Möchten Sie erfahren, wie Sie Aufgaben automatisieren können?
Der Bedarf an Automatisierung von Aufgaben ist in den letzten Jahren stetig gewachsen. Einer der Gründe dafür ist, dass durch Automatisierung 30 % der Zeit, die Sie für die tägliche Arbeit aufwenden, eingespart werden kann!
Natürlich sehen viele Geschäfte die Automatisierung als einen Zauberstab, der ihr Geschäft zum Besseren verändern kann.
Deshalb begeben wir uns auf eine Reise in Harry Potters Zauberwelt von Hogwarts, um die Geheimnisse der Automatisierung zu verstehen!
In diesem Artikel gehen wir darauf ein, was Aufgabenautomatisierung ist, welche Aufgaben Sie automatisieren können, und stellen Ihnen die beste Lösung für die Automatisierung am Arbeitsplatz für 2021 vor.
Auf geht's zum Gleis 9¾!
Was ist Aufgabenautomatisierung?
Aufgabenautomatisierung ist der Einsatz von Tools oder Software zur Automatisierung sich wiederholender, manueller Aufgaben.
Denken Sie einen Moment lang an den Zauberspruch „Accio”.
Damit können Sie ein Objekt aufrufen, ohne einen Finger zu rühren!
Wenn es das wirklich gäbe, würden wir es nutzen, um unsere Schlüssel, Dateien, Mobiltelefone oder eigentlich alles Mögliche abzurufen!
Aber was hat das mit Automatisierung zu tun?
Genauso wie Zaubersprüche Ihnen helfen, Aufgaben ohne großen Aufwand zu erledigen, hilft Ihnen die Automatisierung der Aufgaben, Arbeiten ohne großen Aufwand abzuschließen.
Bei der Automatisierung der Aufgaben wird die Aufgabe nicht durch Zauberei erledigt, sondern durch Tools, Apps und künstliche Intelligenz.
Welche Tools sind für die Automatisierung erforderlich?
Es gibt unzählige Tools für die Automatisierung von Aufgaben, mit denen Sie buchstäblich alles automatisieren können!
Wenn Sie es kaum erwarten können, mehr über Tools zur Automatisierung der Aufgaben zu erfahren, klicken Sie auf den Portschlüssel (Bild), um direkt zur Verknüpfung zum Abschnitt über Software für die Automatisierung des Workflows zu gelangen!
Was sind die Vorteile der Automatisierung von Aufgaben?
Die Automatisierung von Aufgaben hat weit mehr Vorteile als nur die Reduzierung des manuellen Aufwands! Sie senkt die Betriebskosten, erhöht die Zuverlässigkeit und setzt das wahre Potenzial Ihrer Teams frei.
So kann die Automatisierung der Aufgaben Ihren Workflow und Ihre Geschäftsaktivitäten optimieren:
1. Reduziert die Betriebskosten
Möchten Sie Kosten senken?
Willkommen in der Welt der Automatisierung!
Sie können administrative Aufgaben wie den Eintrag von Daten und persönliche Assistenz automatisieren, um Kosten für die Einstellung von Mitarbeitern für diese Rollen zu sparen.
Darüber hinaus können Sie redundante Prozesse innerhalb des Unternehmens identifizieren und vollständig beseitigen.
2. Erhöht die Zuverlässigkeit
Automatisierung reduziert menschliche Fehler, indem sie sicherstellt, dass die Aufgabe von Anfang bis Ende fehlerfrei ausgeführt wird.
Wie?
Jede Aufgabe besteht aus einer Reihe von Schritten, die in der richtigen Reihenfolge befolgt werden müssen, um sie abzuschließen. Während „Muggel“ wie wir einen Schritt übersehen können, wenn wir müde oder abgelenkt sind, arbeitet ein Computersystem unermüdlich daran, die Aufgabe ohne Fehler abzuschließen.
3. Entfesseln Sie das wahre Potenzial Ihres Teams
Sie haben vielleicht die qualifiziertesten Mitarbeiter eingestellt, aber diese können ihre Fähigkeiten nicht einsetzen, wenn sie jeden Tag nur langweilige, einfache Aufgaben erledigen.
Das ist so, als würde man Dumbledore als Hausmeister für Hogwarts einstellen!
Das macht einfach keinen Sinn!
Die Automatisierung am Arbeitsplatz nimmt Ihren Mitarbeitern diese alltäglichen Aufgaben ab, sodass sie Zeit für anspruchsvollere Geschäftsaufgaben haben. Als Ergebnis können sie ihre Fähigkeiten einsetzen und sich in Ihrem Unternehmen weiterentwickeln.
Welche Aufgaben können automatisiert werden?
Denken Sie daran, dass es für alles einen Zaubertrick gibt – sogar dafür, eine Treppe in eine Rutsche zu verwandeln! Ebenso gibt es für fast alle wiederholenden Aufgaben eine Automatisierung am Arbeitsplatz.
Sie können die Automatisierung der Aufgaben in den Bereichen Lead-Management, Marketing, Finanzen und Buchhaltung, Personalwesen und Verwaltung durchführen.
Ein Bericht von McKinsey hat gezeigt , dass fast die Hälfte (45 %) der Geschäftsaufgaben mit aktuellen Technologien wie maschinellem Lernen und künstlicher Intelligenz automatisiert werden können.
Werfen wir einen Blick darauf, wie die Automatisierung von Geschäftsprozessen in allen Abteilungen Ihres Unternehmens angewendet werden kann:
1. Lead-Management
Erinnern Sie sich noch an die Horkruxe?
Es handelt sich um Objekte, die einen Teil der Seele eines Zauberers enthalten.
Mit ein wenig literarischer Fantasie und gutem altem britischen Humor sind Leads so etwas wie Horkruxe für Ihr Vertriebsteam, denn sie sind das Herzstück seiner Arbeit!
So können Sie den wichtigsten Teil des Verkaufsprozesses durch Automatisierung automatisieren:
Verwaltung eingehender Leads
Psst... suchen Sie nach einer schnellen Möglichkeit, mehr Leads zu generieren?
Bieten Sie Besuchern Ihrer Website kostenlose Inhalte für den unteren Teil des Trichters an, z. B. E-Books, PDF-Dateien, Videos oder andere wertvolle Ressourcen. Dazu müssen sie lediglich ein Formular mit ihrer E-Mail-Adresse und den von Ihnen gewünschten Informationen wie Name und Alter ausfüllen.
Sobald sie das Formular ausgefüllt haben, erhalten sie ihr kostenloses Buch, aber Sie erhalten etwas noch Wertvolleres – ihre Daten!
Anschließend können Sie die Automatisierungsfunktionen Ihres Formular-Tools nutzen, um die Daten automatisch in einem Marketing-Automatisierungssystem zu speichern und zu organisieren und die Leads direkt an ein CRM-System (Customer Relationship Manager) weiterzuleiten. Diese einfache Automatisierung erspart Ihnen die mühsame Eingabe von Daten in eine Excel-Tabelle.
2. Marketing
Da Marketing für das Wachstum Ihres Geschäfts von entscheidender Bedeutung ist, müssen Sie sicherstellen, dass alle Ihre Marketingprozesse optimiert sind.
Und wie erledigt man das?
Mit Hilfe der Marketing-Automatisierung!
So können Sie Ihre Effizienz in diesem Bereich verbessern:
A. Branchenforschung
Möchten Sie Ihrer Konkurrenz einen Schritt voraus sein?
Sie müssen die Trends in Ihrer Branche, neue Technologien und Ihre Mitbewerber genau im Auge behalten.
Das bedeutet jedoch nicht, dass Sie Stunden mit Recherchen verbringen müssen.
Genauso wie Voldemort Wurmschwanz für seine Zwecke einsetzte, können tools wie Google Alerts Ihr digitaler Assistent sein!
Es kann Online-Erwähnungen bestimmter Trends überwachen und diese dann automatisch in E-Mails für Sie zusammenstellen!
B. Soziale Medien
Laden Sie Ihre Social-Media-Beiträge im Jahr 2021 immer noch manuell hoch?
Es ist Zeit, sich aus dem Mittelalter zu verabschieden und die Marketing-Automatisierung zu begrüßen!
Es gibt unzählige Social-Media-Tools wie Hootsuite, mit denen Sie Beiträge in sozialen Medien weit im Voraus planen können. Außerdem können Sie damit denselben Inhalt gleichzeitig auf allen Kanälen veröffentlichen – so müssen Sie nicht stundenlang Beiträge auf Twitter, Facebook und Instagram separat hochladen. Andere Tools, wie KI-Tools, können Ihnen beim Verfassen Ihrer Bildunterschriften helfen, um noch mehr Zeit zu sparen.
3. Finanzen und Buchhaltung
Sie müssen mit den Finanzen Ihres Unternehmens vorsichtig umgehen.
Selbst kleinste menschliche Fehler können enorme Verluste verursachen!
So sorgt die Automatisierung der Aufgaben und Workflows in Buchhaltungssoftware für mehr Sicherheit bei diesen Prozessen:
A. Verwaltung von Rechnungen
Sie brauchen kein Remembrall, das rot wird, um Ihnen zu zeigen, dass Sie etwas vergessen haben!
Cloud-Rechnungssoftware kann automatische Erinnerungen versenden, wenn Sie Rechnungen per E-Mail verschicken müssen.
Außerdem kann es die Automatisierung des Rechnungsstellungsprozesses durchführen, indem es:
- Wiederkehrende Rechnungen automatisch planen und versenden
- Nachverfolgung, ob die Rechnungen bezahlt wurden
B. Umsatzsteuer
Die Berechnung der Umsatzsteuer ist wie eine Partie Quidditch.
Denken Sie darüber nach.
In beiden Fällen kann schon ein einziger Fehler katastrophale Ergebnisse haben!
Sie müssen menschliche Fehler bei der Erledigung Ihrer Steuererklärung vermeiden, da Ihnen sonst hohe Strafen drohen.
Wie geht das?
Sie können den Aufwand für Ihre Steuerangelegenheiten an ein automatisiertes Tool wie Avalara auslagern. Das System recherchiert die Steuersätze basierend auf Ihrem Standort, Ihrem Produkt oder Ihrer Dienstleistung und berechnet den Steuerbetrag, den Sie zahlen müssen.
4. Personalwesen
Von allen Abteilungen hat das HR-Team die meisten wiederholenden Aufgaben zu bewältigen.
Warum?
Jeder Geschäftsprozess, an dem ein Mitarbeiter beteiligt ist, umfasst eine Reihe sich wiederholender Aufgaben wie Vorstellungsgespräche, Einarbeitung, Schulungen usw.
Stellen Sie sich nun vor, Ihr Geschäft hat 50 Mitarbeiter.
Das bedeutet, dass diese Business-Aufgaben 50 Mal wiederholt werden müssen!
Ihre HR-Teams benötigen Automatisierung am Arbeitsplatz, um diese einfachen Aufgaben auf Autopilot zu stellen, während sie sich auf komplexere Prozesse konzentrieren können.
Schauen wir uns an, was für eine Automatisierung möglich ist:
A. Auswahl potenzieller Kandidaten
Möglicherweise erhalten Sie viele Bewerbungen auf eine Stellenanzeige.
Aber woher wissen Sie, dass sie für die Rolle geeignet sind?
Genauso wie der Sprechende Hut entscheidet, zu welchem Haus die Schüler gehören, können Sie ein automatisiertes tool einsetzen, das Ihnen hilft, die am besten geeigneten Kandidaten für Ihr „Haus” oder Ihr Unternehmen zu finden.
Sobald potenzielle Kandidaten ihre Kontaktdaten auf Ihrer Website eingegeben haben, können Tools wie Paperform ihnen ein Formular mit vorläufigen Fragen zu ihren Stärken und Erfahrungen zusenden.
Nachdem sie das Formular ausgefüllt haben, können Sie die Bewerbung schnell prüfen und über ihr Schicksal entscheiden: genau wie der Sprechende Hut!
B. Verwaltung von Sozialleistungen
Nach einem bestimmten Zeitraum haben Ihre neuen Mitarbeiter Anspruch auf Leistungen wie bezahlten Urlaub, Wohngeld usw.
Sofern Sie kein kleines Unternehmen leiten, ist es schwierig zu verfolgen, wann ein Mitarbeiter Anspruch auf diese Leistungen hat. Glücklicherweise können Sie Erinnerungen automatisieren, die Ihr HR-Team benachrichtigen, sobald der Probezeitraum abgelaufen ist.
5. Administrative Aufgaben
Administrative Aufgaben sind alltägliche Prozesse, die einfach sind und nicht viel Nachdenken erfordern, wie z. B. das Ablegen von Unterlagen oder das Planen von Terminen.
Tatsächlich ist es so einfach, dass sogar ein Hauself wie Dobby es erledigen kann!
Ähnlich wie Dobby kann die Automatisierung die Rolle eines persönlichen virtuellen Assistenten übernehmen. Sie kann Ihnen bei diesen einfachen Aufgaben helfen, sodass Sie sich auf das Wesentliche konzentrieren können:
A. Termine planen
Selbst die einfache Aufgabe der Terminplanung kann zeitaufwändig sein. Sie und Ihr Gast haben möglicherweise Schwierigkeiten, einen geeigneten Zeitpunkt für ein Meeting in Ihren vollen Terminkalendern zu finden.
Warum nutzen Sie nicht einen virtuellen Assistenten , der alle Ihre Meetings für Sie plant?
Tools wie x. ai helfen Ihnen dabei, diesen Prozess zu automatisieren, indem sie Ihren Gästen automatisch die Möglichkeit bieten, einen Termin für ihre Meetings auszuwählen.
B. E-Mails sortieren
Harry wäre schockiert gewesen, wenn er gewusst hätte, dass ein durchschnittlicher Muggel etwa 11 Stunden pro Woche damit verbringt, seine E-Mails zu checken!
Die meiste Zeit verbringen Sie damit, Ihren Posteingang nach wichtigen E-Mails zu durchsuchen und diese zu beantworten.
Wäre es nicht besser, wenn Ihr Posteingang gut organisiert wäre?
Sie können Gmail E-Mails automatisch nach den von Ihnen festgelegten Einstellungen in Ordner sortieren lassen, sodass Sie wichtige E-Mails der Clients sofort finden können.
Bonus-Automatisierung: Möchten Sie Ihren Client an seinem Geburtstag überraschen? Verwenden Sie automatisierte Tools wie Automator, um eine benutzerdefinierte Geburtstags-E-Mail zu versenden. Das klingt vielleicht albern, ist aber eine großartige Möglichkeit, die Beziehungen zu Ihren Clients zu verbessern!
Wie entscheiden Sie, welche Aufgaben für die Automatisierung in Frage kommen?
Jetzt, da Sie wissen, welche Aufgaben automatisiert werden können, bedeutet das nicht, dass Sie sofort damit beginnen müssen, Alles zu automatisieren!
Sie können entscheiden, was Sie für die Automatisierung auswählen möchten, indem Sie das zu lösende Problem identifizieren, die Nachverfolgung Ihrer täglichen Aufgaben durchführen und Ihre täglichen Aufgaben überprüfen.
Sie sollten sich etwas Zeit nehmen, um zu überlegen, welche Aufgaben durch Automatisierung Ihrem Geschäft am meisten nützen. Hier finden Sie eine Schritt-für-Schritt-Anleitung, die Ihnen dabei hilft, herauszufinden, welche konkreten Aufgaben automatisiert werden sollten:
1. Identifizieren Sie das Problem, das Sie lösen müssen
Man könnte meinen, dass jede Automatisierung Ihnen dabei hilft, Zeit und Geld zu sparen.
Bei der Auswahl eines geeigneten Tools für die Automatisierung Ihres Geschäfts sollten Sie jedoch vorsichtig sein.
Sie würden doch auch keinen Zaubertrank trinken, ohne zu wissen, wie er wirkt, oder?
Ebenso sollten Sie sich nicht für eine Automatisierung entscheiden, ohne deren Auswirkungen zu verstehen, da diese sonst mehr Probleme verursachen als lösen könnte!
Stellen Sie sich zunächst einige Fragen, wie zum Beispiel:
- Welche Probleme möchte ich im bestehenden Geschäftsprozess lösen?
- Was unternimmt mein Team derzeit, um das Problem zu beheben?
- Wie kann die Automatisierung der Aufgaben meinem Team noch helfen?
Nachdem Sie sich entschieden haben, warum Sie eine Automatisierung durchführen möchten, ist es an der Zeit herauszufinden, was Sie automatisieren können.
2. Verfolgen Sie, welche Aufgaben Sie an einem Tag zu erledigen haben
Beginnen Sie damit, alle spezifischen Aufgaben aufzuschreiben, die Sie und Ihr Team täglich zu erledigen haben. Es ist auch hilfreich, die für jede Aufgabe aufgewendete Zeit zu verfolgen, um eine Vorstellung davon zu bekommen, wie viel Zeit dafür benötigt wird.
Übertreiben Sie jedoch nicht die Wahrheit wie die fragwürdige Journalistin Rita Skeeter!
Tipp: Mit den richtigen Tools für die Zeiterfassung ist das ganz einfach zu erledigen.
3. Überprüfen Sie Ihre täglichen Aufgaben
Sobald Sie alle Geschäftsprozesse dokumentiert haben, ist es an der Zeit zu prüfen, ob sie für die Automatisierung geeignet sind.
Und wie erledigt man das?
Sie müssen prüfen, ob die Aufgabe mindestens zwei der folgenden Kriterien erfüllt:
- Erfordert, dass Sie dieselben Prozesse immer wieder zu erledigen haben
- Kann ohne großen Aufwand erledigt werden
- Stellt Ihre Fähigkeiten nicht auf die Probe
- Stört regelmäßig Ihre Konzentration
- Erfordert keine große persönliche Aufmerksamkeit
Bonus: Vorlagen für das Management von Aufgaben
Schauen wir uns ein Beispiel für eine solche häufige Aufgabe in der Bibliothek von Hogwarts an:
Hermine muss zurückkehren und die Bücher in der Bibliothek ordnen.
Kann diese Aufgabe automatisiert werden?
Finden wir es heraus.
Diese Aufgabe kann automatisiert werden, da sie sich wiederholt (Nr. 1), einfach zu implementieren ist (Nr. 2), keine besonderen Fähigkeiten erfordert (Nr. 3) und keine persönliche Aufmerksamkeit erfordert (Nr. 4).
Tatsächlich wurde diese sich wiederholende Aufgabe in Hogwarts bereits automatisiert.
Die Bücher ordnen sich jetzt selbst:
Aber wie lässt sich die Automatisierung in der Praxis umsetzen?
Anstatt nach dem richtigen Regal zu suchen, um das Buch zurückzustellen, kann ein automatisiertes System Folgendes leisten:
- Identifizieren Sie das Buch, das sie zuletzt ausgeliehen hat
- Suchen Sie in der Datenbank nach dem entsprechenden Regal.
- Zeigen Sie genau an, wo sie das Buch zurückgeben muss.
4. Verwenden Sie ein tool zur Automatisierung am Arbeitsplatz, um diese Aufgaben zu automatisieren.
Nachdem Sie die einfachen Aufgaben auf einer Liste aufgelistet haben, die für die Automatisierung geeignet sind, müssen Sie zwei Dinge herausfinden:
- Kann die gesamte Aufgabe mit einer einzigen App automatisiert werden?
- Sollten nur einige Teile der Aufgabe automatisiert werden?
Nachdem Sie sich darüber im Klaren sind, müssen Sie ein gutes Automatisierungstool finden, das Ihnen hilft, Ihre Produktivität zu steigern.
Hier sind einige Tipps, die Ihnen helfen, eine fundierte Entscheidung bei der Auswahl eines Tools für die Automatisierung von Aufgaben zu treffen:
So finden Sie eine Lösung für die Automatisierung Ihres Arbeitsplatzes für Ihr Geschäft
Hier erfahren Sie, worauf Sie bei einem Tool für die Automatisierung am Arbeitsplatz achten sollten:
A. Es sollte einfach zu bedienen sein
Wenn Sie Ihrem Team einen neuen Prozess oder ein neues System vorstellen, stoßen Sie möglicherweise auf großen Widerstand. Deshalb müssen Sie sicherstellen, dass Ihr Tool für die Automatisierung von jedem verwendet werden kann.
Wenn Sie beispielsweise ein nicht-technisches Team leiten, sollte das Tool keine Kenntnisse der bevorzugten Programmiersprache von Voldemort – Python – von den Benutzern verlangen!
(Verstanden?)
B. Es sollte in der Lage sein, die meisten Ihrer Aufgaben zu bewältigen.
Es macht keinen Sinn, für jede einzelne Aufgabe Ihres Workflows ein separates tool zu kaufen. Das wäre so, als würde man für jeden einzelnen Zauberspruch einen eigenen Zauberstab kaufen!
Halten Sie Ausschau nach Tools, die Features bieten, mit denen Sie mehr als nur eine Aufgabe der Automatisierung erledigen können.
Ein E-Mail-Automatisierungstool, das Sie bei der Marketingautomatisierung unterstützt, ist beispielsweise eine gute Wahl.
C. Die Kosten sollten durch den Nutzen gerechtfertigt sein.
Nicht jeder ist so reich wie Draco Malfoys Vater, der einmal Nimbus 2001 für alle Mitglieder des Quidditch-Teams seines Sohnes gekauft hat!
Erstellen Sie ein Budget für alle Ihre Tools zur Automatisierung von Aufgaben und andere damit verbundene Software wie RPA (Robot Process Automation).
Erstellen Sie dann eine Auswahlliste mit den tools, die Ihnen helfen können, und wählen Sie dasjenige aus, das den größten Wert zum niedrigsten Preis bietet.
Das beste tool zur Automatisierung von Aufgaben im Jahr 2021
Nachdem Sie nun wissen, was ein gutes Tool für die Automatisierung ausmacht, ist es an der Zeit, sich eingehend mit einem Tool zu befassen, das die oben genannten Eigenschaften erfüllt: ClickUp!
ClickUp ist die weltweit am besten bewertete Software für Remote-Projektmanagement. Egal, ob Sie Agile, Scrum oder eine andere Projektmanagementmethode verwenden, ClickUp bietet Ihnen alles , was Sie zur Automatisierung Ihrer Verwaltungsaufgaben benötigen.
Schauen wir uns die Automatisierungen von ClickUp genauer an und wie sie Ihrem Geschäft helfen können:
ClickUp-Automatisierungen
Möchten Sie ein Zauberer wie Harry werden? Dann haben Sie Glück!
Hier sind einige Beispiele für Zaubersprüche, die Sie mit den Workflow-Automatisierungen von ClickUp wirken können:
- Weisen Sie Personen automatisch bestimmte Aufgaben zu – Assignio!
- Wenn das Fälligkeitsdatum näher rückt, ändern Sie die Priorität einer Aufgabe auf „hoch“, um Ihre Team-Mitglieder zu mehr Eile anzuspornen! – Hurrius!
- Veröffentlichen Sie automatisch einen Kommentar, wenn sich der Status der Aufgabe ändert – Commentato!
Wie funktionieren ClickUp-Automatisierungen?
Beginnen wir damit, die Komponenten zu enthüllen, die eine Automatisierung ausmachen:
1. Elemente der Automatisierung
A. Auslöser
Es handelt sich um Ereignisse oder Dinge, die erfolgen müssen, um eine Automatisierung zu starten.
Hier sind nur einige Auslöser, die Sie in ClickUp auswählen können:
- Änderungen beim Mitarbeiter: Immer wenn sich der Mitarbeiter ändert, der für eine Aufgabe verantwortlich ist, wird automatisch eine Aktion ausgeführt.
- Fälligkeitsdatum erreicht: Wenn das Fälligkeitsdatum näher rückt, wird automatisch eine Aktion ausgeführt.
- Alle Unteraufgaben erledigt: Sobald alle Unteraufgaben einer Aufgabe fertiggestellt sind, wird automatisch eine Aktion ausgeführt.
Beispiel:
Dumbledore hat eine Aufgabe namens „Trimagisches Turnier” erstellt. Wenn also das Fälligkeitsdatum für das Turnier näher rückt, erstellt er eine Automatisierung, um die Aufgabe den Teilnehmern zuzuweisen.
B. Bedingungen
Bedingungen geben Ihnen mehr Kontrolle über die Automatisierung. Es handelt sich um Aussagen, die wahr sein müssen , damit die Aufgaben- oder Workflow-Automatisierung ausgeführt wird.
Schauen wir uns einige davon an:
- Priorität: Filtern Sie Aufgaben heraus, die keine Priorität haben.
- Status: Wählen Sie Aufgaben mit einem bestimmten Status aus.
- Tag: Aufgaben sollten mit einem bestimmten Tag versehen sein.
Hinweis: Sie können mehrere Bedingungen für eine einzelne Automatisierung hinzufügen.
Um beim vorherigen Beispiel zu bleiben: Dumbledore weiß, dass das Turnier gefährlich ist, und verhindert daher, dass Schüler unter 17 Jahren daran teilnehmen.
Daher fügte er eine Bedingung hinzu, wonach die Automatisierung alle Tags außer „Minderjährig” umfasst.
C. Aktionen
Aktionen sind Dinge, die geschehen, wenn die Automatisierung als Auslöser aktiviert wurde und die Bedingungen erfüllt sind.
Es gibt eine ganze Reihe automatisierter Aktionen, die erledigt werden können, wie zum Beispiel:
- Status ändern: Ändert den Status („Zu erledigen“, „In Bearbeitung“, „Erledigt“) einer Aufgabe.
- Kommentar hinzufügen: Fügen Sie einen beliebigen Kommentar zur Aufgabe hinzu.
- Mitarbeiter ändern: Ermöglicht es Ihnen, Mitglieder des Teams hinzuzufügen, zu entfernen und neu zuzuweisen.
Notiz: Sie können mehrere Aktionen für eine einzelne Automatisierung hinzufügen.
Sobald das Trimagische Turnier näher rückt, weist die Automatisierung den Finalisten „Harry”, „Cedric”, „Victor” und „Fleur” die Aufgabe zu. Zusätzlich wird eine neue Unteraufgabe erstellt, die den vier Finalisten mitteilt, was als Nächstes zu erledigen ist.
2. Wie Elemente zusammenwirken
Wenn wir nun alle Elemente zusammenfügen, erhalten wir dieses Schema:
„Wenn dies geschieht (Auslöser) und dies zutrifft (Bedingung) , dann führt das System dies aus (Aktion).“
Aus allen bisherigen Beispielen ergibt sich:
‘Wenn das Turnierdatum näher rückt (Auslöser) und kein „minderjährig”-Tag vorhanden ist (Bedingung), dann füge Harry, Cedric, Viktor und Fleur zur Aufgabe (Aktion 1) hinzu und erstelle eine Unteraufgabe mit dem Titel „Goldenes Ei von Drachen holen” (Aktion 2).
Auf diese Weise wissen die Finalisten, was als Nächstes zu erledigen ist, ohne dass Dumbledore von seinem Stuhl aufstehen muss!
3. Erstellen einer Automatisierung in ClickUp
Es gibt zwei Möglichkeiten, Automatisierungen in ClickUp zu verwenden.
Sie können entweder aus einer umfangreichen Bibliothek mit über 50 vorgefertigten Automatisierungen auswählen oder Ihre eigene benutzerdefinierte Automatisierung erstellen, die Ihren Anforderungen entspricht.
So geht's:
- Öffnen Sie die Listenansicht Ihrer Aufgaben.
- Klicken Sie auf das niedliche Roboter-Symbol.
- Klicken Sie auf „+ Automatisierung hinzufügen“.
- Erstellen Sie Ihre eigenen Auslöser, Bedingungen und Aktionen.
- Erledigt. Sie haben eine benutzerdefinierte Automatisierung erstellt!
So einfach ist das.
Und Sie müssen sich keine Gedanken darüber machen, Python-Skripte oder andere komplizierte Skripte für die Automatisierung zu lernen!
4. Integration mit anderen tools
Mit ClickUp können Sie Ihre Automatisierungen mithilfe von Webhooks mit jedem Tool Ihrer Wahl verbinden !
Was ist ein Webhook?
Es handelt sich um ein API-Konzept (Application Programming Interface), mit dem Sie zwei Apps verknüpfen und Informationen von einer App zur anderen senden können.
Erstellen Sie einen Auslöser und kopieren Sie einen Webhook-Link als Aktion.
Auf diese Weise werden die Daten automatisch an die andere App gesendet, wenn der Auslöser für die Automatisierung ausgelöst wird.
Automatisierung ist nicht das einzige Ass, das ClickUp im Ärmel hat!
ClickUp bietet zahlreiche Features, die von allen Teams genutzt werden können:
- Gantt-Diagramme: Anzeigen und Verwalten Ihrer Projekt-Zeitleiste auch bei Remote-Arbeit
- Native Zeiterfassung: Verwalten Sie Ihre Zeit effizient für ein effizientes Remote-Projektmanagement Pulse : Sehen Sie in Echtzeit, woran Ihre Teammitglieder gerade arbeiten
- Pulse : Sehen Sie in Echtzeit, woran Ihre Team-Mitglieder gerade arbeiten.
- Benutzerdefinierte Status: Erstellen Sie Ihre eigenen Status, die zu Ihrem Workflow passen
- Mehrere Ansichten: Organisieren Sie Ihre Aufgaben in einer Checkliste, einem Scrum-Board oder einem Kalender-Format.
- Agile Dashboards: Überwachen Sie die Metriken Ihrer Agile- oder Scrum-Projekte von Ihrem Homeoffice aus.
- Apps: Fügen Sie die ClickUp-App zu Ihrer Liste der bevorzugten Apps hinzu, denn sie hilft Ihnen dabei, mit einer iOS- oder Android-App den Überblick über Ihre Projekte und Workflows zu behalten!
- Pulse : Sehen Sie in Echtzeit, woran Ihre Team-Mitglieder gerade arbeiten.
Fazit
Die Automatisierung von Aufgaben ist wirklich magisch.
Bei richtiger Anwendung spart sie Ihrem Team viel Zeit.
Und mit all dieser zusätzlichen Zeit kann Ihr Team seine Fähigkeiten verbessern und selbst zu Experten werden!
Deshalb ist es wichtig, herauszufinden, was Sie gerade für die Automatisierung benötigen.
Aber ohne eine Software zur Automatisierung der Aufgaben können Sie wiederholende Aufgaben nicht automatisieren, oder?
Aber keine Sorge.
ClickUp bietet alle Features, die Sie benötigen, um Arbeitsprozesse und wiederholende Aufgaben zu automatisieren und einen reibungslosen Ablauf zu gewährleisten.
Melden Sie sich noch heute bei ClickUp an und bekämpfen Sie die dunklen Zauberer der Unproduktivität!