Чували сте много за диаграмите на работния процес, но нямате представа какво представляват?
Е, объркването свършва тук. ✋
На пръв поглед диаграмите на работния процес може да изглеждат като сложни схеми, които сте склонни да избягвате на всяка цена. Или може да си мислите, че е нужен специален човек, за да разбере диаграмите на работния процес.
Но ако отделите само няколко минути, за да разберете защо диаграмите на работния процес са толкова полезни за екипите и организациите, има голяма вероятност да се запалите по създаването им.
Ако искате да увеличите производителността си и да създадете по-ефективни системи за работния процес, за да сте сигурни, че екипът ви работи най-добре, ще искате да добавите този наръчник в отметките си.
👉 Прочетете тази свързана статия за Топ 15 софтуера за работни процеси (2024 рецензии), за да научите повече.
Да се заемаме!
Какво е диаграма на работния процес?
Може би сте чували за тях като диаграми на процесите или дори като картиране на бизнес процесите. Независимо от това, основната идея е една и съща.
Диаграмите на работния процес са предназначени да бъдат визуални пътни карти на даден процес. Обикновено се създават, за да помогнат на екипите да очертаят и подобрят работните си процеси. Например, екипът по човешки ресурси може да се наложи да създаде диаграма на работния процес, за да усъвършенства стратегията си за наемане на нови служители, докато отделът за управление на ИТ може да използва диаграма на работния процес, за да подобри процеса си за проверка на доставчиците.
Концепцията за диаграма на работния процес е създадена в края на 1800-те години от Хенри Гант и Фредерик Уинслоу Тейлър. Причината ? Дълго преди да се появи софтуерът за диаграми, индустриалните предприятия използваха науката за управление, за да подобрят ефективността и да гарантират високото качество на продукцията си. Как? Те създадоха диаграми на процесите.
Красотата на диаграмите на процесите е, че те не само очертават задачите, които съставляват даден процес (като списък със задачи с начало и край), но и могат да ви помогнат да визуализирате данни, процеси на вземане на решения и дори ключови етапи в даден процес. Страхотно, нали? А визуализацията е само една от многото ползи.
Бонус: Шаблони за диаграми & софтуер за диаграми!
Предимствата на използването на диаграми на работния процес
За да се възползвате от диаграмите на работния процес, е необходимо да се запознаете с всички предимства, които те предлагат. Всъщност, те са насочени към постигане на подобрения.
Подобряване на комуникацията в екипа
Ако има нещо, което екипите трябва да правят, то е да са на една и съща страница. Те също така се нуждаят от колкото се може повече яснота.
Диаграмите на работния процес са идеален начин за екипите да си сътрудничат при визуализирането на системите, които ще им помогнат да доведат проекта си до край. Това води до по-бързи процеси и много по-малко загуба на ресурси. Също така помага за облекчаване на досадните затруднения. ⌛
Открийте пречките в процеса
Изненада! Вероятно имате повече пречки в процесите и проблемни области или конфликти в стратегиите си, които могат да бъдат премахнати. Но е трудно да се прецени, ако нямате визуално представяне, което да ви помогне да определите проблемните области.
Колкото повече пречки откриете, толкова по-ефективни системи можете да създадете, чрез които вашият екип да постигне най-добри резултати. А кой не би искал това?
Документирайте вашите системи
Казват, че историята се повтаря, ако не се поучим от нея. Същото важи и когато не документираме това, което е проработило в миналото.
Независимо дали вашият екип е дигитална агенция, която се занимава с много променливи елементи и клиентски ревизии, или сте софтуерна компания за транспорт, която използва повтаряща се система за бързо внедряване на SaaS инструменти, вие искате да документирате това, което работи за вашия екип.
Диаграмите на работния процес са достъпен начин за всеки член на вашия екип да се запознае с процесите и задачите в компанията. Не на последно място, те ще прекарват по-малко време в задаване на въпроси и разясняване на неясноти (да, това се случва!).
👉 Разгледайте тези шаблони за работни процеси!
Ето 5 примера за диаграми на работния процес
Не всички диаграми на работния процес са еднакви. Ако се чудите как изглеждат, ето кратко описание на някои от най-популярните, които можете да започнете да използвате още днес.
1. Диаграма с плувни коридори
Представете си плавателна линия в басейн. След това си представете контур с задачи, както и маркиране на членовете на екипа, отговорни за тези задачи, във вертикална конфигурация. Това е т.нар. диаграма с плавателни линии.
Това е полезна диаграма на работния процес, когато се опитвате да откриете къде задачите си противоречат. Тя е и надежден начин да поддържате отчетността на членовете на екипа и да установите отговорността за ключовите задачи във всеки даден процес.
2. Диаграма на времевата линия
Тази диаграма е точно това, което подсказва името й: тя представя визуално последователност от събития в хронологичен ред. Диаграмите с времева линия ви помагат да получите по-точна представа за обхвата на даден процес.
Това може да ви помогне да разберете къде отива времето ви, както и къде губите най-много време. Процесите, които консумират много ресурси, включително време, могат да се възползват от използването на диаграма с времева линия. Проектните мениджъри и директорите на складови операции могат да намерят тази диаграма за полезна.
3. Диаграма на гъвкав работен процес
Тази диаграма ви позволява да визуализирате целия процес, необходим за създаването на продукт или услуга. Това е една от най-добрите диаграми, които правят всяка част от процеса ви ясно видима. Тя също така подчертава кой от вашия екип е назначен за всяка задача.
Аджилните диаграми са най-подходящи за по-сложни проекти. Инженерните екипи или координаторите на събития могат да използват аджилни диаграми, за да останат гъвкави и високо ефективни, докато организират екипите и спазват сроковете.
Бонус: Софтуер за UML диаграми!
4. Диаграма на работния процес
Можете да използвате диаграмата на работния процес, за да илюстрирате връзката между задачите, които съставляват даден процес. Чудесно е да стандартизирате процес, който използвате често. Например, ако работите в отдел „Човешки ресурси“ и трябва да документирате процеса на наемане и въвеждане в работата. Диаграмата може да бъде един от най-добрите начини да го организирате и оптимизирате.
Диаграмата на работния процес е ясна, което я прави идеална за вземане на решения и подобряване на вече установена система.
5. Диаграма на работния процес с данни
Диаграмата на работния процес с данни работи най-добре, когато се опитвате да визуализирате потока на данни в даден процес, вместо просто да изброявате задачите, необходими за неговото изпълнение от начало до край.
Откъде идват данните? Къде ще отидат, когато дадена задача бъде изпълнена? Как данните влизат в конфликт с вземането на решения? Всички тези въпроси ще ви бъдат по-лесни за отговор, след като изготвите диаграма на данните.
Диаграмите с данни са чудесни и за очертаване на потока на данни в екипите и за установяване на евентуални конфликти при обработката на данни с съседни екипи. Това е чудесен начин да начертаете система, която вече използвате, за да я направите по-ефективна.
👉 Разгледайте нашето ръководство с примери и шаблони за диаграми!
Как да създадете първата си диаграма на работния процес
Макар че можете да използвате традиционния аналогов метод с добрите стари хартия и химикал, за да създадете диаграмите си на работния процес, ето един съвет: пропуснете го. Много по-добре е да използвате дигитален инструмент за създаване на диаграмите си.
Те могат да се споделят, лесно се редактират и можете да ги съхранявате на лаптопа си до безкрай. Функцията Whiteboard на ClickUp ви предоставя платно, на което можете лесно да започнете да създавате и споделяте диаграми на работния процес.
1. Запознайте се със символите на диаграмите и графиките на работния процес
Диаграмите на работния процес имат своя логика. С други думи, те са изградени от стандартизирани форми, на които е присвоено значение, така че всеки, който чете диаграмата на работния процес, да е на една и съща страница. Ето кратко резюме:
- Стрелка/линия: Използват се, за да обозначат посоката и потока на диаграмата. Използват се и като символи за свързване, които свързват определени фигури/задачи. ➡️
- Паралелограм: Можете да ги използвате, за да покажете точно къде новите данни влизат в процеса. 📒
- Диамант: Тази форма се използва, за да покаже решение в работния процес, което е необходимо, за да се премине към следващата стъпка. 🔶
- Правоъгълник: Можете да използвате правоъгълник, за да символизирате една стъпка в диаграмата на работния процес 🟪
- Цилиндър: Искате да добавите данни към работния си процес? За това служи цилиндърът. 🔋
- Овал: Те маркират началото и края на работния процес. 🏉
Сега, когато вече сте запознати със символите на работния процес, ето как да изберете подходящата диаграма.
2. Изберете диаграмата според крайната си цел
Изборът на подходящата диаграма на работния процес започва с определяне на крайната цел. Например, решете дали искате да:
- Визуализирайте нов процес за предстоящ проект
- Извършете анализ на работния процес, за да идентифицирате неефективностите в старата система.
- Оптимизирайте начина, по който използвате всичките си ресурси по време на процеса
- Определете очакванията на екипа за конкретен работен процес и подобрете начина, по който комуникирате.
- Разделете един изключително сложен процес с множество различни задачи, точки за вземане на решения и данни.
След това всяка задача може да бъде планирана с различен тип работни процеси. Да предположим, че сте архитектурна фирма, която се нуждае от оптимизиране на процеса на привличане на нови клиенти. Създаването на диаграма за картографиране на процесите (вижте списъка ни по-горе) може да е подходящо.
Така, вече сте избрали диаграмата на работния процес, която ще ви свърши работа. Но не можете да създадете такава без подходящите инструменти. 🛠️
3. Регистрирайте се в ClickUp (функцията „Whiteboard“ е безплатна!) 👀 🙌
Ако търсите един от най-лесните начини да започнете да създавате диаграма на работния процес, не търсете по-далеч от ClickUp.
Функцията Whiteboard разполага с всички инструменти, от които се нуждаете, за да създадете работни процеси, по които вашият екип може да сътрудничи и да споделя, когато е необходимо.
След като се регистрирате, просто отидете на + View, превъртете надолу и кликнете върху Whiteboard.
Ще ви посрещне приятен и изчистен екран, на който можете да започнете да очертавате диаграмата по ваш избор.
4. Създайте чернова на бялата дъска и поканете членовете на екипа си
Не е нужно да създавате диаграмата на работния процес сами! Можете да поканите членовете на екипа си да сътрудничат и да участват в процеса.
За да направите това, отидете в Space Setting (Настройки на пространството), след което кликнете върху Sharing & Permissions (Споделяне и разрешения) и ще можете да добавите членове към вашето пространство. След като сте включили членовете на екипа си, можете да започнете да работите върху диаграмата си в реално време.
Всеки от вас ще може да вижда курсорите на останалите, докато създавате фигури и свързвате задачи.
5. Създайте диаграма на работния процес с инструмента за форми
Оттук нататък, бялата дъска е вашата перла. Можете да създавате толкова диаграми на работния процес, колкото ви е необходимо, да ги запазвате, споделяте, показвате в презентации или променяте, когато имате нужда.
Можете интуитивно да създавате фигури, да ги свързвате по време на работа и да използвате функцията Text , за да ги обозначите по подходящ начин. Можете дори да качвате свои уникални фигури и изображения чрез инструмента за качване на изображения.
Бонус: Примери за работни процеси в управлението на проекти!
Създайте страхотни системи с диаграми на работния процес
Макар че това не е списък с всички възможни диаграми на работния процес, които можете да използвате, той е солидна отправна точка в света на диаграмите на работния процес.
Използвайте я като ръководство за следващата си сесия за мозъчна атака или екипна среща.
Диаграмите на работния процес ви дават възможност на вас и вашия екип да поемете контрола, като същевременно гарантират, че всички са на една и съща страница.
Те са надежден начин да подобрите комуникацията, да преодолеете пречките в процесите и да документирате ефективно вашите системи.
За да започнете да четете за всички предимства на диаграмата на работния процес, трябва да изберете най-подходящата за вашата крайна цел. Щом сте готови да съставите диаграмата си, започнете с функцията „Whiteboard“ на ClickUp безплатно тук!