Dnes si každý profesionální tým uvědomuje, jak důležitá jsou data. Ať už se jedná o finanční tabulky, vektorové grafické soubory, dokumenty nebo prezentace pro spolupráci, nebo něco úplně jiného, data jsou tím, co vašemu týmu umožňuje každý den vykonávat svou práci. Je tedy logické, že správa dat by měla být v každé fázi procesu v centru pozornosti vašeho týmu.
Zabezpečení dat vašeho týmu nemusí být složité. Sestavili jsme seznam 5 nástrojů a strategií, které každý profesionální tým může (a měl by!) používat k zajištění bezpečnosti svých informací.
Zde je seznam:
- Zálohujte včas a často
- Vyberte si cloudovou úložnou platformu s funkcí vzdáleného vymazání dat.
- Mějte pod kontrolou přístup k souborům a složkám
- Hesla jsou stále důležitou součástí zabezpečení dat.
- Nenechávejte žádné zařízení bez dozoru
Zálohování dat vašeho týmu na zabezpečených serverech poskytovatele cloudového úložiště je skvělým způsobem, jak se chránit před ztrátou dat.
Zálohujte včas a často
Pokud jde o zabezpečení dat, je to šílený svět. Může se pokazit spousta věcí. Co když selže hardware vašeho zařízení a ztratíte lokálně uložené soubory? Co když vaše data poškodí virus? Co když vám zařízení ukradnou nebo zničí? Bez zálohy dat vašeho týmu může kterákoli z těchto situací znamenat, že vaše data jsou navždy ztracena.
Nejjednodušším způsobem, jak zabránit ztrátě dat, je zálohování dat do cloudu. Při zálohování dat do cloudu se vytvoří kopie vašich informací, která se uloží na zabezpečený server vašeho poskytovatele cloudového úložiště.
Je zřejmé, že čím častěji zálohujete data, tím méně informací ztratíte v případě nouze. Jak často musí váš tým zálohovat data, závisí na řadě faktorů, například na povaze práce vašeho týmu.
Vyberte si cloudovou úložnou platformu s funkcí vzdáleného vymazání dat
Pokud dojde ke ztrátě nebo odcizení vašeho zařízení, aktuální záloha dat pomůže vašemu týmu pokračovat v práci bez přerušení. Co ale v případě, že se vaše zařízení dostane do nesprávných rukou? Jakákoli citlivá data, se kterými váš tým pracoval – čísla účtů, jména klientů atd. – by mohla být potenciálně ohrožena.
Naštěstí někteří poskytovatelé cloudového úložiště nabízejí jako bezpečnostní opatření funkci vzdáleného vymazání dat. To znamená, že pokud dojde ke ztrátě nebo odcizení zařízení, můžete vymazat soubory spojené s aplikací vašeho poskytovatele cloudového úložiště, i když zařízení nemáte k dispozici.
Jelikož jsou vaše data již zálohována v cloudu, můžete k nim přistupovat i z jiných zařízení a nemusíte se obávat bezpečnostního rizika v podobě neoprávněného přístupu k vašim datům.
Pokud ztratíte přehled o svém zařízení, nikdy nevíte, kdo může mít přístup k vašim datům. Vzdálené vymazání vám dává možnost chránit vaše data za všech okolností.
Mějte pod kontrolou přístup k souborům a složkám
V této souvislosti je také důležité sledovat, kdo k vašim datům přistupuje a jak s nimi nakládá. Většina poskytovatelů cloudového úložiště usnadňuje spolupráci, a tedy sdílení přístupu k souborům a složkám, což vám dává náskok před konkurencí. Bezpečné nástroje pro spolupráci také udělují různé úrovně oprávnění v závislosti na rolích v týmu.
Obecně platí, že přístup k souborům a složkám udělujte pouze osobám, které jej nezbytně potřebují. I když je nepravděpodobné, že by lidé z jiných týmů úmyslně udělali něco, co by mohlo ohrozit vaše data, omezení přístupu k souborům a složkám snižuje riziko nehod.
Je rozhodně důležité, aby na projektu pracovalo více lidí, ale je také důležité sledovat, kdo má přístup k jakým datům.
Hesla jsou stále důležitou součástí zabezpečení dat
Jedná se o základní pravidlo zabezpečení dat, ale přesto mnoho lidí stále nedodržuje osvědčené postupy pro hesla. Vzhledem k tomu, že každý den přistupujeme k mnoha osobním a pracovním účtům, může být obtížné zapamatovat si pro každý z nich jedinečné heslo, a představa, že bychom všechna tato jedinečná hesla museli měnit každých 6 měsíců (jak doporučuje většina odborníků na kybernetickou bezpečnost ), je přímo děsivá.
Bonus: Naučte se, jak implementovat rámec pro řízení rizik v oblasti kybernetické bezpečnosti
Ale nebojte se! Existuje řada bezpečných nástrojů pro správu hesel, které vám pomohou udržet vše v pořádku.
Nenechávejte žádné zařízení bez dozoru
Pokud dojde ke ztrátě nebo odcizení zařízení, okamžitě se začneme obávat o bezpečnost našich dat. Koneckonců, kdo ví, kdo by mohl mít přístup k našim datům ze zařízení, když je mimo dohled?
Ale co když necháte mobilní telefon, který používáte k přístupu k pracovním e-mailům, ležet na stole v kavárně, když si odskočíte pro další smetanu? A co když odejdete od svého notebooku nebo stolního počítače v práci, aniž byste se odhlásili ze svého účtu?
Bez ohledu na to, kde se nacházíte a jak rychle se plánujete vrátit ke svému zařízení, nejlepším způsobem, jak zajistit bezpečnost dat, je buď se před odchodem odhlásit, nebo si zařízení vzít s sebou, pokud je to možné.
Aktivujte také dvoufaktorové ověřování, aby byl přístup k vašim informacím pro kohokoli obtížnější.
Pomocí těchto jednoduchých nástrojů pro zabezpečení dat a osvědčených postupů může váš tým výrazně přispět k zajištění bezpečnosti vašich dat.
Zabezpečení dat je pro dnešní profesionální týmy nesmírně důležité, ale zavedení osvědčených postupů v oblasti zabezpečení dat nemusí být obtížné. Těchto 5 nástrojů a strategií patří mezi naše oblíbené způsoby, jak zajistit bezpečnost dat jakéhokoli týmu a hladký chod vašeho týmu. Jaká bezpečnostní opatření přijímá váš tým? Rádi si přečteme vaše komentáře!
Toto je sponzorovaný příspěvek pro Dropbox. Všechny názory jsou moje vlastní. Dropbox není spojen s žádnými jinými zmíněnými produkty nebo službami ani je nijak nepodporuje.
*
Melissa Pallotti je profesionální spisovatelka, počítačová nadšenec a fanoušek hokeje žijící v Pittsburghu v Pensylvánii. S Melissou se můžete spojit na Twitteru nebo LinkedIn.