Обикновено един CRM шаблон се разпада в деня, в който втори човек започне да го използва. Колоните не са проблемът. Проблемът е в отговорността. Данните се объркват, последващите действия се пропускат и процесът на продажбите престава да се споделя.
Докладът на Джони Гроу за провалите на CRM през 2025 г. оценява общата степен на провал на CRM на 55%. Шаблоните се провалят в по-малък мащаб по същите причини.
Това ръководство обхваща 10 безплатни CRM шаблона за Excel, Google Sheets и ClickUp. CRM шаблонът, който изберете, трябва да съответства на начина, по който действително протича вашият процес на продажби. Ако един човек отговаря за вашия процес, шаблонът за електронна таблица вероятно ще свърши работа. Ако няколко души трябва да регистрират обаждания, да актуализират контакти, да възлагат последващи действия и да докладват за случващото се, петте шаблона на ClickUp са създадени точно за това.
Шаблонът за CRM е готова структура за проследяване на контакти с клиенти, сделки, разговори, последващи действия и отговорни лица. Обикновено включва полета за име, компания, етап на сделката, стойност на сделката, следващо действие, отговорно лице и бележки.
Подходящият шаблон зависи от три фактора:
Фрийлансър, който проследява 30 потенциални клиенти, може да се нуждае само от CRM под формата на електронна таблица. Продажбен екип от пет души, който прогнозира тримесечните приходи, се нуждае от по-ясно разпределение на отговорностите, етапите и проследяването на последващите действия.
Какво е CRM шаблон?
Шаблонът за CRM е готова структура за проследяване на контакти с клиенти, сделки, разговори, последващи действия и отговорни лица. Обикновено включва полета за име, компания, етап на сделката, стойност на сделката, следващо действие, отговорно лице и бележки.
Подходящият шаблон зависи от три фактора:
- Размер на екипа: CRM се актуализира от един човек или от няколко?
- Зрялост на продажбения процес: Ясни ли са етапите на вашите сделки или все още се променят?
- Нужди на работния процес: Трябва ли записите само да съхраняват информация или трябва да задействат задачи, напомняния, предаване на задачи и отчети?
Фрийлансър, който проследява 30 потенциални клиенти, може да се нуждае само от CRM под формата на електронна таблица. Продажбен екип от пет души, който прогнозира тримесечните приходи, се нуждае от по-ясно разпределение на отговорностите, етапите и проследяването на последващите действия.
10 безплатни CRM шаблона на един поглед
| Шаблон | Вземете безплатен шаблон | Идеални за | Най-добри функции | Основен формат |
|---|---|---|---|---|
| CRM шаблон от ClickUp | Вземете безплатен шаблон | Екипи, готови да управляват контакти, сделки, задачи и комуникация в едно работно пространство | Акаунти, контакти, сделки, въвеждане на нови клиенти, автоматизации, табла | Папка в ClickUp |
| Опростен CRM шаблон от ClickUp | Вземете безплатен шаблон | Фрийлансъри и малки екипи, които се отказват от електронните таблици | Опростено проследяване на контакти, изглед на табло, изглед на списък, проследяване на последващи действия | Списък в ClickUp |
| Шаблон за CRM за продажби от ClickUp | Вземете безплатен шаблон | Търговски екипи, управляващи потенциални клиенти, възможности и дейността на търговските представители | Насочване на потенциални клиенти, етапи на сделката, табла за продажби, отчети за тръбопровода | ClickUp Space |
| Шаблон за продажбена тръба от ClickUp | Вземете безплатен шаблон | Екипи, които се нуждаят само от проследяване на етапите на сделката | Канабан тръбопровод, стойност на сделката, дати на приключване, предупреждения за изтекли сделки | ClickUp Табло/Списък |
| Бързо стартиране: Шаблон за продажби и CRM от ClickUp | Вземете безплатен шаблон | Екипи, които искат работно пространство за CRM, подходящо за начинаещи | Потенциални клиенти, сделки, акаунти, контакти, екипна уики, проста настройка на CRM | Работно пространство в ClickUp |
| Безплатен шаблон за CRM в електронна таблица от HubSpot | Вземете безплатен шаблон | Фрийлансъри и малки екипи, които проследяват ранните взаимоотношения с клиентите | Проследяване на контакти, продажбена дейност, полета за последващи действия, настройка, подходяща за начинаещи | Excel, Google Sheets |
| Шаблон за CRM в Excel от Pipedrive | Вземете безплатен шаблон | Малки екипи, които искат CRM на базата на Excel от марка, специализирана в CRM | Структура на данните за клиентите, проследяване на потенциални клиенти, организиране на сделки, оптимизиране на процеса на продажбите | Excel |
| Шаблон за CRM в Google Sheets от Zapier | Вземете безплатен шаблон | Разпределени екипи, които искат споделен CRM в Google Sheets | Данни за клиенти, проследяване на взаимодействия, валидиране на данни, отчети в таблото | Google Sheets |
| Безплатен шаблон за продажбена тръба на OnePageCRM | Вземете безплатен шаблон | Търговски екипи, фокусирани върху движението на сделките и етапите на продажбения процес | Проследяване на етапи, напредък на сделките, прозрачност на процеса, основи на прогнозирането | Excel, Google Sheets |
| Шаблон за CRM на продажбите в процес на реализация | Вземете безплатен шаблон | Малки предприятия, които се нуждаят от по-пълна работна книга за CRM в електронна таблица | Контакти, акаунти, потенциални клиенти, възможности, табла, оферти, фактури | Excel, Google Sheets |
10 безплатни CRM шаблона – обяснение
Някои от шаблоните по-долу са прости инструменти за проследяване на контакти. Други са работни пространства за продажби с етапи, отговорници, табла и автоматизирани последващи действия. Започнете с най-простия шаблон, който може да се справи с настоящия ви процес на продажби. Преминаването към сложен CRM твърде рано води до излишна работа. Прекаленото задържане в електронна таблица води до пропуснати последващи действия, неясна отговорност и остарели записи.
1. CRM шаблон от ClickUp
Шаблонът за CRM на ClickUp е създаден за екипи, за които електронните таблици вече не са достатъчни. Той обединява контакти, сделки, задачи и работа с клиенти в едно работно пространство, така че продажбената дейност вече не се разпръсква между различни раздели, документи и нишки в Slack.
Основната разлика с електронната таблица е действието. Записът за сделка може да се свърже със задачи, отговорници, автоматизации, табла, стъпки по въвеждането и резултати за клиента. Когато сделката премине в следващия етап, следващото проследяване може да се превърне в задача, вместо в бележка, която някой трябва да запомни.
Пример за употреба: Вашият екип проследява потенциални клиенти в Google Sheets, задачи по въвеждане на нови служители в Asana, бележки за клиенти в Docs и актуализации по сделките в Slack. Никой не разполага с пълната картина. Използвайте този шаблон, за да обедините всичко на едно място, така че да имате единен източник на информация. Използвайте го за управление на контакти, акаунти, сделки, отговорни лица и последващи действия в ClickUp, а след това използвайте таблата, за да видите забавени сделки, просрочена работа и активност в процеса.
Защо да използвате този CRM шаблон?
- Проследявайте стойността на сделката, етапа, източника на потенциалния клиент, информацията за контакт, нивото на акаунта и собственика с помощта на персонализираните полета в ClickUp
- Премествайте сделките между етапите на процеса в изглед „Табло“
- Поддържайте изглед в стил електронна таблица с Table View, докато добавяте собственици, напомняния, автоматизации и отчети
- Задействайте задачи за последващи действия, известия за отговорни лица и стъпки за въвеждане с ClickUp Automations
- Вижте стойността на процеса, сделките по търговски представител и активността на клиентите с таблата на ClickUp
- Свържете сделките със задачи, документи, стъпки по въвеждането и резултати за клиентите
Най-подходящо за: Екипи, които искат да имат контакти, сделки, задачи, последващи действия и отчети в едно работно пространство.
Пропуснете го, ако: Имате нужда от вградена последователност на имейли, оценяване на потенциални клиенти или по-подробни отчети за приходите, каквито бихте получили от Salesforce или HubSpot.
2. Опростен CRM шаблон от ClickUp
Шаблонът Simple CRM на ClickUp е нещо средно между хаотична електронна таблица и пълноценна CRM система. Той проследява клиенти, сделки, последващи действия, отговорни лица и етапи в един списък в ClickUp.
Все още разполагате с правото на собственост върху задачите и изгледите в ClickUp. Избягвате йерархиите на акаунтите, работните процеси по въвеждане на нови служители и по-тежките отчети за продажбите. Този компромис го прави полезен за просто проследяване на взаимоотношенията.
Пример за употреба: Вие сте дизайнер на свободна практика с 15 потенциални клиенти, 10 активни клиенти и няколко бивши клиенти, които може да се върнат следващото тримесечие. Пълноценна CRM система би била прекалено сложна за вашите нужди. Използвайте този шаблон, за да проследявате всеки контакт, дата за последващи действия, стойност на сделката и следваща стъпка в един списък.
Защо да използвате този CRM шаблон?
- Съхранявайте основна информация за всеки клиент и потенциален клиент
- Проследявайте потенциални клиенти, възможности, сключени сделки, пропуснати сделки и неквалифицирани потенциални клиенти
- Сортирайте контактите по собственик, етап, стойност или дата на следващото проследяване в изглед „Списък“
- Вижте процеса си по етапи в изглед „Табло“
- Превърнете последващите действия с клиенти в задачи с отговорници
Подходящо за: Фрийлансъри, консултанти и много малки екипи, които искат лека CRM система в ClickUp.
Пропуснете го, ако: Управлявате няколко сделки на акаунт или се налага да разделяте акаунти, контакти и дейностите по въвеждането на нови клиенти. Вместо това използвайте пълния CRM шаблон на ClickUp (№ 1 в този списък).
3. Шаблон за CRM за продажби от ClickUp
Шаблонът за CRM за продажби на ClickUp е създаден за мениджъри по продажбите, които трябва да проследяват потенциални клиенти, възможности, етапи на сделките, дейността на търговските представители и забавени сделки преди прегледа на тръбопровода.
Това работи най-добре, когато процесът на продажбите вече е дефиниран и екипът се нуждае от по-добра видимост за това какво се е променило, кои сделки се провалят и къде представителите се нуждаят от подкрепа.
Пример за употреба: Ръководите екип от пет души в отдела по продажбите. Сделките преминават през етапите на откриване, демонстрация, предложение, преговори и сключване. Трябва да виждате дейността на всеки търговец, следващата стъпка по всяка сделка, вероятността за сключване на сделката и седмичните промени в процеса. Използвайте този шаблон, за да проследявате работата по продажбите като задачи, да премествате сделките между етапите и да преглеждате таблата преди всяка среща по процеса.
Защо да използвате този CRM шаблон?
- Управлявайте потенциалните клиенти от първия контакт до сключването на сделката
- Проследявайте всяка сделка по етапи на продажбите
- Добавете стойност, вероятност, дата на сключване, собственик, приоритет и причина за загуба
- Проследявайте разговори, последващи действия и следващи стъпки
- Проверете стойността на тръбопровода, процента на успеваемост, цикъла на сделката и представянето на търговските представители в таблата
- Използвайте ClickUp Brain, за да обобщавате промените в процеса, да маркирате неактивни сделки и да изготвяте съобщения за последващи действия въз основа на контекста на сделката
Най-подходящо за: Търговски екипи, които се нуждаят от данни за продажбения процес, прозрачност за търговските представители и ефективна система за последващи действия.
Пропуснете го, ако: Имате нужда само от основен списък с клиенти. Шаблонът „Simple CRM“ (№ 2 в този списък) ще се настрои по-бързо.
4. Шаблон за продажбена тръба от ClickUp
Използвайте шаблона за продажбена тръба на ClickUp, когато всяка сделка се нуждае от ясен етап, отговорник, стойност и дата на приключване. Всяка задача е сделка, а работният процес се фокусира върху преместването на сделките между етапите.
Този шаблон работи най-добре, когато съхранението на контактите не е основният проблем. Основният въпрос е: къде се намира всяка сделка в момента?
Пример за употреба: Вашият екип има 40 активни възможности и ясен процес на продажби. Все още не се нуждаете от сложност на ниво акаунт. Имате нужда от визуална табло, което показва кои сделки са нови, квалифицирани, в процес на предложение, в преговори и приключени. Използвайте този шаблон, за да премествате сделките между етапите, да проследявате стойността, да определяте отговорници и да откривате неактивни възможности.
Защо да използвате този CRM шаблон?
- Премествайте сделките през етапите в изглед „Табло“
- Проследявайте стойността на сделката, датата на сключване, отговорника, етапа и приоритета
- Вижте кои сделки предстои да бъдат сключени скоро
- Маркирайте сделките, които са останали прекалено дълго в един етап
- Проследявайте движението на сделките през цикъла на продажбите
Най-подходящо за: Екипи, които искат специализиран инструмент за проследяване на етапите на сделката, без да се налага да използват пълна CRM база данни.
Пропуснете го, ако: Имате нужда да управлявате контакти, компании, въвеждане на нови служители или история на съобщенията с клиенти. Вместо това използвайте CRM шаблона на ClickUp (#1).
5. Бързо стартиране: Шаблон за продажби и CRM от ClickUp
Шаблонът „Бързо стартиране: Продажби и CRM“ на ClickUp предоставя на новите потребители на ClickUp готова структура за потенциални клиенти, сделки, акаунти, контакти и документация за продажбите.
Това е най-подходящият вариант, когато вашият процес на продажби вече съществува, но системата около него все още е в процес на изграждане.
Пример за употреба: Настройвате продажбите за малък стартъп. Потенциалните клиенти идват от препоръки, демонстрации, съдържание и изходящи обаждания. Бележките за клиентите се съхраняват в различни документи. Процесът на продажбите се съхранява предимно в главите на хората. Използвайте този шаблон, за да създадете споделено работно пространство за продажби с потенциални клиенти, сделки, акаунти, контакти и екипна уики.
Защо да използвате този CRM шаблон?
- Записвайте и сортирайте постъпващите потенциални клиенти
- Преминавайте през възможностите чрез ясен процес на продажби
- Съхранявайте данните за клиентите на ниво компания в записите на акаунтите
- Проследявайте купувачи, поддръжници и други контакти във всяка сделка
- Документирайте правилата за квалификация, съобщенията, бележките за предаване и подробностите за процеса на продажбите в уики на екипа
- Започнете с готово работно пространство за продажби, вместо да създавате всеки списък сами
Най-подходящо за: Екипи, които искат бърза и лесна за начинаещи CRM настройка в ClickUp.
Пропуснете го, ако: Вече имате установен процес на продажби и се нуждаете от по-задълбочени отчети, автоматизация или управление на тръбопровода. Шаблонът за CRM за продажби (#3) или пълният CRM шаблон (#1) ще ви подхождат по-добре.
6. Безплатен шаблон за CRM таблица на HubSpot
Безплатният шаблон за CRM таблица на HubSpot работи добре, когато основният ви проблем са разпръснатите данни за контакти. Той предоставя на малките екипи достатъчно структура за контакти, продажбена дейност и последващи действия, без да се налага пълна настройка на CRM.
Пример за употреба: Вие сте независим консултант с 40 активни и бивши клиенти. Имате нужда от едно място, където да съхранявате данните за контакт, последния разговор, датата на следващото проследяване, статуса на сделката и бележките. Добавете всеки контакт, сортирайте по дата на следващото проследяване всеки понеделник и използвайте таблицата като лесен инструмент за проследяване.
Полезно правило: когато търговските представители забравят да регистрират разговорите, сделките се отчитат два пъти или прегледът на тръбопровода отнема 45 минути, електронната таблица вече не е достатъчна.
Защо да използвате този CRM шаблон?
- Съхранявайте имена, фирми, имейли, телефонни номера и бележки
- Проследявайте къде се намира всеки клиент или потенциален клиент
- Дръжте предстоящите последващи действия на видно място
- Използвайте шаблона в Excel или Google Sheets
- Научете кои полета, етапи и навици за последващи действия са важни, преди да платите за CRM софтуер
Най-подходящи за: Фрийлансъри, самостоятелни основатели и малки екипи, които проследяват първите си взаимоотношения с клиенти в Excel или Google Sheets.
Пропуснете го, ако: Вече имате няколко търговски представители, няколко отговорници по сделките или ясен процес на продажбите. Този шаблон ви помага да се организирате, но не е създаден за управление на целия процес на продажбите.
7. Шаблон за CRM в Excel от Pipedrive
Шаблонът за CRM в Excel на Pipedrive е полезен за екипи, които искат CRM в Excel от компания за софтуер за продажби. Той предоставя на данните за клиенти, потенциалните клиенти и сделките по-ясна структура, отколкото празната работна книга.
Пример за употреба: Ръководите малка B2B агенция и системата за проследяване на потенциални клиенти на основателя е станала хаотична. Някои сделки имат дати за приключване. Други имат бележки. Трети имат само имена и имейли. Използвайте този шаблон, за да придадете на всеки потенциален клиент едни и същи полета, етапи и бележки по сделката.
Защо да използвате този CRM шаблон?
- Организирайте информацията за потенциални клиенти и клиенти в Excel
- Проследявайте потенциалните клиенти, преди да се превърнат в възможности
- Групирайте възможностите за продажби, за да ги преглеждате по-лесно
- Заменете импровизираните таблици с последователни полета и етапи
- Запазете Excel като основен CRM инструмент, като същевременно подобрите неговата структура
Най-подходящо за: Малки екипи, които вече работят в Microsoft Excel и искат шаблон за електронна таблица, създаден въз основа на реален процес на продажби.
Пропуснете това, ако: Вашият екип трябва да редактира едновременно. Excel работи най-добре с един ясен отговорник. Когато няколко души трябва да актуализират записите заедно, Google Sheets или ClickUp ще бъдат по-подходящи.
8. Шаблон за CRM в Google Sheets от Zapier
Шаблонът за CRM на Zapier за Google Sheets работи добре, когато екипът ви се нуждае от споделен CRM в Google Sheets. Той обхваща данни за клиенти, проследяване на взаимодействия, валидиране на данни и основни табла.
Пример за употреба: Вие сте отдалечен екип от трима души, който управлява входящи лийдове от препоръки, LinkedIn и формуляри на уебсайта. Всички се нуждаят от едни и същи записи за клиентите, без да си разменят файлове по имейл. Използвайте този шаблон, за да проследявате контакти, да регистрирате обаждания и имейли и да преглеждате активността в споделена електронна таблица.
Защо да използвате този CRM шаблон?
- Съхранявайте записи за клиенти и потенциални клиенти в Google Sheets
- Регистрирайте обаждания, имейли, срещи и последващи действия
- Използвайте валидиране на данни, за да поддържате полетата чисти
- Създайте прост CRM табло от данни в електронна таблица
- Свържете Google Sheets с формуляри, инструменти за електронна поща и напомняния за последващи действия чрез Zapier, след като процесът ви е ясен
Най-подходящо за: Дистанционни екипи, които искат споделен CRM в Google Sheets с основни отчети и проследяване на взаимодействията.
Пропуснете го, ако: Имате нужда от разрешения на ниво запис, собственост върху задачите по продажбите или движение на тръбопровода, което работи самостоятелно. Google Sheets е чудесен за споделяне, но все пак се нуждае от някой, който да следи за коректността на процеса.
9. Безплатен шаблон за продажбена тръба на OnePageCRM
Безплатният шаблон за продажбена тръба на OnePageCRM е полезен, когато етапите на продажбената тръба са по-важни от пълната база данни с клиенти. Той проследява ясен процес на продажбите в Excel или Google Sheets.
Пример за употреба: Вашият екип използва пет етапа: Нов потенциален клиент, Квалифициран, Изпратено предложение, Преговори и Завършен. Съхранението на контактите не е проблемът. Проблемът е, че никой не може да каже кои сделки са в застой. Използвайте този шаблон, за да добавите всяка сделка, да зададете нейния етап, да добавите стойността на сделката и да преглеждате процеса седмично.
Защо да използвате този CRM шаблон?
- Картографирайте сделките чрез ясен процес на продажби
- Проследявайте къде се намира всяка възможност
- Вижте кои етапи са прекалено натоварени или прекалено празни
- Оценете приходите от активните възможности
- Работете в Excel или Google Sheets
Най-подходящо за: Търговски екипи, които мислят в етапи на продажбения процес и се нуждаят от лесен начин за проследяване на движението на сделките.
Пропуснете го, ако: Имате нужда от пълна база данни с клиенти. Този шаблон се справя добре с възможностите за продажби, но не е създаден за управление на всеки контакт, акаунт и разговор.
10. Шablon за CRM на продажбите „Pipeline CRM“
Безплатният CRM шаблон за продажби „Pipeline CRM“ е най-пълната опция за електронна таблица в този списък. Той обхваща контакти, акаунти, потенциални клиенти, възможности, оферти, фактури и табла в отделни раздели.
Пример за употреба: Ръководите продажбите в малка фирма за услуги и се нуждаете от контакти, клиенти, потенциални клиенти, възможности, оферти и фактури в една работна книга. Обикновеният CRM лист ви се струва твърде опростен. Платената CRM платформа ви се струва твърде тежка. Използвайте този шаблон, за да управлявате всеки тип записи в отделен раздел, без да започвате от нулата.
Защо да използвате този CRM шаблон?
- Съхранявайте индивидуални данни за потенциални клиенти и клиенти
- Дръжте записите на ниво компания отделно от контактите
- Проследявайте потенциалните клиенти в ранна фаза, преди да се превърнат в възможности
- Управлявайте квалифицирани сделки чрез тръбопровода
- Вижте активните възможности по етап, стойност и очаквана дата на сключване
- Използвайте вградените табла за преглед на продажбената дейност
- Дръжте офертите и фактурите близо до данните в CRM
Подходящо за: Малки фирми, които искат по-мощен CRM в Excel или Google Sheets, без да плащат за пълен CRM софтуер.
Пропуснете го, ако: Искате нещо леко. Работна книга с много раздели е повече, отколкото е необходимо на повечето екипи, ако всичко, от което се нуждаят, е списък с контакти или основен инструмент за проследяване на процеса.
Кой CRM шаблон да използвате първо?
| Ако имате нужда от… | Започнете с този шаблон |
|---|---|
| Преместете контактите, сделките, задачите и отчетите в едно работно пространство | CRM шаблон от ClickUp |
| Настройте олекотена CRM система за малък екип | Опростен CRM шаблон от ClickUp |
| Управлявайте потенциални клиенти, възможности и дейностите на търговските представители | Шаблон за CRM за продажби от ClickUp |
| Концентрирайте се само върху движението на етапите от процеса | Шаблон за продажбена тръба от ClickUp |
| Създайте работно пространство за продажби, подходящо за начинаещи, в ClickUp | Бързо стартиране: Шаблон за продажби и CRM от ClickUp |
| Проследявайте първите си клиенти в прост лист | Безплатен шаблон за CRM таблица на HubSpot |
| Създайте Excel CRM от източник, специфичен за CRM | Pipedrive Excel CRM шаблон |
| Споделете CRM в Google Sheets с екипа си | Шаблон за CRM в Google Sheets от Zapier |
| Проследявайте движението на сделките през етапите на продажбите | Безплатен шаблон за продажбена тръба на OnePageCRM |
| Управлявайте по-пълна работна книга с таблици за CRM | CRM за продажбения процес Безплатен шаблон за CRM за продажби |
Кога да използвате CRM шаблон в ClickUp и кога – CRM шаблон в електронна таблица?
Използвайте електронна таблица, докато един човек отговаря за процеса и броят на записите остава управляем. Щом няколко души започнат да актуализират контакти, да възлагат последващи действия или да преглеждат състоянието на процеса, преминете към шаблон за работно пространство с отговорници, напомняния и отчети в реално време.
Шаблонът за CRM в ClickUp е по-подходящ, когато няколко души трябва да актуализират записите, сделките се нуждаят от отговорници и последващи действия, таблата за управление се нуждаят от данни в реално време, изтеклите сделки се нуждаят от напомняния или работата с клиента продължава след продажбата.
Използвайте това разделение:
- Изберете CRM под формата на електронна таблица, когато вашата CRM система служи предимно за съхранение на данни.
- Изберете шаблон за CRM в ClickUp, когато вашата CRM система трябва да разпределя задачи, да задейства последващи действия и да показва активността в процеса на продажбите в реално време.
В рецензия за ClickUp в G2 един проверен потребител от малък бизнес описа промяната по следния начин:
Възможността да имам пълен обзор на целия си бизнес в едно работно пространство. Мога да проследявам всички отворени проекти за различни марки, да наблюдавам финансите си, да следя дългосрочните си цели и да управлявам потенциалните клиенти чрез вграден CRM, и всичко това без да сменям инструментите. Щом всичко е конфигурирано правилно, то се превръща в истински команден център за самостоятелен творчески професионалист.
Възможността да имам пълен обзор на целия си бизнес в едно работно пространство. Мога да проследявам всички отворени проекти за различни марки, да наблюдавам финансите си, да следя дългосрочните си цели и да управлявам потенциалните клиенти чрез вграден CRM, и всичко това без да сменям инструментите. Щом всичко е конфигурирано правилно, то се превръща в истински команден център за самостоятелен творчески професионалист.
Това е истинската разлика. CRM системата се намира там, където вече се извършва останалата част от работата, вместо да стои в отделен файл, за който някой трябва да се сети да отвори.
Защо повечето CRM шаблони се провалят през първото тримесечие
Повечето неуспехи с CRM не започват с липсващи функции. Те започват, когато екипът въведе система, но продължава да работи около нея.
Въвеждането от Hershey през 1999 г. на Siebel CRM, SAP и Manugistics показва как този проблем засяга корпоративните гиганти. Компанията ускори реализацията на мащабен системен проект преди Y2K и го пусна в експлоатация преди пика на продажбите на сладкиши за Хелоуин. Както документира списание CIO Magazine, Hershey не можа да изпълни поръчки на стойност 100 милиона долара за Kisses и Jolly Ranchers по време на един от най-големите си периоди на продажби.
Урокът важи и за по-малките екипи: всяка нова система променя начина, по който хората работят. Ако работният процес около нея остане неясен, CRM се превръща в остаряла адресна книга.
Бил Банд, главен анализатор в Forrester Research, описа модела директно:
Много компании, след като внедрят онлайн CRM софтуерно решение, веднага приемат, че нивата на продажбите и ефективността им ще се повишат. Те продължават да работят както обикновено, очаквайки да видят какво ще се случи. След няколко месеца, когато очакваните резултати не се материализират, CRM се отхвърля като провал. Той попада в забвение или се превръща в прекалено превъзхвалена адресна книга.
Много компании, след като внедрят онлайн CRM софтуерно решение, веднага приемат, че нивата на продажбите и ефективността им ще се повишат. Те продължават да работят както обикновено, очаквайки да видят какво ще се случи. След няколко месеца, когато очакваните резултати не се материализират, CRM се отхвърля като провал. Той попада в забвение или се превръща в прекалено превъзхвалена адресна книга.
Търговските представители описват същото нещо от първа линия. В тема в r/sales един териториален мениджър, отговарящ за около 1100 магазина, описа преминаването от бележки в Excel към CRM, което всъщност забави работата:
Отнема ми 10 секунди само да стигна до началната страница, а когато търся неща, които ЯСНО са в нашата система, те не се появяват веднага.
Отнема ми 10 секунди само да стигна до началната страница, а когато търся неща, които ЯСНО са в нашата система, те не се появяват веднага.
Друг коментатор в r/CRMSoftware го изрази още по-ясно: собствениците на малки фирми често се сблъскват с проблеми, „защото се опитват да го настроят като корпоративна система твърде рано“. В началото простите етапи и стабилните навици са по-важни от функциите.
Три вида неуспехи се появяват отново и отново:
- Шаблонът е списък, а не работен процес Търговският представител добавя контакт и попълва полетата, но след това нищо не се случва. Няма задача за последващи действия, предупреждение за просрочена сделка или връзка между контакта и следващото действие
- Разлики в дефинициите на етапите „Квалифициран“ означава различни неща за различните търговски представители. Към втория месец цифрите в тръбопровода спират да съответстват на реалността, а прогнозите се превръщат в догадки
- Никой не отговаря за поддържането на даннитеЗаписите се дублират. Полетата за свободен текст се умножават. „Closed Won“, „won“ и „WON“ нарушават филтрите и отчетите. Екипът все по-малко се доверява на CRM системата, по-рядко я актуализира и цикълът продължава
CRM шаблоните могат да бъдат ефективни, когато навиците около тях са ясни: един отговорник за всяка сделка, общи дефиниции на етапите, следващо действие за всяка възможност и седмичен преглед.
Проучване на ClickUp установи, че 92% от специалистите в областта на знанието рискуват да пропуснат важни решения в чата, имейлите и електронните таблици. Последващите действия в CRM създават същия риск: ако представител маркира потенциален клиент в Slack, но никой не създаде задача, следващата стъпка изчезва.
Тук на помощ идват CRM шаблоните, вградени в работната среда. В ClickUp екипите могат да превръщат съобщения от чата, коментари към задачи, документи и имейли в проследими задачи, така че последващите действия да имат отговорник и краен срок.
За по-подробно представяне, вижте как грешките при настройката на CRM превръщат полезните системи в остарели списъци с контакти:
За по-подробно представяне, вижте как грешките при настройката на CRM превръщат полезните системи в остарели списъци с контакти:
Как да направите CRM шаблона ефективен?
Шаблоните за CRM се провалят по предвидими причини: неясни етапи, остарели записи, пропуснати последващи действия и слаба отговорност. Тези корекции работят, независимо дали използвате Excel, Google Sheets или ClickUp.
1. Задайте етапите на сделката, преди да отворите шаблона
Повечето шаблони се доставят с общи етапи. Преименувайте ги, за да съответстват на вашия действителен процес на продажби, преди екипът да започне да използва шаблона.
Шаблон, който отразява вашия процес на продажби, се използва. Шаблон, който налага на екипа ви чужд процес, бързо се изоставя.
2. Добавете поле „Следващо действие“ към всяка сделка
Най-полезното поле във всеки CRM шаблон е „Следващо действие“ с краен срок.
Без това вашата CRM е просто запис на това, което се е случило. С това вашата CRM е списък с това, което трябва да направите днес.
3. Задайте честота на седмично преразглеждане на процеса
CRM шаблонът остава точен само когато някой го преглежда. Отделете време всяка седмица, за да актуализирате етапите на процеса, да премахнете приключените сделки и да проверите следващите действия.
Стойността на тръбопровода, процентът на успеваемост, средният цикъл на сделката и процентите на конверсия имат значение само когато данните, на които се основават, са актуални.
4. Използвайте падащи менюта за всяко поле от категорията
Полетата за свободен текст правят отчетите хаотични. „Затворено“, „Затворено – спечелено“, „Спечелено“ и „Затворено“ може да означават едно и също нещо за даден човек, но те нарушават филтрите, формулите и таблата.
Използвайте валидиране на данни в Excel или Google Sheets. Използвайте персонализирани полета в ClickUp с набор от опции вътре в ClickUp.
5. Изтрийте полетата, които няма да използвате
Всяко поле във вашия CRM шаблон трябва да подпомага вземането на решение или действие. Ако събирате данни за „Сектор“, но никога не ги сортирате, не изготвяте отчети или не ги приоритизирате по този критерий, изтрийте полето.
Един изчистен CRM е по-добър от един претрупан.
6. Първо автоматизирайте последващите действия
Започнете с една автоматизация.
В ClickUp създайте задача за последващи действия, когато сделката премине в следващ етап, или изпратете известие на отговорното лице, когато крайният срок за сключване на сделката е изтекъл.
В електронните таблици използвайте условно форматиране, за да маркирате неактивни контакти, просрочени последващи действия и сделки с висока стойност, които губят актуалност.
7. Планирайте миграцията си навреме
Шаблоните за CRM в електронни таблици обикновено са отправна точка. Преди да достигнете няколкостотин записи, решете какво ще правите по-нататък: да останете в електронната таблица, да преминете към ClickUp или да платите за специализиран CRM софтуер.
Не чакайте, докато таблицата се напълни с дубликати, неработещи формули и провалени сделки. Миграцията става по-трудна, когато данните са в безредие.
Създайте CRM шаблон, който екипът ви ще продължи да използва
CRM шаблонът работи, когато помага на екипа ви да отговори бързо на четири въпроса:
- Към кого се обръщаме?
- В какъв етап се намира връзката?
- Какво трябва да се случи след това?
- Кой отговаря за следващата стъпка?
Шаблоните за електронни таблици могат да отговорят на тези въпроси за малки екипи. Шаблоните на ClickUp отговарят на тях, като свързват CRM записите със задачи, отговорници, табла, документи и съобщения.
Използвайте електронна таблица, когато вашата CRM система служи предимно за съхранение на данни. Използвайте ClickUp, когато вашата CRM система трябва да управлява последващата работа.
Създайте своя CRM в ClickUp. Започнете безплатно.
Често задавани въпроси за CRM шаблоните
1. Каква е разликата между CRM шаблон и CRM инструмент?
Шаблонът за CRM е предварително създадена структура за проследяване на контакти, сделки, последващи действия и бележки за клиенти. Той може да се намира в електронна таблица, работно пространство в ClickUp или работна книга.
CRM инструментът е специализиран софтуер с по-задълбочени функции като проследяване на имейли, оценяване на потенциални клиенти, автоматизация и отчитане на приходите. Шаблоните са по-бързи за стартиране. CRM инструментите са по-ефективни, когато вашият процес е зрял.
2. Имам ли нужда от CRM, ако имам само няколко клиента?
Може да не ви е необходим пълен CRM инструмент, ако имате само няколко клиента. Обикновено един прост CRM шаблон е достатъчен за проследяване на данните за контакт, последните разговори, следващите последващи действия и отворените възможности.
Преминете към по-структурирана CRM система, когато започнете да пропускате последващи действия, да споделяте акаунти с колеги или да управлявате няколко сделки едновременно.
3. Какво трябва да включва един CRM шаблон?
Като минимум, един CRM шаблон трябва да включва име на контакт, компания, имейл, телефон, източник на лида, етап на сделката, стойност на сделката, следващо действие, дата на следващото действие и отговорник.
Всичко извън тези полета трябва да подкрепя конкретно решение. Проследяването на „индустрията“ е загуба на време, ако никога не филтрирате, не приоритизирате или не докладвате по нея. Най-пренебрегваното поле е „Следващо действие“ с краен срок, защото то превръща CRM от система за записване в система за последващи действия.
4. Как да създам свой собствен CRM шаблон от нулата?
Започнете с един лист и добавете следните колони: Контакт, Компания, Етап, Стойност, Следващо действие, Дата на следващото действие, Отговорен, Бележки. Използвайте падащо меню за валидиране на данните за Етап и Отговорен. Сортирайте по Дата на следващото действие като ваш изглед по подразбиране. Добавете блок за седмичен преглед в календара си.
5. Каква е разликата между шаблон за CRM и шаблон за продажбена тръба?
Шаблонът за CRM проследява цялостните взаимоотношения с клиентите: контакти, акаунти, всяко взаимодействие и работата след продажбата. Шаблонът за продажбения процес проследява само сделките през различните етапи. Ако имате нужда да знаете точно с кого разговаряте, ви е необходим CRM. Ако имате нужда само да знаете статуса на всяка сделка в момента, тогава шаблонът за продажбения процес е по-бърз и по-прост.