Диаграмите на Гант са мощни визуални инструменти за илюстриране на графика на проекта, но дали са подходящи за всеки проект? Кратният отговор е „не“, а това е чудесна новина за проектните мениджъри!
Имаме алтернативи на диаграмите на Гант, които са също толкова ефективни, но по-малко сложни за управление на проекти. ⭐️
Като проектен мениджър, вие се нуждаете от подходящите инструменти, за да координирате и организирате графика, процесите и ресурсите на проекта. В тази статия ще разгледаме десет страхотни алтернативи на диаграмите на Гант за управление на проекти, с които да постигнете желания резултат!
Какво представляват диаграмите на Гант?
В ръководството за диаграмите на Гант на ClickUp разгледахме подробно създаването и четенето на диаграмите на Гант – популярен инструмент за управление на проекти, който показва задачите или събитията във времето.
След като Хенри Гант за първи път въведе концепцията, тя беше използвана за тежки строителни проекти като изграждането на язовир Хувър в Съединените щати. Днес този работен инструмент се използва за всички видове системи за управление на проекти, включително Scrum и Agile.
Шестте основни компонента на традиционната диаграма на Гант
- Важни етапи: илюстрирайте ключовите дати за навременното завършване и успеха на проекта с символ.
- Стрелки/линии: показват кои задачи блокират и чакат други (наречени зависимости )
- Линия маркер: посочва текущата дата, за да видите с един поглед колко работа остава да се свърши
- Хоризонтални ленти: представят времевия период на отделните задачи по проекта
- Лявата странична лента: изброява всички задачи, свързани с проекта.
- Времева скала: показва категории дати (дни, седмици, месеци)
По същество, диаграмите на Гант показват всички задачи, които трябва да бъдат изпълнени, и как те се отнасят една към друга в определен период от време. Ето предимствата на използването на софтуер за диаграми на Гант:
✅ Предимства на диаграмите на Гант
- Диаграмите на Гант предоставят цялостен поглед върху целия проект. Вижте къде се вписва всичко и идентифицирайте проблемите, без да превключвате между множество раздели или страници.
- Диаграмите на Гант подчертават зависимостите и критичния път. Предприемете бързи действия по задачите и ресурсите, които са в застой, за да не предизвикат допълнителни проблеми.
- Диаграмите на Гант помагат да се разберат множество графици. Намерете лесно свободни места в графика на проекта си, за да планирате допълнителни дейности.
- Диаграмите на Гант са визуална техника за управление на проекти. Управлявайте проекти по визуален начин, който е лесен за разбиране.
От друга страна, диаграмите на Гант могат бързо да усложнят проекта за екипа, и ето защо:
❌ Недостатъци на диаграмите на Гант
- Сътрудничеството с екипи за създаване на диаграма на Гант може да бъде трудно за начинаещите потребители. Диаграмите на Гант могат бързо да се превърнат в трудоемка задача, което води до повече стрес при планирането и отнема време от самата работа по проекта.
- Хоризонталните ленти в диаграмата на Гант могат да бъдат подвеждащи. Всяка лента в диаграмата на Гант показва времевия период на дадена задача. Тя не показва броя часове, необходими за изпълнението на задачата.
- С течение на времето диаграмите на Гант могат да станат трудни за поддържане. Обхватът на проекта може да се промени или да бъдат добавени нови задачи, което затруднява проследяването и записването.
- Отпечатването на диаграма на Гант на един лист хартия лишава диаграмата от смисъла й. От гледна точка на заинтересованите страни, те не биха искали да напрягат очите си, за да видят индикатора за датата на диаграмата на Гант.
Всеки проект има свои уникални изисквания, обхват, ресурси, бюджет и цели. Ето три важни признака, че се нуждаете от алтернатива на диаграмата на Гант:
🪧 Няма член на екипа, който да отговаря за и поддържа диаграмата на Гант от началото до края на проекта.
🪧 Нямате допълнително време да обучавате екипа си как да използва диаграмите на Гант
🪧 Липса на ясна представа за реда на задачите и етапите
Макар това да са ясни сигнали, че диаграмата на Гант няма да ви доведе до успех, не всичко е загубено! Някои алтернативи ще бъдат по-полезни за вашия екип и проект (без объркването и усложненията, които могат да възникнат с диаграмите на Гант).
10 алтернативи на диаграмите на Гант
1. Списъци
Списъците обикновено са най-добрият начин да започнете! Те са гъвкави и могат да бъдат толкова подробни, колкото е необходимо, за да създадете структура за разпределение на работата. Особено когато приоритетите на задачите принуждават екипите да се адаптират (а това се случва почти всеки ден), списъците могат да се променят бързо, за да отразят най-важната информация, необходима за да се спази графика.
Въпреки това, подобно на диаграмите на Гант, списъците не са универсален инструмент за управление на проекти. Например, ако знаете, че ще трябва да проследявате зависимостите в проекта си, списъците няма да го направят ясно за целевата ви аудитория.
👉 За да научите повече за списъците, прочетете статията „Как да създадете план за проект в 5 стъпки“!
2. Бели дъски
Белите дъски са идеалният инструмент за сесии за мозъчна атака, за да се съгласуват по-бързо екипите по отношение на работата, която трябва да бъде свършена. В офиса физическата бяла дъска може да спомогне за бързото решаване на проблеми между хората около нея.
Дори когато екипите преминават към дистанционна или хибридна работна среда, белите дъски играят съществена роля, когато става въпрос за сътрудничество. Възходът на решенията за съвместна работа с бели дъски запълни празнината в начина, по който разпръснатите екипи обменят идеи и генерират нови. С очакваното достигане на глобалния пазар на интерактивни бели дъски до 2,31 млрд. долара до 2025 г., става ясно колко популярни са тези инструменти.
— Зеб Евънс, главен изпълнителен директор на ClickUp
👉 Научете как да свържете идеите си с работния си процес по-бързо с ClickUp Whiteboards!
3. Канбан табла
Канбан таблото е инструмент за визуализация на работния процес, който е най-подходящ за проекти, които не изискват непременно стратегии за приоритизиране или зависимост. Вместо това, канбан таблата помагат да се ограничи работата в процес по статуса на работния процес. Карта (представляваща задачата) се движи през всяка колона (представляваща статуса на работния процес) от ляво на дясно, докато достигне статуса ЗАВЪРШЕНО. Канбан таблата са гъвкави за управление на следните видове проекти:
- Изпълнение на заявки за поддръжка
- Създаване на съдържание за социални медии
- Управление на продажбения процес
- Интервюиране на кандидати
- Проследяване на запасите
👉 Почерпете повече вдъхновение от нашата статия с примери за Kanban табла и научете повече за разликите между Kanban и диаграмите на Гант.
4. Времеви графики
Времевите графики и диаграмите на Гант може да изглеждат подобни, но основната разлика е, че диаграмата на Гант показва подробна последователност от задачи и тяхната зависимост в двуизмерна диаграма. Времевата графика за управление на проекти показва хронологичния ред на задачите и техните крайни срокове на линейна линия!
В крайна сметка, решението дали да използвате диаграма на Гант или времева линия зависи от това, което искате да съобщите на аудиторията си. Например, ако ще показвате кратък преглед на жизнения цикъл на даден проект, времевата линия е достатъчна. От друга страна, времевите линии биха породили повече въпроси, отколкото отговори, ако трябва да посочите зависимостите между задачите и сложността на даден проект.
👉 Получете отговори на всичките си въпроси за диаграмите на Гант и времевите графики!
5. Мисловни карти (или диаграми на проектната мрежа)
Следващата алтернатива на диаграмата на Гант в нашия списък е инструмент, наречен мисловни карти, които са идеални за визуално обсъждане на идеи. В основата на мисловната карта обикновено в центъра на страницата се намира централната идея или въпрос. От центъра навън се чертаят линии, които свързват свързани идеи. От тези идеи се чертаят линии, които свързват ново ниво от идеи, и така нататък.
Мисловните карти обикновено не се използват след първоначалния мозъчен штурм, така че всеки може свободно да генерира идеи, без да се притеснява, че ще бъде ограничен. Можете да започнете с лист хартия и молив или да използвате софтуер, за да подобрите своите мисловни карти.
Ето няколко ресурса за мисловни карти с примери, които можете да видите в действие!
6. Скрам табла
Скрам таблото (или спринт таблото) е визуално представяне на работата, която трябва да бъде извършена в един спринт. Спринтът е итерация с ограничено време, през която екипът завършва конкретна част от проекта. Скрам таблата подпомагат екипите, като:
- Уверете се, че всички работят по задачите на проекта
- Идентифициране на задачите, които трябва да бъдат изпълнени
- Проследяване на напредъка на активен спринт
Докато Scrum таблата подобряват ефективността и комуникацията в екипа, тази алтернатива на диаграмата на Гант може да бъде трудна за приемане и успешно внедряване от екипи, които не работят по метода Agile. Без Scrum майстор или познания по Agile управление на проекти, има вероятност Scrum таблата да навредят повече, отколкото да помогнат на вашия проект.
👉 Научете как да създадете и използвате Scrum табло с помощта на пълното ръководство на ClickUp!
7. Документи
Документите са най-пряката алтернатива на диаграмите на Гант. Документите помагат за организиране на роли и отговорности, бележки за бюджета, обхвата на работата, плана за комуникация, хартата, бележките от срещите и др. Проектните мениджъри могат да бъдат толкова подробни, колкото е необходимо, с документите, като в крайна сметка създават библиотека с основни документи за управление на проекти.
Недостатъкът на използването на документи за управление на проекти обаче е, че действията или задачите могат бързо да се изгубят или забравят, ако са скрити в документ.
👉 Открийте най-добрите алтернативи на Google Docs за разширени опции за сътрудничество!
8. Табла
Таблото съчетава различни източници на информация, метрики и ключови показатели за ефективност (KPI) в един единствен изглед. То може да съчетава текстови и визуални джаджи – кръгови диаграми, сортирани списъци, лентови графики – за да предостави на екипите данни в реално време и да им помогне да вземат информирани решения по проекта. С течение на времето можете да създавате по-добри версии на същото табло с минимални усилия, тъй като KPI се променят или членовете на екипа се сменят.
👉 Следвайте нашето 5-стъпково ръководство за създаване на мощни табла!
9. Таблици
Изминахме дълъг път от основните Excel таблици. Таблиците в съвременния софтуер за управление на проекти вече разполагат с разширени функции, което улеснява (и прави по-естетично!) работата на тези, които предпочитат управлението в стил таблица. В комбинация с мощността на шаблоните, екипите могат незабавно да качват информация в инструмента и да създават изчерпателен график на проекта.
Слабостта на използването на таблици е очевидна, когато проектите са големи, сложни и включват създаването на сложни формули за сътрудничество с мултифункционални екипи. Това обаче няма да бъде проблем, ако знаете, че разполагате с ресурсите да възложите цялата работа по въвеждането на данни!
10. Календари
Календарите са и винаги ще бъдат актуални. Всеки е запознат с календарите, защото те могат да се използват както за общи цели, така и за управление на проекти. С календар пред нас можем да планираме и организираме други ключови срокове и събития, за да избегнем прекомерното ангажиране на ресурси.
Тази алтернатива на диаграмата на Гант е достатъчно гъвкава, за да се използва по различни начини: планиране, разпределение на ресурси, задачи и базови шаблони. Тя обаче е най-подходяща за прости проекти без зависимости между задачите и за преглед на състоянието/проверка на срещите.
👉 Научете как календарът на проекта може да подпомогне вашия проект!
Ето го! Десет алтернативи на диаграмите на Гант, които ще дадат на вас и вашия екип гъвкавост при структурирането на различни проекти. 🛠 🚀
Как да изберем алтернатива на диаграмата на Гант
Имате концепция и сте готови да планирате цялата работа, която трябва да бъде свършена. Да създадете списък? Да нарисувате диаграма? Да организирате график? Кой инструмент ще покаже данните за вашия проект най-точно и убедително?
Ето няколко сценария, които ще ви помогнат да стесните избора си:
| 💭 Екипът е в началната фаза на планиране | 🤝 Проектът има зависимости между задачите, етапи и мултифункционални екипи | 🤹♀️ Екипът се занимава с няколко проекта едновременно |
|---|---|---|
| ✅ Мисловни карти ✅ Диаграми ✅ Календари❌ Канбан табла ❌ Табла ❌ Таблици | ✅ Скрам табла ✅ Табла за управление ✅ Диаграми на потока❌ Бели дъски ❌ Календари ❌ Времеви линии | ✅ Канбан табла ✅ Скрам табла ✅ Табла за управление❌ Бели дъски ❌ Мисловни карти ❌ Времеви линии |
| 💰 Заинтересованите страни искат да видят обхвата на проекта, разходите и управлението на ресурсите | 🤖 Екипът има умерена до напреднала опит с софтуер за управление на проекти | ⚡️ Екипът предпочита по-малко структура за по-добро сътрудничество |
|---|---|---|
| ✅ Табла ✅ Диаграми ✅ Документи❌ Бели дъски ❌ Мисловни карти ❌ Времеви линии | ✅ Канбан табла ✅ Скрам табла ✅ Табла за управление ✅ Диаграми ✅ Таблици | ✅ Бели дъски ✅ Мисловни карти ✅ Диаграми на потока❌ Скрам дъски ❌ Документи ❌ Графици |
Примерите по-горе потвърждават, че изборът не е декоративно решение, нито е личен. Представете си, че инструментът ви за управление на проекти не помага на целевата ви аудитория да запази интереса си и да предприеме проактивни действия. В такъв случай вероятно ще имате труден старт.
Всъщност, кой е казал, че трябва да използвате само един инструмент? 🤓
Използвайте един или няколко инструмента за управление на проекти в ClickUp безплатно.
Нашите екипи в ClickUp и потребителите на ClickUp по целия свят предпочитат да организират проектите си от различни ъгли:
- Вижте как е разпределена работата между членовете на екипа в Box или в изгледа „Работна натовареност“.
- Анализирайте групи от информация в табличен изглед или табло
- Визуализирайте задачите в списък или календар
- Създавайте уикита и резюмета на проекти с Docs
- Управлявайте времето, прекарано в Гант изглед
С разнообразен набор от инструменти за управление на проекти, включени в нашата платформа за продуктивност, вие и вашият екип ще имате всичко необходимо на една ръка разстояние. Започнете да използвате ClickUp безплатно още днес! ⚡️