sie möchten lernen, wie man _Aufgaben automatisiert?
Der Bedarf an Automatisierung von Aufgaben hat in den letzten Jahren stetig zugenommen. Einer der Gründe dafür ist, dass die Automatisierung 30 % der Zeit kostenlos freimachen kann die Sie mit der Erledigung Ihrer täglichen Aufgaben verbringen!
Natürlich sehen viele Businesses in der Automatisierung einen Zauberstab, der ihr Unternehmen zum Besseren verändern kann.
Deshalb werden wir einen Ausflug in Harry Potters Zauberwelt Hogwarts machen, um die Geheimnisse der Automatisierung zu verstehen!
In diesem Artikel erfahren Sie, was Automatisierung von Aufgaben ist, welche Aufgaben Sie automatisieren können und welche Lösung für die Automatisierung von Arbeitsplätzen im Jahr 2021 am besten geeignet ist.
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Was ist Aufgaben-Automatisierung?
Automatisierung von Aufgaben ist die Verwendung von tools oder software zur Automatisierung von sich wiederholender, manueller Aufgaben.
Denken Sie einen Moment lang über die Schreibweise "Accio" nach.
Er kann verwendet werden, um ein Objekt zu beschwören, ohne dass Sie einen Finger rühren müssen!
Wenn es echt wäre, würden wir damit unsere Schlüssel, Akten, Handys oder einfach alles abrufen!
aber was hat das zu erledigen mit _Automatisierung?
Genau wie Zaubersprüche Ihnen helfen, Aufgaben ohne harte Arbeit zu erledigen, hilft Ihnen die Automatisierung von Aufgaben, Ihre Arbeit ohne großen Aufwand abzuschließen.
Und bei der Automatisierung von Aufgaben wird die Aufgabe nicht durch Zauberei, sondern durch Tools, Apps und künstliche Intelligenz übernommen.
was sind also die Tools, die für Automatisierung benötigt werden?
Es gibt jede Menge Tools für die Automatisierung von Aufgaben, mit denen Sie buchstäblich alles automatisieren können!
Wenn Sie es nicht erwarten können, mehr über Tools zur Automatisierung von Aufgaben zu erfahren, klicken Sie auf die portkey (Bild), um eine Verknüpfung herzustellen zum Abschnitt über Software zur Automatisierung von Workflows!
Was sind die Vorteile der Automatisierung von Aufgaben?
Die Automatisierung von Aufgaben hat viel mehr Vorteile als nur die Reduzierung des manuellen Aufwands! Sie senkt die Betriebskosten, erhöht die Zuverlässigkeit und schöpft das wahre Potenzial Ihres Teams aus.
Im Folgenden erfahren Sie, wie die Automatisierung von Aufgaben Ihren Workflow und Ihre Geschäftsaktivitäten rationalisieren kann:
1. Reduziert die Betriebskosten
sie wollen Kosten einsparen?
Sagen Sie Hallo zur Automatisierung!
Sie können Verwaltungsaufgaben automatisieren wie dateneintrag und persönliche Assistenz, um die Einstellung von Mitarbeitern für diese Rollen zu sparen.
Darüber hinaus können Sie redundante Prozesse innerhalb der Organisation identifizieren und sie vollständig abschließen.
2. Erhöht die Zuverlässigkeit
Automatisierung reduziert menschliche Fehler, indem sie dafür sorgt, dass die Aufgabe von Anfang bis Ende fehlerfrei ausgeführt wird.
wie?
Jede Aufgabe besteht aus einer Reihe von Schritten, die befolgt werden müssen, um sie abzuschließen. Während Muggel wie wir einen Schritt auslassen können, wenn wir müde oder abgelenkt sind, arbeitet ein Computersystem unermüdlich daran, die Aufgabe ohne Fehler abzuschließen.
3. Entfaltet das wahre Potenzial Ihres Teams
Sie haben vielleicht die fähigsten Mitarbeiter eingestellt, aber sie können diese Fähigkeiten nicht nutzen, wenn sie jeden Tag nur langweilige, einfache Aufgaben erledigen.
Das ist so, als würde man Dumbledore als Platzwart für Hogwarts einstellen!
das ergibt einfach keinen Sinn!
Die Automatisierung des Arbeitsplatzes nimmt Ihren Mitarbeitern diese banalen Aufgaben ab, damit sie mehr Zeit für anspruchsvollere Aufgaben im Geschäft haben. Das Ergebnis ist, dass Ihre Mitarbeiter ihre Fähigkeiten einsetzen und in Ihrem Geschäft tatsächlich wachsen können.
Welche Aufgaben können automatisiert werden?
Denken Sie daran, dass es für alles einen Zauberspruch gibt - sogar dafür, eine Treppe in eine Rutsche zu verwandeln! Ebenso gibt es für fast alle wiederholenden Aufgaben eine Automatisierung des Arbeitsplatzes.
Sie können Aufgaben in den Bereichen Lead Management, Marketing, Finanz- und Rechnungswesen, Personalwesen und Verwaltung automatisieren.
In der Tat, ein McKinsey-Bericht ergab, dass fast die Hälfte (45 %) der Aufgaben im Business mit aktuellen Technologien wie maschinellem Lernen und künstlicher Intelligenz automatisiert werden kann.
Werfen wir einen Blick darauf, wie die Automatisierung von Business-Prozessen in allen Abteilungen Ihres Unternehmens eingesetzt werden kann:
1. Lead Management
erinnern Sie sich an Horkruxe?
Das sind Objekte, die einen Teil der Seele eines Zauberers enthalten.
Mit ein wenig literarischer Fantasie und dem guten alten britischen Humor sind Leads auch Horkruxe für Ihr Verkaufsteam, denn sie sind das Herz und die Seele dessen, was es zu erledigen hat!
Hier erfahren Sie, wie Sie den wichtigsten Teil des Verkaufsprozesses automatisieren können:
Verwaltung eingehender Leads
psst... Sie suchen nach einem schnellen Weg, um mehr Leads zu bekommen?
Bieten Sie den Besuchern Ihrer Website kostenlose Inhalte wie Ebooks, PDFs, Videos oder andere wertvolle Informationen an. Zu erledigen ist lediglich das Ausfüllen eines Formulars mit ihrer E-Mail Adresse und den Informationen, die Sie sammeln möchten, wie Name und Alter.
Sobald sie das Formular ausgefüllt haben, erhalten sie ihr kostenloses Buch, aber Sie erhalten etwas noch Wertvolleres - ihre Daten!
Sie können dann die Automatisierungs-Features in Ihrem Formular tool nutzen, um die Daten automatisch zu speichern und in einem marketing-Automatisierungssystem und leiten die Leads direkt an ein CRM (Customer Relationship Manager). Diese einfache Automatisierung erspart Ihnen das mühsame Eintippen von Daten in eine Excel-Tabelle.
2. Marketing
Da Marketing für das Wachstum Ihres Geschäfts von entscheidender Bedeutung ist, müssen Sie sicherstellen, dass alle Ihre Marketingprozesse optimiert sind.
und wie erledigen Sie das?
Mit der Hilfe von automatisierung des Marketings !
Hier erfahren Sie, wie Sie Ihre Effizienz in diesem Bereich verbessern können:
A. Industrieforschung
wollen Sie Ihrer Konkurrenz einen _Schritt voraus sein?_
Sie müssen Trends, Technologien und Konkurrenten in der Branche genau im Auge behalten.
Das bedeutet aber nicht, dass Sie Stunden für Recherchen aufwenden müssen.
So wie Voldermort Wormtail benutzt hat, um seine Aufträge zu erledigen, können Tools wie Google Alerts Ihr digitaler Assistent sein!
Es kann Online-Erwähnungen zu bestimmten Trends überwachen und diese dann automatisch in E-Mails für Sie zusammenstellen!
B. Soziale Medien
laden Sie immer noch **manuell Social-Media-Beiträge im Jahr 2021 hoch?
Es ist an der Zeit, das finstere Mittelalter zu verlassen und die Automatisierung des Marketings in Angriff zu nehmen!
Es gibt eine Vielzahl von Tools für soziale Medien wie Hootsuite, mit denen Sie Beiträge in sozialen Medien gut im Voraus planen können. Außerdem können Sie damit dieselben Inhalte auf allen Kanälen gleichzeitig posten - so müssen Sie nicht stundenlang Beiträge auf Twitter, Facebook und Instagram separat hochladen. Andere tools, wie KI-Tools zum Schreiben können Ihnen beim Verfassen Ihrer Beschriftungen helfen, um noch mehr Zeit zu sparen.
3. Finanzen und Buchhaltung
Sie müssen mit den Finanzen Ihres Unternehmens vorsichtig umgehen.
Selbst der kleinste menschliche Fehler kann zu großen Verlusten führen!
Hier erfahren Sie, wie die Automatisierung von Aufgaben und Workflows in buchhaltungssoftware macht diese Prozesse sicherer:
A. Verwaltung von Rechnungen
Sie brauchen keinen Remembrall, der rot wird, um Ihnen zu sagen, dass Sie etwas vergessen haben!
Cloud-Rechnungssoftware kann eine automatische Erinnerung senden, wann immer Sie es brauchen rechnungen versenden per E-Mail.
Es kann auch den Rechnungsstellungsprozess automatisieren:
- Automatisches Planen und Versenden wiederkehrender Rechnungen
- Nachverfolgung, ob die Rechnungen bezahlt worden sind
B. Umsatzsteuer
Die Berechnung der Umsatzsteuer ist wie ein Quidditch-Spiel.
überlegen Sie es sich
In beiden Fällen kann schon ein einziger Fehler katastrophale Ergebnisse nach sich ziehen!
Sie müssen jeden menschlichen Fehler beim Zu erledigen Ihrer Steuern vermeiden, sonst werden Sie mit hohen Strafen belegt.
wie erledigen Sie das?
Sie können Ihren steuerlichen Aufwand an ein automatisiertes Tool wie Avalara auslagern. Das System recherchiert die Steuersätze auf der Grundlage Ihres Speicherorts, Ihres Produkts oder Ihrer angebotenen Dienstleistung und ermittelt den Steuerbetrag, den Sie zahlen müssen.
4. Humanressourcen
Von allen Abteilungen hat das Team der Personalabteilung die meisten wiederholenden Aufgaben zu bewältigen.
warum?
Jedes Geschäft, an dem ein Mitarbeiter beteiligt ist, folgt einer Reihe sich wiederholender Aufgaben wie Vorstellungsgespräche, Onboarding, Schulungen usw.
Stellen Sie sich nun vor, Ihr Business hat 50 Mitarbeiter.
Das bedeutet, dass diese Business-Aufgaben 50 Mal wiederholt werden müssen!
Ihre HR Teams brauchen eine Automatisierung des Arbeitsplatzes, um diese einfachen Aufgaben auf Autopilot zu stellen, während sie sich auf komplexere Prozesse konzentrieren.
Schauen wir uns an, was sie automatisieren können:
A. Screening potenzieller Bewerber
Vielleicht erhalten Sie viele Bewerbungen auf ein Stellenangebot.
aber woher wissen Sie, ob sie für die Rolle geeignet sind?
So wie der Hut über die Zugehörigkeit der Schüler zu einem bestimmten Haus entscheidet, können Sie ein automatisiertes Tool einsetzen, das Ihnen hilft, die am besten geeigneten Bewerber für Ihr "Haus" oder Ihr Unternehmen zu finden.
Sobald potenzielle Bewerber ihre Kontaktdaten auf Ihrer Website eingegeben haben, können Tools wie Papierformular kann ihnen ein Formular mit ersten Fragen zu ihren Stärken und Erfahrungen schicken.
Nachdem sie das Formular ausgefüllt haben, können Sie die Bewerbung schnell überprüfen und über ihr Schicksal entscheiden: genau wie es der Sortierhut tut!
B. Verwaltung der Vorteile
Nach einem bestimmten Zeitraum haben Ihre neuen Mitarbeiter Anspruch auf Leistungen wie bezahlten Urlaub, Wohngeld usw.
Wenn Sie nicht gerade ein kleines Geschäft leiten, ist es schwierig, nachzuverfolgen, wann sich ein Mitarbeiter für diese Leistungen qualifiziert hat. Zum Glück können Sie Erinnerungen automatisieren, die Ihr HR-Team benachrichtigen, sobald der Zeitraum der Probezeit vorbei ist.
5. Administrative Aufgaben
Administrative Aufgaben sind alltägliche Vorgänge, die einfach sind und nicht viel Nachdenken erfordern, wie z. B. das Ablegen von Papierkram oder die Planung von Terminen.
Sie sind sogar so einfach, dass sogar ein Hauself wie Dobby sie zu erledigen vermag!
Wie Dobby kann auch die Automatisierung die Rolle eines persönlichen virtuellen Assistenten übernehmen. Sie kann Ihnen bei diesen einfachen Aufgaben helfen, so dass Sie sich auf die wirklich wichtigen Dinge konzentrieren können:
A. Planung von Terminen
Selbst die einfache Aufgabe, Termine zu vereinbaren, kann zeitraubend sein. Sie und Ihr Gast haben vielleicht Mühe, einen geeigneten Zeitpunkt für ein Meeting zu finden, das in Ihren vollen Terminkalender passt.
warum nicht einen robotischen _virtuellen Assistenten verwenden, der alle Meetings für Sie plant?
Tools wie x.ai helfen Ihnen bei der Automatisierung dieses Prozesses, indem sie Ihren Gästen automatisch die Möglichkeit bieten, ein Zeitfenster für ihre Meetings zu wählen.
B. E-Mails sortieren
Harry wäre schockiert gewesen, als er erfuhr, dass ein durchschnittlicher Muggel etwa 11 Stunden pro Woche damit verbringt mit der Überprüfung ihrer E-Mails!
Die meiste Zeit verbringe ich damit, den Posteingang nach wichtigen E-Mails zu durchforsten und sie zu beantworten.
wäre es nicht besser, wenn der Posteingang gut organisiert wäre?_
Sie können E-Mails in Google Mail automatisch nach den von Ihnen festgelegten Regeln in Ordner sortieren lassen, damit Sie wichtige Client-E-Mails sofort finden können.
Bonus-Automatisierung: Möchten Sie Ihren Client an seinem Geburtstag überraschen? Verwenden Sie automatisierte Tools wie Automator, um eine benutzerdefinierte E-Mail zu versenden e-Mail zum Geburtstag . Klingt albern, ist aber ein guter Weg, um die Beziehungen zu Ihren Kunden zu verbessern!
Wie entscheiden Sie, welche Aufgaben Sie automatisieren?
Da Sie nun wissen, welche Aufgaben automatisiert werden können, bedeutet das nicht, dass Sie sofort alles automatisieren müssen!
Sie können entscheiden, was Sie automatisieren wollen, indem Sie das Problem identifizieren, das Sie lösen müssen, indem Sie nachverfolgen, welche Aufgaben Sie pro Tag erledigen, und indem Sie Ihre täglichen Aufgaben überprüfen.
Sie müssen einige Zeit damit verbringen, darüber nachzudenken, welche automatisierten Aufgaben für Ihr Geschäft am besten geeignet sind. Hier finden Sie eine Schritt-für-Schritt-Anleitung, die Ihnen dabei hilft, herauszufinden, welche spezifischen Aufgaben automatisiert werden sollten:
1. Identifizieren Sie das Problem, das Sie lösen müssen
Es ist leicht zu glauben, dass jede Automatisierung Ihnen helfen kann, Zeit und Geld zu sparen.
Aber Sie müssen bei der Auswahl eines geeigneten Tools zur Automatisierung für Ihr Geschäft vorsichtig sein.
sie würden doch auch keinen Zaubertrank trinken, ohne zu wissen, was er zu erledigen hat, oder?
In ähnlicher Weise sollten Sie keine Automatisierung wählen, ohne ihre Auswirkungen zu verstehen; andernfalls kann sie mehr Probleme verursachen, als sie löst!
Stellen Sie sich zunächst ein paar Fragen wie:
- Welche Probleme möchte ich in dem bestehenden Business-Prozess lösen?
- Was erledigt mein Team derzeit, um das Problem zu lösen?
- Auf welche andere Weise kann die Automatisierung von Aufgaben meinem Team helfen?
Nachdem Sie sich entschieden haben, warum Sie automatisieren wollen, ist es an der Zeit, herauszufinden, was Sie automatisieren können.
2. Verfolgen Sie, welche Aufgaben Sie pro Tag zu erledigen haben
Beginnen Sie damit, alle spezifischen Aufgaben zu notieren, die Sie und Ihr Team täglich erledigen. Es ist auch hilfreich, die für jede Aufgabe aufgewendete Zeit nachzuverfolgen, damit Sie eine Vorstellung davon bekommen, wie viel Zeit für sie aufgewendet wird.
Übertreiben Sie es aber nicht wie die fragwürdige Journalistin Rita Skeeter!
Tipp_: Zu erledigen ist das ganz einfach, indem Sie die richtige tools zur Nachverfolgung von Zeitdaten_ .
3. Überprüfen Sie Ihre täglichen Aufgaben
Wenn Sie alle Business-Prozesse dokumentiert haben, ist es an der Zeit zu prüfen, ob sie sich für eine Automatisierung eignen.
und wie erledigen Sie das?
Sie müssen prüfen, ob die Aufgabe mindestens zwei der folgenden Kriterien erfüllt:
- Sie müssen immer wieder dieselben Vorgänge zu erledigen
- Sie kann ohne viel Nachdenken erledigt werden
- Stellt keine Herausforderung für Ihre Fähigkeiten dar
- Unterbricht regelmäßig Ihre Konzentration
- Erfordert nicht viel persönliche Aufmerksamkeit
Bonus:_ **Aufgabenmanagement-Vorlagen Sehen wir uns ein Beispiel für eine solche allgemeine Aufgabe in der Hogwarts-Bibliothek an:
Hermine muss die Bücher in der Bibliothek zurückbringen und ordnen.
kann diese Aufgabe automatisiert werden?
Das wollen wir herausfinden.
Diese Aufgabe kann automatisiert werden, weil sie sich wiederholt (#1), einfach zu implementieren ist (#2), ihre Fähigkeiten nicht herausfordert (#3) und keine persönliche Aufmerksamkeit erfordert (#4).
In der Tat wurde diese sich wiederholende Aufgabe in Hogwarts bereits automatisiert.
Die Bücher organisieren sich jetzt selbst:
aber wie kann das in der realen Welt automatisiert werden?
Anstatt nach dem richtigen Regal zu suchen, um das Buch zurückzugeben, kann ein automatisiertes System dies tun:
- Das zuletzt ausgeliehene Buch zu identifizieren
- In der Datenbank nach dem entsprechenden Regal suchen
- Genau anzeigen, wo sie das Buch zurückgeben muss
4. Verwenden Sie ein Tool zur Automatisierung des Arbeitsplatzes, um diese Aufgaben zu automatisieren
Nachdem Sie die einfachen Aufgaben aufgelistet haben, die automatisiert werden können, müssen Sie zwei Dinge herausfinden:
- Kann die gesamte Aufgabe mit einer einzigen App automatisiert werden?
- Sollen nur einige Teile der Aufgabe automatisiert werden?
Nachdem Sie dies herausgefunden haben, müssen Sie ein gutes Tool zur Automatisierung finden, das Ihnen hilft, produktiver zu sein.
Hier ein paar Tipps, die Ihnen helfen, eine fundierte Entscheidung bei der Auswahl eines Tools zur Automatisierung von Aufgaben zu treffen:
Wie Sie eine Lösung zur Automatisierung Ihres Geschäfts finden
Hier erfahren Sie, worauf Sie bei einem Tool zur Automatisierung Ihres Arbeitsplatzes achten sollten:
A. Es sollte einfach zu benutzen sein Wenn Sie in Ihrem Team einen neuen Prozess oder ein neues System einführen, stoßen Sie möglicherweise auf großen Widerstand. Deshalb müssen Sie sicherstellen, dass Ihr Automatisierungstool von jedem verwendet werden kann
Wenn Sie zum Beispiel ein nicht-technisches Team leiten, sollten die Benutzer des Tools nicht Voldermorts bevorzugtes Programmierskript kennen müssen - Python!
(Verstanden?)_
B. Es sollte in der Lage sein, die meisten Ihrer Aufgaben zu erledigen Es macht keinen Sinn, für jede einzelne Aufgabe Ihres Workflows ein eigenes Tool zu kaufen. Das ist so, als würde man für jeden einzelnen Zauberspruch einen eigenen Zauberstab kaufen!
Halten Sie Ausschau nach Tools, die über Features verfügen, die mehr als eine einzelne automatisierte Aufgabe erledigen können.
Ein Beispiel: Ein Tool zur Automatisierung von E-Mails, das Ihnen bei der Automatisierung des Marketings hilft, ist eine gute Wahl.
C. Seine Kosten sollten den Nutzen rechtfertigen Nicht jeder ist so reich wie Draco Malfoys Vater, der einmal Nimbus 2001 für alle Mitglieder des Quidditch-Teams seines Sohnes gekauft hat!
Erstellen Sie ein Budget für alle Ihre Tools zur Automatisierung von Aufgaben und andere verwandte Software wie RPA (Robot Process Automatisierung).
Erstellen Sie dann eine Auswahlliste der Tools, die Ihnen helfen können, und wählen Sie dasjenige aus, das den größten Wert für den niedrigsten Preis bietet.
The Best Tool to Automate Tasks in 2021
Nun, da Sie wissen, was ein Automatisierungs-Tool auszeichnet, ist es an der Zeit, sich ein Tool genauer anzusehen, das die oben genannten Eigenschaften erfüllt: ClickUp! ClickUp ist die weltweit größte höchst bewertete software für ferngesteuertes Projektmanagement. Ob Sie nun Agile, Scrum oder eine andere projektmanagement-Methode enthält alles, was Sie zur Automatisierung Ihrer administrativen Aufgaben benötigen.
Werfen wir einen genaueren Blick auf die Automatisierungen von ClickUp und wie sie Ihrem Geschäft helfen:
ClickUp Automatisierungen
Wollen Sie ein Zauberer sein, wie Harry? Sie haben Glück!
Hier sind ein paar Beispiele für Zaubersprüche, die Sie verwenden können ClickUp's Workflow Automatisierungen :
- Automatisch*Leute zuordnen t*zu bestimmten Aufgaben - Assignio!
- wenn das Fälligkeitsdatum näher rückt, ändern Sie eine Aufgabe in hohe Priorität _um Ihre Mitglieder im Team zu ermutigen, sich zu beeilen! - Hurrius!
- Automatisch einen Kommentar posten, wenn dieAufgabenstatus Änderungen - Commentato!
Wie erledigen ClickUp Automatisierungen?
Lassen Sie uns damit beginnen, die Komponenten aufzuzeigen, die eine Automatisierung ausmachen:
1. Elemente der Automatisierung
A. Auslöser Es handelt sich um Ereignisse oder Dinge, die in der Reihenfolge passieren müssen, um eine Automatisierung zu starten.
Hier sind nur ein paar Auslöser, die Sie in ClickUp auswählen können:
- Zuweisungsänderung: Wenn sich die Person, die einer Aufgabe zugewiesen ist, ändert, wird automatisch eine Aktion ausgeführt
- Fälligkeitsdatum erreicht: Wenn das Fälligkeitsdatum näher rückt, wird automatisch eine Aktion ausgeführt
- Alle Unteraufgaben erledigt: Wenn alle Unteraufgaben zu einer Aufgabe abgeschlossen sind, wird automatisch eine Aktion ausgeführt
für ein Beispiel:_
Dumbledore hat eine Aufgabe mit dem Namen 'Trimagisches Turnier' erstellt Wenn nun das Fälligkeitsdatum des Turniers erreicht ist, erstellt er eine Automatisierung, um die Aufgabe den Teilnehmern zuzuweisen.
B. Bedingungen Bedingungen geben Ihnen mehr Kontrolle über die Automatisierung. Sie sind Aussagen, die wahr sein müssen, damit die Automatisierung von Aufgaben oder Workflows ausgeführt werden kann.
Werfen wir einen Blick auf einige von ihnen:
- Priorität: filtert Aufgaben heraus, die keine Priorität haben
- Status: wählt Aufgaben aus, die einen bestimmten Status haben
- Tag: Aufgabe sollte einen bestimmten Tag im Anhang haben
Notiz: Sie können mehrere Bedingungen für eine einzelne Automatisierung hinzufügen.
Um beim vorherigen Beispiel zu bleiben: Dumbledore weiß, dass das Turnier gefährlich ist, also verbietet er Schülern unter 17 Jahren die Teilnahme.
Daher fügte er eine Bedingung hinzu, bei der die Automatisierung alle Tags außer 'Minderjährig' einschließt.
C. Aktionen Aktionen sind Dinge, die passieren, wenn die Automatisierung ausgelöst wurde, und die Bedingungen erfüllt sind.
Es gibt eine ganze Reihe von automatisierten Aktionen, die zu erledigen sind:
- Status ändern: Ändert den Status ('Zu erledigen', 'In Bearbeitung', 'Erledigt') einer Aufgabe
- Kommentar hinzufügen: Fügen Sie einen beliebigen Kommentar zu einer Aufgabe hinzu
- Mitarbeiter ändern: Ermöglicht das Hinzufügen, Entfernen und Neuzuordnen von Teammitgliedern
Notizen: Sie können mehrere Aktionen für eine einzige Automatisierung hinzufügen.
Sobald also das Trimagische Turnier bevorsteht, wird die Automatisierung die Finalisten - 'Harry', 'Cedric', 'Victor' und 'Fleur' der Aufgabe zuweisen. Zusätzlich wird eine neue Unteraufgabe erstellt, die den vier sagt, was sie als nächstes zu erledigen haben.
2. Wie Elemente zusammenarbeiten
Fügen wir nun alle Elemente zusammen, erhalten wir dieses Schema:
'Wenn das passiert (Auslöser) , und das ist wahr (Bedingung) ,dann erledigt das System dies (Aktion).'
Wenn wir alle vorherigen Beispiele zusammennehmen, erhalten wir:
'Wenn das Datum des Turniers näher rückt (Auslöser), und es keinen 'Minderjährigen'-Tag gibt (Bedingung), dann füge Harry, Cedric, Viktor und Fleur zu der Aufgabe (Aktion 1 ) hinzu, und erstelle eine Unteraufgabe mit dem Titel 'Goldenes Ei von den Drachen holen' (Aktion 2).
Auf diese Weise wissen die Finalisten, was sie als Nächstes zu erledigen haben, ohne dass Dumbledore von seinem Stuhl aufsteht!
3. Erstellen einer Automatisierung in ClickUp
Es gibt zwei Möglichkeiten, Automatisierungen in ClickUp zu verwenden.
Sie können entweder aus einer großen Bibliothek von mehr als 50 vorgefertigten Automatisierungen wählen oder Sie können Ihre eigene benutzerdefinierte A Automatisierung erstellen, die Ihren Bedürfnissen entspricht.
So geht's:
- Öffnen Sie Listenansicht ihrer Aufgaben.
- Klicken Sie auf das niedliche Robotersymbol
- Klicken + Automatisierung hinzufügen
- Erstellen Sie Ihre eigenen Auslöser, Bedingungen und Aktionen.
- Zu erledigt. Sie haben eine benutzerdefinierte Automatisierung erstellt!
so einfach ist das
Und Sie müssen sich keine Gedanken über das Erlernen von Python-Skripten oder anderen komplizierten Automatisierungs-Skripten machen!
4. Integration mit anderen tools
Mit ClickUp können Sie ihre Automatisierungen zu verbinden mit einem beliebigen tool Ihrer Wahl mit Hilfe von Webhooks! Was ist ein webhaken? Es handelt sich um ein API-Konzept (Application Programming Interface), mit dem Sie zwei Apps verknüpfen und Informationen von einer App zur anderen senden können.
Erstellen Sie einen Auslöser und kopieren Sie einen Webhook-Link als Aktion.
Auf diese Weise werden die Daten automatisch an die andere App gesendet, wenn die Automatisierung ausgelöst wird.
Automatisierung ist nicht der einzige Trick in den Ärmeln von ClickUp!
ClickUp verfügt über eine Vielzahl von Features, die von allen Teams genutzt werden können:
- Gantt Diagramme:
ansicht und Verwaltung Ihrer Zeitleiste für Projekte, auch wennaus der Ferne arbeiten
- Native Zeiterfassung: : sehen, was Ihre Mitglieder im Team in Echtzeit arbeiten
- Benutzerdefinierte Status: erstellen Sie Ihren eigenen Status, der zu Ihrem Workflow passt
- [Mehrere Ansichten:](https://docs.clickup.com/en/articles/3517565-all-about-views)fügen Sie die ClickUp App in die Liste Ihrer Favoriten ein, denn sie hilft Ihnen, Ihre Projekte und Ihren Workflow mit einer iOS- oder Android-App im Griff zu behalten!
Fazit
Aufgaben-Automatisierung ist wirklich magisch
Richtig eingesetzt, spart sie deinem Team eine Menge Zeit.
Und mit all dieser zusätzlichen Zeit kann dein Team seine Fähigkeiten verbessern und selbst zu Zauberern werden!
Deshalb ist es wichtig, dass Sie herausfinden, was Sie jetzt automatisieren müssen.
aber Sie können _wiederkehrende Aufgaben ohne eine Aufgabenautomatisierungssoftware nicht automatisieren, richtig?
Aber keine Sorge.
ClickUp hat alle Features, die Sie brauchen, um Arbeitsprozesse und wiederholende Aufgaben zu automatisieren, damit alles reibungslos abläuft. Anmelden bei ClickUp an und kämpfen Sie gegen die dunklen Mächte der Unproduktivität!