Máte někdy pocit, že vaše společnost uvízla v době kamenné – snaží se posílat havrany, zatímco všichni ostatní používají chat a e-mail? To je bohužel běžný problém.
👀 Věděli jste? Více než 40 % zaměstnanců tvrdí, že špatná komunikace snižuje důvěru v jejich vedoucí a kolegy.
A když vaše nástroje nekomunikují, pravděpodobně ani váš tým.
Zde nastupuje debata o intranetu versus digitálním pracovišti. Zatímco intranety byly dosud preferovaným řešením pro centralizaci firemních informací, digitální pracoviště se rychle rozšiřují díky flexibilním řešením. Ale je novější vždy lepší?
Klíčem je vědět, co váš tým potřebuje, aby mohl prosperovat. Tato příručka rozebírá rozdíly, abyste mohli učinit správné rozhodnutí (tip: použijte ClickUp !) a převzít kontrolu nad svou produktivitou.
Co je intranet?
Intranet je soukromá, zabezpečená síť organizace, která usnadňuje komunikaci, spolupráci a přístup k firemním zdrojům.
Představte si to jako centrální nástěnku vaší společnosti, ale chytřejší. Místo, kde týmy mohou najít nejnovější zásady HR, přečíst si novinky ze společnosti, stáhnout šablony nebo vyhledat, kdo je kdo v organizaci. Je to jako interní Google, ale s nastavením oprávnění a skenerem odznaků.
Tradiční intranetový software často zahrnuje:
- Novinky a oznámení společnosti
- Seznamy zaměstnanců a organizační schémata
- Dokumenty s pravidly a příručky pro zaměstnance
- Sdílené složky pro formuláře a soubory
- Statické stránky s informacemi o odděleních
Na rozdíl od otevřeného internetu jsou intranety uzavřené systémy přístupné pouze zaměstnancům společnosti. To znamená, že citlivé informace (jako mzdové dokumenty nebo strategické plány) zůstávají chráněné a interní konverzace zůstávají soukromé.
🧠 Zajímavost: V roce 1996 společnost Frontier Technologies představila Intranet Genie, sadu aplikací určených ke zlepšení interní komunikace s funkcemi, jako je sdílení dokumentů a elektronické zasílání zpráv. To znamenalo významný krok ve vývoji intranetového softwaru.
Běžné příklady použití ve firmách
Firemní intranety se mohou lišit v závislosti na obchodních požadavcích, ale zde uvádíme některé z nejběžnějších způsobů, jak je firmy využívají.
- Interní komunikace: Sdílejte oznámení pro celou společnost, změny politik a zprávy vedení, abyste zajistili konzistentnost a viditelnost napříč týmy.
- Správa dokumentů: Ukládejte formuláře HR, kontrolní seznamy pro nové zaměstnance, školicí příručky a další důležité dokumenty centrálně, aby k nim měli snadný přístup zaměstnanci i noví zaměstnanci.
- Sdílení znalostí: Poskytněte interní znalostní báze nebo šablony Wiki, aby měli zaměstnanci rychlý přístup k návodům, standardním operačním postupům a dokumentům pro řešení problémů.
- Automatizace úkolů: Používejte intranetové nástroje a formuláře k automatizaci opakujících se úkolů, jako jsou žádosti o dovolenou, požadavky na IT podporu a žádosti o proplacení výdajů.
- Nástroje pro spolupráci: Integrujte instant messaging, platformy pro virtuální schůzky a funkce sdílení souborů do sociálních intranetových platforem, abyste podpořili plynulou týmovou práci napříč různými lokalitami.
Od optimalizace interní komunikace po zjednodušení zapracování nových zaměstnanců – intranety nabízejí centrální prostor, který pomáhá týmům zůstat v souladu, informovaným a méně zahlceným e-mailovými řetězci.
Výhody používání intranetu
Pojďme si promluvit o výhodách! Intranet je dobrou volbou pro mnoho organizací, které chtějí zlepšit své interní procesy, protože:
- Centralizuje přístup k interním dokumentům a nástrojům ✅
- Zlepšuje komunikaci v reálném čase pomocí instant messagingu a videokonferencí ✅
- Zjednodušuje pracovní postupy automatizací opakujících se úkolů ✅
- Zajišťuje bezpečnost dat pomocí firewallů a šifrovacích protokolů ✅
- Podporuje silnou firemní kulturu díky interním aktualizacím ✅
Nevýhody používání intranetu
Samozřejmě žádný nástroj není dokonalý. Intranet sice přináší mnoho výhod, ale má také několik omezení:
- Působí zastarale a neohrabaně ❌
- Může být obtížné efektivně podporovat vzdálené týmy ❌
- Nepodporuje integraci s mnoha základními obchodními aplikacemi ❌
- Vyžaduje značné IT zdroje pro instalaci a údržbu ❌
Co je digitální pracoviště?
Digitální pracoviště je centralizovaná platforma založená na cloudu, která kombinuje všechny digitální nástroje, které váš tým potřebuje ke spolupráci, správě úkolů a efektivní práci odkudkoli na světě.
Představte si to jako celou svou kancelář – soubory, chaty, aplikace, schůzky, projekty – přehledně uspořádané v jednom virtuálním prostoru.
🧠 Zajímavost! Myšlenka digitálního pracoviště se poprvé prosadila již v roce 1996 díky Jeffrey Bierovi. Jeho pět klíčových kritérií pro úspěšné digitální pracoviště – srozumitelnost, nakažlivost, propojení napříč podnikem, úplnost a propojenost – jsou relevantní i dnes.
Jakým způsobem digitální pracoviště přesahuje rámec intranetu?
A teď to začíná být zajímavé.
Zatímco většina intranetů je skvělá pro sdílení novinek, zásad a dokumentů společnosti, platforma digitálního pracoviště jde ještě o několik kroků dál.
Zahrnuje nástroje pro spolupráci, nástroje pro práci na dálku, sledování úkolů, automatizované pracovní postupy, nástroje pro virtuální schůzky, základní obchodní aplikace a integrace, které zajišťují synchronizaci všech prvků.
Stručně řečeno, digitální pracoviště zahrnuje celé spektrum činností moderních týmů – od brainstormingu a plánování až po realizaci a dodání.
Ať už řídíte týmy z domova, z kanceláře nebo napříč časovými pásmy, digitální pracovní prostředí vám dá pocit, jako byste všichni pracovali ve stejné místnosti.
📮 ClickUp Insight: Práce by neměla být hádankou, ale příliš často jí je. Náš průzkum v oblasti správy znalostí zjistil, že zaměstnanci často ztrácejí čas prohledáváním interních dokumentů (31 %), znalostních bází společnosti (26 %) nebo dokonce osobních poznámek a screenshotů (17 %), jen aby našli to, co potřebují. Díky funkci Connected Search od ClickUp jsou všechny soubory, dokumenty a konverzace okamžitě přístupné z vaší domovské stránky, takže můžete najít odpovědi během několika sekund, nikoli minut.
💫 Skutečné výsledky: Týmy mohou díky ClickUp ušetřit více než 5 hodin týdně, což představuje přes 250 hodin ročně na osobu, a to díky odstranění zastaralých procesů správy znalostí. Představte si, co by váš tým mohl vytvořit s extra týdnem produktivity každý čtvrtrok!
Klíčové funkce
Co tedy dělá digitální pracoviště skutečně funkčním? Podívejme se na funkce, díky nimž se z něj stává centrum produktivity vašeho týmu, a ne jen další platforma.
- Nástroje pro spolupráci: Umožněte týmům brainstormovat, sdílet novinky a společně pracovat na projektech pomocí integrovaných platforem pro správu práce, jako jsou ClickUp nebo Notion, aniž byste se museli spoléhat na nekonečné e-mailové konverzace.
- Funkce automatizace: Automatizujte připomenutí, aktualizace stavu a rutinní procesy pomocí pracovních postupů založených na umělé inteligenci, aby se váš tým mohl věnovat práci s vyšší přidanou hodnotou.
- Snadná integrace: Propojte nástroje jako CRM, HR systémy a kalendáře, abyste zefektivnili pracovní postupy a minimalizovali přepínání mezi platformami.
- Funkce podnikového vyhledávání: Okamžitě vyhledávejte dokumenty a informace napříč všemi integrovanými platformami – už nemusíte prohledávat několik aplikací.
- Centralizovaná správa: Nechte jednotlivá oddělení spravovat své vlastní úkoly a nástroje a zároveň umožněte IT oddělení dohlížet na uživatele, data a systémy z jediného řídicího panelu.
Výhody digitálního pracoviště pro moderní týmy
Hlavním cílem digitálního pracoviště je zjednodušit vám život, a zde je návod, jak toho efektivně dosáhnout.
- Lepší spolupráce: Díky tomu, že je vše na jednom místě – od chatovacích nástrojů po sdílené soubory – mohou oddělení hladce spolupracovat a snížit tak čas strávený používáním různých aplikací pro komunikaci v týmu ✅
- Přístup odkudkoli: Na dálku? Hybridně? V kanceláři? Na tom nezáleží. Digitální pracoviště je umístěno v cloudu, takže se váš tým může přihlásit z jakéhokoli zařízení a odkudkoli – bez VPN nebo složitých omezení přístupu. Je navrženo s ohledem na flexibilitu, takže je snadné zůstat produktivní bez ohledu na to, odkud pracujete ✅.
- Zvýšená angažovanost zaměstnanců: Digitální pracoviště působí osobně, na rozdíl od intranetu. Díky přizpůsobitelným dashboardům, snadno použitelným rozhraním a samoobslužným nástrojům mohou zaměstnanci platformu přizpůsobit tak, aby jim co nejlépe vyhovovala, a ne naopak ✅
- Podporuje digitální transformaci: Nejde jen o současnost, ale také o budoucnost. Díky funkcím založeným na umělé inteligenci vám digitální pracoviště pomůže zajistit budoucnost vaší firmy a podpoří vaši strategii digitální transformace pomocí správných technologií, flexibility a datových analýz ✅
Stručně řečeno, dobře navržený digitální pracoviště nejen podporuje práci, ale také zlepšuje spolupráci, komunikaci a růst vašeho týmu v souladu s trendy, díky čemuž budete mít vždy náskok před konkurencí.
Intranet vs. digitální pracoviště: klíčové rozdíly
Intranet může být součástí širšího digitálního pracoviště, ale ne naopak.
Intranety i digitální pracoviště jsou interní komunikační software, který zlepšuje správu zdrojů a spolupráci, ale tím podobnosti končí.
Skutečné rozdíly spočívají v tom, jak fungují, co nabízejí a jak je týmy denně využívají. Následující tabulka zjednodušuje rozdíly mezi intranetem a digitálním pracovištěm:
| Funkce | Intranet | Digitální pracoviště |
| Účel | Úložiště informací | Komplexní pracovní platforma |
| Přístup | Omezené interní | Vzdálené a globální |
| Spolupráce | Minimální | Pokročilá spolupráce v reálném čase |
| Integrace nástrojů | Nízká | Možnost výběru z více než 1000 integrací |
| Případ použití | Zásady, aktualizace | Projekty, schůzky, pracovní nástroje |
| Komunikace | Zaměřuje se na jednosměrné sdílení informací | Obousměrná, poutavá zkušenost |
| Automatizace | Základní automatizace v tradičním intranetu | Podporováno automatizací pracovních postupů pomocí umělé inteligence |
| Využijte zkušenosti | Statické rozhraní | Vysoce flexibilní a přizpůsobitelné rozhraní |
Zatímco intranety tvoří základ pro interní komunikaci, digitální pracoviště na tomto základu staví. Pokud začnete s intranetem, nakonec možná budete chtít přejít na digitální pracoviště, a pak přijde hlavní otázka.
Jak mohou podniky přejít od intranetu k digitálnímu pracovišti?
Přechod z tradičního intranetu na moderní digitální pracoviště není jen technologickou modernizací – je to změna ve způsobu fungování vaší organizace. Zde je návod, jak tento přechod efektivně provést.
🔍 Vyhodnoťte současné nedostatky a požadavky
Začněte jasným auditem vašeho stávajícího intranetu. Zjistěte, co funguje, co nefunguje a co vaši zaměstnanci potřebují, zejména pokud jde o spolupráci, přístup k informacím a efektivitu pracovních postupů.
🧩 Vyberte si správnou platformu digitálního pracoviště
Vyberte si cloudovou platformu, která nabízí více než jen statické sdílení informací. Hledejte nástroje, které podporují spolupráci v reálném čase, vzdálený přístup a integraci aplikací, aby týmy mohly efektivně pracovat odkudkoli.
🔗 Integrujte nástroje důležité pro podnikání
Vaše digitální pracoviště by mělo sjednotit nástroje, které vaše týmy již používají – CRM, HR software, software pro řízení projektů a komunikační nástroje – do jednoho soudržného systému. Tím se sníží tření a přepínání kontextu.
🏢 Vytvořte prostory specifické pro jednotlivá oddělení se sdíleným přístupem
Místo univerzálního intranetu vytvořte přizpůsobené pracovní prostory pro oddělení lidských zdrojů, prodeje a marketingu. Tyto prostory mohou zůstat oddělené, ale v případě potřeby mohou sdílet úkoly, dokumenty a přehledy mezi týmy.
📚 Školte týmy a pravidelně provádějte optimalizaci
Podpořte přechod školením zaměstnanců a pravidelnou zpětnou vazbou. Využijte integrované šablony komunikačních plánů k pochopení vzorců používání, řešení problémů s přijetím a neustálému zlepšování digitální zkušenosti zaměstnanců.
💡 Tip pro profesionály: Začněte v malém – nejprve vyzkoušejte zavedení digitálního pracoviště v několika týmech, než ho rozšíříte na celou organizaci. To vám pomůže shromáždit zpětnou vazbu v reálném čase, vylepšit pracovní postupy a vytvořit interní šablony produktivity, které pomohou s přijetím napříč odděleními.
Vytvoření digitálního pracoviště pomocí ClickUp
Představte si, že se přihlásíte na jednu platformu a máte vše, co potřebujete – úkoly, chaty, dokumenty, dashboardy, automatizace a asistenci AI – na jednom místě. To není jen sen; ClickUp je aplikace, která obsahuje vše pro práci!
ClickUp pro projektové týmy je více než jen nástroj pro řízení projektů, je to plnohodnotné řešení digitálního pracoviště, které přesahuje možnosti tradičního intranetu. Kombinuje správu úkolů, týmovou spolupráci, dokumentaci a více než 1000 integrací, aby váš tým mohl pracovat chytřeji, nikoli tvrději.
Podívejme se, jak ClickUp přináší vaši vizi digitálního pracoviště do života.
Začněte se strukturou
Základem každého úspěšného týmu je jasnost, která začíná dobře definovanou hierarchií. S hierarchií ClickUp můžete přizpůsobit a vytvořit perfektní strukturu pro týmy ve vaší organizaci. V rámci pracovního prostoru organizujte oddělení do prostorů, vytvářejte složky pro projekty a iniciativy a sestavujte seznamy úkolů.
S ClickUp Tasks můžete rozdělit projekty na dílčí úkoly, stanovit priority, přidat termíny a přiřadit odpovědné osoby.
Pomocí vlastních polí a vlastních stavů zajistíte, že všechny informace, které o úkolu potřebujete, budete mít na první pohled k dispozici.
Chcete zobrazit úkoly v tabulce, seznamu nebo kalendáři? Vyberte si z více než 15 přizpůsobitelných zobrazení, která splní všechny vaše požadavky. Je to vše, co váš tým potřebuje, aby zůstal soustředěný, na správné cestě a sladěný – ať už jste v kanceláři, nebo pracujete zcela na dálku.
Nyní máme týmy, které jsou rozděleny podle funkcí a geografické polohy a pracují na synchronizovaných úkolech. Tým pro partnerství a tým pro komunikaci mají v ClickUp oddělené prostory, ale sdílejí úkoly, což je zásadní pro sladění úsilí s výsledky projektu.
Nyní máme týmy, které jsou rozděleny podle funkcí a geografické polohy a pracují na synchronizovaných úkolech. Tým pro partnerství a tým pro komunikaci mají v ClickUp oddělené prostory, ale sdílejí úkoly, což je zásadní pro sladění úsilí s výsledky projektu.
Zůstaňte ve spojení
Úkoly jsou skvělé, ale ještě lepší jsou v kombinaci s komunikací v reálném čase. ClickUp Chat vám umožňuje komunikovat s kolegy přímo ve vašem pracovním prostoru, hned vedle vašich úkolů.
Už žádné přepínání mezi kontexty nebo nekonečné e-mailové řetězce – stačí zmínit členy svého týmu pomocí znaku „@“ a všichni budou v obraze. A to nejlepší? Úkoly můžete vytvářet přímo z chatu, místo abyste je přidávali do svého seznamu úkolů. To je maximální efektivita!
Potřebujete vizuálnější způsob komunikace? Nahrajte si obrazovku a sdílejte své myšlenky pomocí ClickUp Clips, skvělého nástroje pro asynchronní komunikaci.
Ukládejte znalosti svého týmu
Jednou z věcí, kterou moderní intranet dělá správně, je zpřístupnění znalostí. Informace však nejsou vždy stejné, že? To přidává další vrstvu úkolů k již tak složitému pracovnímu postupu. Ale ne s ClickUp!
ClickUp Docs umožňuje vašemu týmu společnou úpravu dokumentů v reálném čase, ať už se jedná o poznámky z jednání, standardní operační postupy nebo brainstormingové sezení. Propojte dokumenty přímo s úkoly, aby byl kontext vždy jasný a informace vždy aktuální.
Máte obavy ohledně řízení přístupu? Přizpůsobitelná oprávnění a kontrola historie verzí vám usnadní život.
Kromě vytváření obsahu potřebujete také způsob, jak jej organizovat a přistupovat k němu. K tomu slouží funkce ClickUp Knowledge Management.
Dokumenty, šablony Wiki a interní zdroje můžete kategorizovat pomocí složek, značek a oprávnění, což různým oddělením usnadňuje přístup k správným informacím, když je potřebují.
Pracujte chytřeji s AI
Co kdyby váš pracovní prostor mohl myslet s vámi? S ClickUp Brain získá váš tým přístup k asistenci založené na umělé inteligenci, která pomáhá generovat nápady, shrnovat poznámky a dokonce odpovídat na otázky týkající se obsahu vašeho pracovního prostoru.
Potřebujete aktualizace ohledně toho, o čem jste mluvili s členem týmu? Zeptejte se Brain nebo jednoduše použijte jednoho z předem připravených AI agentů v ClickUp.
Chcete používat ChatGPT nebo svého oblíbeného asistenta pro psaní s umělou inteligencí? Udělejte to přímo ve svém pracovním prostoru!
Přidejte automatizace ClickUp a opakující se úkoly, jako jsou aktualizace stavu nebo připomenutí, budou probíhat na pozadí, což vám ušetří čas a sníží počet manuálních chyb. Nevíte, jak nastavit automatizace? Šablony vám pomohou.
Sledujte výkonnost týmu
To vše by bylo k ničemu, kdybyste nevěděli, zda to vašemu týmu funguje, že? Dashboardy ClickUp vám poskytují přehled o produktivitě vašeho týmu. Najdete zde vše od dostupnosti až po pokrok klientů.
Přizpůsobte si widgety pro sledování dokončení úkolů, vyvážení pracovní zátěže, časových harmonogramů projektů a dalšího. Jedná se o vaše digitální centrum pro správu týmu, které vám poskytuje přehled o výkonu a umožňuje rozhodování na základě dat.
Spojte to vše dohromady
Skutečné digitální pracoviště neexistuje v izolaci. Proto ClickUp integruje více než 1000 nástrojů, jako jsou Slack, Zoom, Google Drive a Outlook. I když tedy váš tým používá jiné platformy, ClickUp zajistí synchronizaci a plynulý chod – už žádné přeskakování mezi záložkami.
ClickUp byl vybrán jedním týmem a poté implementován v celé divizi. Díky tomu, že jsme všechny přivedli na jednu platformu, jsme ušetřili spoustu času a zbytečného přenášení informací sem a tam, protože vše máme na jednom místě. Nahradili jsme alespoň 3 nástroje ClickUpem a také jsme sjednotili komunikaci z několika platforem.
ClickUp byl vybrán jedním týmem a poté implementován v celé divizi. Díky tomu, že jsme všechny přivedli na jednu platformu, jsme ušetřili spoustu času a zbytečného přenášení informací sem a tam, protože vše máme na jednom místě. Nahradili jsme alespoň 3 nástroje ClickUpem a také jsme sjednotili komunikaci z několika platforem.
Ale může ClickUp při tom všem nabídnout stejnou úroveň zabezpečení jako tradiční intranet? Rozhodně ano! ClickUp splňuje normy ISO 27001, PCI a SOC 2, což zaručuje, že vaše informace zůstanou v bezpečí, budou šifrované a přístupné pouze oprávněným osobám.
ClickUp je komplexní software, který zahrnuje vše od inteligentní spolupráce až po bezpečnost na podnikové úrovni a je navržen tak, aby podporoval moderní způsoby práce týmů.
Ať už spravujete kampaně, zaškolujete nové zaměstnance nebo synchronizujete data s externími partnery, ClickUp vše sjednotí pod jednou střechou a stane se tak skutečným řešením pro digitální pracoviště.
Které řešení je pro vaši firmu to pravé?
Volba mezi intranetem a digitálním pracovištěm závisí na potřebách vaší firmy, její velikosti a způsobu spolupráce vašich týmů.
Kdy zvolit intranet?
Vytvořte intranet, pokud vaše organizace:
- Upřednostňuje komunikaci shora dolů, jako jsou oznámení, personální politiky a novinky ve společnosti.
- Potřeba centralizovaného místa pro ukládání interních dokumentů
- Má tradičnější uspořádání v kanceláři
- Ještě není připraven investovat do plnohodnotné digitální transformace
- Vyžaduje bezpečný, uzavřený systém určený především pro interní použití
Kdy zvolit digitální pracoviště?
Robustní digitální pracoviště je ideální, pokud váš tým:
- Chce zaměstnancům poskytnout moderní, personalizované digitální prostředí
- Funguje v hybridním nebo vzdáleném modelu
- Potřebujete společný pracovní prostor pro všechna oddělení, nástroje a časová pásma
- Vyžaduje integrovanou správu úkolů, spolupráci v reálném čase a automatizaci
- Rychle se rozšiřuje a potřebuje agilní systémy, aby udržel tempo
Budoucí trendy v technologii pracoviště
Budoucnost práce spočívá v inteligentních, propojených a pohlcujících zážitcích.
Mluvíme o pokročilé automatizaci pracovních postupů pomocí umělé inteligence, konferenčních prostorech ve virtuální realitě, které zvyšují atraktivitu virtuální spolupráce, a inteligentních systémech, které rozumějí potřebám zaměstnanců a doporučují opatření v reálném čase.
Stručně řečeno, ať už začnete s intranetem nebo přejdete rovnou na software pro digitální pracoviště, směr je jasný – směrem k snadnějším digitálním zážitkům zaměřeným na člověka.
Chytrá práce začíná zde s ClickUp
Efektivní pracovní postup je jako dobré Wi-Fi připojení. Když funguje, nikdo si toho nevšimne, ale když selže, všechno se zastaví!
Zatímco intranety zajišťují tok informací, digitální pracoviště jako ClickUp posouvá produktivitu zaměstnanců na vyšší úroveň.
Správa úkolů? Ano. Chaty v reálném čase? Ano. Dokumenty, dashboardy, automatizace, inteligentní AI a bezpečnost na podnikové úrovni? Vše na jednom místě.
Vše, co potřebujete, najdete na jednom místě. Zaregistrujte se ještě dnes a získejte bezplatný účet ClickUp, protože týmy připravené na budoucnost nejen tvrdě pracují, ale také používají ClickUp!