Чували сте за диаграмите на Гант, занимавали сте се с мисловни карти и знаем, че обичате добрите блок-схеми... но какво ще кажете за PERT диаграмите?
PERT диаграмите някога се бореха с трудна репутация заради трудоемкия процес на настройка, редактиране и актуализиране. Въпреки това, те не са толкова предизвикателни, колкото някога смятахме.
Тези диаграми на работния процес са преминали дълъг път, откакто американските военноморски сили ги изобретиха през 50-те години на миналия век. С помощта на гъвкав и ефективен софтуер за управление на проекти, PERT диаграмите се завръщат. Въпреки че този стил на диаграми може да е по-малко известен в сравнение с други Agile методи, PERT диаграмите се изготвят по-бързо и се управляват по-лесно от всякога!
PERT диаграмите са изключително нагледни и полезни за идентифициране на зависимости между задачите, спазване на крайните срокове и много други! Прочетете заедно с нас, докато се впускаме в света на PERT диаграмите. Ще ви запознаем с шест полезни примера за PERT диаграми, шаблони, случаи на употреба и много други. 📈
Какво е PERT диаграма?
Не ви крещим; PERT трябва да се пише с главна буква. 🙂
ПERT диаграмите, съкращение от Program Evaluation Review Technique (техника за оценка и преглед на програми), разбиват основните задачи на по-лесно управляеми действия и ги подреждат графично във времевата линия на проекта.
Сложността на вашата PERT диаграма се определя от броя на етапите на проекта по вашия критичен път и очакваното време за завършване на всяка задача.
Чакайте, какво е критичният път?
Методът на критичния път (CPM) е популярен подход за управление на проекти, който се фокусира само върху основните задачи, необходими за завършване на проекта. Определянето на критичния път е полезно за проекти, които изостават опасно от графика или изглеждат твърде сложни, за да бъдат започнати.
Като идентифицирате абсолютно необходимите елементи, които са жизненоважни за завършването на вашия проект, и ги подредите в PERT диаграма, вашият екип ще намери своята посока. 🧭
Четири компонента на PERT диаграмата
Подобно на мисловните карти, всяка задача във вашата PERT диаграма е ясно свързана с една ясна цел или тема, но има четири ключови компонента, които отличават PERT диаграмите:
- Възли (събития или етапи): Възлите отбелязват важни моменти в проекта, като например началото или завършването на дадена задача. Те се представят като кръгове или правоъгълници.
- Стрелки (задачи или дейности): Стрелките между възлите представляват задачите или дейностите, които трябва да бъдат изпълнени. Посоката на стрелките показва зависимостите между задачите.
- Зависимости (връзки между предшественици и наследници): Те определят последователността, в която трябва да се изпълняват задачите. Някои задачи зависят от завършването на други, преди да могат да започнат.
- Оценки за времето: PERT използва 3 оценки за времето за всяка задача, за да изчисли очакваната продължителност: Оптимистично време (O): Най-краткото възможно време за изпълнение на задачата Песимистично време (P): Най-дългото възможно време за изпълнение на задачата Най-вероятно време (M): Най-добрата оценка за очакваното време за изпълнение на задачата
- Оптимистично време (O): Най-краткото възможно време за изпълнение на задачата
- Песимистично време (P): Най-дългото възможно време за завършване на задача
- Най-вероятно време (M): Най-добрата оценка на очакваното време за завършване на задачата.
- Оптимистично време (O): Най-краткото възможно време за изпълнение на задачата
- Песимистично време (P): Най-дългото възможно време за изпълнение на задачата
- Най-вероятно време (M): Най-добрата оценка на очакваното време за завършване на задачата.
Така, когато сумирате цялото отредено време за всяка задача в PERT диаграмата, ще имате ясна представа колко време ще отнеме завършването на проекта ви. 🙌🏼
Готови ли сте да започнете да създавате свои собствени PERT диаграми? Имаме шест примера за PERT диаграми, с които да започнете. 🗺
6 примера за PERT диаграми в ClickUp, LucidChart, Adobe и Smart Draw
Подобно на красива плоча от ментова кора, PERT диаграмите се предлагат във всички форми и размери, но запазват същите основни елементи, независимо от формата, която приемат.
Ето шест примера за PERT диаграми за екипи от различни индустрии и различни случаи на употреба. Следвайте ни или създайте своя собствена диаграма заедно с нас! Тези примери за PERT диаграми са безплатни. 🤓💸
1. Пример за PERT диаграма за съдържателен маркетинг на ClickUp
В този пример за PERT диаграма за съдържание маркетинг, ние проследяваме жизнения цикъл на една блог задача с фигурата Дата на започване , която представлява кога е създадена задачата, и фигурата Дата на публикуване, която представлява кога задачата е маркирана като завършена.
Създадена в ClickUp Whiteboards, тази диаграма показва колко членове на екипа и одобрения трябва да премине една задача за блог, преди да бъде публикуван окончателният й вариант. Можем да видим, че след създаването на задачата, екипът за SEO, мениджърът на съдържанието, графичният дизайнер и писателят работят заедно, за да изпълнят различни действия в този процес.
Тази PERT диаграма дава ясен преглед на основните стъпки, особено когато обучавате нови членове на екипа за един от основните ви процеси или обяснявате работния си поток на други отдели. Оттук можете да се задълбочите в по-малките детайли и подзадачи, ако е необходимо.
2. Пример за PERT диаграма от стартирането на уебсайта ClickUp
Сега, след като разбрахме основната идея, нека разгледаме по-сложен работен процес! Този пример за PERT диаграма в ClickUp показва многоетапния процес, свързан с пускането на уебсайт.
В тази PERT диаграма можем да видим, че всяка стрелка е маркирана с времето по седмици, за да покаже кога ще се изпълни всяка задача в проекта. Важно е да имате предвид, че в този пример всеки зелен кръг представлява задача, но това, което не виждаме, са всички подзадачи и по-малките стъпки, свързани с изпълнението на всяка по-голяма задача. В класическия PERT диаграма това е обща снимка само на важните етапи на проекта или значимите действия.
Макар тази PERT диаграма да е създадена в ClickUp Whiteboards, можете да я пресъздадете и в режим Blank в Mind Maps! По-нататък в тази статия ще ви покажем как да го направите. 🤓 ⬇️
3. Софтуерна PERT диаграма
Тъй като PERT диаграмите започват с обща представа за вашия проект, те са идеални за картографиране на пътуванията на потребителите и визуализиране на това как данните се преместват от точка А до точка Б в дадена система. За членове, които не разполагат с дълбоко разбиране по дадена тема, или за мултифункционални екипи, PERT диаграмите помагат да се разбият сложни проблеми на ясни и кратки идеи.
В този случай този пример за PERT диаграма се използва вътрешно от софтуерен инженер, за да определи къде възникват проблеми и да съобщи визуално тези констатации на своя екип.
Използвахме PERT диаграма при разработването на уеб приложението за нашия бизнес. Аз не съм инженер, но съоснователят ми е, така че за него беше жизненоважно да създаде диаграма, която показва потока на нашите системи и как те са зависими или независими една от друга. Това ми позволява да визуализирам потока на данни, рендеринга на приложението и времевата линия за потока на данни през нашите различни системи. С помощта на тази диаграма съоснователят ми може лесно да посочи къде възникват проблеми с приложението ни и да сподели това с другите членове на екипа и с мен.
Използвахме PERT диаграма при разработването на уеб приложението за нашия бизнес. Аз не съм инженер, но съоснователят ми е, така че за него беше жизненоважно да създаде диаграма, която показва потока на нашите системи и как те са зависими или независими една от друга. Това ми позволява да визуализирам потока на данни, рендеринга на приложението и времевата линия за потока на данни през нашите различни системи. С помощта на тази диаграма съоснователят ми може лесно да посочи къде възникват проблеми с приложението ни и да сподели това с другите членове на екипа и с мен.
4. PERT диаграма на Lucidchart
PERT диаграмите могат да бъдат полезни за всеки проект – дори за ремонт на дома! Този пример за PERT диаграма от Lucidchart показва многоетапния ред на операциите за ново строителство и проследява само критичния път. Макар тази диаграма да не е идеална за изясняване на малките детайли, тя е полезна за сравняване на очакваното време за завършване на проекта с времето, което вече сте отделили.
Няколко фактора оказват ежедневно влияние върху процесите на управление на строителни проекти, което прави необходимо наличието на PERT. Когато съобщавате на клиентите си за напредъка или обяснявате защо част от строителния процес е закъсняла, PERT диаграмите ви помагат да идентифицирате по-бързо по-големите проблеми.
Бонус: Сравнение между Miro и Lucidchart
5. Пример за Smart Draw
Този пример за PERT диаграма в Smart Draw служи и като шаблон, който ще ви помогне да разберете общата идея. И макар че повечето от нас вероятно не проектират самолети, това е чудесен пример за това как сложните работни процеси могат да бъдат бързо опростени и все пак да бъдат от полза за екипа, като показват критичните действия и оставащото време за завършване на проекта.
6. Примери за PERT диаграми на Adobe
Ако търсите диаграма с малко повече стил, Adobe Express предлага множество примери за PERT диаграми за по-малки работни процеси с персонализирани цветове и шрифтове. Макар че тези PERT диаграми са по-трудни за използване, когато става въпрос за проследяване на задачи, те се настройват бързо и са полезни за представяне на идеи пред други отдели или групи, които не разполагат с обширни познания за вашия проект.
Тъй като PERT диаграмите обхващат по-големите дейности по проекта, примерът на Adobe за PERT диаграма ще ви помогне да предадете общата идея чрез прости стъпки в процес, който не изисква допълнителни подробни дейности – например маршрути за пътувания, програми за учебни часове или презентации в училище.
Как да създадете PERT диаграма с ClickUp
Първата стъпка при създаването на PERT диаграма е изборът на най-подходящата платформа за управление на проекти, върху която да я изградите!
ClickUp е модерно решение за продуктивност за екипи от различни индустрии, което им помага да обединят усилията си и да си сътрудничат по проекти от всякакъв мащаб. ClickUp предлага стотици гъвкави функции, включително над 15 начина за визуализиране на проекти, управление на времето и разпределяне на ресурсите по най-ефективния възможен начин. С управление на проекти, управление на знания и комуникация в едно приложение, работата става по-лесна с ClickUp.
Сред персонализираните изгледи на работния процес са Списък, Гант, Времева линия, Табло и ClickUp Mind Maps — т.е. вашият нов любим ресурс за създаване на динамични и подробни PERT диаграми.
Създайте своя PERT диаграма, използвайки Mind Maps в ClickUp, като създавате възли, добавяте цветни конектори и пренареждате задачите в логична последователност. Основното предимство на ClickUp Mind Maps е, че те се създават, редактират и споделят лесно. А ако проектът ви все още преминава от етап на планиране към изпълнение, използвайте Blank Mode, за да начертаете свободна диаграма, след което превърнете възлите в задачи в ClickUp, за да започнете да реализирате плановете си.
Друг начин за съвместно създаване на PERT диаграма е с помощта на софтуер за дигитална бяла дъска. ClickUp Whiteboards е единственият инструмент за виртуална бяла дъска, който може да пренесе идеите от фазата на мозъчна атака през разработката, без да напускате дъската. Обектите и фигурите могат да се превърнат в задачи директно от вашата ClickUp Whiteboard, заедно с всички свързани файлове, ClickUp Docs и медии за допълнителен контекст.
Освен това получавате множество полезни функции, като сензорен интерфейс, гъвкави опции за споделяне, генериране на изображения с изкуствен интелект и множество нови шаблони.
Белите дъски са предназначени за създаване на всички видове диаграми на работния процес, включително PERT диаграми. Но за тези, които не са използвали софтуер за бели дъски или този тип диаграми преди, няма проблем! Имаме готови шаблони.
Шаблони за PERT диаграми в ClickUp
ClickUp предлага и готови, персонализирани шаблони, които можете да използвате, за да създадете бързо своя PERT диаграма. Опитайте тези:
1. Шаблон на PERT диаграма от ClickUp
С шаблона за PERT диаграма от ClickUp можете да създадете подробна визуална времева линия за вашия проект, за да можете да следите напредъка и да сте сигурни, че не пропускате никакви подробности.
Шаблонът за бяла дъска ви помага да планирате и визуализирате процесите по проекта. Той включва примерни действия по процеса, включително начална дата, продължителност и крайна дата. Този шаблон ви помага да следвате плана за проекта и да сътрудничите със заинтересованите страни.
2. Опростен шаблон за PERT диаграма на ClickUp
Простият шаблон за PERT диаграма на ClickUp ви предоставя перфектния баланс между гъвкавост и простота, за да ви помогне да планирате проекта си по интуитивен начин. С този шаблон ще можете да:
- Визуализирайте структурата на проекта си с един поглед
- Разделете проектите на по-прости задачи за по-добра организация.
- Лесно идентифицирайте критичния път, необходим за успешното завършване
Вижте още шаблони за PERT диаграми тук
Кога да използвате PERT диаграма
PERT диаграмата е най-полезна, когато:
- Проектните дейности имат несигурна продължителност: Идеални за научни изследвания, разработки и пускане на нови продукти, при които продължителността на задачите е непредвидима.
- Управление на сложни проекти със зависимости: Помага за визуализиране на последователността на задачите и взаимоотношенията между тях.
- Оценяване на сроковете на проекта с няколко сценария: Използва оптимистични, песимистични и най-вероятни оценки за времето за по-добро прогнозиране.
- Идентифициране на критични задачи: Определя критичния път, за да се фокусирате върху задачи, които имат пряко влияние върху времето за завършване на проекта.
- Координиране на няколко екипа: Осигурява структуриран работен процес за големи, взаимозависими екипи.
- Минимизиране на закъсненията в проектите: Помага да се предвидят затрудненията и да се коригират графиците съответно.
Предимства на PERT диаграмите
- По-добро управление на времето: Използва три оценки за времето, за да отчете несигурността, което води до по-точно планиране.
- Визуализира потока на проекта: Графично представя последователността на задачите, зависимостите и етапите.
- Помага за идентифициране на критичния път: Определя най-дългата поредица от зависими задачи, като гарантира, че завършването на проекта няма да бъде забавено.
- Помага при разпределянето на ресурсите: Помага при ефективното разпределяне на ресурсите, като идентифицира критичните и некритичните задачи.
- Улеснява управлението на риска: Предвижда потенциални забавяния в проекта и позволява на мениджърите да предприемат проактивни мерки.
- Подобрява вземането на решения: Позволява по-добро планиране чрез оценка на различни сценарии за завършване на проекта.
Ограничения на PERT диаграмите
- Отнема много време за големи проекти: Създаването и актуализирането на PERT диаграма може да бъде сложно за проекти с хиляди задачи.
- Силно субективни оценки: Оценките за времето се основават на експертна преценка, което може да доведе до пристрастност.
- Не отчита ограниченията на ресурсите: PERT се фокусира върху времето, но не отчита ограничените ресурси като работна ръка и бюджет.
- Необходими са чести актуализации: Всяка промяна в проекта (забавяния, нови задачи) изисква актуализиране на цялата PERT диаграма.
- Не е подходящ за прости проекти: Малките, прости проекти може да не се нуждаят от подробен PERT анализ.
Разлика между PERT и CPM
PERT (техника за оценка и преглед на програми) и CPM (метод на критичния път) са техники за управление на проекти за планиране и управление на задачи, но се различават по няколко начина. Ето едно сравнение:
| Функция | PERT (техника за оценка и преглед на програми) | CPM (метод на критичния път) |
|---|---|---|
| Фокус | Оценка на времето и несигурност в планирането на проекти | Оптимизация на разходите и компромиси между време и разходи |
| Продължителност на задачата | Използва 3 времеви оценки: оптимистична (O), песимистична (P) и най-вероятна (M). | Използва една единствена детерминирана (фиксирана) оценка на времето |
| Характер на проектите | Най-подходящи за изследвания, разработки и проекти с неясна продължителност. | Най-подходящи за строителство, производство и рутинни проекти с предвидима продължителност. |
| Вид дейности | Свързани с непредвидими дейности (изследвания и разработки, пускане на нови продукти) | Справя се с предвидими и повтарящи се задачи |
| Критичен път | Идентифицира най-дългата поредица от зависими задачи, за да определи продължителността на проекта. | Идентифицира най-дългата последователност, но се фокусира върху минимизиране на разходите. |
| Гъвкавост | Подходящ за проекти с висока степен на несигурност и променливост. | Подходящ за добре дефинирани проекти с ясни срокове |
| Приложение | Използва се в отрасли като отбрана, авиация и космически изследвания, научноизследователска и развойна дейност. | Използва се в индустрии като строителство, инженеринг и планиране на производството. |
Прочетете също: Как да използвате PERT, за да намерите критичния път
Разлика между диаграма на Гант и PERT диаграма
Ако започвате да мислите, че PERT диаграмите приличат много на Gantt диаграмите, не грешите, но има няколко разлики, които трябва да имате предвид.
Най-голямата разлика между двата подхода за управление на проекти е кога да ги използвате.
PERT диаграмите ви дават обща представа за времевата рамка на вашия проект, тъй като се фокусират върху критичния път. Това ги прави удобен ресурс за вътрешни екипи, но ако трябва да докладвате подробни актуализации на заинтересованите страни и висшестоящите, Gantt диаграмите са вашият избор.
Ето по-подробен поглед върху кога трябва да използвате PERT диаграми и кога да използвате Gantt:
| PERT диаграми | Диаграми на Гант |
|---|---|
| Използва се от вътрешни екипи като инструмент за планиране на проекти. | Може да се използва като инструмент за представяне на подробен напредък. |
| Фокусирайте се върху важните етапи и критичния път | Фокусирайте се върху управлението на задачите и подзадачите, които съставляват всеки етап. |
| За екипи, които се нуждаят от представа за това колко време ще отнеме целият проект | За екипи, които искат да знаят колко време ще отнеме всяка отделна задача |
| За да видите как зависимостите между задачите влияят върху графика на проекта ви като цяло | За да видите как зависимостите между задачите влияят на собствениците на задачите |
Не сте готови да изберете една диаграма пред друга? Няма проблем! С Gantt изглед в ClickUp можете бързо да визуализирате основните етапи сред задачите на проекта си, като просто включите инструмента за изчисляване на критичния път в горния десен ъгъл на диаграмата.
Това дава на диаграмата ви PERT-подобен поглед от птичи поглед върху основните ви задачи, без да губите нито една от подробностите за задачите, които бихте видели в диаграмата на Гант. Най-доброто от двата свята. 💕
Запознайте се по-подробно с предимствата, примерите за употреба и разликите между PERT и Gantt диаграмите .
Какво представляват зависимостите между задачите и защо са важни за PERT диаграмите?
Помните ли PEMDAS? 👀
Помните ли правилата от училище, които ни учеха кога да събираме, изваждаме, умножаваме и делим? Е, зависимостите между задачите са нещо подобно.
Ясната последователност на операциите е абсолютно необходима за изпълнението на проекта ви в срок, а PERT диаграмите разчитат на тях, за да бъдат ефективни!
Връзките и зависимостите между задачите показват потока от задачи във всеки проект, които трябва да бъдат изпълнени в определена последователност. Незачитането на тези връзки води до затруднения, забавяния и загуба на ресурси – всички неща, които проектният мениджър най-малко харесва.
Вашият проект не може да напредне, без да определите взаимоотношенията между задачите, но PERT диаграмите ви помагат да ги идентифицирате, докато диаграмата ви придобива форма.
Някои зависимости между задачите са лесни за откриване, но други... не толкова. Например, логическите зависимости (наричани още случайни зависимости) възникват естествено на определени етапи от работния процес и не можете да ги избегнете. Както сценарият предшества филма или чорапите предшестват обувките, надявам се. 🧦
Други видове зависимости между задачите включват:
- Зависимости между ресурсите: Когато две или повече задачи изискват едни и същи ресурси за завършване, но тези ресурси не могат да бъдат използвани едновременно.
- Зависимости между екипите: Когато задача по проект засяга членове на екипи от различни отдели.
- Външни зависимости: Всяко неочаквано събитие, което е извън контрола на членовете на екипа и засяга проекта.
И още много, много други. 😳
Готови ли сте да научите повече за взаимоотношенията и зависимостите между задачите ? Ние сме подготвили за вас още важни термини и съвети!
Полезни ресурси за управление на проекти за вас ✨
Гледайте нашето видео за основния списък за проверка на проектния мениджмънт за PM:
Планирайте предварително с PERT диаграми
Независимо дали създавате PERT диаграмата си, използвайки специален шаблон или на цифрова бяла дъска, всичко започва с избрания от вас софтуер за управление на проекти, който обединява всичко.
С помощта на персонализирана и гъвкава PERT диаграма, създадена в инструмент за управление на проекти като ClickUp, проектните мениджъри като вас могат да получат обща представа за етапите на проекта, графика, зависимостите между задачите и много други!
Богатият на функции безплатен план на ClickUp ще ви предостави всичко необходимо за създаване на красиви PERT диаграми, включително ClickUp Whiteboards, неограничен брой задачи и над 1000 интеграции, за да оптимизирате процесите си още повече.
Регистрирайте се в ClickUp още днес, за да се върнете на правилния път с помощта на PERT диаграмите!