Ať už se zabýváte IT podporou, požadavky personálního oddělení, interními záležitostmi nebo stížnostmi zákazníků, potřebujete systém pro správu ticketů, abyste mohli sledovat, prioritizovat a řešit úkoly.
Převádí příchozí požadavky na sledovatelné, přiřaditelné položky s jasným vlastnictvím, termíny a historií komunikace.
Tradiční systémy pro správu ticketů vás nutí do rigidních pracovních postupů. ClickUp však vašim týmům podpory a provozu poskytuje flexibilitu při vytváření vlastního systému pro správu ticketů.
Jako manažer podpory nebo provozu získáte přehled o:
- Kdo co řeší
- Co je zpožděno nebo eskalováno
- Kde se hromadí opakující se problémy
V následujících částech vás provedeme přesným nastavením ClickUp pro správu ticketů, od vstupních formulářů přes automatizační toky až po SLA dashboardy.
Proč používat ClickUp jako systém pro správu ticketů?
Každý tým se zabývá příchozími požadavky, ať už od zákazníků, nebo od zaměstnanců organizace.
IT oddělení má přístup k dotazům ohledně hardwaru. Personální oddělení zodpovídá otázky týkající se politik, zapracování nových zaměstnanců a benefitů. Týmy podpory reagují na problémy zákazníků. Administrativa a provozní oddělení se zabývají žádostmi o vybavení a zdroje.
Bez helpdeskového ticketingového systému přicházejí tyto požadavky prostřednictvím roztříštěných kanálů: e-mailů, tabulek, soukromých zpráv ve Slacku nebo osobních rozhovorů. Neexistuje žádný jednotný způsob, jak je přiřazovat, prioritizovat nebo sledovat.
Jako první konvergovaný pracovní prostor s umělou inteligencí na světě ClickUp spojuje všechny vaše pracovní toky. Představte si ho jako systém pro správu ticketů na vašem stole, který se přizpůsobí způsobu práce vašeho týmu a vyřeší problém roztříštěnosti práce a nesouvislých pracovních toků.
K rozptýlení práce dochází, když jsou týmy nuceny žonglovat s příliš mnoha nesouvislými aplikacemi – neustále přepínat mezi záložkami, aktualizovat více systémů a přitom ztrácet soustředění. Ironií je, že většina společností se snaží tento problém vyřešit přidáním ještě více softwaru, což situaci jen zhoršuje.
ClickUp má odlišný přístup: vše – úkoly, konverzace, dokumenty a dokonce i AI – je sjednoceno na jednom místě a postaveno na jediném základu. Tato konvergence znamená méně času ztraceného přepínáním mezi kontexty a větší přehlednost pro váš tým, takže můžete konečně eliminovat chaos rozptýlené práce a společně postupovat rychleji.
Zde je několik důvodů, proč ClickUp vyniká jako nejlepší systém pro správu ticketů. Můžete:
- Vytvářejte pracovní postupy specifické pro jednotlivá oddělení pomocí vlastních stavů úkolů a vlastních polí.
- Shromažďujte požadavky prostřednictvím formulářů ClickUp
- Pomocí ClickUp Automations můžete automatizovat přiřazování úkolů, úkoly a eskalace.
- Spolupracujte přímo v rámci ticketů pomocí přiřazených komentářů a @zmínek.
- Sledujte výkonnost týmu a objem požadavků prostřednictvím dashboardů ClickUp.
- Přizpůsobte si vstupní formuláře, stavy úkolů, typy úkolů, přidělené osoby, SLA a dokonce i způsob zobrazení žádostí o podporu pomocí vlastních zobrazení (seznam, tabule, kalendář nebo tabulka).
Zapomeňte na přepínání mezi různými softwary pro správu projektů, komunikačními nástroji, tabulkami, ústními následnými kroky a dalšími. Vše od přijetí až po vyřešení se nachází v jediném prohledávatelném pracovním prostoru.
📖 Přečtěte si také: Otázky, které byste měli položit svým zaměstnancům pro lepší zapojení
Nastavení ClickUp pro ticketing
Zde je návod, jak nakonfigurovat ClickUp jako systém pro správu ticketů, který bude odpovídat vašim pracovním postupům.
1. Vytvořte prostor/složku/seznam pro ticketing
Chcete-li z ClickUp vytvořit funkční a efektivní systém helpdesku, musíte vybudovat strukturu pracovního prostoru, která odráží způsob, jakým váš tým zpracovává požadavky.
Vytvořte specializovaný prostor, jako je „IT podpora“, „HR helpdesk“ nebo „Požadavky klientů“, abyste měli všechny podpůrné tikety na jednom místě.
V rámci tohoto prostoru vytvořte složky pro oddělení kategorií ticketů nebo odpovědností týmů.
🎯 Příklad: IT tým může používat složky jako „Problémy s hardwarem“, „Přístup k softwaru“ a „Požadavky na síť“, zatímco tým HR může mít složky „Žádosti o volno“, „Zaškolení“ a „Dotazy k politikám“. Použijte tuto hierarchii, aby byl váš helpdesk přehledný a snadno navigovatelný.
Uvnitř každé složky vytvořte seznamy, které představují pracovní postupy, typy požadavků nebo úrovně priority. Například složka „Problémy s hardwarem“ může obsahovat seznamy jako „Vstupní zařízení“, „Probíhá“ a „Výstupní zařízení“.
Musíte mít zavedenou tuto strukturu, aby každý ticket měl svou složku, ve které je uložen. Tak můžete sledovat a reportovat všechny příchozí požadavky.
🛠️ Sada nástrojů: Provozování efektivního helpdesku vyžaduje spolehlivou technologii a systém pro sledování ticketů. Šablona ticketů helpdesku ClickUp obsahuje vše, co potřebujete, aby byla zpětná vazba od zákazníků rychle zaznamenána, upřednostněna a včas vyřešena.
Obsah:
- Vlastní pole: Pro shromažďování údajů o zákaznících a jejich ukládání v každém tiketu helpdesku.
- Automatizace: Nastavte spouštěče a akce pro požadavky zákazníků, abyste nic nezmeškali.
- Dashboardy: Pro sledování a kontrolu postupu každého ticketu a požadavku na podporu.
Pomocí této šablony helpdesku zvýšíte rychlost odezvy, snížíte fluktuaci, budete přesně sledovat úkoly a zlepšíte komunikaci mezi odděleními.
2. Shromažďování požadavků pomocí formulářů ClickUp
Dalším krokem je nastavení konzistentního a uživatelsky přívětivého způsobu shromažďování požadavků v rámci systému pro správu ticketů helpdesku.
S ClickUp Forms můžete standardizovat způsob předávání zákaznických údajů. Zajistí, že každý ticket bude obsahovat správné údaje.
Do jakéhokoli seznamu, který jste určili pro příjem ticketů, jednoduše přidejte zobrazení formuláře. Odtud můžete vytvářet formuláře přizpůsobené jedinečným potřebám vašeho týmu. Můžete zahrnout pole jako „Typ požadavku“, „Úroveň naléhavosti“, „Oddělení“ a pole s podrobným popisem, abyste mohli shromažďovat konkrétní údaje od svých zákazníků.
💡 Tip pro profesionály: Přizpůsobte si formuláře ClickUp pomocí podmíněné logiky, aby se určitá pole zobrazovala pouze v případě potřeby. Pokud například uživatel vybere jako typ požadavku „Technický problém“, mohou se automaticky zobrazit další pole, jako „Typ zařízení“ nebo „Chybová zpráva“. Díky tomu zůstane formulář pro uživatele jednoduchý a přehledný a zároveň zajistíte, že váš tým podpory shromáždí všechny potřebné údaje k efektivnímu vyřešení ticketů.
Formulář ClickUp můžete sdílet pomocí veřejného odkazu nebo jej vložit do interního zdroje.
📮 ClickUp Insight: Týmy s nízkým výkonem mají čtyřikrát větší pravděpodobnost, že budou používat více než 15 nástrojů, zatímco týmy s vysokým výkonem si udržují efektivitu tím, že omezují své nástroje na 9 nebo méně platforem.
Ale co takhle používat jednu platformu?
Jako všestranná aplikace pro práci ClickUp sdružuje vaše úkoly, projekty, dokumenty, wiki, chat a hovory na jedné platformě, doplněné o pracovní postupy založené na umělé inteligenci.
Jste připraveni pracovat chytřeji? ClickUp funguje pro každý tým, zviditelňuje práci a umožňuje vám soustředit se na to, co je důležité, zatímco AI se postará o zbytek.
3. Směrování a přiřazování ticketů s podporou AI (plus automatizace)
Když týmy podpory nebo provozu zpracovávají desítky (nebo stovky) ticketů denně, i malé úkony, jako je přiřazování úkolů, aktualizace stavů nebo informování kolegů, mohou zabírat spoustu času.
Pro začátek máte v ClickUp k dispozici vestavěného asistenta AI, ClickUp Brain, který vám pomůže zefektivnit vaše pracovní postupy při zpracování ticketů. ClickUp Brain nejenže zobrazuje podrobnosti ticketů nebo shrnuje konverzace, ale také funguje jako AI řešitel problémů vašeho týmu.
Může pomoci ladit základní úryvky kódu sdílené v ticketech, kontrolovat požadavky nebo žádosti zákazníků z hlediska srozumitelnosti a dokonce pomáhat vašemu týmu při přípravě profesionálních e-mailových odpovědí – přímo ve vašem pracovním postupu. Potřebujete odhalit trendy v žádostech o podporu, odpovědět na otázky týkající se ticketu nebo rychle vyhledat klíčový kontext z různých úkolů a dokumentů? ClickUp Brain to vše zvládne, takže váš tým může řešit problémy rychleji, komunikovat jasněji a soustředit se na to, co je nejdůležitější.
Dále ClickUp Automations a AI agenti odstraňují provozní tření. Tyto automatizační funkce fungují propojením tří klíčových prvků: spouštěčů, podmínek a akcí.
⏯️ Začněte během několika minut:
- Přejděte do prostoru, složky nebo seznamu, kde chcete automatizaci použít.
- V pravém horním rohu klikněte na Automatizovat. Vyberte Spravovat automatizace.
- Klikněte na Přidat automatizaci.
- Vyberte spouštěč (např. odeslaný ticket, aktualizované vlastní pole nebo změna stavu).
- Přidejte volitelné podmínky (k dispozici v tarifu Business Plan+).
- Vyberte akci (např. odeslat oznámení, nastavit prioritu, změnit stav)
- Filtrujte podle úkolů/podúkolů a jejich zdroje vytvoření (formuláře, API, uživatelé atd.).
- Ukládejte a spravujte své automatizace ze stejného modálu.
Nebo můžete nechat agenta spustit pracovní postup za vás. Viz zde:
Můžete začít vytvářet pracovní postupy, které za vás vyřídí nejběžnější a opakující se části procesů správy ticketů.
Můžete si například vybrat z následujících automatizačních možností:
- Automatizujte přiřazování ticketů na základě polí, jako je kategorie, typ problému nebo odpovědi ve formuláři. Pokud je ticket označen jako „Technická podpora“, můžete nastavit, aby byl přímo předán vašemu technickému specialistovi nebo vedoucímu týmu.
- Stanovte priority v okamžiku, kdy přijde ticket. Použijte vlastní pole, jako je „Naléhavost“, nebo klíčová slova v odpovědích formuláře, abyste automaticky označili tickety jako vysokou, střední nebo nízkou prioritu. To pomůže vašemu týmu zákaznické podpory soustředit se na to, co je nejdůležitější, a to hned.
- Spouštějte oznámení, aby byli všichni v obraze. Pokud je odeslán ticket s vysokou prioritou, můžete okamžitě informovat příslušnou osobu nebo tým prostřednictvím e-mailu, komentáře v aplikaci nebo zprávy ve Slacku.
Představte si, že už nikdy nebudete muset prohledávat nekonečné podrobnosti ticketů nebo hledat nejnovější aktualizace – AI Fields v ClickUp to za vás udělá. Na první pohled získáte okamžité souhrny, aktualizace postupu v reálném čase a dokonce i seznam akčních položek přímo z každého ticketu. Potřebujete přeložit ticket nebo rychle třídit problémy podle typu nebo naléhavosti? AI Fields to také zvládne, takže je snadné stanovit priority a směrovat tickety správným osobám.
4. Správa a řešení ticketů
Zatímco automatizace se postará o automatické přiřazování ticketů na základě vašich pravidel, můžete je vždy ručně přiřadit pomocí ClickUp Tasks členům týmu s větší kontrolou. Pole Assignees (Přiřazení) v každém úkolu vám umožňuje přiřadit jednu nebo více osob, což je ideální pro spolupráci nebo předávání odpovědností.
Můžete také nastavit jasné termíny splnění úkolů, aby byly termíny viditelné, nebo je delegovat, aby váš tým nezmeškal důležité následné kroky. U složitějších ticketů vám ClickUp Tasks umožňuje vytvářet podúkoly nebo kontrolní seznamy.
🎯 Příklad: Pokud ticket zahrnuje řešení softwarové chyby, které vyžaduje vstup jak od vývojáře, tak od testera QA, můžete úkol přiřadit oběma členům týmu. Nastavte termín, například „30. června“ pro hlášení chyby. Přidejte kontrolní seznam s kroky jako „Identifikovat chybu“, „Vyvinout opravu“ a „Otestovat řešení“, abyste se ujistili, že jste pokryli všechny důležité úkoly.
Pomocí vlastních stavů úkolů ClickUp můžete definovat jednotlivé fáze zpracování ticketu, takže vždy budete mít přehled o tom, co se děje a kdo je za danou věc zodpovědný.
Běžný stavový tok může vypadat takto:
- Novinka: Právě byl odeslán ticket prostřednictvím formuláře.
- V průběhu: Na ticketu aktivně pracuje člen týmu.
- Čekání na zákazníka: Čekáte na odpověď nebo další informace od zákazníka.
- Uzavřeno: Problém byl vyřešen a ticket je kompletní.
Můžete vytvářet a přizpůsobovat stavy na úrovni prostoru, složky nebo seznamu, takže různé týmy (např. IT, zákaznická podpora, fakturace) mohou provozovat své vlastní pracovní postupy v rámci stejného pracovního prostoru.
Pokud potřebujete upravit pořadí, jednoduše přetáhněte pomocí úchytů vlevo a posuňte stavy nahoru nebo dolů a podle potřeby doladěte tok ticketů.
💡 Tip pro profesionály: Použijte zobrazení tabule ClickUp, abyste získali přehledný vizuální přehled o stavu vašich ticketů pomocí funkce drag-and-drop. Takto můžete rychle zjistit, které tickety jsou nové, ve zpracování, čekají na zákazníka nebo jsou uzavřené, a snadno je přesouvat mezi fázemi přetahováním karet mezi sloupci. Jedná se o jednoduchý způsob, jak zajistit soulad vašeho týmu podpory a odhalit úzká místa, než se stanou kritickými.
Díky nástrojům a funkcím pro spolupráci v ClickUp může váš tým komunikovat přímo v rámci každého ticketu a udržovat konverzace přehledné a snadno sledovatelné.
- Komentáře: Použijte funkci ClickUp Assign Comments (Přiřadit komentáře) v rámci ticketů k zaznamenávání kroků při řešení problémů, potvrzování řešení nebo koordinaci dalších akcí. Tím se všechny konverzace vážou ke konkrétnímu problému a vytváří se kompletní historie, kterou lze snadno vyhledat.
- Přílohy: Nahrajte screenshoty, protokoly chyb, nahrávky a další podpůrné soubory přímo do ticketu, aby měl váš tým k dispozici vše, co potřebuje k vyřešení problému.
- @Zmínky: Označte členy týmu, když je potřeba jejich vstup do ticketu, ať už jde o eskalaci technického problému nebo koordinaci s fakturací. Budou okamžitě informováni a mohou se zapojit přímo v kontextu.
⏩ Rychlý tip: Pro aktualizace v reálném čase a diskuse mimo jednotlivé úkoly použijte ClickUp Chat. Je ideální pro kontrolu příchozích požadavků, diskusi o složitých problémech a sladění priorit, aniž byste museli přecházet do Slacku nebo e-mailu.
Navíc chcete, aby systém pro správu ticketů měl správné zdroje, aby kdokoli mohl řešit problémy s podporou. Zvažte například propojení správného dokumentu ClickUp přímo s novým úkolem pomocí funkce Vztahy.
Otevřete ticket, přejděte do sekce Vztahy na pravé straně, klikněte na + a vyberte Doc. Odtud můžete propojit jakýkoli existující dokument ClickUp, jako je průvodce řešením problémů, FAQ nebo dokument o interních procesech.
Je to jednoduchý způsob, jak se vyhnout scrollování a pomoci vašemu týmu dostat se přímo k informacím, které potřebuje.
💡 Tip pro profesionály: Po vyřešení ticketu si udělejte chvilku čas a aktualizujte nebo propojte související dokument s novými podrobnostmi, které jste zjistili. Díky tomu nebude váš tým při příštím podobném problému začínat od nuly. Postupem času se tak bez dalšího úsilí vytvoří užitečný systém pro správu znalostí.
5. Reportování a analytika
Konečně potřebujete jasná a použitelná data, abyste mohli porozumět a sledovat výkonnost svého týmu podpory. S ClickUp Dashboards můžete vše toto dělat v reálném čase. Můžete například nastavit kartu Seznam úkolů filtrovanou tak, aby zvýrazňovala lístky podpory, které jsou více než 48 hodin v stavu „Probíhá“.
Hotovo za vás: Nezbytné karty pro váš dashboard pro správu ticketů
- Čárový graf: Sledujte průměrnou dobu vyřešení ticketů s vysokou prioritou přicházejících prostřednictvím chatu pomocí filtrů, jako je Priorita = Vysoká a Kanál = Chat.
- Sloupcový graf: Získejte přehledné srovnání objemů ticketů podle klíčových typů problémů, jako jsou „Fakturace“, „Chyby“ a „Problémy s přístupem“.
- Výsečový graf: Roztřiďte své tikety podle úrovně priority, kanálu podpory nebo stavu eskalace a získejte tak rychlý přehled.
- Číselná karta: Zvýrazněte důležité metriky, jako je počet uzavřených úkolů, abyste zobrazili celkový počet vyřešených ticketů za tento týden.
- Karta pro sledování času: Sledujte, kolik času agenti stráví zpracováním ticketů, seřazeno podle jednotlivců nebo kategorií ticketů.
Nic z toho nefunguje bez správných vlastních polí. Přidáním podrobností k ticketům podpory pomocí vlastních polí, jako je Root Cause (rozevírací seznam), Escalation Level (štítek) a First Response SLA (datum), vytvoříte strukturu, která tyto informace pohání.
Po nastavení dashboardu budete moci odpovědět na důležité otázky, jako například:
- Který agent řeší nejvíce eskalovaných „problémů s přístupem“?
- Kolik ticketů „Selhání platby“ nesplnilo SLA minulý týden?
🛠️ Praktický příklad použití ClickUp jako systému pro správu ticketů
Made In Cookware je rychle rostoucí značka DTC, která dodává profesionální kuchyňské nádobí domácím kuchařům. S rostoucí poptávkou vzrostl i objem žádostí o podporu a jejich stávající nástroje nestačily držet krok.
Mezi výzvy patřily nadměrné množství nástrojů, roztříštěné pracovní postupy a mezioborové týmy, které se snažily udržet soulad.
Používali jsme Airtable, Monday, Trello, Notion... byl to chaos. Nic nefungovalo.
Používali jsme Airtable, Monday, Trello, Notion... byl to chaos. Nic nefungovalo.
Kris si uvědomil, že pro zefektivnění provozu je potřeba centralizovaná platforma, a proto se rozhodl pro ClickUp, aby transformoval způsob, jakým Made In Cookware funguje napříč týmy.
Funkce ClickUp, které pomohly:
- Formuláře + automatizace: Vytvořte strukturovaný systém pro správu požadavků, který vám umožní efektivně zpracovávat IT požadavky.
- Spolupráce mezi týmy: Marketingové, produktové a další týmy nyní označují a spolupracují přímo v ClickUp.
- Vlastní pracovní postupy: Díky flexibilitě ClickUp může Kris navrhovat pracovní postupy přizpůsobené způsobu fungování každého týmu.
- ClickUp Brain + Knowledge Management: Posilte týmy pomocí samoobslužných nápovědných dokumentů a dokumentace procesů, čímž snížíte zátěž IT oddělení.
Po dokončení hodnocení ClickUp jsme už opravdu nechtěli nic jiného zkoušet. Uvědomili jsme si, že je to skvělý nástroj a že nemusíme hledat nic jiného.
Po dokončení hodnocení ClickUp jsme už opravdu nechtěli nic jiného zkoušet. Uvědomili jsme si, že je to skvělý nástroj a že nemusíme hledat nic jiného.
Dopad:
- 20% snížení celkové doby řešení servisních ticketů
- Díky zjednodušenému procesu přijímání žádostí ušetříte 3–5 minut na každou žádost.
- 80% týmů jej přijalo za méně než 4 měsíce díky flexibilnímu designu zaměřenému na uživatele.
Osvědčené postupy pro ticketing v ClickUp
Zde je několik osvědčených postupů pro používání ClickUp jako systému pro správu ticketů:
- Organizujte pomocí vlastních zobrazení: Vytvořte uložené zobrazení ClickUp přizpůsobené různým týmům nebo prioritám, jako je filtrované zobrazení seznamu zobrazující pouze urgentní tikety nebo zobrazení kalendáře zvýrazňující nadcházející termíny SLA.
- Vyrovnejte pracovní zátěž před přidělením úkolů: Pomocí zobrazení pracovní zátěže můžete analyzovat aktuální pracovní zátěž svého týmu před přidělením nových úkolů. Získáte tak v reálném čase přehled o tom, kdo má plnou kapacitu a kdo může převzít další úkoly, což vám pomůže efektivněji rozdělovat úkoly a zabránit vyhoření.
- Využijte bezplatné šablony: Použijte bezplatné šablony ClickUp pro sledování problémů a vnesete tak jasnost do svých pracovních postupů.
- Optimalizujte procesy: Když nastane čas vylepšit vaše pracovní postupy pro ticketing, proč se držet nudných tabulek nebo nekonečných e-mailových konverzací? S ClickUp Mind Maps a ClickUp Whiteboards můžete dát dohromady svůj tým, abyste společně brainstormovali a vizuálně si představili, jak tikety procházejí vaším systémem.
📚 Další informace: Jak zlepšit zkušenosti zaměstnanců a tím i kulturu na pracovišti
Příklady a případy použití systému pro správu ticketů ClickUp
Díky flexibilitě ClickUp mohou týmy vytvářet jednoduché i sofistikované systémy pro správu ticketů bez nutnosti používat nástroje třetích stran. Zde je několik příkladů, jak mohou týmy používat ClickUp k řešení reálných výzev a zefektivnění poskytování služeb:
1. IT helpdesk
Problém: Řekněme, že notebook vedoucího projektového managementu přestal fungovat 2 dny před důležitou kontrolou.
Místo zasílání e-mailových vláken týmu IT nebo kontaktování týmu přes Slack můžete použít ClickUp pro týmy IT k centrálnímu shromažďování, třídění a řešení ticketů podpory.
ClickUp vám pomůže následujícím způsobem:
- Zaměstnanci mohou nahlásit problém prostřednictvím formuláře ClickUp, který obsahuje speciální pole pro typ zařízení, popis problému, úroveň naléhavosti a umístění.
- Úkol je automaticky zařazen do kategorie s vysokou prioritou a přidělen technikovi v pohotovosti.
- ClickUp odešle oznámení technikovi a poskytne žadateli odhadovanou dobu odezvy.
- Pokud se jedná o opakující se problém, například poruchy baterie u konkrétního modelu notebooku, úkol je označen pro sledování trendů a budoucí preventivní opatření.
2. Žádosti HR
Problém: Od zaškolování nových zaměstnanců po řešení rychlých dotazů týkajících se firemních politik – tým HR se v daném okamžiku zabývá desítkami věcí.
ClickUp jako systém pro správu ticketů v oblasti lidských zdrojů zjednodušuje vaše pracovní postupy v oblasti řízení zaměstnanců.
Postupujte takto:
- Pomocí formulářů shromažďujte požadavky strukturovaným způsobem.
- Vytvářejte pracovní postupy specifické pro HR pro nástup, odchod nebo změny politiky pomocí šablon, které automaticky přiřazují úkoly.
- Propojte časté dotazy (např. „Jak mohu aktualizovat svou adresu?“) s interními dokumenty ClickUp, aby si zaměstnanci mohli sami pomoci před odesláním ticketu.
- Vytvořte sdílený dashboard, kde personální oddělení může sledovat všechny otevřené požadavky podle kategorie, naléhavosti nebo umístění.
- Nastavte opakující se úkoly a závislosti, abyste udrželi procesy, jako je registrace benefitů nebo kontrolní seznamy při odchodu, v souladu s harmonogramem, bez nutnosti ručního sledování.
3. Správa zařízení
Problém: Žádosti o opravy zařízení se obvykle objevují v nejhorší možnou dobu. Něco se rozbije, něco teče nebo něco prostě nefunguje tak, jak by mělo.
ClickUp nabízí týmům facility managementu nástroje pro správu všeho od ticketů údržby po opakující se úkoly v budově na jednom přehledném místě.
Postupujte takto:
- Pomocí tabulek můžete nakreslit půdorysy nebo plánované změny uspořádání kanceláří a tyto vizuální podklady proměnit v konkrétní úkoly.
- Vytvořte systém pro vyplňování formulářů, který se napojuje na samostatné seznamy pro údržbu, zásoby, dodavatele nebo plánování prostoru.
- Nastavte si vlastní stavy, jako například „Nahlášeno“, „Naplánováno“, „Probíhá“ a „Potvrzeno dodavatelem“, abyste měli přehlednější sledování v každé fázi.
- Využijte kalendář a Ganttův diagram k řízení překrývajících se schůzek s dodavateli, důkladného úklidu nebo stěhování.
- Vytvořte centrum dokumentů, kde budete mít na jednom místě uložené kontaktní údaje dodavatelů, servisní smlouvy a nouzové protokoly.
4. Zákaznická podpora
Problém: Zákaznická podpora se dnes více zaměřuje na sledování chyb, odpovídání na otázky typu „jak na to“, odhalování překážek a zajištění, aby se každý zákazník cítil vyslyšen a oceněn.
ClickUp je vhodný pro týmy, které zastávají více rolí a potřebují systém, který je dostatečně flexibilní, aby držel krok s jejich skutečným způsobem práce.
Zde je návod, jak týmy podpory používají ClickUp jako systém pro správu ticketů helpdesku:
- Pomocí přiřazených komentářů můžete delegovat konkrétní další kroky v rámci úkolu podpory, aniž byste museli vytvářet další podúkoly pro řízení projektu.
- Nastavte filtrované dashboardy, které zobrazují pouze otevřené problémy podle úrovně zákazníka, oblasti produktu nebo podle toho, kdo čeká na odpověď.
- Integrujte jej s nástroji jako Intercom nebo HubSpot pomocí nativních a externích integrací, aby se požadavky mohly automaticky proměnit v úkoly.
- Sledujte kvalitu interních odpovědí pomocí kontrolního seznamu pro kontrolu kvality nebo požádejte ClickUp Brain o kontrolu tónu, zejména u citlivých eskalací.
- Zaznamenávejte chyby nahlášené zákazníky pomocí ClickUp Time Tracker, abyste zjistili, jak dlouho jejich řešení skutečně trvá, a poté tyto údaje využijte ke zlepšení.
5. Právní a compliance týmy
Problém: Právní týmy zpracovávají různé druhy žádostí, jako jsou smlouvy o mlčenlivosti, revize smluv, schvalování politik nebo kontroly ochrany osobních údajů. Tyto lístky často zahrnují více zúčastněných stran, citlivé časové harmonogramy a dokumenty, které musí správně projít správnými rukama.
Jak právní týmy pracují chytře v ClickUp:
- Vytvořte soukromé prostory, abyste citlivé právní úkoly oddělili, ale zároveň je zpřístupnili klíčovým zúčastněným stranám pro spolupráci.
- Pomocí vlastních oprávnění na úrovni úkolů můžete povolit komentáře nebo nahrávání dokumentů, aniž byste odhalili celou historii požadavků.
- Organizujte dokumenty jako vnořené stránky v ClickUp Docs, kategorizované podle typu smlouvy, jurisdikce nebo oddělení.
- Nastavte priority úkolů a závislosti, abyste zajistili, že položky s vysokým rizikem nebudou moci pokračovat, dokud právní oddělení nedá zelenou.
Systém pro správu ticketů Help Desk od ClickUp vám usnadní život
Doufáme, že jste se již rozhodli opustit používání více nástrojů pro zajištění spokojenosti zákazníků a řešení problémů.
ClickUp může sloužit jako systém pro správu ticketů helpdesku i jako software pro řízení projektů, což je ideální řešení pro vaše týmy IT, podpory, HR, provozu a další.
Od strukturovaného přijímání pomocí formulářů až po chytré automatizace, přizpůsobené pracovní postupy a reportování v reálném čase – ClickUp vám poskytuje vše, co potřebujete k efektivní správě ticketů a požadavků.
Zaregistrujte se na ClickUp zdarma a začněte jej používat jako systém pro správu ticketů ve vašem helpdesku.