Помните ли „покажи и разкажи“? Денят, в който най-накрая можехте да донесете домашната си рибка в училище и да я представите на съучениците си от първи клас? Това бяха времена. 😌
Като професионалисти, ние сега се сблъскваме с подобни ситуации под формата на представяне на идеи, мозъчна атака и изпълнение на проекти с групата.
Оттогава научихме, че показването е по-ефективно от разказването и измислихме разнообразни и увлекателни начини да предадем идеите си. Това е огромна победа за хората, които обработват информацията по различен начин, включително 65% от населението, които се идентифицират като визуални ученици.
Въведете: Kanban табла.
Kanban таблата са визуален подход за гъвкаво управление на проекти, който помага на екипите да оптимизират работния си процес, да насърчават прозрачността, да идентифицират пречките и да променят курса бързо, ако е необходимо. Макар че целта е да започнете да спестявате време възможно най-скоро, създаването на такава табла от нулата може да отнеме много време и дори да има обратен ефект до известна степен – тук шаблоните се оказват полезни. 🤓
Екипите работят по-бързо и по-ефективно с подходящи шаблони за Kanban табла, съобразени с техните уникални нужди, но кой има време да пробва и да се проваля с всеки шаблон за Kanban, който се появява в резултатите от търсенето в Google? Ние имаме. 🙋🏼♀️
Считайте тази статия за интензивен курс по всичко, свързано с Kanban, включително структура, често задавани въпроси, съвети, предимства и, разбира се, 11 безплатни шаблона за Kanban, с които да постигнете целите си в работния процес!
Какво е шаблон за Kanban табло?
Шаблоните за Kanban табла са персонализирани, предварително създадени табла, които ускоряват фазите на подготовка и настройка, свързани с създаването на вашето табло, така че можете да започнете да спестявате време веднага. По същество, те са готови за употреба Kanban табла, които можете да попълните и да редактирате според нуждите си.
И тъй като методът Kanban може да се използва в редица различни отдели и индустрии, добре структурираният шаблон гарантира, че вашият екип го използва по най-ефективния възможен начин. Все пак, това е само малка част от предимствата на гъвкавия шаблон за Kanban табло!
Предимства на използването на шаблони за Kanban табла
Шаблоните за Kanban табла не само ви спестяват време, но и ви помагат да започнете работата си по най-добрия начин с изчистен и добре поддържан интерфейс, като гарантират, че таблото ви е винаги готово за представяне – дори в кратък срок – пред заинтересовани страни, мениджъри или други отдели.
Те също така вдъхновяват иновации в областта на персонализацията, автоматизацията и по-ефективните статуси на задачите. Тъй като подходът Kanban може да бъде от полза в редица случаи, наличието на специален шаблон може да ви послужи като помощно средство, показвайки ви кои статуси, ограничения за работа в процес и автоматизации са обикновено полезни за вашата индустрия.
Освен това има шаблон за всяко ниво на умения. Ако сте начинаещи в използването на Kanban табла, има много шаблони, подходящи за начинаещи, които ще ви улеснят при въвеждането в тази гъвкава методология. А ако използвате табла от години и се нуждаете от нова перспектива или търсите начини да обновите своя Kanban процес, шаблоните са отличен начин да научите как да подобрите своето табло.
Основното, което трябва да запомните, е, че шаблоните за Kanban табла са тук, за да ви помогнат. Нека добре проектиран шаблон свърши тежката работа за вас, за да можете да се съсредоточите върху проекта си и екипа, който го развива.
Бонус: Шаблони за сценарий!
11 безплатни шаблона за Kanban табла
Става дума за нещо голямо – нека видим тези мощни шаблони в действие! Ето 11 от любимите ни шаблони за Kanban табла за ClickUp, OneNote и Excel и как те могат да изведат вашия екип на по-високо ниво.
1. Шаблон за Kanban табло
Приложете шаблона ClickUp Simple Kanban Board към вашата работна среда ClickUp и започнете да оптимизирате цикъла на пускане на продукти в нито един момент. Тази папка съдържа пет статуса, между които да разпределите задачите си, и помощна документация с съвети и подробно описание на всяка функция. Тя предлага дори допълнителни ресурси за настройка на автоматизация на задачите, създаване на списъци с по-малки задачи и предложени интеграции, за да направи прехода ви към изглед Board в ClickUp още по-плавен.
Статусите на задачите са достатъчно гъвкави, за да се приспособят към почти всеки работен процес, особено ако се нуждаете от редакции или обратна връзка по задачите си – от маркетинг до разработване на продукти, дори редактиране на блогове или графичен дизайн. Въпреки че това е шаблон за по-напреднали, неговата помощна документация стъпка по стъпка е ясна и лесна за следване, независимо от вашия опит с Kanban.
2. Шаблон за Kanban табло за гъвкаво управление
Шаблонът „Agile Management Kanban Board“ на ClickUp ви помага да настроите бързо сложен работен процес.
Агилният подход може да ви се стори прекалено сложен в началото, но този шаблон създава пространство в ClickUp с всичко необходимо, за да внедрите основен агилен работен процес за минути.
За гъвкави екипи, които работят в спринтове, имате възможност да активирате 13 различни ClickApps, за да персонализирате начина, по който организирате забавените задачи, управлявате натоварването и работите с екипа си. Те включват ограничения за работа в процес, етапи, зависимости, точки за спринт и други!
С 30 персонализирани статуса, едно персонализирано поле, осем етикета, шест изгледа и четири автоматизации, този шаблон съдържа всички необходими функции за предоставяне на обратна връзка, пренасочване на ресурси и по-бързо постигане на резултати.
3. Шаблон за проста Kanban табло за спринтове
Направете първите си стъпки в света на спринтовете с шаблона Simple Sprints Kanban Board от ClickUp! По-малко сложен и по-подходящ за средно напреднали от предишния шаблон Agile Management Template, този шаблон прилага пространство към вашата работна среда ClickUp с девет статуса, девет ClickApps и предварително зададени изгледи на табло и списък.
Този шаблон обхваща всички основни елементи на спринта за Agile екипи, за да доставят продуктите по-бързо, и предлага полезен документ, който ви показва как да съгласувате този шаблон с вашия работен процес и да извлечете максимална полза от лентата с инструменти за многозадачност.
4. Шаблон за табло Kanban за управление на акаунти
Ако сте офис мениджър, финансов консултант, работещ в продажбите или просто човек, който се опитва да контролира бюджета си, този шаблон е за вас.
Шаблонът „Канбан табло за акаунт мениджъри“ на ClickUp проследява всичко – от последната активност на потребителя до подновяване на акаунти, контакти и рискове. Тази папка добавя 19 полезни статуса – пребройте ги! – включително Поддържане, Подновяване, Отпадане, Включване и други – идеални за потенциални клиенти и поддържане на връзки с настоящи клиенти.
Това е и чудесен шаблон за свързване с нови клиенти, с седем типа изгледи за поддържане на ангажираността с потенциални клиенти и изглед „Формуляр“ за регистриране на нови клиенти в анкета с отговори, които могат да бъдат превърнати в изпълними задачи в ClickUp. А споменахме ли, че този шаблон е богат на персонализирани полета? С 10 на разположение, имате още повече начини да сортирате, филтрирате и групирате вашата Kanban табло.
5. Шаблон за табло Kanban за заявки на екипа
Kanban таблата са популярно средство за гъвкаво управление на проекти, но те се ползват с доверие и се използват от екипи в различни отдели, включително и в отдел „Човешки ресурси“!
Шаблонът „Team Requests Kanban Board “ (Табло за заявки на екипа) на ClickUp е важен инструмент за мениджърите по човешки ресурси, ИТ и офис мениджърите, които отговарят за проследяването и организирането на заявките на техните отдалечени екипи.
Тази папка добавя четири изгледа към вашето работно пространство, включително отделна Kanban табло за различните видове постъпващи заявки и вътрешен формуляр за заявки с отговори, които могат да бъдат превърнати директно в задачи в ClickUp, които се появяват на вашето табло. Освен това, пет статуса гарантират, че нито една заявка няма да бъде пропусната.
6. Шаблон за Kanban табло за видео продукция
Шаблонът за видео продукция Kanban Board на ClickUp е перфектен пример за това колко гъвкави могат да бъдат Kanban таблата. Планирайте графика си за снимките от предпродукцията до постпродукцията с този лесен за начинаещи шаблон. Визуализирайте графика си в списък или премествайте задачите по производствения процес, като ги плъзгате и пускате върху Kanban таблото си.
Освен това, този основен шаблон за Kanban табло се предлага с помощна документация, за да подобрите организацията си и да доведете творческите си проекти до край без усилие.
7. Шаблон за Kanban табло за управление на проекти
Ако всички тези шаблони ви се струват чудесни, но са малко прекалено сложни за вашия опит с Kanban до момента, това е вашият шаблон.
Независимо дали управлявате проект или организирате седмичните си задачи, този подходящ за начинаещи шаблон за управление на проекти от ClickUp обхваща всички основни елементи на Kanban. Започнете с табло, което вече е разделено на пет статуса, приложими за практически всеки работен процес – Отворен, В процес, Преглед, Блокиран и Затворен.
8. Шаблон за табло Kanban за проследяване на кампании
Това е шаблонът, за който вашият маркетинг екип е мечтал. ✨
Между жонглирането с различни инструменти, множество кампании, спазването на бюджета и натиска за постигане на резултати, лесно е да се почувствате претоварени от маркетинговия си работен процес, но шаблонът за проследяване и анализ на кампании на ClickUp е създаден, за да следи всички тези променливи елементи.
Този шаблон съдържа 10 потребителски полета, така че можете да въведете толкова подробности за всяка задача, колкото е необходимо, и да визуализирате кампаниите си по най-подходящия за вас начин. С множество кампании и задачи, работещи в тандем, вашата Kanban табло гарантира, че никой не поема повече работа, отколкото може да се справи. Освен таблото, ще намерите кампаниите си, планирани в ясен календар, и списък с всички кампании, за да избегнете припокриване.
9. Шаблон за пътна карта на Kanban
Разработването на продукти не разполага с универсален подход. Всеки бизнес има свои уникални изисквания и всеки екип трябва да избере свой собствен път. Подобрете процесите си с този инструмент за Kanban. Шаблонът за пътна карта на Kanban на ClickUp ви позволява да управлявате задачите и целите си, да приоритизирате критичните елементи и в крайна сметка да получите ясна представа за вашите дейности по разработване.
10. Шаблон за кумулативен поток Kanban за Excel
Споменахме, че Kanban таблата могат да бъдат с различни форми и размери – и този Excel шаблон е чудесен пример за това! Екипите обичат Kanban таблата, защото те се фокусират върху непрекъснат и последователен работен поток, за да завършат проектите навреме, една задача по една. С ограниченията за работа в процес екипите могат да контролират броя на задачите, по които работят, като по този начин се уверяват, че не са поели повече работа, отколкото могат да изпълнят. Този Excel шаблон за Kanban табло се фокусира върху този аспект на Kanban таблата.
Просто попълнете датата, свързана с вашата задача или процес, и броя на задачите в процес на изпълнение, разрешени за деня, за да видите работния си поток в визуална диаграма на кумулативния поток в Excel с цветове, свързани с всяка задача.
Тази Excel Kanban табло е чудесен инструмент за хора, които се учат по-лесно визуално и имат нужда да виждат как задачите се натрупват една върху друга всеки ден!
Залагате на работните си процеси, базирани на Excel? Имаме точно подходящия инструмент за вас! Научете повече
11. Шаблон за Kanban табло от OneNote
Подобно на това как можете да структурирате вашата Kanban табло в Excel или на цифрова бяла дъска, можете също да създадете табло в OneNote! Създайте колони, за да управлявате работния си процес в офиса или у дома, с гъвкавостта да добавяте толкова колони, цветове и подробности, колкото ви е необходимо.
Още ресурси за шаблони за управление на проекти:
Най-добри практики за Kanban табло
С корени в автомобилното производство през 40-те години на миналия век, Kanban таблата са се адаптирали и разширили, за да бъдат от полза на екипи от различни индустрии с проста, но гъвкава рамка за визуализиране на работните процеси.
Екипите се връщат към Kanban таблата, защото те са ясни, интуитивни и последователни. Те са достатъчно гъвкави, за да поддържат почти всеки случай на употреба – и след като научите как да интерпретирате една Kanban табло, можете да четете всички останали.
При правилно използване, Kanban таблата създават плавен и непрекъснат поток на работа, насърчават прозрачността и ясно определят отговорните за всяка задача.
Въпреки че не се ограничават само до един „вид“, Kanban таблата често започват с поне три колони – или статуса – които представляват етапите до завършване, и карти с задачи, които се преместват по таблото, докато проектът не бъде завършен.
Но как всъщност изглеждат те? Е, нека да направим един!
Как да използвате Kanban табла? С примери за Kanban табла
Можете да създадете своя табло в реалния живот върху повърхност като коркова табло или лична бяла дъска – или с помощта на динамичен софтуер за Kanban, проектиран за този подход. Но независимо дали предпочитате таблото на бюрото си или на екрана, проследете как разбиваме характерните характеристики, които всяко ефективно табло за Kanban трябва да притежава:
1. Колони
Колоните на вашата Kanban табло представляват статусите, през които трябва да премине всяка задача, преди да може да се счита за завършена. Ако току-що започвате с подхода Kanban, запазете нещата прости с три колони, които приличат на Завършени, В процес и Завършени, но в идеалния случай се стремете към същия брой колони, колкото са стъпките във вашия работен процес.
Това е и първата ви възможност да персонализирате таблото, за да отговаря на процесите на вашия екип.
Ако вашият екип редовно работи с различни набори от персонализирани статуси или допълнителни етапи за проучване, разработка или обратна връзка, просто добавете повече колони, за да представите тези стъпки във вашия работен процес.
Групирайте задачите по статус, отговорни лица, приоритет и др. с интуитивния и гъвкав изглед на таблото на ClickUp, подобен на Kanban.
2. Задачи
Тук попълвате всяка задача, свързана с вашия проект – да, всяка една от тях. Това е един от начините, по които Kanban таблата насърчават прозрачността.
Категоризирайте задачите според текущия им статус, за да получите по-ясна представа за цялостния статус на проекта си – колко задачи предстои да започнат, броя на задачите в процес на изпълнение и задачите, които сте завършили.
Задачите – или картите със задачи – се преместват по таблото отляво надясно, като започват от статуса Завърши, докато не бъдат изпълнени и достигнат колоната Завършено.
Колоните ви ще се запълнят бързо, но вие искате таблото ви да остане чисто и ясно, за да може всеки да го чете лесно по всяко време. Когато разглеждате таблото си, ще искате да видите цялата основна информация за задачите, включително името, отговорните лица, крайния срок и изображение (ако е приложимо).
Съвет от професионалист: ако използвате гъвкав софтуер за управление на задачи като ClickUp, не е нужно да избирате коя информация за задачите да споделяте! Той го прави вместо вас. 😎
Добавете към задачите си връзки, персонализирани полета, приоритети, подробни описания, няколко изпълнители, наблюдатели и още много други към всяка задача, като същевременно поддържате таблото си организирано и представително.
📮ClickUp Insight: 92% от работниците използват непоследователни методи за проследяване на задачите, което води до пропуснати решения и забавено изпълнение. Независимо дали изпращате бележки за проследяване или използвате електронни таблици, процесът често е разпръснат и неефективен.
Решението за управление на задачите на ClickUp осигурява безпроблемно превръщане на разговорите в задачи, така че вашият екип да може да действа бързо и да остане съгласуван.
3. Ограничения за работа в процес
Това е един от основните начини, по които Kanban таблата поддържат последователен работен процес. За да се предотврати членовете да се занимават с няколко задачи едновременно, ограниченията за работа в процес (WIP) ограничават броя на задачите, които могат да се преместят от Завърши към В процес едновременно.
4. Плувни коридори
Докато колоните добавят вертикална структура към таблото ви, плувните коридори разделят таблото хоризонтално, за да ви помогнат да визуализирате няколко работни потока на едно табло. Ако управлявате няколко проекта или ръководите различни членове на екипа, плувните коридори създават секции на таблото ви, за да покажат кои задачи принадлежат на кой член на екипа или проект.
Ако използвате електронни таблици, можете да си представите плувните коридори като редове, които съдържат само задачите, свързани с конкретна категория информация.
Та-да!
След като добавите тази информация, вашият екип е готов да се задейства, използвайки подхода Kanban! Звучи достатъчно просто, но недостатъкът на създаването на табло от нулата е, че всяка от тези четири стъпки изисква доста предварителна подготовка, време и усилия. Особено ако сте нови в Kanban таблата или се занимавате с усложнени работни процеси – лесно е да забравите ключови задачи и информация.
Но това не е всичко. Без шаблон или гъвкав софтуер за управление на проекти, поддържането на таблото ви в актуално състояние може да попречи на проекта повече, отколкото да ви помогне.
Ето защо много проектни мениджъри се обръщат към шаблоните като готово решение, за да започнат да използват Kanban таблата възможно най-бързо.
Управлявайте следващия си проект с шаблон Kanban
Въпреки че в Google има безброй шаблони, не всички Kanban табла са еднакви.
Тъй като те имат способността да оптимизират процесите в различни отдели и индустрии, е важно да изберете шаблон, който вече е съобразен с вашите нужди. По този начин можете да черпите вдъхновение от статусите и автоматизациите, които той предоставя, и да го използвате като трамплин за вас и вашия екип, за да развиете още повече вашия подход към Kanban.
Нашето предложение?
Изберете шаблон, създаден от и за мощен софтуер за управление на работата като ClickUp. Тъй като вашите задачи, работа, екип и процес вече съществуват във вашето работно пространство, вашите Kanban табла също ще съществуват! Това не само ви спестява време при настройването на работния процес, но и помага за напредъка на процеса на табло, което се актуализира автоматично, докато работите.
А най-хубавото? Той е безплатен! 💸
Получете достъп до множество шаблони за Kanban табла, 100 MB пространство за съхранение, неограничен брой задачи и членове, над 1000 интеграции, документи за съвместна работа и много други безплатни функции завинаги в ClickUp! 🦄