Имали ли сте случаи, в които сте трябвало да се справяте с много задачи преди стартирането на проект? Или да се справяте с последователни крайни срокове на проекти?
Независимо дали това се случва от време на време или редовно, то е разочароващо. Но има решение: методът на критичния път (CPM) и техниката за оценка и преглед на програмата (PERT). Представете си CPM като GPS за подобрение, а PERT като турбокомпресор за изпълнение.
И двата метода са вече златни стандарти за PMO в различни индустрии. Комбинирайте ги и ще получите магията на управлението на проекти от следващо ниво – критичния път PERT.
В този блог се обясняват основните концепции, предимствата и шестте прости стъпки за прилагането им, както и как ClickUp може да ви помогне да постигнете и двете безпроблемно.
⏰ 60-секундно резюме
- Разбиране на PERT и CPM: PERT се фокусира върху управлението на несигурности с вероятностни оценки на времето, докато CPM картографира фиксирани продължителности, за да идентифицира критични задачи.
- Защо да ги комбинирате? Съчетайте адаптивността на PERT със структурата на CPM за по-добро управление на риска, разпределение на ресурсите, цялостно планиране и подобрено вземане на решения.
- Стъпки за прилагане на PERT и CPM: Определете всички дейности по проекта и включете мултифункционални екипи Подредете задачите и начертайте зависимостите Създайте мрежова диаграма, свързваща задачите и етапите Оценете продължителността на задачите, използвайки формулата PERT Идентифицирайте критичния път, като изчислите свободното време за задачите Следете напредъка и коригирайте графиците според необходимостта
- Определете всички дейности по проекта и включете мултифункционални екипи.
- Подредете задачите и начертайте зависимостите
- Създайте мрежова диаграма, свързваща задачите и етапите.
- Оценявайте продължителността на задачите, като използвате формулата PERT.
- Идентифицирайте критичния път, като изчислите резерва на задачите.
- Следете напредъка и коригирайте графиците според нуждите.
- Решения, които помагат за преодоляване на предизвикателствата Проследяването на задачите може да се окаже прекалено обременяващо и най-добре се справя с помощта на специални инструменти като софтуера за управление на проекти ClickUp. Изисква интензивни и точни оценки на времето, които най-добре се получават с автоматизираните формули на ClickUp. Сътрудничеството с няколко екипа става тромаво и изисква богат на функции инструмент за документиране като ClickUp Docs.
- Проследяването на задачите може да се окаже прекалено обременяващо и най-добре се справя с помощта на специализирани инструменти като софтуера за управление на проекти ClickUp.
- Изисква интензивни и точни оценки на времето, които най-добре се получават от автоматизираните формули на ClickUp.
- Сътрудничеството с няколко екипа става тромаво и изисква богат на функции инструмент за документиране като ClickUp Docs.
- Определете всички дейности по проекта и включете мултифункционални екипи.
- Подредете задачите и начертайте зависимостите
- Създайте мрежова диаграма, свързваща задачите и етапите.
- Оценявайте продължителността на задачите, като използвате формулата PERT.
- Идентифицирайте критичния път, като изчислите резерва на задачите.
- Следете напредъка и коригирайте графиците според нуждите.
- Проследяването на задачите може да се окаже прекалено обременяващо и най-добре се справя с помощта на специализирани инструменти като софтуера за управление на проекти ClickUp.
- Изисква интензивни и точни оценки на времето, които най-добре се получават от автоматизираните формули на ClickUp.
- Сътрудничеството с няколко екипа става тромаво и изисква богат на функции инструмент за документиране като ClickUp Docs.
Какво е PERT?
Техниката за оценка и преглед на програми (PERT) е инструмент за мрежово планиране, предназначен за проектиране, график и управление на сложни проекти. Мислете за нея като за кристална топка на вашия проект, която ви помага да отчетете несигурността и да оптимизирате графика.
Как? Той се фокусира върху точни, вероятностни оценки на времето за всяка дейност. Прилагането му визуализира ключови задачи, етапи, зависимости и продължителност на дейностите.
Компоненти на PERT
Ето основните компоненти, които съставляват PERT диаграмата:
| Компонент | Какво означава това |
|---|---|
| Връзка | Отбелязва началото или края на дейностите. Всеки възел често е или събитие, или важен етап, свързан с напредъка на проекта. |
| Стрелки | Визуализира потока от задачи и зависимостите, като свързва два възела. Всяка стрелка представлява последователността и необходимата дейност за достигане на следващия етап. |
| Оценки на времето по PERT | Описва колко време ще отнеме всяка дейност и се поставя над стрелките. Всяка продължителност PERT се изчислява, като се вземат предвид оптимистичните и песимистичните прогнози. |
Когато всичко се събере, ето как изглежда.
Методът PERT се отличава особено с подробните си времеви прогнози. Изчисленията отчитат рисковете, за да създадат реалистичен график на проекта.
➡️ Прочетете още: 10 софтуера за създаване на PERT диаграми за проекти
Приложения на PERT
След като ключовите компоненти са ясни, ето няколко чудесни приложения на PERT:
- Разработване на продукти: Проследява напредъка при пускането на нови продукти, като се фокусира върху времето и графиките на етапите. PERT поддържа екипите съгласувани от идеята до пускането на пазара. Освен това, неговият детайлен поглед е идеален за проекти за научноизследователска и развойна дейност.
- Планиране на проекти: PERT организира задачите в последователност, за да спази крайните срокове, което е идеално за управление на сложни проекти. Като разделя проекта на по-малки задачи, PERT гарантира, че всеки етап е постижим.
- Анализ на риска: Идентифицира потенциални забавяния, като оценява най-добрите, най-лошите и най-вероятните сценарии за всяка задача. Решенията на PERT диаграмата помагат да се предвидят препятствия и да се създадат резервни планове. Когато се прилага ефективно, тя създава предпазна мрежа и защита от изненади.
- Разпределение на ресурсите: Картографира зависимостите между задачите, за да разпредели ефективно членовете на екипа и инструментите. С PERT избягвате затрудненията и претоварването на екипа, което го прави идеален за софтуерни разработчици.
- Планиране на събития: PERT опростява графиците за събития като семинари и корпоративни конференции. Той подрежда всички задачи, от резервирането на мястото до изпращането на покани.
Това казано, създаването на PERT диаграми трябва да е просто, независимо от приложението.
За да улесни това, ClickUp предлага множество готови за употреба шаблони за PERT диаграми. Използването им отнема само няколко кликвания.
Шаблон за PERT диаграма на ClickUp
Търсите решение за мрежова диаграма без ограничения? Шаблонът за PERT диаграма на ClickUp е идеалното решение. Това решение в стил платно е предварително проектирано с ясни възли, стрелки и времеви периоди.
Шаблонът има и раздел с обяснения за нови потребители. Всяко съдържание в това пространство може да бъде превърнато в задача с крайни срокове, отговорни лица и нива на приоритет.
➡️ Прочетете повече: PERT диаграми срещу Gantt диаграми: предимства, недостатъци и как да си направите свои собствени
Какво е методът на критичния път (CPM)?
CPM е подход, който картографира мрежата на вашия проект, за да я подобри. При изпълнението на проекта дейностите, които създават затруднения, отнемат много време и ресурси. Те са ключовите области, които трябва да се разгледат и оптимизират, за да се постигне гладко протичане на проекта.
CPM визуализира мрежата чрез фиксирана продължителност на задачите, което улеснява идентифицирането на тези ограничения. Освен това, този метод открива най-дългата поредица от всички зависими задачи (критичния път на проекта). В резултат на това можете безпроблемно да фокусирате усилията си и да оптимизирате дейностите, изискващи много ресурси.
Ключови концепции в CPM
След като разгледахме основите, нека обсъдим основните компоненти на анализа на критичния път.
| Компонент | Какво означава това |
|---|---|
| Възли | Представлява задачи или дейности в мрежата на проекта (за разлика от PERT). Възлите често се изобразяват като правоъгълници, а понякога и като кръгове. |
| Стрелки | Показва последователността на задачите. Стрелките свързват възлите и показват зависимостите между дейностите. |
| Оценки за времето | Изчислени като фиксирана продължителност за всяка дейност, тъй като са оценка на възела, те се поставят под името на дейността. Това улеснява откриването на критичния път. |
Няма строги правила за разположението на всеки компонент. Всичко е оптимизирано, за да се опрости логиката и разбирането. Тъй като CPM картографира задачи с фиксирана продължителност, няма място за забавяния. Затова проектните мениджъри изчисляват и резерв или отклонение във всяка дейност, за да се подготвят за изненади.
💡 Професионален съвет: Прегледайте значението на всеки компонент на CPM. Въпреки че е подобен на PERT, всеки фин, но решаващ нюанс променя начина, по който CPM представя вашия проект.
Приложения на CPM
Ето няколко области, в които CPM може да се използва ефективно:
- Настройка и преглед на поддръжката: CPM визуализира рутинни дейности като инсталиране, тестване и окончателни пробни пускания. Той е идеален за подобряване на аспекти, които трябва да се повтарят без отклонения. Освен това този метод помага да се избегнат припокривания и скъпи забавяния по време на проекти като настройка на линии.
- Управление на фиксирани процеси: Този подход опростява подготовката на обекта, фундаментните работи и довършителните работи. Той идентифицира критичните дейности, така че забавянията в една задача да не провалят целия проект. Това го прави идеален за спазване на графиците на големи строителни проекти.
- Подобрение на разположението: CPM оптимизира работните потоци в последователни дейности като настройка на оборудването, производство и проверки на качеството. Чрез задълбочено проучване на техническите процеси, CPM е отлично средство за минимизиране на празното време по производствените линии.
- Оптимизиране на процесите на обработка: Той очертава фиксирани стъпки за процеси, които изискват физическо изпълнение. В логистиката CPM улеснява избягването на прекъсвания при съхранението, извличането и транспортирането на материали. Това също подобрява потока на ресурсите и стимулира съгласуването на задачите и целите.
Макар че CPM може да се прилага по същия начин като PERT, той е по-подходящ за стабилни проекти и предвидими нужди на клиентите. С обширна библиотека от шаблони, ClickUp предлага и такива, специално пригодени за CPM.
🚀 Шаблон за анализ на критичния път в ClickUp
Шаблонът за анализ на критичния път на ClickUp е идеално решение за откриване на препятствия и ключови детайли по задачите. Изключителната му диаграма на Гант лесно картографира потока на задачите и зависимостите, докато изгледът на календара подрежда задачите и срещите за безпроблемно планиране на капацитета на екипа.
Шаблонът разполага и с Kanban табло, което визуализира отговорностите и статуса, за да съгласува всички членове на екипа. Списъците с задачи улесняват откриването на критичния път чрез полета като приблизителна продължителност.
➡️ Прочетете още: 10 мощни софтуера за анализ на критичния път
ClickUp ни помогна да премахнем използването на различни канали и да оптимизираме комуникацията за по-бързи действия и решения като нашата единствена платформа за управление на проекти... Наличието на всички зависимости, възложени роли, добре документирани задачи и стандартни документи, вече обмислени в формат, който може да се използва многократно, ще ускори още повече нашата цел за оптимизиране на работните ни процеси.
ClickUp ни помогна да премахнем използването на различни канали и да оптимизираме комуникацията за по-бързи действия и решения като нашата единствена платформа за управление на проекти... Наличието на всички зависимости, възложени роли, добре документирани задачи и стандартни документи, вече обмислени в формат, който може да се използва многократно, ще ускори още повече нашата цел за оптимизиране на работните ни процеси.
Как PERT и CPM работят заедно
Има разлики в фокуса и целта. PERT се фокусира върху несигурностите, докато CPM се придържа към фиксирани графици. Въпреки това, много елементи се припокриват.
Освен визуализацията, PERT управлява „ако-тогава” сценариите, а CPM гарантира кога трябва да се случи.
С такава вродена съвместимост, комбинирането на двете лесно повишава качеството на изпълнението на вашия проект. Нека се впуснем малко по-надълбоко в темата.
Комбиниране на вероятности с детерминистично планиране
PERT предлага вероятностни оценки на продължителността на задачите, докато CPM предоставя структура, която дава приоритет на фиксирани срокове и предварително определени графици.
Единият намалява риска, а другият поддържа стабилността. Когато се комбинират, несигурните задачи се отчитат с PERT, а CPM поддържа проекта реалистичен и с определени срокове за изпълнение.
Предимства от използването и на двете техники
Ето четири основни предимства, които със сигурност ще извлечете от критичния път PERT:
- По-добро управление на риска: Комбинирането на двата подхода помага да се предвидят закъсненията, без да се губи фокусът върху критичните задачи. Това помага да се минимизират прекъсванията и да се справят ефективно с рисковете.
- Подобрено разпределение на ресурсите: Когато се комбинират, двата подхода подобряват приоритизирането на дейностите и видимостта на етапите. Те също така подобряват разбирането ви за зависимостите в проекта, като предотвратяват претоварване и предизвикателства.
- Цялостно планиране: Те визуализират фиксирани стъпки и несигурни задачи, за да осигурят цялостно планиране на проекта от начало до край. Освен това, комбинацията от гъвкавост и структура води до точни срокове и безпроблемно завършване на проекта.
- Подобрено вземане на решения: PERT и CPM позволяват реалистични графици, като същевременно подготвят за изненади. За лицата, вземащи решения, и ключовите заинтересовани страни това преобразува стабилността и напредъка на проекта.
➡️ Прочетете още: Искате да усъвършенствате проследяването на етапите с друг инструмент за визуализация? Прочетете „Етапи в диаграмата на Гант: Пълно ръководство“.
Стъпки за прилагане на PERT и критичния път в проектите
След като основите са поставени, нека разберем как да приложим и двата инструмента.
🚀 Сценарий: Трябва да пуснем на пазара нов смартфон. Ето шестте стъпки, необходими за съвместното прилагане на PERT и CPM.
Стъпка 1: Определете дейностите по проекта
Започнете с изброяване на всички задачи, необходими за стартирането.
🚀 Как да го направите:
- Разделете високопоставените цели на конкретни задачи (например, подгответе демонстрация на продукта, разработете прототип и тествайте прототипа).
- Включете всички мултифункционални екипи, за да идентифицирате всички съществени стъпки. Още по-добре, превърнете го в увлекателен семинар.
💡 Съвет от професионалист: Записвайте всички дейности в специален документ. Когато участват няколко екипа, съхраняването на всички идеи на едно място помага за поддържането на реда.
Стъпка 2: Последователност на дейностите
След това подредете задачите в реда, в който трябва да бъдат изпълнени. Например, не можете да тествате прототип, преди да го разработите, а дизайнът на продукта зависи от резултатите от проучването на пазара.
🚀 Как да го направите:
- Използвайте електронна таблица или инструмент за планиране, за да създадете списък с последователност на задачите.
- Начертайте зависимостите между отделните задачи. Това включва подреждане на задачите, които трябва да изпълните, преди да преминете към следващата.
Стъпка 3: Създайте мрежова диаграма
Визуализирайте задачите и техните зависимости в мрежова диаграма.
🚀 Как да го направите:
- Начертайте възли за всяка дейност и ги свържете с стрелки, показващи последователността.
- Уверете се, че има логичен поток от началото до края.
Стъпка 4: Оценете времето за всяка дейност
Изчислете PERT времевата оценка и определете продължителността на всяка задача.
🚀 Как да го направите:
- Запишете оптимистични, песимистични и най-вероятни срокове за изпълнение на задачите.
- Използвайте формулата за претеглена средна стойност на PERT:
[Оптимистична продължителност + (4 x Най-вероятна продължителност) + Песимистична продължителност]_____________________________________________________________ 6
- След това нанесете прогнозите върху мрежовата диаграма.
Стъпка 5: Идентифицирайте критичния път
Определете най-дългата поредица от зависими задачи в този проект.
Предупреждение: Първата част (изчисляване на критичния път) е богата на числа!
🚀 Как да го направите:
- Преминете от първата до последната стъпка. Запишете най-ранните възможни начални и крайни времена за всяка дейност Най-ранно начало: Проверете предходната дейност и добавете нейното най-ранно крайно време към продължителността на PERT задачата на текущата дейност.
- Най-ранно начало: Проверете предходната дейност и добавете нейното най-ранно време на завършване към продължителността на PERT задачата на текущата дейност.
- Най-ранно начало: Проверете предходната дейност и добавете нейното най-ранно време на завършване към продължителността на PERT задачата на текущата дейност.
- Най-ранно завършване: Добавете продължителността на PERT задачата на текущата дейност към най-ранното начало на същата задача.
Забележка: Най-ранното завършване на последната дейност е общата продължителност на проекта. Тук тя възлиза на 70,83 дни.
- Преминете от предишната стъпка на проекта към първата, като започнете с общата продължителност на проекта. Тук изчисляваме най-късната възможна продължителност на началото и края, без да забавяме проекта Най-късно завършване: Най-късното начало на „следващата“ дейност, посочено по-горе в таблицата, ще бъде най-късното завършване на текущата дейност.
- Най-късно завършване: Най-късното начало на „следващата“ дейност, посочено по-горе в таблицата, ще бъде най-късното завършване на текущата дейност.
- Най-късно завършване: Най-късното начало на „следващата“ дейност, посочено по-горе в таблицата, ще бъде най-късното завършване на текущата дейност.
- Най-късен старт: Извадете най-късното приключване на текущата дейност от продължителността на задачата PERT, за да получите най-новата продължителност на старта.
- Изчислението се нарича обратен пас и изглежда по следния начин
- Идентифицирайте задачите без резерв. Само задачите без резерв са част от критичния път, тъй като те нямат буфер за закъснения. Резервът е разликата между най-ранния и най-късния старт (или най-ранното и най-късното завършване).
- Сега маркирайте всички задачи с нулева свобода в мрежовата диаграма, за да стигнете до критичния път (маркиран в червено).
Стъпка 6: Наблюдавайте и коригирайте
С напредването на стартирането проследявайте изпълнението на задачите и адаптирайте графиците. Например, критичният път може да се промени, ако „бета тестването“ отнеме повече време от планираното.
🚀 Как да го направите:
- Редовно актуализирайте напредъка на задачите, за да отразявате действителната продължителност на задачите.
- Сравнете действителния напредък с планирания график.
- Прегледайте критичния път и анализирайте дали вашите ресурси се освобождават или са подложени на по-голямо натоварване.
- При необходимост преразгледайте графиците, разпределението на ресурсите и ангажиментите за доставка към клиентите.
Често срещани предизвикателства и как да ги преодолеете
Въпреки че критичният път PERT стимулира напредъка на проекта, той е свързан и с редица предизвикателства.
Ето списък с често срещани препятствия, с които се сблъскват предприятията, и начини за преодоляването им:
Неефективно проследяване на задачите
Проследяването на дейностите в PERT мрежата става трудно, особено при по-големи проекти. Дейностите по критичния път изискват постоянно наблюдение, за да се гарантира, че няма закъснения, а множеството задачи и зависимости допринасят за сложността.
Без ясна система или инструмент за проследяване, недоразуменията и пропуснатите срокове са неизбежни.
✅ Решение: ClickUp предлага инструмент за визуализиране, проследяване и управление на задачите по проекта, без да усложнява мрежовата диаграма PERT.
🚀 Задачи в ClickUp
От създаването и възлагането на задачи до безпроблемното им изпълнение – ClickUp Tasks е мощен инструмент за управление. Освен че ви позволява да картографирате дейностите по проекта, той ви дава възможност да създавате зависимости между задачите в рамките на дадена задача. По този начин проектният поток ще бъде ясен и лесен за управление.
Инструментът помага и за приоритизиране на дейностите по критичния път и държи всички в течение. Освен това можете да прикачвате документи, да свързвате страници и да добавяте подзадачи, ако дадена задача има няколко компонента.
ClickUp беше най-доброто решение за нас, защото комбинира няколко инструмента за управление на проекти в един. От Mind-Mapping до Documents и Sprints, ClickUp е динамичен инструмент за организиране на нуждите от управление на задачите на всеки отдел и осигурява прозрачност в цялата компания.
ClickUp беше най-доброто решение за нас, защото комбинира няколко инструмента за управление на проекти в един. От Mind-Mapping до Documents и Sprints, ClickUp е динамичен инструмент за организиране на нуждите от управление на задачите на всеки отдел и осигурява прозрачност в цялата компания.
Субективни и ресурсоемки оценки
PERT може да бъде неточен, ако не е внимателно планиран или изчислен. Той зависи от точната продължителност на задачите, която може да бъде ненадеждна за нови или непознати проекти. Освен това, изчисленията му могат да бъдат трудни за проследяване на мрежовата диаграма.
✅ Решение: ClickUp помага за картографиране на променливи с персонализирани и автоматизирани формули, за да се справят с човешките грешки и изтощителните изчисления.
🚀 Персонализирани полета в ClickUp
ClickUp Custom Fields е функция, предназначена да опрости и разшири начина, по който картографирате променливите на проекта. Тя ви позволява да персонализирате полетата с данни според вашите нужди, включително чрез използване на условна логика и разширени формули. Освен това, всяко поле се актуализира в реално време, независимо дали става въпрос за PERT или за продължителността на отделни задачи.
Той централизира всички променливи и незабавно прилага една и съща логика във всички области. Това елиминира ръчното копиране и поставяне и изчисленията, изискващи много ресурси. Резултатът? Последователни, точни и надеждни оценки всеки път.
Управление на съвместните входни данни
Проектите често разчитат на задачи, входни данни и оценки от много екипи. За да картографирате всичко точно, се нуждаете от информация от всички експерти, а не от предположения. Но без централизирано пространство за сътрудничество нещата стават сложни. Входните данни изглеждат разпръснати и важни детайли могат да бъдат пропуснати.
✅ Решение: Решението е документ, в който всеки може да запише своите мнения. Въпреки че ClickUp предлага възможност за сътрудничество във всеки инструмент, един инструмент за документиране се откроява.
🚀 ClickUp Docs
ClickUp Docs е специален инструмент с функции за укрепване на сътрудничеството и опростяване на документацията. Той е проектиран да картографира всичко – от изисквания до протоколи. ClickUp Docs предлага също така редактиране на живо и безпроблемно споделяне, което е идеално за списъци с проектни дейности на няколко екипа.
Инструментът предлага и богати възможности за форматиране, за да можете да картографирате всичко в детайли и на един път. Освен това, ако всеки екип се нуждае от отделно пространство, ClickUp Docs ви позволява да включите няколко подстраници.
Фрагментиран проектен поток
Критичният метод PERT оптимизира проектите чрез визуализация, но планирането, проследяването и изпълнението често изискват отделни инструменти. Това може да доведе до неефективност, несъответствие и трудоемко проследяване на напредъка.
✅ Решение: Най-доброто решение за това е унифицирана система. Подходът с едно пространство опростява визуализацията, проследяването на напредъка и активното управление на проекти. ClickUp предлага платформа „всичко в едно“, с която да усъвършенствате всеки етап от вашия PERT проект.
Софтуерът за управление на проекти ClickUp е цялостно решение, което оптимизира и изпълнява. Той разполага с аналитични табла за проследяване на резултатите от PERT диаграмите.
И това не е всичко. Софтуерът помага и за създаването на визуални работни потоци и мрежови диаграми с помощта на инструменти за визуализация като ClickUp Whiteboards.
С над 1000 интеграции, свързването на външни приложения и функции е лесно. Вградените инструменти за управление на проекти предлагат актуализации в реално време, разширена автоматизация и отчети. Те включват дори диаграми на Гант, изгледи на натоварването и проследяване на времето, за да максимизират ефективността на вашия проект и екип.
Освен това, достъпът до ClickUp Brain, инструмент за изкуствен интелект, намалява ръчната работа, предоставя ясни анализи и улеснява прегледа на целите и обобщенията.
➡️ Прочетете още: Топ 12 диаграми за управление на проекти
Преодолейте несигурността и укрепете планирането с ClickUp
Комбинирането на критичния път PERT превръща хаоса в яснота. Приложете го ефективно и ще имате структурирано планиране, намалени рискове и успешни резултати от проекта.
По същество, той ви позволява да елиминирате пропуснатите срокове и безкрайните главоболия.
Въпреки че нашето ръководство обхваща всичко, вие все пак се нуждаете от подходящия инструмент, за да приложите тази мощност в управлението на проекти. Именно тук ClickUp блести.
В допълнение към впечатляващите си визуални ефекти, ClickUp предлага интелигентна изкуствена интелигентност и автоматизация, безпроблемно управление на задачите и надеждни анализи на едно място. Готови ли сте да подобрите планирането на проектите си? Регистрирайте се безплатно в ClickUp още днес!