Všichni jsme zažili rozdíl, který přináší skutečně spolupracující pracovní prostor. Je to více než jen spolupráce s někým na složitém nebo ambiciózním úkolu; je to prostředí, které podporuje otevřenost, kde nápady volně proudí a každý má pocit, že může přispět.
Když to celý tým, kancelář nebo organizace ztělesňují, podporuje to kolaborativní pracovní prostor – jeden z klíčových prvků zdravé, podpůrné firemní kultury a dlouhodobého úspěchu.
V tomto blogu vám poskytneme tipy a šablony pro vytvoření takového pracovního prostoru ve vaší organizaci.
Co je to společný pracovní prostor?
Spolupracující pracovní prostor nabízí pracovní prostředí, ve kterém mají zaměstnanci bezpečný přístup k aplikacím, souborům a všem zdrojům, které potřebují k efektivní spolupráci na jakémkoli zařízení a z jakéhokoli místa.
Jinými slovy, společné pracovní prostory jsou výslovně navrženy tak, aby usnadňovaly spolupráci, komunikaci a produktivní týmovou práci.
Nejprve si zopakujme základy takových pracovních prostorů, abyste měli k dispozici všechny správné informace a nástroje pro správu spolupráce.
Typy spolupracujících pracovních prostorů
Prostor pro spolupráci může mít mnoho podob, včetně digitální. Najít ten správný pro váš tým může být rozdílem mezi dosažením vašich cílů a jejich nesplněním. Existuje pět hlavních způsobů, jak vytvořit perfektní prostor pro spolupráci:
- Sdílený kancelářský prostor: Ten, který všichni známe – otevřený prostor s týmy z různých oddělení pracujícími ve stejném prostoru. Podporuje komunikaci, mezifunkční týmovou kreativitu a spolupráci.
- Spolupracovní prostory: Spolupracovní prostory najdete po celém světě. Tyto prostory pro spolupráci jsou ideální pro malé firmy, které nepotřebují celý pracovní prostor, ale chtějí snížit náklady a těžit z výhod tradičního kancelářského uspořádání.
- Hot desking: Přesně jako sdílený kancelářský prostor, s jedním zásadním rozdílem – zaměstnanci nemají přidělená pracovní místa. To umožňuje lidem sedět, kde chtějí, bez ohledu na to, v jakém oddělení pracují. Spolupracující pracovní prostory nabízejí hot desking jako způsob, jak podpořit interakci mezi členy různých oddělení.
- Virtuální spolupracující pracovní prostory: Vzhledem k tomu, že práce na dálku je tu s námi natrvalo, mnoho firem po celém světě přesouvá některé, pokud ne všechny, své týmy do virtuálních pracovních prostorů. Takový spolupracující prostor šetří náklady na infrastrukturu, poskytuje vám globální rezervu talentů, ze které můžete čerpat, a přispívá k pohodě zaměstnanců.
- Huddle rooms/zasedací místnosti: Někdy potřebujete spolupracovat se svým týmem jeden na jednoho, bez rušivých vlivů. K tomu slouží huddle rooms. Jsou navrženy pro spolupráci malých skupin dvou až čtyř osob. Zasedací místnosti naopak podporují spolupráci větších týmů nebo oddělení. Huddle rooms i zasedací místnosti mohou být také digitální.
Přečtěte si také: Způsoby, jak zlepšit spolupráci na projektech
Výhody společných pracovních prostorů
Jaké jsou nejvýznamnější výhody společného pracovního prostoru? Určitě usnadňuje plánování schůzek i posezení po práci. Ale co je ještě důležitější, ukázalo se, že společné pracovní prostředí zefektivňuje pracovní postupy, zvyšuje produktivitu týmu a zlepšuje komunikaci. Není to tedy jen módní trend!
Zde je stručný přehled toho, jak může být společný pracovní prostor užitečný:
Zvýšená produktivita
Týmová práce může pomoci splnit sny, ale nejprve je třeba vybudovat tým založený na smysluplné spolupráci. Spolupracující pracovní prostory umožňují všem členům týmu podílet se na inovativních nápadech a zpětné vazbě. Vytvářejí pozitivní prostředí, které podporuje otevřenou komunikaci a zvyšuje produktivitu.
Nákladová efektivita
Virtuální společný pracovní prostor může snížit náklady na infrastrukturu. Ale to není vše. Mnoho nástrojů, jako je Google Workspace, umožňuje efektivní vzdálenou spolupráci mezi týmy. Budete mít všechny zdroje, které potřebujete k provozování ziskového podnikání, aniž byste museli opustit svůj domov!
Využití prostoru
Spolupracující pracovní prostor neslouží jen k tomu, aby pomáhal vašim týmům prosperovat v produktivním prostředí, ale také pomáhá firmám lépe využít fyzické prostory. Relativně menší počet kójí, osobních kanceláří a stěn znamená, že získáte otevřenější pracovní prostor a můžete pohodlně ubytovat více lidí na stejném místě. Design je vše.
Svoboda volby
Práce na dálku zcela změnila způsob, jakým pracujeme. Virtuální pracovní prostor může otevřít neomezené možnosti pro spolupráci vás a vašeho týmu. S pomocí online softwaru pro spolupráci a nástrojů pro virtuální týmy je to snadné.
Implementace společného pracovního prostoru: výzvy a řešení
Nyní, když znáte některé z různých typů spolupracujících pracovních prostorů, je čas promluvit si o třech výzvách, kterým můžete při jejich vytváření čelit, a o tom, jak je řešit.
Důsledky pro bezpečnost
Ať už pracujete v klasické kanceláři nebo dáváte přednost digitálním pracovním prostorům pro spolupráci, musíte být připraveni čelit potenciálním bezpečnostním hrozbám. Sdílená zařízení (v kancelářských prostorech) a sítě (zejména pro zaměstnance pracující na dálku) jsou náchylné k únikům dat. Používání více softwarů a nástrojů ohrožuje vaše data a vystavuje vás riziku zneužití hesel nebo úniku dat.
Abyste se s těmito riziky vypořádali, můžete proškolit své zaměstnance v oblasti ochrany osobních údajů a bezpečnostních opatření týkajících se dat, zavést robustní šifrování a přísná pravidla pro hesla, zavést přísnou kontrolu přístupu a provádět pravidelné audity.
Můžete se také rozhodnout pro nástroj jako ClickUp, který nabízí funkce navržené tak, aby šetřily čas a úsilí a pomáhaly týmům efektivně spolupracovat.
Přečtěte si také: Bezpečné nástroje pro spolupráci pro celý váš pracovní prostor
Úvahy o ochraně soukromí
Spolupracovní prostory jsou ze své podstaty otevřené a často disponují sdílenými stoly. V takových případech může být pro zaměstnance obtížné najít si osobní prostor nebo se soustředit na náročnou práci bez rušivých vlivů. Ve větších organizacích může být toto řízení obzvláště náročné.
Při navrhování pracovního prostoru zahrňte několik prostorů vhodných pro soukromí, jako jsou telefonní budky, samostatné kabiny, tiché místnosti atd. Tím zajistíte, že každý, kdo potřebuje klidné místo pro soustředěnou práci nebo soukromé rozhovory, bude mít kam jít.
Technologické výzvy
Ať už je spolupracující pracovní prostor virtuální nebo fyzický, k efektivnímu fungování vyžaduje specifické nástroje a technologie. Při přechodu na nový pracovní prostor mohou týmy mít potíže s novými nástroji nebo se bránit změně, protože se jim zdá příliš náročná.
Řešení
Poskytněte dostatečné školení všem zaměstnancům, aby se mohli naučit a osvojit si nové technologie potřebné pro práci. Od videokonferencí po společnou dokumentaci – vytvořte uživatelské příručky a odborné návody, aby je týmy mohly s jistotou používat. Můžete také zřídit speciální kanál technické podpory nebo e-mailovou adresu, abyste pomohli těm, kteří potřebují pomoc.
💡Tip pro profesionály: Ve virtuálním prostředí je ClickUp Clips vynikajícím nástrojem pro zdokonalování dovedností týmů, rychlé ukázání někomu návodu nebo jednoduše pro sdílení nápadů s kolegy.
Jak vytvořit prostor pro spolupráci
Vytvoření společného pracovního prostoru není jen o jedné věci – musíte vytvořit správné fyzické nebo virtuální prostředí a poskytnout zaměstnancům nástroje, které potřebují k úspěchu.
Vytvořte správné prostředí
Váš společný pracovní prostor potřebuje správné prostředí, aby podpořil produktivitu a smysluplnou spolupráci.
Jednoduché věci, jako je ergonomický nábytek, osvětlení, vybavení a zázemí, zajistí, že vaše týmy budou spokojené a budou pracovat v příznivém prostředí.
Například přirozené světlo zvyšuje produktivitu, aniž by mělo negativní vliv na osoby citlivé na zářivkové světlo. Podobně mohou určité barvy zvýšit produktivitu a kritické myšlení, zatímco rostliny a strukturované povrchy, jako jsou zvukotěsné stěny, mohou vašim zaměstnancům zajistit klidné prostředí.
Spolupracující pracovní prostor závisí stejně tak na fyzickém prostředí jako na lidech. Najměte zaměstnance s pozitivním přístupem, kteří umí dobře spolupracovat s ostatními. Proškolte stávající zaměstnance, aby zlepšili své komunikační a spolupracovní dovednosti v týmu.
Investujte do nástrojů a technologií
Vytvoření digitálního prostoru pro spolupráci, ať už v kanceláři nebo virtuálně, je prvním krokem k smysluplné práci. Digitální pracovní prostory často umožňují lepší spolupráci, protože nabízejí řadu integrovaných nástrojů, které usnadňují komunikaci, sdílení nápadů a spolupráci v reálném čase.
Moderní, komplexní software pro spolupráci, jako je ClickUp, vám pomůže snadno přejít k více kolaborativnímu pracovišti, aniž byste museli přidávat desítky samostatných nástrojů pro všechny vaše potřeby v oblasti spolupráce.
Zde je velmi stručný seznam toho, co můžete dokázat s uživatelsky přívětivou platformou ClickUp:
- Zjednodušte správu úkolů pomocí ClickUp Tasks, abyste podpořili odpovědnost a zajistili hladký průběh práce bez ohledu na umístění nebo pracovní rozvrh vašeho týmu.
- Podporujte otevřenou komunikaci ohledně pracovních úkolů prostřednictvím integrovaných komentářů k úkolům a ClickUp Chat, aby všichni členové týmu byli na stejné vlně.
- Soustřeďte znalosti a zásady na jednom místě pomocí ClickUp Docs, nástroje pro spolupráci na dokumentaci, který týmům umožňuje spolupracovat na dokumentech. Funkce Collaboration Detection od ClickUp vám automaticky umožňuje sledovat, kdy ostatní komentují, upravují a dokonce prohlížejí stejný úkol jako vy.
- Vymýšlejte, plánujte a realizujte práci pomocí virtuálních tabulek ClickUp , kde týmy spolupracují bez ohledu na to, kde se nacházejí.
- Budujte odpovědnost a transparentnost v týmech pomocí společného stanovování cílů s využitím ClickUp Goals, aby týmy mohly koordinovat své úsilí, a ClickUp Dashboards, aby všichni věděli, jak si vedou.
- Zajistěte, aby informace z ClickUp a připojených aplikací byly snadno dostupné všem členům týmu pomocí propojeného vyhledávání ClickUp .
Zefektivněte procesy
Jasné standardní operační postupy a procesy pro každodenní provoz pomohou vašemu kolaborativnímu pracovišti vzkvétat. Pomozte týmům pochopit základní pravidla vašeho pracovního prostoru, například:
- Etiketa při schůzkách a chatování
- Jak rezervovat a využívat zasedací místnosti
- Pravidla pro používání tichých zón
- Povinné dny v kanceláři pro hybridní pracovníky
Také povzbuzujte týmy, aby pořádaly pravidelné standupy (osobně nebo na dálku), kde sdílejí novinky, diskutují o problémech nebo překážkách a informují se o pokroku ostatních týmů. To pomáhá zlepšit komunikaci mezi týmy.
Dobrá spolupráce mezi týmy, lokalitami a časovými pásmy vyžaduje plánování a koordinaci. Vytvořte sdílené kalendáře, aby týmy mohly vidět vzájemné plány a plánovat schůzky a události s ohledem na všechny zúčastněné.
💡Tip pro profesionály: Zobrazení kalendáře v ClickUp pomáhá týmům lépe synchronizovat. Navíc se integruje s vaším kalendářem Google, takže všechny vaše plány jsou na jedné obrazovce, což usnadňuje správu. A samozřejmě je sdílejte pouze s těmi, které si vyberete.
Bez ohledu na to, zda se jedná o virtuální, fyzické nebo hybridní pracoviště, všichni máme rádi schůzky, které respektují čas všech účastníků, začínají a končí přesně, dosahují stanovených cílů a vytvářejí podmínky pro spolupráci a budoucí kroky.
Chcete-li jej získat, přidejte níže uvedenou šablonu do své sady nástrojů pro úspěch, aby vaše schůzky byly co nejproduktivnější.
Šablona ClickUp pro týmovou komunikaci a schůzky vám pomůže rychle vytvořit podrobný plán týmové komunikace.
Tuto šablonu použijte k posílení odpovědnosti, nastavení jasné komunikace mezi členy týmu a vytvoření efektivního harmonogramu schůzek. Šablona vám pomůže:
- Definujte role a odpovědnosti pro každý projekt nebo úkol.
- Stanovte pokyny pro pravidelné kontroly nebo standupy.
- Vytvořte časový plán pro nadcházející projekty nebo úkoly.
Přečtěte si také: Šablony pro plány spolupráce v oblasti komunikace
Úvahy a osvědčené postupy pro udržování společného pracovního prostoru
Myslete na pohodlí, zdraví a produktivitu
Má John rád stojací stůl, zatímco Mariella dává přednost sedacímu vaku? Potřebuje Pedro z účetního oddělení klidné prostředí, aby byl produktivní, na rozdíl od Katie z marketingu, která v rušném prostředí kanceláře vzkvétá? Porozumění a přijetí jedinečných preferencí každého člověka vám pomůže vytvořit pohodlné pracovní prostředí. I když nemůžete vyhovět individuálním potřebám každého jednotlivce, je důležité poskytnout některé flexibilní možnosti.
Otevřená kancelář s různými prostory přizpůsobenými potřebám různých pracovních stylů má mnoho výhod. Stojící stoly, kabiny, zasedací místnosti, odpočinkové místnosti a dokonce i sedací vaky umožňují lidem vybrat si místo, kde se při práci cítí pohodlně.
Buďte flexibilní a inkluzivní
Spolupracující pracovní prostor potřebuje víc než jen jídelnu a hernu. Je vaše organizace inkluzivní? Máte modlitebnu? Je přístupná pro osoby s různým zdravotním postižením? Lze v určitých prostorách upravit intenzitu osvětlení pro osoby citlivé na světlo?
Kromě fyzického vybavení můžete také zvážit podporu kultury spolupráce prostřednictvím pracovních zásad. Zde je několik příkladů:
- Nabízí možnost volby mezi vzdálenou nebo hybridní prací.
- Podpora flexibilních pracovních harmonogramů přizpůsobených potřebám každého jednotlivce
- Podporujte v týmovém chatu kanály založené na zájmech – například klub triviálních otázek, fanoušci her a další.
Podporujte konverzace
Zapojte celý tým do plánování a vylepšování vašeho společného kancelářského prostoru. To také pomáhá vytvořit větší pocit sounáležitosti a odpovědnosti. Při plánování prostoru přijímejte návrhy od všech; později zavedete mechanismus zpětné vazby, aby vám lidé mohli dávat nápady na vylepšení.
Naplánujte pravidelné schůzky, na kterých vedení sdělí novinky a nápady a bude moci odpovědět na dotazy a pochybnosti všech zúčastněných.
💡Tip pro profesionály: Formuláře ClickUp se nám líbí pro jejich efektivitu při shromažďování zpětné vazby. Nejenže se snadno nastavují a používají, ale také umožňují méně výřečným členům týmu vyjádřit své názory. Vyzkoušejte je pro svůj vlastní proces zpětné vazby.
Šablona ClickUp Internal Communications Template vám pomůže nastavit transparentní komunikační procesy, do kterých budou zapojeni všichni členové týmu a zainteresované strany. Je to skvělý způsob, jak udržet týmy v souladu a produktivní.
Tato připravená a přizpůsobitelná šablona je ideální pro týmy, které prosperují díky odpovědnosti a jasné komunikaci. Nabízí centralizované místo pro interakci týmu, sleduje aktualizace a podporuje správu úkolů.
Pomůže vám to tím, že:
- Organizace konverzací, oznámení a dokumentů na jednom místě
- Usnadnění komunikace s celým týmem
- Zajištění transparentnosti procesů a iniciativ v rámci celého týmu
Komunikace a zpětná vazba vám pomohou neustále vylepšovat vaše pracovní prostředí a pozitivně ovlivňovat produktivitu a zapojení zaměstnanců.
Jděte s technologií vpřed
Technologie odemyká potenciál společného pracovního prostoru a transformuje jej do plynulého digitálního prostředí, kde nápady volně proudí.
Pomozte týmům navzájem se propojit různými způsoby tím, že jim nabídnete nástroje pro videokonference a aplikace pro okamžité zasílání zpráv. Zajistěte také, abyste měli k dispozici prostředky pro synchronní i asynchronní komunikaci.
Pokud vás unavuje přepínání mezi několika nástroji a roztříštěnými konverzacemi, ClickUp Chat vaše diskuse centralizuje a zefektivní. Dáváte přednost videohovorům? Spusťte hovor přes Zoom přímo v ClickUp díky integraci Zoom.
Být technologicky pokročilý také znamená jednoduchá řešení nekonečného zmatku. ClickUp Clips vám pomůže zaznamenat „Průvodce nastavením webináře pro začátečníky“ nebo novému zaměstnanci přesně vysvětlit, jak přidávat obrázky do ClickUp Docs.
A co je možná nejdůležitější, urychluje práci a snižuje čas strávený rutinními a jednoduchými úkoly. S ClickUp Automations mohou týmy automatizovat monotónní, ale nezbytné úkoly, jako je aktualizace stavu úkolů, zasílání připomínek a mnoho dalšího.
💡Tip pro profesionály: Pořiďte si ClickUp Brain, integrovaného asistenta s umělou inteligencí, který automaticky generuje aktualizace projektů a připomínky úkolů a sdílí je s příslušnými členy týmu. Pomůže vám to snížit počet schůzek a následných úkolů v kalendářích všech členů týmu – připravte se tedy na to, že se stanete oblíbeným kolegou všech!
Otevřené dveře budoucnosti
Je to jednoduché – spolupracující pracovní prostory jsou budoucností práce a spolupracující digitální pracovní prostory nám umožňují pracovat odkudkoli. „Moje dveře jsou vždy otevřené“ může být dnes jen fráze, ale spolupracující pracovní prostory jsou nejpřesnější formou této metafory. Umožňují týmům – pod jednou střechou nebo na různých kontinentech – plynule spolupracovat a vzájemně si pomáhat k úspěchu.
Prostory pro spolupráci podporují kreativitu, vytvářejí prostředí příznivé pro růst a inovace a umožňují jednotlivcům být nejlepší verzí sebe sama.
Řešení pro spolupráci na úkolech a projektech, jako je ClickUp, vám k tomu mohou pomoci bez námahy. Nevěřte nám jen na slovo – založte si ještě dnes bezplatný účet a přesvědčte se sami.
Často kladené otázky (FAQ)
Jaký je příklad spolupráce?
Představte si, že marketingový a brandový tým potřebují spolupracovat na kampani. Společný pracovní prostor jim umožní vymýšlet, realizovat, implementovat a sledovat novou kampaň, aniž by museli vyměňovat nespočet e-mailů nebo žádat o četná schválení.
Co je to platforma pro spolupráci?
Platforma pro spolupráci je software, který pomáhá týmům řešit obchodní problémy nebo dosahovat konkrétních cílů prostřednictvím společné práce. Může se jednat o kombinaci sdílení nápadů, správy dokumentů a řízení úkolů. Platforma pro spolupráci je základem moderního pracovního prostoru pro spolupráci.
Proč je důležité udržovat svůj pracovní prostor v pořádku?
Organizované pracovní prostředí vytváří podmínky pro soustředěnou práci, kreativitu, jasné myšlení a menší pravděpodobnost rozptýlení. Organizované pracovní prostředí může také zvýšit produktivitu, protože méně rozptýlení může znamenat méně času potřebného k provedení stejného úkolu.