С глобализацията и мултифункционалността на проектните екипи, проектните мениджъри непрекъснато преоценяват процесите. А това е деликатна задача! Прекалено много промени наведнъж могат да нарушат продуктивността на екипа, а от друга страна, бавните подобрения неизбежно забавят иновациите.
Срещали сте сложни инструменти като диаграми на Гант и табла Kanban, но не сте напълно убедени, че някой от тях е подходящото решение за нуждите на вашия проект и екип.
Това ръководство ще ви обясни разликите между диаграмата на Гант и таблото Kanban, как да използвате всяко от тях за управление на проекти и какви аспекти трябва да имате предвид при избора си.
Диаграма на Гант срещу табло Kanban: задълбочено проучване
Важно е да се отбележи, че тези два инструмента за управление на проекти не са по-добри един от друг. Начинът, по който се въвежда, обучава и приема инструментът за управление на проекти, е от решаващо значение за успеха. Най-добрият подход за избор между диаграма на Гант или табло Kanban за вашия проект е следният:
Диаграмите на Гант са най-подходящи за проследяване на свързани, сложни проекти, продължаващи седмици, месеци и дори години. Ежедневен пример за употреба е проектният мениджър, който визуализира напредъка на своите кампании в няколко екипа.
Kanban таблата се използват най-добре за фокусиране върху непрекъснатия работен процес, приоритизиране на индивидуални задачи и ограничения на текущата работа. Ежедневен пример за употреба е визуализирането от софтуерните екипи на цялата работа в процес, докато задачите преминават през всеки етап към завършване.
Сега нека разгледаме по-подробно всеки от тях, докато продължаваме сравнението между диаграмите на Гант и таблата на Канбан!
Какво е диаграма на Гант?
Диаграмата на Гант е хоризонтална диаграма с ленти, която илюстрира началната и крайната дата на графика на даден проект. Диаграмите на Гант показват също важни етапи от проекта и как задачите са взаимозависими. Тези функции помагат на екипите да планират подробни и сложни проекти за всеки период от време.
Шестте основни компонента на типична диаграма на Гант са:
- Важни етапи: илюстрирайте важни дати за навременното завършване и успеха на проекта, обозначени със символ.
- Стрелки/линии: показват кои задачи блокират и чакат други (наречени зависимости )
- Маркер за линия: посочва текущата дата, за да видите с един поглед колко работа остава да бъде свършена.
- Хоризонтални ленти: представляват времевия период на отделните задачи по проекта.
- Лявата странична лента: изброява всички задачи, свързани с проекта.
- Времева скала: показва категориите дати в дни, седмици или месеци.
Търсите алтернатива на визуализацията на Гант? Разгледайте нашите 10 най-добри алтернативи на диаграмите на Гант.
5 причини да изберете диаграма на Гант като инструмент за управление на проекти
Фундаментално, диаграмата на Гант ще организира и подкрепи дейностите на вашия екип, така че индивидуалните задачи да имат определено време и ресурси за изпълнение. Ето пет причини да изберете диаграма на Гант пред табло Kanban:
1. Задачите и подзадачите имат конкретни крайни срокове, за да може целият проект да бъде завършен навреме.
Подобно на методологията „водопад“, диаграмите на Гант ясно очертават реда на задачите, така че членовете на екипа да знаят дали дадена задача трябва да изчака друга задача да започне или да приключи, преди да може да започне. Например, задачата на дизайнера да създаде творческите елементи на кампанията не може да започне, ако той не разполага с черновата на съдържанието от копирайтъра. Проектният мениджър трябва да е наясно с това времево съотношение, защото цялото графика на проекта е изложена на риск, ако работата бъде предадена със закъснение.
Бонус: Опитайте нашите шаблони за диаграми на Гант за дизайнери.
2. Искате да следите най-важните задачи, за да не изоставате от графика на проекта си.
Критичният път в диаграмата на Гант е веригата от задачи, които са от решаващо значение за навременното завършване на проекта ви. С критичния път можете да избегнете некритичните задачи. Това ще ви помогне да отделите повече ресурси за критичните задачи и да съкратите времето за завършване.
3. Искате да разделите сложен проект на управляеми части
Диаграмата на Гант е идеалният визуален преглед, който ви позволява да видите цялостната картина, като същевременно ви дава представа за отделните части на задачата. Тя отговаря на ключови въпроси като:
- На какъв етап от проекта се включва отделът XYZ?
- Какви са изискванията за всеки проект/задача?
- Кои проекти или задачи са важни етапи?
- XYZ е проект, задача или подзадача?
Ако се наложи да коригирате началната и крайната дата на даден проект, това е лесно с модерната диаграма на Гант! Плъзнете и пуснете задачата или* целия график, за да отразите новите начална/крайна дата.
*Модерната диаграма на Гант е на разстояние от няколко клика! Планирайте времето, управлявайте ресурсите, визуализирайте зависимостите и много други с шаблона за проста диаграма на Гант в ClickUp!
✅ Предимства на диаграмите на Гант
- Диаграмите на Гант помагат за управлението на множество графици от един единствен изглед.
- Диаграмите на Гант предоставят обща представа за целия проект.
- Диаграмите на Гант подчертават зависимостите и критичния път
❌ Недостатъци на диаграмите на Гант
- Хоризонталните ленти на диаграмата на Гант могат да бъдат подвеждащи при определянето на ресурсите или обема на работата, необходими за завършване на проекта.
- Сътрудничеството с екипи за създаване на диаграма на Гант може да бъде трудно за начинаещите потребители.
- С течение на времето диаграмите на Гант могат да станат трудни за поддържане.
Разгледайте пълния ни списък с шаблони за диаграми на Гант!
Какво е Kanban табло?
Таблото Kanban е инструмент за визуализация на работния процес, който е най-подходящ за проекти, които не изискват стратегии за приоритизиране или зависимост. Вместо това, таблата Kanban помагат да се ограничи работата в процес по статуса на работния процес. Карта (представляваща задачата) се движи през всяка колона (представляваща статуса на работния процес) от ляво на дясно, докато достигне статуса ЗАВЪРШЕНО.
Kanban таблата са създадени за непрекъснато изпълнение, така че началните и крайните дати не са толкова строги на тези табла в сравнение с диаграмите на Гант.
Трите основни компонента на Kanban таблото са:
- Карти: задачите, необходими за завършване на даден проект, са разделени на отделни карти, които започват в първата колона и преминават през работния процес, докато не стигнат до колоната „Завършено“. Всяка карта съдържа необходимата информация за задачата, като описание, изпълнител(и) и краен срок.
- Колони: в най-простата си форма, Kanban таблото се състои от три колони. Традиционните имена на колоните са „Завърши“, „В процес“ и „Завършено“. Могат да се добавят още Kanban колони за по-подробен работен процес и да се дефинират като етапи, конкретни екипи или индивидуални членове на екипа.
- Ограничения за WIP: ограничението за работа в процес (WIP) е броят на задачите, които колоната на Kanban таблото може да съдържа в даден момент. Няма „идеален“ брой за определяне на ограниченията за WIP. Броят зависи от капацитета и уменията на вашия екип.
5 причини да изберете Kanban табло като инструмент за управление на проекти
Kanban таблата са идеални за проектни екипи, които се нуждаят от стандартизиране на процесите, за да поддържат ефективността, докато задачите преминават през всеки етап. Ето пет причини да изберете Kanban табло пред диаграма на Гант:
1. Искате надеждна система за управление, с която да измервате ангажираността и резултатите от цялата работа.
Задачата започва ли, когато бъде получена заявката, или когато екипът започне работа? Заявителят може да каже, че е първото, но в системата Kanban се предпочита второто.
Точката на ангажираност е действието по вкарване на Kanban карта в работния процес, за да започне работата. Това означава, че цялата информация е събрана, изпълнителят е добре подготвен да започне задачата и часовникът започва да тиктака. Когато задачата е изпълнена, тя е достигнала точката на доставка.
Къде се съхраняват задачите, когато не са готови за изпълнение? Те се съхраняват в специална колона в началото на Kanban таблото, наречена backlog. Backlog е място, където проектните мениджъри могат да събират задачи въз основа на приоритет, яснота и изпълнимост. Това помага на екипа да планира, разпределя и наблюдава какво се случва във всеки един момент. (Повече по този въпрос в № 3!)
2. Искате да идентифицирате пречките и загубите на време в етапите на работния процес
Агилните или предсказуемите подходи към проектите работят най-добре с Kanban система, защото тя подобрява последователността на изпълнението. Например, проектният мениджър лесно вижда къде има прекалено много задачи, натрупани в една колона, или къде задачите отнемат малко прекалено много време. Когато затруднението бъде забелязано, проектният мениджър предприема действия, за да го отстрани, и може би открие и потенциално подобрение на процеса:
- Джейми може да направи само три прегледа на задачи на ден. Можем ли да привлечем друг член на екипа, който да подпомогне допълнителните прегледи?
- Може ли този етап от работния процес да бъде автоматизиран, за да спестим време и човешки ресурси?
- Подценихме времето, необходимо за събиране на информация за дадена задача. Нека създадем буфер преди този етап, за да дадем на екипа ни възможност да си поеме дъх. А какво ще кажете за нов персонализиран статус?
3. Искате да контролирате обема на текущата работа в даден момент
Това се случва на всички нас – казваме „да“ на всяка постъпваща заявка, без да разбираме напълно обхвата на работата. Ако ви е необходим учтив начин да кажете „не“, тук на помощ идват Kanban таблата!
Ограниченията за работа в процес (WIP) улесняват управлението на ресурсите – процеса на планиране, разпределяне и мониторинг на вашите ресурси по най-ефективния възможен начин. На интуитивната* Kanban табло, WIP ограниченията определят максималния брой задачи, разрешени в дадена колона, и предупреждават, когато този брой надвиши ограничението.
*Интуитивните Kanban табла в ClickUp са готови за употреба още сега! Опитайте мощната функция „плъзгане и пускане” в шаблона Kanban и направете вашите проектни екипи още по-продуктивни.
✅ Предимства на Kanban таблата
- Kanban таблата съкращават времето на цикъла в работния процес на проекта.
- Kanban таблата увеличават шансовете за по-бързи резултати.
- Kanban таблата ограничават работата в процес в даден момент
❌ Недостатъци на Kanban таблата
- Няма установени/свързани времеви рамки за всяка фаза.
- Риск от лошо определяне на приоритетите
- Не е подходящ за итерации
С новите си познания за диаграмите на Гант и таблата Kanban, сега е време да решите кой софтуер за управление на проекти ще направи работния процес безстресов! Други платформи биха ви накарали да избирате между диаграмите на Гант или таблата Kanban, но в ClickUp казваме: „Вземете всичко!“
Използване на изгледа на Гант и изгледа на таблото в ClickUp за управление на проекти
ClickUp е всеобхватна платформа за продуктивност, където екипите се събират, за да планират, организират и сътрудничат по работата, използвайки задачи, документи, чат, цели, бели дъски и др. Лесно персонализиран с няколко кликвания, ClickUp позволява на екипи от всички видове и размери да работят по-ефективно, повишавайки продуктивността до нови висоти! А изгледите са тайната съставка в ClickUp.
Изгледите са като лещи за очилата ви. Всеки изглед предоставя уникална перспектива и може да бъде настроен според индивидуалните и екипните предпочитания. С различни начини за групиране, сортиране и филтриране получавате пълен контрол върху това как виждате задачите си.
Как да добавите Gantt изглед в ClickUp
Разгледайте нашето ръководство за Gantt изгледа, за да получите съвети и трикове за работа с Gantt изгледите! ⬇️
Как да добавите изглед на табло в ClickUp
Научете как да използвате изгледа „Табло“ в своя полза и получите професионални съвети, които ще ви помогнат да работите по-бързо през деня! ⬇️
ClickUp ви дава гъвкавост да виждате работата си по свой начин.
ClickUp предлага над дузина начини за организиране и визуализиране на задачи и друга работа. В областта на диаграмите на Гант и таблата Kanban и двете са чудесни инструменти в своята среда, но в ClickUp са още по-мощни. ⚡️
Възможности за подобряване на начина, по който управлявате проектите си, ви очакват в ClickUp. Готови ли сте да промените посоката на вашата продуктивност? Регистрирайте се безплатно още днес!
Ако ви е харесало това сравнение, разгледайте и нашата анализа на Pert и Gantt!