Prodejci tráví prodejem pouze 36 % svého času, což je něco málo přes dvě hodiny denně.
Zbytek času tráví nezbytnými každodenními úkoly, jako jsou týmové schůzky, třídění různých technologických nástrojů nebo ruční aktualizace CRM systémů.
Představte si, o kolik vyšší tržby byste každý měsíc dosáhli, kdyby se o tyto manuální postupy postaral někdo jiný.
V tomto ohledu může software pro řízení projektů pomoci jak obchodním profesionálům, tak projektovým manažerům. Integrace základních strategií řízení projektů do prodejních procesů může pomoci obchodním manažerům:
- Zefektivněte sledování potenciálních zákazníků
- Zvyšte přesnost prognóz prodeje
- Zrychlete prodejní cyklus
Řízení prodejních projektů tak v konečném důsledku vede ke zvýšení tržeb a spokojenosti zákazníků.
Chcete vidět, jak tyto základní principy mohou transformovat vaše prodejní operace? Pojďme se na to podívat.
Výhody řízení prodejních projektů
Implementace softwaru pro řízení projektů do vašich prodejních strategií má pro váš prodejní tým hmatatelné výhody. Zde je stručný přehled pěti nejdůležitějších:
- Jasné stanovení cílů: Když všichni sdílejí stejné chápání cíle, je snazší ho dosáhnout. Představte si, že váš tým začíná každý měsíc s jasně definovanými cíli projektu rozdělenými podle regionů a produktů. Tato jasnost zabraňuje zmatkům a udržuje všechny soustředěné na stejný konečný cíl.
- Lepší spolupráce: Efektivní řízení projektů podporuje hladkou spolupráci vašich týmů, jako jsou prodej, marketing, zákaznická podpora atd. Například nástroje pro řízení prodejních projektů umožňují lepší komunikaci, takže marketing přesně ví, jaké typy potenciálních zákazníků prodej potřebuje, a prodej může poskytovat zpětnou vazbu v reálném čase. To může znamenat rychlejší kvalifikaci potenciálních zákazníků a marketingové materiály, které skutečně osloví potenciální zákazníky.
- Inteligentní přidělování zdrojů: Vědět, kam přidělit své zdroje, může mít velký význam. Řekněme, že máte významného klienta, který vyžaduje zvláštní pozornost. Řízení prodejních projektů vám pomůže přizpůsobit pracovní zátěž vašeho týmu tak, aby vaši nejlepší pracovníci mohli pečovat o tohoto potenciálního zákazníka nebo klíčový vztah, aniž by zanedbávali ostatní klienty.
- Lepší časové řízení: Díky nástrojům pro řízení projektů může váš tým efektivněji organizovat své každodenní úkoly a zajistit, že nic neunikne vaší pozornosti. Představte si, že používáte nástroj pro řízení projektů, který upozorní vašeho prodejce, když je čas navázat kontakt s potenciálním zákazníkem nebo obnovit smlouvu. Díky tomu bude prodejní proces efektivní a bude probíhat podle plánu. Nástroje pro sledování času v platformách pro řízení projektů, jako je ClickUp, mohou také prodejcům ukázat, kde je jejich čas využíván nadměrně nebo nedostatečně.
- Odpovědnost: Zavedení projektového řízení v oblasti prodeje pomáhá budovat odpovědnost tím, že stanoví jasné role a povinnosti. Když jsou prodejní příležitosti přidělovány a sledovány jako jednotlivé úkoly, členové týmu pociťují větší odpovědnost a sounáležitost při řízení prodejních projektů. Umožňuje také konstruktivní zpětnou vazbu a neustálé zlepšování. Například audit všech uzavřených ztracených příležitostí může pomoci identifikovat oblasti, ve kterých se váš tým může zlepšit.
Klíčové komponenty řízení prodejních projektů
Pro úspěšné řízení prodejních projektů je zásadní zvládnout několik klíčových komponent. Podívejme se, co dělá tento přístup účinným a jak jej můžete efektivně aplikovat.
1. Stanovte jasné cíle a záměry
Každý projekt zahajte definováním toho, jak vypadá úspěch. Jasně stanovte své prodejní cíle a záměry, aby všichni věděli, na čem pracují. Tato shoda je základem efektivního řízení prodejních projektů a zajišťuje, že všichni členové týmu usilují o stejné výsledky.
Pokud například prodáváte nový marketingový software firmám, jasným cílem by mohlo být uzavření 30 nových smluv v příštím finančním čtvrtletí. Tento cíl je měřitelný a poskytuje prodejnímu týmu jasnou vizi.
2. Naplánujte si milníky a strategii
Rozdělte svou prodejní strategii na konkrétní milníky. Takto můžete sledovat postup krok za krokem a podle potřeby provádět úpravy. Plánování vám pomůže dodržet harmonogram a udržet motivaci týmu tím, že budete oslavovat i malé úspěchy.
Pokračujeme-li s příkladem prodeje softwaru, jedním z milníků by mohlo být získání 100 kvalifikovaných potenciálních zákazníků během prvního měsíce. Jedná se o konkrétní krok směrem k celkovému cíli, kterým je zajištění smluv.
3. Proaktivní řízení rizik
Identifikujte potenciální rizika již v rané fázi projektu. Ať už se jedná o změny na trhu, nepředvídatelnost klientů nebo interní výzvy, mít plán na zmírnění těchto rizik vám umožní být připraveni a schopni reagovat, čímž se sníží pravděpodobnost selhání projektu.
Řekněme, že konkurence uvádí na trh podobný software s pokročilejšími funkcemi. Plán na zmírnění dopadů by mohl zahrnovat silnější argumenty zdůrazňující snadné použití a jednoduchost vašeho softwaru nebo jiné odlišující vlastnosti.
4. Vytvořte efektivní komunikační kanály
Zajistěte prostředí pro spolupráci, kde každý může snadno sdílet aktualizace, klást otázky a přistupovat k důležitým informacím. Vytvoření efektivních a otevřených komunikačních kanálů, jako jsou pravidelné schůzky, sdílené digitální pracovní prostory nebo skupiny pro okamžité zasílání zpráv, pomáhá udržovat přehlednost a kontinuitu v rámci celého týmu.
💡Tip pro profesionály: Použijte zobrazení chatu ClickUp k sdílení a získávání okamžitých aktualizací. Přiřazujte úkoly přímo z chatů, abyste předešli zmatkům a ušetřili čas.
5. Jasně delegujte úkoly
Přiřazujte úkoly na základě silných stránek a schopností členů týmu. Jasné rozdělení úkolů zajišťuje odpovědnost a optimalizuje výkonnost vašeho týmu. Jde o to, přidělit správné úkoly správným lidem a poskytnout jim podporu, kterou potřebují k jejich efektivnímu provedení.
6. Proveďte důkladnou analýzu po skončení projektu
Podrobná analýza po skončení projektu umožňuje vašemu prodejnímu týmu poučit se z minulých úspěchů a neúspěchů, zdokonalit své strategie, identifikovat získané zkušenosti a v konečném důsledku dosáhnout většího úspěchu v budoucích projektech. I když jsou prodejní cíle splněny, analýza projektu může odhalit oblasti, které je možné zlepšit.
Například můžete zjistit, že některé marketingové kanály byly méně účinné než jiné. Tyto informace lze využít k vylepšení strategie pro budoucí prodejní projekty.
I ty nejlépe připravené plány v oblasti řízení prodejních projektů mohou narazit na některé typické překážky. Uvědomění si těchto výzev je klíčem k jejich efektivnímu překonání. Podívejme se na některé konkrétní problémy, s nimiž se můžete setkat:
Běžné výzvy v řízení prodejních projektů
Orientace ve světě řízení prodejních projektů není vždy snadná. Pravděpodobně narazíte na několik běžných překážek, které mohou narušit vaše projekty. Zde jsou tři nejčastější výzvy:
1. Rozšiřování rozsahu vašich projektů
Podle studie Project Management Institute se 39 % severoamerických společností potýká s rozšiřováním rozsahu svých projektů.
K rozšiřování rozsahu projektu může dojít, když se cíle prodejní kampaně rozšiřují nebo mění, aniž by byly provedeny jasné a nezbytné úpravy zdrojů nebo časového harmonogramu. K tomu může dojít v důsledku měnících se očekávání a požadavků klientů nebo interních nedorozumění ohledně rozsahu projektu.
Výsledek? Váš tým může nakonec honit pohyblivé cíle, což může vést k nedodržení termínů a zvýšení nákladů bez odpovídajícího zvýšení příjmů.
2. Nečekaný vstup dalších zainteresovaných stran
Prodejní projekty často přitahují zájem z nečekaných stran, například náhlé zapojení vedoucího pracovníka nebo různých oddělení, která chtějí mít v projektu slovo.
Tito noví zúčastnění mohou zavést nové požadavky nebo změnit zaměření projektu, což zkomplikuje prodejní strategii a její realizaci. Řízení těchto neočekávaných vstupů bez narušení projektu je delikátní balancování.
3. Zajištění vysoké spokojenosti klientů v průběhu celého projektu
Spokojenost zákazníků je v řízení prodejních projektů klíčová. Očekávání jednotlivých zákazníků se velmi liší a jejich splnění (nebo překonání) vyžaduje více než jen dosažení prodejních cílů.
Aby byli zákazníci spokojeni, mohou být prodejní týmy nuceny dodávat řešení na míru, rychle reagovat na zpětnou vazbu a přizpůsobovat procesy tak, aby lépe vyhovovaly jejich potřebám, a zároveň řídit rozsah a zdroje projektu. Tato dynamika může být obzvláště náročná, protože často vyžaduje úpravy v reálném čase a vynikající dovednosti v oblasti řízení prodejních projektů.
Přečtěte si také: Den v životě obchodního manažera
Jaké nástroje potřebujete ke správě prodejních projektů
Kvalitní technologická platforma může pomoci efektivně řídit prodejní projekty. Takový systém může zahrnovat různé typy softwaru, včetně:
- Systémy CRM
- Komunikační nástroje
- Analytické platformy
- Software pro řízení projektů
Navíc nemusíte svůj systém přetěžovat mnoha aplikacemi, abyste mohli všechny tyto technologie využívat.
All-in-one nástroj jako ClickUp sjednocuje řízení projektů, funkce CRM, komunikační nástroje a analytiku. Spravujte vztahy se zákazníky, sledujte obchody v prodejních kanálech a snadno spolupracujte se svým týmem – to vše v rámci ClickUp.
💡Tip pro profesionály: Nechcete se vzdát některých stávajících nástrojů? Pak to nedělejte. ClickUp nabízí integraci s oblíbenými aplikacemi, jako jsou Slack, Google Drive, Salesforce, HubSpot, Zoom, Dropbox a další. Můžete propojit své oblíbené aplikace a nadále je používat v rámci ekosystému ClickUp.
ClickUp: Univerzální platforma pro řízení prodejních projektů
ClickUp pro prodejní týmy vyniká v propojení prodeje a řízení projektů, což umožňuje manažerovi prodejních projektů dohlížet na prodejní projekt od jeho vzniku až po dodání. Sdružuje všechny potřebné nástroje, jako je software B2B CRM, nástroje pro podporu prodeje, analytika, řízení úkolů, komunikace a další, pod jednou střechou.
Podívejme se podrobněji na to, jak může ClickUp vylepšit vaše řízení prodejních projektů:
1. Software pro řízení vztahů se zákazníky (CRM)
Systém ClickUp CRM vám umožní organizovat všechny interakce s klienty a informace na jednom místě. Týmy tak mohou efektivně spravovat a sledovat své prodejní aktivity pomocí přizpůsobitelných zobrazení, jako jsou seznamy, kanbanové tabule a tabulky.
Tyto pohledy umožňují prodejním týmům vizualizovat jejich pipeline, sledovat pokrok a stanovovat priority úkolů. Vlastní pole pomáhají sledovat důležité podrobnosti, jako je stav potenciálního zákazníka, velikost obchodu a interakce se zákazníky, a zajišťují, že žádná informace nebude přehlédnuta. Systém správy kontaktů ClickUp vám umožňuje přesně organizovat a analyzovat údaje o zákaznících, což usnadňuje lepší správu vztahů.
Díky automatizaci rutinních úkolů a poskytování robustních nástrojů pro správu prodejního procesu zvyšuje ClickUp CRM produktivitu a efektivitu prodejního týmu.
💡Tip pro profesionály: Automatizujte následné úkoly pomocí ClickUp Automations, abyste zajistili včasné reakce na potenciální zákazníky a udrželi efektivní fungování svého prodejního procesu.
2. Analytické nástroje
Analytické nástroje ClickUp poskytují v reálném čase přehled o vašich prodejních KPI, výkonu, postupu obchodů a produktivitě týmu. S pomocí dashboardů ClickUp můžete vizualizovat trendy v datech, sledovat výkon a produktivitu týmu a měřit úspěch ve srovnání s cíli.
ClickUp navíc nabízí přizpůsobitelné zprávy, které můžete přizpůsobit svým konkrétním potřebám. Integruje se také s mnoha vašimi každodenními nástroji, jako jsou Salesforce a Zoho, což dále zvyšuje vaši schopnost sledovat a analyzovat prodejní data.
Tyto analytické údaje pomáhají vedoucím prodeje i projektovým manažerům činit rozhodnutí na základě dat, identifikovat překážky, rychle řešit problémy a upravovat strategie tak, aby se zlepšily výsledky. Porozumění těmto metrikám umožňuje týmům průběžně optimalizovat své prodejní procesy a zajišťuje jejich soulad s širšími obchodními cíli.
3. Centralizovaná správa úkolů
S ClickUp Tasks můžete jakýkoli projekt jakékoli velikosti rozdělit na menší, lépe zvládnutelné úkoly. To pomáhá obchodním zástupcům strukturovaně spravovat vše od počátečního sledování potenciálních zákazníků až po uzavření konečné dohody.
Každý úkol lze přizpůsobit konkrétním potřebám prodejního procesu, aby byly zohledněny všechny detaily. Můžete například přidat vlastní pole, jako je „Velikost organizace“ nebo „Rozpočet“, abyste zachytili konkrétní informace.
4. Integrace dokumentů a umělé inteligence
ClickUp Docs je obzvláště užitečný pro obchodní zástupce, kteří potřebují rychlý přístup k prezentačním dokumentům, smlouvám nebo strategickým plánům. Díky propojení všech souvisejících dokumentů přímo s příslušnými úkoly se zrychluje příprava na schůzky a prezentace, což zvyšuje celkovou produktivitu.
ClickUp Brain navíc tuto integraci vylepšuje tím, že poskytuje informace a automatizaci založené na umělé inteligenci. Obchodní zástupci jej mohou použít k kladení otázek týkajících se dokumentů, získávání okamžitých souhrnů obsahu a dokonce i k vytváření poznámek z jednání nebo osnov prezentací.
Přečtěte si také: Jak využívat umělou inteligenci v prodeji
5. Sledování cílů
ClickUp Goals umožňuje prodejním týmům sledovat jejich práci ve vztahu ke strategickým cílům s měřitelnými cíli. To je zásadní pro prodej, kde lze výsledky vázat na konkrétní cíle, jako jsou čtvrtletní prodejní cíle nebo cíle v oblasti získávání zákazníků.
6. Nástroje pro vizuální spolupráci
ClickUp Whiteboards oživují nápady týmu a usnadňují vizuální spolupráci, která je ideální pro vytváření prodejních strategií nebo mapování prodejních trychtýřů. Tyto nástroje pomáhají týmům brainstormovat dynamickým a poutavým způsobem, což usnadňuje vývoj a zdokonalování prodejních strategií.
7. Přizpůsobitelné šablony specifické pro prodej
Šablony mohou výrazně snížit čas strávený opakujícími se úkoly a pomáhají udržovat standardní přístup k aktivitám souvisejícím s prodejem. ClickUp nabízí několik šablon specifických pro prodej, například šablony prodejních plánů, které zefektivňují procesy napříč aktivitami vašeho týmu. Podívejme se na několik z těchto šablon:
a. Šablona prodejního plánu ClickUp
Šablona prodejního plánu ClickUp je ideální pro stanovení jasných a realizovatelných prodejních cílů. Je vhodná pro začátečníky, plně přizpůsobitelná a připravená k použití během několika sekund. Tato šablona vám pomůže strukturovat vaši prodejní strategii, sledovat výkonnost a přizpůsobovat se podle potřeby. Tím zajistíte, že váš tým zůstane sjednocený a soustředěný na dosažení stanovených cílů.
b. Šablona prodejního procesu ClickUp
Šablona ClickUp Sales Pipeline je navržena tak, aby efektivně řídila váš prodejní proces od kvalifikace potenciálních zákazníků až po uzavření obchodu. Tato šablona, která je připravena k okamžitému použití a plně přizpůsobitelná, poskytuje strukturovaný přístup ke sledování potenciálních zákazníků a řízení obchodů. Díky funkcím, které umožňují konzistentní rámec kvalifikace a proces uzavírání obchodů, je navržena tak, aby zvýšila vaši prodejní výkonnost.
c. Šablona prodejní zprávy ClickUp
Šablona prodejní zprávy ClickUp poskytuje komplexní přístup ke sledování měsíčních, čtvrtletních nebo ročních prodejů. Pomáhá vám efektivně sledovat průběh vašich prodejních aktivit. Umožňuje vám organizovat klíčové metriky napříč odděleními, vizualizovat prodejní trendy pomocí různých grafů a identifikovat oblasti, které je třeba zlepšit. Mezi její klíčové funkce patří vlastní stavy pro sledování pokroku, vlastní pole pro podrobnou kategorizaci dat a více zobrazení, jako jsou roční a měsíční prodejní zprávy.
Osvědčené postupy pro řízení prodejních projektů
Abyste udrželi svůj prodejní projekt na správné cestě a zároveň zajistili soulad mezi svými týmy, musíte přijmout určité techniky a osvědčené postupy řízení prodejních projektů. Zde je návod, jak tyto postupy efektivně aplikovat, abyste úspěšně řídili svůj prodejní projekt:
1. Centralizujte své informace
Uchovávejte všechny informace o projektech na jednom místě. Vytvoříte tak centrální úložiště, kde budete mít vy i váš tým přístup k údajům o klientech, aktualizacím projektů a metrikám výkonu. Tento přístup:
- Zabraňuje vzniku informačních sil
- Zajistí, že všichni budou na stejné vlně
- Umožňuje rychlé rozhodování na základě přesných a aktuálních údajů.
K tomu je třeba:
- Použijte nástroj pro řízení projektů, jako je ClickUp, k ukládání všech dat souvisejících s projektem.
- Povzbuzujte členy týmu, aby aktualizovali informace o projektu ihned po schůzkách nebo interakcích s klienty, aby data byla vždy aktuální.
- Nastavte oprávnění tak, aby byly citlivé informace chráněny, ale zároveň přístupné těm, kteří je potřebují.
2. Vytvořte registr zainteresovaných stran
Zjistěte, kdo je zapojen do vašeho projektu a jaké jsou jejich role. Vytvoření registru zainteresovaných stran vám pomůže sledovat zájmy, zapojení a vliv všech zúčastněných. V případě prodejních projektů to znamená pochopit, kdo ve vaší společnosti ovlivňuje rozhodnutí a kdo přímo komunikuje s potenciálními zákazníky a klienty.
💡Tip pro profesionály: Vytvořte mapy zainteresovaných stran a další vizuální nástroje, abyste pochopili a zobrazili vztahy a úrovně vlivu různých klíčových zainteresovaných stran.
3. Dokumentujte společné cíle
Zajistěte, aby všichni členové projektového plánu nebo týmu znali společné cíle. Dokumentování sdílených cílů projektu pomáhá sladit úsilí vašeho týmu a poskytuje měřítko pro měření úspěchu projektu. To může znamenat stanovení jasných cílů pro získávání zákazníků, míru jejich retence nebo cílů v oblasti tržeb. Díky jejich dokumentaci je pro všechny snazší zůstat soustředění a motivovaní.
4. Vytvořte společný akční plán
Vypracujte akční plán, na kterém se všichni shodnou. Tento plán by měl nastínit jednotlivé kroky prodejního procesu, přidělit odpovědnosti a stanovit termíny. Společný akční plán zajistí, že žádná úloha nebude opomenuta a že každý člen týmu bude znát své konkrétní role a termíny. Zde je několik osvědčených postupů pro tento účel:
- Rozdělte hlavní cíle na menší, zvládnutelné úkoly s přidělenými odpovědnostmi.
- Stanovte jasné termíny a zahrňte rezervní období pro neočekávané zpoždění.
- Zajistěte, aby všechny úkoly měly přidělené potřebné zdroje, od pracovní síly po nástroje a rozpočet.
5. Udržujte pravidelnou komunikaci
Udržujte otevřenou komunikaci. Pravidelné aktualizace, ať už prostřednictvím schůzek, e-mailů nebo rychlých kontrol, pomáhají všem zúčastněným být informováni o postupu projektu a nově vznikajících problémech.
Pro obchodní oddělení může konzistentní a transparentní komunikace znamenat rozdíl mezi promarněnou a využitou příležitostí, protože zajišťuje včasné reakce na změny na trhu a potřeby klientů.
💡Tip pro profesionály: Podporujte politiku otevřených dveří, kdy se členové týmu cítí pohodlně a mohou kdykoli vznést připomínky nebo návrhy.
Využití projektového řízení pro úspěch v prodeji s ClickUp
Integrace principů řízení projektů do prodejních strategií zefektivňuje prodejní operace a zlepšuje spolupráci týmu, odpovědnost a celkovou efektivitu. Se správnými nástroji pro řízení projektů a automatizaci prodeje mohou obchodní manažeři překonat omezení zdrojů a zlepšit své procesy, čímž zvýší tržby a spokojenost zákazníků.
Mezi nesčetnými prodejními nástroji, které jsou k dispozici pro manažery prodejních projektů, vyniká ClickUp svými komplexními funkcemi, které pokrývají všechny aspekty řízení prodejních projektů, od integrace CRM po analýzy v reálném čase a přizpůsobitelné šablony. Pro manažery prodejních projektů, kteří chtějí optimalizovat své procesy, rozvíjet obchodní činnost a dosahovat vyšších cílů, může být ClickUp zásadním přínosem.
Zaregistrujte se ještě dnes na ClickUp a proměňte svůj přístup k řízení prodeje!