Hádejte, kolik času skutečně tráví prodejci ve vaší společnosti prodejem?
Není to ideální, že?
Kdo za to může? Neuspořádaná nebo chybějící dokumentace.
Prodejní týmy se při uzavírání obchodů spoléhají na opakovatelné procesy a cenné prodejní zdroje. Příliš často však ztrácejí hodiny hledáním informací, přepisováním e-mailů nebo opakovaným kladením stejných otázek. Ztrácejí čas, jsou méně produktivní a nedosahují stanovených kvót.
Naopak organizace, které důsledně spravují a aktualizují prodejní obsah, zaznamenávají 10,9% nárůst úspěšnosti.
I vy můžete vyřešit tyto přetrvávající problémy s produktivitou pomocí strukturovaného systému prodejní dokumentace, který podporuje váš tým v každé fázi.
V tomto průvodci se dozvíte, jak ji vytvořit, aniž byste museli chaoticky přecházet mezi několika nástroji... a to vše díky aplikaci pro práci, známé jako ClickUp.
⭐ Doporučená šablona
Šablona prodejního procesu ClickUp vám poskytuje jasný a přizpůsobitelný pracovní postup, díky kterému můžete s jistotou provázet potenciální zákazníky všemi fázemi, od vyhledávání až po uzavření obchodu. Díky integrovaným vlastním polím, několika zobrazením, jako jsou Ganttovy diagramy a Kanban tabule, a společnému sledování úkolů pomáhá tato šablona vhodná pro začátečníky prodejním týmům zůstat koordinované, organizované a mít přehled o všech příležitostech.
Co je prodejní dokumentace?
Prodejní dokumentace zahrnuje všechny materiály, které váš tým potřebuje k efektivnímu prodeji, a to jak interně, tak externě.
Myslete na příručky, scénáře hovorů, šablony e-mailů, případové studie, cenové dokumenty a průvodce pro nové zaměstnance. Tyto dokumenty pomáhají prodejnímu týmu vědět, co říkat, kdy to říkat a jak posunout obchodní jednání vpřed. Také vedou kupující tím, že jim poskytují správné informace v každé fázi nákupního procesu.
Některé z těchto materiálů jsou interní – používají se pro školení a zajištění konzistence v prodejním procesu. Jiné jsou externí – používají se k informování a ovlivňování kupujících. Můžete se s nimi setkat pod názvy prodejní materiály, prodejní obsah nebo prodejní aktiva. Stále častěji jsou digitální a jsou navrženy s ohledem na rychlost a škálovatelnost.
📖 Přečtěte si také: Jak psát projektovou dokumentaci: příklady a šablony
Proč je prodejní dokumentace důležitá
Správná prodejní dokumentace zajišťuje podporu všem obchodním zástupcům, ať už jsou nováčci, nebo již zkušení profesionálové. Dodává strukturu vašemu prodejnímu procesu, zajišťuje konzistentní zážitek pro kupující a pomáhá vašemu týmu soustředit se na to, co funguje.
Celkově to zvyšuje produktivitu prodeje.
Proč je to důležité:
- Zajišťuje konzistentnost: Všichni obchodní zástupci postupují podle stejného scénáře, takže vaše sdělení zůstávají jednotná a váš proces pokračuje podle plánu, bez ohledu na to, kdo prodává.
- Zlepšuje zapracování nových zaměstnanců: Noví zaměstnanci nemusí začínat od nuly. Přehledná dokumentace jim pomáhá porozumět vašim procesům, rychleji se učit a dříve dosáhnout produktivity.
- Umožňuje lepší koučování: Obchodní manažeři mohou na základě přezkoumání zdokumentovaného procesu přesně určit, co funguje a co ne, díky čemuž je zpětná vazba cílenější a efektivnější.
- Posiluje důvěru kupujících: Když obchodní zástupci sdílejí jasné a užitečné materiály v průběhu celého prodejního cyklu, kupující se cítí lépe informovaní a jsou ochotnější pokračovat v nákupu.
- Škálujte to, co funguje: Místo toho, aby prodejní agenti vymýšleli kolo znovu, mohou replikovat osvědčené taktiky a procesy, čímž ušetří čas a zvýší výkonnost napříč celou organizací.
👀 Věděli jste? 52 % vedoucích pracovníků v oblasti prodeje uvádí, že nedostatečné dovednosti a potřeba školení jsou hlavními překážkami při plnění jejich nejdůležitějších obchodních priorit.
Jedním ze způsobů, jak tuto mezeru překlenout, je lepší dokumentace procesů.
Když jsou prodejní pracovní postupy jasně zdokumentovány, týmy se rychleji rozběhnou, školení se stává opakovatelným a výkonnost se celkově zlepšuje.
Běžné typy prodejní dokumentace
Prodejní dokumenty mají různé formáty v závislosti na tom, pro koho jsou určeny – pro váš prodejní tým nebo potenciální zákazníky. Oba jsou zásadní pro udržení efektivního a opakovatelného prodejního procesu.
Zde jsou nejběžnější typy prodejní dokumentace:
1. Prodejní příručky
Prodejní příručka je vaším nepostradatelným průvodcem pro prodejní činnosti vašeho týmu. Dokumentuje celý proces, od vyhledávání potenciálních zákazníků až po uzavření obchodu, takže prodejní profesionálové přesně vědí, co mají v každé fázi dělat.
Klíčové komponenty:
- Fáze prodejního procesu
- Ideální profil zákazníka (ICP) a profily kupujících
- Rámce pro komunikaci a hodnotové nabídky
- Časté námitky a odpovědi
- Průběh hovoru a struktura schůzky
- KPI a metriky úspěchu
💡 Tip pro profesionály: Použijte správce dokumentů, jako je ClickUp Docs, k vytvoření centralizované, snadno přístupné prodejní příručky, kterou lze společně upravovat a propojit s příslušnými úkoly nebo pracovními postupy.
2. Skripty hovorů a šablony e-mailů
Tyto dokumenty poskytují obchodním zástupcům výchozí bod pro oslovování zákazníků. Šablony lze (a měly by být) přizpůsobeny individuálním potřebám, ale pomáhají udržet jednotnost sdělení a zajistit, že nebude opomenut žádný klíčový bod.
Klíčové komponenty:
- Jasné úvodní věty nebo předměty zpráv
- Hodnotově orientované sdělení přizpůsobené potřebám kupujících
- Výzva k akci (CTA)
- Zástupné symboly pro personalizaci (např. jméno, odvětví, problém)
- Varianty pro různé typy kupujících nebo fáze
- KPI a metriky úspěchu
💡 Tip pro profesionály: Chcete rychleji generovat personalizované varianty svých e-mailových šablon? Vyzkoušejte ClickUp Brain, nativní AI asistenta ClickUp, který za vás udělá těžkou práci. Zadejte podrobnosti o svém ICP, jejich problémech, fázi nákupního procesu, ve které se nacházejí, atd. a on vytvoří text, který je osloví, přesvědčí a nakonec přiměje k nákupu.
3. Kontrolní seznamy pro kvalifikaci
Tyto kontrolní seznamy pomáhají obchodním zástupcům rychle určit, zda má smysl se o daného potenciálního zákazníka dále zajímat. Díky nim se týmy soustředí na vysoce kvalitní příležitosti.
Klíčové komponenty:
- Kritéria založená na metodách BANT, MEDDIC nebo vaší vlastní metodice.
- Otázky, které je třeba položit během zjišťování
- Systém bodování nebo hodnocení pro posouzení kvality potenciálních zákazníků
- Spouštěče pro přechod do další fáze prodeje
4. Průvodce řešením námitek
Tyto dokumenty poskytují obchodním zástupcům jasné a ověřené odpovědi na nejčastější námitky kupujících.
Klíčové komponenty:
- Seznam častých námitek (např. ceny, konkurence, načasování)
- Doporučené odpovědi nebo body k diskusi
- Skutečné příklady nebo případy použití
- Tipy ohledně tónu a přednesu
- Co dělat a nedělat při reagování pod tlakem
5. Bojové karty
Battle karty poskytují rychlý přehled srovnání mezi vaším řešením a řešením konkurence. Obvykle se používají v pozdějších fázích jednání, aby ovlivnily konečné rozhodnutí o nákupu.
Klíčové komponenty:
- Klíčové rozdíly
- Konkurenční slabiny a silné stránky
- Odpovědi na námitky týkající se konkurence
- Informace o výhrách a prohrách
- Strategické body k diskusi
7. Příručky pro zaškolení a školení
Tyto dokumenty pomáhají novým obchodním zástupcům seznámit se s vašimi nástroji, sděleními a prodejním procesem. Jsou základem pro rychlejší rozjezd.
Klíčové komponenty:
- Přehled společnosti a její poslání
- Znalost produktu a klíčové funkce
- Procházení CRM a prodejních nástrojů
- Přehled prodejního procesu
- Očekávání a milníky role
💡 Tip pro profesionály: Přestaňte pokaždé, když přijímáte nové zaměstnance, vymýšlet nový proces zaškolování prodejců. Šablona ClickUp Sales Onboarding Template vám poskytuje opakovatelný a sledovatelný systém, který z nových obchodních zástupců rychleji udělá sebevědomé uzavírače obchodů. Pomocí integrovaných úkolů můžete přiřazovat školicí moduly, propojovat příručky a sledovat pokrok v reálném čase, takže můžete rozšiřovat svůj tým bez ztráty kvality nebo rychlosti.
Jak vytvořit prodejní dokumentaci
Prodejní dokumentace funguje pouze tehdy, je-li jasná, přístupná a vytvořená na základě toho, jak váš tým skutečně prodává. Příliš často se stává, že dokumentace je uložena v nesouvislých souborech nebo zapadlá v složkách, které nikdo nekontroluje, což ztěžuje sledování procesu.
Aby měl váš tým spolehlivý přístup k vysoce kvalitní prodejní dokumentaci, postupujte podle těchto kroků:
Krok č. 1: Proveďte audit stávající dokumentace (a poté ji vyčistěte)
Než začnete vytvářet něco nového, zhodnoťte materiály, které již máte k dispozici. Patří sem staré skripty, prezentace, příručky nebo dokumenty, které někdo vytvořil během zaškolování a které nikdy nebyly aktualizovány.
Jak provést efektivní audit:
- Centralizujte své zdroje: Shromážděte vše na jednom místě, abyste měli přehled o celém rozsahu – vytvořte znalostní centrum, kde budete shromažďovat informace roztroušené v e-mailech, discích a sdílených složkách.
- Označte podle stavu: Označte každý dokument jako aktuální, zastaralý nebo vyžadující revizi. Pomocí vlastních polí nebo značek můžete snadno sledovat stav.
- Odstraňte duplicity: Uchovávejte pouze jednu verzi každého zdroje, abyste předešli záměně nebo protichůdným sdělením.
Pro zjednodušení tohoto procesu použijte ClickUp Docs. Uspořádejte své dokumenty do přehledných prostorů, složek a seznamů.
Můžete vytvářet vnořené stránky, abyste měli různé verze stejných prodejních materiálů na jednom místě. Pokud například máte prezentace přizpůsobené různým segmentům publika, můžete je pomocí vnořených stránek uchovávat odděleně, ale zároveň pohromadě.
Získáte také řadu bohatých formátovacích možností – bannery, tabulky, tlačítka a widgety –, které vašim dokumentům dodají styl i funkčnost.
Aby byly vaše dokumenty prohledávatelné, přidejte správné tagy (interní vs. externí, prezentace vs. jednostránkové dokumenty, předlohy pro rozhovory vs. šablony e-mailů), přiřaďte jim vlastníky a propojte je přímo s příslušnými úkoly v ClickUp. Tímto způsobem bude váš tým vždy vědět, jak najít to, co potřebuje, bez neustálého přecházení sem a tam.
📮ClickUp Insight: Nedávno jsme zjistili, že asi 33 % znalostních pracovníků denně posílá zprávy 1 až 3 lidem, aby získali potřebné informace. Ale co kdybyste měli všechny informace zdokumentované a snadno dostupné? S AI Knowledge Managerem od ClickUp Brain se přepínání mezi kontexty stane minulostí. Stačí položit otázku přímo ze svého pracovního prostoru a ClickUp Brain vyhledá informace z vašeho pracovního prostoru a/nebo připojených aplikací třetích stran!
Krok č. 2: Shromážděte skutečné podněty od svého prodejního týmu
Jakmile budete mít představu o tom, co máte a co potřebujete, můžete přejít k dalšímu kroku. Tento krok zahrnuje získávání podnětů od vašich obchodních zástupců. Ti jsou nejlepším zdrojem informací o tom, co je užitečné a co je jen zbytečným balastem.
Zde je návod, jak shromažďovat smysluplnou zpětnou vazbu:
- Zašlete strukturovaný formulář pro zpětnou vazbu: Zeptejte se, jaké dokumenty používají, co považují za zastaralé a co jim chybí.
- Věnujte pozornost problémovým místům: Identifikujte místa v prodejním procesu, kde se zástupci zdržují, opakují se nebo se odchylují od scénáře.
- Podporujte průběžné aktualizace: Vytvořte systém, ve kterém mohou obchodní zástupci označit chybějící informace nebo požádat o nové prodejní materiály.
K získání této zpětné vazby nemusíte vytahovat poznámkový blok. Stačí přejít na ClickUp Forms.
Formuláře ClickUp vám pomohou shromáždit zpětnou vazbu na jednom místě a proměnit ji v akci. Přizpůsobte formuláře pomocí inteligentní logiky, abyste se ptali pouze na to, co je důležité. Každá odpověď se stane úkolem ClickUp a můžete nastavit automatizaci, aby byla ihned po přijetí přiřazena správné osobě.
Chcete odhalit trendy ve shromážděné zpětné vazbě? Možná analyzovat celkový sentiment nebo odhalit nejdůležitější poznatky?
Pomocí ClickUp Brain shrňte shromážděné odpovědi a položte otázky v jednoduché angličtině, abyste mohli data analyzovat.
⭐️ PSA: Inteligence ClickUp Brain se neomezuje pouze na vaše formuláře.
Jak jsme již zmínili, můžete jej použít k vytváření prodejních materiálů, jako jsou personalizované e-maily, brainstormingové rozhovory pro vaše demo hovory, analýza mezer a neefektivnosti ve vašem prodejním procesu a mnoho dalšího. Jelikož se jedná o nejkomplexnější kontextově orientovaného AI asistenta na světě, dokonale rozumí vašim projektům a spolupracuje s vámi přímo tam, kde se práce odehrává.
💡 Tip pro profesionály: Pokud plánujete použít software pro správu prodeje ke zlepšení svých procesů, nespoléhejte se pouze na to, co je populární – hledejte klíčové funkce, které skutečně podporují váš pracovní postup.
Upřednostněte nástroje pro správu pipeline, správu kontaktů, automatizaci úkolů a integraci. Tyto funkce pomáhají vašemu týmu zůstat soustředěný, snížit manuální práci a uzavřít obchody rychleji.
Krok č. 3: Zmapujte svůj prodejní proces a odhalte mezery v dokumentaci
V tomto kroku již budete mít k dispozici spolehlivé písemné materiály o svých procesech. Dokumentace však funguje pouze tehdy, je-li propojena s vaším skutečným pracovním postupem. Zmapujte svůj prodejní proces, abyste zjistili, které materiály podporují kterou fázi a kde existují mezery.
Zde je návod, jak sladit dokumenty s prodejním trychtýřem:
- Nastíňte kompletní prodejní proces: Od prvního kontaktu až po podpis smlouvy, definujte každou fázi.
- Identifikujte potřeby v oblasti dokumentace: Propojte klíčové kroky s dokumenty, které je podporují – například šablony e-mailů pro vyhledávání potenciálních zákazníků, skripty hovorů pro zjišťování informací nebo šablony nabídek pro uzavření obchodu.
- Upřednostněte to, co chybí: Zaměřte se nejprve na materiály, které zvyšují tržby nebo zkracují dobu potřebnou k rozjezdu prodeje.
V tomto bodě vám ClickUp Whiteboards pomůže vizuálně zmapovat celý prodejní proces a zjistit, kde váš tým potřebuje větší podporu, aby podával nejlepší výkony.
A to nejlepší? Jediným kliknutím můžete v ClickUp proměnit jakýkoli tvar nebo poznámku na sledovatelný úkol. Jakmile vytvoříte úkoly, které vyplníme stávající mezery, můžete spravovat pokrok v zobrazení tabule ClickUp způsobem, který odráží vaši pipeline.
Pokud začínáte úplně od začátku, použijte šablonu prodejního procesu ClickUp, abyste mohli rychle začít s hotovou strukturou. Je to jednoduchý způsob, jak přejít od nápadu k realizaci bez nutnosti měnit nástroje.
Krok č. 4: Zajistěte prohledávatelnost dokumentů
Vaše dokumentace může být dokonalá, jak jen to jde. Pokud se však obchodní zástupci k ní nedostanou, je k ničemu.
Proto je třeba zajistit, aby dokumenty, které vytváříte, byly okamžitě prohledávatelné a snadno navigovatelné, a to i pro nové členy týmu.
Zde je návod, jak zajistit, aby byly prodejní dokumenty snadno dohledatelné:
- Používejte jasné názvy: Názvy by měly odrážet účel a použití. „Inbound Demo Script v2“ je lepší než „Updated Sales Doc“.
- Seskupení podle pracovního postupu: Organizujte dokumenty podle toho, kde se v prodejním cyklu používají – vyhledávání potenciálních zákazníků, objevování, uzavírání obchodů – nikoli podle týmu nebo autora.
- Označte podle tématu nebo osoby: Použijte značky jako #enterprise, #objectionhandling nebo #competitor, aby obchodní zástupci mohli rychle filtrovat.
- Odkaz na související obsah: Skript pro úvodní telefonát by měl odkazovat na odpovídající šablonu následného e-mailu nebo kontrolní seznam pro kvalifikaci.
K tomu můžete využít funkce vyhledávání, třídění a filtrování v ClickUp Docs Hub. Připněte klíčové dokumenty, aby zůstaly viditelné, filtrujte podle vlastníka nebo značky, abyste zúžili výsledky, a tříděte podle nedávné aktivity, aby byl váš tým informován o aktuálním stavu.
Ověřené tagy vám pomohou označit důvěryhodné zdroje, takže obchodní zástupci nebudou ztrácet čas přemýšlením, kterou verzi použít. Můžete také zobrazit dokumenty podle toho, kdo je naposledy aktualizoval, najít duplikáty a identifikovat mezery ve vašem obsahu.
📮 ClickUp Insight: 1 z 5 profesionálů tráví denně více než 3 hodiny pouhým hledáním souborů, zpráv nebo dalších informací souvisejících s jejich úkoly. To je téměř 40 % celého pracovního týdne promarněného na něco, co by mělo trvat jen pár vteřin!
Funkce Connected Search od ClickUp sjednocuje veškerou vaši práci – úkoly, dokumenty, e-maily a chaty –, takže můžete najít přesně to, co potřebujete, když to potřebujete, aniž byste museli přecházet mezi různými nástroji.
Krok č. 5: Bezpečné ukládání a sdílení dokumentace
Ano, dokumentace musí být přístupná, ale ne pro všechny a na všech úrovních. Vedoucí prodeje mohou potřebovat přístup pro úpravy, obchodní zástupci mohou potřebovat přístup pouze pro čtení a noví zaměstnanci mohou během zaškolování potřebovat řízený přístup. Bez jasných oprávnění riskujete, že dojde k záměně nebo nechtěným změnám.
Zde je návod, jak bezpečně ukládat a sdílet prodejní dokumenty:
- Používejte oprávnění na úrovni složek: Chraňte citlivé dokumenty, jako jsou cenové matice nebo konkurenční strategie.
- Nastavte role uživatelů: Dejte manažerům přístup k úpravám, obchodním zástupcům přístup pouze pro prohlížení a vedoucím podpory plnou kontrolu.
- Kontrola verzí: Vyhněte se vzniku mnoha různých verzí dokumentů tím, že budete živé dokumenty ukládat na jednom místě.
- Sledování využití: Sledujte, které dokumenty se skutečně používají, abyste věděli, co je užitečné a co jen zabírá místo.
ClickUp usnadňuje bezpečné sdílení souborů. Každý dokument má podrobná nastavení oprávnění – můžete povolit přístup k prohlížení, komentování nebo úpravám podle uživatele nebo skupiny. ClickUp navíc automaticky sleduje historii verzí, takže nikdy neztratíte předchozí úpravy.
Dokumenty lze také sdílet externě (s omezeným přístupem), což usnadňuje spolupráci s partnery nebo potenciálními zákazníky, když je to potřeba.
A protože vaše dokumenty jsou uloženy ve stejném pracovním prostoru jako vaše prodejní pipeline, úkoly pro zaškolení nových zaměstnanců a pracovní postupy pro obsah, nemusíte přecházet mezi různými nástroji ani riskovat použití zastaralých verzí.
Krok č. 6: Nastavte systém pro hodnocení a neustálé zlepšování
Dokumentace není jednorázový projekt, ale průběžný proces. Bez pravidelných aktualizací i ten nejlepší obsah rychle zastará.
Zde je návod, jak to udržet v chodu:
- Vytvářejte opakující se úkoly pro kontrolu: Nastavte frekvenci čtvrtletních nebo pololetních kontrol.
- Sledujte využití a zapojení: Podívejte se, které dokumenty se používají a které zůstávají bez povšimnutí.
- Zjednodušte cykly zpětné vazby: Poskytněte obchodním zástupcům jednoduchý způsob, jak nahlásit problémy nebo navrhnout zlepšení, jakmile se objeví.
V tomto případě vám pomohou opakující se úkoly v ClickUp. Můžete naplánovat úkoly související s kontrolou dokumentů tak, aby se opakovaly automaticky – podle data, frekvence nebo spouštěče dokončení. Potřebujete, aby byl váš playbook kontrolován každých 90 dní? Hotovo. Chcete, aby byl po každém uvedení produktu na trh zkontrolován kontrolní seznam? Snadné.
Můžete také nastavit vlastní automatizace ClickUp bez nutnosti programování, které vám budou zasílat upozornění, když se blíží termín recenze, úkoly jsou po termínu nebo dojde k aktualizaci obsahu. Můžete dokonce propojit spouštěče recenzí s reálnými aktivitami, jako je úprava dokumentu nebo změna fáze v pipeline.
Osvědčené postupy v oblasti prodejní dokumentace
Vytvoření dokumentů pro školení prodeje je pouze začátek. Aby byly tyto dokumenty účinné, je třeba je chytře strukturovat, klást důraz na uživatele a pravidelně je vylepšovat. Tyto osvědčené postupy pomáhají udržet užitečnost obsahu i při růstu vašeho týmu.
Pište tak, jako by to obchodní zástupce použil během hovoru.
Obchodní zástupci nepotřebují dokonalé věty – potřebují rychlé odpovědi. Obsah by měl být jednoduchý, strukturovaný a praktický.
Používejte fráze, které vaši nejlepší prodejci používají při hovorech, nikoli vyumělkované marketingové fráze. Myslete na to, jak byste na danou otázku odpověděli vy, nikoli na to, jak by odpověděla vaše společnost.
Můžete také zahrnout úryvky pro řešení námitek, které vaši obchodní zástupci mohou zkopírovat a vložit přímo do odpovědi.
🎯 Tip: Vytvořte si knihovnu prodejních argumentů v ClickUp Docs, uspořádanou podle fáze nebo osobnosti. Použijte tabulky nebo přepínače, aby vše bylo přehledné, ale zároveň rozšiřitelné.
Návrh pro rychlé prohlížení
Obchodní zástupci nečtou dlouhé texty, zejména když jsou uprostřed jednání. Formátujte své dokumenty tak, aby mohli okamžitě najít to, co potřebují.
- Používejte nadpisy, odrážky a tučné písmo, abyste text rozčlenili.
- Přidejte ikony nebo emodži pro rychlou orientaci, abyste označili typ informací: 📞 pro scénáře hovorů, 🎯 pro positioning, 🛑 pro časté námitky.
- Použijte skládací sekce nebo přepínače k seskupení informací, aniž byste přeplnili obrazovku.
Vše centralizujte
Pokud jsou vaše prodejní dokumenty roztříštěné mezi e-mailovými vlákny, Google Drive a Notion, nikdo je nebude používat. Obchodní zástupci se automaticky uchylují k interním znalostem, když se obsah zdá být pohřbený.
Dokumenty hostujte v jednom sdíleném, prohledávatelném pracovním prostoru a organizujte je podle pracovního postupu obchodních zástupců, nikoli podle toho, kdo je vytvořil. Příklady složek mohou zahrnovat prospekci, přípravu demo, řešení námitek a konkurenční battlecards.
Můžete také propojit relevantní dokumenty uvnitř úkolů nebo karet CRM, aby se zobrazovaly v pracovním toku.
Jasně definujte odpovědnosti
Každý dokument by měl mít přiřazené jméno. Pokud za něj nikdo neodpovídá, nebude udržován.
🎯 Tip: Přiřaďte vlastníky dokumentů a uveďte termíny kontroly přímo v zápatí dokumentu nebo v metadatech.
Vytvářejte flexibilní šablony
Univerzální dokumenty nefungují. Vytvořte šablony, které mohou obchodní zástupci rychle přizpůsobit kupujícímu, odvětví nebo typu obchodu.
🎯 Tip: Vložte editovatelná pole nebo zástupné symboly, které mohou obchodní zástupci přizpůsobit, aniž by bylo nutné dokument zcela přepisovat.
Umožněte dodávky just-in-time
90 % toho, co se naučíme, zapomeneme do 90 dnů, a vaši obchodní zástupci nejsou výjimkou.
Poskytujte dokumentaci v okamžiku, kdy je potřeba – ne během zaškolování a nikdy znovu. Správný dokument ve správný čas je důležitý.
Můžete použít spouštěče úkolů, připnuté odkazy nebo integrace Slacku k zobrazení relevantních dokumentů v každé fázi prodeje. Nebo můžete přejít na ClickUp Autopilot Agents!
💡 Tip pro profesionály: ClickUp Autopilot Agents jsou inteligentní agenti využívající umělou inteligenci, kteří mohou sledovat události v pracovním prostoru (například změny ve fázi obchodu) a provádět definované akce, jako je zveřejňování zpráv v ClickUp Chat, označování dokumentů, aktualizace úkolů, a dokonce i shrnování nebo vyhledávání relevantních dokumentů na základě kontextu pracovního prostoru.
Nastavení agenta pro dodání dokumentů v pravý čas:
- Vyberte si nebo vytvořte vlastního agenta Autopilot
- Nastavte spouštěč změny fáze obchodu
- Volitelně můžete přidat podmínky pro velikost obchodu nebo region.
- Použijte pokyny pro to, jaké dokumenty zobrazit a jak je formátovat.
- Nasměrujte agenta na správné dokumenty nebo znalostní databázi
- Aktivujte a otestujte přesunutím fiktivní transakce.
Díky tomuto nastavení pokaždé, když obchodní zástupce přesune obchod do nové fáze, Autopilot Agent proaktivně dodá správnou dokumentaci – přesně v okamžiku, kdy ji potřebuje.
Často sbírejte zpětnou vazbu od obchodních zástupců
Lidé, kteří vaši dokumentaci používají, by ji měli také utvářet. Usnadněte jim prohlížení dokumentů, navrhování úprav nebo označování mezer.
- Přidejte přímo do dokumentu pole pro zpětnou vazbu, například „Bylo to užitečné?“ nebo „Co chybí?“.
- Vytvořte sdílenou nástěnku pro zpětnou vazbu k dokumentům nebo seznam nevyřízených úkolů, kde mohou obchodní zástupci hlasovat pro návrhy.
- Projděte zpětnou vazbu na měsíčních schůzkách týmu a stanovte priority aktualizací.
📖 Přečtěte si také: Jak řídit projekty pro prodejní týmy
🧠 Zajímavost: V roce 2016 vytvořila společnost Zappos rekord v délce hovoru se zákaznickou službou, který trval 10 hodin a 43 minut, čímž dokázala, že skutečné spojení je někdy důležitější než rychlost.
Nástroje a šablony pro zefektivnění vaší prodejní dokumentace
Nyní už víte, proč má smysl používat ClickUp jako centrum prodeje. Ať už vytváříte příručky, spravujete obchody nebo aktualizujete obsah, ClickUp pro prodejní týmy přináší strukturu a efektivitu do vaší prodejní dokumentace.
Nástroje ClickUp vám pomohou standardizovat a škálovat vaši prodejní dokumentaci následujícím způsobem:
1. Automatizace: Udržujte obsah aktuální bez ruční práce
Prodejní dokumentace není jednorázová záležitost. Je třeba ji aktualizovat. Kontrolovat. Připomínat majitelům. Děláte to ručně? To není škálovatelné.
ClickUp Automations může automaticky spouštět úkoly kontroly, upozorňovat vlastníky dokumentů nebo archivovat zastaralé šablony. Nastavte pravidla, jako například:
„Pokud je dokument označen jako zastaralý, přiřaďte úkol kontroly vlastníkovi obsahu. “
Díky tomu bude váš dokumentační systém fungovat i tehdy, když ho nikdo nesleduje.
2. CRM: Propojte dokumenty s vaším prodejním procesem
Dokumentace je účinnější, když je propojena s konkrétními obchodními případy. S ClickUp CRM můžete relevantní dokumenty vložit nebo propojit přímo v rámci úkolů obchodních případů nebo zobrazení pipeline.
Připojte skripty, šablony nebo obsah určený pro zákazníky podle fáze obchodu, aby obchodní zástupci měli vždy k dispozici to, co potřebují, když to potřebují.
Bonus: Když se změní váš prodejní proces, mohou se spolu s ním vyvíjet i dokumenty propojené s CRM.
3. Chat: Získejte zpětnou vazbu v reálném čase
Nejlepší zpětná vazba k prodejní dokumentaci přichází v daném okamžiku. Použijte ClickUp Chat k zachycení těchto postřehů, jakmile se objeví.
Obchodní zástupci mohou označit nefunkční odkazy, požádat o aktualizace nebo sdílet informace o tom, co funguje, aniž by museli přecházet na externí komunikační nástroje. Chatové vlákna zůstávají připojena ke konkrétním dokumentům nebo úkolům, takže kontext zůstává neporušený.
Je to rychlejší než e-mail a mnohem strukturovanější než nesouvislé aplikace, jako je Slack.
4. Šablony úkolů: Standardizujte opakovatelné úkoly
Vytváříte nového průvodce objevováním? Aktualizujete čtvrtletní dokumenty pro podporu prodeje? Nezačínejte od nuly.
Šablony úkolů ClickUp vám umožňují znovu použít kontrolní seznamy, kroky a formátování, takže každý nový dokument bude následovat stejný proces.
Díky tomu zůstane váš proces tvorby prodejní dokumentace konzistentní, i když se váš tým rozroste.
5. Tabulky: Sledujte stav a výkonnost obsahu
Někdy potřebujete pohled zaměřený na data. Tabulkový pohled ClickUp funguje jako dynamická tabulka, která je ideální pro sledování stavu dokumentace.
Na jednom místě můžete zaznamenávat data poslední aktualizace, statistiky využití, objem zpětné vazby a vlastnictví. Filtrujte podle typu dokumentu, priority nebo cyklu revize, abyste zjistili, co vyžaduje pozornost.
Představte si to jako své velitelské centrum pro dokumentaci, ale s větší automatizací a méně záložkami.
Šablony ClickUp pro zjednodušení prodejní dokumentace
Předem připravené šablony ClickUp jsou navrženy tak, aby šetřily čas a vnesly strukturu do opakovatelných prodejních aktivit. Nejedná se pouze o seznamy úkolů, ale o rámce, které vám pomohou dokumentovat, spravovat a optimalizovat váš prodejní proces od prvního dne.
Zde je přehled toho, jak každý z nich zapadá do škálovatelného dokumentačního systému:
1. Šablona prodejního procesu od ClickUp
Šablona prodejního procesu od ClickUp vám pomůže zdokumentovat celý prodejní proces na jednom místě. Můžete zahrnout kvalifikační kritéria pro potenciální zákazníky, e-mailové kadence pro vaši sekvenci péče, přípravu schůzek a kroky předání – vše spojené s úkoly.
Použijte ji k:
- Vytvořte opakovatelný prodejní manuál
- Sjednoťte svůj tým ohledně toho, co se děje v každé fázi
- K jednotlivým fázím připojte související dokumenty, jako jsou skripty nebo šablony.
2. Šablona prodejního argumentu od ClickUp
Šablona prodejního argumentu od ClickUp nabízí strukturu pro vytváření, zdokonalování a předkládání vašich prodejních argumentů, přizpůsobenou podle produktu, osobnosti nebo velikosti obchodu.
Vaši obchodní zástupci by neměli pokaždé vytvářet svou prezentaci od nuly. Tato šablona standardizuje základní narativ a zároveň ponechává prostor pro personalizaci.
Použijte ji k:
- Zaznamenejte strukturu své prezentace: úvod, hodnotová nabídka, důkazy a technika uzavření.
- Vložte prezentace, rozhovory a příběhy zákazníků
- Zahrňte pozici konkurence nebo řešení námitek podle typu publika.
3. Šablona pro zaškolení prodejců od ClickUp
Proměňte zaškolování nových zaměstnanců v proces založený na kontrolním seznamu. Šablona ClickUp pro zaškolování nových prodejců obsahuje vše, co musí obchodní zástupci naučit během prvních několika týdnů.
Použijte ji k:
- Zaznamenejte obsah školení, nástroje a milníky
- Přidejte odkazy na příručky, nahrávky hovorů a ukázky produktů.
- Sledujte pokrok, aby manažeři věděli, kdo je připraven prodávat.
4. Šablona průvodce prodejní strategií od ClickUp
Potřebujete prostor pro dokumentaci svého celkového prodejního přístupu – trhu, pozice, ICP, cílů a klíčových taktik? Využijte šablonu průvodce prodejní strategií od ClickUp. Díky ní budou všichni na stejné vlně ohledně toho, na koho se zaměřujete, proč vyhráváte a jak postupovat.
Použijte ji k:
- Nastíňte čtvrtletní nebo roční prodejní strategii.
- Sladění mezifunkčních týmů v rámci plánů uvedení na trh
- Zaznamenejte klíčová sdělení a prodejní kroky
5. Šablona pro správu prodejního procesu od ClickUp
Správa prodejního procesu pomocí ClickUp promění váš prodejní proces ve vizuální pracovní postup, kde jsou úkoly, aktualizace a dokumenty pohromadě.
Použijte ji k:
- Sledujte průběh obchodu podle jednotlivých fází
- Propojte úkoly s příslušnou dokumentací (skripty, ceníky, smlouvy)
- Přiřaďte vlastníky, nastavte připomenutí a sledujte pokrok.
Dále strukturovejte své reporty a udržujte zainteresované strany v souladu pomocí šablony měsíčního reportu prodeje ClickUp. Sestavujte měsíční prodejní výkonnost – cíle vs. skutečné výsledky, stav pipeline a úspěchy týmu.
Můžete dokonce přidat odkazy na prodejní dashboardy, exporty CRM nebo podpůrné materiály.
Lehčí, krátkodobější verzí měsíční zprávy je šablona týdenní prodejní zprávy od ClickUp, která se zaměřuje na týdenní trendy, překážky a krátkodobá opatření. Udržuje vedoucí prodeje v obraze, aniž by potřebovali kompletní dashboard.
Vytvářejte chytřejší a škálovatelné prodejní dokumenty s ClickUp
Prodejní dokumentace funguje, když je začleněna do každodenního chodu vašeho týmu, není roztříštěna mezi různé nástroje ani zapomenuta v složkách. V sázce je rychlejší zapracování nových zaměstnanců, chytřejší prodej a předvídatelnější výsledky.
ClickUp vám pomůže těchto cílů dosáhnout rychleji. Od dokumentů a šablon po automatizace a dashboardy – vše je na jednom místě, přehledně uspořádané, přístupné a propojené s vaším pipeline.
Pokud chcete, aby váš prodejní tým trávil méně času hledáním a více času uzavíráním obchodů, vyzkoušejte ClickUp. Díky němu se váš proces stane systémem a váš systém se stane konkurenční výhodou.