S rostoucí konkurencí a tlakem trhu organizace neustále hledají způsoby, jak snížit nadbytečnost a optimalizovat produktivitu na pracovišti a zároveň dosáhnout lepších obchodních výsledků. Automatizace každodenních, opakujících se manuálních úkolů je k tomu nejlepším způsobem.
Právě v této oblasti může umělá inteligence přinést revoluci v průmyslu. Podle studie společnosti McKinsey může automatizace procesů zvýšit globální růst produktivity o 0,8–1,4 % ročně.
Umělá inteligence a automatizace jdou ruku v ruce, aby zvýšily efektivitu podnikání a usnadnily tvorbu zisku snížením nákladů. Zatímco AI využívá pokročilé algoritmy a strojové učení k analýze dat a rozhodování, implementace automatizace pracovních postupů pomocí AI provádí předem definované úkoly bez ručního zásahu.
AI lze považovat za pokročilou formu automatizace, ale je také pravda, že nástroje AI lze využít k další zefektivnění pracovních postupů a automatizaci opakujících se úkolů. Většina organizací se již vydala na cestu digitální transformace tím, že do svých pracovních postupů integrovala automatizaci a AI. Pojďme se dozvědět více!
Co je automatizace pracovních postupů pomocí umělé inteligence?
Automatizace pracovních postupů pomocí umělé inteligence zahrnuje použití softwaru umělé inteligence a nástrojů pro automatizaci pracovních postupů k provádění úkolů bez ručního zásahu. Eliminace lidského zásahu při opakujících se úkolech může snížit míru chybovosti, výrazně zvýšit efektivitu a poskytnout podnikům konkurenční výhodu.
Automatizaci pracovních postupů pomocí umělé inteligence lze například využít v marketingových a prodejních odděleních k generování potenciálních zákazníků, sledování prodejního procesu, vytváření cílených kampaní a zasílání personalizovaných prodejních e-mailů.
Pro dosažení nejlepších výsledků lze umělou inteligenci využít k optimalizaci stávajících obchodních procesů a časově náročných úkolů. Inteligentní automatizace manuálních procesů uvolňuje vaše zdroje, které se tak mohou soustředit na složitější a obchodně orientované činnosti.
Jaké problémy s pracovními postupy může automatizace pracovních postupů pomocí umělé inteligence vyřešit?
Automatizace pracovních postupů pomocí umělé inteligence může vyřešit problémy s několika obchodními procesy zahrnujícími rutinní úkoly, jako je zadávání a analýza dat. Může zlepšit efektivitu, snížit míru chybovosti, zlepšit rozhodovací schopnosti, zefektivnit procesy a zkrátit dobu uvedení na trh.
Tímto způsobem můžete za kratší dobu zvládnout více úkolů a zároveň snížit režijní náklady a závazky.
Zde je několik oblastí, ve kterých mohou nástroje pro automatizaci pracovních postupů pomocí umělé inteligence pomoci:
Zákaznický servis
Automatizaci pracovních postupů pomocí umělé inteligence můžete využít pro úkoly v oblasti zákaznických služeb, jako jsou:
- Odesílání odpovědí na dotazy
- Vytváření a uzavírání ticketů
- Řešení problémů
- Zadávání a rušení objednávek.
To zkrátí dobu odezvy a zlepší zákaznickou zkušenost. Přizpůsobitelné chatboty mohou být klíčové pro úspěch automatizace pracovních postupů pomocí umělé inteligence.
Správa dat
Úkoly, jako je extrahování dat z dokumentů a jejich zadávání do tabulek nebo databází, lze automatizovat pomocí umělé inteligence. Ruční zadávání dat vede k chybám, kterým lze automatizovaným pracovním postupem zabránit. To platí také pro:
- Sčítání dat
- Výpočty
- Analýza velkých dat
- Vytváření zpráv
Činnosti v rámci dodavatelského řetězce
Úkoly v oblasti dodavatelského řetězce a správy objednávek také výrazně těží z AI workflow a robotické automatizace procesů. Můžete například odstranit manuální zásahy z:
- Plnění objednávek
- Správa zásob
- Sledování zásilek
- Generování dokumentů
Prodej a marketing
Jak již bylo zmíněno, úkoly v oblasti prodeje a marketingu jsou ideální pro zavedení automatizace. Je to proto, že musíte pracovat s rozsáhlou databází, která zahrnuje potenciální zákazníky, stávající zákazníky, příležitosti atd. Automatizace pomocí umělé inteligence může:
- Vytvářejte obsah pro prodej a marketing
- Řešení jednoduchých dotazů zákazníků
- Sledujte potenciální zákazníky
- Analyzujte výkonnost svých kampaní
- Odesílejte následné e-maily
Účty
Účetní oddělení mohou automatizovat základní úkoly, jako jsou:
- Sledování výdajů
- Vytváření a zpracování faktur
- Označování stavů plateb
Díky tomu se zaměstnanci mohou věnovat vývoji finančních strategií a řešení složitých problémů, pokud nastanou. Automatizované pracovní postupy mohou být přínosem pro jakékoli oddělení s úkoly založenými na procesech. Jediné, co je třeba zvážit, je to, že váš automatizovaný pracovní postup založený na umělé inteligenci by měl mít efektivní funkce.
Jaké funkce byste měli hledat při vytváření automatizovaného pracovního postupu?
Každá organizace má svůj jedinečný způsob fungování, takže její požadavky na vytvoření automatizovaného pracovního postupu jsou také subjektivní. Než začnete hledat vhodné funkce, musíte si ujasnit cíle, kterých chcete automatizovaným pracovním postupem dosáhnout.
Při hledání automatizačního řešení pro vaši organizaci je však dobré mít na paměti několik základních funkcí:
- Snadné použití: Váš tým by neocenil, kdyby musel pracovat se složitým nástrojem, jehož zvládnutí trvá týdny. Nechtěli byste každých pár hodin hledat řešení na Googlu nebo sledovat dlouhá výuková videa, abyste pochopili jejich funkce. Najděte si tedy software s uživatelsky přívětivým rozhraním a plynulou křivkou učení nebo s vestavěnými výukovými tutoriály.
- Cenově dostupný a škálovatelný: Při rozhodování o rozpočtu zvažte škálovatelnost nástroje. Neměl by vás finančně zatěžovat, když se zvýší počet uživatelů nebo budete potřebovat rozšířit provoz. Vaše řešení pro automatizaci pracovních postupů pomocí umělé inteligence by mělo podporovat vaše dlouhodobé obchodní funkce v rámci rozpočtu.
- Pokročilé funkce umělé inteligence: Pokud potřebujete zavést automatizaci v oblasti generování potenciálních zákazníků a zákaznické podpory, najděte si komplexní řešení, které splňuje oba tyto požadavky.
- Snadná integrace: Nástroj by měl být snadno integrovatelný s ostatním softwarem společnosti. Vaším cílem by mělo být získat co nejvíce funkcí v co nejmenším počtu nástrojů. Vyberte si proto nástroje, které spolu dobře spolupracují, a vytvořte automatizované pracovní postupy pro vaši organizaci.
Kdy byste měli zvážit implementaci automatizovaných pracovních postupů AI?
Společnosti často tápou při rozhodování, kde a kdy automatizaci zavést. Pro začátek byste měli zavést automatizované pracovní postupy AI v jakémkoli obchodním procesu s:
- Opakující se úkoly
- Vysoká časová náročnost
- Nízká produktivita
- Nízké nároky na rozhodování
- Velký objem dat
Identifikujte oddělení ve vaší společnosti, která jsou zahlcena takovými úkoly a potřebují hodiny ruční práce, aby je zvládla. Jakmile adekvátně rozpoznáte potřeby, bude snazší najít místa pro automatizaci.
Pro lepší plánování můžete vytvářet seznamy, strategie a vývojové diagramy, abyste zmapovali požadované kroky ve vašem pracovním postupu AI. To lze lépe provést pomocí šablon vývojových diagramů, které zajistí, že kroky budou v správném pořadí a důležitější úkoly budou mít vyšší prioritu.
Efektivní šablony pracovních postupů usnadňují identifikaci vhodných obchodních procesů pro automatizaci pracovních postupů pomocí umělé inteligence a pomáhají optimalizovat celý proces v organizaci.
Určení obchodních procesů vhodných pro automatizaci pracovních postupů pomocí umělé inteligence
Existuje standardní způsob, jak určit, které obchodní procesy ve vaší společnosti jsou vhodné pro nástroje automatizace úkolů:
Hodnocení procesů
Proveďte důkladné vyhodnocení všech stávajících procesů, abyste identifikovali úzká místa a pomalé pracovní postupy. To zahrnuje vše od komunikačních toků až po náborové úkoly. Obecně platí, že z automatizace pracovních postupů nejvíce těží procesy s velkým objemem dat.
Úkoly založené na pravidlech
Některé úkoly ve firmě vyžadují ruční zadávání a inovace, ale mnoho z nich je striktně založeno na pravidlech a je monotónních. Tyto úkoly jsou ideálními kandidáty pro automatizaci, protože mají předvídatelné vzorce a řídí se základními pravidly, která lze provádět pomocí softwaru. Například zasílání potvrzovacích e-mailů nově registrovaným zákazníkům.
Závislost na lidech
Úkoly, které jsou silně závislé na manuálním zásahu, konkrétně ty, které provádějí lidé, ale nevyžadují složité rozhodování ani vysoké inovační schopnosti, jsou vhodným cílem pro automatizaci. Automatizace těchto procesů výrazně zrychlí dobu jejich dokončení.
Zpětná vazba a komunikační smyčky
Automatizace sběru a analýzy zpětné vazby výrazně pomáhá při shromažďování informací o výkonu společnosti a spokojenosti zákazníků. Umělou inteligenci můžete také zavést do komunikačních kanálů, abyste mohli rychle vytvářet a odesílat relevantní odpovědi, například psát e-maily s návrhy umělé inteligence nebo ukládat automatické odpovědi pro konkrétní scénáře.
Soulad s předpisy a podávání zpráv
Úkoly související s dodržováním předpisů a podáváním zpráv lze automatizovat, aby bylo zajištěno, že budete dodržovat průmyslové standardy a všechny protokoly s přesností. Problémy s dodržováním předpisů často představují pro organizace překážku, pokud nejsou řádně dodržovány nebo udržovány. Je tedy rozumné nechat tyto procesy na automatizaci.
Monitorování a upozornění v reálném čase
Automatizační pracovní postupy AI mohou provádět monitorování procesů a kampaní v reálném čase. Můžete nastavit reakce na konkrétní události nebo spouštěče, aby bylo možné rychle a efektivně jednat bez ztráty času a aby byly dotčené osoby upozorněny pro další rozhodování.
Analýza návratnosti investic
Než se rozhodnete nahradit manuální úkoly pracovními postupy AI, měli byste provést analýzu nákladů a přínosů, abyste pochopili dopad na návratnost investic (ROI). Zvažte dopad na rozpočet ve srovnání s přínosy a určete, kolik peněz a času ušetříte, jakou míru chybovosti odstraníte a další podobné faktory.
Příklady automatizace pracovních postupů pomocí umělé inteligence
Řada podniků po celém světě začala využívat technologii automatizace pracovních postupů pomocí umělé inteligence ke zvýšení produktivity a zefektivnění procesů v organizaci. Od úkolů, jako je psaní e-mailů, až po sledování dodavatelského řetězce – automatizace vám pomůže se vším, co si zamaneš.
Pracovní postupy AI mají také významný dopad na činnosti zaměřené na zákazníky, jako je prodej, servis nebo marketing. Technologické inovace, jako je analýza velkých dat a prediktivní analýza, zvyšují efektivitu automatizace pracovních postupů AI pro moderní obchodní operace.
Pojďme se na to podívat blíže.
Případové studie automatizace pracovních postupů pomocí umělé inteligence
Podniky z různých odvětví využívají automatizaci pracovních postupů pomocí umělé inteligence ke zvýšení produktivity a kvality provozu. Zde je několik příkladů:
- Zdravotnictví: Odvětví zdravotnictví integrovalo automatizaci pracovních postupů pomocí umělé inteligence pro několik úkolů, jako je plánování schůzek, vytváření zpráv, následná péče atd. Společnosti jako PathAI jdou ještě o krok dál a využívají umělou inteligenci k tomu, aby pomohly patologům přesněji analyzovat vzorky tkání. Celkově pomáhají pracovní postupy umělé inteligence vytvářet personalizovanější zdravotní plány a efektivně analyzovat individuální zdravotní data.
- Finance a bankovnictví: Pracovní postupy AI pomáhají s chatboty, algoritmickým obchodováním, zpracováním plateb, výpočtem nároku na pojištění a dokonce i s finančním plánováním. Jsou také skvělým způsobem, jak spravovat úkoly v oblasti zákaznických služeb. Například Morgan Stanley Assistant věrně napodobuje lidskou interakci a je navržen tak, aby interpretoval a odpovídal na otázky v celých větách, čímž zlepšuje uživatelský zážitek.
- Marketing a prodej: Marketingové úkoly, jako je sledování kampaní, zapojení zákazníků, e-mailový marketing, optimalizace obsahu a zpráv, analýza výsledků atd., lze automatizovat pomocí AI, aby se dosáhlo lepších a cílenějších výsledků. E-commerce gigant Alibaba používá AI k generování popisů produktů a předpovídání nákupního chování zákazníků pro personalizovaná doporučení.
- Obchodní operace: Automatizujte několik každodenních provozních úkolů, jako je plánování, rozdělování pracovních úkolů, vytváření a odesílání pozvánek na schůzky atd. Generali, přední globální poskytovatel pojištění a správy aktiv, využívá automatizační software ve všech svých obchodních operacích ke zvýšení produktivity.
Integrace automatizace pracovních postupů pomocí umělé inteligence do marketingových kanálů
Automatizaci pracovních postupů pomocí umělé inteligence můžete integrovat do marketingových kanálů, jako jsou e-maily a sociální média. Ano, základní automatizační software umí odesílat naplánované e-maily, ale software založený na umělé inteligenci umí mnohem víc:
- Sdělí vám nejlepší časy pro odesílání zpráv na základě výkonu e-mailů.
- Pomáhá navrhovat e-maily, psát předměty zpráv a udržovat konzistentnost zpráv.
- Proveďte split testy svých e-mailů, abyste zjistili, které prvky fungují nejlépe.
- Pomáhá s segmentací publika, retargetingem a personalizovanými doporučeními.
- Pomáhá vytvářet a upravovat seznamy e-mailů
I v oblasti marketingu na sociálních médiích nabízí AI a automatizace analýzu dat a generování poznatků pro cílenější příspěvky. Umí číst obrovské množství dat v reálném čase, takže můžete získat přehled o chování a preferencích publika. Sleduje také minulé a budoucí příspěvky, vytváří video a textový obsah a mnoho dalšího.
Automatizace pracovních postupů pomocí umělé inteligence pro kontaktní body se zákazníky
Stejný koncept personalizace a komunikace založené na datech lze velmi dobře využít pro kontaktní body se zákazníky a zlepšení jejich zkušeností se značkou. Kanály založené na umělé inteligenci mohou:
- Zaznamenávejte předchozí interakce se zákazníky, abyste mohli poskytovat kontextové odpovědi.
- Vytvářejte a řešte požadavky v reálném čase
- Zaznamenávejte a analyzujte přepisy hovorů
- Poskytujte automatizované odpovědi atd.
Díky zpracování přirozeného jazyka a strojovému učení je snadné napodobit skutečné lidské interakce se zákazníky, což zvyšuje míru zapojení a zlepšuje hodnocení spokojenosti zákazníků.
Velká data a prediktivní analytika v automatizaci pracovních postupů pomocí umělé inteligence
Velká data a prediktivní analytika zahrnují rozsáhlou sadu procesů, které využívají velká data z různých zdrojů k identifikaci vzorců a korelací. Pomocí těchto vzorců a korelací můžete:
- Určete tržní trendy, preference zákazníků a marketingové výsledky.
- Získejte praktické poznatky
- Učiňte správná obchodní rozhodnutí
- Předpovídejte finanční výsledky
- Přidělte rozpočty a zdroje
Postupem času podniky pochopily výhody kombinace AI s velkými daty, kde strojové učení pomáhá extrahovat cenné informace z analýzy velkých dat a vytvářet prediktivní zprávy. To pomáhá získat 360stupňový pohled na zákazníka, optimalizovat ceny a prognózy, zlepšit retenci zákazníků, identifikovat a zmírnit potenciální rizika pro obchodní výsledky atd.
Výzvy v automatizaci pracovních postupů pomocí umělé inteligence
Automatizace pracovních postupů pomocí umělé inteligence má řadu univerzálních výhod, z nichž může těžit každá organizace. Nahrazuje opakující se manuální úkoly činnostmi prováděnými strojem, což automaticky znamená, že k provedení většího množství práce je potřeba méně času. Snižuje také riziko manuálních nedorozumění, nepozorných chyb a opomenutí. Ačkoli má několik problematických oblastí, její výhody daleko převyšují nevýhody.
Nevýhody
- Kvalita a dostupnost dat: Data potřebná k trénování systémů umělé inteligence nejsou vždy dostupná a kvalitní. Tento problém lze vyřešit zavedením plánu správy dat v organizaci před zavedením umělé inteligence.
- Kvalifikovaná pracovní síla: Potřebujete vysoce kvalifikované odborníky, kteří identifikují možnosti automatizace pracovních postupů pomocí umělé inteligence a dotáhnou je do konce. Společnost musí zvýšit kvalifikaci svých zaměstnanců nebo se rozhodnout pro platformy bez kódu nebo s minimem kódu, aby pokryla své potřeby v oblasti automatizace.
- Problémy s integrací: Problém nastane, pokud se řešení AI nedá integrovat do vašich stávajících systémů. Vaše řešení AI workflow musí být kompatibilní s vašimi stávajícími systémy, proto vybírejte pečlivě a nejprve integrujte platformu, která vyžaduje minimální změny, než budete moci přistoupit k úplné migraci.
Jak vybrat nástroj pro automatizaci pracovních postupů pomocí umělé inteligence pro váš tým
Na trhu existuje několik nástrojů pro automatizaci pracovních postupů pomocí umělé inteligence. Musíte však zjistit, které řešení nejlépe vyhovuje potřebám vaší společnosti. K tomu je třeba zvážit určité faktory a vyhnout se běžným úskalím.
Zde je několik aspektů, které je třeba zvážit:
Určete své požadavky na automatizaci
Než se zaměříte na konkrétní řešení, určete, které oddělení a procesy potřebují automatizaci. Upřednostněte ty, které jsou nejvíce redundantní, a řešení přizpůsobte svým konkrétním potřebám.
ClickUp Automations je chytrá a snadno použitelná funkce typu „vše v jednom“, která vám umožňuje nastavit předdefinované automatizované úkoly založené na pravidlech. Do úkolů v ClickUp můžete přidat konkrétní spouštěče událostí.
Toto řešení nabízí více než 100 typů automatizačních pracovních postupů, které lze integrovat do vašich každodenních procesů a zvýšit tak produktivitu. Můžete také vytvářet přizpůsobené automatizační pracovní postupy, které zefektivní požadované úkoly ve vaší organizaci.
Podívejte se na funkce
Platforma pro automatizaci AI bude ve vaší organizaci využívána pro několik úkolů, proto zkontrolujte, zda má funkce, které pokryjí všechny vaše potřeby. Hledejte funkce jako tvorba pomocí drag-and-drop, generování obsahu, možnosti chatu, podpora e-mailů, vizuální editor, řešení s minimem nebo bez nutnosti programování atd.
ClickUp Brain je vysoce pokročilá neuronová síť, která propojuje úkoly, dokumenty, lidi a znalosti vaší společnosti s umělou inteligencí, aby dosáhla nejlepších výsledků. S touto platformou můžete automatizovat úkoly, získávat odpovědi na své dotazy a generovat aktualizace bez ručního zásahu nebo kódování.
S ClickUp Brain získáte AI projektového manažera, který spravuje a aktualizuje vaše běžné úkoly a procesy, AI znalostního manažera, který odpovídá na vaše dotazy s odkazem na dokumenty, úkoly a osoby, a také AI spisovatele, který vytváří přizpůsobený a podnětný obsah.
Automatizované úkoly, aktualizace a stand-upy usnadňují a zrychlují každodenní činnosti tím, že eliminují opakované ruční zadávání dat pomocí řešení založených na umělé inteligenci.
Zkontrolujte kompatibilitu
Zkontrolujte, zda je požadované řešení kompatibilní s vašimi stávajícími systémy, protože je potřebujete pro mezifunkční spolupráci. Pokud není, je lepší najít řešení, které vyhovuje vašim systémům, než se držet nekompatibilního řešení a snažit se ho za každou cenu integrovat.
Vzhledem k tomu, že ClickUp je integrován s více než 1000 aplikacemi, pravděpodobně nenarazíte na problémy s kompatibilitou s ClickUp Brain. Kromě toho je k dispozici veřejná API ClickUp pro jakékoli vlastní integrace, které chcete vytvořit.
Vyzkoušejte uživatelské rozhraní
Pokud je vaše automatizační řešení uživatelsky přívětivé, bude mnohem snazší, aby si na něj vaši zaměstnanci rychle zvykli. Zkontrolujte, zda je uživatelské rozhraní snadno ovladatelné a vhodné pro testování a implementaci.
Asistent AI od ClickUp je intuitivní a velmi snadno použitelný; protože je založen na NLP, nemusíte vymýšlet složité příkazy nebo kódy. Stačí popsat, co potřebujete, a Brain vám porozumí.
Aby vám ušetřila čas a námahu, obsahuje více než 100 rolí založených na AI, které můžete ihned použít. Použijte textové výzvy AI ClickUp pro různé aplikace, jako je psaní kvízů, uživatelské testování a mnoho dalšího. S ClickUp Brain můžete také vytvářet obsah, provádět výzkum, sumarizovat data a generovat další typy informací.
Připravte se na budoucnost s automatizací pracovních postupů pomocí umělé inteligence
Automatizace pracovních postupů pomocí umělé inteligence přináší několik obchodních výhod, jako je efektivita, vysoká produktivita, škálovatelnost a lepší návratnost investic. Proto je vždy vhodné investovat do platforem pro automatizaci pomocí umělé inteligence. Ty mohou zjednodušit obchodní procesy, snížit počet chyb a udržet konkurenční výhodu na současném trhu.
Zavedení automatizačních nástrojů také pomáhá zajistit budoucnost vašeho podnikání. S postupem času bude inovace a integrace umělé inteligence dále růst, protože stále více společností začleňuje umělou inteligenci do svých pracovních postupů, aby dosáhly lepších výsledků. Abyste nezůstali pozadu, vyzkoušejte ClickUp zdarma hned teď !
Často kladené otázky (FAQ)
Jak automatizovat pracovní postupy v AI?
Chcete-li automatizovat pracovní postupy pomocí umělé inteligence, můžete identifikovat oblasti, které je třeba zlepšit, a poté vybrat nástroj pro automatizaci AI, který vyhovuje vašim potřebám. Získejte centralizované řešení pro všechny vaše potřeby v oblasti automatizace obchodních procesů a automatizujte jakýkoli proces, který potřebujete, za kontrolovaných podmínek.
Co je automatizace procesů pomocí umělé inteligence?
Automatizace procesů pomocí umělé inteligence je koncept kombinace umělé inteligence a automatizačních technologií s cílem odstranit manuální úkoly z obchodních procesů. Můžete využít schopnosti umělé inteligence v oblasti strojového učení a samokorekce k automatizaci procesů ve vašem pracovním postupu, abyste zvýšili produktivitu, posílili retenci a snížili časové a finanční náklady.
Jak lze AI využít pro automatizaci?
AI může využívat strojové učení a procesy přirozeného jazyka k analýze velkých objemů dat a identifikaci vzorců. Z těchto nových informací se učí, aby postupem času zlepšovala svůj výkon. Tato forma inteligentní automatizace může být použita v úkolech, jako jsou uživatelské testování, analýza dat a řízení obchodních procesů, k dosažení vyšší produktivity a rychlejších reakcí.