Все още се чудите коя система за управление на проекти е най-подходяща?
Е, въздъхнете с облекчение, защото не сте сами.
Заедно диаграмите PERT и Gantt са от решаващо значение за управлението на проекти, за да се планират, организират и изпълняват задачи в екипа ви. Това е особено вярно при създаването и управлението на сложни проекти с много участници и зависимости.
И двата вида диаграми помагат на всички да са на една и съща страница и екипите да са обединени към една и съща цел. Звучи като чудесна екипна синергия, нали?
Въпреки това, тези два инструмента са далеч от взаимозаменяеми.
Всяка от тях има уникални предимства, недостатъци и примери за употреба, които са от решаващо значение за проектните мениджъри, които трябва да имат предвид на всеки етап от кариерата си и независимо от отрасъла.
Това ръководство ще разгледа нюансите на PERT и Gantt диаграмите, включително предимствата и недостатъците, за да ви помогне да разберете кои ситуации изискват кои инструменти. Като бонус, ще ви покажем и как да ги създадете в инструмент за управление на проекти като ClickUp. 🙂
🔍 Какво представляват PERT диаграмите?
PERT диаграмите, съкращение от Program Evaluation Review Technique (техника за оценка и преглед на програми), са мрежови диаграми, които подреждат времевата линия на даден проект, като използват графично представяне, за да го разбият на отделни задачи въз основа на очакваното време за завършване.
Ако вече сте запален потребител на Mind Map, PERT диаграмите ще ви бъдат много полезни.
Интересен факт: Американският флот за първи път разработва тези диаграми през 50-те години на миналия век, за да координира работата на подизпълнителите, отговарящи за въоръжаването на ядрени подводници. Разбира се, оттогава PERT диаграмите са претърпели значително развитие и днес се използват предимно за постигане на много по-малко сложни цели. 😅
4-те основни компонента на PERT диаграмата
Сложността на PERT диаграмата е останала същата. Диаграмата се състои от четири важни части, които включват:
- Всеки етап от проекта се представя като възел в мрежовата диаграма.
- Задачите, свързващи всеки етап, са представени като стрелки
- Стрелките също действат като зависимости, които показват кои етапи трябва да бъдат завършени, преди да могат да бъдат постигнати другите.
- Всяка стрелка има до три времеви отметки за завършване на задачата: оптимистично време, песимистично време и най-вероятно време
Звучи малко сложно, но всъщност, като съберете всички времеви отметки, ще получите приблизително време за завършване, заедно с обща представа за протичането на проекта.
Имайте предвид, че всичко това зависи от сложността на вашия проект. Вероятно ще ви бъдат необходими няколко пътя за завършване. Например, ако създавате софтуерна платформа, програмирането трябва да се извършва едновременно с тестването, дизайна на интерфейса и др.
Тук влизат в игра PERT диаграмите с метода на критичния път за управление на проекти.
Методът на критичния път ви помага да видите само необходимите задачи и минималното време, необходимо за завършване на проекта. По същество той ви помага да визуализирате най-основния график за вашия проект, като елиминира всякакви излишни елементи от непосредствения ви поглед.
Особено ако времето ви е ограничено, това може да ви помогне да определите приоритетите на най-важните задачи, които трябва да завършите възможно най-скоро, и да прескочите всички допълнителни задачи, които не са необходими за напредъка на проекта или могат да бъдат отложени за по-късна дата, без да повлияят на проекта.
Използвайки PERT диаграмата като инструмент за планиране, можете да определите какъв е най-добрият път и колко време ще отнеме, използвайки установените от вас срокове.
Как изглежда PERT диаграмата?
В този момент вероятно се чудите как би изглеждала PERT диаграма във вашия работен процес по управление на проекти. Е, в най-основната си форма, PERT диаграмата, използвана за определяне на критичния път на проекта, изглежда нещо като това:
Когато мислите за PERT диаграма, мислете за „диаграма“ и нека това помогне на творчеството ви да се разгърне!
Разработете потока от най-важните задачи на проекта си, като ги свържете една с друга, използвайки общи PERT-подобни функции, които се срещат във всички видове софтуер за управление на проекти. Това може да включва шаблони за диаграми, инструменти за мисловни карти или дори цифрови бели дъски, които да ви помогнат да изчертаете работния си поток по най-добрия възможен начин.
Предимствата и недостатъците на PERT диаграмите в управлението на проекти
Няма универсален начин за управление на проект. PERT диаграмата може да изглежда като идеалното решение за вашия екип и макар че никой не е PERT-фектен, е важно да познавате силните и слабите страни на всяка методология, преди да се впуснете в нея.
Първо, добрите неща. 🥰
Какви са предимствата на използването на PERT диаграми? Можете да:
- Прогнозирайте, проследявайте и преглеждайте времето, необходимо за всяка задача
- Добавете резервно време, за да преразпределите ресурсите към по-важни задачи, докато работите
- Извършете анализи „ако-тогава“, за да видите как ще се промени проектът, ако добавите задача или промените продължителността на друга
- Идентифицирайте повтарящи се действия, за да мащабирате управлението на проектите си във времето
- Адаптирайте проекта във времето – особено ако срещнете промяна в критичния път
Звучи доста добре, нали? PERT диаграмите са популярни с причина.
Все пак е важно да разберете и недостатъците:
- Времевите рамки за всяка задача са субективни. Ако не основавате продължителността на всяка задача на опит, натрупан от минали проекти, или на реалистични очаквания, може неволно да подготвите екипа за провал.
- Прекаленото фокусиране върху критичния път може да подцени важни второстепенни задачи, които също могат да допринесат за успеха на проекта.
- Честно казано, PERT диаграмите са трудни за създаване и се нуждаят от чести актуализации. Самият процес може да отнеме много време, а тъй като критичният път често се променя, PERT диаграмите бързо остаряват.
- Въпреки че времевата рамка е важна, също толкова важни са и разходите и ресурсите, необходими за завършване на всяка задача. Внимавайте да не претоварвате екипа си или да не надвишите бюджета, като поставяте PERT диаграмата над всичко останало.
Тези предимства и недостатъци правят PERT диаграмите отлични за някои, но не за всички аспекти на управлението на проекти. Тук влизат в игра други инструменти като Gantt диаграмите.
Започнете с шаблони за PERT диаграми!
🔍 Какво е диаграма на Гант?
Диаграмата на Гант е графично представяне на времевата линия на даден проект, организирано като хоризонтална лентова диаграма с две измерения: ос Y и ос X.
- По Y-ос са изброени отделните задачи, свързани с проекта, заедно с основните променливи за всяка задача, като например отговорникът за задачата.
- Ос Х показва времева линия или календар, понякога разделен на дни, седмици или месеци, за да обхване цялата очаквана продължителност на проекта.
Всяка лента на диаграмата представлява една задача. Тя показва кога започва задачата и се простира по времевата линия, за да покаже кога трябва да бъде завършена. Това е отличен начин за проектните мениджъри и другите членове на екипа да следят лесно текущите, предстоящите и просрочените задачи.
Освен тези две основни измерения, зависимостите в диаграмите на Gantt показват задачи, които не могат да бъдат започнати или завършени, докато други не бъдат изпълнени първо. Връзки и зависимости между задачите се срещат във всеки проект, затова е важно да ги следите. Винаги ще има ситуации, в които една задача чака друга да бъде завършена, блокира друга или е свързана с други, които се изпълняват едновременно.
Простотата на диаграмите на Гант е това, което им помогна да се превърнат в една от най-популярните методики за управление на проекти. Можете да намерите примери за употреба на диаграмите на Гант в различни области, от строителството до планирането на събития, маркетинга, образованието и др. Обобщете всичко и вашата диаграма на Гант може да изглежда по следния начин:
Предимствата и недостатъците на използването на диаграма на Гант за вашия проект
Диаграмите на Гант са популярни с причина. Проектните мениджъри в различни индустрии разчитат на тях заради ключовите им предимства:
- Диаграмите на Гант са лесни за четене и предлагат голяма прозрачност, което е чудесно за членовете на екипа, мултифункционалните екипи и заинтересованите страни.
- Те са гъвкави! Можете лесно да актуализирате крайните срокове на отделните задачи.
- Диаграмите на Gantt улесняват визуализирането на важна информация като крайни срокове, зависимости и понякога етапи на проекта с един поглед.
- Можете да ги разделите на няколко секции, за да управлявате многостранни проекти на лесноразбираеми части.
В същото време, изборът на диаграма на Гант няма да направи проекта успешен по магичен начин. Както при всеки друг инструмент, ще трябва да се справите с някои потенциални недостатъци на този метод на планиране:
- Диаграмите на Gantt може да са прекалено опростени за вас. Особено при сложни проекти или задачи, проектните мениджъри може да търсят повече подробности от просто крайни срокове, зависимости и графици.
- Някои диаграми на Гант нямат йерархични компоненти, което може да затрудни приоритизирането на задачите.
- Особено при големи проекти с много задачи, диаграмите на Gantt могат да станат огромни и почти невъзможни за показване като единен обзор.
- Както и при PERT диаграмите, времето за изпълнение на задачите в Gantt диаграмите е приблизително. Точността им зависи изцяло от лицето, което създава Gantt диаграмата, и може да бъде подвеждаща, ако е неточна.
- Диаграмите на Гант имат ограничена възможност да показват свободното време за отделни задачи или критичния път до завършване на проекта.
🥊 Крайното съперничество: кога да използвате PERT и кога Gantt диаграми
И така, как да изберете?
Въз основа на предимствата и недостатъците на двата стила на управление на проекти, тази диаграма може да ви помогне да вземете най-доброто решение за ситуацията на вашия екип:
| Кога да използвате PERT диаграма | Кога да използвате диаграма на Гант |
|---|---|
| Имате нужда от диаграма за вътрешно планиране на проекти | Нуждаете се от диаграма, за да съобщите напредъка на проекта на вътрешни и външни заинтересовани страни |
| Вашето планиране се фокусира върху основните етапи на проекта, като второстепенен фокус са задачите, които трябва да изпълните, за да стигнете дотам. | Вашето планиране се фокусира върху всяка задача и подзадача от по-големия проект. |
| Определяте критичния път на проекта си | Трябва да изпълните колкото се може повече задачи и в срок, за да успее вашият проект. |
| Имате представа колко време ще отнеме всяка задача, но трябва да оцените общото време за завършване на проекта | Знаете колко време ще отнеме проектът, но трябва да прецените колко време имате за всяка задача |
| Трябва да покажете как всяка задача зависи от другите за успешния поток и завършване на проекта | Трябва да покажете на всеки отговорник за задача графика за конкретната му задача |
Разбира се, всяка ситуация е различна. Дори при пряко сравнение има и други фактори, които трябва да се вземат предвид, а освен това има много ситуации, в които е разумно да се използват и двете диаграми – PERT и Gantt.
Тъй като двете диаграми са съществено различни, комбинираната информация от PERT и Gantt диаграмите може да допринесе значително за прозрачността и управлението на вашия процес на планиране.
Как да създадете своя собствена диаграма на Gantt и PERT
Последната стъпка в процеса е проста: превърнете какво и защо в как.
Докато диаграмите на Гант традиционно се създаваха в електронни таблици, днес има много други динамични софтуерни опции за диаграми на Гант, които правят процеса по-гладък, по-визуален, по-лесен за ползване и по-практичен.
Независимо от безплатния инструмент за управление на проекти, който използвате, същите принципи, които ще видите тук, могат да се приложат навсякъде! Използвайте това като ръководство за създаване на свои собствени диаграми въз основа на инструментите, с които вече разполагате.
Просто знайте, че ClickUp може да ви предостави всички интуитивни функции, от които се нуждаете , за да създадете диаграми на Gantt и PERT безплатно и завинаги. 😉
Gantt изглед, Mind Maps и ClickUp Whiteboards са влезли в чата
Но първо, какво е ClickUp?
ClickUp е всеобхватно приложение за продуктивност, предназначено да управлява всичко – от ежедневните ви задачи до сложни проекти, дори целия работен процес на вашия бизнес. Създадено за екипи от всякакъв размер и от различни индустрии, ClickUp предлага множество персонализирани функции и над 15 начина за преглед на вашата работа, включително Gantt изглед на ClickUp, Mind Maps, подобни на PERT диаграми, и инструмент за съвместна работа Whiteboard.
Сега, след като изяснихме това, нека преминем към интересната част – започвайки с диаграмите на Гант!
Тъй като ClickUp се фокусира върху оптимизирането на процесите и спестяването на време, много от работата, която обикновено трябва да извършвате ръчно, за да поддържате диаграмите на Gantt и PERT актуални, е автоматизирана в тази платформа. Ще ви покажем как. 🙂
Вашият график ще придобие форма, докато очертавате задачите в проекта си. И за да създадете диаграма на Гант в ClickUp, това е вашата първа и най-важна стъпка. Естественото място, от което да започнете с всеки софтуер за управление на проекти, включително ClickUp, е с изглед „Списък“.
Това е проста, вертикална купчина от всичко, което ви предстои. Много прилича на списък за пазаруване. Но хубавото на ClickUp е, че можете просто да превключите от изглед „Списък“ на изглед „Gantt“, за да подредите по важност информацията, която търсите.
Докато попълвате подробности като подзадачи, начални дати, крайни срокове и актуализирате задачите с персонализирани статуси, диаграмата на Гант автоматично ще започне да показва повече информация с всеки поглед. Започнете да добавяте зависимости към отделните си задачи, за да започнете да изграждате потока на проекта.
Повечето традиционни диаграми на Gantt биха били завършени на този етап, но ние тепърва започваме.
Помните ли, че при използването на типична диаграма на Гант не можете да намерите свободното време или критичния път? Не е нужно да бъде така. Просто използвайте опциите за изчисляване на критичния път и свободното време на ClickUp в изгледа на диаграмата на Гант, за да изчислите и двете автоматично.
И ето го, вашият собствен диаграма на Гант! Освен това, тъй като тя се намира в ClickUp, тя вече е свързана с вашия работен процес и всякакви промени в напредъка или времето за изпълнение на задачите ще се актуализират автоматично и ще бъдат ясни от пръв поглед.
Започнете с няколко шаблона на диаграми на Гант, за да пропуснете настройките:
PERT диаграмите са малко по-сложни, но с вече създадената си Gantt диаграма в ClickUp, можете лесно да започнете да изготвяте PERT диаграми с две ключови функции.
ClickUp Mind Maps ви позволява да създадете мрежова диаграма, която очертава потока на вашия проект, постигайки много от същите предимства като повечето PERT диаграми.
Белите дъски в ClickUp ви позволяват да създавате свои собствени диаграми от всякакъв вид, включително PERT диаграми! Добавете фигури, които можете да превърнете директно в задачи в ClickUp, и начертайте връзки между тях, за да покажете лесно потока на работата.
Съвет от професионалист: ClickUp предлага множество шаблони, с които да започнете да използвате и двата инструмента – и Gantt view – за всяко ниво на опит.
С интуитивния си потребителски интерфейс, създаването на PERT диаграми с помощта на ClickUp Mind Maps и Whiteboards е лесно за усвояване, но изисква малко повече креативност, отколкото просто превключване, за да създадете Gantt диаграма в платформата. Но истината е, че точно тук се проявява истинската сила на PERT диаграмите.
Функциите Mind Map и Whiteboard ви позволяват да се възползвате от предимствата на PERT диаграмите, като ги свържете автоматично с вашия работен процес. Просто казано: идеята зад тези функции е да ви помогнат да реализирате идеите си по-бързо и по-лесно – а кой не обича оптимизираните процеси? 😍
Готови ли сте да научите повече? Няма по-добро време от сега, за да започнете да използвате ClickUp.
Направете процеса на планиране на проектите си по-лесен, визуален и напълно прозрачен с автоматизирани диаграми на Gantt и PERT в ClickUp.
Ако ви е харесало това сравнение, разгледайте и нашето сравнение между Kanban и Gantt!