie der Empfänger einer Anfrage zur Terminverschiebung sind.
Aber was ist, wenn Sie derjenige sind, der ein Meeting aufgrund unvorhergesehener Umstände absagt oder verschiebt? In solchen Fällen müssen Sie eine E-Mail verfassen um die Teilnehmer über die Absage des Meetings zu informieren und um einen neuen Termin zu bitten.
Doch wie sollten Sie dies zu erledigen? Sie brauchen Geduld, Professionalität und Taktgefühl.
In diesem Artikel geben wir Tipps und Beispiele frei, die Ihnen helfen, ein Business Meeting professionell und effektiv zu verschieben.
Gründe für die Verlegung eines Meetings
Zeit ist Geld. Das weiß jeder Angestellte, der etwas auf sich hält.
Wenn man schon viel zu tun hat, bleibt wenig Zeit für die Nachverfolgung von Meetings. Deshalb müssen Sie Ihre Termine von Zeit zu Zeit umdisponieren.
Es ist unmöglich, eine erschöpfende Liste der Gründe für die Verschiebung eines Meetings zu erstellen, aber hier sind einige der häufigsten Gründe:
- Überschneidende Meetings: Einige Meetings können sich aufgrund von Zeit- und Prioritätskonflikten überschneiden
- Persönliche Besorgungen und Notfälle: Es kann sein, dass Sie aufgrund von persönlichen Notfällen oder anderen wichtigen Besorgungen nicht am Meeting teilnehmen können
- Technische Probleme: Technische Probleme, wie z. B. die Verbindung zum Netzwerk, können ebenfalls zu Problemen führen
- Änderung der Prioritäten: Änderungen der Prioritäten oder Ad-hoc-Aufgaben können zu Absagen und Terminverschiebungen führen
- Nichtverfügbarkeit von Teilnehmern: Wichtige Teilnehmer sind möglicherweise zum geplanten Zeitpunkt nicht verfügbar
Unabhängig von den Gründen ist es wichtig, die Notwendigkeit, ein Meeting zu verschieben, per E-Mail mitzuteilen. Auf diese Weise sind die Empfänger informiert und werden nicht im Ungewissen gelassen.
Wie man ein Meeting effizient und professionell verschiebt
In einer professionellen Einstellung ist es immer ratsam, die gesamte Kommunikation über E-Mails abzuwickeln - Sie können jederzeit auf Ihren Posteingang zurückgreifen, wenn Sie ihn benötigen. Wenn Sie einen Termin in letzter Minute verschieben müssen, sollten Sie auch versuchen, dies per Telefon nachzuholen.
Wir zeigen Ihnen, wie Sie Ihre Meetings effizienter umplanen können.
Gehen Sie die freigegebenen Kalender durch
Wenn Sie ein Meeting mit einem Kollegen oder jemandem, der seinen Kalender für Sie freigegeben hat, verschieben müssen, können Sie in einem ersten Schritt Ihre Kalender gemeinsam durchgehen.
Auf diese Weise können Sie ein Datum und ein Zeitfenster finden, in dem Sie beide verfügbar sind, und einen Terminkonflikt vermeiden.
Frühzeitig über einen geeigneten Kanal benachrichtigen
Informieren Sie Ihr Team über die Änderung des Meetings so früh wie möglich über einen professionellen Kanal wie E-Mail oder ein Collaboration-Tool wie ClickUp .
Durch frühzeitige Benachrichtigungen können alle Beteiligten ihre Pläne reibungslos anpassen. Geben Sie eine Vorwarnung und helfen Sie Ihren Teamkollegen, sich ohne Stress anzupassen. Durch die Wahl des richtigen Kanals wird sichergestellt, dass jeder die Nachricht rechtzeitig erhält.
Der Vorteil der Verwendung von Das Meeting Feature von ClickUp ist, dass es Ihnen ermöglicht, alle Meeting-bezogenen Informationen, wie z. B. die Tagesordnung und Elemente, an einem Ort zu speichern. Sie müssen für solche Details nicht mehr auf mehrere Dokumente und Plattformen zurückgreifen.
Erklären Sie, warum Sie das Meeting verschieben müssen
Erklären Sie Ihrem Team, warum das Meeting verschoben werden muss. Ganz gleich, ob es sich um ein technisches Problem oder eine Terminverschiebung handelt, ein offenes Wort stärkt das Vertrauen.
Gelöschte Gründe zerstreuen alle Bedenken und machen Ihr Team aufnahmefähiger für das verschobene Meeting. Es geht vor allem darum, offen zu sein, die Zeit des anderen zu respektieren und alle Beteiligten auf dem Laufenden zu halten.
Schlagen Sie ein neues Datum und eine neue Uhrzeit vor (einschließlich Alternativen)
Schlagen Sie einen neuen Termin für das Meeting vor und bieten Sie Alternativen an. Wenn Sie Alternativen anbieten, ist es für alle leichter, einen passenden Termin zu finden.
Dies erfordert Teamarbeit und verlangt von allen, ihre Pläne gemeinsam anzupassen, was den Umplanungsprozess reibungsloser und kooperativer macht.
Bitten Sie um eine Bestätigung
Bitten Sie Ihr Team höflich um eine Bestätigung, ob die neue Zeit für sie in Ordnung ist. Dies sorgt für Klarheit.
Indem Sie Bestätigungen einholen, vermeiden Sie Missverständnisse und stellen sicher, dass alle für das neu angesetzte Meeting bereit sind.
Anerkennen und Wertschätzung ausdrücken
Nachdem Sie den neuen Termin bestätigt haben, danken Sie Ihrem Team für seine Flexibilität.
Dankbarkeit zu zeigen und den Aufwand Ihres Teams anzuerkennen, fördert eine positive Atmosphäre und gibt jedem das Gefühl, in einer kooperativen Arbeitsumgebung wertgeschätzt zu werden. Es geht darum, die Teamarbeit anzuerkennen, die nötig ist, um ein Meeting reibungslos umzuplanen.
Lernen und verbessern
Nehmen Sie sich nach dem Meeting einen Moment Zeit, um darüber nachzudenken, wie die Verlegung abgelaufen ist. Lassen Sie den gesamten Prozess Revue passieren und lernen Sie aus der Erfahrung.
Wenn sich Terminverschiebungen häufen, sollten Sie sich überlegen, wie Sie häufige Änderungen in Zukunft vermeiden können. Sorgen Sie für einen reibungsloseren Ablauf, damit die Meetings nicht aus dem Ruder laufen. Verbessern Sie Ihren Ansatz für eine effizientere Terminplanung.
Elemente eines erfolgreichen Meetings Umplanung E-Mail
Möchten Sie, dass Ihre Nachricht zur Verlegung eines Meetings klar und freundlich ist? Hier sind einige Best Practices.
Eine direkte Aussage zur Terminverschiebung mit einer klaren Betreffzeile
Beginnen Sie mit einer klaren Betreffzeile. Erwähnen Sie in der Betreffzeile den Namen oder das Thema des Meetings und die Worte "neu geplant", "verschoben", "aktualisiert" usw., um sicherzustellen, dass jeder den Zweck der E-Mail sofort versteht.
Fügen Sie dann eine direkte Erklärung hinzu, in der die vorgeschlagene Verlegung im Detail beschrieben wird. Andernfalls könnte die E-Mail verwirrend sein, so dass die Empfänger die Nachricht übersehen oder missverstehen.
Die Kombination aus einer direkten Betreffzeile und einer Erklärung erleichtert die Transparenz. Sie verhindert Verwirrung und hilft Ihrem Team, sich besser auf die Änderungen einzustellen.
Senden Sie Ihre geplanten E-Mails mit dem E-Mail Feature von ClickUp, ohne die Registerkarte zu wechseln
Verschaffen Sie sich Klarheit im Umterminierungsprozess mit ClickUp's E-Mail Feature . Senden Sie E-Mails direkt aus dem kollaborativen Space von ClickUp, ohne ständig die Registerkarten zu wechseln.
Die Verwendung desselben Workspace für E-Mails hilft Ihren Mitarbeitern, eine klare Ansicht ihrer Aufgaben zu haben und schlägt einen neuen Zeitplan für ein Meeting vor, der auf ihrer Verfügbarkeit basiert.
Eine Begrüßung
Beginnen Sie Ihre E-Mail mit einem freundlichen "Hallo, allerseits" oder "Hallo, Team."
Eine einfache Begrüßung gibt einen positiven Ton an und lässt Ihre Nachricht weniger wie eine förmliche E-Mail und mehr wie einen freundlichen Chat wirken. Sie zeigt Rücksichtnahme und Respekt gegenüber Ihrem Team und macht es aufgeschlossener für Ihre Vorschläge.
Der Grund für die Terminverschiebung
Der Grund für die Terminverschiebung ist der nicht verhandelbare Teil Ihrer E-Mail. Ohne Angabe des Grundes kann die E-Mail mit dem verschobenen Meeting abrupt wirken oder Fragen aufwerfen, was zu Unsicherheit führt.
Die Angabe des Grundes schafft Vertrauen und Transparenz und zeigt, dass die Entscheidung notwendig und nicht willkürlich ist. Diese Klarheit verhindert Verwirrung und potenziellen Widerstand seitens des Empfängers.
Verwalten Sie Ihre Meetings mit ClickUp AI und generieren Sie fehlerfreie E-Mails zur Terminverschiebung
Dieser Grund muss zwingend und fehlerfrei sein - eine Aufgabe ClickUp AI schnell erreichen kann.
Generieren Sie mit wenigen Klicks einwandfreie und überzeugende Gründe für die Verlegung Ihrer Meetings.
Aber nicht nur das: Mit ClickUp AI können Sie auch ausgefeilte Antworten erstellen, meeting-Protokolle zusammenfassungen der Threads mit Kommentaren, meeting-Agenda notizen und andere Inhalte innerhalb von Sekunden. Verwalten Sie Ihre Meetings mit ClickUp ist einfach und hilft Ihnen, Zeit und Aufwand zu sparen.
Das neue Datum und die neue Uhrzeit mit Optionen für Flexibilität
Die Angabe des neuen Datums und der neuen Uhrzeit mit Optionen ist für eine kooperative Neuplanung von entscheidender Bedeutung.
Die Angabe von Alternativen zeugt von Flexibilität und Rücksichtnahme und trägt dazu bei, einen Termin zu finden, der allen passt.
Dies hilft dem Team, gemeinsam den besten Zeitpunkt zu finden, was die Umplanung reibungsloser und umfassender macht und gleichzeitig den Zeitplänen aller gerecht wird.
Verschieben Sie Ihre Meetings im Handumdrehen mit dem Drag-and-Drop Feature in der ClickUp Kalender-Ansicht ClickUp's Kalender Ansicht ermöglicht es Ihnen, Projekte zu organisieren, Zeitleisten zu planen und Ihre Aufgaben und Team Meetings in einem flexiblen Kalender zu verwalten.
Wenn Sie etwas verschieben müssen, ziehen Sie die Aufgabe oder das Meeting per Drag-and-Drop in den gewünschten Zeitrahmen, und schon ist es erledigt.
Außerdem können Sie Ihren Google Kalender mit ClickUp synchronisieren, um Ihre Meetings noch einfacher zu verwalten.
Eine aufrichtige Entschuldigung und Ihre Signatur
Schließen Sie Ihre E-Mail mit einer aufrichtigen Entschuldigung und Ihrer Signatur ab, um ein positives Zeichen zu setzen und die Enttäuschung über die Terminverschiebung zu mildern.
Sie respektieren die Zeit der anderen und erkennen die Unannehmlichkeiten an, die durch die Terminverschiebung entstanden sind.
Diese persönliche Note fördert auch das gegenseitige Verständnis. Sie wollen nicht als unpersönlich oder gleichgültig gegenüber Ihren Kollegen oder Klienten erscheinen, was einen negativen Eindruck hinterlassen könnte.
Fügen Sie Ihre Signatur in Sekundenschnelle zu all Ihren E-Mails hinzu - mit dem E-Mail Feature von ClickUp
ClickUp kann Ihnen hier helfen, insbesondere bei Ihren Signaturen. Anstatt sie immer wieder schreiben zu müssen, können Sie mit dem E-Mail Feature von ClickUp das Hinzufügen Ihrer Signatur automatisieren.
Wählen Sie einfach die Option "Signatur hinzufügen", und voila! Ihre Signatur und Ihre Kontaktdaten erscheinen am Ende Ihrer E-Mail mit dem neuen Meeting-Termin.
Aktualisierte und synchronisierte Kalender
Sobald ein Meeting neu angesetzt wurde, sollten Sie Ihre Kalender aktualisieren und synchronisieren, um sicherzustellen, dass alle Beteiligten auf der gleichen Seite stehen. Dadurch wird sichergestellt, dass alle Beteiligten über die jüngsten Änderungen informiert sind und Terminkonflikte vermieden werden.
Wenn die Kalender nicht aktualisiert werden, kann es passieren, dass jemand den neuen Termin für das Meeting verpasst. Die Synchronisierung von Kalendern sorgt für Klarheit und Koordination, damit alle informiert sind und die Wahrscheinlichkeit von Missverständnissen oder verpassten Meetings sinkt.
Visualisieren und verwalten Sie Ihre verschobenen Meetings in der Ansicht des ClickUp Kalenders
Halten Sie alle Beteiligten mit farblich codierten Aufgaben und detaillierten Informationen wie Mitarbeitern und Prioritäten in der Ansicht des ClickUp Kalenders auf dem Laufenden.
Verwenden Sie Filter, um sich auf das Wesentliche zu konzentrieren, egal ob es sich um bestimmte Projekte, Prioritäten oder sogar Unteraufgaben handelt.
Freundliche Erinnerungen
Richten Sie freundliche Erinnerungen ein, um sicherzustellen, dass jeder auf das neu angesetzte Meeting vorbereitet ist. Diese Erinnerungen helfen allen, sich an den neuen Termin zu erinnern, fördern die Pünktlichkeit und verringern die Gefahr von Versäumnissen.
Dieser Schritt stellt sicher, dass der Aufwand, der in den Antrag auf Verlegung des Meetings gesteckt wurde, nicht unbemerkt bleibt und sorgt für einen kooperativen und organisierten Ansatz bei den Änderungen des Meetings.
Setzen Sie Erinnerungen für Ihre Meetings mit ClickUp Reminders
Mit ClickUp-Erinnerungen mit ClickUp Reminders können Sie ganz einfach von jedem Gerät aus Erinnerungen an Meetings einstellen und verwalten, so dass Sie nie wieder ein Meeting-Update verpassen, egal wo Sie gerade sind. Fügen Sie Erinnerungen mit Details wie Anhängen, Daten und Wiederholungen hinzu und delegieren Sie sie bei Bedarf an Ihr Team.
Sie können auch Erinnerungen in Kommentaren für wichtige Diskussionen einstellen.
Verwenden Sie ClickUp, um alle Erinnerungen an einem Ort anzuzeigen und zu verwalten. Das macht es einfacher, fertiggestellte Aufgaben zu bearbeiten, Erinnerungen zurückzustellen, zu verschieben oder zu delegieren.
Beispiele für E-Mail-Vorlagen zur Verschiebung von Meetings
Sie wissen nicht, wie Sie eine E-Mail schreiben und welchen Tonfall Sie verwenden sollen? Fragen Sie sich, ob es Vorlagen gibt, die Sie verwenden können?
Es gibt mehrere vorlagen für One-on-One Meetings online verfügbar, die Ihnen helfen werden meetings verwalten gut. Viele davon eignen sich hervorragend für den Entwurf einer E-Mail zur Verlegung des Meetings, unabhängig von der art des Meetings .
Sie können diese Beispiele verwenden:
Formelle E-Mail Vorlage
Betreffzeile: Bezüglich der Verlegung unseres Meetings (Datum), (Uhrzeit)
Sehr geehrter (Name),
Ich habe mich sehr auf unser Meeting gefreut. Leider muss ich Ihnen jedoch mitteilen, dass ich an unserem Meeting am (Datum) um (Uhrzeit) nicht mehr teilnehmen kann.
(Erläutern Sie den Grund für die Verschiebung, falls möglich)
Ich entschuldige mich aufrichtig für die entstandenen Unannehmlichkeiten und hoffe, dass wir unser Meeting auf (Datum) (Uhrzeit) oder (Datum) (Uhrzeit) verschieben können. Bitte bestätigen Sie per E-Mail oder telefonisch, ob Sie an dem verschobenen Termin verfügbar sind, oder schlagen Sie einen Termin vor, der für Sie günstiger ist.
Vielen Dank für Ihre Zeit und Geduld. Ich freue mich darauf, Sie zu treffen und (Inhalt des Meetings) mit Ihnen zu besprechen.
Mit freundlichen Grüßen
(Name)
Informelle E-Mail Vorlage
Betreffzeile: Antrag auf Verlegung unseres Meetings
Hallo zusammen,
Ich möchte Sie darüber informieren, dass wir unser Meeting am (Datum) um (Uhrzeit) nicht wie geplant durchführen können. (Erläutern Sie bei Bedarf den Grund für die Verschiebung.)
Ich entschuldige mich für die Unannehmlichkeiten.
Ich hatte gehofft, das Meeting auf einen anderen Zeitpunkt zu verlegen, der für alle günstiger ist. Wie wäre es mit (Datum) um (Uhrzeit) oder (Datum) um (Uhrzeit)?
Bitte bestätigen Sie per E-Mail oder telefonisch, ob der verschobene Termin geeignet ist.
Ich danke Ihnen.
Mit freundlichen Grüßen,
(Name)
Starten Sie die Umplanung Ihrer E-Mails mit ClickUp
Die Kunst, Meetings umzuplanen, ist heute eine wichtige Fähigkeit, besonders wenn Sie in einem kollaborativen Space arbeiten. Dies effektiv zu erledigen ist entscheidend für die Aufrechterhaltung starker beruflicher Beziehungen und Produktivität. Mit der richtigen Herangehensweise und den richtigen Tools können Sie die Terminverschiebung reibungslos handhaben.
Nutzen Sie die robusten Planungs- und Kalender-Features von ClickUp, um mit nur wenigen Klicks neue Zeiten für verschobene Meetings zu finden, Teilnehmer zu benachrichtigen und Kalender zu aktualisieren. Die intuitive Benutzeroberfläche macht das Jonglieren mit mehreren Terminen zum Kinderspiel. Automatisierte Benachrichtigungen sorgen dafür, dass alle Beteiligten sofort über Änderungen informiert werden.
Ganz gleich, ob Sie einen Termin aufgrund eines unerwarteten Konflikts verschieben oder einen Abgabetermin nach hinten verlegen müssen, ClickUp hält Ihnen den Rücken frei. Testen Sie ClickUp noch heute!
Allgemeine FAQs
1. Wie kann ich ein Meeting neu ansetzen?
Sie können alle Kommunikationskanäle nutzen, um andere über die Verlegung eines Meetings zu informieren. Eine E-Mail ist jedoch der bequemste und professionellste Weg, dies zu erledigen.
Legen Sie einen höflichen und respektvollen Ton an den Tag, fragen Sie nach, ob Sie zum vorgeschlagenen Zeitpunkt kommen können, und entschuldigen Sie sich für die Verschiebung des Meetings.
Wenn Sie den Termin kurzfristig verschieben müssen, ist es besser, anzurufen oder eine persönliche Nachricht zu schicken.
2. Wie schreibe ich eine E-Mail, um ein Meeting neu zu vereinbaren?
Fügen Sie eine klare Betreffzeile hinzu und beginnen Sie mit einer Begrüßung. Geben Sie deutlich an, dass Sie das Meeting verschieben möchten, und schlagen Sie ein verfügbares Datum und eine Uhrzeit vor.
Wenn Sie nicht in der Lage sind, eine E-Mail schnell zu verfassen, können Sie jederzeit auf Tools zum Schreiben von E-Mails zurückgreifen.
Fügen Sie beim Verfassen der E-Mail die Tagesordnung des Meetings hinzu. Dies zeigt, dass Sie immer noch daran interessiert sind, die Empfänger zu einem früheren oder späteren Zeitpunkt zu treffen.
3. Wie kann Software bei der Verlegung von Meetings helfen?
Tools wie ClickUp bieten Features wie Kalender-Ansichten, Erinnerungen und Drag-and-Drop-Planung, die das Organisieren, Planen und Anpassen von Meeting-Terminen erleichtern.
Automatisierte E-Mail-Vorlagen und KI-gesteuerte Unterstützung können die Kommunikation rationalisieren und einen professionellen und effizienten Terminplanungsprozess gewährleisten.